Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

ÓRGANO JURISDICCIONAL AUTÓNOMO

CONTRALORIA INTERNA

Manual de Procedimientos de la Unidad de

Auditoría Interna

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

ÍNDICE

__________________________________________________________

Presentación………..……….. 4

Objetivo………..………...… 6

Marco jurídico………...………..……… 7

Glosario………..….………….. 7

Descripción de procedimientos………..…………... 10

Anexo - Formatos e Instructivos... 14

1. Cronograma de Actividades………....………... 15

2. Carta planeación ………....………....…... 20

3. Memorándum al Titular del Tribunal con efecto de informe de inicio……. 24

4. Memorándum al Titular del área auditada ……….. 26

5. Orden de Auditoria ………...……….…..……. 29

6. Acta de inicio de Auditoria ………... 31

7. Cédula de observaciones prelimminares ……….. 38

8. Oficio de confronta de la auditoria ……… 43

9. Acta de confronta ………. 45

10. Oficio de confronta sin observaciones ……… 48

11. Acta de confronta sin observaciones ………... 50

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13. Acta de cierre ………. 58

14. Informe de presunta responsabilidad ………. 61

15. Cédula de índices y marcas ………. 63

16. Punto de Acuerdo ………. 65

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PRESENTACIÓN

Este documento es un marco de referencia técnico que establece criterios y procedimientos generales para garantizar calidad y uniformidad en las auditorías practicadas, facilitar y estandarizar las actividades que el personal auditor debe observar para dar cumplimiento a lo establecido en los “Lineamientos de Auditoría de la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas”, y con ello lograr que su actuación sea objetiva y sistemática en todas y cada una de las fases de la auditoría consistentes en Planeación, Ejecución, Elaboración de informe y Presentación de resultados y, en su caso, elaboración del informe de presunta responsabilidad administrativa de las o los servidores públicos.

La auditoría interna en el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas se define como la actividad de apoyo a la función de la Comisión de Administración del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras, administrativas y técnicas realizadas, de los sistemas y procedimientos implantados, de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Unidades Administrativas del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

Su propósito es determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad,

imparcialidad, honestidad, cumplimiento y apego a la normativa con que se han

administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, en apego a los

objetivos, programas y metas establecidos; y mediante la emisión de observaciones

y recomendaciones, y en coordinación con las unidades administrativas, proponer

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acciones que promuevan la mejora de la administración del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas

La actualización del presente instrumento normativo es responsabilidad de la

Contraloría Interna.

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OBJETIVO

Establecer los procedimientos para la elaboración del Programa Anual de Control y

Auditoría, y para la realización de los diversos tipos de auditoría, así como para la

elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa.

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MARCO JURÍDICO

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas.

 Ley Orgánica del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas.

 Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y la Contratación de

Servicios para el Estado De Chiapas

 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y

Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas

 Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas.

 Código de Hacienda del Estado de Chiapas.

GLOSARIO

Ley: Ley Orgánica del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones: El Reglamento de la Ley de Adquisiciones, que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma.

Área auditada: Las Unidades Administrativas y Órganos Auxiliares del Tribunal de

Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

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 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y de evaluación de las

operaciones financieras y administrativas realizadas a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación, objetivos, planes, programas y metas alcanzadas por el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

Con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normativa con que se han administrado los recursos que le fueron suministrados.

 Confronta: Acto en el que se dan a conocer al área auditada los resultados

preliminares de la auditoría para que exprese lo que a su derecho convenga.

 Contraloría: La Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del

Estado de Chiapas.

 Control Interno: Proceso que tiene como objeto proporcionar un grado de

seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, clasificados en: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas.

 Observación: Omisiones, incumplimientos normativos o deficiencias de control

interno detectados en la auditoría practicada.

 PACA: Programa Anual de Control y Auditoría.

 Papeles de Trabajo: Conjunto de documentos que contienen la información

obtenida por el personal auditor en su auditoría, así como los resultados de los

procedimientos y pruebas de auditoría aplicadas, con ellos se sustentan las

observaciones, recomendaciones y conclusiones contenidas en los informes

correspondientes.

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 Personal Auditor: Las y los servidores públicos que se encuentren adscritos a

la Unidad de Auditoría Interna, y aquellos que hayan sido comisionados por la persona Titular de la Contraloría Interna para brindar apoyo en la práctica de auditorías

El personal auditor debe contar con el perfil necesario y la capacidad profesional para llevar a cabo la práctica de una auditoría.

Los y las auditoras especializadas adscritos a la Unidad de Auditoría Interna son personal auditor de apoyo, que brinda asesoría y analiza asuntos vinculados a las actividades competencia de la Unidad de Auditoría Interna.

Las y los auditores administrativos son personal auditor de apoyo para la ejecución de auditorías, y aquellos asuntos que le sean encomendados competencia de la Unidad de Auditoría Interna.

 Riesgo: Posibilidad de que un evento adverso externo o interno, obstaculice

o impida el logro de los objetivos y metas institucionales.

 Seguimiento: Es la acción de constatar que las recomendaciones planteadas

se hayan cumplido en tiempo y forma, verificando el avance en la atención o solución definitiva a la problemática detectada.

 Unidad Administrativa: Cada uno de los órganos que integran el Tribunal de

Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, con funciones y actividades

propias que se distinguen y diferencian entre sí; se conforman a través de una

estructura orgánica específica propia, y se le confieren atribuciones

específicas en el instrumento jurídico correspondiente.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

En el presente apartado se desarrollan las etapas de las actividades que realiza la Unidad de Auditoría Interna dentro de cada uno de los procedimientos de Auditoría, así como sus atributos. Incluye las decisiones que deben tomarse para obtener un resultado específico.

A. Elaboración del Programa Anual de Control y Auditoría (PACA).

B. Ejecución de la Auditoría.

C. Elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa.

Objetivo: Describir las actividades para Integrar el Programa Anual de Control y

Auditoría, las cuales se llevaran a cabo durante las etapas de planeación, ejecución,

elaboración de informes y presentación de resultados de las auditorías que realiza la

Unidad de Auditoría Interna.

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FUNCIONES A REALIZAR DE LA CONTRALORIA INTERNA

Responsable Actividades

Contraloria Interna

 Planear, organizar y coordinar la prevención, control y

vigilancia de la administración de los órganos administrativos, así como inspeccionar el ejercicio del gasto y su congruencia con el presupuesto de egresos autorizado.

 Realizar auditorías a los órganos administrativos, con el

objeto de verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos sobre el manejo del presupuesto de egresos autorizado.

 Vigilar la aplicación de las normas para la adquisición de

bienes, contratación de servicios y de obra pública.

 Coordinar la recepción y registro de las declaraciones

patrimoniales, de interés y fiscal del personal obligado a presentar en los términos y modalidades previstas en la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas.

 Conocer e investigar los actos, omisiones y conductas

del personal, en que se considere responsabilidad administrativa y/o financiera para los efectos correspondientes.

 Verifica los actos de entrega recepción de los servidores

pública adscritos al Tribunal, en caso de cambio de titulares, separación y/o renuncia.

 Formar parte de los comités que se requieran conforme

a las funciones del Tribunal.

 Resguardar y mantener actualizada la información

correspondiente a las declaraciones patrimoniales, de

intereses y constancia de presentación de la declaración

fiscal, así mismo, podrá verificar la situación o posible

actualización de algún conflicto de interés.

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FUNCIONES A REALIZAR DE LA CONTRALORIA INTERNA

Responsable Actividades

Contador adscrito a la contraloría

interna

 Elaborar el programa de auditorías para su aprobación

y ejecución correspondiente.

 Revisar,

analizar y evaluar la documentación proporcionada por los órganos administrativos para la elaboración de cedulas de observaciones y/o papeles de trabajo que respalden en su caso las observaciones detectadas.

 Elaborar el informe ejecutivo de auditoria para que el

titular de la Contraloría Interna de a conocer al Presidente del Tribunal, el resultado de la auditoria ejecutada.

 Verificar de manera aleatoria las declaraciones

patrimoniales, de intereses y constancia de presentación de la declaración fiscal, así como de la evolución del patrimonio de los Servidores Públicos.

 Realizar la entrega del formato de declaración de

registro patrimonial a petición de servidor público obligado y realiza el computo legal correspondiente para el cumplimiento de la obligación.

 Asesorar en la entrega y recepción, y verificar los

bienes, documentos y valores objeto de la entrega , en

el mismo acto, instrumenta el acta administrativa con la

participación de dos testigos de asistencia

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FUNCIONES A REALIZAR DE LA CONTRALORIA INTERNA

Responsable Actividades

Auxiliar administrativo C, adscrito al área de contraloría interna

 Elaborar documentos oficiales

 Organizar, controlar y archivar la correspondencia

oficial emitida y recibida en el área de trabajo.

 Registrar y dar seguimiento a los compromisos

agendados por superior jerárquico.

 Efectuar y recibir comunicados por teléfono, correo

electrónico y fax.

 Gestionar asuntos derivados de las necesidades del

área de adscripción.

 Atender al público y en su caso, canalizarlos a las áreas

correspondientes.

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ANEXOS

FORMATOS E

INSTRUCTIVOS

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CONTRALORIA INTERNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES (1)

(2)

AREA POR AUDITAR: (3) TIPO DE AUDITORIA: (3)

NUM ACTIVIDAD AUD T 1T ENE FEB MAR 2T ABR MAY JUN 3T JUL AGO SEP 4T OCT NOV DIC

1 Carta de

planeación 2 Cronograma de

actividades

3 Orden de

Auditoría 4 Acta de inicio

de auditoria 5 Solicitudes de

información

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CONTRALORIA INTERNA Ejecución

6 Evaluación del control interno

7

Papeles de trabajo y determinación

de hallazgos

8

Elaboración de cedulas de observaciones

preliminares

9

Envío de observaciones preliminares a área auditada

10

Reunión de confronta de

auditoría

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11

Plazo para presentación

de documentación

adicional, modificación de

cedula de observaciones.

12

Firma de Cedula de observaciones/

cierre de auditoria

Elaboración de informes

13

Elaboración del proyecto de

informe auditada

Presentación de Resultados

14 Punto de acuerdo a la

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INC (4): Iniciales: NOMBRE: TIEMPO ESTIMADO:

TIEMPO REAL:

ELABORÓ (6): REVISO (6):

AUTORIZO (6):

ACTIVIDAD: Descripción de la actividad AUD: Iniciales del Auditor Responsable TE: Tiempo Estimado

TR: Tiempo Real

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Instructivo de llenado del Cronograma de Actividades

Núm. INSTRUCCIONES

1. Nombre de la Auditoría.

2. Número de la auditoría que se practica conforme al PACA aprobado.

3. Nombre de la(s) unidad(es) administrativa(s) sujeta(s) a revisión y tipo de auditoría conforme al PACA aprobado.

4. Iniciales del personal auditor que ejecuto la actividad.

5. Mes(es) en el que se desarrollará(n) las actividades.

6. Nombre, cargo y firma de quien elaboró, revisó y autorizó.

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(Lugar de emisión) a (fecha de elaboración) (1) CARTA PLANEACIÓN

AUDITORIA (2)

Número de la Auditoria Área(s) Auditada(s) Fecha

** * ***

1. Áreas Auditadas: (3)

(Nombre del área titular auditada) a) Departamento del área auditada b) Departamento del área auditada c) Departamento del área auditada

2. Antecedentes (4) 3. Objetivo (5)

4. Atribuciones Normativas del (as) área (s): (6)

AREA AUDITADA:

 (Poner sus atribuciones).

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5. ESTRUCTURA (7)

6. Alcances:

Del (periodo que comprende la auditoria) (8)

7. Objetivo específico de la Auditoría: (9) 8. Estrategia: (10)

9. Marco Legal: (11)

Presidencia del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas (Nombre del Titular)

Oficialia Mayor (Nombre del Titular)

Departamento de Planeación y Recursos

Materiales (Nombre del Titular)

Departamento de Recursos Financieros

(Nombre del Titular)

Departamento de Recursos Humanos (Nombre del Titular)

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Personal Auditor Comisionado (12)

Nombre Iniciales Firma Rúbrica

Elaboró Vo.Bo.

(Nombre de quien elaboro) (13) (Nombre de quien da el visto bueno)

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Instructivo de llenado de la Carta de Planeación

Núm. INSTRUCCIONES

1. Lugar y fecha de elaboración de la carta de planeación (día/mes/año) 2. Tipo, nombre y número de la auditoría conforme al PACA aprobado.

3. Nombre de la(s) unidad(es) administrativa(s) sujeta(s) a revisión.

4. Descripción de los antecedentes del área por auditar en relación con el objetivo de la auditoría que se practica.

5. Descripción del objetivo del área por auditar conforme al PACA aprobado.

6. Describir las atribuciones y funciones que la(s) unidad(es) administrativa(s) tiene(n) establecidas en la Ley Organica y otros instrumentos normativos aplicables respecto de la auditoría a practicar.

7. Describir la organización de la(s) unidad(es) administrativa(s) y anexar la estructura orgánica autorizada en el ejercicio por auditar.

8. Alcances periodo auditar, descripción del ejercicio o período y concepto a revisar.

9. Objetivo de la auditoria conforme al PACA aprobado.

10. Estrategias: Descripción de los procedimientos y técnicas que se utilizarán para realizar la auditoría en el tiempo y con el personal auditor comisionado.

De ser necesario se justificarán las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores.

11. Citar la normatividad aplicable respecto de la auditoría a practicar.

12. Nombre completo del personal auditor comisionado para practicar la auditoría, iniciales, firma y rúbrica para su posterior identificación en los papeles de trabajo.

13. Nombre, cargo y firma del personal adscrito a contraloría interna.

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Memorándum al Titular del Tribunal a efecto de informar el inicio de auditoria.

Memorándum número: (1) (Lugar y fecha) (2)

Nombre del Titular del Órgano Jurisdiccional (3) Edificio.

(4) Con el objeto de verificar y promover el cumplimiento de la normatividad aplicable, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 41 fracciones III, IV y V de la Ley Orgánica del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas; 6, 7 primer párrafo y fracción VI, 10 fracción II de la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas, 336 fracción IV, 337 y 338 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas y en cumplimiento al programa anual de Actividades (año) de esta Contraloría Interna, me permito informar a Usted que se llevará a cabo la Auditoria (5) número (6), a partir del (7), la cual se realizará en sus áreas (8)

Sin otro particular de momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente

(9)

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Instructivo del llenado del Memorándum

Núm. INSTRUCCIONES

1. Número interno del memorándum del área de contraloría.

2. Lugar y Fecha de elaboración del memorándum de notificación de la auditoria. (día/mes/año)

3. Nombre y cargo del Titular del órgano jurisdiccional 4. Objetivo de la auditoria conforme al PACA aprobado 5. Tipo de auditoría conforme al PACA aprobado.

6. Número de la auditoria según el PACA aprobado 7. Periodo a auditar según el PACA aprobado

8. Nombre de la/s unidad/es administrativa/s sujeta/s a revisión.

9. Nombre de la persona Titular de la Contraloría Interna.

10. Iniciales del nombre de la persona que elaboró el memorándum

dirigido al Titular del Tribunal a efecto de informar el inicio de

auditoria.

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Memorándum al Titular sujeto a Auditar

Memorándum número: (1) (Lugar y fecha) (2).

Titular del área auditada (3) Edificio.

(4)Con el objeto de verificar y promover el cumplimiento de la normatividad aplicable, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 41 fracciones III, IV y V de la Ley Orgánica del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas; 6, 7 primer párrafo y fracción VI, 10 fracción II de la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas, 336 fracción IV, 337 y 338 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas y en cumplimiento al programa anual de Actividades 2018 de esta Contraloría Interna, le informo a Usted que se llevará a cabo la Auditoria (5) número (6), a partir del (7), la cual se realizará en sus áreas (8)

Para tal efecto, le agradezco se sirva proporcionar a los servidores públicos que

supervisaran, coordinaran y ejecutaran dicha auditoria los (9) adscritas a esta

Contraloría interna, los archivos, libros principales y auxiliares, registros,

reportes, correspondencia, contratos, lineamientos, circulares y demás efectos

relativos a las operaciones financieras, presupuestales, así como los datos e

informes que le soliciten para la ejecución de auditoria, misma que se dirigirá

a verificar el ejercicio del presupuesto y comprobar que los actos inherentes a

la contratación, ejecución, supervisión, pagos y operación de los recursos

Humanos, materiales y financieros utilizados para proporcionar servicios en

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

este Tribunal, se estén realizando de acuerdo a la normatividad aplicable, correspondiente al ejercicio (año).

Por otra parte, agradeceré girar sus apreciables instrucciones, a efecto de que de brinden las facilidades necesarias al personal mencionado para el desempeño de este cometido.

Sin otro particular de momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente (10)

INC/AUD (11)

C.c.p. ………….- Para su conocimiento.- Edificio.

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Instructivo del llenado del Memorándum

Núm. INSTRUCCIONES

1. Número interno del memorándum del área de contraloría.

2. Lugar y Fecha de elaboración del memorándum de notificación de la auditoria. (día/mes/año)

3. Nombre y cargo del Titular del área auditada

4. Objetivo de la auditoria conforme al PACA aprobado 5. Tipo de auditoría conforme al PACA aprobado.

6. Número de la auditoria según el PACA aprobado 7. Periodo a auditar según el PACA aprobado

8. Nombre de la/s unidad/es administrativa/s sujeta/s a revisión.

9. Nombre y cargo del personal auditor que practicara la auditoria.

10. Nombre de la persona Titular de la Contraloría Interna.

11. Iniciales del nombre de la persona que elaboró el memorándum

dirigido al Titular del área a revisar.

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Instructivo de llenado de la Orden de Auditoría

Núm. INSTRUCCIONES

1. Número de oficio y año.

2. Lugar y Fecha de elaboración de la Orden de Auditoría.

(día/mes/año)

3. Nombre y cargo de la persona Titular responsable del área, programa, proyecto o rubro por auditar.

4. Tipo de auditoría conforme al PACA aprobado.

5. Número de la auditoría conforme al PACA aprobado.

6. Periodo auditar según PACA

7. Indicar la información y/o documentación requerida

8. Termino establecido para llevar a cabo la entrega de la información y/o documentación requerida según los plazos establecidos en los lineamientos de la contraloría interna.

9. Nombre de la persona Titular de la Contraloría Interna.

10. Iniciales del nombre de la persona que autorizó, validó, revisó y

elaboró la orden de auditoria.

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ANEXO

Acta de Inicio de Auditoría

El Acta de Inicio es un documento de carácter oficial que narra las circunstancias específicas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben guardarse las formalidades que se mencionan a continuación:

1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el acto.

2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.

Posteriormente menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo.

El apartado de hechos describe las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye una salida.

3. El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del renglón, el resto de éste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.

1. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta.

Ejemplo 01

5. Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continúa, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.

La leyenda quedará al centro del último renglón y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán guiones. Ejemplo:

---Pasa al folio 02---

De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda “Viene

del folio”... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán guiones.

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6. El acta se levanta en original y cuatro copias, que serán firmadas autógrafamente al final y se rubricarán cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución:

Original: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en el original del expediente que se envía al área de responsabilidades.

Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditoría.

Primera copia: Se entrega a la persona con quien se entendió la diligencia.

Segunda copia: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en la copia del expediente que se envió al área de responsabilidades y queda en los archivos del área de auditoría.

Cuando no existen casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditoría.

Tercera copia: Se integra en el expediente de la auditoría.

Cuarta Copia: Se integra en el archivo consecutivo de actas de auditoría.

7. El formato anexo indica el modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá.

8. Con el objeto de hacer más ilustrativa el Acta de Inicio de Auditoría, en el propio

modelo de acta se incluyen los aspectos por describir en cada caso.

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CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ACTA DE INICIO

“AUDITORÍA INICIAL (Numero de Auditoria) (1)

--- Folio (01) ---

En la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, siendo (2), horas, del día (3), los C.C. (4)

adscritos a Contraloría interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de

Chiapas, Organismo Jurisdiccional Autónomo, identificándose (5) se constituyeron

legalmente en: (6), de esta ciudad, en presencia del (7) en su carácter de Titular del

(8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, con el objeto de

notificar y hacer entrega del oficio número (9), el cual contiene el requerimiento de

información correspondiente al inicio de la auditoría interna número (10) emitido por

el/la C. (11), en su carácter de Titular de la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia

Administrativa del Estado de Chiapas, con el (12) objeto de verificar y promover el

cumplimiento de la normatividad aplicable, con fundamento en lo dispuesto por los

artículos 41 fracciones III, IV y V de la Ley Orgánica del Tribunal de Justicia

Administrativa del Estado de Chiapas; 6, 7 primer párrafo y fracción VI, 10 fracción II

de la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas, 336

fracción IV, 337 y 338 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas y

en cumplimiento al programa anual de Actividades (año del programa anual de

actividades), al C. (7) en su carácter de (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del

Estado de Chiapas, así como levantar la presente acta de inicio, en la que se hace

constar los siguientes hechos: ---

---HECHOS---

---

El personal auditor comisionado por Contraloría Interna del Tribunal de Justicia

Administrativa del Estado de Chiapas, hace la entrega física del oficio número (9) de

fecha (día, mes y año), el cual contiene el requerimiento de información

correspondiente al inicio de la auditoría interna número (10) signado por el/ la C. (11),

en su carácter de Titular de la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia

Administrativa del Estado de Chiapas, dirigido al C. (7) en su carácter de Titular del (8)

del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.---

---

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

--- Viene del Folio (1) --- --- A continuación, se solicita al C. (7) en su carácter de Titular del (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, designe dos personas que funjan como testigos de asistencia, apercibido/a de que ante su negativa serán nombradas por los CC. (4). A esta solicitud, el/la servidor/a público/a designa a las/los CC (13), quienes fungen como servidores públicos del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, con nombramiento oficial, en su carácter de testigos, identificándose para tales efectos mediante (14). El C. (7) en su carácter de Titular del (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, hace constar que recibió el oficio antes referido el día (15), como consta en el acuse de recibo impreso que en este acto se exhibe, con el que se tiene por formalmente notificado del inicio de la auditoría para los efectos del desahogo de los trabajos a que hace referencia. --- --- --- Para los efectos del desahogo de los trabajos de auditoría, mismos que serán efectuados para verificar el ejercicio del presupuesto y comprobar que los actos inherentes a la contratación, ejecución, supervisión, pago y operaciones de los recursos humanos, materiales y financieros utilizados, se hayan realizado de acuerdo a la normatividad aplicable, correspondiente al período objeto de la presente auditoría interna comprendido del (16), el personal auditor comisionado por Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, proceden a requerir a través del C. (7) en su carácter de Titular del (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, la documentación e información que a continuación se señala (17):--- Por lo que con fundamento en el artículo 63 de la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas, se solicita para que dentro del plazo de seis (6) días hábiles contados a partir del día siguiente en el que surta efectos la solicitud respectiva contenida en esta acta, mediante escrito en original y dos copias firmado por el C. (7) en su carácter de Titular del (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, haciendo referencia a la solicitud de información contenida en el oficio número (9) de fecha (17) correspondiente al inicio de la auditoría interna número (10) signado por el/la C. (11) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

---

--- Pasa al folio (2) ---

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

---Viene del folio (1) --- --- Folio (2) --- Adicionalmente a todo lo señalado, se solicita al C. (7), en su carácter de Titular de (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, poner a disposición del personal autorizado para la ejecución de la auditoría interna número (10), la información y documentación inherente y necesaria para el desarrollo de la citada auditoria interna, objeto de la presente acta de inicio. --- --- --- ---

---LECTURA Y CIERRE DE ACTA --- Leída que fue la presente acta y explicado su contenido y alcance al C. (7), en su carácter de Titular de (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, y no habiendo más hechos que hacer constar, se da por terminada esta fase de la diligencia siendo (18), levantándose la presente acta en cuatro tantos, de los cuales se entregó uno legible y foliado al C. (7), en su carácter de Titular de (8) del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, quien al firmar de conformidad, lo hace también por el recibo de dicho tanto, después de firmar al final de la presente acta y al calce o margen de todos y cada uno de sus folios anteriores, los que en ella intervinieron.---CONSTE. --- ---FE DE ERRATAS.- Todo lo testado en la presente acta no vale

. ---

(19)

Por el Órgano Interno de Control (o de Control Interno)

(20)

Testigos de Asistencia

(35)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Acta de Inicio de Auditoría

1. Tipo, número y nombre de la Auditoría conforme al PACA aprobado.

2. Hora de inicio del Acta.

3. Fecha de elaboración del Acta.

4. Nombre y cargo del personal auditor comisionado.

5. Números de credenciales del personal auditor comisionado.

6. Domicilio institucional de la Unidad Administrativa auditada.

7. Nombre y cargo de la persona con quien se entiende la diligencia.

8. Nombre de la Unidad Administrativa con la que se formaliza el Acta de Inicio.

9. Número del oficio con el que se ordenó el inicio de la auditoría.

10. Folio. Número de la auditoría (00), año (00) y consecutivo (001).

11. Nombre y cargo de la persona Titular de Contraloría Interna 12. Objetivo de la auditoría conforme al PACA aprobado.

13. Nombre, cargo y firma del personal que funge como testigo de asistencia en el Acta de Inicio.

14. Números de credenciales del personal que funge como testigo de

asistencia.

(36)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

15. Fecha del sello de acuse de recibo de la Orden de Auditoría por el área auditada.

16. Período a revisar según PACA autorizado

17. Fecha del oficio con el que se ordenó el inicio de la auditoría.

18. Hora en que se concluye el acto.

19. Nombre, cargo y firma de la persona con quien se entiende la diligencia.

20. Nombre, cargo y firma del personal auditor comisionado por la

Contraloría Interna.

(37)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

CÉDULA DE OBSERVACIONES PRELIMINARES.

C O N T R A L O R Í A I N T E R N A

CÉDULA DE OBSERVACIONES PRELIMINARES

No. de

Auditoría (1)

No. de

Observación (2)

Riesgo (3)

ÁREAAUDITADA AUDITORÍA

(4) (5)

TÍTULODELAOBSERVACIÓN

CRITERIO (6)

CONDICIÓN (7)

CAUSA (8)

(38)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

EFECTO (9)

OBSERVACIÓN (10)

FUNDAMENTOLEGAL (11)

RECOMENDACIÓN (12)

“ “

POR EL ÁREA AUDITADA (4)

(39)

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Nombre, Cargo y Firma (16)

POR LA CONTRALORÍA INTERNA

PERSONAS QUE FUNGEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA

(40)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Instructivo de llenado de la Cédula de Observaciones Preliminares

1. Número de la auditoría conforme al PACA aprobado.

2. Número consecutivo asignado a la observación.

3. Tipo de riesgo (Alto, Mediano o Bajo) según la clasificación de la observación conforme al artículo 33 de los Lineamientos de Auditoría del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.

4. Nombre del área auditada conforme al PACA aprobado.

5. Nombre de la auditoría conforme al PACA aprobado.

6. Disposiciones con la/s que se fundamenta/n la observación/es.

(Normatividad interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas).

7. Derivado de la aplicación de los procedimientos de la auditoría practicada para atender los objetivos específicos de ésta, describir de manera objetiva la omisión o incumplimiento normativa.

8. Hecho que originó la observación o resultado y la formulación de recomendaciones que el área auditada deberá atender para evitar la recurrencia del problema detectado.

9. Consecuencia que se derivó de una causa y que afectó o podría afectar una serie de elementos.

10. Describir la omisión, incumplimiento normativo o deficiencia de control interno detectado en la auditoría practicada.

11. Normativa que se infringe.

12. Declaración que se formula respecto a las actividades o acciones indispensables para prevenir y/o, en su caso, corregir la deficiencia, error o incumplimiento de norma, identificado mediante la auditoría; debe enfocarse a la causa y ser específica, viable y procedente en términos de costo-beneficio.

13. Consideraciones de la clasificación del riesgo de la observación conforme

al artículo 33 de los Lineamientos de Auditoría del Tribunal de Justicia

Administrativa del Estado de Chiapas.

(41)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

15. Descripción de la omisión o incumplimiento del área auditada relacionada con el riesgo determinado.

16. Nombre, cargo y firma del titular de área auditada.

17. Nombre, cargo y firma del personal auditor comisionado.

18. Nombre, cargo y firma del personal que funge como testigo de asistencia en el acto.

NOTA: Si derivado de la auditoría no se determinan observaciones, no se elaborarán cédulas de observaciones preliminares, únicamente se hará del conocimiento del área auditada el resultado a través de un Oficio de Confronta sin observaciones.

(42)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

OFICIO NO. (1) (Lugar y fecha) (2).

ASUNTO: Oficio de Confronta de la Auditoría (3) número (4).

(5)

P R E S E N T E

Me refiero a la Auditoría (3) número (4), denominada “(6)”, que se le notificó mediante Orden de Auditoría número (7), del (8) del presente año, cuyo objetivo consistió en

“(9)”.

Sobre el particular, le remito en original y sobre cerrado (10) cédula(s) de observación(es) preliminar(es) que se determinó en la auditoría practicada a esa área a su cargo, con la finalidad de que, remita, en su caso, las aclaraciones o documentación que estime pertinentes.

No se omite mencionar que, en términos de lo establecido en el segundo párrafo del artículo 24 de los Lineamientos de Auditoría del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, la observación podrá ser susceptible de ser modificada como resultado de la valoración que esta Contraloría Interna realice a la información y documentación que en su caso proporcione durante la confronta, siempre y cuando esté debidamente sustentada, firmada y foliada en todas sus fojas.

Sin otro particular, le envío un cordial saludo.

A T E N T A M E N T E

(43)

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Instructivo de llenado del Oficio de Confronta con Observaciones Preliminares

Núm. INSTRUCCIONES

1. Número de oficio y año.

2. Lugar y fecha de elaboración del Oficio de Confronta con Observaciones Preliminares. (día/mes/año)

3. Tipo de Auditoría conforme al PACA aprobado.

4. Número de Auditoría conforme al PACA aprobado.

5. Nombre y cargo de la persona Titular responsable del área, programa, proyecto o rubro auditado.

6. Nombre de la Auditoría conforme al PACA aprobado.

7. Número del oficio con el que se ordenó el inicio de la auditoría.

8. Fecha de elaboración de la Orden de Auditoría. (día/mes/año) 9. Objetivo de la auditoría conforme al PACA aprobado.

10. Número de Cédulas de Observaciones Preliminares, que se remiten al área auditada.

11. Nombre y cargo del Titular de Contraloría Interna

12. Iniciales del personal auditor comisionado por la Contraloría Interna

(44)

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ACTA DE CONFRONTA CON OBSERVACIONES PRELIMINARES.

C O N T R A L O R Í A I N T E R N A ACTA DE CONFRONTA

DE LA AUDITORÍA (1)

--- Folio (1) ---

En la ciudad de (2), siendo las (3) horas, del día (4), el personal auditor (5) adscrito a la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, en presencia del/de la (6), se reunieron en las oficinas que ocupa la (7), en (8), para hacer constar los siguientes--- --- ---HECHOS--- El personal auditor comisionado por la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, previamente identificados ante la/el (6), con las credenciales números (9), expedidas por la Secretaría Administrativa,.--- --- A continuación, se solicita al/a la (6), designe dos personas que funjan como testigos de asistencia, apercibido/a de que ante su negativa serán nombradas por el personal auditor. A esta solicitud, el/la servidor/a público/a designa a los/las CC. (10), quienes se identifican con credenciales números (11).--- --- --- El/La (6) hace constar que recibió (12) cédula/s de la observación/es derivada/s de la Auditoría (1) que le fue/ron remitida/s mediante el oficio número (13) de fecha (14) para los efectos conducentes.--- --- --- Al respecto, la/el (6) hace constar que se da por enterado de las observaciones determinadas por la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas en la Auditoría (1) y manifiesta lo siguiente:

1. (15)

No habiendo más hechos que hacer constar, se da por concluida la presente acta siendo las (16) horas de la fecha

(45)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

quienes que en ella intervinieron, haciendo constar que este documento fue elaborado en tres tantos, de los cuales se entrega uno legible al/a la (6), con quien se entendió la diligencia

.

--- ---Pasa al Folio (2)--- ---Viene del Folio ( 1 )--- ---Folio (2)---

POR EL ÁREA AUDITADA (7)

Nombre, Cargo y Firma (6)

POR LA CONTRALORÍA INTERNA

Nombre, Cargo y Firma (5) Nombre, Cargo y Firma (5)

PERSONAS QUE FUNGEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA

(46)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Instructivo de llenado del Acta de Confronta con Observaciones

1. Folio. Número de la auditoría (00), año (00) y consecutivo (001).

2. Ciudad y Entidad Federativa en donde se lleva el acto.

3. Hora de inicio del acta.

4. Fecha de elaboración del Acta.

5. Nombre y cargo del personal auditor comisionado.

6. Nombre y cargo de la persona con quien se entiende la diligencia.

7. Nombre de la Unidad Administrativa con la que se formaliza el Acta de Confronta.

8. Domicilio institucional de la Unidad Administrativa auditada.

9. Números de credenciales del personal auditor comisionado.

10. Nombre y cargo de las personas que fungen como testigo de asistencia en el Acta de Confronta.

11. Números de credenciales del personal que funge como testigo de asistencia en el acto.

12. Total de cédulas de observaciones preliminares remitidas al área auditada.

13. Número de oficio mediante el cual se convocó al área auditada a la Reunión de Confronta.

14. Fecha del oficio mediante el cual se convocó al área auditada a la Reunión de Confronta.

15. Comentarios sobre los resultados expuestos en la Reunión de Confronta de la persona con quien se entiende la diligencia.

16. Hora en que se concluye el acto.

(47)

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OFICIO DE CONFRONTA SIN OBSERVACIONES

C O N T R A L O R Í A I N T E R N A OFICIO No./C.I./0000/0000 (1) Lugar y fecha (día/mes/año) (2) ASUNTO: Se convoca a Reunión de Confronta de la Auditoría (3) número (4).

(6)

P R E S E N T E

Me refiero a la Auditoría (3) número (4), la cual se le notificó mediante Orden de Auditoría (6), del (7) del presente año, cuyo objeto consistió en “(8)”.

Sobre el particular, se le notifica el oficio de confronta en la que se trasladan las observaciones preliminares respecto a la auditoria (9).

Cabe mencionar que no se remiten cédulas de observaciones, ya que no se encontraron omisiones o incumplimientos normativos que dieran origen a la emisión de observaciones.

Sin otro particular, reciba un cordial saludo.

A T E N T A M E N T E

(10)

Rúbricas (11) / / / /

(48)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Instructivo de llenado del Oficio de Confronta sin Observaciones

Núm. INSTRUCCIONES

1. Número de oficio y año.

2. Fecha de elaboración del Oficio de Confronta sin Observaciones Preliminares. (día/mes/año)

3. Tipo de Auditoría conforme al PACA aprobado.

4. Número de Auditoría conforme al PACA aprobado.

5. Nombre y cargo de la persona Titular responsable del área, programa, proyecto o rubro auditado.

6. Número del oficio con el que se ordenó el inicio de la auditoría.

7. Fecha de elaboración de la Orden de Auditoría. (día/mes/año) 8. Objetivo de la Auditoría conforme al PACA aprobado.

9 Tipo, nombre y número de Auditoría conforme al PACA aprobado.

10. Nombre y cargo del Titular de Contraloría Interna

11. Iniciales del personal auditor comisionado por la Contraloría Interna

(49)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

ACTA DE CONFRONTA SIN OBSERVACIONES

C O N T R A L O R Í A I N T E R N A ACTA DE CONFRONTA SIN OBSERVACIONES

DE LA AUDITORÍA NÚM. (1)

--- Folio (1) --- --- En la ciudad de (2), siendo las (3) horas, del día (4), el personal auditor (5) adscrito a la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, en presencia del (6), se reunieron en las oficinas que ocupa la (7), en (8), para hacer constar los siguientes--- ---HECHOS--- --- El personal auditor comisionado por la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, previamente identificados ante el/la (7), con las credenciales números (9) firmadas por Recursos Humanos, informan que el motivo de su presencia, es darle a conocer el resultado de la auditoría practicada.--- --- A continuación, se solicita al/ a la (6), designe dos personas que funjan como testigos de asistencia, apercibido/a de que ante su negativa serán nombradas por el personal auditor. A esta solicitud, el servidor público designa a las/los CC. (10), quienes se identifican con credenciales número (11), expedidas por Oficialía Mayor, conforme a la atribución que le confiere el artículo 20 fracción VII de la Ley Orgánica del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas.--- Acto seguido, el personal auditor hace del conocimiento al (6) lo siguiente:

NÚMERO DE AUDITORÍA: (12) NOMBRE DE LA AUDITORÍA: (13) OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: (14) ALCANCE

En cumplimiento al objetivo, se determinó revisar (15). --- --- ---Pasa al Folio (2)---

(50)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

---Viene del Folio (1)--- --- Folio (2) --- Con apego a la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas, y derivado de la aplicación de los procedimientos de auditoría que se consideraron pertinentes, y con la finalidad de dar cumplimiento al objetivo planteado, se determinó lo siguiente:

1. (16) 2. (16)

--- De lo anterior se concluye que (17) se efectuó en apego a lo establecido en (18), y normativa aplicable.--- --- Por lo antes expuesto, no se determinó observación alguna.--- --- Acto seguido, el/la (6) hace constar que se da por enterado de los resultados determinados por la Contraloría Interna del Tribunal de Justicia Administrativa y manifiesta lo siguiente:

1. (19) 2. (19)

--- El personal auditor le informa al/ a la (6) que será elaborado el Informe de Resultados Preliminares, cuyo resultado se manifiesta en este documento y formará parte del Informe de auditoría que se presentara ante el Magistrado Presidente del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Chiapas, y en su caso las declaraciones del área auditada y del personal auditor, anexando las cédulas de observaciones, junto con el pliego de inconformidad.--- --- No habiendo más hechos que hacer constar, se da por concluida la presente acta siendo las (20) horas de la fecha en que fue iniciada. Asimismo, previa lectura de lo asentado, la firman al margen y al calce en todas sus fojas quienes en ella intervinieron, haciendo constar que este documento fue elaborado en tres tantos, de los cuales se entrega uno legible al/ a la (6), con quien se entendió la diligencia. --- ---

POR EL ÁREA AUDITADA (7)

Nombre, Cargo y Firma (21)

(51)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

---Viene del Folio (2)--- --- Folio (3) ---

POR LA CONTRALORÍA INTERNA

PERSONAS QUE FUNGEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA

(52)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Instructivo de llenado del Acta de Confronta sin Observaciones

1. Número y nombre de la auditoría de acuerdo a la Orden de Auditoría.

2. Ciudad en donde se celebra el acta de confronta.

3. Hora de inicio del acta.

4. Fecha de elaboración del acta.

5. Nombre y cargo del personal auditor.

6. Nombre y cargo de la persona con quien se entiende la diligencia.

7. Nombre de la Unidad Administrativa con la que se formaliza el acta y se lleva a cabo la reunión.

8. Domicilio del lugar.

9. Número de credenciales del personal auditor comisionado.

10. Nombre de las personas que fungen como testigos de asistencia.

11. Número de las personas que fungen como testigos de asistencia.

12. Número de la auditoría conforme al PACA aprobado.

13. Nombre de la auditoría conforme al PACA aprobado.

14. Objetivo de la auditoría conforme al PACA aprobado.

15. Breve descripción de lo revisado (alcance).

16. Enlistar los resultados de manera ejecutiva.

(53)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

17. Citar el rubro, programa, procedimiento, capítulo, concepto o partida revisada.

18. Enunciar la normativa específica aplicable al concepto auditado.

19. Citar los comentarios del área auditada sobre los resultados.

20. Hora en que se concluye el acto.

21. Nombre, cargo y firma de la persona con quien se entiende la diligencia.

22. Nombre, cargo y firma del personal auditor comisionado.

23. Nombre, cargo y firma de las personas que fungen como testigos de

asistencia.

(54)

TRIBUNAL DE JUSTICIA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO DE CHIAPAS

PROYECTO DE INFORME DE RESULTADOS DEAUDITORÍA

C O N T R A L O R Í A I N T E R N A (1).

“INFORME DE RESULTADOS DE LA AUDITORÍA (2)”

Área(s) Auditadas (s): No. de Auditoría:

(3) (4)