AUNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE SISTEMAS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA
TEMA:
SISTEMA INFORMÁTICO PARAMETRIZABLE DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS (ERP), ORIENTADO A LA WEB PARA EL CONTROL DE
SERVICIOS DE COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS DEL ALMACÉN TRES
ELEFANTES DE LA CIUDAD DE QUININDÉ
AUTOR: BOHÓRQUEZ VERA FRANKLIN JAVIER
ASESOR: DR. CAÑIZARES GALARZA FREDY PABLO, Mgs.
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación
realizados por el señor Franklin Javier Bohórquez Vera, estudiante de la
Carrera de Sistemas, Facultad Sistemas Mercantiles, con el tema “SISTEMA
INFORMÁTICO PARAMETRIZABLE DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
(ERP), ORIENTADO A LA WEB PARA EL CONTROL DE SERVICIOS DE
COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS DEL ALMACÉN TRES ELEFANTES DE LA CIUDAD DE QUININDÉ” , ha sido prolijamente revisado, y cumple con todo
los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional
Autónoma los Andes-UNIANDES-, por lo que apruebe su presentación.
Santo Domingo, julio de 2017
___________________________
Dr. Fredy Pablo Cañizares Galarza Mgs.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Franklin Javier Bohórquez Vera, estudiante de la carrera de Ingeniería en Sistemas, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título
de INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de
mi exclusiva responsabilidad.
Santo Domingo, julio de 2017
_________________________________
Franklin Javier Bohórquez Vera
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Franklin Javier Bohórquez Vera, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice:
El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual
sobre las Investigaciones, trabajo científicos o técnicos, proyectos profesionales
y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella:
Santo Domingo, julio de 2017
_____________________________
Franklin Javier Bohórquez Vera
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Bolívar Enrique Villalta Jadán, en calidad de Lector del Proyecto de Titulación
CERTIFICO
Que el presente trabajo de titulación realizado por el estudiante Franklin Javier
Bohórquez Vera sobre el tema:“SISTEMA INFORMÁTICO PARAMETRIZABLE DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS (ERP), ORIENTADO A LA WEB PARA EL
CONTROL DE SERVICIOS DE COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS DEL ALMACÉN TRES ELEFANTES DE LA CIUDAD DE QUININDÉ”, ha sido
cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que
cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad
Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos por lo que autorizo
la presentación.
Santo Domingo, octubre 2017
_________________________________
Ing. Bolívar Enrique Villalta Jadán Mgs.
DEDICATORIA
La presente tesis va dedicada a mi familia, quienes
estuvieron presentes en todo momento, siempre muy
cerca de mi ofreciéndome su apoyo absoluto,
colmando cada instante de vida con su ternura, sus
palabras que me alentaban a seguir adelante, a no
flaquear, a culminar lo que un día con tanto esfuerzo
me empeñe en comenzar.
Son ustedes familia amada un ejemplo a seguir, pues
son modelo de constancia y de luchas inconstantes,
continuamente dedicados al cuidado desinteresado
de mi persona, gracias familia por estar al pendiente
y por estar siempre ahí, sirviéndome de inspiración
constante, hoy por fin digo: lo hemos logrado familia
mía.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios ser maravilloso que me dio fuerza
y fe para creer lo que me parecía imposible terminar.
A mi esposa por ayudarme con mis hijos mientras yo
realizaba investigaciones y por estar a mi lado en
cada momento de quiebre durante todo este proceso.
A mi madre y padre, por su ayuda en impulsarme a no
decaer en terminar este proyecto.
A la universidad por permitirme adquirir los
conocimientos necesarios para enfrentar una vida
profesional a la altura.
RESUMEN
En la actualidad son pocas las empresas ferreteras que cuentan con un sistema
que le permita administrar la gestión económica y financiera que deriva de la
actividad de compra y venta de materiales de construcción, esto sin duda alguna
responde al hecho de sus plataformas en las que están desarrolladas, la mayoría
de los sistemas son demasiados elevados y en nuestro país existe algunas
franquicias que manejan el mercado en general.
Por ello se ha propuesto como fuente de investigación el estudio de los procesos
de compra, venta y manejo de administración de inventarios y como propuesta
de solución la automatización de procesos en cuanto control de gestión de
compra y venta del almacén “TRES ELEFANTES” del Cantón Quinindé,
Provincia Esmeraldas
La metodología aplicada en la investigación se ha realizado de acuerdo con el
enfoque de la modalidad cualitativo-cuantitativo, por ello se ha seleccionado los
métodos de nivel empírico y los métodos de nivel teórico de la investigación,
siendo los de nivel empírico la observación científica y recolección de
información; aplicando técnicas como la observación, la entrevista y la encuesta.
Los métodos de nivel teórico comprenden Inductivo – Deductivo, Analítico –
Sintético e Hipotético – Deductivo; todos estos métodos se aplicarán siguiendo
la línea de investigación de Desarrollo de Software Libre.
Mediante la investigación realizada se propone desarrollar e implementar un
Sistema informático (ERP), utilizando software libre durante todo el ciclo de vida
de desarrollo del software, mejorando de manera eficiente el proceso de gestión
de compras y ventas del almacén “TRES ELEFANTES” del cantón Quinindé
ABSTRACT
Currently, few hardware companies have a system that allows them to manage
the economic and financial management that derives from the activity of buying
and selling construction materials, this unquestionably responds to the fact of
their platforms in which they are developed, most of the systems are too high and
in our country, there are some franchises that handle the market in general.
For this reason, it has been proposed as a research source the study of the
processes of purchase, sale and management of inventory management and as
a proposal of solution the process automation as a control of the management of
purchase and sale of the warehouse "THREE ELEPHANTS" in Quinindé Town,
Esmeraldas Province.
The methodology applied in the research has been carried out according to the
approach of the qualitative-quantitative modality, for which the empirical level
methods and the theoretical methods of research have been selected, the
empirical level being the scientific observation and collection of information;
applying techniques such as observation, interview and survey.
The theoretical level methods include Inductive - Deductive, Analytic - Synthetic
and Hypothetical - Deductive; all these methods will be applied following the
research line of Free Software Development.
Through the research carried out, it is proposed to develop and implement a
computer system (ERP), using free software throughout the software
development lifecycle, efficiently improving the process of management of
purchases and sales of the "THREE ELEPHANTS" warehouse in Quinindé Town
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
ANTECEDENTESDELAINVESTIGACIÓN ... 1
PLANTEAMIENTODELPROBLEMA ... 2
PROBLEMACIENTÍFICO ... 5
DELIMITACIÓNDELPROBLEMA ... 5
OBJETODEESTUDIOYCAMPODEACCIÓN ... 6
LÍNEADEINVESTIGACIÓN ... 6
OBJETIVOS ... 6
OBJETIVOGENERAL ... 6
OBJETIVOSESPECÍFICOS ... 6
HIPÓTESIS ... 7
VARIABLEINDEPENDIENTE ... 7
VARIABLEDEPENDIENTE ... 7
JUSTIFICACIÓN ... 7
APORTETEÓRICO,SIGNIFICACIÓNPRÁCTICAYNOVEDAD CIENTÍFICA ... 9
APORTETEÓRICO ... 9
SIGNIFICACIÓNPRÁCTICA ... 9
NOVEDADCIENTÍFICA. ... 9
CAPITULO I ... 10
1. MARCOTEÓRICO ... 10
1.1 ORIGENYEVOLUCIÓNDELOBJETODEINVESTIGACIÓN ... 10
1.2 ANALISISDELASDISTINTASPOSICIONESTEÓRICAS ... 11
1.2.1 Los sistemas de información ... 11
1.2.2 Características de un sistema de información ... 12
1.2.3 Clasificación de los sistemas de información ... 13
1.2.3.1 Sistemas de información horizontales ... 13
1.2.3.2 Sistemas de información verticales ... 13
1.2.4 Los sistemas desde una perspectiva funcional ... 15
1.2.4.1 Sistemas de ventas y marketing ... 15
1.2.4.2 Sistemas de manufactura y producción ... 15
1.2.4.3 Sistemas financieros y contables ... 15
1.2.4.4 Sistemas de recursos humanos ... 16
1.2.5 Los sistemas desde la perspectiva de los usuarios ... 16
1.2.5.1 Sistemas de procesamiento de transacciones ... 16
1.2.5.3 Sistemas de apoyo a ejecutivos ... 16
1.2.6 Uso de los sistemas de información ... 17
1.2.7 Funciones de los sistemas de información ... 18
1.2.7.1 Recogida y registro de la información ... 18
1.2.7.2 Acopio o acumulación ... 19
1.2.7.3 Tratamiento o transformación de la información ... 19
1.2.7.4 Difusión de la información ... 20
1.2.8 Planificación de recursos empresariales (ERP) ... 20
1.2.8.1 Definición... 20
1.2.8.2 Características y componentes de los sistemas ERP’s ... 22
1.2.8.3 Importancia, ventajas y desventajas de los sistemas ERP ... 24
1.2.8.4 Ventajas ... 26
1.2.8.5 Desventajas ... 26
1.2.9 Procesos administrativos ... 27
1.2.9.1 Definiciones de Administración ... 27
1.2.9.2 Funciones de la Administración ... 28
1.2.9.3 Proceso Administrativo ... 29
1.2.9.4 Fases del Proceso Administrativo ... 30
1.2.9.4.1 Planeación ... 30
1.2.9.4.2 Organización ... 31
1.2.9.4.3 El Control y Dirección ... 32
1.2.10 Gestión administrativa del proceso comercial (compraventa) ... 33
1.2.10.1 La Empresa ... 33
1.2.10.2.1 ... Procesos
Comerciales ... 35
1.3 CONCLUSIONESPARCIALESDELCAPÍTULO ... 37
CAPITULO II ... 38
2. MARCOMETODOLÓGICOYPLANTEAMIENTODELAPROPUESTA 38 2.1 ANÁLISISPREVIODELAEMPRESA ... 38
2.1.1 Historia ... 38
2.1.2 Fundamentos institucionales ... 39
2.1.2.1 Misión ... 39
2.1.2.2 Visión ... 39
2.1.3 Organigrama institucional ... 40
2.1.4 Flujo de información UML ... 42
2.1.4.1 Caso de uso registro de clientes ... 42
2.1.4.2 Caso de uso registro de proveedores ... 42
2.1.4.3 Caso de uso registro de orden compra ... 43
2.1.4.4 Caso de uso registro de orden venta ... 44
2.1.4.5 Diagrama de secuencia registro de clientes ... 45
2.1.4.6 Diagrama de secuencia registro de proveedores ... 45
2.1.4.7 Diagrama de secuencia registro de orden de compras ... 45
2.1.4.8 Diagrama de secuencia registro de orden de ventas ... 46
2.2.1 Modalidad de la investigación ... 47
2.2.1.1 Modalidad Cualitativa ... 47
2.2.1.2 Modalidad Cuantitativa ... 47
2.2.1.3 Cualitativa-cuantitativa ... 47
2.2.2 Tipos de investigación ... 47
2.2.2.1 Investigación aplicada ... 47
2.2.2.2 Investigación bibliográfica ... 48
2.2.2.3 Investigación de campo ... 48
2.2.2.4 Descriptiva... 48
2.2.3 Los métodos ... 48
2.2.3.1 Inductivo-Deductivo ... 48
2.2.3.2 Analítico-sintético ... 48
2.2.4 Las técnicas e instrumentos ... 49
2.2.4.1 Observación ... 49
2.2.4.2 Encuesta ... 49
2.2.4.3 Entrevista ... 49
2.2.5 Población y Muestra ... 49
2.2.5.1 Población... 49
2.2.5.2 Muestra ... 50
2.2.5.3 Interpretación de Resultados... 52
2.3 PROPUESTADELSISTEMA:MODELO,SISTEMA,METODOLOGÍA. 56 2.3.1 Modelo de cascada ... 56
2.3.1.1 Análisis y definición de requerimientos ... 57
2.3.1.2 Diseño del sistema y del software ... 57
2.3.1.4 Integración y prueba del sistema ... 58
2.3.1.5 Funcionamiento y mantenimiento ... 58
2.4 CONCLUSIONESPARCIALESDELCAPÍTULO ... 58
CAPÍTULO III ... 60
3. VALIDACIÓNYVERIFICACIÓNDERESULTADOSDELA INVESTIGACIÓN ... 60
3.1 MODELO,SISTEMA,METODLOGÍA,PROCEDIMIENTO ... 60
3.1.1 Introducción ... 60
3.1.2 Objetivo General ... 60
3.1.3 Objetivos Específicos ... 60
3.1.4 Diseño ... 61
3.1.5 Modelado de la base de datos ... 61
3.1.5.1 Modelo Físico ... 62
3.1.5.2 Modelo Lógico ... 63
3.1.6 Diccionario de datos. ... 64
3.1.7 Requisitos específicos ... 68
3.1.7.1 Interfaz de usuario ... 68
3.1.7.2 Diseño estándar del sistema ... 68
3.1.8 Formularios ... 69
3.1.8.1 Inicio de sesión y autenticación de usuario ... 69
3.1.8.2 Principal ... 69
3.1.8.3 Formulario del menú sistema ... 70
3.1.9 Conexión ... 70
3.1.9.1 Arquitectura ... 70
3.1.9.3 Seguridades ... 71
3.1.10 Requerimientos previos a la implementación del sistema ... 73
3.1.10.1 Requerimientos de hardware. ... 73
3.1.10.2 Requerimientos de software ... 73
3.1.11 Manual del usuario (Ayuda del sistema) ... 74
3.1.11.1 Formularios ... 74
3.1.12 Manual técnico ... 78
3.1.12.1 Acceso a la base de datos ... 78
3.1.12.2 Crear base de datos ... 79
3.1.12.3 Respaldo de base de datos ... 82
3.1.13 Presupuesto ... 84
3.2 VALIDACIÓNDELAPROPUESTA ... 85
3.3 CONCLUSIONESPARCIALESDELCAPITULO ... 87
CONCLUSIONESGENERALES ... 88
RECOMENDACIONES ... 88
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN1.ORGANIGRAMAESTRUCTURALDEALMACÉN"TRES
ELEFANTES" ... 40
ILUSTRACIÓN2.ORGANIGRAMAFUNCIONALDEALMACÉN"TRES ELEFANTES ... 41
ILUSTRACIÓN3.REGISTRODECLIENTES ... 42
ILUSTRACIÓN4.REGISTRODEPROVEEDORES ... 42
ILUSTRACIÓN5.REGISTRODEORDENDECOMPRA ... 43
ILUSTRACIÓN6.REGISTRODEORDENDEVENTA ... 44
ILUSTRACIÓN7.REGISTRODECLIENTES ... 45
ILUSTRACIÓN8.REGISTRODEPROVEEDORES ... 45
ILUSTRACIÓN9.REGISTRODEORDENDECOMPRA ... 46
ILUSTRACIÓN10.REGISTRODEORDENDEVENTA ... 46
ILUSTRACIÓN11.PREGUNTA1,2,3,4 ... 52
ILUSTRACIÓN12.PREGUNTA5,6,7,8... 53
ILUSTRACIÓN13.PREGUNTA1,2,3,4... 54
ILUSTRACIÓN144.PREGUNTA5,6,7,8... 55
ILUSTRACIÓN15.CICLODEVIDADELSOFTWARE ... 57
ILUSTRACIÓN.16MODELOFÍSICODELABASEDEDATOS ... 62
ILUSTRACIÓN17.MODELOLÓGICODELABASEDEDATOS ... 63
ILUSTRACIÓN18FORMULARIODEAUTENTICACIÓNDEUSUARIOS, ... 69
ILUSTRACIÓN19FORMULARIOPRINCIPAL, ... 69
ILUSTRACIÓN20FORMULARIOPRIMARIO, ... 70
ILUSTRACIÓN21ARQUITECTURADECONEXIÓNDELSISTEMA ... 70
ILUSTRACIÓN23FORMULARIODEAUTENTICACIÓNDEUSUARIOS, ... 74
ILUSTRACIÓN24FORMULARIOPRINCIPAL, ... 75
ILUSTRACIÓN25FORMULARIOPRIMARIO, ... 75
ILUSTRACIÓN26DOCUMENTODEVENTAS, ... 76
ILUSTRACIÓN27FORMULARIODEEGRESOS, ... 76
ILUSTRACIÓN28SOLICITUDES, ... 77
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA1.PREGUNTA1,2,3,4 ... 52
TABLA2.PREGUNTA5,6,7,8 ... 53
TABLA3.PREGUNTAS1,2,3,4 ... 54
TABLA9TABLACATEGORÍA, ... 64
TABLA10TABLADOCUMENTO, ... 64
TABLA11TABLADEDETALLEDEDOCUMENTO, ... 65
TABLA12TABLAEMPLEADO, ... 65
TABLA13TABLAPARÁMETROS, ... 66
TABLA14TABLAPERSONA, ... 66
TABLA15TABLAMOVIMIENTO, ... 67
TABLA16TABLADEUSUARIO, ... 67
TABLA17CONCESIÓNDEPRIVILEGIOSAUSUARIOSDELSISTEMA, ... 72
TABLA18REQUERIMIENTODEHARDWARE, ... 73
TABLA19REQUERIMIENTODESOFTWARE, ... 74
TABLA20CÁLCULODEPRESUPUESTO-CÁLCULODEDESARROLLO, .. 84
TABLA21CÁLCULODEPRESUPUESTO-COSTODEIMPLEMENTACIÓN, 84 TABLA22CÁLCULODEPRESUPUESTO-GASTOENRECURSOS MATERIALES, ... 85
TABLA23:CÁLCULODEPRESUPUESTO,GASTOENSERVICIOS. ... 85
TABLA24CÁLCULODEPRESUPUESTO-GASTOENSERVICIOS,... 85
ÍNDICE
DE
ANEXOS
ANEXO 1……….CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DE LA TESIS
ANEXO 2 ………CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA
ANEXO 3……….CARTA DE SATISFACCION DE LA EMPRESA
1
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Actualmente la evolución tecnológica es totalmente acelerada, permanente y de
por hecho muy constante; lo cual viene ya a lo largo de todo este siglo, el
aparecimiento de nuevas y cada vez mejores herramientas poderosas dentro del
ámbito de la informática, con características, que en cada uno de sus roles y
establecimientos son verdaderamente potentes, llegando así a que cada uno de
los usuarios al alcance de éstas, puedan diseñar aplicaciones en varios ámbitos,
web, escritorio, móviles; con características totalmente de fácil manejo para los
usuarios finales.
Un sistema informático como cada sistema creado, se lo toma como el conjunto
de partes interrelacionadas, tales como hardware, software y del talento humano,
para que así se permita conllevar un procesamiento, tratamiento y
almacenamiento de la información. Cada una, determina su participación dentro
de un sistema, siendo así, que en el hardware se incluyen equipos o dispositivos
electrónicos de índole física.
El software en términos generales incluye al sistema operativo, aplicaciones
teniendo una participación clave dentro de la interacción entre el usuario y el
sistema. Y, por último, pero no menos importante el talento humano encargado
de crear, mantener y dar un soporte especifico a los sistemas, para así conseguir
una satisfacción por parte de los clientes a la hora de su utilización.
Dentro de la recopilación de información dentro de la empresa Tres Elefantes del
cantón Quinindé, se pudo claramente establecer que no se cuenta con
antecedentes en la aplicación al tema de un Sistema que realice un control en
los procesos de compra y venta de productos.
Por otro lado, al realizar un análisis en el Centro de Desarrollo de Investigación
2
la determinación material relacionada con la presente investigación, se
encontraron los que se describen a continuación:
“Planificación de Recursos Empresariales orientado a la web para mejorar el
control de procesos de inventario y facturación en el departamento de
administración para la Empresa Digital Photo Express en la Ciudad de Santo Domingo”, Gualpa Pérez Mayra Jacqueline.
“Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) para el ingreso y
control de los procesos administrativos a los deudores en la cobranza y registro
de asistencia a los funcionarios de la comisaria del GAD municipal del cantón la Concordia”, Aguirre García Silvia Alexandra.
“ERP (Planificación de Recursos Empresariales) para el control de inventario del
departamento de proveeduría de la Gobernación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas”, Tlgo. Carlos Alberto Córdova Carrión.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Provincia de Esmeraldas se encuentran muchas empresas ferreteras las
cuales brindan servicio de compra y ventas de suministros de material de
ferretería en general, con lo cual se genera un gran flujo de información, de todos
los compradores y proveedores de cada empresa, esto permite que las mismas
crezcan de manera exponencial para mejorar el servicio a los clientes.
Muchas empresas no le dan la importancia que se debería al uso de la tecnología
por lo que es de suma importancia para el desarrollo de las mismas ya que se
requiere hoy en día empresas que compitan en el mercado electrónico y que
tengan sistemas de información adecuado a sus necesidades.
Los progresos en las denominadas (TI) tecnologías de la información, que
abarcan los equipos y aplicaciones informáticas y las telecomunicaciones, están
3
sociedad llamada Sociedad de la información o Sociedad de Conocimiento, que
viene a reemplazar a los dos modelos socioeconómicos precedentes, la
sociedad agraria y la sociedad industrial.
En muchas ocasiones podemos apreciar que algunos negocios aun no entienden
lo importante que es el uso de las tecnologías, lo que no les permite crecer como
empresa y poder desarrollarse de una manera más eficiente en el mercado, con
lo que están perdiendo la oportunidad de obtener mayores ganancias y obtener
más clientes.
En la ciudad de Quinindé existen varias empresas que ofrecen el servicio de
compra y venta de material de ferretería en general, esta ciudad es muy conocida
por la gran cantidad de personas que llegan a la misma, para la compra y venta
de productos ferreteros, al ser una ciudad que conforma, parte principal de la
provincia como primer cantón palmicultor del país.
Hoy por hoy existen una gran cantidad de ferreterías que realizan las ventas de
manera manual, sin un control automático sobre el producto a comercializarse
(compraventa), conllevando a una falta de control.
Para una mejor comunicación dentro de las empresas dedicadas a la
comercialización de productos, en escala masiva, entre empleados,
administradores, clientes finales, proveedores; se requiere una gran cantidad de
información que debe fluir de unas personas a otras en función de la necesidad
de cada una para realizar su trabajo.
Almacén TRES ELEFANTES, es una empresa ubicada en la ciudad de Quinindé,
en la calle 5 de agosto y Manuel Alman, vía a Esmeraldas; misma que tiene una
trayectoria de 20 años constituida por una sociedad en común. Dentro de la línea
ferretera orientada a la compra y venta de materiales de ferretería en el cantón,
la misma que ha ido desenvolviéndose en un ambiente tecnológico escaso y sin
la correcta administración de la información que en esta se genera, y donde se
4
automatizado, de productos lo cual generaría un ahorro en tiempo de
consecución y minimización de cada uno de los procesos realizados.
Almacén TRES ELEFANTES, realiza comercializaciones de forma totalmente
lícita, contando con el personal adecuado para el manejo de cuentas, ingresos,
egresos, entre otras.
Sus clientes son personas naturales de diferentes áreas de la construcción,
carpintería, plomería, electricidad, entre otros. Por otro lado, están compañías
del sector (públicas y privadas), sub distribuidoras e instituciones de la provincia,
alcanzando una amplia gama de clientes por lo que se crea la necesidad de un
sistema de servicio al cliente para facilitar las compras y ventas de sus productos.
En correlación a la entrevista con el propietario del Almacén y en varias visitas
de observación, se pudieron detectar las siguientes falencias que están
conllevando a la generación de problemas:
Inconvenientes con el manejo de información y la atención a los usuarios,
ocasionando la pérdida de información en el flujo de datos de los clientes
proveedores, y retraso en la consulta de información de cada uno de ellos.
Congestiones a la hora de realizar compras por parte de usuarios cuando
hay gran afluencia de clientes, trayendo una gran inconformidad a los
clientes por la gran pérdida de tiempo a la hora de realizar sus pedidos.
Poseen la mayor parte de la información en cuadernos y agendas,
conllevando a que los informes en cierta parte resulten confusos,
cambiantes y por ende errados a la hora de la solicitud de clientes y
proveedores.
No se posee un control ordenado sobre la atención a proveedores,
situación un poco caótica a la hora de saber que productos están faltantes
5
No se mantiene información actualizada de los productos, situación que
genera grandes problemas a la hora de realizar los pedidos de productos
a los proveedores.
El proceso de inventarios es manual, lo que hacen lentas las operaciones
al momento de emitir proformas, o cualquier informe de productos en
bodegas.
Mantienen un mal control de precios de productos, no permiten establecer
promociones de ofertas y servicios, permitiendo que los clientes
desconozcan totalmente de productos y servicios, que convengan de
mejor forma a satisfacer su necesidad.
La faltan de detalles de los productos existentes, no permite conocer los
productos con mayor recaudación y por ende salida dentro y fuera de la
zona, y en cada sector comercial.
Al mantener procesos simplemente ayudados por aplicaciones como
Word, Excel, provoca que no exista una línea definida de procesos de
inventarios, adquisiciones, contables administrativos, que influirán de
manera categórica a la hora de tomar decisiones.
PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo mejorar el control en los procesos de compra y venta de productos del
almacén TRES ELEFANTES de la ciudad de Quinindé?
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El tema de investigación se realizará en la provincia de Esmeraldas,
específicamente en la ciudad de Quinindé, en las instalaciones de la ferretería “TRES ELEFANTES”, ubicada en la avenida 5 de agostos vía a Esmeraldas,
6
En almacén “TRES ELEFANTES”, existen varios departamentos dentro de su
estructura empresarial, de los cuales vamos a centrar nuestra atención en los
departamentos de compras y ventas, de productos de material de ferretería en
general, manteniendo centralizado los siguientes procesos de control clientes,
inventarios; para lo cual se realizará un sistema con entorno Web, en un lenguaje
de código abierto de programación, PHP, y utilizaremos un gestor de base de
datos de similar característica como MySQL.
OBJETO DE ESTUDIO Y CAMPO DE ACCIÓN
Objeto de estudio: Procesos de control de compra y venta.
Campo de acción: Control de compra y venta de productos.
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Desarrollo de Software Libre.
OBJETIVOS
Objetivo general
Implementar un sistema parametrizable (ERP), orientado a la Web, para el
control de los procesos de compra y venta de material de ferretería en general,
del almacén Tres Elefantes ubicado en la cuidad de Quinindé.
Objetivos específicos
Analizar la problemática de control de procesos los comerciales del
ALMACÉN TRES ELEFANTES de la ciudad de Quinindé.
Fundamentar de forma científica la investigación relacionada con la
7
Realizar el diseño de un sistema orientado a la Web, para la
automatización de procesos y realizar el control compras y ventas
realizados por el Almacén Tres Elefantes de la ciudad de Quinindé.
HIPÓTESIS
Con la implementación de un sistema informático parametrizable de planificación
de recursos (ERP), orientado a la web; se permitirá el mejoramiento de procesos
de compra y venta de material de ferretería en general, dando gran realce a la
gestión y control de cada uno de servicios que se conllevan dentro de la
empresa.
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
Variable independiente
Sistema informático parametrizable de planificación de recursos (ERP),
orientado a la web.
Variable dependiente
Procesos de compra y venta de material de ferretería en general
JUSTIFICACIÓN
Las tendencias del mercado actual y futuro obligan a las empresas a ser cada
vez más competitivas, eficientes y eficaces. Toda empresa que desee competir
en el mercado actual debería considerar la, información, como uno de los activos
de mayor y vital importancia, para su funcionamiento estructural, organizacional,
8
Por esta razón, es necesario que el almacén “TRES ELEFANTES”, disponga de
los sistemas de información adecuados para suministrar rápida y eficientemente
la información. En la mayoría de casos, las empresas distribuyen todos sus
sistemas de información en varias aplicaciones, con la ineficiencia y repetición
de datos que esto supone. Por ello una opción adecuada y apropiable para la
empresa es la funcionabilidad de un sistema ERP, que en nuestra investigación
lo orientaremos a la Web, para obtener mejores resultados, y seguridad de
nuestra información y procesos a automatizar.
Con la implementación de este sistema se mejorarán los procesos de la
empresa, ya que se podrán controlar los procesos de compra y venta de material
de ferretería en general, además del control de los productos en bodegas
mediante inventarios organizados. Incluyendo un completo mejoramiento en el
control y registro de clientes y proveedores, el cual dará un giro completamente
automatizado y se podrá conocer con los que la empresa cuenta internamente y
lo que sale en ventas con reportes detallados; manteniendo una imagen de
mayor calidad ante las demás empresa y clientes, llevando así a generar una
satisfacción y convertir esto en factor de orgullo de pertenecer a una empresa
con estos giros y avances en su estructura.
Con el desarrollo e implementación del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP), manteniéndolo dentro de un entorno Web para el control de los procesos de compra y venta del almacén “TRES ELEFANTES”, estaremos
cumpliendo con la etapa de proyección de todos los conocimientos adquiridos
durante la etapa universitaria, en la carrera de Ingeniería en Sistemas, misma
que permitirá la obtención del título de Ingeniero en Sistemas e Informática,
llevando junto con esto el descubrimiento de nuevas perspectivas profesionales
que traerán consigo experiencias que servirán en próximos proyectos en el
9
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA Aporte Teórico
El aporte teórico que proporciona el desarrollo de la investigación es el de
fortalecer
bases teóricas y fundamentales del software libre, que tratan sobre los procesos
de administración, compra y venta de la gestión empresarial en el campo de
materiales de construcción, mismo que llegará a ofrecer como consulta para los
usuarios que tengan poco conocimiento, en lo referente a sistemas informáticos
(ERP) orientado a la Web.
Significación Práctica
La significación práctica que enmarca la presente investigación consistirá en
hacer la implementación de un sistema informático (ERP) orientado a la web, en
software libre que será de gran ayuda y de uso diario para evitar los inconvenientes que se presentan en el almacén “TRES ELEFANTES”.
Novedad Científica.
La novedad científica que se determina en la investigación de acuerdo el tema
propuesto es de automatizar procesos, específicamente el proceso de gestión
de compra, venta y administración mediante la implementación de un sistema
informático (ERP) utilizando para su desarrollo y planificación, herramientas de
software no privativos, fomentando de esta manera en nuestra sociedad una
cultura que promueva el uso del software libre en sistemas y equipos
informáticos, fortaleciendo el decreto ejecutivo número 1014 aprobado el 10 de
abril de 2008 en el Ecuador, especialmente para las entidades de la
administración pública, mismas que en el ámbito privado dan una gran
10
CAPITULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Un problema que afecta comúnmente a una empresa es la falta de comunicación
entre sus áreas y departamentos. Esto ha sido la raíz de las múltiples pérdidas
económicas y fracasos, de empresas de varios ámbitos en la zona.
Lograr una integración empresarial es un reto que depende mucho del recurso
humano de la empresa y que el mismo conlleva a tener de manera muy presente
el recurso económico, dentro de los factores mencionados, más que cualquier
otro de los que tengan involucrados el funcionamiento de la empresa. Sin
embargo, hoy en día el uso de la tecnología se vuelve un aspecto más cotidiano
y versátil entre la sociedad común y el mundo empresarial; dentro del cual un
software puede ayudar mucho a la integración de las mismas.
Esta integración sería una ventaja en un establecimiento comercial, tomando en
cuenta nuestra investigación sería altamente ventajoso en un almacén ferretero,
donde se prioriza y caracteriza por brindar un servicio ágil a la hora de generar
transacciones de compra y venta. Estas empresas contienen diferentes áreas y
departamentos por lo cual sus clientes y proveedores generan una gran infinidad
de datos que son importantes a la hora de tomar decisiones, y gestión, creando
así una dependencia, alta para que el servicio ofertado sea completamente
exitoso.
Siendo así que, para poder satisfacer esta gran dependencia, los datos requieren
de un motor de procesamiento veloz que permita a los dueños de la empresa
11
1.2 ANALISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS 1.2.1 Los sistemas de información
Según (Fernández Alarcón, 2006) “Los sistemas de información se definen como
un conjunto de componentes interrelacionados, que recolectan (o recuperan),
almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el
control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, los
sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.”
(pág. 12)
Según, (Cobarse-Morales, 2013) “el conjunto coordinado de contenidos y
servicios, basados en tecnologías digitales y en red, que una organización pone
a disposición de sus stakeholders (personas con interés en la misma) internos y
externos, para facilitarles la producción y el consumo de conjuntos estructurados
y selectos de datos, orientada a convertirse en información de valor para la actividad de la organización.”
En este mismo sentido (Beynon & Davies, 2014) afirma que, “el pensamiento
sistémico emplea el concepto de sistema: un todo organizado en el que las
partes están relacionadas entre sí, lo que genera propiedades emergentes y tienen algún objetivo.” (pág. 49)
Dentro de lo que respecta a los sistemas propiamente dichos existe un
sinnúmero en cuanto a las características que deben tener y maneras de
funcionar, sin embargo, no ocurre lo mismo con el concepto de sistema de
información, del cual existen variedad en definiciones, matices y escuelas.
Hablando en términos generales, podemos decir que un sistema de información
es un conjunto de componentes interrelacionadas entre sí para alcanzar un fin
determinado, especializado en satisfacer las necesidades de información de una
organización. Estos componentes pueden ser personas, datos, actividades o
recursos materiales en general, los cuales procesan la información y la
12
1.2.2 Características de un sistema de información
El concepto de (Gómez Vietes & Suárez Rey, 2012) indica que:
Si tuviéramos que resumir con una sola frase el principal cometido de un sistema
de información dentro de una organización, podríamos afirmar que este se
encarga de entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el
formato adecuado, a la persona que la necesita dentro de la organización para
tomar una decisión o realizar alguna operación justo en el momento que esta
persona necesita disponer de dicha información. (pág. 29)
La información será útil para toda organización en la medida en que facilite la
toma de decisiones, y para ello, ha de cumplir una serie de requisitos, entre los
que cabe citar:
Exactitud: la información ha de ser precisa y libre de errores. Comprensión: la información debe ser inteligible para el usuario
de la misma. Se requiere en este aspecto sobre todo la precisión a
nivel conceptual y terminológico.
Completitud: la información debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes para la persona que la va a utilizar. Economicidad: el coste en que se debe incurrir para obtener la
información debería ser menor que el beneficio proporcionada por
ésta a la organización.
Confianza: para dar crédito a la información obtenida, se ha de garantizar tanto la calidad de los datos utilizados, como la de las
fuentes de información.
Relevancia: la información debería presentar el nivel de detalle indicado a la decisión que se destina. Se debe proporcionar con la
presentación y el formato adecuados, para que resulte sencilla y
13
Oportunidad: se debe entregar la información a la persona que corresponde y en el momento en que esta la necesita para poder
tomar una decisión.
Verificabilidad: la información ha de poder ser contrastada y comprobada en todo momento.
1.2.3 Clasificación de los sistemas de información
Los sistemas de información pueden clasificarse de varias maneras de acuerdo
con el concepto de (Beynon & Davies, 2014):
En general, podemos clasificarlos en una dimensión vertical y otra horizontal.
Verticalmente, hacemos una distinción de los tres niveles de actividad humana y
de toma de decisiones que admiten los sistemas de información.
Horizontalmente hacemos una distinción de los tipos de organizaciones en los
que se aplican los sistemas de información. (pág. 72)
1.2.3.1 Sistemas de información horizontales
Buena parte de la literatura moderna se centra en los sistemas de información
relevantes para las organizaciones o empresas del sector privado. Sin embargo,
los sistemas de información son igualmente importantes para las organizaciones
del sector público. (pág. 72)
1.2.3.2 Sistemas de información verticales
Una de las tipologías convencionales distingue tres tipos principales de sistemas:
sistemas de procesamiento de transacciones (TPS), sistemas de información
para la gestión (MIS) y sistemas de apoyo a la decisión (DSS), sistemas de
información ejecutiva (EIS). (pág. 73)
14
Tenemos también una directriz de clasificación en función de su finalidad.
Conllevando de una forma global, puede considerarse que existen dos funciones
básicas para los sistemas:
Soporte a las actividades operativas, que da lugar a sistemas de información para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nomina,
pedidos y, en general, lo que se denomina gestión empresarial) o también
sistemas que permiten el manejo de información menos estructurada:
aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería. (pág.
73)
Soporte a las decisiones y el control de gestión, que puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial
(mediante salidas de información existentes) o a través de
aplicaciones específicas, como se presentara en este apartado. (pág.
41)
Así mismo, también resulta habitual clasificar los sistemas en función del tipo de
función a la que se dirigen: financiera, recursos humanos, marketing, etc., si bien
conviene indicar que en la actualidad resulta complejo establecer fronteras
rígidas en los sistemas que ofrece el mercado. (pág. 41)
(Kendall & Laudon, 2010) Afirma que, de hecho:
Las empresas grandes y medianas tienen miles de programas de cómputos y
cientos de sistemas distintos. Incluso las pequeñas empresas tienen un conjunto
de sistemas diferentes: uno para realizar campañas de correo electrónico para
los clientes, otro para supervisar los anuncios publicados en Google, uno más
para dar seguimiento a las transacciones de ventas básicas, otro para
mantenerse al tanto de los distribuidores, etc. A primera vista puede resultar
complicado entender todos los sistemas de una empresa, más difícil aun
comprender como se interrelacionan. Describimos esta compleja situación
teniendo presentes estos diversos sistemas desde dos perspectivas: una
15
y otra por parte de los usuarios, que identifica los sistemas en términos de los
principales grupos de la organización a que dan servicio. (pág. 44)
1.2.4 Los sistemas desde una perspectiva funcional
1.2.4.1 Sistemas de ventas y marketing
Para (Kendall & Laudon, 2010):
La función de ventas y marketing es vender los productos o servicios de la
organización. A marketing le corresponde identificar los clientes para los
productos servicios de la empresa, determinar que necesitan o desean, planear
productos y servicios para satisfacer sus necesidades, así como anunciar y
promover estos productos y servicios. (pág. 45)
1.2.4.2 Sistemas de manufactura y producción
Los sistemas de manufactura y producción están relacionados con la planeación,
el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción; el
establecimiento de las metas de producción; la adquisición, almacenamiento y
disponibilidad de los materiales de producción, así como la programación de
equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos para obtener
productos terminados. (pág. 45)
1.2.4.3 Sistemas financieros y contables
La función financiera, es administrar los activos financieros de la empresa como
el efectivo, las acciones, bonos, y otras inversiones, con el fin de maximizar su
rendimiento. También se encarga de administrar la capitalización de la empresa
(buscando nuevos activos financieros en acciones, bonos u otras formas de
16
de la empresa, ingresos, desembolsos, depreciación, nomina, para dar cuenta
de sus flujos de fondos. (pág. 47)
1.2.4.4 Sistemas de recursos humanos
La función de recursos humanos es atraer, desarrollar y mantener la fuerza de
trabajo de las empresas. Apoyan actividades como identificar empleados
potenciales, llevar registros completos de los empleados existentes y crear
programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados. (pág.
51)
1.2.5 Los sistemas desde la perspectiva de los usuarios
1.2.5.1 Sistemas de procesamiento de transacciones
Consiste en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones
ordinarias cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa como
captura de órdenes de ventas, reservaciones hoteleras, nomina, mantenimiento
de los registros de empleados y el embarque de pedidos. (pág. 52)
1.2.5.2 Sistemas de información gerencial
Los MIS, proporcionan a la Gerencia intermedia informes sobre el desempeño
actual de la organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar
la empresa y pronosticar su desempeño futuro. Esta información se utiliza para
supervisar y controlar la empresa y pronosticar su desempeño futuro. (pág. 53)
1.2.5.3 Sistemas de apoyo a ejecutivos
Ayudan a la alta dirección a tomar decisiones, auxilian en las decisiones no
rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque nos hay un
17
generalizado de cómputo que se puede aplicar a un cambiante conjunto de
problemas. (pág. 57)
Los sistemas de información, han venido contribuyendo con una gran evolución
a partir de su utilización como medio para la automatización de los procesos
operativos hacia fuentes de información que sirven de base para el proceso de
toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto para, que sus
diferentes etapas finales todas estas puedan convertirse en una herramienta
poderosa para poder obtener las mayores ventajas competitivas mediante su
implementación y tomándolo como motivo de apoyo al máximo nivel de la
empresa. Se referencia que hoy en día se utiliza en un grado alto la tecnología
de información para apoyar y automatizar las actividades de las empresas,
siendo de vital importancia dentro de estas contar con un plan adecuado para
lograr las mayores ventajas del uso de la tecnología.
1.2.6 Uso de los sistemas de información
En su publicación (Beynon & Davies, 2014):
La usabilidad se manifiesta en la forma que un SI, se incorpora dentro de la
actividad humana. La usabilidad de un sistema de información es la facilidad con
la que se puede utilizar un sistema para el propósito con el que fue creado. La
usabilidad es evidente en la interfaz hombre-máquina, el lugar donde el usuario
interactúa con el sistema TI. (pág. 9)
Podemos distinguir entre los efectos de primer y de segundo orden. Los efectos
de primer orden afectan los aspectos de uso. Los efectos de segundo orden
afectan el impacto de los SI, sobre las actividades de los individuos, grupo y de
la organización en conjunto. Su utilización es sobre todo un problema de
usabilidad; sin embargo, debemos reconocer que puede que no se usen muchos
sistemas en la actualidad al ser abandonados antes de que lleguen a utilizarse.
18
Los SI son una base fundamental actualmente dentro de cada organización sin
importar a que se dedique, ya que gracias a estos se puede ser más eficiente en
todos los procesos desarrollados dentro de ella, manejando eficientemente cada
uno de sus procesos lo que le permite ahorrar tiempo, dinero y ser más exitoso
cada día. Considero que los sistemas de información forman el sistema nervioso
de las organizaciones, pues si el sistema de información de la organización no
es eficiente, no se llevan a cabo las etapas de los ciclos administrativos y
económicos, sino se cumplen tarde o en forma deficiente.
1.2.7 Funciones de los sistemas de información
Según (Heredero, Medina Salgado, & Hermoso Agius, 2013), un sistema de
información, para alcanzar sus objetivos, ejecuta al menos tres actividades
claramente diferenciadas:
Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de
entrada a un proceso (INPUTS).
Almacena información y actúa sobre los datos para generar y
producir información (PROCESSING).
Distribuye información elaborada para el usuario final (directores,
ejecutivos, administrativos, etc.) (OUTPUTS).
Por tanto, para ser eficaz, debe realizar de forma sistemática cuatro tipos de
funciones generales: recogida y registro, acopio o acumulación, tratamiento o
transformación y difusión de la información. (pág. 24)
1.2.7.1 Recogida y registro de la información
Es la actividad de registrar o capturar la información para que pueda ser utilizada
de forma adecuada con posterioridad, sin errores y con el menor coste posible.
Esta fase se materializa en la creación de un soporte físico adecuado al tipo de
19
1.2.7.2 Acopio o acumulación
Consiste en agrupar informaciones recogidas en lugares o momentos diferentes
del tiempo, en espera de ser tratadas en cantidades económicamente
convenientes, o en el momento más adecuado.
Desde un punto de vista general, la información contenida en un Sistema de
Información puede ser de tres tipos:
Informaciones elementales o datos de base, que representan todo tipo de informaciones que no han sufrido tratamiento alguno, excepto su
registro en un soporte físico.
Información elaborada o de resultados; información directamente, utilizable por los miembros de la administración de la empresa para tomar
decisiones.
Información sobre tratamientos: definen operaciones de transformaciones a realizar sobre los datos de base y que permitan
diseñar los procesos manuales o automáticos de obtención de los
resultados anteriores. (pág. 25)
1.2.7.3 Tratamiento o transformación de la información
Supone la manipulación a efectuar con la información para pasar los datos de
base a los resultados utilizando unos medios concretos. Estas manipulaciones
comprenden operaciones o cálculos elementales efectuados en un orden
determinado. Se pueden distinguir tres clases de operaciones de este tipo (pág.
25):
Operaciones de orden o de clasificación a través de las que se ordena la
información con arreglo a algún criterio establecido.
20
Operaciones de transferencia de información.
1.2.7.4 Difusión de la información
Consiste en crear informaciones elaboradas con vistas a su explotación para
dirección y la gestión. Una vez elaborada la información tiene que llegar a los
lugares donde se adopta las decisiones, debiéndose almacenar de forma que
este accesible cuando se necesite, ya que de nada sirve conocer la existencia
de una determinada información si no se puede acceder a ella o se encuentra
fuera de nuestro alcance.
La difusión de la información debe realizar de manera legible y en el soporte
adecuado, en el momento en el que se precise y a quienes la dirección de la
compañía autorice a su acceso. (pág. 26)
Tomando en consideración los conceptos expuestos por los autores
mencionados se puede obtener la referencia que dentro de un sistema de
información, existen funciones básicas y principales de la información que van
desde la recogida, extraída y analizada, transformada, almacenada y en su etapa
final difundida, por ende son pilares que enmarcan un sistema de información
dentro de una estructura general, tomando en consideración las diferentes
esquemáticas que manejan cada uno de ellos, sobre los detalles de cada etapa.
1.2.8 Planificación de recursos empresariales (ERP)
1.2.8.1 Definición
Según (Reyes Ramos, 2013):
Empezaremos con un ERP que es un software de gestión de diferentes áreas de una organización. Existen diferentes ERP’s, dependiendo de la complejidad y
21
ERP (Enterprise Resource Planning), es un software que integra varias
actividades de gestión dentro de una compañía, con módulos como; inventario,
producción, logística, contabilidad, etc. Permite gestionar los procesos de la
organización de las diferentes áreas y tener una información centralizada. (pág.
96)
Mientras que (Gil Estallo, 2013) indica que:
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (Enterprise
resource planning) son sistemas que integran y gestionan la mayoría de las
operaciones de una organización que surgieron a principios de los años 1990 a
fin de hacer realidad la vinculación horizontal del conjunto de los procesos
operacionales de cualquier tipo y naturaleza que tienen lugar en una
organización. (pág. 215)
La Planificación de Recursos Empresariales tiene sus antecedentes en la
Planificación de Recursos de Producción (MRPII) y éste en su precedente la
Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP gestionan
y controlan la producción, la logística, la distribución, los inventarios, la calidad,
las personas, las facturas, las finanzas y la contabilidad. (pág. 215)
Los ERP posibilitan según, (Gil Estallo, 2013):
La automatización de los procesos empresariales de la organización
(compras, facturación, ventas y otras).
Una importante recogida de datos que dejan dichos procesos
empresariales, convirtiendo los mismos en información operacional que
permite ejecutar y controlar dichas operaciones (pág. 215).
Hoy en día nos enfrentamos, a una época en donde la información se genera de
manera casi inmediata en cada uno de los rincones del mundo, en cada una de
las empresas y organizaciones constituidas, en todos sus niveles dentro del
ámbito empresarial, en donde se necesita tener a la mano y de la manera más
rápida, en donde esta información puede significar la emisión de un informe para
la toma de una decisión; estos avances han venido obligando de la misma forma
22
sistemas de planeación de recursos empresariales, para ayudar la gestión, y
organización de la información en las empresas.
1.2.8.2 Características y componentes de los sistemas ERP’s
Según (López Hermoso & Montero Navarro, 2010):
En la definición de ERP ya abordamos las dos características que diferencias
este tipo de aplicaciones del resto de herramientas software. No obstante, los
sistemas ERP poseen otros rasgos de entre los cuales destacan: (pág. 78):
Controlan las principales actividades de la compañía e incrementan el
servicio al cliente, mejorando la imagen de la empresa.
Distribuyen la información a lo largo de toda la compañía.
Consiguen una completa integración de los sistemas de información no
solo a lo largo de los departamentos de una unidad de negocio sino
también a lo largo de todas las unidades bajo una misma administración.
Permite la introducción automática de las últimas tecnologías tales como
la transferencia electrónica de fondos, el intercambio electrónico de datos,
internet, intranet, videoconferencias, comercio electrónico.
Ayuda a eliminar la mayoría de problemas tales como la escasez de
materiales, el servicio al cliente, la gestión de tesorería, gestión de
inventarios.
No solo trata las necesidades presentes de la compañía, sino que también
ofrece la posibilidad de refinar y mejorar continuamente los procesos de
negocio.
23
Con respecto a los componentes que forman un ERP no podemos elaborar un
listado cerrado por dos razones. En primer lugar, la diversidad de proveedores
de este tipo de software hace que la parte estándar del mismo no sea
homogénea entre las distintas ofertas si bien existen ciertos módulos comunes
a todas ella (que son los que enumeraremos). Por otro lado, tal y como hemos
puesto de manifestó, los ERP ofrecen la posibilidad de añadir nuevos
componentes a la aplicación estándar que se suministra por el proveedor, de tal
forma que cada herramienta será adaptada según las características propias del
sector industrial en el que opera la compañía. Siendo así se determinan en un
modelo estándar los siguientes componentes según (pág. 79):
Ventas y marketing.
Gestión de materiales.
Control de la cadena de suministro.
Gestión financiera.
Planificación y gestión de la producción.
Comunicaciones con estaciones remotas.
Desarrollo de soluciones.
Según (Menguzzto Boulard, 2011):
Los sistemas ERP reúnen las siguientes características:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
24
Modulares, teniendo en cuenta que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información
que comparten y que se generan a partir de sus procesos, los ERP se
encuentran divididos en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos de una empresa.
Adaptables, los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o
parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno (pág. 134).
Debemos partir de que no hay un ERP “perfecto”, sin embargo, dependiendo de
las necesidades particulares de la empresa u organización y estilos de gestión,
algunos serán más adecuados que otros. Dentro de esta enmarcación, podemos
identificar la claridad de los sistemas ERP, desde donde se comprenden con sus
bases, y en la medida de la necesidad de las empresas la escalabilidad siempre
esta como una de sus principales características; permitiendo así que se adapten
a la principal y emergente necesidad de la empresa, dotando de la información
requerida.
1.2.8.3 Importancia, ventajas y desventajas de los sistemas ERP
(Cruz Jiménez, 2013) indica que la importancia de los sistemas informáticos de
gestión en las empresas es indudable. Cualquier área de la empresa se ve
beneficiada por la implantación de un sistema informático que dé soporte a sus
tareas u operaciones y permita control de todos sus procesos. Hay áreas
empresariales donde los sistemas informáticos tienen una importancia vital y, en
la actualidad, su funcionamiento es impensable sin su presencia. (pág. 8)
Los sistemas ERP, integran toda la información y la ponen a disposición de todas
las áreas de la empresa. Las tres características fundamentales de estos
sistemas son integración adaptabilidad y modularidad. (pág. 8)
Por su parte (Moncayo, 2007) indica que la realidad es que basada en la
25
especializadas en soluciones Web, creo que el concepto de negocios digitales
abarca mucho más que lo relacionado a las aplicaciones Web, aunque es cierto
que éstas son parte importante, pues canalizan cierto segmento del proceso de
un negocio digital. Pero no lo son el todo. Entiendo que puede ubicarse este tipo
de soluciones como interface entre los clientes y el sistema ERP de la empresa,
con cierta importancia. Como también pueden ser parte de la estrategia de
comunicación interna y externa de una compañía. (pág. 116)
(Moncayo, 2007) afirma que, a lo largo de los años de desarrollo de los sistemas
de información, a medida de las necesidades de la información crecían, las
distintas áreas de la empresa (producción, aprovisionamiento, inventario,
contabilidad, finanzas, comercial y venta, recursos humanos, etc.) se iban
abasteciendo de datos y construían sus propias aplicaciones. Con ello, cada área
se ajustaba a sus propias necesidades de información, pero generaban
duplicidades, errores, falta de integridad de los datos que, siendo relativos a los
mismos conceptos resultaban ser diferentes en distintas áreas donde compartían
ese dato. A partir de esto, se genera la integración como principio básico que
perseguía para hacer más eficientes los sistemas de información. (pág. 155)
(Heredero, Medina Salgado, & Hermoso Agius, 2013) indica que:
“Integrar cuesta dinero y tiempo y suele ser un proceso frustrante y tedioso.
Cuando la empresa tiene una situación de partida con distintos sistemas y
arquitecturas de hardware, aisladas y obsoletas que pretende coordinar y
modernizar con inversiones en nuevas TIC, deberá tener en cuenta los cambios
en los procesos. Si no, fracasara en sus expectativas de conseguir las ventajas
competitivas esperadas con esa nueva tecnología. Los ERP, son sistemas de
información integrales que permiten la ejecución y automatización de los
procesos de negocio de todas las áreas funcionales de un modo coordinado.
(pág. 156)
Estos sistemas, que se apoyan en una infraestructura común de TIC para toda
la empresa, pueden ser adquiridos en forma de paquetes de software o como un
26
personalización que implica tiempo e incremento de coste, pero que es
fundamental para el buen aprovechamiento de estos sistemas. (pág. 156)
Por otro lado, no conviene olvidar que adquirir y poner en funcionamiento un ERP
puede, y de hecho así ocurre en muchos casos, afectar a toda la organización y
producir cambios en procesos de negocio, cultura, rutinas, etc. Por último,
recogemos algunas de las ventajas y desventajas más relevantes, de la
incorporación de este tipo de soluciones para la gestión de la información interna,
según interpretación de: (pág. 156):
1.2.8.4 Ventajas
Optimización de costes por disminuciones de personal o aumento de la
eficiencia al acceder a mejorar información más fácilmente.
Orientación a procesos ya que los softwares suelen incorporar las mejores
prácticas de referencia.
Mejorar las relaciones de la empresa con otros agentes.
1.2.8.5 Desventajas
Debido a que admiten desarrollos posteriores puede ocurrir que:
o Un área se desarrolle más que otra provocando cierto desequilibrio
interno.
o Todas intenten desarrollarse por igual haciendo los procesos de
mejora más lentos y por lo tanto menos flexibles.
Que otros agentes con los que se trabaja habitualmente (proveedores,
clientes) no trabajen con herramientas de este tipo lo que reduce las
capacidades del ERP.
Los paquetes ERP, están formados por una serie de herramientas de
27
formado por tres componentes integrales: una serie de prácticas de
administración de negocios, distintas tecnologías informáticas, y una serie de
objetivos de negocios detallados. La ventaja de un sistema es que permite
integrar todas estas actividades en un único sistema inteligente que nos permitirá
relacionar información y operar distinto tipo de información en tiempo real. Cabe
recalcar de la misma forma que la implementación de este tipo de sistema de
información conlleva una leve desventaja la cual es la inversión en un ambiente
no adaptable al sistema, por tal razón direcciona a analizar previamente el ámbito
empresarial donde vaya a ser aplicado para tener el máximo de aprovechamiento
del mismo.
1.2.9 Procesos administrativos
1.2.9.1 Definiciones de Administración
Según (Lopez Herrera, 2012), la administración es el entorno que da sentido a
los principios de la eficiencia productiva; la administración es la disciplina
habilidosa que mejor utiliza la conducta de los humanos y sus conocimientos,
empleando técnicas para optimizar la velocidad. Se describe como “la capacidad
para planear, organizar, y controlar, los recursos óptimamente, a través del
trabajo en equipo con rapidez”. (pág. 212)
Mientras que (Griffin, 2011) indica que es el conjunto de actividades, incluye
planeación y toma de decisiones, organización, dirección y control, dirigidos a
los recursos de una organización (humanos, financieros, físicos, y de
información) con el fin de alcanzar las metas organizacionales de manera,
eficiente y eficaz. (pág. 5)
(Amaru, 2009) lo toma como el proceso de tomar decisiones sobre los objetivos
y la utilización de los recursos. Abarca cinco tipos principales de decisiones,
llamadas también procesos o funciones: planeación, organización, liderazgo,
28
Basado en las definiciones de los autores podemos, indicar que la
administración, es una ciencia encargada de la planificación, organización,
dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, etc.) de toda organización grande y mediana; todo esto con el fin
de obtener el máximo provecho posible alcanzar en las mismas, conllevando a
que este sea económico o a su vez social, siempre considerando en objetivo
principal de la organización.
1.2.9.2 Funciones de la Administración
Según (Lopez Herrera, 2012) la administración es un proceso cíclico dinámico
para fundamentar (pág. 168):
a) La Planeación
b) La Organización, y
c) El control
Lo sobresaliente de las funciones administrativas básicas, es que forman un ciclo
continuo, dinámico y cerrado; porque el control como la etapa final, debe
ajustarse con la planeación para retroalimentar el fin del ciclo con el inicio; o esa
compara resultados con lo planeado para ajustar desviaciones. El proceso para
administrar requiere de un gran dinamismo para lograr la eficiencia productiva;
esto lo podemos comprobar muy fácilmente; ya que cualquier función del
proceso administrativo requiere de las otras funciones; por ejemplo, la
planeación requiere organizarla y de controlarla; la organización requiere de
planearla y controlarla; y para el control es necesario planearlo y organizarlo.
(pág. 168)
(Serrano Nájera & López, 2011) indica que muchos estudiosos y administradores
se han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita
el análisis de la administración. Así pues, al estudiar la administración es de gran
