UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
INFORME FINAL DE ESTUDIO CASO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA AM PRESS - AGENCIA DE PUBLICIDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTORA: CARRASCAL PINEDA MARÍA DANIELA.
TUTORA: ING. CARRERA CUESTA PAOLA YESENIA, MSC.
APROBACIÓN DE LA TUTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICÓ QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Srta. CARRASCAL PINEDA MARÍA DANIELA, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, C.P.A., Facultad de Sistemas Mercantiles con el tema “
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA
LA EMPRESA AM PRESS - AGENCIA DE PUBLICIDAD DE LA
CIUDAD DE IBARRA”,
ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes – UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.Ibarra, julio del 2019
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, CARRASCAL PINEDA MARÍA DANIELA, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría C.P.A., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A., son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, julio del 2019
Carrascal Pineda María Daniela CI.: 1004820674
DERECHOS DE AUTORA
Yo, CARRASCAL PINEDA MARÍA DANIELA, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, julio de 2019
Carrascal Pineda María Daniela CI.: 1004820674
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Valenzuela Chicaiza Carmen Verónica. Mgs. En calidad de lectora del Estudio de Caso.
CERTIFICÓ:
Que el presente Trabajo de Titulación realizado por la estudiante Carrascal Pineda María Daniela, sobre el tema: “
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS PARA LA EMPRESA AM PRESS - AGENCIA DE
PUBLICIDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA”,
ha sido cuidadosamente revisado por la suscrita, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.DEDICATORIA
El presente trabajo va dedicado principalmente a mi hermano Luis, por ser mi ejemplo a seguir, por su apoyo incondicional y brindarme la oportunidad de cumplir un sueño en el transcurso de mi vida e inspirarme en todo momento para continuar con mis estudios y lograr mis metas y objetivos más anhelados.
A mis padres Alberto y Maruja, por su cariño, sus consejos, sacrificio, esfuerzo en todos estos años, por haberme inculcado valores tan importantes como el respeto y la humildad, a mis hermanos Jesús y Maribel, por estar presentes y acompañarme en todo momento difícil, por su apoyo a lo largo de esta etapa de nuestras vidas y ser el pilar fundamental en mi vida, en mi educación y por su incondicionalidad.
AGRADECIMIENTO
Quiero expresar mi gratitud a Dios por haberme dado vida y salud quien me permite sonreír ante todos mis logros que son resultado de tu ayuda, y me dio la oportunidad de lograr mis sueños más anhelados.
Gracias a mis padres, hermanos, abuela y tía por ser el pilar y el motor fundamental de mi vida, quienes me dieron fortaleza y fuerza para salir adelante con mis estudios universitarios, agradezco por estar presente en cada momento buscando lo mejor y ofreciendo lo mejor para mí. No ha sido fácil el camino, pero gracias a sus aportes, a su amor y a su inmenso apoyo, lo complicado de lograr esta meta se ha notado menos por lo cual les agradezco infinitamente por ser mi motivación y mi apoyo incondicional. De igual forma, agradezco a mi Tutora de tesis, que gracias a sus consejos y correcciones hoy puedo culminar este trabajo. A los Docentes que me han visto crecer como persona, y gracias a sus conocimientos hoy puedo sentirme dichosa y contenta.
RESUMEN EJECUTIVO
ABSTRACT
ÍNDICE GENERAL
Pág.
INTRODUCCIÓN ... 1
DESARROLLO ... 4
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL ... 4
Empresa ... 4
Clasificación de las empresas ... 4
Definición de la contabilidad ... 5
Inventario ... 5
Objetivo de la gestión de inventarios ... 6
La gestión de inventarios e importancia ... 6
Tipos de inventarios ... 6
Métodos de valuación de inventarios ... 8
Sistemas de inventarios ... 8
Kárdex ... 9
Control de existencias de inventarios ... 10
Razones financieras ... 11
Categorías de las razones financieras ... 11
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÒN ... 12
Modalidad de investigación ... 12
Tipos de investigación. ... 12
Métodos de investigación ... 13
Técnicas de investigación ... 13
Entrevista: ... 13
Instrumentos de investigación ... 13
Análisis a la evaluación del sistema de control interno ... 18
Análisis de conciliación de inventarios de materiales y herramientas ... 21
Análisis de indicadores financieros y su rentabilidad ... 23
Análisis de control de existencias ... 25
CONCLUSIONES ... 27
RECOMENDACIONES ... 29
BIBLIOGRAFÍA ... 31
LINKOGRAFÍA ... 33
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Procesos de la gestión de inventario ... 14
Tabla 2 Calificación del nivel de confianza y riesgo. ... 18
Tabla 3 Calificación de nivel de confianza y riesgo ... 20
Tabla 4 Materiales y herramientas ... 21
Tabla 5 Indicadores ... 23
ÍNDICE DE FIGURAS
INTRODUCCIÓN
La empresa AM PRESS – Agencia de Publicidad, está ubicada en la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, en las calles Juan de Dios Navas 2-64 y Av. Juan Rivadeneira, inicia sus actividades desde el año 2001, mantiene relaciones comerciales con empresas públicas y privadas, mediante contratación pública y directa, prestando servicio de gigantografías en alta resolución a gran formato, artículos promocionales, señalética industrial, material POP, impresión digital, adicional cuenta con equipo profesional externo para la ejecución de jingles publicitarios, videos corporativos, creación de páginas web, fotografías de estudio.
Los inventarios constituyen la lista de material, artículos con la que cuenta la empresa para cumplir con su objeto social, la necesidad de llevar un control, se genera del hecho de contar con material de calidad, stock necesario para satisfacer las necesidades de sus clientes. Es decir que la gestión de inventarios representa la clave para que una empresa cumpla con sus requerimientos en la cantidad y calidad que los usuarios requieran, además efectué los objetivos planificados.
Para Merli (2014), la gestión es la capacidad que posee una empresa para lograr importantes resultados operativos que la coloquen en posición de alcanzar el éxito tanto a corto, mediano y largo plazo, por otra parte Cruz (2017), define que lo importante de una buena gestión de inventarios contribuye a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes aportando al proceso comercial o productivo y favorecer con todo ello la puesta a disposición del producto al cliente; al mismo tiempo permite a la entidad tener una guía para lograr resultados positivos al término de un periodo contable. Dicha gestión es muy importante en una empresa porque permite tener un control adecuado de las entradas y salidas de mercaderías o productos.
Para Bastos (2016), la gestión de inventarios permite llevar un registro correcto y exhausto de los inventarios que permiten que las operaciones continúen; que no se produzcan retrasos por falta de productos o materias primas, proporciona reserva de productos para satisfacer la demanda de los clientes, separar los procesos de producción y distribución; a la vez que permite verificar las existencias confrontando la información registrada con la base de datos de las existencias reales; proporcionando registros suficientes para continuar con el proceso productivo o con el proceso de distribución logrando una máxima y eficaz administración para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos para el ejercicio económico.
Según Fuente (2015), el control de inventario en una empresa debe asegurar la existencia de mercadería disponible permitiendo a los propietarios contar con un stock. La gestión de inventarios es el proceso encargado de asegurar la cantidad de productos adecuados en la organización, de tal manera que se pueda efectuar la operación continua de los procesos de comercialización de productos a los clientes, es decir, cumplir con la entrega de bienes a los consumidores.
Así mismo Bravo (2015), manifiesta que un control de inventarios toma en cuenta también la disponibilidad de los materiales, la eficacia en las entregas, los costos que involucra el inventario, la calidad y las relaciones con los proveedores, la gestión de inventarios juega un papel muy importante en la empresa ya que permite entablar relaciones con los proveedores y con los compradores y de aquí se obtiene información que servirá para el mejoramiento continuo para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos; los mismos que volverán competitiva a la empresa dentro del mercado y por ende obtener una mejor rentabilidad.
importante tanto en pequeñas como en grandes empresas, debido a que una mala administración de las existencias puede generar malestar con los clientes y proveedores ocasionando una sobre carga en las reservas o al mismo tiempo generarse escases de existencias que no admitiere que se cumpla con los pedidos a tiempo y que el cliente quede insatisfecho.
Waller (2017), expone que la gestión de inventarios consiste en hacer seguimiento de los bienes almacenados de una compañía. Controlando el peso, las dimensiones, la cantidad y la ubicación. Permite a los dueños de la empresa saber cuándo es el momento adecuado para reponer los productos ya utilizados o realizar más compras de material para ser usados en la producción. La eficiencia en la gestión de inventarios es esencial para que la empresa asegure el stock de productos almacenados para lograr cubrir la demanda, un mal manejo de los inventarios puede ocasionar o generar desaprovechamiento de recursos y al mismo tiempo perderá clientes al no tener suficiente stock que logre cubrir sus necesidades.
De acuerdo a Briseño (2014), los indicadores financieros son ratios o medidas que tratan de analizar el estado de la institución desde un punto de vista individual o comparado con la competencia. Los indicadores financieros se pueden utilizar para analizar las tendencias y comparar los estados financieros de la entidad con los de otros establecimientos, determinando la rotación de los inventarios y el número de días que estos se encuentran en stock, es decir su ciclo operacional. El análisis de estos indicadores permitirá a la empresa estar atenta a los cambios que se generen para así poder ser competitiva, realizar planificaciones posteriores y poder identificar oportunidades del mercado; así como también evitar cometer errores que perjudiquen el funcionamiento de la compañía y en algunos casos el cierre de la misma.
Los métodos de valoración inventarios PEPS, UEPS, promedio ponderado, última compra, constituyen una herramienta fundamental para llevar el registro de la mercadería que ingresa en una institución, por lo que es de gran importancia llevar el control de las existencias, para lograr satisfacer de manera adecuada y oportuna las necesidades y especialmente los requerimientos del ente. (Zapata, 2017)
de la ciudad de Ibarra, los objetivos específicos planteados son sustentar con bases teóricas el modelo de gestión de inventarios y resultados financieros, diagnosticar la situación actual del manejo de los inventarios, identificar los factores principales que influyen en la gestión de inventarios, determinar el grado de afectación en los estados financieros de la empresa Am Press - Agencia de Publicidad.
La gestión de los inventarios es de vital importancia para las empresas es por ello que para el estudio de caso se tomó como línea de investigación la gestión de la información contable.
DESARROLLO
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL
Empresa
Mendoza & Ortiz (2016), argumentan que está relacionada con el emprendedor o ser emprendedor y se entiende que la entidad como actividad económica está encargada de organizar, producir, transformar, comercializar y administrar cada uno de los bienes que pertenecen a las mismas que prestan un servicio.
Clasificación de las empresas
Mendoza & Ortiz (2016), mencionan que las empresas pueden clasificarse de las siguientes formas:
Según su actividad
Empresas de servicio: Se encargan de ofrecer un producto intangible, el cual tiene como función brindar una actividad que es de necesidad para la satisfacción de la sociedad y de las cuales pueden ser la recreación, capacitación, asesoramiento dentro de sectores, como turismo, educación, construcción y bancarios.
Empresas industriales o de manufactura: Se encargan de la elaboración de productos, reciben materia prima y las transforman a productos terminados o semielaborados y también agregan valor.
Empresas agropecuarias: Este tipo de empresas se dedican a la ganadería, pesca o la agricultura.
Empresas mineras: Están encargadas de la explotación de recursos del suelo y subsuelo. Según el número de socios
Empresas unipersonales: El capital que lo conforma pertenece a una sola persona natural y esta debe reunir las cualidades requeridas para ejercer como comerciante. Empresas pluripersonales: el capital está conformado de varios socios, aquí se encuentran las sociedades de capital, sociedades de naturaleza mixta.
Definición de la contabilidad
De acuerdo a Bravo (2015),la contabilidad es una ciencia y una técnica la cual se basa en principios, que permite analizar, registrar e interpretar datos que consten en una empresa en un período de tiempo el cual puede ser mensual, semestral, anual.
Mendoza Roca & Ortiz (2016), establece que la contabilidad es la ciencia que se encarga de recopilar, analizar las operaciones de una empresa al finalizar un periodo contable para la toma de decisiones económicas y financieras.
Importancia de la contabilidad
Bravo (2015),la contabilidad es de suma importancia, ya que la compañía debe tener un registro que facilite información y ayude a las personas que tienen negocios o empresas. La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la entidad, aportando a tomar decisiones y sobre todo saber qué es lo que pueda pasar a futuro.
Inventario
Sánchez (2015), define al inventario como cada uno de los activos más representativos e importantes que posee la empresa, estos servirán para ser vendidos en el transcurso del año o un periodo, puede ser un conjunto de bienes que tiene cada compañía para satisfacer una demanda.
Fernández (2017), menciona que los inventarios permiten el desarrollo de la gestión del almacenamiento, que se lleva a cabo con la existencia de artículos que contienen una nómina ordenada y estimada de bienes y productos. Los inventarios están consignados al comercio ya que forma parte de la actividad principal de la empresa y de sus operaciones productivas.
Objetivo de la gestión de inventarios
Carpio, Ocayo, Rojas, & Vergara (2018), argumentan que el objetivo es asegurar que cada uno de los clientes tengan acceso a los productos existentes cuando lo requieran o lo deseen, el manejo de inventarios permite mantener renovaciones constantes del stock. Un control eficiente de inventarios servirá para evitar un exceso de stock, esto se puede realizar con tecnología como software de control logístico y así satisfacer la demanda. La gestión de inventarios e importancia
Ferrero (2015), la gestión de inventarios es un aspecto básico que cada una de las empresas debe realizar, independiente de las actividades sean estas industriales o comerciales, ya que del buen manejo y control depende la eficiencia organizacional. El inventario es el conjunto de materiales o suministros que posee la empresa, con el fin de venderlos, para esto se ha creado los almacenes cuyo primordial objetivo es satisfacer las necesidades de la demanda. Sin embargo, la demanda es inestable pero también no es predecible a ciencia cierta.
Por otra parte, Molina (2015), menciona la importancia de la gestión consiste en conservar y mantener un nivel de inventario óptimo que no involucre costos elevados de conservación, ahorre tiempo, emita información eficiente y satisfaga las necesidades de los clientes y la entidad.
Tipos de inventarios
Inventario Perpetuo: lleva un ajuste continuo con lo que tiene el almacén, este se realiza con un registro donde está todo detallado también cada uno de los valores en unidades monetarias como también las cantidades físicas. Los registros perpetuos son muy útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionalmente, con este sistema se obtiene un alto grado de control.
Inventario Final: se realiza en el cierre de un periodo y sirve para establecer una nueva situación patrimonial, después de efectuar cada una de las operaciones de ese periodo. Inventario Inicial: este se realiza al dar comienzo las operaciones, para conocer la cantidad de stock que existe en bodega y dar inicio a un nuevo periodo
Inventario Físico: consta de cada uno de los productos existentes en la empresa aquí se va a pesar, contar, medir y anotar cada una de las diferentes clases de bienes existentes. Este inventario se realiza con una lista detallada de cada uno de los productos que existen en bodega con datos obtenidos de la constatación física.
Inventario en Tránsito: es utilizado con el fin de abastecer los canales que ligan a la compañía con sus proveedores y clientes. También porque el material debe trasladarse de un lugar a otro.
Inventario de Materia Prima: constituyen la existencia de materiales básicos que abran de unirse al proceso de producción.
Inventario en Proceso: es aquel que ha iniciado la producción, pero no ha culminado, es importante considerar el valor de inventario en proceso, también los costos necesarios que incurren en la producción como materia prima, mano de obra, y costos indirectos necesarios para conformar un componente de un producto terminado, mientras no concluya en el proceso de fabricación.
Inventario en Consignación: mercancía que se entrega para ser vendida, pero el título de propiedad lo conserva el vendedor
Inventario Disponible: Es aquel producto que se encuentra en bodega disponible para la producción o venta.
Inventario de Previsión: este tipo de inventario se mantiene con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida.
Métodos de valuación de inventarios
Fuertes (2015), menciona que existen varios métodos de valuación que sirven para tener un buen control de inventario a continuación se detallan los siguientes:
Método PEPS: esta fórmula es una de las más usadas porque asumen que los inventarios entran y salen de la entidad cronológicamente esto quiere decir que los primeros inventarios que la empresa adquiere son los primeros en venderse, estos ayudarán a prevenir que dichas compañías mantengan inventarios obsoletos.
Método UEPS: el método de inventarios utiliza la fórmula, última entrada y primera salida, esta valuación permite valorar a los inventarios en base al costo de compra de la mercadería que entro último y esa es la que se venderá primera.
Promedio ponderado: este método permite valorar toda la mercadería a un mismo precio, este método es el más utilizado por las empresas.
Sistemas de inventarios
Paz & Palma (2018), mencionan que este sistema es un conjunto de operaciones que están orientadas al control y manejo de los inventarios los cuales establecen diferentes niveles que se deben considerar al momento de ordenar un pedido y la cantidad que se va a requerir. La manera más eficaz para registrar en este sistema es ingresar a cada artículo y obtener un control permanente de la mercadería que sale del almacén y en el caso de las empresas industriales la salida de materia prima utilizando orden de pedido y así se conocerá que productos entran a bodega o salen y se obtendrá un control exacto.
Inventario periódico
Ventajas del inventario periódico
• La inversión es baja cuando se realiza el control de operación de inventarios.
• Es más fácil la elaboración de resultados.
• Permite estar al tanto el costo del inventario inicial, compras, devoluciones y rebajas.
Desventajas del inventario periódico
• No proporciona a tiempo el valor del inventario final de mercancías al no tener una cuenta que regule el ingreso y salida del producto.
• No detecta los robos o extravíos en el manejo de la mercadería ya que no existe un balance que controle lo que está almacenado.
Inventario permanente
Este sistema sirve para tener un control permanente sobre cada una de las existencias que están en el almacén, como también conocer y registrar que productos entran y salen del mismo, pero esto se lo realiza mediante el Kardex este registra toda la mercadería que entra y sale de la bodega.
Ventajas del inventario permanente
• Facilita un fuerte control en el área de bodega y del personal que existe.
• Disminuye un riesgo de un desabastecimiento o exceso del stock.
• Permite estar al tanto del saldo final en cualquier instante, de manera honesta esto facilitara la toma de decisiones.
Desventajas del inventario permanente
• Requiere mayor inversión para su realización.
• La implementación es compleja en ciertas empresas porque manejan grandes cantidades de productos o artículos.
Kárdex
Figura 1. Tarjeta kárdex. Fuente: Cueva (2014)
Control de existencias de inventarios
Para Bravo & Ubidia (2013), el control de existencias de inventarios permite conocer los excesos o insuficiencias que una empresa tiene, respecto a los elementos que vende. Para llevar a cabo el cálculo de los niveles de existencias máximas, mínimas y críticas, se debe considerar obligatoriamente el consumo, la demanda y el tiempo de reemplazo.
Niveles de existencias Concepto Efectos
Existencia máxima
Se refiere a que la empresa dispone de una cantidad de elementos superior a lo requerido.
- El dinero está estático.
- Altos costos de almacenamiento. - Elevado riesgo de
caducidad u
obsolescencia.
Existencia mínima
Hace mención a que la empresa posee los materiales o artículos pero en una cantidad limitada.
- Disminución de clientes.
- Reducción de ventas. - Disminución de las
utilidades.
Existencia crítica
Es el nivel más bajo de la
disposición de
suminstros. La empresa debe plantear estartegias para atender los pedidos de los clientes.
- Problemas internos y externos.
- Situación alarmante de riesgo.
- Peligro evidente. Figura 2. Control de existencias
Razones financieras
Según Herrera & Betancourt (2016), en su artículo científico menciona, que son indicadores financieros que sirven para evolución de la empresa y para aproximar el valor de esta y sus perspectivas económicas. Estas también pueden ser llamadas como ratios financieros, estas facilitan las unidades contables y financieras de medida y comparación, las razones financieras son comparables con las de competencia y llevan el análisis del funcionamiento de las empresas.
Categorías de las razones financieras
Por otra parte, Herrera & Betancourt (2016), argumentan que las razones financieras se dividen en:
Razones de liquidez: este indicador determina lo que dispone la empresa para cumplir sus obligaciones de corto plazo en la fecha de vencimiento. Esto se refiere a la liquidez de la situación financiera general de la empresa, es decir con que habilidad puede pagar sus cuentas.
IRI = Activo corriente Pasivo corriente
Indicador de inventario/ activo corriente: El indicador demuestra el % de activo corriente que representa el inventario, un % menor es favorable ya que el activo corriente no se encuentra comprometido en su totalidad y tiene liquidez
PI = Inventarios Activo corriente
• Índice de rotación de inventarios: El indicador mide las veces que rota el inventario, una rotación alta es favorable ya que la empresa mantiene niveles altos de ventas, y el stock no permanece por largos periodos de tiempo.
• Permanencia de inventarios: Determina cuentos días permanece el inventario en bodega antes de ser utilizado por el área de ventas, una rotación alta es favorable para la empresa.
PI = 360 Días
Rotación de inventarios
• Rentabilidad sobre las ventas: Mide la utilidad que tiene la empresa por cada dólar de ventas, un porcentaje mayor es favorable para la empresa
RSV= Utilidad neta del ejercicio Ventas
• Rentabilidad sobre el total de activo: El indicador demuestra que la rentabilidad sobre el activo, un porcentaje mayor es favorable para la empresa
RSA= Utilidad neta del ejercicio Activo total
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÒN
Modalidad de investigación
La modalidad a emplear es de enfoque cuali - cuantitativo, ya que se analizó los procesos internos del manejo de inventarios, determinación de stock de material publicitario, considerando el nivel de existencial.
Tipos de investigación.
Investigación Descriptiva
Investigación Documental – Bibliográfica
La investigación bibliográfica se aplicó mediante la recopilación de información en libros, artículos referentes al tema, páginas electrónicas, revistas, entre otros, que permitieron elaborar las bases teóricas necesarias sobre la gestión de inventarios y resultados financieros precisos para desarrollar la investigación.
Investigación de campo
Este tipo de investigación se aplicó en la empresa Am Press, mediante la utilización de la técnica de entrevista, logrando obtener información sobre el manejo interno de inventarios y determinación de debilidades en los diferentes procesos.
Métodos de investigación
Analítico – sintético.
Este método se aplicó para recopilar información de diferentes autores sobre inventarios e información financiera y concluir con una síntesis de los conceptos principales que aportaran al desarrollo de los resultados del estudio de caso.
Deductivo – Inductivo.
Este método se empleó al analizar los procesos de control de inventario y determinar las deficiencias en cada procedimiento de la empresa Am Press, permitiendo obtener información sobre la situación actual.
Técnicas de investigación
Para desarrollar el presente trabajo se tomó en cuenta la entrevista.
Entrevista: Se aplicó al gerente general y a los diseñadores publicistas, quienes permitieron conocer el manejo interno, procesos de control, stock máximo y mínimos. Instrumentos de investigación
RESULTADOS
Tema: Análisis de la gestión de inventarios para la empresa Am Press - Agencia de publicidad de la ciudad de Ibarra.
1. Análisis diagnóstico de la gestión de inventarios a los procesos internos. Tabla 1
Procesos de la gestión de inventario
N° Proceso de Adquisición de material publicitario
Cum. Observaciones / Riesgos 1
El encargado de bodega recibe los pedidos de material de las diferentes áreas.
No
El encargado de bodega recepta los pedidos de material publicitarios sin documentos formales que acredite el requerimiento.
2
Verifica en stock el material
solicitado. No
El encargado de bodega no verifica el stock antes de realizar la compra, por lo que no se lleva a cabo la compra en forma oportuna y adecuada, por lo que podría comprar por debajo de las necesidades o en exceso.
3
Si el material necesitado no está disponible en stock, emite una solicitud de orden de compra con las especificaciones del pedido.
No
No se emite una orden de compra con las especificaciones del material necesitado, el requerimiento se realiza verbal no por escrito.
4 Solicita proformas/ cotizaciones de
proveedores. Si
Si se solicita cotizaciones de proveedores antes de proceder con las compras de materiales, en el que se requiere precio unitarios y detalle de la compra.
5
Elabora un cuadro comparativo y determina el proveedor al cual se adquirirá el producto.
No
Se realiza la selección del proveedor, pero no se elabora cuadro comparativo de requerimientos, con el fin de adquirir a precios justos y evitar compras por encima del valor justo de mercado o de mala calidad.
6 Entrega la documentación a
contabilidad para que realice la gestión de compra.
No
Las adquisiciones no realizan el área de contabilidad, esta actividad la ejecuta el gerente una vez seleccionado a los proveedores.
7
Recibe los materiales en las
instalaciones de la empresa. Si
Los materiales si se receptan en las instalaciones de la empresa se debe considerar que, si se recibe en otra instalación diferente, los materiales pueden dañarse al momento del traslado hacia la instalación correcta o también pérdida de tiempo de los trabajadores.
8 Descarga de los materiales en bodega.
Si
N° Proceso de Almacenaje 1 Verifica el pedido realizado con las
especificaciones de materiales y compara con la guía de remisión.
Si
Si se verifica el pedio de materiales esté acorde a las cantidades, especificaciones y esta es comparada con la guía de remisión
2
Si existen faltantes o daños físicos del material publicitario emite un informe.
Si
Si se informa sobre el estado del material publicitario al realizar la recepción, pero no se emite un informe escrito, por lo que no se puede establecer un control claro y preciso del ingreso de materiales al almacén.
3 Firma acta de entrega - recepción y
guía de remisión. Si
Si se firman o legalizan la entrega de material publicitario, de no hacerlo puede
generar inconvenientes entre los
responsables y podría ocasionarse
problemas económicos o de decisión.
4
Emite un informe con las
novedades encontradas en la recepción de los materiales.
No
Si se emite un informe de las novedades encontradas al proveedor de los materiales, pero el encargado de bodega no emite informe interno, las novedades encontradas se comunican de manera verbal.
5
Clasifica los productos de acuerdo
al tipo de materiales. No
El área de almacenaje del material publicitario no cuenta con la señalética especifica o área que permita una clasificación optima, por lo que la gestión de inventarios no es eficiente.
6
Distribuye los materiales en la bodega en sus espacios respectivos según áreas determinadas.
No
Al no distribuir espacio suficiente para cada tipo de material puede ocasionarse daños entre ellos, ya que cada tipo de artículo necesita su espacio adecuado de comodidad y manipulación.
7
Codifica los materiales o el área a la cual se almacena el material publicitario.
No
Difícil identificación y localización del material en el momento necesitado al no contar con un sistema de codificación o identificación de materiales.
8 Ingresa los artículos al sistema
utilizado para su registro. No
El no contar con un sistema informático no le permite a la empresa tener información sobre el material almacenado, conocer los detalles o características de cada uno o saber con exactitud el número de unidades que encuentran en stock.
N° Proceso de constatación de inventarios 1
Notifica al bodeguero y al contador que se realizará la constatación física de inventarios.
No
No se realizan constataciones de
2 Solicita a contabilidad un reporte
de existencia.
No
Desorganización en los registros de inventarios, solo ingresan las facturas de compras general, y no detallado para un control de inventarios.
3
Solicita al responsable de bodega un reporte de los artículos existentes.
No
No tener facilidad acceso al conteo físico de los materiales existentes ya que se desconoce la existencia o no del inventario.
4
La comisión encargada de la constatación física de inventarios
inicia con el proceso de
verificación.
No
Si es que no se llevara a cabo la constatación física del inventario ocasionaría una pérdida de control sobre la existencia en el almacén o desconocimiento de las existencias reales.
5
Compara los reportes de
contabilidad y bodega con la existencia física de materiales.
No
Descuadre de los valores entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
6
Registra faltantes o diferencias
encontradas en la constatación. No
No permitirá determinar diferencias en las existencias ingresadas de constatación física.
7
Emite un informe con los
resultados encontrados. No
Desconocimiento del resultado de la constatación el cual podría afectar a las existencias.
8
Firma y legaliza el acta con los resultados encontrados en el
proceso de verificación de
inventarios.
No
No se legaliza los resultados de verificación por lo que se presentan informes de los resultados.
9 Entrega el informe a la máxima
autoridad de la empresa.
No
Desinformación de materiales obsoletos y diferencias entre los registros del sistema de inventarios y los resultados del conteo.
Fuente: Empresa Am Press
Análisis
Al revisar el cumplimiento del proceso de adquisición de material publicitario de la empresa Am Press, se determina debilidades tales como: el encargado de bodega recepta los pedidos de material publicitarios sin documentos formal que acredite el requerimiento, esto se debe a que no se ha establecido procesos claros y documentos formales para realizar pedidos del material publicitario, lo que ocasiona que las compras no se realicen con anticipación o se maneje stocks mínimos.
debajo de las necesidades o en exceso y afectar en el cumplimiento de requerimientos de los clientes en la calidad y tiempo requerido de entrega de publicidad.
No se emite una solicitud de orden de compra con las especificaciones del material, el requerimiento se realiza verbal no por escrito por lo que no se deja constancia del orden de pedido, esto se debe a que no se cuenta con políticas de manejo de inventarios en la que se especifique que los requerimientos, se realizan con un tiempo específico, cumpliendo con estimaciones mínimos y críticos de stock
Si se solicita cotizaciones de proveedores antes de proceder con las compras de materiales, la selección del proveedor se realiza considerando la mejor oferta, sin embargo, no se realiza cuadro comparativo con el fin de verificar precios y evitar compras por encima del valor de mercado o de mala calidad.
Las adquisiciones no realizan el área de contabilidad, esta actividad la ejecuta el gerente una vez seleccionado a los proveedores, esto se debe a que el contador no trabaja bajo relación de dependencia por lo que no se les asignado ciertas funciones que debe cumplir, eso ocasiona que las exista duplicidad de funciones del gerente, realizando tareas que no debería ejecutar.
El material publicitario si se recepta en las instalaciones de la empresa, sin embargo, no siempre la realiza el encargado de bodega, esto se debe a que no se ha establecido por escrito las funciones y responsabilidades del encargado de bodega, lo que puede ocasionar que no se reciba de acuerdo a las especificaciones requeridas, y de origen a pérdidas o faltas de material publicitario.
En el proceso de almacenaje se evidencia las siguientes novedades encontradas, el encargado de bodega si verifica que el pedio de materiales esté acorde a las cantidades, especificaciones y es comparada con la guía de remisión, a la vez se informa sobre el estado del material publicitario, pero no se emite un informe escrito, por lo que no se puede establecer un control claro y preciso del ingreso de materiales al almacén lo que podría ocasionarse problemas económicos o de decisión en el caso de materias defectuosos.
no cuenta con reportes detallados de la recepción de mercadería, lo que podría ocasionar problemas internos por faltantes o fallas
El área de almacenaje del material publicitario no cuenta con espacio optimo y con señalización especifica / codificación de área que permita una clasificación técnicamente diseñada. Esto se debe a que no se ha establecido medidas de seguridad y procesos lo que puede ocasionar que los inventarios no sean identificados con facilidad y se desconoce con exactitud el número de unidades que encuentran en stock.
En cuanto al proceso de constatación, el encargado de bodega no entrega por escrito el stock periódico, a la vez la contadora desconoce la cantidad de materiales se encuentra en bodega, esto se debe a que no se lleva un control pormenorizado del stock de bodega, además se ha establecido una comisión encargada de constatación y la periodicidad de su ejecución, lo que ocasiona que se desconoce la cantidad de inventario o desconocimiento de las existencias reales, faltantes o diferencias encontradas en la constatación, además informes con los resultados encontrados, desinformación de materiales obsoletos y diferencias entre los registros del sistema de inventarios y los resultados del conteo. 2. Análisis a la evaluación del sistema de control interno
Tabla 2
Calificación del nivel de confianza y riesgo.
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO COMPONENTE: INVENTARIO PT RESPUESTAS CT
SI NO
SUMAN 20 8
1. ¿El responsable del manejo de materiales revisa el stock de
los productos antes de solicitar la compra?
X 0
2. ¿Se obtiene las proformas con sus cotizaciones antes de
proceder con la compra?
X 1
3. ¿Se analiza las cotizaciones entregadas por los proveedores
antes de realizar la adquisición?
X 1
4. Al recibir la documentación para las adquisiciones, ¿la
contadora realiza inmediatamente la gestión de compras?
X 0
5. ¿El bodeguero revisa los materiales antes de la recepción y
legalización de documentos?
6. Para el almacenamiento de los productos, ¿se verifica si
cumple con las especificaciones y con la guía de remisión?
X 1
7. Si se encuentra faltas o fallas en la mercadería adquirida, ¿se
comunica a los responsables?
X 1
8. ¿Se realiza la legalización con firmas las actas de entrega y
recepción?
X 0
9. ¿Se recibe la garantía técnica de los productos adquiridos? X 1
10. Para la clasificación de materiales en bodega, ¿se toma en
cuenta el tipo de material a almacenar?
X 0
11. ¿El área de producción emite un documento de respaldo
para la salida del inventario?
X 0
12. ¿Se realiza la debida verificación de la calidad de los
materiales a ser entregados?
X 1
13. ¿Se elabora la respectiva acta de entrega del inventario? X 0
14. Las actas de entrega de material cuentan con las firmas
respectivas.
X 0
15. ¿Se registra en el sistema de control de inventarios la salida
de los productos?
X 0
16. Para efectuar la constatación de existencias, ¿la comisión
de constataciones es ajena tanto al bodeguero como al contador
de la empresa?
X 0
17. ¿Se realiza una notificación al bodeguero y al contador
previo al proceso de constatación?
X 0
18. ¿Se elabora un registro de faltantes, productos en mal
estado después de la constatación?
X 0
19. ¿Se realizan reportes con los resultados obtenidos en la
constatación física de inventarios?
X 1
20. ¿Se firman y legalizan oportunamente los reportes y acta
posterior a la constatación?
X 0
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 8/20 * 100= 40% NIVEL DE RIESGO DE CONTROL: RC = 100% - NC% 100% - 40%= 60%
Fuente: Autora
Tabla 3
Calificación de nivel de confianza y riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO (100-NC)
Fuente: Autora
Análisis
La empresa "AM PRESS - AGENCIA DE PUBLICIDAD", en la evaluación del control interno en el manejo del inventario tanto en adquisición, almacenaje, salida y constatación física, arroja un 40% de nivel de confianza baja, ubicándose en un nivel de riesgo alto de un 60%, de esta manera se puede determinar que la gestión de inventarios no se ha establecido procesos que permita se lleve un control eficiente:
3. Análisis de conciliación de inventarios de materiales y herramientas
Al realizar la constatación de materiales y herramientas utilizadas en la empresa se determinó lo siguiente:
Tabla 4
Materiales y herramientas
Cantidad Detalle Estado Precio
1 Computador Imac 21 pulgadas Slim Operativo 2.300,00
1 Computador Imac 21 pulgadas clásica Operativo 1.800,00
1 Mini mac Obsoleto 1.200,00
1 Emac Obsoleto 1.600,00
1 Portátil Toshiba Operativo 900,00
1 Computador pc (para plotter) Operativo 1.200,00
1 Computador pc (para plotter de corte) Operativo 800,00
1 Plotter de impresión 1440dpi UNIVERSAL Operativo 30.000,00
1 Plotter de impresión 700dpi APRINT Operativo 20.000,00
1 Plotter de Corte más laser US CUTER Operativo 1.500,00
1 Plotter de Corte LIYU SC-E Obsoleto 1.800,00
1 Plotter de corte de precisión Cameo Operativo 600,00
1 Escáner Epson Operativo 350,00
1 Sublimadora de jarros automática Operativo 250,00
1 Sublimadora 5 en 1 Obsoleto 100,00
1 Laminadoraa4 Operativo 250,00
1 Laminadora a3 Operativo 350,00
1 Impresora Epson inyección Operativo 350,00
1 Impresoras de tinta para sublimación Obsoleto 700,00
1 Moladora pequeña DEWALT Operativo 90,00
1 Caladora eléctrica DEWALT Operativo 120,00
1 Lijadora eléctrica SKIL Operativo 80,00
1 Escalera andamio Obsoleto 180,00
1 Escalera pate gallo Operativo 80,00
1 Escalera telescopica hierro 8m Operativo 480,00
1 Escalera telescopica aluminio 6m Operativo 120,00
1 Herramnientas Operativo 105,00
1 Compresor PORTEN Operativo 250,00
2 Pistola para compresor Operativo 50,00
1 Suelda PORTEN Operativo 200,00
1 Taladro elñectrico BOSH pequeño Operativo 80,00
1 Taladro eléctrico MAQUITA Operativo 120,00
1 Taladro inalambrico DEWALT Operativo 480,00
1 Barra Operativo 200,00
1 Radio Panasonic Operativo 250,00
1 Guillotina manual Operativo 200,00
30 Flexómetros Perdido 150,00
1 Escalera despegable Perdido 100,00
3 Herramientas (pala, barras, carretilla) Perdido 95,00
Total 70.080,00
Fuente: Autora
La constatación de inventarios de materiales y herramientas de material publicitario, se realizó con el fin de identificar el estado y la ubicación y entregar a gerencia un informe sobre la eficiencia del manejo de estos.
La comisión encargada de la constatación solicita un reporte de los materias y herramientas a contabilidad y se determina las siguientes novedades: 33 activos que forman parte del inventario se encuentran en estado operativos en el área de producción, sin embargo no cuentan con la codificación respectiva, el área de bodega no cuenta con señalética, al solicitar el reposte de inventarios al encargado de bodega se determina que no lleva un registro actualizado, por lo que no permite control adecuado, lo que ocasiona que algunos materiales se encuentre en mal estado, perdidos afectando a la real información financiera de la empresa
Además se determina que los materiales y herramientas no se encontraban en estado óptimo, tales como mini Mac , emac , plotter de Corte LIYU SC-E , sublimadora 5 en 1, Impresoras de tinta para sublimación, Escalera andamio, por un valor aproximado de 5.580,00, el gerente explica que no se ha realizado la gestión para reparación o baja o de ser el caso venta, esto se debe a que no se lleva controles y se ha designado responsabilidades al encargado de bodega para que realice las acciones permitentes y mantener el condiciones adecuadas y operativos .
Durante la constatación no se encontraron algunos materiales y herramientas como flexómetros, escalera, varias herramientas por un valor de acuerdo a registros contables de 345, la máxima autoridad explica que al no realizar verificación periódicas desconocen donde se encuentran los bienes, además el encargado de bodega no ha informado a tiempo sobre los faltantes y desconoce su ubicación, por lo que no ha determinado si fueron
Funcional 64.155,00
Dañados 5.580,00
objeto de robo, hurto o están en calidad de préstamo a otras empresas por lo que se debe realizar el informe respectivo y proceder recuperar o dar de baja en contabilidad.
4. Análisis de indicadores financieros y su rentabilidad Tabla 5
Indicadores
INDICADOR RESULTADO INTERPRETACIÓN LIQUIDEZ
= Activo corriente La agencia de publicidad dispone
con $ 2,30 USD., para cumplir con sus pasivos corrientes por cada dólar de deuda.
Pasivo corriente = 23.000,00
10.000,00 = 2,3
INVENTARIO A ACTIVO
CORRIENTE
= Inventario El indicador demuestra que el 26%
del activo corriente de la agencia de publicidad representa el inventario, lo cual es favorable ya que el activo
corriente no se encuentra
comprometido en su totalidad y cuenta con liquidez.
Activo corriente
= 6.000,00 23.000,00 = 26%
ROTACIÓN DE INVENTARIO
= Costo de Venta El material publicitario de la
empresa Am Press rota 14 veces en año, este indicador es favorable ya que las empresas mantienen niveles altos de ventas la cual le permite al inventario no permanecer largos periodos de tiempo en stock antes de ser utilizados.
Promedio de inventario = 27.809,51
2.022,00 = 14 veces
PROMEDIO DE ROTACIÓN DE INVENTARIOS EN DIAS
= 360 días En la agencia de publicidad el
material se encuentra en bodega 25 días antes de ser utilizado por
producción, este indicador
demuestra que tiene una rotación elevada ya que no se mantienen en bodega por mucho tiempo.
Rotación de inventarios = 360 días
9 veces = 25 días
RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS
= Utilidad Neta del ejercicio La rentabilidad sobre las ventas es del 0,31, es decir que por cada dólar de ventas se cuenta con treinta y un centavos de ganancias, el cual no es representativo ya que los precios de ventas disminuyeron debido a la competencia.
Ventas = 14.820,00
47.092,83 = 0,31
RENTABILIDAD SOBRE EL TOTAL DE
= Utilidad neta del ejercicio El indicador demuestra que la
103.000,00 que ha invertido en activos y no han generado utilidad representativa en el periodo de análisis.
= 14%
RENTABILIDAD SOBRE EL TOTAL DE ACTIVO
=
Utilidad neta del ejercicio
El indicador demuestra que la rentabilidad de la agencia de publicidad sobre el activo fijo el cual representa el 18%, porcentaje no satisfactorio ya que la agencia ha invertido en maquinaria y equipos, pero la rentabilidad generada no es favorable.
Activo Fijo = 14.820,00
82.550,00 = 18%
Fuente: Autora
Análisis
El análisis financiero es importante dentro de la empresa Am Press ya que el propietario tiene conocimiento de la situación actual, una vez aplicado los indicadores se presenta los siguientes resultados:
La agencia de publicidad dispone con 2,30 centavos para cumplir con sus pasivos corrientes por un dólar de deuda, este indicador demuestra que la empresa si puede hacer frente a las obligaciones adquiridas a corto plazo. Esto es favorable ver de ser el caso puede convertir sus activos en dinero y cancelar las deudas.
El indicador demuestra que el 26% del activo corriente de la agencia de publicidad representa el inventario, lo cual es favorable debido a que el activo corriente no se encuentra comprometido en su totalidad y cuenta con liquidez, la agencia de publicidad maneja una alta rotación de inventarios por esta razón no mantiene niveles altos de stock, el propietario explica que el material de publicidad es utilizado en su totalidad y renovado en un tiempo de uno a dos meses promedio con el fin de mantener estancado el capital de trabajo y así cumplir con el cliente.
En la agencia de publicidad el material se encuentra en bodega 25 días antes de ser utilizado por producción, este indicador demuestra que tiene una rotación elevada y no se mantienen en bodega por mucho tiempo, aunque los niveles de ventas disminuyeron en el último año, se analiza que el inventario si se remueve en tiempo óptimo de veinte y cinco días aproximadamente, lo que permite conocer que la empresa gestiona de forma eficiente este rubro importante
La rentabilidad sobre las ventas es del 0,31, es decir que por cada dólar de ventas se cuenta con treinta y un centavos de ganancias, el cual no es representativo, esto se debe a que los precios de venta se vieron afectados por la competencia, la máxima autoridad explica que en el 2018, las ventas disminuyeron considerablemente, esto se debe a que las agencias de publicidad del sector ofrecen servicios a precios inferiores y con el fin de ser competitivos la empresa adopto medidas de reducción de costo de venta del producto y por ende viéndose afectada la utilidad generada por cada orden de trabajo.
El indicador demuestra que la rentabilidad de la agencia de publicidad sobre el activo es del 14%, el cual no es tan favorable, ha invertido en activos y no han generado utilidad representativa en el periodo de análisis, además el indicador demuestra que la rentabilidad de la agencia de publicidad sobre el activo fijo es del 18%, porcentaje no satisfactorio ya que la agencia ha invertido en maquinaria y equipos, la inversión realizada es representativa y no generan los beneficios óptimos esperados.
5. Análisis de control de existencias Tabla 6
Existencias
ITEM FÓRMULA DE CÁLCULO
APLICACIÓN OBSERVACIÓN EXISTENCIA
MÁXIMA
(ventas máximas
mensuales / 30) *
tiempo máximo de
reemplazo
(47092,82/30) x 7 = 1077,15
La empresa debe mantener
como existencias
máximas $1077,115
USD., un stock de
mercadería excesiva
genera costos de
almacenaje, recursos
EXISTENCIA MÍNIMA
(Ventas mínimas
mensuales/30) *
tiempo mínimo de
reemplazo
(2126/30) x 5
=354,33
El nivel mínimo de
mercadería es de $ 354,33 USD., con este nivel la empresa satisface los requerimientos de clientes
en tiempo y plazos
requeridos por ellos.
EXISTENCIA CRÍTICA
(Ventas mínimas
mensuales/30) *
tiempo de reemplazo
(2126/30) x 3
=212,60
El nivel crítico de inventarios es de $ 212,60 USD., la empresa debe evitar llegar a este nivel puede ocasionar retrasos
en la entrega de
mercadería o material publicitario de la agencia.
Fuente: Autora
Análisis
CONCLUSIONES
• No se ejecutan procedimientos importantes para el control de inventarios y que se relacionan con el registro documental y constatación de los pedidos mediante recepción documentos, las compras se ejecutan sin constatación de stock y no se entregan pedidos formales de compra de materiales para la agencia y adicionalmente no se elaboran cuadros comparativos de las proformas recibidas a fin de establecer las mejores condiciones de compra para Am Press.
• A través de la evaluación del sistema de control interno se determina un nivel de confianza del 40% y un nivel de riesgo de 60%, es decir 6 de cada 10 actividades o procesos en la agencia se ejecutan sin un control técnico y sin la rigurosidad que el sistema de control interno califica como eficaz en el cumplimiento de objetivos. Las principales actividades que se incumplen tienen relación con el no registro y verificación documental de los procesos internos.
• En el proceso de constatación de inventarios, se han evidenciado inconsistencias con los bienes y su estado de utilidad respecto a que tanto los bienes que se encuentran en malas condiciones o dañados como aquellos sobre los cuales no existen rastros, no se han registrado y no se han tomado en cuenta adecuadamente a la hora de disminuir el monto de sus activos, por lo que se cuenta con información errónea sobre la información financiera de la agencia de publicidad. Los montos de estas inobservancias ascienden a más de $ 5.580,00 USD., debido a que no se han asignado responsabilidades al encargado de bodega para que realice las acciones permitentes.
• Se han aplicado indicadores financieros relacionados a la medición de: liquidez, inventario a activo corriente, rotación de inventario, promedio de rotación de inventarios en días, rentabilidad sobre las ventas, rentabilidad sobre el total de activo, rentabilidad sobre el total de activo, y que en términos generales han demostrado cumplir con los estándares de cada uno aunque en el caso del indicador que relaciona la rentabilidad sobre el activo total se debe mencionar que el valor encontrado (14%) podría mejorar aún más con el registro adecuado de bienes que no están operativos, que se deben dar de baja, y los extraviados.
RECOMENDACIONES
• Se recomienda a la gerencia de Am Press el diseño de procesos internos que contribuyan a la ejecución de procedimientos importantes en el control de inventarios y que se relacionan con el registro documental y archivo físico de expedientes para varias actividades de la agencia, como compras, ventas, pedidos o requisiciones de materiales, constataciones físicas, control de inventarios, recepción de mercaderías, entre otras.
• Con el diseño de proceso internos para varios procedimientos que guardan relación con el control y gestión de inventarios, se puede mejorar los resultados de la evaluación del sistema de control interno a fin de cambiar los valores actuales y con esto, mantener un nivel de confianza superior al nivel de riesgo de las actividades y que eviten que se ejecuten sin un control técnico y sin la rigurosidad que el sistema de control interno califica como eficaz en el cumplimiento de objetivos.
• Se recomienda al encargado de bodega realizar una constatación física de inventarios en la que se valore adicionalmente de la existencia, el estado y operatividad de cada bien registrado, y en caso de tener criterio técnico suficiente para dar de baja los bienes que así se requieran, proceder a solicitar la baja y la conciliación de la información financiera de la agencia, evitando errores en datos financieros, por lo que en definitiva, se recomienda que luego del diseño y aprobación de los procesos de control, se puedan implementar a la brevedad posible.
• En temas financieros y gestión de los recursos económicos, se recomienda formalizar o plasmar en documento, todos los procesos que ejecutan de forma empírica dentro de Am Press a fin de que se fortalezcan los controles y mejore aún más le eficiencia administrativa, no solo del área de inventarios sino del recurso económico como tal. Los datos deben fortalecer la gestión en general y varios de ellos, a pesar de mostrar cumplimiento de estándares, pueden incrementar sus valores una vez implementados los nuevos procesos.
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http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lmnf/castillo_g_ka/capitulo1.pdf https://www.paraninfo.es/catalogo/9788428339247/uf0476---gestion-de-inventarios https://books.google.com.ec/books?id=Dw9aDwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl =es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false
ANEXO 1: PERFIL DE MODELO DE ESTUDIO DE CASO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES - IBARRA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
PERFIL DE ESTUDIO DE CASO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
C.P.A.
TEMA: ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA AM PRESS - AGENCIA DE PUBLICIDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTOR: CARRASCAL PINEDA MARIA DANIELA
TUTOR: ING. CARRERA CUESTA PAOLA YESENIA MSC.
IBARRA – ECUADOR
TEMA: ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA AM PRESS - AGENCIA DE PUBLICIDAD, DE LA CIUDAD DE IBARRA.
Explicación del caso de estudio
La empresa AM PRESS – Agencia de Publicidad, ubicada en la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, en las calles Juan de Dios Navas 2-64 y Av. Juan Rivadeneira, inicia sus actividades desde el año 2001, mantiene relaciones comerciales con empresas públicas y privadas, mediante contratación pública y directa, prestando servicio de gigantografías en alta resolución a gran formato, artículos promocionales, señalética industrial, material POP, impresión digital, adicional cuenta con equipo profesional externo para la ejecución de jingles publicitarios, videos corporativos, creación de páginas web, fotografías de estudio.
Los inventarios constituyen la lista de material, artículos con la que cuenta la empresa para cumplir con su objeto social, la necesidad de llevar un control, se genera del hecho de contar con material de calidad, stock necesario para satisfacer las necesidades de sus clientes. Es decir que la gestión de inventarios representa la clave para que una empresa cumpla con sus requerimientos en la cantidad y calidad que los clientes requieran, además cumpla con los objetivos planificados.
Para Merli (2014), la gestión es la capacidad que posee una empresa para lograr importantes resultados operativos que la coloquen en posición de alcanzar el éxito tanto a corto, mediano y largo plazo, por otra parte Cruz (2017), define que lo importante de una buena gestión de inventarios ayuda a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes ayudando al proceso comercial o productivo, y favorecer con todo ello la puesta a disposición del producto al cliente; al mismo tiempo permite a la empresa tener una guía para lograr resultados positivos al término de un periodo contable. Dicha gestión es muy importante en una empresa porque permite tener un control adecuado de las entradas y salidas de mercaderías o productos.
siempre basados en políticas que permitan determinar cuándo y en qué cantidad reabastecer dicho inventario.
Para Bastos (2016), la gestión de inventarios permite llevar un registro correcto y exhausto de los inventarios que permiten que las operaciones continúen; que no se produzcan retrasos por falta de productos o materias primas, proporciona reserva de productos para satisfacer la demanda de los clientes , separar los procesos de producción y distribución; a la vez que permite verificar las existencias confrontando los datos registrados con la base de datos de las existencias reales; proporcionando información suficiente para continuar con el proceso productivo o con el proceso de distribución logrando una máxima y eficaz administración para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos para el ejercicio económico.
Según Fuente (2015), el control de inventario en una empresa debe asegurar la existencia de mercadería disponible permitiendo a los propietarios contar con un stock. La gestión de inventarios es el proceso encargado de asegurar la cantidad de productos adecuados en la organización, de tal manera que se pueda asegurar la operación continua de los procesos de comercialización de productos a los clientes, es decir, cumplir con la entrega de productos a los clientes.
Asimismo Bravo (2015), manifiesta que un control de inventarios toma en cuenta también la disponibilidad de los materiales, la eficacia en las entregas, los costos que involucra el inventario, la calidad y las relaciones con los proveedores, la gestión de inventarios juega un papel muy importante en la empresa ya que permite entablar relaciones con los proveedores y con los compradores ya que de aquí se obtiene información que servirá para el mejoramiento continuo para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos; los mismos que volverán competitiva a la empresa dentro del mercado y por ende obtener una mejor rentabilidad.
