Director y Subdirector General de la Cancillería Subdirector, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistente del área a su cargo.

(1)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Director de Recursos Humanos Código: MOF-301-1-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 5

NOMBRE FUNCIONAL:

Director de Recursos Humanos

AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos

REPORTA A: Director y Subdirector General de la Cancillería

SUPERVISA A: Subdirector, Jefes de Departamento, Coordinadores

de Unidad y Asistente del área a su cargo.

OBJETIVO PRINCIPAL: Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y régimen laboral.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores,

Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES

a) DIARIOS No. Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y Régimen Laboral.

Mantener la coordinación, articulación y comunicación permanente entre el personal de la Dirección y la Dirección General de la Cancillería.

Elaborar informes ejecutivos de tipo confidencial requerida por las autoridades superiores.

Atender consultas de forma personal, telefónica y vía electrónica de funcionarios de Planta Central, del Servicio Exterior, y representantes de otras instituciones en materia de Recursos Humanos. Velar porque el personal de la institución observe el cumplimiento de las normas y procedimientos apegados a las leyes vigentes, relacionados con la administración de recursos humanos.

Revisar y marginar toda la correspondencia que ingresa a la Dirección de Recursos Humanos.

Revisar, avalar y firmar correspondencia y documentos diversos que se elaboran en la Dirección de Recursos Humanos.

Emitir opinión sobre casos específicos de personal de Planta Central y del Servicio Exterior.

Brindar asesoría técnica en los temas de su

competencia, al personal ubicado en Planta Central y Servicio Exterior.

(2)

Plan de Carrera Institucional.

Preparar los informes técnicos que en el ámbito de su competencia, le corresponde elaborar al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Organizar, apoyar y evaluar los esfuerzos de desarrollo y bienestar del recurso humano de la institución, con el propósito de mejorar la productividad y motivación del mismo.

13 14

Administrar el sistema disciplinario velando por su correcta y justa aplicación.

Ejecutar otras tareas (similares) que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por las Autoridades Superiores. b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Verificar que se cumpla con los requisitos legales en las propuestas de movimientos de personal que se

generan a solicitud del Despacho Superior y Direcciones Generales; y dar el trámite correspondiente a las mismas.

Asesorar a las autoridades superiores (Despacho Superior), en aspectos relacionados con el proceso de administración de recursos humanos, así como a los Directores de las diferentes áreas; y personal permanente en general.

Proponer soluciones a las diferentes situaciones

generadas por la aplicación de las políticas relacionadas con la administración de recursos humanos

Avalar y firmar nóminas mensuales, adicionales, de tiempo extraordinario del personal del renglón presupuestario 011, 022 y 029 de Planta Central y del Servicio Exterior.

Establecer comunicación con diferentes entidades del Estado para coordinar actividades y procesos

(3)

Nacional de Servicio Civil, Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas, etc.). Avalar y firmar el cálculo de prestaciones laborales, e indemnización a ex funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior.

Participar y emitir opinión en las diferentes reuniones del Comité de Becas.

Atender diferentes reuniones de trabajo, comisiones ad hoc y comisiones oficiales en el país como en el exterior, por designación de la autoridad superior, presentando los informes que se requieran. 9

10 11 12 13

Coordinar y supervisar la implementación y

actualización de los controles internos de la Dirección. Coordinar la elaboración e implementación de

Manuales de Políticas, Organización, Funciones y Procedimientos de la Cancillería.

Avalar y firmar las nóminas de bono 14 y aguinaldo del personal del renglón presupuestario 011 de Planta Central y del Servicio Exterior.

Formular el plan operativo, el presupuesto y la programación anual, para aprobación de la autoridad inmediata superior, en coherencia con los lineamientos del Ministro, plasmados en el plan estratégico

institucional.

Autorizar las vacaciones de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior.

c) EVENTUALES

No. Descripción

1 2

Elaborar y presentar informes especiales con la relación al recurso humano que le sean requeridos por la autoridad superior

Participar en la elaboración de documentos de planificación, informes anuales de actividades

realizadas por la Dirección, así como en la elaboración de la Memoria Anual de labores de la Dirección.

(4)

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

navegación en Internet.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal.

Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos

directivos similares en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Subdirector de Recursos Humanos Código: MOF-301-1-2

NOMBRE FUNCIONAL:

Subdirector de Recursos Humanos

REPORTA A: Director de Recursos Humanos

SUPERVISA A: Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y

Asistente del área a su cargo.

OBJETIVO PRINCIPAL: Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y régimen laboral.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores,

Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Coordinar y supervisar la actividad del personal de la Dirección de Recursos Humanos.

Revisar, rubricar y/o trasladar la diversa

documentación y correspondencia que se genera en el Departamento de Planta Central, Departamento del Servicio Exterior, Departamento de Capacitación, la Unidad de Nóminas y Unidad de Bienestar Laboral para firma de la Dirección.

Atender consultas de forma personal, telefónica y vía electrónica de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior en ausencia y/o instrucciones de la Dirección.

Elaborar documentación y correspondencia de tipo confidencial requerido por las autoridades superiores.

(5)

Dar seguimiento a los procesos de contratación de personal y demás acciones generadas en Planta Central y Servicio Exterior.

Velar porque el personal de la institución observe el cumplimiento de las normas y procedimientos apegados a las leyes vigentes, relacionados con la administración de recursos humanos.

Llevar a cabo los procesos disciplinarios en coordinación con la Asesoría Laboral.

Elaborar Informes y estadísticas en el tema de su competencia, solicitados por el Director de RRHH. Autorizar las vacaciones de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior.

Ejecutar otras tareas (similares) que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Director.

b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Apoyar al Director en los procesos de planificación, dirección, coordinación, control y evaluación de las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos de la institución. Velar conjuntamente con el Director para que el personal de la institución observe el cumplimiento a las normas y procedimientos relacionados con la

administración de recursos humanos, apegados a las leyes vigentes.

Asesorar en aspectos relacionados con el proceso de administración de recursos humanos al Despacho Superior, así como a los Directores de las Unidades de Apoyo y recurso humano en general en ausencia del Director de Recursos Humanos.

Revisar las nóminas mensuales, adicionales, de tiempo extraordinario del personal del renglón presupuestario 011 y 029 del Departamento de Planta Central y del Servicio Exterior a la Dirección para su firma respectiva. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Director de Recursos Humanos, que se realizan en el interior y exterior del país.

Avalar y/o trasladar nóminas de bono 14 y aguinaldo para personal del renglón presupuestario 011 y 022 del Departamento de Planta Central y del Servicio Exterior a la Dirección para su firma respectiva.

Apoyar en la elaboración de documentos de planificación, informes anuales de actividades

realizadas por la Dirección, así como en la elaboración de la Memoria Anual de Labores y Presupuesto de la Dirección. c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3

Asistir a las reuniones de trabajo que se asignen, por la Dirección o autoridad competente presentando los informes que se requieran.

(6)

ubicaciones funcionales y asignación de perfiles dentro del Sistema GUATENOMINAS

Sustituir al Director en casos de ausencia temporal. 3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna

carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal.

Experiencia: Tres años de experiencia profesional en puestos

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Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Especialista de Asesoría Laboral Código: MOF-301-1-3

NOMBRE FUNCIONAL:

Especialista de Asesoría Laboral

REPORTA A: Director y Subdirector de Recursos Humanos

SUPERVISA A: Ninguno

OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos en el tema jurídico-laboral, para la correcta observancia de las disposiciones legales.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores

Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.

Externas: Otras instituciones públicas y público en general.

1 2 3 4 5 6 7

Brindar asesoría a la Dirección de Recursos Humanos en materia de asuntos laborales.

Resolver consultas complejas formuladas sobre la aplicación e interpretación de leyes y disposiciones legales laborales.

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con asuntos legales laborales.

Ejercer adecuada y efectiva defensa de los intereses del Ministerio, en los casos de reinstalación,

represalias, terminaciones de contrato, conflictos colectivos, reclamación de pago de prestaciones y otros similares, que promuevan trabajadores o ex trabajadores contra dicho órgano y/o el estado de Guatemala ante los tribunales laborales.

Actuar como conciliador en conflictos colectivos que se presenten en el Ministerio.

Coordinar con la Dirección de Asuntos Jurídicos, las normas políticas y procedimientos que en materia legal laboral, deben aplicarse en cada Dependencia del Ministerio.

Realizar todas las actividades adicionales inherentes a sus funciones y las que le sean asignadas por el Director(a) de Recursos Humanos.

b) PERIÓDICOS

1 2

Aplicar criterios técnicos apegados a las políticas institucionales en materia de recursos humanos. Administrar el sistema para el registro estadístico de la Dirección de Recursos Humanos en la aplicación de procesos disciplinarios al personal.

3 4 5

Diseñar los acuerdos para la contratación de personal y otros movimientos de personal.

(8)

6 7 8

faciliten la gestión de recursos humanos en la Institución.

Elaborar informes periódicos a la Dirección.

Analizar casos concretos y presentar propuesta para la resolución de problemas laborales.

Elaborar informes gerenciales que le sean solicitados. Coordinar reuniones con los Analistas de Recursos Humanos, a efecto de proporcionar lineamientos legales, actualización de leyes laborales y unificación de criterios en la aplicación de las mismas.

c) EVENTUALES

1 2

Asistir a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección.

Participar en reuniones como representante del Ministerio en temas de carácter jurídico laboral.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Títulos universitarios a nivel de licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales y/o Abogado y Notario.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector

Público.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación.

Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal.

Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos

(9)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Asistente de Dirección Código:

MOF-301-1-4

NOMBRE FUNCIONAL:

Asistente de Dirección

REPORTA A: Director de Recursos Humanos

OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asistencia necesaria a la Dirección de Recursos Humanos, en el seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el

cumplimiento de las funciones y metas del área.

Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general. 2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Contribuir a la eficiente realización de las funciones generales y específicas de la Dirección.

Llevar la agenda, bitácora y coordina las reuniones del Director. Participar en sesiones de trabajo, dar

seguimiento a temas y tareas. Elaborar pedidos y órdenes de compra de la Dirección. Recepcionar y registrar la correspondencia que ingresa y egresa de la Dirección. Recibir y registrar las solicitudes de permisos de ausencia, vacaciones, licencias, suspensiones, entre otras; en el sistema de control de Ingresos y Egresos Atender personalmente o por teléfono a los empleados del Ministerio como al público que lo requiere.

Entregar la correspondencia marginada a los

departamentos de la Dirección de Recursos Humanos. Redactar notas, memos y demás documentos propios de la Dirección. Coordinar, convocar y confirmar reuniones del Director Reproducir documentos oficiales requeridos por el Director y/o Subdirector de RRHH. Administrar y controlar el archivo de la

Dirección de Recursos Humanos.

Clasificar y archivar la correspondencia diversa, atención de trámites para reproducción y empastado de documentos, llenado a máquina de cuadros y formularios que acompañan expedientes diversos etc. Ejecutar otras que le sean asignadas por la

Subdirección y Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS

(10)

1 2 3 4 5

Velar por el correcto ordenamiento de la bodega de suministros de la Dirección.

Brindar apoyo a los Departamento de Planta Central, Servicio Exterior, Capacitación y la Unidad de Nóminas cuando se le requiera.

Realizar la requisición de suministros de la Dirección. Publicar en la página web del Ministerio los aspectos que le competen a la Dirección en relación a la Ley de Acceso a la Información Pública.

Elaborar los paquetes y trasladar la documentación al Archivo central del Ministerio.

c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4 5

Actualizar el listado del Escalafón Diplomático. Apoyar en eventos internos y con Organismos Internacionales que coordina el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Participar en comisiones de trabajo por designación del Director de Recursos Humanos. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional. Realizar el trámite de viáticos al interior y exterior del país del Director.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del

Sector Público.

Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal.

Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares,

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Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Jefe del Departamento de Planta Central Código: MOF-301-2-1

NOMBRE FUNCIONAL:

Jefe del Departamento de Planta Central

REPORTA A: Subdirector de Recursos Humanos

SUPERVISA A: Especialista y Asistente Técnico de Recursos Humanos OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

técnicas de administración de recursos humanos del área a su cargo.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades administrativas en forma verbal y/o escrita del personal a su cargo.

Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales relacionadas con acciones y movimiento de personal que son competencia de la institución. Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos de la institución en materia de gestión de personal.

Firmar de visto bueno los documentos generados como producto de las diferentes acciones y movimientos de personal del Ministerio.

Elaborar y proponer los documentos técnicos y

formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal.

Atender requerimientos y consultas de funcionarios de planta central en forma personal, vía telefónica y por correo electrónico.

Resuelve asuntos técnicos y administrativos en materia de Admisión de personal.

Elaborar, revisar y avalar documentos que se generen en el área de trabajo como: oficios, memos,

resoluciones de vacaciones de personal, resoluciones de licencias con o sin goce de salario, suspensiones, providencias, certificados del IGSS, circulares, perfiles y otros documentos relacionados con acciones de personal. etc.

Supervisa la elaboración de cuadros de movimientos de personal y los avala.

Supervisa el control efectivo de permisos, licencias, justificaciones de permisos, vacaciones del personal de planta central entre otros.

Emitir opinión con relación a casos específicos requeridos por la autoridad superior.

(12)

Subdirección y Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Velar porque se mantengan actualizados los registros del personal de Planta Central en los diferentes sistemas de control.

Supervisar y avalar el proceso de Reclutamiento y Selección del personal de Planta Central.

Diseñar y llevar a cabo el proceso de Inducción al personal de nuevo ingreso.

Elaborar acuerdos ministeriales y gubernativos

(Nombramiento, ascenso, traslado, pésame, de ingreso y/o ascenso a la Carrera Diplomática, remoción, renuncia, rescisión de contrato, etc.), del personal de planta central.

Revisar y avalar el formulario único de movimiento de personal de planta central previo a trasladarlo a ONSEC (toma de posesión, aviso de entrega, etc.). Coordinar la apertura de cuentas bancarias a favor del personal nombrado de nuevo ingreso en la planta central o traslado del servicio exterior. Coordinar con la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, la aprobación de los cuadros de movimiento de personal de planta central. Asegurar el debido control de las plazas vacantes y el estado en que se encuentran. Asignar al personal de primer ingreso el código para el control en el sistema de ingreso y egreso a la Cancillería. Suscribir actas de toma, entrega, ascenso, licencia, suspensiones y otras del personal de planta central. Realizar la

confrontación de los expedientes de las personas propuestas a ser sujetas para alguna acción de personal (nombramientos, ascensos, traslados, etc.). Revisar y avalar los expedientes de providencia para pago de prestaciones laborales e indemnización del personal fuera de servicio de la planta central. Revisar la documentación de los expedientes que se remitirán a la Oficina Nacional de Servicio Civil, -

(13)

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

ONSEC-, dependiendo del tipo de acción que sea necesario realizar (nombramientos, tomas de

posesión, entrega de puestos, suspensiones, licencias sin goce de salario, etc).

Elaborar y trasladar instrucciones de movimientos de personal de planta central.

Elaborar y llevar el control de las plazas exentas, (Acuerdos, listados e informes a ONSEC).

Elaborar reporte de acciones de personal de planta central, para ser remitidos a diferentes instancias administrativas del Ministerio para su conocimiento y trámites correspondientes.

Realizar investigaciones para determinar la

autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades.

Solicitar toda la documentación necesaria a candidatos propuestos para ocupar puestos vacantes, confrontar copias con originales y dar el seguimiento hasta su contratación.

Proporcionar información requerida por las

instituciones gubernamentales tales como: Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas, Ministerio Publico, ONSEC y otros

Coordinar la conformación de los expedientes con papelería completa dependiendo del tipo de acción de personal que sea necesario realizar (nombramientos, toma de posesión, entrega del puesto).

Elaborar y actualizar diferentes listados relacionados con el personal de planta central.

Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección.

Gestionar ante la Oficina Nacional de Servicio Civil – ONSEC-, la autorización para el pago de bono por antigüedad a los trabajadores de Planta Central, que cumplen con los requisitos legales establecidos para el efecto, llevando el registro y control del mismo. Revisar y trasladar los expedientes correspondientes al ingreso o ascenso en la Carrera Diplomática del

personal de planta central.

Participa en la elaboración y ejecución del Plan Operativo Anual y presupuesto correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos.

c) EVENTUALES

1 2 3

Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento cuando sean requeridas por la Autoridad Superior. Participa en reuniones institucionales con el Director y Subdirector de Recursos Humanos

Imparte capacitaciones al personal del Ministerio, en temas de su competencia

(14)

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

Público.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.

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Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Especialista de Recursos Humanos Código: MOF-301-2-2

NOMBRE FUNCIONAL:

Especialista de Recursos Humanos

REPORTA A: Jefe del Departamento de Planta Central

OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento de Planta Central para la correcta administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados.

Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del área bajo su cargo.

Analizar y elaborar documentación que le sea asignada, ejecutando las acciones que resulten consecuentes a los fines de su diligenciamiento.

Atender y orientar la solución de requerimientos y consultas de funcionarios de Planta Central y otras instituciones en forma personal, telefónica y electrónica relacionados con acciones de personal, vacaciones, licencias, etc.

Elaborar documentos y generar listados especiales solicitados por la Dirección a la Jefatura del Departamento. Coordinar la entrega de correspondencia diversa (memoranda, oficios, certificaciones, etc.) relacionada con el personal de Planta Central. Analizar y dar trámite a las solicitudes de vacaciones del personal de Planta Central. Velar por que se mantengan actualizados los expedientes del personal, con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dando cumplimiento a la normatividad respectiva. Supervisar y revisar la elaboración de certificados del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- previo a trasladarlos al Jefe del Departamento para firma. Solicitar información a instituciones

gubernamentales o privadas en relación a temas concernientes a la Dirección. Administrar los test psicométricos a los candidatos para ocupar puestos dentro de la institución. Ejecutar otras que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección de Recursos Humanos y Jefe de Departamento.

(16)

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Elaborar, conformar y revisar Cuadros de Movimientos de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil. Aplicar Pruebas Psicométricas y realización de entrevistas a candidatos a un puesto.

Apoyar en el diseño y realización del proceso de Inducción al personal de nuevo ingreso.

Generar listados especiales del personal de Planta Central de acuerdo a requerimiento de diversas instituciones.

Administrar el banco de datos de elegibles previo a iniciar el proceso de reclutamiento.

Analizar que los expedientes de los candidatos propuestos a calificar cumplan con los perfiles propuestos previamente establecidos y con los requisitos que exigen la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Realizar la preselección de candidatos a través del análisis curricular para identificar a los aspirantes que cumplen con los requisitos establecidos para el puesto. Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas por faltas en el servicio según lo ameriten. Elaborar providencias para pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios. Informar a la Contraloría General de Cuentas sobre movimientos de personal relacionados con Cuentadancias. Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios de planta central. Elaborar proyectos de resoluciones de licencias por estudio, enfermedad, lactancia u otras.

Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios de Planta Central.

Velar por el oportuno suministro de formularios por parte del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Gestionar la ubicación de los pasantes universitarios, para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

16 Gestionar la aprobación de prácticas de alumnos de

establecimientos públicos y privados y su ubicación para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

(17)

c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Realizar el proceso de contratación de servicios

técnicos y profesionales bajo el renglón 029 y subgrupo 18

Gestionar el registro de firmas autorizadas ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-. Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal.

Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior.

Participar en reuniones de trabajo.

autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades.

Realizar el proceso de Reclutamiento de personal. Coordinar el proceso de aplicación y calificación de pruebas psicométricas y de aptitud a candidatos para ocupar puestos dentro de la institución.

Análisis e interpretación del informe de examen posterior a los resultados de la evaluación.

Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección.

Presentar informes de entrevistas de los candidatos. Asumir la jefatura en caso de ausencia del Jefe del Departamento.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

Público.

Experiencia: Cuatro años de experiencia profesional en puestos

(18)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Especialista de Aplicación de Personal Código: MOF-301-2-3

NOMBRE FUNCIONAL:

Especialista de Aplicación de Personal

OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar en materia de aplicación de personal a la Subdirección de Recursos Humanos, con base a la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados con la materia.

1 2 3 4 5 6

Analizar y elaborar documentación que le sea asignada, ejecutando las acciones que resulten consecuentes a los fines de su diligenciamiento.

Atender y orientar la solución de requerimientos y consultas de la Subdirección y la Dirección de Recursos Humanos relacionados con estudios de puestos para la asignación de complementos de personal al salario, traslados presupuestarios, cambios de especialidad, supresión de puestos, entre otros, correspondientes a la Planta Central y al Servicio Exterior.

Dar seguimiento a expedientes relacionados con temas de su competencia ante las instituciones

Gubernamentales. (MINFIN, ONSEC, Procuraduría General de la Nación, Secretaría General de la Presidencia, entre otros)

Elaborar documentos y generar informes especiales solicitados por la Dirección a la Sub Dirección de Recursos Humanos.

Ejecutar otras que le sean asignadas por la

Subdirección y la Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS

1 2

Analizar y realizar estudios para la creación de puestos de Planta Central bajo los renglones presupuestarios 011 y 022, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

Gestionar el proceso de autorización para la asignación de complemento personal al salario de los funcionarios de la Planta Central, con base a lo establecido en el Plan Anual de Salarios.

(19)

3 4 5 6

Elaborar Estudios Técnicos para la creación de Puestos del Servicio Exterior.

Elaborar Estudios Técnicos para la asignación o modificación de Bonos y Complementos asignados al personal de Planta Central y del Servicio Exterior. Gestionar ante las instancias correspondientes el proceso para la autorización de la Modificación de los Acuerdos Gubernativos para la asignación de la Compensación Costo de Vida y Gastos de

Representación de los puestos creados en el Servicio Exterior.

Elaboración de los perfiles de puestos de la Planta Central y del Servicio Exterior.

c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4 5

Elaborar estudios para la modificación de jornadas de trabajo de puestos de la Planta Central.

Realizar análisis y estudios para reclasificaciones de puestos, cuando lo requiera la autoridad superior. Realizar análisis y diagnósticos de la estructura organizacional.

Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Sub Director de Recursos Humanos o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior

Realizar todas las actividades adicionales inherentes a la naturaleza de sus funciones y las que le sean asignadas por el Subdirector el Director de Recursos Humanos.

Público.

(20)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Asistente Técnico de Recursos Humanos Código: MOF-301-2-4

NOMBRE FUNCIONAL:

Asistente Técnico de Recursos Humanos

REPORTA A: Jefe del Departamento de Planta Central

OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores,

Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Atender requerimientos y consultas de funcionarios de Planta Central y otras instituciones en forma personal, vía telefónica y electrónica.

Entregar la correspondencia diversa relacionada con el personal de Planta Central y dar el seguimiento correspondiente.

Revisar, analizar, elaborar y enviar por correo

electrónico las resoluciones de vacaciones del personal de Planta Central.

Integrar, resguardar y mantener actualizados los expedientes del personal con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dado cumplimiento a la normatividad respectiva.

Elaborar certificados del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- a solicitud de los interesados. Apoyar en el análisis de expedientes de personal que opta a un puesto en el Ministerio.

Apoyar en la aplicación de pruebas psicométricas y entrevistas.

Confrontar los documentos que integran los

expedientes de candidatos que aplican a un puesto. Apoyar en la elaboración de listados solicitados por la Dirección a la Jefatura del Departamento.

Ingresar al Sistema Tas-k-ontrol el registro de vacaciones del personal de Planta Central.

Realizar otras actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección de Recursos Humanos y Jefe de Departamento.

b) PERIÓDICOS

(21)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Elaborar y entregar Cuadros de Movimientos de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Conformar y mantener actualizados los expedientes del personal de Planta Central.

Elaborar y enviar circulares para el personal de Planta Central.

Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios de Planta Central.

Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas

Realizar actualizaciones de expedientes en materia académica.

Elaborar providencias para pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios.

Administrar y llevar el registro actualizado de teléfonos de Autoridades del Ministerio.

Creación y designación de código de marcaje para el personal de nuevo ingreso.

Elaborar resoluciones de licencias por estudio, enfermedad, lactancia u otras.

Gestionar el suministro de formularios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

Gestionar la ubicación de los pasantes universitarios, para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

Gestionar la aprobación de prácticas de alumnos de establecimientos públicos y privados y su ubicación para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

Presentar informes periódicos al Jefe de Planta Central. Elaborar cuadros estadísticos de la acciones de

personal pendientes, en proceso y finalizadas. c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Gestionar el registro de firmas autorizadas ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-. Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal.

Participar en cursos de capacitación, talleres, seminarios etc.

Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior

Ingresar al Sistema Tas-k-ontrol el registro de vacaciones del personal de Planta Central. Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios de Planta Central.

Elaborar reportes mensuales de ingresos y egresos del personal de Planta Central.

(22)

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Séptimo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología.

Sector Público.

Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares,

preferiblemente en el sector público.

(23)

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento del Exterior Puesto: Jefe del Departamento del Exterior Código:

MOF-301-3-1

NOMBRE FUNCIONAL:

Jefe del Departamento del Exterior

SUPERVISA A: Especialista y Asistente de Recursos Humanos

OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas de administración de recursos humanos del área a su cargo.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades administrativas del

departamento bajo su cargo.

Atender requerimientos y consultas de funcionarios de Servicio Exterior en forma personal, vía telefónica y por correo electrónico.

Asignar la correspondencia del departamento de Servicio Exterior.

Elaborar, revisar y avalar documentos que se generen en el área de trabajo como: oficios, memos,

resoluciones de vacaciones de personal, resoluciones de licencias con o sin goce de salario, providencias, y oficiales, circulares, perfiles y otros documentos relacionados con acciones de personal. etc. Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos de la institución en materia de gestión de personal en el ámbito del Servicio Exterior.

Firmar de visto bueno los documentos generados como producto de las diferentes acciones y movimientos de personal diplomático en el exterior.

Elaborar y proponer los documentos técnicos y

formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal diplomático en el exterior.

Velar por el cumplimiento de los lineamientos jurídicos y de procedimientos en acciones de personal de la Dirección para la administración del recurso humano del Servicio Exterior.

Supervisar que se lleve el control efectivo de permisos, licencias, justificaciones de permisos, vacaciones del personal de Servicio Exterior entre otros.

Asesorar en temas dentro del ámbito de su competencia.

Supervisar la elaboración de cuadros de movimientos de personal y los avala.

(24)

Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por la Subdirección y Dirección de Recursos Humanos.

b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Elaborar acuerdos ministeriales y gubernativos

(Nombramiento, ascenso, traslado, pésame, de ingreso y/o ascenso a la Carrera Diplomática, remoción, renuncia etc.) del personal del Servicio Exterior. Velar porque se mantengan actualizados los registros del personal del Servicio Exterior en los diferentes sistemas de control.

Suscribir actas de toma, entrega, ascenso, traslado de personal del Servicio Exterior.

Elaborar y trasladar instrucciones de movimientos de personal del Servicio Exterior.

Notificar a través de oficio y certificación de actas de toma y entrega de posesión, los movimientos de personal del Servicio Exterior a la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas. Elaborar y dar seguimiento a la agenda de inducción para funcionarios de primer ingreso del Servicio Exterior.

Elaborar reporte de acciones de personal del Servicio Exterior, para ser remitidos a diferentes instancias administrativas del Ministerio para su conocimiento y trámites correspondientes.

Elaborar y actualizar récords laborales de embajadores, cónsules generales, cónsules y funcionarios nombrados en las misiones acreditadas en el Servicio Exterior. Llevar el control de las plazas vacantes en el Servicio Exterior y su estado.

Proporcionar información requerida por las

instituciones gubernamentales tales como: Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas, Ministerio Publico, ONSEC, entre otros.

Actualizar diferentes listados del personal del Servicio Exterior.

autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo

(25)

amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades.

Solicitar toda la documentación necesaria a candidatos propuestos para ocupar puestos vacantes y dar el

14 15 16 17 18

seguimiento hasta su contratación.

Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección

Elaborar acuerdos gubernativos de nombramiento y de derogación de los Agregados Militares, Culturales, Comercial y de Turismo.

Revisar y avalar los expedientes del personal fuera de servicio, para pago de prestaciones laborales. Coordinar la gestión del bono de antigüedad de funcionarios del Servicio Exterior que cumplen con los requisitos legales establecidos para el efecto, llevando el registro y control del mismo.

Revisar y trasladar los expedientes correspondientes al ingreso o ascenso en la Carrera Diplomática del

personal del Servicio Exterior.

c) EVENTUALES

1 Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento

de la Dirección o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior.

(26)

Público.

(27)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento del Exterior Puesto: Especialista de Recursos Humanos Código: MOF-301-3-2

NOMBRE FUNCIONAL:

Especialista de Recursos Humanos

REPORTA A: Jefe de Departamento del Exterior

OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento del Exterior para la correcta administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados.

1 2 3 4 5 6 7 8

Dar seguimiento a la correspondencia diversa (oficios, providencias, memorando, resoluciones de vacaciones y constancias) de los funcionarios nombrados en las Misiones diplomáticas y consulares asignadas.

Coordinar el envío de correspondencia diversa (oficios, resoluciones de vacaciones entre otras) hacia las Misiones diplomáticas y consulares asignadas. Analizar y dar trámite a las solicitudes de vacaciones del personal del Servicio Exterior. Velar por que se mantengan actualizados los expedientes del personal con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dado cumplimiento a la normatividad respectiva. Atender al personal del Servicio Exterior, así como a las personas que requieran datos de las diferentes misiones acreditadas en el Servicio Exterior. Registrar y llevar control de las Actas de Nombramiento, Remoción, Traslado, Ascenso, Permuta, Modificación, Ampliación e inicio y

culminación de vacaciones enviadas por las distintas Misiones acreditadas en el Exterior así como papelería referente a sus méritos y deméritos en los expedientes de cada funcionario. Ejecutar otras tareas similares, que sean asignadas por el Jefe del Departamento del Servicio Exterior, la Subdirección o Dirección de Recursos Humanos.

b) PERIÓDICOS

(28)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Elaborar certificaciones de actas de nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación, certificación de acuerdos de

nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación de funcionarios de las misiones asignadas.

Atender las consultas realizadas por el personal de las misiones del Servicio Exterior.

Conformar y mantener actualizados los expedientes del personal del Servicio Exterior.

Elaborar y notificar instrucciones para los Funcionarios del Exterior sobre movimientos de Personal.

Generar diversos reportes del personal del Servicio Exterior.

Elaborar fichas técnicas de funcionarios del Servicio Exterior.

Revisar y verificar que los expedientes de los candidatos propuestos a calificar cumplan con los perfiles propuestos previamente establecidos y con los requisitos que exige la Ley de Servicio Diplomático. Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios del Servicio Exterior.

Apoyar en el proceso de autorización para la gestión del pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios.

Informar a la Contraloría General de Cuentas sobre movimientos de personal relacionados con

Cuentadancias. c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Solicitar documentación (listados de feriados oficiales, currículo vitae, entre otros) de funcionarios del Servicio Exterior.

Apoyar en la elaboración de informes de la Dirección de Recursos Humanos.

Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal.

Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior.

Asumir la jefatura en caso de ausencia del Jefe del Departamento.

Participar en reuniones de trabajo.

Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas por faltas en el servicio según lo ameriten. Realizar investigaciones para determinar la

autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo

(29)

amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades.

Público.

(30)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento del Exterior Puesto: Asistente Técnico de Recursos Humanos Código: MOF-301-3-3

NOMBRE FUNCIONAL:

Asistente Técnico de Recursos Humanos

REPORTA A: Jefe del Departamento del Exterior

OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la administración del recurso humano del Ministerio en el exterior, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores,

Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Elaborar y dar seguimiento a la correspondencia diversa (oficios, providencias, memoranda, resoluciones de vacaciones y constancias) de los funcionarios nombrados en las Misiones diplomáticas y consulares asignadas.

Elaborar y trasladar a través de los medios electrónicos disponibles correspondencia diversa (memos, oficios, resoluciones de vacaciones entre otras) a las Misiones diplomáticas y consulares asignadas.

Brindar atención al personal del Servicio Exterior, así como a las personas que requieran datos de las

diferentes Misiones acreditadas en el Servicio Exterior. Elaboración y registro electrónico de: Actas de

Nombramiento, Remoción, Traslado, Ascenso, Permuta, Modificación, Ampliación e inicio y

culminación de vacaciones enviadas por las distintas Misiones acreditadas en el Exterior así como papelería referente a sus méritos y deméritos en los expedientes de cada funcionario.

Apoyar en el análisis de expedientes de personal que opta a un puesto diplomático en el exterior.

Confrontar los documentos que integran los expedientes de candidatos que aplican a un puesto diplomático en el exterior.

Apoyar en la elaboración de Informes y Estadísticas, solicitados por la Dirección a la Jefatura del

Departamento.

Ingresar al Sistema Tas-k-ontrol el registro de vacaciones del personal de planta central. Participar en cursos de capacitación, talleres, seminarios etc.

Ejecutar otras tareas similares, que sean asignadas por el Jefe del Departamento del Servicio Exterior, la Subdirección o Dirección de Recursos Humanos.

(31)

b) PERIÓDICOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Elaborar certificaciones de actas de nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación, certificación de acuerdos de

nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación de funcionarios de las misiones asignadas.

Mantener comunicación frecuente con las misiones del Servicio Exterior para conocer sus necesidades.

Integrar, resguardar y mantener actualizados los expedientes del personal con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dado cumplimiento a la normatividad respectiva.

Elaborar y notificar instrucciones para los Funcionarios del Exterior sobre movimientos de Personal.

Generar Informes Ejecutivos referentes al personal del Servicio Exterior.

Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios del Servicio Exterior.

Elaborar providencias para pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios.

Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios del Servicio Exterior.

c) EVENTUALES

1 2 3

Solicitar documentación (listados de feriados oficiales, currículo vitae, entre otros) de funcionarios del Servicio Exterior.

Apoyar en la elaboración de acuerdos de nombramiento, remoción, traslados, ascenso, cancelación, modificación, permuta, concurrencia, cuando así lo requieran las autoridades.

Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios del Servicio Exterior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Séptimo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología.

Sector Público.

Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares,

(32)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Capacitación Puesto: Jefe del Departamento de Capacitación Código: MOF-301-4-1

NOMBRE FUNCIONAL:

Jefe del Departamento de Capacitación

OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de capacitación del personal del Ministerio.

1 2 3 4 5 6 7 8

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar, supervisar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en el área de Capacitación.

Coordinar y supervisar la elaboración y actualización del programa de adiestramiento, capacitación y desarrollo profesional anual del Ministerio.

Desarrollar actividades conjuntas con personal técnico y profesional, que le sean ordenadas por el Director de Recursos Humanos.

Atender las necesidades del personal sobre cursos de adiestramiento, capacitación y desarrollo profesional. Supervisar las actividades de adiestramiento,

capacitación y desarrollo profesional para el personal del Ministerio.

Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados al Departamento.

Supervisar que se lleve actualizado el registro y control de la capacitación proporcionada a cada miembro del personal del Ministerio.

Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director le asigne. b) PERIÓDICOS

1 Reclutar y gestionar talentos externos al Ministerio que

pueden contribuir o participar en capacitaciones al personal.

2 3 4

Investigar, diagnosticar y analizar las necesidades de formación, que incluye recolectar información para determinar las necesidades existentes y la clase de entrenamiento y formación requerida para satisfacer estas necesidades (DNC).

Apoyar la capacitación de los especialistas y demás personal de la Dirección.

(33)

Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. c) EVENTUALES No. Descripción 1 2 3

Impartir pláticas, conferencias y cursos que le sean designados por el Director de Recursos Humanos. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Director de Recursos Humanos, que se realizan en el interior y exterior del país.

Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección.

Público.

(34)

Ministerio de Relaciones Exteriores

Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Nóminas Puesto: Coordinador de Nóminas Código: MOF-301-5-1

NOMBRE FUNCIONAL:

Coordinador de Nóminas

SUPERVISA A: Analista de Nóminas

OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y apoyar las actividades necesarias para la administración de las nóminas de sueldos, honorarios, tiempo extraordinario y prestaciones del personal del Ministerio.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar, supervisar y evaluar las actividades técnicas y

administrativas que se realizan en la Unidad a su cargo. Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos de la institución en materia de gestión de personal y operar las reclasificaciones del personal requeridas, en el sistema correspondiente.

Atender requerimientos y consultas de funcionarios de planta central y servicio exterior en materia de

administración de sueldos y gestiones del personal. Elaborar, revisar y avalar documentos que se generen en el área de trabajo como: oficios diversos

relacionados con pensión alimenticia, descuentos judiciales, movimientos mensuales, traslado de nóminas, solicitud de documentación al archivo, dictámenes, cortes de salario, consultas a Contraloría General de Cuentas, Tesorería Nacional, Oficina Nacional de Servicio Civil Contabilidad del Estado entre otros.

Revisar y firmar constancias salariales de personal de Planta Central y Servicio Exterior.

Resolver asuntos técnicos y administrativos en materia de gestión de personal.

Velar porque las prestaciones laborales, póstumas, bono por antigüedad y bono personal sean otorgadas conforme las normas legales vigentes.

Velar porque el sistema de registros de acciones de personal, esté actualizado con el fin de proporcionar en forma inmediata y confiable la información que

requieran los interesados.

Administración del proceso para la elaboración de la nómina del personal por contrato 029