Manual de Practicas

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i UNIDAD 1

1. INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

1.1 Definición de base de datos 1

1.2 Características 1

1.3 Sistemas de Gestión de Base de Datos (SGBD) 2

1.4 Ventajas de las Bases de Datos 2

1.5 Desventajas de las Bases de Datos 3

1.6 Tipos de Campos 4

1.7 Tipos de Bases de Datos 5

Actividades de la Unidad 1

Actividad 1.1 Cuestionario 6

Actividad 1.2 Aplicación de una Base de Datos 7

Actividad 1.3 Software para Bases de Datos 8

UNIDAD 2

2. BASES DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS 2007 - 2010

2.1 Información General 9

2.2 Pasos para iniciar Access 9

2.3 Crear una Base de Datos 10

2.4 Agregar información a una Base de Datos 11

2.5 Crear una Base de Datos mediante una Plantilla 11

2.6 Crear una Base de Datos sin Plantilla 12

2.7 Agregar una tabla 13

2.7.1 Crear una tabla empezando en la vista hoja de datos 14

2.7.2 Crear una tabla empezando en la vista Diseño 14

2.7.3 Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access. 16

2.7.4 Importar, anexar o vincular a datos de otro lugar. 17

2.8 Agregar un elemento de la aplicación 18

2.9 Abrir una base de datos de Access existente 19

Actividades de la Unidad 2

Actividad 2.1 Importar una base de datos desde un programa externo 21

Actividad 2.2 Importar una base de datos desde un programa externo 22

Actividad 2.3 Importar una base de datos desde un programa externo 23

Actividad 2.4 Crear tablas en una nueva base de datos 30

UNIDAD 3

3. TRABAJANDO CON BASES DE DATOS

3.1 Modificar una tabla 32

3.2 Introducir un registro en una tabla 32

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3.4 Eliminar registros 33

3.5 Movimientos entre los datos de una tabla 33

3.6 Relaciones entre tablas 34

3.6.1 Crear Relaciones 34

3.6.2 Modificar una Relación 36

3.6.3 Eliminar una relación 36

3.7 Consultas 36

3.7.1 Crear consultas de selección 36

3.7.2 Establecer condiciones 37

Actividades de la Unidad 3

Actividad 3.1 Introducir Registros 38

Actividad 3.2 Establecer Relaciones entre tablas 39

Actividad 3.3 Diseño de Consultas de Selección 41

Actividad 3.4 Tabla de Referencias Cruzadas 42

Actividad 3.5 Consultas de Selección tipo tabla 43

Actividad 3.6 Diseño de Consultas de Acción 44

Actividad 3.7 Diseño de Consultas de Acción tipo Actualización 45

Actividad 3.8 Diseños de Consultas del Tipo Eliminación 46

UNIDAD 4

4. FORMULARIOS

4.1 Crear un formulario usando el asistente 47

4.2 Crear un Formulario en Blanco en Access 49

4.3 Crear un Formulario dividido en Access 50

4.4 Crear en Formulario que muestre varios registros en Access 51

4.5 Informes 51

Actividades de la Unidad 4

Actividad 4.1 Diseño de Formularios Combinados con Consultas 54

Actividad 4.2 Diseño de Consultas 56

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UNIDAD 1

1. INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS

1.1. Definición

e le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeño fichero casero para ordenar libros y revistas por clasificación alfabética hasta una compleja base que contenga datos de índole gubernamental en un Estado u organismo internacional. Recientemente, el término base de datos comenzó a utilizarse casi exclusivamente en referencia a bases construidas a partir de software informático, que permiten una más fácil y rápida organización de los datos.

Las bases de datos informáticas pueden crearse a partir de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier caso, las funcionalidades disponibles son prácticamente ilimitadas.

1.2. Características

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

 Independencia lógica y física de los datos.

 Redundancia mínima.

 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

 Integridad de los datos.

 Consultas complejas optimizadas.

 Seguridad de acceso y auditoría.

 Respaldo y recuperación.

 Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

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2 1.3. Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

1.4. Ventajas de las bases de datos

Control sobre la redundancia de datos:

o Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos.

o En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.

Consistencia de datos:

o Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.

Compartir datos:

o En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.

Mantenimiento de estándares:

o Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de acceso.

Mejora en la integridad de datos:

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3  Mejora en la seguridad:

o La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.

Mejora en la accesibilidad a los datos:

o Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.

Mejora en la productividad:

o El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.

o El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel.

Mejora en el mantenimiento:

o En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicación que los manejan.

o Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.

o Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.

Aumento de la concurrencia:

o En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo.

Mejora en los servicios de copias de seguridad:

o Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.

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embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.

1.5. Desventajas de las bases de datos

Complejidad:

o Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.

Coste del equipamiento adicional:

o Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.

Vulnerable a los fallos:

o El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).

1.6. Tipos de Campos

Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:

Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.

Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.

 Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados.

Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.

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5 1.7. Tipos de Base de Datos

Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:

MySql: Es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.

PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa Access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.

Microsoft SQL Server: Es una base de datos más potente que Access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

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ACTIVIDAD 1 U1

1.- ¿Son los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto?

R. _________________________________________________________________________

2.- Menciona al menos 5 características que deben tener las bases de datos informáticas.

R. _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

3.- ¿Cuáles son los tres elementos o lenguajes de los cuales se compone un Sistema de

Gestión de Base de Datos “SGBD” DataBase Management System?

R. _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

4.- Menciona 4 Ventajas de los Sistemas de Gestión de Base de Datos.

R. _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

5.- Menciona 3 desventajas de los Sistemas de Gestión de Base de Datos.

R. _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

6.- ¿Son los tipos de campos que poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”?

R. _________________________________________________________________________

Objetivo: El alumno deberá aplicar los conocimientos adquiridos durante la lectura de la Unidad 1.

Nombre: Cuestionario de la Unidad 1.

Instrucciones: Contesta correctamente lo que se te pide.

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ACTIVIDAD 2 U1

Objetivo: Administrar los recursos que el alumno tiene a su disposición, con el fin de crear su base de datos.

Nombre: Aplicación de Bases de Datos en el Hogar.

Instrucciones: En nuestra vida cotidiana como estudiantes, tenemos a nuestra disposición de un número determinado de recursos para poder solventar las necesidades para el estudio, por ejemplo; el Tiempo, Dinero, Material Didáctico, Material Electrónico como Computadora Personal, Tablet o un SmartPhone; así también, como herramientas y sobre todo útiles escolares y libros. El objetivo de esta actividad es, que utilizando libreta, lápiz y regla. Elaboremos una tabla de registro, de todas las actividades que realizamos a diario relacionado con nuestra vida estudiantil, desde la casa pasando por la escuela, trabajo y de regreso al hogar, registrando todos los gastos que hacemos y diversas actividades y apuntes de tareas pendientes. La base de datos puede contener varias tablas, de las cuales cada una de ellas puede llevar un registro detallado de todas sus actividades, donde la relación principal es el tiempo (Fecha y Hora).

Comentarios: Con la ayuda de tu maestro, puedes pedir sugerencias de como diseñar la tabla de registro de actividades (Itinerario), las tablas de registro solo debe contener de una a tres palabras por campo y en los cuadros la descripción. Es decir si quieres llevar tus registros de gasto diario, solo basta con un mínimo de 4 a 5 campos, por ejemplo:

Fecha Monto Descripción de Gasto Total Mi ahorro

25/08/2016 $ 400.00 Compra de tenis, Blancos $ 4,000.00 27/08/2016 $ 80.00 Material para escuela

28/08/2016 $ 100.00 Recarga tarjeta Feria $ 580.00 $ 3,420.00

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ACTIVIDAD 3 U1

Objetivo: Adquirir conocimiento de cuáles son los programas que existen para Gestionar Bases de datos y sus capacidades.

Nombre: Investigación: Software para bases de datos.

Instrucciones: En el tema 1.7 del presente libro, habla sobre diversos programas de Gestión de Bases de Datos, realizaras una investigación más profunda sobre cada uno de los programas mencionados y presentaras un informe hecho en presentación electrónica en forma detallada y concisa, para enviarlo al correo del maestro que imparte esta clase.

La información deberá contener, El nombre del programa “SGBD”, Nombre del Desarrollador del Programa (Nombre de la compañía que la distribuye), características del programa como Confiabilidad, Capacidad de Volumen de datos, Si trabaja en Red tanto local como extensa, imágenes tanto del logotipo como su de interfaz (pantalla de usuario).

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UNIDAD 2

2. BASES DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS.

2.1. Información general

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, se muestra la vista Backstage de Microsoft Office.

La vista Backstage es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Office.com, todo aquello que, usando Access, desee hacer con un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, en comparación con dentro de una base de datos.

2.2. Pasos para iniciar MS ACCESS.

Para iniciar Microsoft Access y crear por primera vez una base de datos o bien crear una nueva, hacerlos en los siguientes pasos:

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10 2.3. Crear una base de datos

Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva. La ficha Nueva proporciona varias formas de crear una nueva base de datos:

Una base de datos en blanco Puede comenzar desde cero si lo desea. Es una buena opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos que necesita adaptar o incorporar.

Una plantilla que se instala con Access Considere usar una plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente. Access se suministra con varias plantillas instaladas de forma predeterminada.

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11 2.4. Agregar a una base de datos

Cuando esté trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicación.

Los elementos de la aplicación son una característica nueva que permite usar juntos varios objetos de base de datos relacionados como si fueran uno. Por ejemplo, un elemento de la aplicación puede consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de la aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes, macros, es decir, todos los objetos de base de datos con los que suele trabajar.

2.5. Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como están o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de los problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de muestra cuya finalidad es mostrar su modo de empleo.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, en la ficha Archivo, haga clic en Cerrar base de datos Imagen del botón. La vista Backstage muestra la ficha Nueva.

2. En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar también más plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

3. Seleccione la plantilla que desee usar. El icono de la plantilla aparece en el panel de la derecha justo encima del cuadro Nombre de archivo.

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una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en Imagen del botón, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint Foundation.

NOTA: Si bien ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es igual que una base de datos web que usa Servicios de Access. Para poder usar una base de datos de escritorio, debe tener instalado Access. Una base de datos web se puede usar con un explorador web.

5. Haga clic en Crear.

6. Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar. Imagen del botón

7. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Use el panel de navegación para buscar otros formularios o informes que tal vez desee usar.

2.6. Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso incluye alguna o ambas de estas operaciones:

 Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla

 Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

1. Crear una base de datos en blanco

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En el panel derecho, en Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos Imagen del botón (Situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

4. Comience a escribir para agregar datos o pegue datos desde otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cuando se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar Imagen del botón. Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta.

IMPORTANTE: Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

2.7. Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la pestaña Crear.

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Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla imagen del botón

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

2. En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee agregar. Si no ve el tipo que desea, haga clic en Más campos Imagen del botón. Access muestra una lista de tipos de campo usados regularmente. Haga clic en el tipo de campo que desee y Access agrega el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.

Puede mover el campo arrastrándolo. Al arrastrar un campo a una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo. 3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de

otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Debería asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

2.7.2. Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o escriba datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla. Imagen del botón 2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a

continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

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4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla: a. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.

5. Para empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Si bien algunas propiedades están disponibles en la vista Hoja de datos, otras solo se pueden establecer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Para obtener información más detallada, haga clic en el botón Ayuda.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Descripción Tamaño del

campo

Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.

Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Máscara de entrada

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Propiedad Descripción

se escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Valor

predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado.

Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en , Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

2.7.3. Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados

en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un progra ma de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con

tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila está compuesta de nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:

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2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna.

3. Guarde la tabla de nuevo.

NOTA: Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de navegación.

2.7.4. Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a ellos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint Foundation o de otros orígenes diversos. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.

1. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

NOTA: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como archivo de texto delimitado) e importar los datos en Access.

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3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y después haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas Imagen del botón en el grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de navegación.

2.8. Agregar un elemento de la aplicación

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Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios consta de una tabla con un campo de identificador de Auto-numeración, un campo de fecha y un campo Memo. Puede agregarlo a cualquier base de datos y utilizarlo como está o con una mínima personalización.

1. Abra la base de datos a la que desea agregar un elemento de la aplicación. 2. Haga clic en la pestaña Crear.

3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de la aplicación. Se abre una lista de elementos disponibles.

4. Haga clic en la parte de la aplicación que quiera agregar.

2.9. Abrir una base de datos de Access existente

1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos:

 Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

 Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.

 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".

 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

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20 Sugerencias

 Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y luego en el nombre de archivo de esa base de datos. Access abrirá la base de datos con las mismas opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos recién usados, en la ficha Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de 50.

También puede mostrar las bases de datos recientes en la barra de navegación de la vista Backstage, para obtener acceso con solo dos clics: 1) la ficha Archivo y 2) la base de datos reciente que desea abrir. Cerca de la parte inferior de la ficha Reciente, active la casilla de verificación Tener acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes y, a continuación, ajuste el número de bases de datos que desee mostrar.

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ACTIVIDAD 1 U2

Instrucciones: Abre el programa de Excel, captura la siguiente tabla y guárdala con el nombre de Recursos Humanos.

EMPLEADO NOMBRE A PATERNO A MATERNO DEPARTA-

MENTO LINEA TURNO

FECHA DE

INGRESO SDI RFC ING00001 GALLARDO JUAREZ EDUARDO GERENCIA 0 DIURNO 24/06/2005 $ 850.00 GAJE650506 ING00003 GALLARDO JUAREZ ERNESTO GERENCIA 0 DIURNO 24/06/2005 $ 850.00 GAJE650506 ING00002 GARCIA ALANIS EVELYN YAZMIN GERENCIA 0 DIURNO 26/12/2009 $ 290.00 GAAE870203 ING00105 URBINA HERNANDEZ ANA LUISA GERENCIA 0 DIURNO 27/12/2009 $ 250.00 UIHA221025 ING00108 JIMENEZ MOLINA NORMA ARACELY GERENCIA 0 DIURNO 25/01/2010 $ 250.00 JIMN881005 ING00111 RAMIREZ GONZALEZ GABRIEL CONTADOR 0 DIURNO 05/05/2006 $ 340.00 TAGG840526 ING00114 OROZCO LUNA HANS JARECK CONTADOR 0 DIURNO 06/08/2008 $ 340.00 OOLH840728 ING00117 GUERRA REYES CARLOS EDUARDO VENTAS 1 DIURNO 26/12/2009 $ 295.00 GURC850625 ING00120 RIVERA VALDEZ EDGAR ARTURO VENTAS 2 DIURNO 27/12/2009 $ 295.00 RIVE870730 ING00123 VEGA QUINTERO FERNANDO VENTAS 1 DIURNO 25/01/2010 $ 180.00 VEQF811017 ING00126 JIMENEZ LOPEZ ANGEL VENTAS 1 DIURNO 05/05/2006 $ 180.00 JILA841014 ING00129 GARZA RODRGUEZ JESSICA MADAI VENTAS 1 DIURNO 06/08/2008 $ 180.00 GARJ861011 ING00132 GARDUÑO MEJIA RONALDO VENTAS 2 DIURNO 25/01/2010 $ 180.00 CAMR881212 ING00135 ROBLES REYNA MARIA DE JESUS VENTAS 2 DIURNO 05/05/2006 $ 180.00 RORM710205 ING00138 PEÑA MARTINEZ JUAN PABLO VENTAS 2 DIURNO 06/08/2008 $ 180.00 PEMJ800629 ING00141 SAUCEDA ESPINOZA CLAUDIA ALEJANRA FINANZAS 1 DIURNO 26/10/2009 $ 214.00 SAEC840114 ING00144 ORTEGA RODRIGUEZ JONAHTAN JOSUE RECURSOS

HUMANOS 0 DIURNO 27/12/2009 $ 340.00 OERJ880906 ING00147 ORTIZ LIMON DULCE MARISOL FINANZAS 2 DIURNO 05/05/2006 $ 214.00 OILD820323 ING00150 GUTIERREZ DE LA CRUZ CARLOS ANDRES RECUROS

HUMANOS 0 DIURNO 06/08/2008 $ 200.00 GUDC850129 ING00151 BARRERA MARTINEZ LUIS ALBERTO RECURSOS

HUMANOS 0 DIURNO 01/10/2009 $ 240.00 BAML860506 ING00152 RODRIGUEZ NAVARRO YOLANDA DEL

ROCIO

RECURSOS

HUMANOS 0 DIURNO 02/10/2009 $ 250.00 RONY870502

Objetivo: Obtener el contenido para una base de datos que más adelante importará a MS_ACCES.

Nombre: Importar una base de datos desde un programa externo.

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ACTIVIDAD 2 U2

Instrucciones: Abre el programa de Excel, captura la siguiente tabla y guárdala con el nombre de Control Animal.

Planilla de Control de Ventas IVA 16%

Vendedor Fecha Modelo Cantidad Precio Unitario Descuento Total

Juan Pablo 08/07/2016 Zapato 3 $ 850.00 $ 654.50 $ 994.50 Carlos Eduardo 13/07/2016 Deportivo 1 $ 1,400.00 $ 1,078.00 $ 546.00 Pedro 18/07/2016 Sandalia 2 $ 350.00 $ 269.50 $ 273.00 Ronaldo 07/08/2016 Zapato 2 $ 790.00 $ 608.30 $ 616.20 Edgar Arturo 08/07/2016 Deportivo 3 $ 990.00 $ 762.30 $ 1,158.30 Juan Pablo 13/08/2016 Sandalia 4 $ 455.00 $ 350.35 $ 709.80 Jessica Madai 18/07/2016 Zapato 2 $ 1,320.00 $ 1,016.40 $ 1,029.60 Juan Pablo 25/08/2016 Deportivo 2 $ 1,170.00 $ 900.90 $ 912.60 Fernando 08/07/2016 Sandalia 5 $ 290.00 $ 223.30 $ 565.50 María De Jesús 10/07/2016 Zapato 4 $ 770.00 $ 592.90 $ 1,201.20 Juan Pablo 03/08/2016 Deportivo 3 $ 1,200.00 $ 924.00 $ 1,404.00 Juan Pablo 15/07/2016 Sandalia 3 $ 390.00 $ 300.30 $ 456.30 Ronaldo 28/08/2016 Zapato 2 $ 890.00 $ 685.30 $ 694.20 Juan Pablo 09/07/2016 Deportivo 2 $ 490.00 $ 377.30 $ 382.20 María De Jesús 11/08/2016 Sandalia 3 $ 320.00 $ 246.40 $ 374.40 Juan Pablo 05/08/2016 Zapato 1 $ 690.00 $ 531.30 $ 269.10 Ronaldo 07/08/2016 Zapato 2 $ 1,190.00 $ 916.30 $ 928.20

Objetivo: Obtener el contenido para una base de datos que más adelante importará a MS_ACCES.

Nombre: Importar una base de datos desde un programa externo.

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ACTIVIDAD 3 U2

Instrucciones: De la anteriores actividades 1 y 2 de la Unidad 2, Crearás una Nueva Base de datos a la que llamarás ZAPATERÍA EL TREBOL. Mientras que desde dicha base de datos importarás ambos archivos de Excel.

Pasos a seguir para importar tablas desde hojas de cálculo de Excel.

1.- Una vez creada la base de datos, ubicamos la cinta “Datos Externos” , en ella se encuentra el grupo de herramientas “Importar y Vincular”, de la cual buscaremos la herramienta “Excel” que con el simple hecho de ver el icono esto será mucho más fácil encontrarlo. Le damos un clic a dicho icono.

2.- El siguiente paso es, buscar la ubicación del archivo de Excel del cual importaremos la hoja de cálculo. En este caso será la hoja de Nomina del archivo de Excel “Recursos Humanos” que creamos en la actividad 1 de la Unidad 2. Usted debe saber el lugar exacto donde guardó dicho archivo.

Objetivo: Importar dos archivos de Excel como tablas de base de datos a Access.

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En el botón Examinar le ayudará a ubicarlo.

Una vez localizado, solo selecciónelo con un clic y luego en el botón Abrir. (Note que del lado derecho de la ventana Abrir archivo se visualiza parte del contenido de la hoja.

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4.- En el siguiente cuadro de dialogo, active la casilla que indica que la primera fila de la hoja de Excel que contiene datos, serán los campos correspondientes para que se manifieste en la tabla de Access.

En el caso del archivo, ventas usted copiará la tabla de datos, y la pegará en la hoja 2 con pegado especial, solo datos, para que no se copie con fórmulas en el caso de que contenga. De esa manera, cuando exporte la información del archivo Ventas.xlsx elegirá la hoja 2 y lo la hoja 1, en el caso de que elija la hoja uno, la primera fila no contiene los campos, por lo que Access asignará campos ordenados y nombrados por números, pero eso le quitará la dinámica de la tabla.

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6.- Enseguida, especifique que la primera columna de la hoja será la clave principal.

7.- Al finalizar la serie de cuadros de dialogo, el siguiente paso es nombrar la tabla, Access asigna por default el mismo nombre que tiene la hoja de cálculo. Pero usted puede cambiarla.

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27

10.- Repita los pasos para importar también la hoja de cálculo del archivo de Ventas. Pero, antes de realizar dicha importación, copiara el contenido de la hoja 1, pero solo de la tabla.

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11.- En esta nueva tabla importada desde un archivo de Excel, no se le asignará una clave principal, ya que más adelante la vamos a relacionar con la primera tabla.

12.- Al finalizar los pasos anteriores, nuestra base de datos debe quedar de la siguiente forma.

Mostrando en la parte izquierda, las tablas que ya contiene nuestra base de datos.

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13.- En la tabla Ventas hará las siguientes modificaciones:

 Abra la tabla Ventas con la Vista diseño

 Elimine el campo Fecha

 Agregue los campos “Empleado” y tambien “Registro”.

 El campo emplado sera tipo texto con un tamañp maximo de 25 caracteres.

 El campo Registro sera de Fecha/hora con un formato de fecha general

14.- Capture las siguientes descripciones de campo de la tabla “Ventas”.

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ACTIVIDAD 4 U2

Nota: Esta Base de datos, es con la estaremos trabajando en el resto de las actividades. Es fundamental conservarla en una unidad de almacenamiento seguro o bien en guardar en el Drive. Si opta por guardarlo en el drive, acuerdese que primero lo descargará para modificarlo y una vez que lo haya hecho al volverlo a subir, debe reemplazar el original.

1. Crear una nueva base de datos. Llamarla CLASE DE ACCESS.MDB

2. Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de clientes. Llamarla CLIENTES. Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Otras

CODIGO_CLIENTE Numérico Entero largo

NOMBRE Texto corto 25

DIRECCIÓN Texto corto 50

POBLACIÓN Texto corto 25

TELEFONO Texto corto 11 Mascara entrada CORREO_ELECTRONICO Texto 50 Mascara entrada

DESCUENTO Número Simple

ZONA_VENTAS Número Entero Requerido

Asignar como clave principal el campo CODIGO_CLIENTE.

3. Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de artículos. Llamarla

ARTICULOS. Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Otras

CODIGO_ARTICULO Número Entero largo DESCRIPCION Texto corto 60

PVP Moneda Moneda Posición de decimales (2)

Asignar como CLAVE PRINCIPAL el campo CODIGO_ARTICULO.

4. Crear una tabla nueva para registrar la información de pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta por los siguientes campos:

Objetivo: Crear una base de datos nueva y sus tablas.

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Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Otras

NUMERO_PEDIDO Número Entero largo CODIGO_PEDIDO_CLIENTE Número Entero largo CODIGO_PEDIDO_ARTICULO Número Entero largo

UNIDADES Número Simple Formato Estándar

FECHA_PEDIDO Fecha Formato F. Corta

Asignar como clave principal el campo NUMERO_PEDIDO.

5. Crear una tabla nueva para registrar la información de las zonas de ventas. Llamarla

ZONAS DE VENTAS. Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Otras

ZONA_VENTAS Número Entero

NOMBRE_ZONA Texto corto 25

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UNIDAD 3

3. TRABAJANDO CON BASES DE DATOS.

3.1. Modificar una tabla

Para modificar una tabla haremos clic en Ver y a continuación seleccionaremos la Vista Diseño, en la que podremos añadir y eliminar campos, renombrarlos, etc:

3.2. Introducir un registro en una tabla

Estando en la vista Hoja de Datos nos situaremos en el último registro, que estará en blanco y lo editaremos.

También podremos insertar un registro haciendo click en el icono (Figura 3.1) de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, o bien en el icono (Figura 3.2) situado en la parte inferior de la ventana.

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33 3.3. Modificar registros

Para modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a modificar y lo editamos.

Los cambios se aplicarán al cambiar de registro o hacer click en , pudiendo usar el icono o la combinación de teclas Control + Z para deshacer los cambios.

3.4. Eliminar registros

Para borrar un registro lo seleccionaremos haciendo click sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Suprimir: se mostrará un cuadro de diálogo pidiéndonos confirmación para ello.

Para eliminar a la vez varios registros consecutivos arrastraremos hasta seleccionarlos todos.

También podremos eliminar registros haciendo click con el botón derecho sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo, y seleccionando Eliminar registro.

3.5. Movernos entre los datos de la tabla

Usando los cursores podemos movernos fácilmente por la tabla de datos. Asimismo la tecla Tabulador nos lleva al siguiente campo y Mayúsculas + Tabulador al anterior. También podemos usar los siguientes iconos:

BOTÓN

DESCRIPCIÓN

 Nos lleva al primer registro de la tabla.

 Nos lleva al registro anterior de la tabla.

 Nos lleva al registro posterior de la tabla.

 Nos lleva al último registro de la tabla.

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Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que también se nos muestra el registro en el que estamos situados (el 3, en la imagen de ejemplo) y el total de registros que contiene la tabla (7, según la imagen):

3.6. Relaciones entre tablas

Las relaciones entre tablas (pueden relacionarse dos o más tablas) de una base de datos son usadas para mantener una integridad en los datos denominada integridad referencial.

Para explicarlo de forma muy básica y sencilla, cuando se crean relaciones entre tablas se impide entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no existen también en otra tabla de la que depende.

3.6.1. Crear relaciones

Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se halla en la pestaña Herramientas de bases de datos:

Veremos un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos las tablas que queremos

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Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos a hacer la relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla.

IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si uno es numérico entero, el otro lo deberá ser también).

Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una llave a su izquierda.

En la imagen de ejemplo ejemplo relacionamos el campo idProvincia de la tabla Clientes con el campo id de la tabla Provincias.

La casilla Exigir integridad referencial permitirá según el ejemplo, que cuando introduzcamos un código de cliente en la segunda tabla, deberá estar previamente también en la primera.

Por ejemplo, no podremos introducir un registro en Clientes si el valor que introduzcamos en el campo idProvincia no existe en la tabla Provincias.

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36 3.6.2. Modificar una relación

Para que Access 2010 nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click con el botón derecho sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y seleccionar Modificar relación.

3.6.3. Eliminar una relación

Para eliminar una relación tan sólo hemos de hacer click sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y pulsar la tecla Suprimir.

3.7. Consultas

Hay dos tipos de consultas en Access 2010: consultas de selección y consultas de acción.

Las consulta de selección nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las consultas de acción podemos además operar sobre los datos seleccionados. Aqui solo vamos a profundizar en las Consultas de Selección.

3.7.1. Crear consultas de selección

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

Para crear una consulta de selección, haremos click en el icono Diseño de consulta que se halla en la pestaña Crear:

A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y haremos click en el botón Agregar (de igual modo que al relacionar tablas).

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37

Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede definir un máximo de 10 ordenaciones).

En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea mayor de 1 y menor de 4 por orden de menor a mayor y con fecha posterior al 01/01/2002 (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes cuyo nombre sea Marta (es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).

3.7.2. Establecer condiciones

Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unas condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O, con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda).

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ACTIVIDAD 1 U3

Adquirir práctica en el uso de las hojas de datos

1. Abra la tabla ARTICULOS, e ingrese al menos 10 registros. Cierre al terminar esta tabla.

2. Abra la tabla CLIENTES e ingrese al menos 10 registros. 3. Con la tabla de CLIENTES practique los siguientes puntos:

4. REDIMENSIONE el tamaño de las columnas a las necesidades de su contenido. (USE INICIO > REGISTROS >ANCHO COLUMNA)

5. ORDENE todos sus registros en base a los datos de la columna NOMBRE. (USE INICIO > ORDENAR Y FILTRAR > FILTRO)

6. Observe el efecto de la ordenación en las otras columnas. Pruebe con otras columnas. 7. Pida que Accesss BUSQUE un dato cualquiera dentro de su tabla. (USE INICIO >

BUSCAR)

Por ejemplo: Localice un cliente de la población de GUADALAJARA (POBLACION = "GUADALAJARA7) o de la ZONA VENTAS 1 (ZONA_VENTAS = 1) o que su teléfono empiece por 421 (TELEFONO Como "42 1 pruebe con otros.

 Cree y aplique un FILTRO cada vez, capaz de:

 Mostrar solo clientes de la ZONA‑VENTAS 1

 Mostrar solo clientes de la POBLACION de GUADALAJARA

 Mostrar solo clientes de GUADALAJARA y con un DESCUENTO asignado del 10

 MUEVA la columna TELEFONO a la derecha de la columna NOMBRE. Pruebe otros movimientos.

 OCULTE las columnas DESCUENTO y ZONA VENTAS. Vuelva a mostrarlas. Pruebe

otras.

 INMOVILICE la columna CODIGO CLIENTE Pruebe el efecto sobre el desplazamiento

lateral de las otras columnas. Libere esta columna tras la observación del efecto.

 Cree un NUEVO REGISTRO con la particularidad que el contenido del campo CODIGO‑CLIENTE ya se usa en otro de sus registros. Observe la reacción del sistema. (Reacción de BLOQUEO frente la violación de la clave principal.)

Objetivo: Comenzar capturar información en las bases de datos.

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ACTIVIDAD 2 U3

Establecer relaciones entre tablas y experimentar los efectos de la integridad referencial

1. Desde la ventana principal de Access solicite RELACIONES. (Del menú Herramienta de base de datos – Relaciones)

2. Agregar las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y VENTAS para crear las relaciones entre las mismas.

3. Crear las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes:

Todas las relaciones se crearan EXIGIENDO INTEGRIDAD REFERENCIAL, con ACTUALIZACIÓN y ELIMINACIÓN en cascada.

Objetivo: Establecer relaciones entre tablas y experimentar los efectos de la integridad referencial

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Guardar el diseño de la relación.

4. Abrir la tabla PEDIDOS y llenar 20 registros.

Recordar que debido a la relación establecida con INTEGRIDAD REFERENCIAL en los campos CODIGO_PEDIDO_CLIENTE y CODIGO_PEDIDO_ARTICULO solo se admitirán aquellos códigos existentes de la tabla CLIENTES y ARTICULOS respectivamente.

5. Probar de entrar algún CLIENTE o ARTÍCULO inexistente en la tabla PEDIDOS y observar el resultado.

6. Crear 2 registros en PEDIDOS con el mismo código de CLIENTE, estos dos registros se modificaran y se borraran en el próximo ejercicio.

7. Cerrar la tabla PEDIDOS.

8. Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro correspondiente al CLIENTE bajo el cual se han generado los registros del ejercicio 6, modificar el CODIGO_CLIENTE de este cliente por otro Código no existente.

9. Cerrar la tabla CLIENTES.

10. Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar como los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han modificado su Código de Cliente.

De manera análoga estos cambios podrían haber sido realizados en la tabla ARTICULOS.

11. Cerrar la tabla Pedidos.

12. Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro del cual se ha cambiado el CODIGO y borrarlo.

13. Cerrar la tabla CLIENTES.

14. Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar que los registros relacionados de esta tabla con el mismo código de cliente eliminado, se han borrado también de la tabla.

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ACTIVIDAD 3 U3

Adquirir practica en el diseño de consultas de selección.

1. Diseñar una CONSULTA que sea capaz de devolver todos los clientes que pertenezcan a la ZONA DE VENTAS número 1.

Además del criterio anterior, esta consulta solamente deberá mostrarnos los campos CODIGO_CLIENTE y NOMBRE, sin mostrar el campo de ZONA DE VENTAS.

2. Modificar la consulta para que nos muestre también los registros de la ZONA DE VENTAS número 3.

3. Guardar la consulta con el nombre SELECCIÓN ZONA DE VENTAS.

4. Modificar la consulta para hacer que cada vez que ejecutemos la consulta nos solicite la ZONA DE VENTAS que deseamos ver. (Parámetros).

Probar su funcionamiento con diferentes Zonas de ventas.

5. Modificar la consulta para que aparezcan solamente aquellos registros de la tabla CLIENTES con las condiciones actuales de la consulta pero además solamente deberán salir aquellos que hayan realizado alguna venta.

6. Guardar la consulta.

7. Crear una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos: NOMBRE, DIRECCIÓN, POBLACIÓN, TELEFONO y FAX, debiendo aparecer solamente los registros que pertenezcan a la POBLACIÓN de GUADALAJARA (Puedes seleccionar otro de acuerdo a los datos de tu tabla).

8. Guardar la consulta con el nombre CLIENTES DE GUADALAJARA.

Objetivo: Diseñar una CONSULTA que sea capaz de devolver todos los clientes que pertenezcan a la ZONA DE VENTAS número 1

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ACTIVIDAD 4 U3

Adquirir práctica en el diseño de consulta selección del tipo TABLA de REFERENCIAS CRUZADAS.

1. Diseñar una CONSULTA del tipo TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS capaz de

devolver a su ejecución una lista completa del NOMBRE DEL CLIENTE (filas) con algún pedidos, mostrando el nombre de los ARTICULOS (columna) y en la intersección de cada CLIENTE y ARTÍCULO representar la SUMA de Unidades Pedidas.

2. Llamar a la consulta “RESUMEN PEDIDOS CLIENTE”.

3. Realizar los cambios necesarios en esta consulta para invertir la salida de CLIENTES y ARTICULOS, es decir, en sentido vertical represente los ARTICULOS (filas) y en sentido horizontal los CLIENTES (columnas), además en la intersección de los mismos en lugar de figurar la suma de unidades de los pedidos, debe figurar el número de pedidos recibidos por cada CLIENTE y ARTICULO.

4. Guardar la consulta.

Objetivo: Diseñar una CONSULTA del tipo TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS capaz de devolver a su ejecución una lista completa del NOMBRE DEL CLIENTE

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ACTIVIDAD 5 U3

Adquirir práctica en el diseño de consultas de acción del tipo CREACIÓN DE TABLA.

1. Diseña una consulta del tipo CREACIÓN DE TABLA capaz de generar una copia de los campos NUMERO PEDIDO, CODIGO ARTICULO, CODIGO CLIENTE, DESCRIPCIÓN y UNIDADES, pero solamente aquellos que su DESCRIPCIÓN este comprendida entre las letras A Y F (ambas incluidas) .

Llamar a la nueva tabla NUEVA TABLA CLIENTES.

Llamar a la consulta CONSULTA DE CREACIÓN DE CLIENTES.

2. Abrir la nueva tabla creada y observar el contenido de la misma.

3. Cerrar la tabla.

4. Ejecutar de nuevo la consulta y razonar el mensaje de advertencia que mostrar ACCESS.

Objetivo: Diseña una consulta del tipo CREACIÓN DE TABLA

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ACTIVIDAD 6 U3

Adquirir práctica en el diseño de consultas de acción del tipo DATOS AÑADIDOS

1. Diseñar una consulta del tipo DATOS AÑADIDOS capaz de añadir a la tabla NUEVA TABLA CLIENTES los siguientes campos: NUMERO PEDIDO, CODIGO ARTICULO, CODIGO CLIENTE, DESCRIPCIÓN y UNIDADES aquellos registros que la descripción este entre las letras L y O (ambas incluidas).

2. Ejecutar la consulta.

3. Guardar la consulta con el nombre ANADIR REGISTROS.

4. Abrir la tabla NUEVA TABLA CLIENTES y comprobar que se han agregado los registros.

5. Cerrar la tabla NUEVA TABLA CLIENTES.

6. Ejecutar otra vez la consulta y observar el mensaje que nos presenta ACCESS.

Objetivo: Diseñar una consulta del tipo DATOS AÑADIDOS

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ACTIVIDAD 7 U3

Adquirir práctica en el diseño de consultas de acción del tipo ACTUALIZACIÓN

1. Diseñar una consulta del tipo ACTUALIZACIÓN capaz de modificar todos los valores del campo PVP (Precio en Valor en Pesos) de la tabla ARTICULOS, incrementando el valor de los mismos en 20 pesos pero solamente a aquellos artículos cuyo valor sea menor a 500 pesos.

2. Llamar a la consulta SUBIR PRECIOS.

3. Ejecutar la consulta y observar los cambios realizados en la tabla ARTICULOS.

Objetivo: Diseñar una consulta del tipo ACTUALIZACIÓN

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ACTIVIDAD 8 U3

Adquirir práctica en el diseño de consultas de acción del tipo ELIMINACIÓN.

1. Diseñar una CONSULTA del tipo ELIMINACIÓN capaz de eliminar de la tabla CLIENTES solo aquellos registros que pertenezcan a un ZONA DE VENTAS que nos deberá preguntar cada vez que ejecutemos la consulta (Parámetros).

2. Guardar la consulta con el nombre BORRAR CLIENTES DE ZONAS.

3. Ejecutar la consulta.

4. Abrir la tabla CLIENTES y observar el efecto de la consulta.

5. Volver a ejecutar la consulta y razonar el mensaje de advertencia que mostrara ACCESS.

Objetivo:Diseñar una CONSULTA del tipo ELIMINACIÓN capaz de eliminar de la tabla CLIENTES

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UNIDAD 4

4. FORMULARIOS

Los formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción, modificación y eliminación), pudiéndose ser usados tanto con tablas como con consultas.

4.1. Crear un formulario usando el asistente

Para crear un formulario usando el Asistente haremos clic en la opción de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Crear.

Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el que seleccionaremos los campos de las distintas tablas que usaremos en el formulario y pincharemos en Siguiente.

Después haremos clic en el botón Siguiente.

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En este punto daremos un nombre al formulario, seleccionaremos una de las dos opciones disponibles y pulsaremos el botón Finalizar.

Si en la pantalla anterior habíamos seleccionado la opción Modificar el diseño del formulario se abrirá el formulario creado en Vista Diseño.

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Para movernos por los registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo veremos:

Esto nos muestra información sobre la tabla o consulta que estemos usando a través del formulario: según la imagen de ejemplo hay siete registros en total, y estamos situados en el tercero.

Para buscar y reemplazar un dato haremos click en los iconos Buscar y Reemplazar respectivamente, y en el cuadro de diálogo que nos aparece seleccionaremos las

opciones deseadas.

Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y después de editarlo pasar al siguiente, o hacer clic en el icono

Si después de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que contenía antes, haremos clic en el icono o pulsaremos la combinación de teclas Control + Z.

Para eliminar un registro en un formulario haremos click en el icono Eliminar y seleccionaremos la opción Eliminar registro.

NOTA: después de borrar un registro no podremos recuperarlo.

4.2. Crear un formulario en blanco en Access

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

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CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

NOTA: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

4.3. Crear un formulario dividido en Access

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

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