Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Carrera de Administración
Trabajo de Grado – Segundo Semestre 2020
Trabajo de grado en la modalidad de
Proyecto Líder
(Trabajo correlacionado con la Práctica Profesional)
Diagnóstico y propuesta de mejoramiento del proceso de inscripción y/o actualización de proveedores para la Dirección Administrativa de Fiducoldex S.A
David Ocampo Rodríguez (a) [email protected] German Barbosa Zarate (b) [email protected] (a) Estudiante de Administración
(b) Profesor Docente Monitor de Taller de Grado, Departamento de Administración
Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, Colombia
Abstract
The competitiveness of companies in the service sector relies fundamentally on their quality and speed, on innovation in the market, and on an efficient management of resources, which is reflected in satisfied customers who remain loyal to the company. Therefore, a proposal for improvement is made to the administrative management area of Fiducoldex S.A., in the process of registration and / or updating of the suppliers to the assets it manages. Thus, a diagnosis of the area was carried out by means of a SWOT matrix and the problem of inefficiency in the use of resources was identified, due to the times and errors made in the process. As improvement mechanisms, a process flow diagram was made in which the specific problems in each of the parts were identified, and the application of a computer application was proposed to increase the automation of the process. Finally, an interview was used as a diagnostic validation tool. It is concluded that Fiducoldex should strive for the application of quality computer tools in order to improve the efficiency of its processes and increase its competitiveness in the sector.
Keywords: customer service, continuous improvement, internal control, information technologies, organization competitiveness.
Resumen Ejecutivo
La competitividad de las empresas de prestación de servicios depende fundamentalmente de la calidad y celeridad de estos, de la innovación en el mercado, y de un eficiente manejo de los recursos, lo cual se refleja en clientes satisfechos que permanecen fieles a la empresa. En ese orden de ideas, se realiza una propuesta de
mejoramiento al área de dirección administrativa de Fiducoldex S.A., en el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores de los patrimonios que maneja. Así las cosas, se realizó un diagnóstico del área por medio de una matriz DOFA y se identificó la problemática de ineficiencia en el uso de los recursos, debido a los tiempos y errores cometidos en el proceso. Como mecanismos de mejoramiento, se realizó un diagrama de flujo del proceso en el cual se identificaron las problemáticas específicas en cada una de las partes, y se propuso la aplicación de un aplicativo informático que incremente la automatización del proceso. Finalmente, se usó una entrevista como herramienta de validación del diagnóstico. Se concluye que Fiducoldex debe propender por la aplicación de herramientas
informáticas de calidad con el fin de mejorar la eficiencia de sus procesos e incrementar su competitividad en el sector.
Palabras clave: servicio al cliente, mejora continua, control interno, tecnologías de la información, competitividad de la organización.
1. Dimensión de la Entidad: Fiducoldex S.A.
Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A (Fiducoldex S.A.), filial de Bancoldex (Banco de Comercio Exterior), fue fundada en 1.992 como fiduciaria del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con el objetivo de administrar Proexport (hoy Procolombia) por medio de una economía mixta. La trayectoria de la empresa le ha permitido la adjudicación de los patrimonios FONTUR (Fondo Nacional de Turismo), Colombia Productiva, INNPUSLA Colombia y Procolombia.
Para el año 2019, esta fiducia administraba activos por más de $7 billones de pesos, la participación de estos está dividida en (Figura 1): 89.1% Bancoldex, 6.6% Gremios, 4.2%
Cámaras de Comercio y 0.1% Otros (Fiducoldex, 2020). Como respaldo a las actividades realizadas por Fiducoldex, se encuentra sujeta a la vigilancia de Superintendencia Financiera de Colombia, la Contraloría General de la Republica, e ISO 9001. Adicionalmente, está calificada por Fitch Ratings (Fiducoldex, 2020).
Figura 1. Accionistas de Fiducoldex. Copyright (2020) por Fiducoldex Grupo Bancoldex.
Los servicios que se pueden encontrar en esta fiducia son:
1. Fondos de Inversión Colectiva: maximizan los recursos con seguridad y rentabilidad.
2. Fuente de pago y fiducia en garantía: recursos para capital de trabajo, celebración de contratos o ejecutar un contrato.
3. Gestión Eficiente de Proyectos Inmobiliarios.
4. Garantía de Pago para Exportadores: crédito.
5. Garantía de Pago para Importadores: crédito.
6. Garantía y Fuente de Pago para Empresas en Proceso de Reorganización: crédito/leasing.
Fiducoldex S.A es una empresa de capital mixto, que tiene como objetivo brindar acompañamiento a los empresarios para el crecimiento de sus negocios, para lo cual ha establecido una estructura organizacional altamente burocratizada (Figura 2) en donde cada proceso es revisado y autorizado en múltiples instancias, lo cual ha promovido la permanencia de altos estándares de calidad y crecimiento sostenido de la organización.
Figura 2. Organigrama de la estructura organizacional de Fiducoldex. Copyright (2020) por Fiducoldex Grupo Bancoldex
1.1. Dimensión del área de práctica
La Dirección Administrativa de Fiducoldex es responsable de los siguientes procesos:
- Compras
- Inscripción de proveedores
- Pago de servicios públicos de todos los patrimonios a su cargo - Consulta en listas de empresas o personas naturales en liquidación
El principal proceso a desarrollar en el área de práctica es la inscripción de proveedores, que incluye la recepción, revisión, y cargue de la información. Adicionalmente, el área debe gestionar la autorización de las diferentes órdenes de servicio, facturas e inscripciones, y/o actualización de proveedores de los distintos patrimonios autónomos. Con el fin de llevar a cabo esos procesos, la Dirección Administrativa trabaja de la mano con el área de Correspondencia, la Oficina Jurídica, la Dirección de Riesgos, y Tesorería.
De esta manera, la Dirección Administrativa está a cargo del control de sus procesos internos con el fin de que los demás patrimonios (Procolombia, InnPulsa Colombia, Colombia Productiva, Fontur) puedan operar normalmente. No llevar un control estricto sobre los documentos, tiempos de respuesta y digitación genera retrasos en los procesos de los respectivos patrimonios.
1.1.1. Descripción del proceso de inscripción de proveedores.
i. Los proveedores diligencian y envían los archivos mediante correo electrónico, el documento principal es el formato de inscripción y/o actualización de datos, y los documentos adjuntos son: cédula del representante legal, RUT actualizado, certificación
bancaria de la empresa o proveedor a inscribir, y cámara de comercio, con fecha de expedición no mayor a 3 meses.
ii. Los documentos son verificados para comprobar el correcto diligenciamiento de los mismos y su correspondencia con la información del proveedor. Si los documentos no se encuentran correctamente diligenciados o si hace falta algún anexo se realiza la devolución con una solicitud al proveedor para que emita los datos faltantes.
iii. Las personas naturales o jurídicas objeto de creación son objeto de revisión de antecedentes en el aplicativo GIRO.
iv. Los datos (correo electrónico, dirección, ciudad donde realiza la actividad de comercio, actividad económica, teléfonos, nombre y número de cedula del representante legal e inscripción de la cuenta bancaria) son extraídos manualmente y la información se ingresa a las plataformas SISA (Procolombia) o SIFI (otros patrimonios).
v. Se confirma la creación del tercero o devolución del proceso mediante el envío de un correo electrónico.
1.2. Diagnóstico del Área
En la actualidad se evidencian falencias en los procesos de gestión y manejo de la
información, así como en términos de eficiencia y eficacia en la inscripción de terceros a los fondos administrados por la empresa. Las falencias identificadas son:
i. Los proveedores no envían la información correcta o completa, de modo que se pierde tiempo en la revisión de documentos que deben ser devueltos y sometidos a revisiones subsiguientes hasta que se cuente con la información necesaria para el
diligenciamiento e inscripción.
ii. La información se envía y recibe por medio de correo electrónico ordinario, lo cual implica una acumulación de correos electrónicos en una herramienta que dificulta la gestión de los mismos, y que genera retrasos y posibles errores.
iii. Los datos recibidos son ingresados en archivos Microsoft Excel que, aunque tiene el potencial para ser una herramienta útil en muchos aspectos, no es el software adecuado para el manejo de bases de datos.
1.3. Análisis estratégico: matriz DOFA
Con el fin de identificar el estado actual de la Dirección Administrativa con relación a la ejecución de sus procesos, se aplicó un análisis DOFA, que implica la evaluación de las
Debilidades y Fortalezas de área (internas), y de las Oportunidades y Amenazas (externas), con la finalidad de generar nuevos conocimientos y promover el desarrollo de ventajas competitivas (Jiménez, 2011). Los resultados se muestran en la Tabla 1.
Tabla 1. Matriz DOFA de la Dirección Administrativa de Fiducoldex S.A.
Factores internos
Factores externos
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Los empleados están comprometidos con la organización.
2. Conocimiento de cada detalle de los procesos a cargo del área.
3. El Director Administrativo siempre está dispuesto a recibir comentarios de sus colaboradores.
4. Se han logrado adaptar a las exigencias y cambios puestos por el COVID 19.
5. Se destaca un buen ambiente laboral.
1. Carga excesiva de procesos que anteriormente estaban a cargo de otras áreas.
2. El uso de diferentes plataformas, que cambia dependiendo del proceso que se esté realizando con un patrimonio específico.
3. Se presentan errores continuamente, generalmente de digitación.
4. Los tiempos de respuesta son variables y no existen protocolos de control de estos.
5. En los procesos más largos se evidencia un alto nivel de burocracia.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
1. Crecimiento del mercado financiero a nivel nacional.
2. Potencial de expansión y obtención de otros patrimonios autónomos en el mediano plazo.
1. Implementación de iniciativas de formación y capacitación de los
empleados en herramientas relacionadas con el crecimiento de la empresa.
2. Fomento de oportunidades de mejora continua con los empleados con el fin de identificar los puntos de mejora e
implementar las correcciones pertinentes.
3. Incremento de la facilidad de
ejecución de los procesos por medio de estrategias de estandarización
1. Identificación de las falencias en la estructura corporativa en términos de asignación de tareas, procesos y responsabilidades.
2. Eliminación de barreras tecnológicas en la elaboración de procesos con el fin de facilitar la llegada de nuevos clientes y mejorar la experiencia de los actuales.
3. Estandarización de procesos, procedimientos e iniciativas de calidad con el fin de alcanzar parámetros aceptables para la expansión de las actividades.
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
1. Adopción de una postura cautelosa por parte de los inversionistas.
2. La incorrecta implementación de nuevas herramientas de tecnología hará que la competencia tenga ventajas.
1. Fomento de iniciativas de inversión intracorporativa, promoviendo iniciativas de participación entre los empleados.
2. Identificación de las falencias en las tecnologías aplicadas, teniendo en cuenta aportes de los empleados.
1. Mejoramiento de la organización interna en la ejecución de los procesos, teniendo en cuenta tanto las actividades realizadas manualmente, como la necesidad de adquirir o actualizarlas herramientas informáticas empleadas.
1.3.1. Análisis de resultados matriz DOFA
El análisis de las condiciones internas de la empresa permite reconocer que las fortalezas comprenden parte fundamental de una potencial estrategia de mejoramiento, toda vez que el sentido de pertenencia con la organización y el conocimiento de las tareas a ejecutar promueven la implementación de acciones encaminadas al incremento de la eficacia con la participación activa de los empleados.
Por otro lado, el análisis de debilidades deja en evidencia que las falencias se relacionan mayormente con la planeación, ejecución y control de procesos. La creación de mapas de procesos que contengan especificidad en la descripción de las tareas, los responsables y los estándares mínimos de calidad, tanto para empleados como para proveedores, puede implicar un incremento de la eficiencia en la ejecución de las actividades. Teniendo en cuenta que la
problemática no se centra en falta de conocimientos, sino en dificultades en la ejecución de labores rutinarias, la implementación de un software que permita participación activa de los proveedores, de modo que se eliminen los procesos de digitación con sus consecuentes errores, también puede promover una ejecución de tareas más eficiente.
Lo anterior debe estar ligado con una estrategia de revisión que permita controlar la calidad de la información ingresada, de manera que la agilidad de los procesos no sacrifique la veracidad de la información suministrada. Problemáticas adicionales y derivadas de la carencia de procesos estandarizados y herramientas ofimáticas adecuadas (o mal uso de las actuales) son las falencias en la comunicación interna, y la dificultad de establecer canales de comunicación rápidos y confiables con clientes y proveedores.
En términos de análisis de factores externos, la principal amenaza en la actualidad es la coyuntura del panorama económico derivado de la pandemia del COVID-19, toda vez que la
operación debió trasladarse casi completamente al plano virtual en la modalidad de Home Office.
Lo anterior no solo representa una problemática en términos de salud ocupacional, control de horarios laborales y cambios en la eficiencia y productividad, sino que además implica
dificultades en términos de control de calidad. Localmente, una de las mayores amenazas a las que se enfrenta Fiducoldex es la desventaja en términos de herramientas tecnológicas, en relación con sus competidores (fiducias de los principales bancos del país). De ese modo, la ejecución de procesos o las respuestas a solicitudes y requerimientos pueden tardar más de lo estipulado, en detrimento de la competitividad de la empresa.
1.4. Planteamiento del Problema
Como resultado del análisis DOFA, de una entrevista con el responsable de la creación de proveedores, y mediante la experiencia de un mes como practicante de la Dirección
Administrativa, se identificaron las problemáticas descritas en el diagnóstico del área. La mayor falencia en la ineficiencia de los procesos se evidencia mediante la devolución de la
documentación a los proveedores en el 60% de los casos. Adicionalmente, y como consecuencia de la ineficacia de esos procesos, puede darse que en casos específicos se creen proveedores en las bases de datos aunque no se cuente con la información pertinente, dada la necesidad de dar celeridad a los procesos, a costa de la calidad, por petición de los patrimonios y con autorización previa del director administrativo. De acuerdo con el anterior análisis, se desarrolló la siguiente pregunta para su investigación:
¿Existe y se implementa la estrategia para el control de la calidad del proceso de inscripción y/o actualización de proveedores en la Dirección Administrativa de Fiducoldex S.A, de modo que se garantice oportunidad, ¿seguridad de la información y servicio al cliente externo?
2. Antecedentes
Colombia presentó crecimiento económico positivo en el año 2019 gracias a la participación de fiducias de 1.8 millones de inversionistas (Asofiduciarias, 2020) y, aunque debido a la pandemia del COVID-19 el panorama se replanteó desde una perspectiva menos optimista para 2020, según la Asociación de Fiduciarias de Colombia (Asofiduciarias), para el mes de julio de este año el sector fiduciario reportó $541 billones de pesos en activos administrados en negocios fiduciarios y $79.9 billones en activos administrados en Fondos de Inversión Colectiva (FIC) y Fondos de Capital Privado (FCP), y para agosto, se obtuvo un registro histórico de $69.7 billones de pesos en los Fondos de Inversión Colectiva (FIC) administrados por estos entes financieros, lo cual demuestran un buen manejo y gestión (Asofiduciarias, 2020).
Ahora bien, Fiducoldex también ha presentado una tendencia de crecimiento sostenida, a pesar de las problemáticas identificadas en el área de Dirección Administrativa, cuya principal
consecuencia es un alto tiempo de respuesta a las solicitudes de inscripción o actualización de la base de datos sobre la cual se realizan operaciones subsiguientes.
3. Justificación
El proceso de inscripción y registro de proveedores en la base de datos de Fiducoldex S.A. es un pilar fundamental de la operación de la empresa, en la medida en que afecta la eficiencia, celeridad y eficacia de procesos subsiguientes. Así las cosas, las falencias en términos de
herramientas informáticas obsoletas, así como el incorrecto uso de estas por parte de empleados y de clientes, es una de las problemáticas fundamentales que actúa en detrimento de la calidad general de los procesos. De esta manera, se hace necesario que la Dirección Administrativa identifique y estandarice los procesos que desarrolla de manera rutinaria y con periodicidad, y que se encargue de capacitar a todos los actores involucrados en cada uno de los procesos, con la finalidad de evitar errores a futuro. Como mecanismo paralelo debe crearse e implementarse un diagrama de flujo para las actividades de control, en el cual no solo se establezcan los criterios de evaluación, sino que se fije la periodicidad de la actividad, con el fin de optimizar la operación interna y, consecuentemente, el servicio al cliente.
Finalmente, la posibilidad de realizar una inversión en la infraestructura informática de Fiducoldex, se basa en que las herramientas ofimáticas empleadas en la actualidad o carecen de las condiciones necesarias para promover la realización eficaz de las actividades, o no están siendo usadas adecuadamente. Tal distinción también debe ser identificada con el fin de plantear las soluciones pertinentes.
Finalmente, la promoción de la autonomía de los proveedores, de manera que la base de datos propia se encuentre a su alcance y se puedan efectuar los cambios, correcciones y actualizaciones a que haya lugar de acuerdo con la información enviada, permite un incremento de la eficiencia de los procesos.
4. Revisión de la Literatura
La base fundamental de las organizaciones es la armonía entre los objetivos misionales, la planeación estratégica, y la mejora continua de los procesos. Usualmente, el criterio de medición del rendimiento de las empresas es el crecimiento financiero, aunque hay factores adicionales que permiten evaluar no solo la eficiencia actual sino el potencial de crecimiento de la empresa en el sector, e incluso las posibilidades de expansión a otros mercados, como la satisfacción del cliente, la celeridad de los procesos, o el sentido de pertenencia de los empleados, entre otros. El anterior concepto se encuentra englobado en sistemas de administración de la calidad total.
4.1. Administración de la calidad total
Definida como “un sistema eficiente que involucre a todos los empleados para proveer un producto o servicio que alcance las expectativas de los clientes a un costo mínimo”, la
Administración de la Calidad Total (Total Quality Management, TQM) proviene de la industria japonesa, y consiste en la asignación de una responsabilidad compartida entre todos los
empleados de la empresa con el fin de incrementar la calidad del producto o servicio final. Según Al-Shobaki et al. (2010), la calidad del servicio puede evaluarse de acuerdo con costo,
flexibilidad, facilidad de adquisición, totalidad, y tiempo de respuesta. La TQM fue aplicada inicialmente a la industria manufacturera, pero las organizaciones de servicios (salud, educación, turismo, etc.) también la han adaptado a su producción. Así las cosas, la aplicación de
mecanismos que aseguren la calidad total de los procesos puede darse en el sector financiero, con base en la gestión de calidad personalizada del servicio, es decir, entregar lo que se ofrece al cliente, pero creando un mecanismo diferenciado en la provisión de este.
Ahora bien, la anterior estrategia debe aplicarse teniendo en cuenta los eslabones de dirección, planeación, ejecución y control de los procesos en todas las áreas de la empresa (Chiavenato,
2006), así como el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TICs) y herramientas informáticas al alcance de la organización, de acuerdo a sus necesidades y funciones habituales (Mateus, 2014). las acciones de comunicación e información dentro de la empresa, por medio de las cuales se fomente una relación estrecha entre los entes humanos y la organización, resultando en un incremento de la competitividad y el alcance de objetivos y metas dentro de los plazos estipulados.
4.2. Tecnologías de la información y la comunicación (TICs)
Las TICs son el conjunto de procesos y productos basados en el uso de herramientas informáticas (software y hardware), con el fin de crear una base de soporte para el
almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizada de la información (Montel, 2008).
La correcta utilización de TICs en las organizaciones implica un incremento de la eficiencia en el desarrollo de procesos, y la ausencia de este tipo de herramientas puede significar una
desventaja estratégica en relación con los competidores (Macau, 2004). Adicionalmente, si se quiere tener una ventaja competitiva, debe impulsarse la inversión en infraestructura y la aplicación de políticas de mejora continua tanto en los procesos como en las herramientas, prestando especial atención a la redundancia en las tareas y al potencial de automatización de estas (Díaz, et al., 2017).
4.3. Servicio al cliente
En la actualidad, dada la infraestructura de interconectividad, globalización, y el permanente intercambio de información a través de herramientas virtuales, el crecimiento de las empresas se encuentra directamente relacionado a la presencia de buenas referencias por parte del público.
Para atraer clientes y fomentar su fidelidad en las empresas, es fundamental que no solo se
cumpla con la entrega de los productos y/o servicios ofertados, sino que además esta se realice en
el marco de eficiencia, celeridad, y en general una buena experiencia en todas las partes del proceso (González, 2014).
4.4. Competitividad de la organización
La competitividad se da en función tanto del cumplimiento en la calidad de los servicios ofrecidos por la organización, como de acuerdo con el comportamiento del mercado y a su desempeño en relación con los competidores, en el marco de una gestión responsable de los recursos, la cual puede ser evaluada en términos de rentabilidad, pero debe ser ejecutada con base en una gestión eficiente de los recursos humanos, la tecnología, el tiempo, y los costos
monetarios. Así, la ventaja competitiva consiste no solamente en la prestación correcta y oportuna de servicios, sino en el valor que una organización puede crear para sus clientes (González, 2014).
No obstante lo anterior, un error común en las empresas es el afán de innovación,
optimización y eficiencia, dejando de lado la satisfacción del cliente y la oferta de productos y servicios enmarcados en valores específicos de la organización, que la separen de los
competidores. Así, es fundamental que la inversión en TICs no cree un efecto de disociación con el cliente, que no elimine el carácter personal con el mismo, ni la cercanía que puede establecerse entre éste y la organización (Tschohl & Soriano, 2008), de modo que se hace necesario gestionar las relaciones con los clientes en forma personalizada desde una perspectiva de valor y
rentabilidad (Valenzuela & Torres, 2008).
4.5. Mejora continua de procesos
La mejora continua es entendida como la ejecución de actividades recurrentes que
incrementen la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos de su operación, por lo cual se hace necesario identificar las problemáticas de los procesos que se desarrollan en cada
momento, ya sea con base en resultados, o según reporte de empleados y clientes.
Posteriormente, deben buscarse y aplicarse iniciativas de corrección de esas deficiencias por medio del establecimiento de rutas de mejora (García, et al., 2003).
Finalmente, deben aplicarse iniciativas de evaluación y monitoreo permanente de los procesos con base en las nuevas herramientas, de modo que los objetivos propuestos atiendan las
necesidades específicas que se identificaron en los procesos.
La alineación de los propósitos de la organización con las herramientas que emplea y los recursos que invierte en sus procesos son fundamentales para asegurar su rentabilidad y
crecimiento en el mediano y largo plazo. No obstante, también debe crearse un marco de revisión de la calidad de los procesos, y de medición de la prestación del servicio que permita el
cumplimiento de los objetivos cambiantes en la empresa (Torres & Vásquez, 2009).
5. Objetivos
Objetivo general
Implementar una estrategia de mejoramiento integral del proceso de cargue y actualización de datos en el área de Dirección Administrativa de Fiducoldex S.A.
Objetivos específicos
- Identificar las falencias en el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores.
- Generar una herramienta para la visualización del proceso de la actividad de inscripción de proveedores en la Dirección Administrativa, tanto para los empleados como para los clientes.
- Proponer el uso de una herramienta tecnológica para mejorar el proceso de inscripción y actualización de proveedores aunado a los software SIFI y SISA.
6. Metodología
La metodología a aplicar es de carácter descriptivo – propositivo, basado en la información inicial de diagnóstico de la empresa, con el fin de aplicar iniciativas de mejoramiento del sector.
El diseño metodológico mostrado en la Figura 3 da cuenta de cada uno de los pasos propuestos para la ejecución de la investigación. Se implementará un enfoque cualitativo, ya que se busca interpretar los datos que se recolectarán serán mediante la observación, en este caso del proceso descrito anteriormente, buscando una inmersión total para poder desencadenar los problemas que puedan aparecer y darles un adecuado tratamiento. Cabe aclarar que, durante la investigación, deberán ser interrogadas no solo el personal encargado del proceso, sino algunos proveedores para evaluar su punto de vista de como ellos perciben el servicio ofrecido. Hay que tener en cuenta, no se busca un resultado probabilístico, de un alto número de registros ni de obtener una muestra representativa (Hernández, et al., 2014).
Uso de una entrevista semi-estructurada como herramienta de validación de las propuestas aplicadas Formulación de una propuesta tecnológica para el incremento de la eficiencia en el proceso de inscripción Diseño de un instructivo para el diligenciamiento de los formatos de interés para el proceso de inscripción
Creación de un diagrama de flujo para la identificación de falencias en el proceso de inscripción Formulación de objetivos
Elaboración del diagnóstico del área
Construcción del marco teórico y antecedentes de la empresa
Figura 3. Diseño metodológico de la investigación. Fuente: elaboración propia.
Estos pasos están sujetos a cambios, puesto que se pueden realizar de manera simultánea y de ser necesario se puede hacer un retroceso para aclarar sucesos importantes que puedan cambiar el rumbo de la investigación. La recolección de los datos no tendrá un método estandarizado ni predeterminado, por lo que pueden ser de manera escrita, verbal o no verbal (Hernández, et al., 2014).
Teniendo como finalidad, poder analizar la necesidad de la implementación de una nueva herramienta tecnológica para obtener un control absoluto de este proceso por parte de los colaboradores y clientes.
7. Cronograma de Actividades
Objetivo específico #1
1ra sem ana
de setiem bre
2da sem ana
de setiem bre
3ra sem ana
de setiem bre
4ta sem ana
de setiem bre
1ra sem ana
de octubre
2da sem ana
de octubre
3ra sem ana
de octubre
4ta sem ana
de octubre
1ra sem ana
de noviem br
e
2da sem ana
de noviem br
e
3ra sem ana
de noviem br
e
4ta sem ana
de noviem br
e P
R P R P R Objetivo específico #2
P R P R P R Objetivo especifico #3
P R P R P Revisión y aprobación de la herramienta propuesta R
Diseño de la herramienta tecnológica que permita corregir las falencias identificadas Revisión, corrección y aprobación de mapas de
proceso
Recolección de información de procesos y procedimientos en el área
CRONOGRAMA ACTIVIDADES
EMPRESA Fiducoldex S.A.
Actividad Actividad Actividad
SEMANAS
Identificar los procesos llevados a cabo en el área Elaboración de mapas de proceso AREA DE PRACTICA
OBJETIVO GENERAL
Dirección Administrativa
Implementar una estrategia de mejoramiento integral del proceso de cargue y actualización de datos en el área de Dirección Administrativa de Fiducoldex S.A.
Estandarizar las rutinas de control al proceso de
inscripción y/o actualización de proveedores en términos
de frecuencia y criterios de evaluación
Generar mapas de proceso de las actividades de la Dirección Administrativa, tanto para los empleados como para los clientes
Proponer el uso de una herramienta tecnológica para la actualización del software SIFI y SISA
Elaboración de un análisis DOFA del área Elaboración del diagnóstico del área, y propuesta de
estandarización de tareas y procesos
Identificación de las debilidades y falencias en los procesos del área
8. Resultados
En el presente capítulo se presentarán los resultados obtenidos en el desarrollo de la práctica profesional, teniendo en cuenta las falencias que presenta el área, específicamente en el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores, en términos de agilidad y eficiencia.
Inicialmente, se presenta el diagrama de flujo del proceso de inscripción y/o
actualización de proveedores, tanto para proponer un esquema de organización de las tareas y procedimientos, como con el fin de crear una herramienta que facilite la identificación de errores y debilidades en los procesos.
Adicionalmente, se presentan los resultados de una entrevista semi-estructurada con el director del área con respecto de las falencias del proceso y las dificultades derivadas de la inadecuada ejecución del mismo.
Finalmente, se desarrolla una propuesta de herramienta tecnológica por medio de la cual se buscar alcanzar una mayor eficiencia en los procesos realizados por el área de Dirección Administrativa.
8.1. Descripción del proceso e identificación de puntos a mejorar
Con el fin de identificar las falencias que se presentan durante el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores, se realizó un instructivo general para el diligenciamiento del formato FTGAD15, así como para el envío de la información adicional necesaria para el proceso.
8.1.1. Instructivo para la solicitud de inscripción y/o actualización de proveedores La solicitud de inscripción y/o actualización de proveedores debe presentarse ante Fiducoldex al correo electrónico entregado por su asesor. En la solicitud debe incluir los
siguientes documentos:
Persona natural Persona jurídica Otros – no residentes no domiciliados Formato FTGAD15
diligenciado y firmado
Formato FTGAD15 diligenciado y firmado
Documento de constitución jurídica
RUT actualizado RUT actualizado Documento donde se
evidencieel Código de Identificación Fiscal (CIF) si aplica Copia de la cédula de
ciudadanía
Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal
Certificado de la Cuenta bancaria emitido por la entidad financiera.
Certificación bancaria Certificación bancaria Cámara de comercio (no
mayor a tres meses) Cámara de comercio (no mayor a tres meses)
Para diligenciar el formato FTGAD15, debe conocerse:
i. Si se trata de un proceso de inscripción o de actualización de proveedor ii. Cuál es la entidad a la cual quedará adscrito el proveedor
iii. El tipo de vinculación a la cual aplicará iv. Los datos generales de contacto de la empresa
v. Las personas de contacto de la empresa a registrar
vi. El representante legal (debe coincidir con los demás documentos)
vii. Área del patrimonio autónomo que se encuentra tramitando la inscripción Una vez conocida esa información, el formato FTGAD15 debe ser firmado en ambas cuartillas y escaneado para su ingreso a la base de datos de Fiducoldex.
8.1.2. Descripción del proceso que se realiza en la actualidad y de los errores más comunes
1. Recepción del correo electrónico con la solicitud de inscripción por parte del proveedor. El asesor del patrimonio al cual se inscribe o está inscrito instruye al proveedor acerca del envío de la solicitud. En algunas ocasiones, la solicitud se recibe directamente desde el asesor del patrimonio.
2. Se realiza la revisión del formato FTGAD15 y de los documentos adjuntos, que incluyen: el Registro Único Tributario (RUT), cámara de comercio (que la fecha de expedición no sea superior a 3 meses), cédula de ciudadanía del representante legal, y certificación bancaria. El error más común de los formatos se muestra a
continuación.
Figura 4. Recepción de la solicitud por correo electrónico.
Figura 5. Formato FTGAD15 diligenciado.
En ocasiones, estos dos cuadros en rojo no están diligenciados o falta alguno de estos.
3. Si los documentos están incompletos o si el formato está mal diligenciado, se realiza la devolución según se muestra a continuación:
4. Si los documentos están completos y se encuentran correctamente diligenciados, se realiza la búsqueda de la empresa en el aplicativo Giro o en listas. Si no se
encuentran coincidencias, se realiza la inscripción.
Figura 6. Correo electrónico de devolución de la solicitud para corrección.
Figura 7. Aplicativo GIRO para revisión de antecedentes.
Si aparece alguna coincidencia en el aplicativo, el reporte es enviado al área de riesgos para evaluar la factibilidad de la inscripción del proveedor.
Figura 8. Reporte del aplicativo GIRO para revisión de riesgos.
5. Una vez superados los pasos anteriores, se realiza la inscripción por medio de los aplicativos SIFI (Fiducoldex, Innpulsa Colombia, Fontur y Colombia productiva), y SISA (Procolombia).
Figura 9. Aplicativo SIFI para inscripción de proveedores de Fiducoldex y otros patrimonios (excepto Procolombia)
Figura 10. Aplicativo SISA para inscripción de proveedores de Procolombia
6. El único mecanismo de control empleado es un archivo de MS Excel, en el cual se guarda el registro de proveedores creados o actualizados.
Figura 11. Archivo de MS Excel para el control de la inscripción de proveedores.
7. El proceso de inscripción o actualización se confirma por medio de un correo electrónico, respondiendo al correo por medio del cual se realizó la solicitud.
Figura 12. Correo electrónico de confirmación de la inscripción o actualización de proveedores.
8.2. Diagrama de flujo del proceso de inscripción de proveedores
Figura 13. Diagrama de flujo del proceso de inscripción y/o actualización de proveedores.
El proceso de inscripción y/o actualización de proveedores constituye el inicio de las operaciones realizadas del área de Dirección Administrativa y las demás áreas, en la medida en que los movimientos aplicados en la administración de los patrimonios se
relacionan directamente con la lista completa y actualizada de proveedores en el sistema.
Así las cosas, el diagrama presentado en la figura 4 es una representación resumida de las funciones que deben implementarse durante la inscripción o actualización de cada uno de los proveedores en los patrimonios que maneja Fiducoldex.
Ahora bien, cabe resaltar que una de las principales falencias del proceso es que se depende de la habilidad del proveedor en el diligenciamiento y envío de la documentación completa: la persona a quien se asigna el proceso de inscripción o actualización de
proveedores tiene a su cargo un correo electrónico al cual llegan aproximadamente 250 solicitudes mensuales. El proceso consiste en la revisión manual de cada uno de los correos electrónicos, así como en la verificación tanto del adecuado diligenciamiento del formato, como de la inclusión de todos los anexos que requiere el proceso de inscripción en los aplicativos virtuales.
Dado que no existen mecanismos virtuales para el control del proceso, la persona a cargo del mismo se encarga de ingresar los datos de contacto del proveedor, así como información adicional relativa al proceso en un archivo MS Excel, el cual consiste en la única base de datos unificada del proceso de inscripción con que cuenta el área.
Lo anterior no solo implica una cantidad dispendiosa de tiempo, sino además incrementa la posibilidad de cometer errores durante la verificación, dado que el formato FTGAD15 que usan los proveedores para su inscripción suele ser diligenciado manualmente.
Finalmente, el área de Dirección Administrativa tiene a su cargo parte del servicio al cliente, sin embargo dada la cantidad de procesos que ejecuta, así como el volumen de solicitudes que debe procesar, el área no da abasto con esa función, ya que carece del personal y de las herramientas necesarias para dar cumplimiento eficiente a las mismas.
8.3. Herramienta de validación de resultados: Entrevista al analista administrativo
Con el fin de corroborar la información obtenida en el análisis diagnóstico usando la matriz DOFA y el diagrama de flujo del proceso de inscripción y actualización de proveedores, se realizó una entrevista al analista administrativo de Fiducoldex, quien ha tenido a su cargo el proceso de inscripción desde hace cuatro años. Los puntos más importantes de la entrevista se describen a continuación:
8.3.1. Descripción del proceso de inscripción
El proceso de inscripción de proveedores es el inicio de la suscripción de requerimientos de la entidad o de los patrimonios que administra Fiducoldex. El área de calidad de
Fiducoldex ha diseñado un formato por medio del cual se obtiene la información necesaria por parte del proveedor. Parte fundamental es la presencia de firmas del representante legal, toda vez que de ello depende la consulta en listas cautelares y las operaciones
subsiguientes. El formato ha sido modificado 5 veces para reducir la longitud y facilitar el proceso.
En términos de herramientas y aplicativos digitales, Procolombia es un patrimonio del Estado, de modo que el aplicativo SISA es propio de esa empresa oficial para Colombia, toda vez que los aplicativos son específicos para cada país. Los demás patrimonios inscriben sus proveedores por medio del aplicativo SIFI.
8.3.2. Descripción de generalidades y problemáticas identificadas en el proceso
“Los problemas radican en el desarrollo de un aplicativo para reducir los tiempos”, es decir, se derivan del inadecuado uso de las herramientas y de las necesidades de otras áreas:
el mayor problema es el bloqueo de los aplicativos, ya sea debido al uso simultáneo de los
mismos, al registro de información equivocada, o a la capacidad del software en términos de bases de datos. Por ejemplo, en SISA hay más de 35.000 proveedores inscritos, de modo que el tránsito en el aplicativo dificulta el uso.
Las centrales de riesgo cuentan con listas cautelares cuyas licencias deben ser adquiridas para efectuar la revisión; no obstante, algunas de ellas no cuentan con la compatibilidad de software necesaria, por lo que se requiere de una revisión manual en listas de riesgo.
8.3.3. Mecanismos de control del proceso de inscripción
El control de inscripción de proveedores se lleva por medio del aplicativo. Las bases de datos son auditables, de modo que facilitan la búsqueda y el aseguramiento de
transparencia, la generación de estadísticas, y la organización de la información.
8.3.4. Problemáticas del uso de formatos
Se derivan del volumen. Los patrimonios tienen asesores responsables, de manera que los problemas en el diligenciamiento se deben a una capacitación insuficiente. Así, las fallas en el diligenciamiento de los formatos se derivan del bajo conocimiento de los proveedores con respecto al funcionamiento de Fiducoldex y al área que manejará su proceso.
Si los proveedores no se crean correctamente, es posible que se detengan procesos de compra o se dificulte la generación de facturas. En el aplicativo, pueden crearse bloqueos por información incompleta o incorrecta.
8.3.5. Propuesta de mejora del proceso
Como objetivos de mejora, se espera reducir los tiempos del proceso, por medio de la inscripción directa en la página de Fiducoldex, de modo que se automatice el proceso. Debe prevenirse la inscripción libre para limitar el espacio ocupado en bases de datos, y debe
asignarse un responsable para la revisión y verificación de la información.
8.4. Propuesta de herramienta tecnológica
La herramienta consiste en una plataforma que facilitará a los clientes el ingreso de los datos de terceros adscritos a sus cuentas. Se propone su ubicación en la página web de Fiducoldex, en la parte de la ZONA TRANSACCIONAL, en donde las personas naturales o jurídicas que desean inscribirse como proveedores o actualizar su información puedan encontrar toda la información referente a este proceso. Los empleados serán capacitados para instruir a los clientes en el uso de la plataforma, y la misma contará con instrucciones precisas de cada una de las partes.
Figura 14. Zona transaccional de la página web de Fiducoldex. Tomado de Fiducoldex.com.co
En la plataforma se pedirán los datos de contacto del usuario y del patrimonio al cual realizará su inscripción, la herramienta otorgará un número de radicado, en este momento deberá llegar una notificación al correo electrónico iproveedores (Correo electrónico a servicio de Fiducoldex) que es donde actualmente llegan estas requisiciones, al colaborador del patrimonio y al mismo usuario.
Gracias a este número se podrá entrar de nuevo a la plataforma para poder diligenciar el formato de Fiducoldex FTGAD15 de manera digital, en donde esta herramienta lo obligará a llenar todos los campos requeridos, teniendo así un control efectivo de todos los formatos.
Al completar el diligenciamiento, se podrá descargar en el computador del usuario, para que este documento sea firmado de manera digital o de manera física por el representante legal, en las dos páginas. Si es de forma física, este debe ser escaneado perfectamente para que al momento de subir el archivo a la herramienta sea legible. Adicional, en este punto, deberá cargar los demás documentos requeridos.
Para persona natural:
- Formato diligenciado - Rut actualizado - Copia de la cédula - Certificación bancaria
- Cámara de comercio (No es obligatoria) Para persona Jurídica:
- Formato diligenciado - Rut actualizado - Copia de la cédula - Certificación bancaria
- Cámara de comercio (No es obligatoria) Otros - no residentes no domiciliados
- Documento de Constitución Jurídica.
- Documento donde se evidencie el Código de Identificación Fiscal (CIF) en el caso que aplique.
- Certificado de la Cuenta Bancaria emitido por la Entidad Financiera. (Para Proveedores)
En la segunda página del formato, este cuenta con la AUTORIZACION
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, donde se explica al proveedor lo que puede realizar y lo que va a realizar Fiducoldex con la información allí consignada.
Posteriormente, después del cargue de documentos, se cuenta con 3 días hábiles para realizar el proceso de inscripción en los programas SIFI o SISA dependiendo del
patrimonio al que se inscriba el proveedor. Si existe algún motivo de devolución después de verificar los documentos, la herramienta dará la opción de enviar un correo al usuario y colaborador del patrimonio, con la observación realizada.
El usuario, tanto como el colaborador del patrimonio, pueden entrar con el número de radicado a la herramienta a verificar el estado del proceso de inscripción o de actualización, además de realizar preguntas sobre los documentos necesarios o sobre el diligenciamiento del formato.
Si todos los documentos se encuentran en orden, se procede a realizar la búsqueda en GIRO (listas) del nombre junto con identificación de la persona natural o jurídica. Si no registra antecedentes, se podrá imprimir y posteriormente cargar el resultado de la búsqueda para así completar la inscripción. Para actualizaciones no se realiza esta búsqueda. Si existe alguna coincidencia en listas, se dará a conocer que hay una demora
mientras el área de riesgos realiza sus procedimientos para confirmar si el proveedor se inscribe o no.
Una vez teniendo esto en orden, mediante la herramienta se envía un correo al usuario junto con el colaborador que el proceso ha finalizado exitosamente. Ahora, todos los documentos que se utilizaron para la realización del proceso serán guardados en la nube de la gestión documental de Fiducoldex, con el fin de tener control sobre estos y en caso de ser necesarios ubicarlos de forma fácil y eficaz.
9. Conclusiones
La estrategia de mejoramiento integral para el proceso de inscripción y actualización de proveedores de los patrimonios administrados por Fiducoldex incluyen la elaboración de un diagrama de flujo del proceso, una matriz DOFA, y el análisis de una entrevista semi- estructurada con personal del área para identificar partes del proceso susceptibles a mejoramiento.
El diagrama de flujo permite identificar los pasos precisos a ejecutar durante el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores, con lo cual se crea una herramienta para la creación e implementación de rutinas de control.
Las estrategias planteadas en la matriz DOFA pueden ser aplicadas por el área de dirección administrativa de Fiducoldex para incrementar la calidad y agilidad de su desempeño, alcanzar sus objetivos de crecimiento en el corto plazo, e incrementar su competitividad en el largo plazo.
La propuesta de una herramienta tecnológica para la inscripción y/o actualización de proveedores puede ser de utilidad para el mejoramiento de la agilidad del proceso.
10. Recomendaciones
Fiducoldex S.A. debe incrementar su inversión en capacitación tanto a los empleados y a usuarios, como también a los colaboradores de los patrimonios administrados, ya que estos hacen parte de este proceso, por lo que se les debe informar los cambios que tiene el
proceso de inscripción y/o actualización de proveedores, con el fin de reducir la cantidad de errores en el diligenciamiento de los formularios, ahorrar tiempo y recursos en los procesos de devolución de solicitudes.
Se recomienda mejorar la claridad en los procesos de la empresa a través de diagramas de flujo, con el fin de facilitar la capacitación de nuevos empleados, y como herramienta para el mejoramiento de la calidad de los procesos.
Si se realiza la implementación de la herramienta tecnológica propuesta, es necesario que cuente con procesos de revisión permanente por parte de personal de Fiducoldex, previo cargue a las bases de datos, con el fin de asegurar tanto la veracidad de la información, como el adecuado diligenciamiento de las herramientas.
Además, se sugiere realizar un estudio de cargas laborales, para saber si es necesario tener más de un colaborador desarrollando este proceso, teniendo en cuenta los resultados de este proyecto, donde se aclara el alto número de inscripciones o actualizaciones que se requieren por día.
11. Referencias Bibliográficas
Al-Shobaki, S., Fouad, R. & Al-Bashir, A., 2010. The Implementation of Total Quality Management (TQM) for The Banking Sector in Jordan. Jordan Journal of Mechanical and Industrial Engineering, pp. 304-313.
Asofiduciarias, 2020. Resultados semestrales del sector fiduciario. [En línea]
Available at: : https://www.asofiduciarias.org.co/wp-
content/uploads/2020/08/Comunicado-cifras-sector-fiduciario-10ago2020.pdf
Chiavenato, I., 2006. Introducción a la teoría general de la administración. México:
McGraw Hill.
Díaz, B. H. y otros, 2017. Contribución de las iniciativas de tecnologías de la
información en las organizaciones: una revisión de la literatura. Revista Innovar, 27(66), pp. 41-55.
Fiducoldex, 2020. Estructura orgánica Fiducoldex. [En línea]
Available at: https://www.fiducoldex.com.co/seccion/estructura-organica [Último acceso: 2020].
Fiducoldex, 2020. Portafolio de servicios para el sector empresarial. [En línea]
Available at:
https://www.fiducoldex.com.co/sites/default/files/pdf/Portafolio_Fiducoldex_Julio2019.pdf [Último acceso: 2020].
Fiducoldex, 2020. Quiénes somos. [En línea]
Available at: https://www.fiducoldex.com.co/seccion/quienes-
somos#:~:text=Fiduciaria%20Colombiana%20de%20Comercio%20Exterior,Banco%20de
%20Comercio%20Exterior%20Bancoldex [Último acceso: 2020].
García, M., Quispe, C. & Ráez, L., 2003. Mejora continua de la calidad en los procesos.
Industrial data, 6(1), pp. 89-94.
González, E., 2014. El servicio al cliente como un generador de competitividad en elas empresas y organizaciones públicas colombianas. Bogotá: Universidad Militar Nueva
Granada.
Hernández, R., Fernández, C. & Baptista, M., 2014. Metodología de la Investigación (5ta edición). México: McGraw Hill.
Macau, R., 2004. TIC: ¿para qué?: Funciones de las tecnologías de la información y la comunicación en las organizaciones. International Journal of Educational Technology in Higher Education, pp. 1-12.
Mateus, A. f., 2014. La comunicación en las teorías de las organizaciones. El cruzar del siglo XX y la revolución de las nuevas tecnologías: una visión histórica. Historia y
comunicación social, pp. 192-195.
Montel, N., 2008. Tecnologías de información y comunicación para las organizaciones del siglo XXI. CICAG, 5(1), pp. 77-86.
Torres, M. & Vásquez, C., 2009. La calidad de la información en los servicios: factor de productividad social. Latin American and Caribbean Conference for Engineering and Technology , p. 9.
Tschohl, J. & Soriano, C., 2008. Service Quality Institute Latin America. [En línea]
Available at: https://www.servicequality.net/ftp/cap1_servcliente.pdf
Valenzuela, L. & Torres, E., 2008. Gestión empresarial orientada al valor del cliente como fuente de ventaja competitiva. Estudios Gerenciales, 24(109), pp. 65-86.
Anexo: Entrevista al Analista Administrativo
David Ocampo: buena tarde Omar Omar Colorado: buenas tardes DO: ¿cómo ha estado?
OC: muy bien si señor
DO: Omar vengo a hacerle unas preguntas con respecto a mi proyecto de grado, específicamente sobre el proceso de inscripción y/o actualización de proveedores sí?
OC: perfecto
DO: si me puede colaborar primeramente presentándose, que cargo tiene, que funciones realiza, por favor:
OC: mi nombre es Omar Yesid Colorado, analista administrativo para Fiducoldex, llevo aproximadamente 4 años desempeñando el cargo. En el área administrativa nos encargamos de un proceso que es el proceso inicial con el cual vamos a contratar, este es el de
inscripción de proveedores, en el cual revisamos todas las variaciones del proveedor que va a ser parte de nuestro equipo, con el cual se vaya a suscribir cualquier requerimiento de alguna entidad o patrimonio administrado por Fiducoldex.
DO: okey entiendo Omar, entonces en esos 4 años que lleva como analista, ¿siempre ha creado proveedores?
OC: cuando yo entre estábamos manejando un programa que se llamaba SIFI 2 9 en ese momento se recibió una actualización de ese programa, en el cual entré a hacer pruebas, para entrar a utilizar el programa SIFI 2 sets, que es un programa utilizado por toda la fiduciaria en el territorio colombiano. Desde ese momento quede escogido como piloto para hacer los procedimientos con los proveedores, desde ahí, manejo todas las creaciones y desarrollos de todo el tema relacionado con proveedores, desde la creación hasta el tema de
compras.
DO: ¿entiendo Omar, adicional, entiendo que existe otro aplicativo, no solo SIFI sino SISA para Procolombia?
OC: nosotros administramos en este momento patrimonios del estado, Procolombia es el patrimonio más grande que tiene Fiducoldex, partiendo de la base que Fiducoldex nace de Procolombia. Procolombia trae todos sus aplicativos, por lo que se nos fue entregado ese programa, además aplicativos para proveedores, órdenes de compra, han implementado algunos otros de acuerdo con la necesidad del patrimonio, en este momento se maneja el aplicativo SISA, es un aplicativo propio de ellos, donde se hace toda la creación de proveedores.
DO: perfecto Omar, es decir que Procolombia tiene sus aplicativos aparte
OC: si, ellos son el patrimonio más grande, co-oficinas comerciales o ficol como se conoce, tiene diferentes aplicativos, son diferentes para Colombia, para Estados Unidos, para España, ahorita hay un proyecto en Dubái, por eso es por lo que los aplicativos son propios de ellos y se van creando de acuerdo con sus necesidades.
DO: entendible Omar, ya entrando un poco más en la parte de SIFI y SISA, ¿alguna vez tuvo problemas o qué problemas le veía a la creación de los proveedores?
OC: que pasa, los problemas radican en que los aplicativos tienen un manejo diferente y va de acuerdo con las necesidades de la empresa o patrimonio, dependiendo del dato que se necesite, por ejemplo, necesito una información de SISA y me replique la información en tal pantalla, con el
Fin de minimizar tiempos, que es lo que buscamos nosotros en administrativa, con mejores recursos. La mayor problemática de los aplicativos son los bloqueos, digamos en SISA de Procolombia, existen unos 700-800 usuarios que hacen uso y en la actualidad hay
unos 35.000 mil proveedores inscritos. Entonces cada función que se hace influye en otra, al ser un aplicativo que es directamente propio del patrimonio nos toca comprar un
licenciamiento especial, para que nos haga consultas en listas cautelares, hay consultas que se deben hacer manuales, porque si nos vamos solamente por aplicativo podemos cometer errores.
DO: ¿entiendo Omar, digamos, nos puedes comentar, actualmente y de manera corta, como es el proceso de inscripción de proveedores?
OC: entonces, debido al momento, por la pandemia, todo el tema remoto, se cambió el manual de inscripciones de proveedores, donde se dejó todo digital. En la actualidad es responsable de inscribir un proveedor una persona, para Fiducoldex o para el patrimonio que lo requieran, se deben llenar unos formatos especiales de Fiducoldex, que están validados por las normas que nos regulan a nosotros y directamente el patrimonio o Fiducoldex le envía al proveedor el formato, una vez sea diligenciado en su totalidad y firmado, se envía a un correo habilitado por Fiducoldex, para que el área encargada, que en este caso es la dirección administrativa, realice la validación en aplicativo, de consultas cautelares y realice la inscripción en el módulo de aplicativo respectivo. Una vez finalizado, ya queda habilitado el proveedor para realizar compras, que envíen facturas, órdenes de compra. Bueno ya nosotros somos los que habilitamos o bloqueamos cualquier proveedor.
DO: ¿okey, han tenido problemas con el diligenciamiento del formulario?
OC: de echo los formularios viejos eran muy extensos, donde directamente existen dos formularios para la inscripción de proveedores en Fiducoldex, estos se diferencian por los montos, un monto que es hasta los 800 salarios mínimos, que es directamente ejecutado por el área administrativa y más de 800 salarios mínimos, son directamente manejados por el
área de riesgos, al ser una contratación de ese monto, es más compleja en el cual se requieren unos requisitos financieros especiales por eso el área de riesgos lo realiza.
Volviendo al formato para Fiducoldex, en ocasiones los proveedores se quejaban por la extensión del documento, pero en cuanto al formato es mus básico, han existido 5
modificaciones al formato, pero es porque queremos hacerle el desarrollo más básico, para que con las pocas respuestas se puedan hacer preguntas específicas y que los formatos que hagan llegar, Sean el soporte de todo lo que pide el sistema, entonces digamos, antes se les pedía el tema de cuentas bancarias en el formato, pero como tenían que adjuntar la
certificación bancaria pues se hacía innecesario, puesto que en ese documento se puede ver todos esos datos.
DO: ¿entiendo Omar, en este momento como se lleva el control de la creación o
actualización de proveedores, es decir, ustedes saben cuántos se han creado o cuantos faltan por crear o a cuál le hace falta un documento?
OC: que pasa, directamente desde administrativa, se pide a la persona encargada llevar un control, además en los aplicativos hay bases de datos, donde yo puedo sacar la
información de una fecha a otra. Este es un tema que se revisa todos los años, puesto que al momento en que viene INCOTEC, que son los que nos auditan y revisan el proceso de inscripción de proveedores y de compras, por temas de transferencia y por política de datos, todo esto se encuentra protegido en nuestro sistema.
DO: comprendido Omar, como en este momento yo soy el responsable de crear los proveedores, en muchas ocasiones, me he dado cuenta que los formularios vienen mal diligenciadlos y que también hay veces en que las certificaciones bancarias no vienen a nombre de la persona o empresa que se quiere inscribir, sino a nombre de un tercero, entonces se devuelven los documentos. ¿Qué tan común son esas dos situaciones en el día a
día?
OC: entonces, como tú has notado, el tema de inscripción de proveedores es un tema complejo, a diario pueden llegar 50 - 70 formatos, cuando tenemos macro ruedas pueden llegar hasta 120 formatos en un día, entonces el nivel de información es muy alto, más que todo para el patrimonio Procolombia, ellos son los que más requieren de este proceso, por lo que es común encontrarse con errores, en este caso, los cuales no se deben presentar y se deben solucionar directamente con el asesor responsable del patrimonio, deben decirle que poner en los campos del formato, los errores se evidencian en los campos de “patrimonio al cual tramita su inscripción” y “área del patrimonio con la cual tiene relación” lo demás es información de la empresa.
DO: entiendo, los demás datos son de información de la empresa, de contacto y demás.
Omar, ¿alguna vez tuvo un problema que recuerdo sobre otros? ¿Qué haya parado una compra o algo por el estilo, que tan importante es tener un proveedor bien creado y a tiempo?
OC: que pasa, que cuando uno está en la creación de un proveedor y pone un dato mal el sistema bloquea todo, el problema más importante que se puede ver en los aplicativos es que se ponga el número de cuenta bancaria mal, al momento que lo hacen mal y se vaya a hacer un pago pueden haber bloqueos y pueden retrasar los demás procesos que siguen en las demás áreas.
DO: okey, entiendo Omar, ¿que se podría mejorar de este proceso?
OC: de este proceso se puede mejorar, implementando algún portal que desde la página de Fiducoldex se pueda ingresar y que el mismo proveedor pueda ingresar sus datos y que desde administrativa una persona entre a validar los datos y procedimiento, logrando que esto se replique en los aplicativos automáticamente.
Do: perfecto Omar, entonces ¿estaríamos hablando de una automatización o una semi- automatización del proceso?
OC: sí, ¿qué pasa?, no se puede dejar totalmente responsable del proceso al proveedor que se está vinculando, porque muchas personas querrían inscribirse, entonces se podría llegar a tener 80.000 proveedores y solo ejecuto compras con 20.000, entonces nuestras bases de datos se van a llenar de información innecesaria y segundo no se sabrá si la información consignada es verídica o no.
DO: claro entiendo
OC: por eso se tienen que crear filtros DO: es decir, ¿una persona encargada?
OC: si claro, siempre debe haber una persona que revise todo y sea responsable de la inscripción, así como se está haciendo hoy en día. Esta persona es responsable si se llega a crear una persona que esté reportado en céntrales de riesgo por una estafa o robo a
Fiducoldex y si esa persona responsable lo inscribe tiene implicaciones porque para yo consultar esa información debe estar diligenciando el formato en sus dos hojas, si no está firmado en la parte del tratamiento de los datos personales estoy incurriendo en una falta.
Además con los datos de la empresa o persona natural, poder hacer compras, comparación de ofertas. Si por ejemplo el proveedor está embargado, yo puedo retener el pago, pero si un ente regulador lo considera necesario hay que cumplirlo.
DO: entiendo Omar y ya para cerrar, ¿cómo se consignan los demás documentos que se piden en la inscripción, el formulario, certificado bancario, Rut, cámara de comercio y cédula del representante legal?
OC: así es, para personas naturales no se tiene en cuenta la cámara de comercio, solo se adjunta si la persona está registrada en la cámara de comercio. Dependiendo para que se
utilice el proveedor, ellos deben crear una cuenta bancaria, porque solo pueden entrar recursos del patrimonio para ese evento en específico, esto para evitar desfalcos.
DO: entiendo, ¿dónde quedan reposados todos estos documentos?
OC: como antes se manejaba de forma física, esta información entraba en custodia del área de gestión documental, en este momento la persona responsable del proceso, que es la encargada del correo que se maneja actualmente, tiene esos documentos en el correo, todos los días se hacen back-ups, entonces en el momento que una persona requiera un
documento hay que buscarlo ahí, al ser correos compartidos y se comparte la información entre patrimonios todos pueden buscar entre sus correos.
DO: entonces, ¿qué tan fácil es buscar estos documentos en el correo?
OC: se vuelve complejo por la cantidad de documentos que se reciben a diario. Pero se puede hacer un seguimiento de correos para facilitar la búsqueda.
DO: okey Omar, básicamente esas eran las preguntas, muchas gracias por tu ayuda OC: con mucho gusto, estoy pendiente si necesitas algo más, me he dado cuenta que ya has podido manejar dudas para así poder mejorar este proceso.
DO: gracias Omar, es cierto, he estado pendiente a este proceso y tengo planeado proponer algo similar a lo que charlamos, que todo sea de manera digital pero que sea validado por una persona, pues se lo importante que es para Fiducoldex tener transparencia en todos sus procesos.
OC: claro, como somos entidad financiera hay que tener mucho cuidado con ese tema, somos vigilados por varias entidades.
DO: entiendo Omar, gracias por tu colaboración, por contar tu experiencia y por tus consejos.
OC: con mucho gusto y nuevamente quedó atento a lo que necesites.
DO: chao Omar
OC: chao que estés bien.
AVAL
