MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

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Toluca, Estado de México Noviembre 2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD

MANPRO-43000 CNDA-10

C

PÁG.

INTRODUCCIÓN ... 3

MARCO JURÍDICO ... 4

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ... 5

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo ... 5

Procedimiento 1: Elaboración de turno de correspondencia ... 5

Objetivo: ... 5

Políticas ... 5

Desarrollo ... 6

Diagrama de flujo ... 8

Procedimiento 2: Colocación de señalización oficial en el Poder Legislativo ... 9

Objetivo: ... 9

Políticas: ... 9

Desarrollo ... 10

Diagrama de flujo ... 12

ANEXOS ... 13

MANPRO-43000 CNDA-10

I

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX, del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de las funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente, cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo. La Secretaría de Administración y Finanzas, a través del Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el “Manual de Procedimientos de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo”, elaborado de manera conjunta por las unidades administrativas citadas.

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M

J

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Normatividad estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas. - Normas Administrativas del Poder Legislativo del Estado de México.

- Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos. - Manual de Identidad Gráfica Institucional del Poder Legislativo.

- Código de Ética de los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder Legislativo del Estado de México.

MANPRO-43000 CNDA-10

S

A

F

Procedimiento 1: Elaboración de turno de correspondencia Objetivo:

Establecer el control administrativo de la correspondencia que permita dar atención oportuna y eficiente. Políticas

 La Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo atenderá y en su caso canalizará al Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo, Departamento de Asuntos Jurídicos o Archivo General del Poder Legislativo la correspondencia que le haya sido entregada.

 Las unidades administrativas mantendrán informada a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo el avance y seguimiento del turno que hayan recibido.

MANPRO-43000 CNDA-10 Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo

1 Recibe documentos con sello y firma, clasifica con base en el asunto por atender.

2 Verifica la información.

3 Instruye a la unidad administrativa correspondiente, mediante el formato “Control de asuntos de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo” (Anexo 1/0157 43000-F01-20) señala la fecha de atención.

4 Registra en base de datos, asigna número de folio y gira turno con indicaciones precisas.

Unidad Administrativa adscrita a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo

5 Recibe turno y atiende de acuerdo a su competencia.

6 Informa a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo el avance o cumplimiento de la solicitud.

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo

7 Verifica el avance o cumplimiento.

MANPRO-43000 CNDA-10 Diagrama de flujo

MANPRO-43000 CNDA-10 Procedimiento 2: Colocación de señalización oficial en el Poder Legislativo

Objetivo:

Mantener vigente la señalización institucional para una mejor ubicación de los servidores públicos y visitantes en general dentro de los inmuebles que ocupa el Poder Legislativo.

Políticas:

- La colocación de la señalética deberá ubicarse en espacios visibles y estratégicos.

- La señalética administrativa deberá contener los elementos gráficos del Manual de Identidad Gráfica Institucional autorizado por la Legislatura.

- La señalética de seguridad e higiene, deberá contener los estándares definidos por Protección Civil del Estado de México.

- La señalética de servicio y manejo de alimentos se realizará de acuerdo a lo estipulado en la Norma Oficial Mexicana vigente.

- La Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, previo acuerdo y/o análisis con las dependencias y unidades administrativas, será la responsable para el retiro, cambio, actualización y/o colocación de la señalética institucional del Poder Legislativo; para lo anterior, se solicitará mediante oficio.

MANPRO-43000 CNDA-10 Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Coordinación de Normatividad y Desarrollo administrativo

1 Recibe oficio de las dependencias, coordinaciones o unidades administrativas solicitud de señalización de oficinas.

2 Realiza el análisis previo de la señalización y elabora el diseño.

3 Elabora requisición Formato “Solicitud programático

presupuestal” (Anexo 2/0143 42000-F02-20), con la descripción y cantidad y envía al Departamento de Adquisiciones para la compra correspondiente.

Departamento de Adquisiciones 4 Realiza la compra, recibe el material solicitado, informa de la recepción de la adquisición a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo.

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo.

5 Recibe y revisa que la señalética cumpla con las características de solicitud.

6 ¿Es correcta la señalética? Sí/No.

7 Sí, procede a la colocación de la señalética en la dependencia o unidad administrativa.

8 No, devuelve la señalética al Departamento de Adquisiciones para corrección con el proveedor. Regresa actividad 4.

MANPRO-43000 CNDA-10

Diagrama de flujo

MANPRO-43000 CNDA-10

A

Anexo 1: “Control de asuntos de la Coordinación de Normatividad, Organización y Desarrollo Administrativo (Anexo 1/00157 43000-F01-20)

CONTROL DE ASUNTOS DE LA COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Fecha de recepción

Día Mes Año

Folio:

Turnado a: Remitente:

Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo Departamento de Asuntos Jurídicos

Archivo General del Poder Legislativo

Fecha de documento: Referencia del documento:

Asunto:

Indicación:

Fecha límite de atención:

Nombre, firma de quien recibe: Hora:

(1) Folio: (2) Fecha (día, mes, año): Fecha de elaboración Solicitud programático-presupuestal (3)

(4) Programa: Elija programa. (5) Proyecto: Elija proyecto.

(6) Dependencia: Elija dependencia.

(7) Clave unidad administrativa para afectación presupuestal Varias (anexo) ☐ (8) Beneficiario:

(9) Importe: Importe con letra: (10) Justificación / observaciones:

(11) Nombre, cargo y firma de titular de unidad administrativa solicitante

Gasto por programa Gasto presupuestal

(12) Clave unidad

administrativa (13) Actividad (14) Importe $ (16) Clave presupuestal (17) Importe $

(15) Total $ 0.00 (18) Total $

(19) Departamento de Programación (20) Departamento de Presupuesto

O

C A

(21) Analista Anexo 2/0143 42000-F02-20

Núm. Concepto

1 Folio: número progresivo asignado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE). 2 Fecha: seleccionar día, mes y año en que se presenta solicitud a la UIPPE.

3 Tipo de solicitud: seleccionar tipo de solicitud ―trámite adquisiciones (uso exclusivo Departamento de Adquisiciones), gastos a comprobar o para pago.

4

Programa: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo al Anexo 5. Catálogo de programas y proyectos del Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México (MIPPEPLEM).

5 Proyecto: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de programas y proyectos del MIPPEPLEM.

6 Dependencia: elegir clave y nombre de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas del MIPPEPL MIPPEPLEM EM.

7 Clave unidad administrativa para afectación presupuestal: anotar unidad que recibe bien o servicio y es responsable, en su caso, por la comprobación del gasto.

8

Beneficiario: anote razón social del proveedor, empresa o prestador de servicio que presenta la mejor oferta del bien o servicio, servidor público o beneficiario del recurso.

En caso de gasto a comprobar, deberá anotarse adicionalmente nombre del servidor público que quedará como deudor diverso.

9 Importe: deberá expresarse en número y letra.

10 Justificación / observaciones: incluir datos como número de factura, descripción del bien o servicio, justificación del gasto, así como código del contrato, según corresponda.

11 Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante: anotar nombre, cargo y firma del servidor público responsable del trámite.

Gasto por programa

12 Clave unidad administrativa: de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas acuerdo al MIPPEPLEM. 13 Actividad: indicar número que corresponda al gasto de acuerdo a la Programación Anual de Metas (PAM) vigente.

14 Importe: cantidad que se asigna a la actividad en mención.

15 Total: suma de importes asignados a actividades correspondientes coincidiendo con el campo número 9. Gasto presupuestal (uso exclusivo Departamento de Presupuesto)

16 Clave presupuestal: número asignado por el Departamento de Presupuesto, indica unidad administrativa y partida por objeto del gasto que corresponda al gasto, de acuerdo con MIPPEPLEM.

17 Importe: cantidad que se asigna a la clave presupuestal en mención.

18 Total: suma de los importes asignados a claves presupuestales correspondientes coincidiendo con los campos número 9 y 15. 19 Departamento de Programación, nombre y firma.

20 Departamento de Presupuesto, nombre y firma.

21 Nombre y firma del analista responsable de la codificación presupuestal. Nota: presentar el formato para trámite en tres tantos.

MANPRO-43000 CNDA-10

H

A

V

C.P. Luis David Miranda Gómez SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Dr. en E. J. Walfred José Gómez Vilchis COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

L.D. Jehú López Sánchez

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO