PERFIL DEL CARGO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO Línea de Gestión Transversal

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1. OBJETIVO:

Definir las competencias necesarias, en términos de educación, formación, experiencia y habilidades, para ocupar el cargo de Asistente Administrativo de SILVOTECNIA, las categorías especificadas. Así mismo, determinar la responsabilidad y autoridad propias del cargo.

2. ALCANCE:

Aplica al cargo de Asistente Administrativo perteneciente a la Línea de Gestión Transversal y cuya misión es ejecutar operativamente los procesos administrativos del área relacionados con el recurso humano de los proyectos forestales, aplicando las normas y lineamientos dados por el Coordinador Administrativo, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, sistematizando información a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, logrando resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

3. RESPONSABLE:

Gerente General 4. CONTENIDO:

4.1. PERFIL DE REFERENCIA:

EDUCACIÓN: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas o afines (Estudiante en etapa práctica)

FORMACIÓN: Manejo de Software basado en ofimática (Office)

EXPERIENCIA: Experiencia mínima de seis (6) meses en cargos similares en áreas administrativas

HABILIDADES:

Destrezas dadas por la experiencia en anteriores cargos

 Manejo de Excel

 Digitación de información

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

CARGO Directora de Recursos Humanos y Salud Ocupacional

Director de Responsabilidad Social

Corporativa Gerente General

NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYAVE NATALIA QUEVEDO FIRMA

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PERFIL DE COMPETENCIAS

Competencias de Valor: Cualidades humanas a los que adhiere la organización y se ejercen a través de conductas 1. Compromiso

El Asistente Administrativo siente como propios los objetivos de la organización, previniendo y superando los obstáculos que interfieran con el cumplimiento de sus metas. Apoya e instrumenta acciones alineadas con la estrategia corporativa. Pone en marcha las acciones y directrices recibidas por parte de la Alta Dirección y cumple cabalmente con sus compromisos, personales y profesionales.

2. Ética

El Asistente Administrativo siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los valores morales, tanto en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y normatividades internas, y la cultura organizacional.

3. Calidad en el Trabajo

El Asistente Administrativo se desempeña con éxito en los trabajos que realiza, basado en el profundo conocimiento de su área de trabajo y en su capacidad de análisis de los asuntos administrativos de la compañía. Implementa mejoras a las herramientas y estrategias que utiliza.

4. Consciencia Organizacional

El Asistente Administrativo reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica la capacidad de identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas a su cargo.

5. Responsabilidad Social Individual

El Asistente Administrativo se articula y facilita ejercicios de cooperación, solidaridad y contribución, para mejorar estados en la calidad de vida de compañeros de trabajo, vecinos, comunidades rurales y sociedad en general. Se interesa en la preservación del medio ambiente y en la transformación estructural de prácticas y comportamientos a partir del buen ejemplo.

Competencias Específicas: características relacionadas directamente con el puesto de trabajo Grado requerido A B C D Motivación

1 Preocupación por el orden y la claridad X

2 Disciplina Personal X

3 Colaboración X

4 Orientación al cliente interno X

Características 5 Resolución de problemas X 6 Pensamiento Analítico X 7 Autocontrol X Concepto Propio 8 Confianza en sí mismo X Conocimiento

9 Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos X

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Competencias Específicas 1. Preocupación por el orden y la claridad

Preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica además preocupación por mantener en condiciones de orden los sitios en los que interactúa.

Comportamientos Predictivos: (B)

 Organiza la información de manera que permite a sus superiores realizar el seguimiento de tareas

 Planifica acciones para evitar errores y cumplir todos los pasos establecidos

 Toma tiempo para explicar a la gente con la que interactúa los pasos a seguir, los tiempos estipulados, y los insumos requeridos por su puesto de trabajo

 Se preocupa por mejorar cada día en cuanto al orden y la forma de llevar a cabo sus tareas

 Se preocupa por mantener en condiciones de higiene adecuadas y en buen estado su sitio de trabajo y los equipos y herramientas utilizados

2. Disciplina Personal

Capacidad para organizar su agenda de trabajo, estableciendo prioridades y utilizando en tiempo personal de manera más eficiente. Implica compromiso con los objetivos de la empresa y trabajo constante para ayudar a lograrlos.

 Se compromete abiertamente en el logro de los objetivos su área, proponiendo acciones de mejora

 Hace listas de actividades y las ejecuta antes de pasar a otra serie de tareas

 No deja asuntos para última hora, trata de adelantar para tener ventaja en caso de que se presenten inconvenientes tecnológicos o de comunicación

3. Colaboración

Capacidad para participar como miembro totalmente integrado de un equipo de trabajo. Implica una habilidad para comunicarse con los demás de manera clara y cordial.

 Genera relaciones laborales adecuadas a las situaciones

 Mantiene una actitud de disponibilidad con relación a los clientes internos

 Se responsabiliza personalmente por la calidad de los servicios brindados por su área

 Se preocupa por la calidad de cada trabajo que emprende y por ser entendido por quienes interactúan con su área 4. Orientación al cliente interno

Capacidad de percibir las necesidades y demandas del cliente interno, brindándole una atención basada en la calidad y el sentido de pertenencia.

 Escucha efectivamente a sus clientes internos para interpretar adecuadamente sus necesidades y dar la mejor respuesta

 Es hábil para generar a sus clientes internos más de una opción o solución

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5. Resolución de Problemas

Es la capacidad de idear soluciones que darán lugar a una clara satisfacción del cliente interno, atendiendo los objetivos de su área. Incluye la capacidad de proponer soluciones a problemáticas futuras basado en lo aprendido por la experiencia.

 Busca aclarar los requerimientos del cliente interno

 Se adelanta a los problemas potenciales de éstos resolviendo dificultades no evidentes

 Busca la orientación del superior para desarrollar soluciones 6. Pensamiento Analítico

Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes; realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los componentes.

 Realiza análisis desagregando problemas

 Comunica claramente sus conclusiones y las hace comprensibles a otros 7. Autocontrol

Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés.

 Actúa con calma

 Siente emociones fuertes tales como el enfado y frustración extrema, pero puede abandonar temporalmente la reunión para controlar sus emociones y luego regresar

8. Confianza en sí mismo

Es el convencimiento de que se es capaz de realizar con éxito una tarea o elegir el enfoque adecuado para resolver un problema. Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en las propias posibilidades, decisiones o puntos de vista.

 Sostiene sus ideas y puntos de vista con fundamento y criterio

 Es abierto a cambios en su rutina laboral, actúa con seguridad y eficiencia y se siente atraído por asumir nuevas y más desafiantes tareas

 Se vincula con la gente de manera sencilla, pero segura y esta modalidad en general impacta muy bien en los demás 9. Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos y procesos contables relacionados

Mediano conocimiento de los procesos de vinculación, afiliaciones, retiros, trámites de incapacidades y otros propios de la administración del recurso humano en una organización. Implica conocimiento de programas y software relacionados y de los pormenores contables ligados a los procesos administrativos.

Comportamientos Predictivos: (C)

 Conoce normatividad y legislación vigente relacionada

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4.2.1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

CATEGORIA I: Asistente Administrativo en Sede Oficina Silvotecnia  Archivo de carpetas de trabajadores (Activos e Inactivos)

 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y Caja de Compensación del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados, lo cual implica revisión de documentos para dichas afiliaciones

 Retiros del Sistema de Seguridad Social del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados , lo que implica recepción y verificación de documentos para dichos retiros

 Manejo del software de nómina, elaboración de las nóminas del personal operativo de los proyectos asignados (envío de actividades y procesamiento de datos)

 Verificación y realización de descuentos a empleados operativos por préstamos, libranzas, facturas, embargos y otros ítems autorizados por la gerencia con anterioridad

 Elaboración de informes para clientes asignados con respecto a seguridad social y nóminas  Elaboración de informes para Direcciones de Área y Gerencias de la compañía

 Recepción y envío a frentes de trabajo asignados de carnets de afiliaciones al SGSS  Actualización de bases de datos de empleados

 Preparación de liquidaciones definitivas de trabajo

 Verificación de datos y conciliación de cartera y rezagos de EPS y Fondos

 Manejo de dotaciones para los trabajadores, lo que implica actualización de base de datos con tallas, elaboración de formatos requeridos y envío a frentes de trabajo asignados

 Informar al coordinador administrativo sobre solicitudes de envío adicionales, aprobaciones de envíos anticipados o adicionales y otras novedades con respecto a las dotaciones

 Otras asignadas

CATEGORIA II: Asistente Administrativo en Campo  Archivo de carpetas de trabajadores (Activos e Inactivos)

 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y Caja de Compensación del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados, lo cual implica revisión de documentos para dichas afiliaciones

 Retiros del Sistema de Seguridad Social del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados , lo que implica recepción y verificación de documentos para dichos retiros

 Manejo del software de nómina, elaboración de las nóminas del personal operativo de los proyectos asignados (envío de actividades y procesamiento de datos)

 Verificación y realización de descuentos a empleados operativos por préstamos, libranzas, facturas, embargos y otros ítems autorizados por la gerencia con anterioridad

 Elaboración de informes para clientes asignados con respecto a seguridad social y nóminas  Elaboración de informes para Direcciones de Área y Gerencias de la compañía

 Recepción y envío a frentes de trabajo asignados de carnets de afiliaciones al SGSS  Actualización de bases de datos de empleados

 Preparación de liquidaciones definitivas de trabajo

 Verificación de datos y conciliación de cartera y rezagos de EPS y Fondos

 Manejo de dotaciones para los trabajadores, lo que implica actualización de base de datos con tallas, elaboración de formatos requeridos y envío a frentes de trabajo asignados

 Informar al coordinador administrativo sobre solicitudes de envío adicionales, aprobaciones de envíos anticipados o adicionales y otras novedades con respecto a las dotaciones

 Control y seguimiento de recursos físicos del proyecto

 Compra y seguimiento de entrega de mercados para empleados en los campamentos  Gestión operativa de apertura de cuentas bancarias de nómina de empleados  Coordinación para recepción y envío de herramientas e insumos para los núcleos.  Otras asignadas

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CATEGORIA III: Asistente Administrativo de apoyo permanente a la Coordinación Administrativa

 Vinculación, afiliación y retiro del personal  Manejo de bases de datos

 Manejo de archivo  Dotaciones

 Elaboración de nómina

 Montar pagos y giros por medio de la sucursal virtual Bancolombia para ser aprobados por el Coordinador Administrativo y/o La Gerencia General

 Monitoreo y revisión de estados de cartera de empleados para pagos de nómina, incapacidades y liquidaciones definitivas de trabajo

 Elaboración de recibos físicos de caja por ingresos a la Compañía

 Apoyo en la elaboración de nómina del personal administrativo, de proyectos y de aprendices SENA  Elaboración de comprobantes de egreso para pagos

 Apoyo en el manejo de ingresos y retiros del personal administrativo y de proyectos de la empresa (incluye control de vencimientos)

 Apoyo en el manejo de ingresos y retiros de aprendices SENA  Apoyo en la elaboración de informes generales para áreas  Otras asignadas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN SALUD OCUPACIONAL

• Cumplir las normas y reglamentos de Salud Ocupacional

• Informar a la Dirección del Área de Recursos Humanos toda condición peligrosa o prácticas inseguras que se puedan presentar, haciendo sugerencias para prevenir y controlar riesgos

• Seguir procedimientos seguros para su protección, para la de sus compañeros y la de la empresa en general • Informar todo accidente o incidente que se presente

• Participar y poner en práctica los programas de Salud Ocupacional

• Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la empresa, como son: COPASO, Brigada de Emergencias y Grupo de Colaboradores, participando en las actividades de formación y sensibilización que se convoquen.

4.3. AUTORIDAD



Ejecutar los asuntos operativos relacionados con la administración del recurso humano de los proyectos o clientes asignados, ejecutando las funciones respectivas a su cargo con supervisión directa e instrucciones del coordinador administrativo.

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5. MODIFICACIONES.

 29 de Agosto de 2009: Se replantean las funciones y las responsabilidades, incluyendo Realización de Afiliaciones y Retiros al Sistema de Seguridad Social, Coordinación y ejecución de Nóminas, Coordinación y ejecución de Préstamos por Libranza, Realización de descuentos a empleados por Nómina, Manejo y Control de Vacaciones, Coordinación de Informes a clientes con respecto a Seguridad Social, el Diligenciamiento de las Planillas de Aportes, además del Envío ya documentado y la Preparación de Liquidaciones Definitivas de Trabajo, en lugar de la Preparación de las carpetas para liquidaciones.

 19 de Noviembre de 2009: Se incluyen responsabilidades en salud ocupacional.

 16 de Junio de 2010: se eliminan las siguientes funciones y responsabilidades pues son ejecutadas por la Asistente de Gerencia: expedición de cartas laborales y coordinación, organización y envío de subsidios por centro costos.  10 de Diciembre de 2010: Se revisan las funciones y se da autoridad para coordinación y supervisión del auxiliar

Administrativo, así como para la coordinación de todas las actividades realizadas en la administración del recurso humano.

 7 de Junio de 2011: se revisan las destrezas requeridas para el cargo y las funciones del mismo, dadas la reestructuración organizacional de la alta dirección.

 28 de Agosto de 2012: se actualiza el logo. Se incluyen competencias de valor. Se categorizan 3 modalidades de Asistencia Administrativa (en sede Silvotecnia, en campo, apoyo permanente a coordinación administrativa)