UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA

AUDITORÍA OPERATIVA AL PROCESO DE CANALIZACIÓN (DIFUNDIR, INSTRUMENTAR Y VIABILIZAR) LA OFERTA DE

BECAS DEL EXTERIOR AL ÁREA DE BECAS,

CORRESPONDIENTE A LA GESTIÓN 2015, EN LA ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL (EGPP)

TRABAJO DIRIGIDO PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE LICENCIATURA

PREPARADO POR: EUSEBIA ARCANI LAURA

YAMILA CONCEPCIÓN PAREDES CASTILLO TUTOR: MG. SC. CARLOS REYNALDO CORONEL TAPIA

LA PAZ - BOLIVIA 2018

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DEDICATORIA

Dedicamos el presente Trabajo Dirigido a Dios, por enseñarnos lo bello de la vida y saber que está frente y dentro de nosotras, por permitirnos tener salud; por darnos mil motivos más para seguir adelante; por eso Dios mío este triunfo es para ti y nuestra dedicación especial a la Santísima Virgen María por contar siempre con ella.

A nuestros Padres: por ser el pilar fundamental de nuestras vidas, por sus consejos, su paciencia y apoyo incondicional, todo lo que hoy somos es gracias a ellos y permitirnos concluir nuestro objetivo con éxito.

A nuestros hermanos y hermanas: por sus palabras de aliento que nos impulsaron a seguir adelante, por el apoyo constante para poder realizar este trabajo.

A nuestros familiares y amigos por brindaron su amistad y cariño cada día en el transcurso de nuestra carrera universitaria.

Eusebia Arcani Laura

Yamila Concepción Paredes Castillo

“No te conformes con lo que necesitas, lucha por lo que te mereces”

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AGRADECIMIENTO

A Dios: por estar siempre a mi lado, por fortalecer mi espíritu e iluminar mi vida; a mi familia: por enseñarme los valores de la vida, por demostrar en todo momento interés y apoyo incondicional, para seguir adelante. (Eusebia Arcani Laura).

A Dios: por haberme acompañado y guiado en estos momentos tan importantes para mi vida profesional, por ser mi fortaleza y por brindarme sabiduría y fuerza para culminar esta etapa académica. A mis queridos padres: por haberme apoyado en todo momento, quienes han creído siempre en mí, dándome ejemplos de superación, humildad y sacrificio; enseñándome a valorar todo lo que tengo, porque han fomentado en mí, el deseo de superación y de triunfo en la vida. Lo que ha contribuido a culminar con éxito este logro. (Yamila Concepción Paredes Castillo)

A nuestro tutor Académico Mg. Sc. Carlos R. Coronel Tapia, que nos guio y oriento en todo momento, marcando un escalón más para alcanzar el logro de nuestra formación profesional.

A la Universidad: Por la formación académica y humana.

A la (E.G.P.P.), por abrirnos las puertas y permitir demostrar nuestros conocimientos y ganar experiencia, a la Unidad de Auditoria Interna, en particular al Lic. Francisco Garay Callisaya Auditor Interno, quien con mucha paciencia y dedicación nos apoyó en el transcurso de nuestra permanencia en el área, estamos muy agradecidas a todo el personal de la Institución.

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Auditoría Operativa al Proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, Correspondiente a la Gestión 2015, en la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP).

ÍNDICE

RESUMEN EJECUTIVO --- 1

INTRODUCCIÓN --- 2

CAPÍTULO I --- 4

MARCO INSTITUCIONAL --- 4

1. ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL EGPP --- 4

1.1. ANTECEDENTES --- 4

1.1.1. BASE LEGAL DE LA CREACIÓN DE LA ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL (EGPP). --- 5

1.1.2. ACTIVIDAD PRINCIPAL DE LA ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL (EGPP) --- 5

1.2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN --- 6

1.2.1. MISIÓN --- 6

1.2.2. VISIÓN --- 6

1.3. OBJETIVO DE LA ENTIDAD --- 6

1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL --- 6

1.5. UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA --- 9

1.5.1. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA --- 9

CAPÍTULO II --- 11

MARCO METODOLÓGICO --- 11

2. 1. IDENTIFICACIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA --- 11

2.1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA --- 11

2.1.1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA --- 12

2.1.2. ALCANCES O LIMITES --- 12

2.1.3. TEMPORALIDAD --- 12

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2.2. JUSTIFICACIÓN --- 13

2.2.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA --- 13

2.2.2. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA --- 13

2.2.3. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA --- 13

2.3. OBJETIVOS --- 13

2.3.1. OBJETIVO GENERAL --- 13

2.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS --- 14

2.4. VARIABLES --- 14

2.4.1. VARIABLE DEPENDIENTE --- 14

2.4.2. VARIABLE INDEPENDIENTE --- 15

2.5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN --- 15

2.5.1. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN --- 15

2.5.1.1. MÉTODO DESCRIPTIVO --- 15

2.5.1.2. MÉTODO ANALÍTICO --- 15

2.5.2. TÉCNICAS Y FUENTES PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN --- 16

2.5.2.1. TÉCNICAS --- 16

2.5.2.2. FUENTES --- 17

CAPÍTULO III --- 19

MARCO DE REFERENCIA --- 19

3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL --- 19

3.1. MARCO TEÓRICO --- 19

3.1.1. NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, EMITIDA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (CGE). --- 22

3.1.2. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA--- 22

3.1.3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA --- 25

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3.1.4. FASES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA--- 26

3.1.5. PROCESO DE AUDITORÍA --- 27

3.1.6. PLANIFICACIÓN --- 28

3.1.6.1. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU ENTORNO --- 29

3.1.6.2. EL CONTROL INTERNO --- 31

3.1.6.3. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO --- 32

3.1.6.4. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA--- 35

3.1.6.5. PROGRAMA DE AUDITORÍA --- 35

3.1.7. EJECUCIÓN --- 35

3.1.8. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS --- 36

3.1.9. PROCEDIMIENTOS, TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA --- 38

3.1.9.1. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA --- 38

3.1.9.2. TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA. --- 39

3.1.10. RIESGO DE AUDITORÍA --- 41

3.1.11. LAS TRES “ES” DE LA AUDITORÍA INTERNA OPERATIVA --- 41

3.1.11.1. EFICACIA --- 42

3.1.11.2. EFICIENCIA --- 42

3.2 MARCO CONCEPTUAL --- 43

3.2.1 SERVIDOR PÚBLICO --- 43

3.2.2. PAPELES DE TRABAJO. --- 44

3.2.3. FLUJOGRAMAS --- 45

3.2.4. CONCEPTOS BÁSICOS REFERIDOS AL TEMA --- 46

CAPÍTULO IV --- 48

MARCO LEGAL Y NORMATIVO --- 48

4.1. MARCO LEGAL --- 48

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4.1.1. LEY 1178, LEY DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

GUBERNAMENTAL --- 48

4.1.2. DECRETO SUPREMO Nº 0212 DEL 15 DE JULIO DE 2009, CREACIÓN DE LA ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL --- 48

4.1.3. RESOLUCIÓN MINISTERIAL 836/09 DE FECHA 04 DE DICIEMBRE DE 2009 --- 49

4.1.4. REGLAMENTO DE BECAS DEL EXSNAP --- 49

4.1.5. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DE LA ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL --- 49

4.2. MARCO NORMATIVO --- 50

4.2.1. NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL --- 50

4.2.2. NORMA DE AUDITORÍA OPERATIVA --- 50

4.2.3. PRINCIPIOS, NORMAS GENERALES Y BÁSICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL, EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. --- 51

4.2.4. GUÍA “EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE PROCESO DEL CONTROL INTERNO”, EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. --- 51

CAPÍTULO V --- 52

MARCO PRÁCTICO --- 52

5. DESARROLLO DEL TRABAJO --- 52

5.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA --- 52

5.1.1. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN --- 52

5.1.2. PROGRAMA DE AUDITORÍA --- 82

5.2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO --- 91

5.2.1. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO --- 91

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5.2.2. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CANALIZACIÓN DE LA

OFERTA DE BECAS DEL EXTERIOR. --- 91

5.2.3. FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE CANALIZACIÓN DE LA OFERTA DE BECAS DEL EXTERIOR. --- 91

5.2.4. DETERMINACIÓN DE LA EFICACIA Y EFICIENCIA DEL PROCESO DE CANALIZACIÓN DE LA OFERTA DE BECAS DEL EXTERIOR. -- 92

5.2.5. REMISIÓN DEL INFORME BORRADOR --- 92

5.2.6. PAPELES DE TRABAJO --- 92

CAPÍTULO VI --- 94

6. MUNICACIÓN DE RESULTADOS --- 94

6.1. ETAPA DE VALIDACIÓN --- 94

6.2. PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL --- 94

CAPÍTULO VII --- 119

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES --- 119

7.1 CONCLUSIONES --- 119

7.2 RECOMENDACIONES --- 120

BIBLIOGRAFÍA --- 122 ANEXOS

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Página 1 Auditoría Operativa al Proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del

Exterior al Área de Becas, Correspondiente a la Gestión 2015, en la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP)

RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo del presente trabajo es expresar una opinión independiente sobre la eficacia y eficiencia, de las operaciones empleadas en el proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior, con que el Área de Becas realizó sus actividades durante la gestión 2015.

El Área de Becas tiene los siguientes objetivos:

- Recabar, procesar y difundir toda la información proveniente de la Cooperación Internacional respecto a las convocatorias, requisitos de las diferentes ofertas de Becas (pregrado, postgrado y cursos cortos) vigentes.

- Preparar y desarrollar las estrategias de difusión de las ofertas de becas del exterior, para llegar al mayor número de destinatarios a nivel nacional.

- Orientar e informar al público utilizando los diferentes medios de comunicación, como también atención directa, para facilitar sus postulaciones.

- Convocar al Comité de Becas, cuando corresponda de manera oportuna para realizar la preselección respectiva.

Este trabajo de auditoría contribuye a detectar deficiencias y excepciones sobre el proceso de canalización de la oferta de becas y permite realizar medidas correctivas en dicho proceso, con el fin de garantizar la calidad del trabajo efectuado.

Como resultado de la Auditoría Operativa, concluimos que el Proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior, correspondiente a la gestión 2015 es eficaz y eficiente, excepto por los hallazgos mencionados a continuación:

1.- El Área de Becas de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional no cuenta con un Reglamento de Becas actualizado.

2.- El Área de Becas de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional no cuenta con un Manual de Procedimientos.

La implementación de las recomendaciones para subsanar estás deficiencias maximizará la eficacia y eficiencia de las actividades en el Área de Becas.

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INTRODUCCIÓN

La Escuela de Gestión Publica Plurinacional (EGPP), es una entidad descentralizada, bajo tuición del Ministerio de Educación, encargada de formar y capacitar a las y los servidores públicos, como también a la población en general, se constituye en el brazo operador de formación y capacitación, sin fines de lucro, con autonomía de gestión técnica, administrativa y financiera, personalidad jurídica y patrimonio propio, con sede en la ciudad de La Paz y competencia a nivel Nacional, con programas en los diferentes niveles de gobierno.

En paralelo, en cumplimiento a la Resolución Ministerial 836/09, la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP) realiza la canalización de las ofertas becas del exterior, si bien no forma parte de su oferta, es un medio para capacitar y profesionalizar a las y los servidores públicos, miembros de las organizaciones sociales y otros interesados.

El presente Trabajo Dirigido denominado Auditoria Operativa al Proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, correspondiente a la gestión 2015, se desarrolló en la Unidad de Auditoria Interna de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP).

La auditoría se realizó con el objetivo de expresar una opinión independiente sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones relacionadas con el proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, durante la gestión 2015.

Modalidad de Titulación

La Carrera de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Financiera, según Resolución del Honorable Concejo Facultativo Nº 91/97, aprueba la titulación a nivel Licenciatura mediante la modalidad de Trabajo Dirigido, la misma que fue

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aprobado en el IX Congreso Nacional de Universidades, contemplado en el Capítulo VIII Art. 71 del Reglamento del Régimen Estudiantil de la Universidad Boliviana.

Esta modalidad de titulación, consiste en realizar trabajos especializados con tutoría en entidades Pública o Privadas, previa firma de convenio y cumplimiento de los siguientes objetivos.

 Evaluar la capacidad de adaptación del egresado – postulante a una realidad definida y eficiente.

 Demostrar plenamente el nivel de conocimientos, adquiridos durante la formación de enseñanza y aprendizaje en la Universidad Mayor de San Andrés (Carrera de Contaduría Pública).

Convenio

De acuerdo con los Convenios Interinstitucionales N° 01/2016 de fecha 18 de enero de 2016 y Nº 01/2017 de fecha 19 de enero de 2017, entre la Escuela de Gestión Pública Plurinacional “EGPP” y la Carrera de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras de la Universidad Mayor de San Andrés, se establece la Modalidad de titulación “Trabajo Dirigido” que consiste en realizar trabajos especializados con supervisión, fiscalización y evaluación del Auditor Interno de la entidad.

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CAPÍTULO I

MARCO INSTITUCIONAL

1. ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL (EGPP) 1.1. ANTECEDENTES

A partir de la promulgación de la Constitución Política del Estado, en febrero de 2009, el gobierno inició el trabajo de formulación de normativa orientada a dar cumplimiento a los artículos transitorios de la Constitución Política del Estado (C.P.E.), así como para permitir la materialización de la nueva Organización Institucional del Estado. En ese marco, en sustitución del Servicio Nacional de Administración de Personal “SNAP”, mediante Decreto Supremo Nº 0212 de 15 de julio de 2009, se crea la Escuela de Gestión Pública Plurinacional “EGPP”, como entidad responsable de la formación y capacitación de Servidoras y Servidores Públicos, bajo un nuevo paradigma y en correspondencia al nuevo enfoque de la Administración Pública¹.

La Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), se constituye en el brazo operador de capacitación y formación del Servicio Público Boliviano, sin fines de lucro, con autonomía de gestión técnica, administrativa y financiera, personalidad jurídica y patrimonio propio, descentralizada y bajo tuición del Ministerio de Educación, con sede en la ciudad de La Paz y competencia a nivel de todo el Estado con Programas en los diferentes niveles de Gobierno.

El objetivo de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional, es el de contribuir a la construcción y consolidación de la nueva Gestión Pública del Estado mediante la formación y capacitación de servidoras y servidores públicos, para los diferentes niveles de gobierno (central, departamental, municipal y entidades territoriales, indígena originaria campesina), que sirvan al pueblo boliviano en el marco del nuevo Estado Plurinacional consagrado por la Constitución Política del Estado.

1 Plan Estratégico Institucional de la EGPP 2013 – 2017.

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1.1.1. Base Legal Creación de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP) Se sustenta en las siguientes disposiciones legales:

 Constitución Política del Estado.

 Decreto Supremo Nº 212, de fecha 15 de julio de 2009, creación de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP).

 Resolución Ministerial Nº 836/09 de fecha 04 de diciembre de 2009, que delega la gestión y administración de Becas al Exterior, a la Escuela de Gestión Pública Plurinacional.

1.1.2. Actividad Principal de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP) Desarrolla, organiza e implementa programas de formación académica y de capacitación profesional, en temas de gestión pública a servidoras y servidores públicos de las entidades públicas de diferentes niveles: Central; Departamental; Local y autonomías indígenas, a líderes de las organizaciones sociales y a postulantes al servicio público.

La oferta de formación y capacitación de la EGPP durante la gestión 2015 está constituida por los programas de postgrado, programas de capacitación en modalidades presenciales y semi-presenciales, el programa de Teleeducación dirigida a servidores y servidoras públicos, organizaciones sociales y sociedad en su conjunto. En paralelo, la Escuela de Gestión Pública Plurinacional ha desarrollado programas de formación y capacitación a demanda y ha gestionado las becas otorgadas al país² por Cooperaciones Internacionales, a través de las diferentes modalidades de becas (cursos cortos, seminarios, pregrado y postgrado).

2 Plan Estratégico Institucional (PEI) EGPP 2013−2017

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1.2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN³ 1.2.1. Misión

Es una Entidad Pública Descentralizada del Ministerio de Educación que contribuye al desarrollo, construcción y consolidación de la nueva Gestión Pública del Estado Plurinacional, mediante formación y capacitación de las y los servidores públicos, miembros de organizaciones sociales, líderes, lideresas y autoridades de los pueblos indígena originario campesinos.

1.2.2. Visión

Ser una entidad estratégica que recupera, genera, integra y transfiere el conocimiento sobre gestión pública, con eficiencia, pertinencia y equidad, posicionada como referente en los ámbitos nacional e internacional y que contribuye a la construcción y consolidación del Estado Plurinacional de Bolivia.

1.3. Objetivo de la Entidad

Contribuir a la construcción y consolidación de la nueva gestión pública del Estado Plurinacional, mediante la formación y capacitación de servidoras y servidores públicos, para los diferentes niveles de gobierno (central, departamental, municipal y entidades territoriales indígena originaria campesinas), que sirvan al pueblo boliviano⁴.

1.4. Estructura Organizacional

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 5º del Decreto Supremo Nº 0212 del 15 de julio de 2009, la Escuela de Gestión Pública Plurinacional consta de tres niveles en su estructura general y en base a la Resolución de Directorio EGPP Nº 006/2009 de 22 de septiembre del 2009, fue aprobada la “Estructura Organizacional de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional”. En este sentido, la EGPP ha adoptado un organigrama

3Plan operativo Anual EGPP - 2015

4 DECRETO SUPREMO Nº 0212 de fecha 15 de Julio de 2009 (creación de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional).

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que responde a los objetivos y actividades específicas, para satisfacer las necesidades técnico-administrativas que se ajustan al desarrollo dinámico institucional, contemplando los niveles:

- Nivel Directivo.

- Nivel Ejecutivo.

- Nivel Operativo.

a) Nivel Directivo: Conformado por un Directorio de 7 miembros:

- Un (1) representante del Ministerio de Educación, como Presidente.

- Un (1) representante del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social.

- Un (1) representante del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

- Un (1) representante del Ministerio de Planificación del Desarrollo.

- Un (1) representante del Ministerio de Autonomías.

- Un (1) representante del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción.

- Un (1) representante del Ministerio de Culturas.

b) Nivel Ejecutivo: Conformado por la Máxima Autoridad Ejecutiva representada por la Dirección General Ejecutiva y su “Nivel de Staff” correspondiente, con funciones de apoyo al nivel directivo y a la institución.

El Nivel de Staff está conformado por el área de Asesoría General, Asesoría Jurídica, Comunicación, Auditoría Interna y el Apoyo Administrativo correspondiente.

c) Nivel Operativo: Conformado por Equipos Técnicos Operativos; conformado por las Unidades sustantivas que desarrollan las funciones más importantes de la

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institución, en términos de construcción de la Visión y Misión, cada una de ellas constituida a su vez por áreas de trabajo específicas. Las tres Unidades son:

- Unidad Administrativa Financiera.

- Unidad de Desarrollo del Servidor Público.

- Unidad de Investigación y Desarrollo.

Las tres Unidades sustantivas, tienen la responsabilidad directa de alcanzar los objetivos estratégicos e institucionales identificados en el marco de los Pilares de la Agenda Patriótica 2025, Plan de Desarrollo Económico y Social, Planes Estratégicos Institucionales, Planes Operativos Anuales y la Normativa Vigente.

Con el establecimiento de objetivos específicos, las Unidades sustantivas de la EGPP delimitaron sus operaciones y actividades en función al presupuesto asignado para dichas operaciones y según los resultados esperados.

ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL (EGPP) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DIRECCION GENERAL EJECUTIVA

ASESOR GENERAL

ASESOR JURIDICO SECRETARIA DE

DIRECCION

CHOFER MENSAJERO

PROFESIONAL EN COMUNICACIÓN Y MARKETING

DIAGRAMADOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA

UNIDAD DE DESARROLLO DEL SERVIDOR PUBLICO

UNIDAD DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

JEFE UNIDAD Prof. En Planificacion y

Presupuestos Prof. Tesoreria y Contabilidad Prof. Contratciones y Activos

Fijos Prof. Recursos Humanos y

Organización Técnico en control de Servicios Generales y Act.

Fijos Técnico en Control de

Ingresos Apoyo en Almacenes y

Archivo Secretaria Recepcionista Mensajero-Chofer

JEFE UNIDAD

Prof. Interculturalidad y Plurilinguismo Prof. En Investigacion y

Desarrollo Prof, en Analisis y programacion de Sistemas

Prof. En Metologia y Capacitacion a Distancia

Técnico en Telecomunicaciones Técnico en Centro de

Documentación Técnico en Registro y

Certificación Técnico en Acreditación

Mensajero JEFE UNIDAD

Prof. En Formación y Capacitación

Profesional a Nivel Departamental y

Municipal Técnico en Becas

Técnico a Nivel Central Departamental

Municipal

Secretaria

Prof. En Unidades Descentralizadas

Prof. En Plataforma Virtual

Técnico Administrativo en Becas

Técnico en Autonomias Territoriales

Apoyo en Becas

Mensajero

Prof. Asistencia Técnica

Apoyo en Becas AUDITOR INTERNO

DIRECTORIO

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1.5. Unidad de Auditoría Interna

En el marco del Artículo 15º de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental, la Escuela de Gestión Pública Plurinacional cuenta con la Unidad de Auditoría Interna, que depende de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad, sugiere recomendaciones viables que proporcionen mejoras substanciales para el logro de los objetivos institucionales, fundamentado en principios de ética, transparencia y calidad, que garanticen el eficiente control de los recursos públicos y el cumplimiento de las normas legales, por tanto no participa de las actividades administrativas ni operativas.

1.5.1. Objetivos de la Unidad de Auditoría Interna⁵

Los objetivos estratégicos y de gestión constituyen lineamientos de orden superior o proposiciones concretas respecto a lo que pretende alcanzar la Unidad de Auditoría Interna (UAI) en el mediano y/o largo plazo, considerando un período de tres años, siguiendo una estrategia determinada e implantada a través del Programa Operativo Anual (POA) de cada gestión, derivada de la misión funcional y el conocimiento del análisis interno y externo de la unidad.

Los objetivos estratégicos de la unidad se detallan a continuación:

- Fortalecer el Sistema de Control Interno Posterior para mejorar la eficacia de las operaciones, dar credibilidad a la rendición de cuentas e identificar y comprobar las irregularidades cuando existieren.

- Prevalencia del principio de legalidad en la Administración de la Entidad.

- Proporcionar un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones.

5 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE GESTIONES 2014 – 2016 de Auditoría Interna de la EGPP.

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- Alcanzar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas.

- Ejecutar auditorias no programadas en cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la Institución, Contraloría General del Estado y/o del Ministerio de Educación.

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CAPÍTULO II

MARCO METODOLÓGICO

2. 1. IDENTIFICACIÓN, PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA, OBJETIVOS Y VARIABLES

2.1.1. Planteamiento del Problema

La Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), tiene como finalidad de contribuir a la construcción y consolidación de la nueva Gestión Pública del Estado, a través de la formación y capacitación de servidoras y servidores públicos, miembros de organizaciones sociales, lideres, lideresas y autoridades de los pueblos indígena originario campesino, fue delegada por el Ministerio de Educación para la gestión y administración de Becas al Exterior.

El Área de Becas, dependiente de la Unidad de Desarrollo del Servidor Público de la EGPP, es la encargada de realizar el proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la Oferta de Becas del Exterior, a través de la difusión de las convocatorias de la oferta de becas. El objetivo es llegar a la mayor cantidad de bolivianos y bolivianas en todo el territorio nacional con la oferta de becas, los cuales tengan la posibilidad de postular a una, y adquirir nuevos conocimientos para la construcción y consolidación de una nueva Gestión Pública del Estado Plurinacional. Es por estos motivos que su labor es sumamente importante y relevante dentro las actividades de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), y merece la evaluación de la eficacia y eficiencia de sus procesos; durante la gestión 2015 se canalizaron 101 becas de los financiadores.

Según el relevamiento de información preliminar, se verificó que: el Área de Becas no cuenta con un Reglamento de Becas actualizado, ni con un manual de procesos y procedimientos; no ha desarrollado lineamientos respecto a la línea base y metas para el

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logro de los objetivos de gestión, en el Plan Operativo Anual POA – 2015, para la determinación de indicadores de eficacia y eficiencia.

2.1.1.1. Formulación del Problema

¿El Área de Becas de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), realiza con eficacia y eficiencia las operaciones del proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior, a pesar de no contar con un Reglamento de Becas actualizado y un Manual de Procesos y Procedimientos?

¿El proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior fue eficiente, considerando que no cuenta con objetivos de gestión en el POA – 2015 y permitirá emitir una Opinión respecto a la eficacia y eficiencia de sus operaciones en su conjunto y el funcionamiento del Control Interno, así como identificar deficiencias y excepciones para formular recomendaciones tendientes a subsanarlas?

2.1.2. Alcances o Limites

La auditoría se efectuará de conformidad con Normas de Auditoría Gubernamental y la Norma de Auditoría Operativa, de la (230 a la 236) emitida por la Contraloría General del Estado, aprobada mediante Resolución Nº CGE/057/2016 de fecha 06 de julio de 2016 y comprendió la evaluación de la eficacia y eficiencia del proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior, obteniendo evidencia suficiente y competente a través de fuentes internas y externas, como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, descritos en el programa de trabajo, correspondiente a la gestión 2015.

2.1.3. Temporalidad

Nuestro examen comprendió los principales registros y procesos de la canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) de la oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, por el ejercicio comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2015.

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2.2. JUSTIFICACIÓN 2.2.1. Justificación Teórica

El propósito del trabajo es el examen sistemático, objetivo y la acumulación de evidencia, con el propósito de expresar una opinión independiente sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones relacionadas con el proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de becas del exterior. La auditoría operativa se desarrolló en base a disposiciones legales, normas vigentes y reglamentos, de tal manera que se pueda adoptar a tiempo las acciones correctivas y pertinentes.

2.2.2. Justificación Metodológica

Se aplicarán los métodos deductivo y analítico para verificar el correcto proceso y procedimiento de la canalización de becas del exterior en base al Reglamento de Becas del Ex Servicio Nacional de Administración de Personal (ExSNAP), a través de pruebas de cumplimiento para luego realizar pruebas de análisis sustantivo, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente, documentada y referenciada en los papeles de trabajo, según los procedimientos de la canalización de la oferta de becas del exterior.

2.2.3. Justificación Práctica

La realización del presente trabajo de auditoría operativa, nos permitirá aplicar los conocimientos adquiridos durante la formación académica universitaria, los resultados de la misma permitirán realizar recomendaciones oportunas y constructivas para el futuro.

2.3. OBJETIVOS 2.3.1. Objetivo General

Es realizar un examen independiente sobre la eficacia y eficiencia, de las operaciones relacionadas con el proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la

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Oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, durante la gestión 2015, en la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), con el propósito de emitir una opinión independiente sobre dichas operaciones.

2.3.2. Objetivos Específicos

 Determinar la eficacia y eficiencia del proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior, en base al Reglamento del Ex Servicio Nacional de Administración del Personal (ExSNAP), aprobado mediante resolución Administrativa 036/2002 de fecha 02 de agosto de 2002.

 Verificar el proceso y seguimiento en términos cuantitativos de las postulaciones y ofertas de becas de acuerdo con el Informe de Gestión elaborado por la Unidad de Desarrollo del Servidor Público (UDSP) de la gestión 2015.

 Verificar, evaluar y analizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Gobierno Boliviano y Cooperación Internacional, en la presentación de los Files de la postulación a (seminarios, cursos cortos, pregrado y postgrado).

 Analizar el proceso de difusión de la Ofertas de Becas, mediante Boletines Informativos mensuales, notas remitidas por la EGPP a los Ministerios, Instituciones Públicas y Universidades.

 Determinar indicadores estándar promedio, en base a las tres últimas gestiones (2012, 2013 y 2014) para medir la eficacia y eficiencia del proceso de canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior.

2.4. VARIABLES

2.4.1 Variable Dependiente

La implantación de recomendaciones de Control Interno resultante de la auditoría realizada.

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2.4.2 Variable Independiente

El informe de la Auditoría Operativa al Proceso de Canalización (difundir, instrumentar y viabilizar) la oferta de Becas del Exterior al Área de Becas, correspondiente a la Gestión 2015, en la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP).

2.5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 2.5.1. Métodos de investigación

Los métodos de investigación a ser utilizados son:

2.5.1.1. Método Descriptivo

Busca especificar las propiedades, las características y rasgos importantes de cualquier fenómeno, grupos comunidades, procesos o cualquier otro que se someta a un análisis.

Es decir miden, evalúan, recolectan datos sobre diversos conceptos, aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar⁶.

2.5.1.2. Método Analítico

Este método permite examinar la ejecución y especialmente la incidencia de los mecanismos de control en la operatividad de dichos procesos, para poder inferir o formular conclusiones sobre su incidencia en la eficacia y eficiencia de los recursos. El método analítico consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en particular⁷.

6 Método de Investigación – Hernández Sampieri Roberto – Editorial Mc Graw-Hill, Colombia 1994.

7 Metodología de la Investigación, Hernández Sampieri Roberto. Editorial Mc Graw-Hill, Colombia.

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2.5.2. Técnicas y fuentes para la recolección de la Información 2.5.2.1. Técnicas⁸

Las técnicas de investigación que a continuación se describen, debe entenderse como parte del proceso de la auditoría.

 Entrevista: En la entrevista pueden existir diferentes tipos de preguntas que se pueden realizar; es decir, pueden realizarse entrevistas cerradas que tienen respuestas muy concretas; y entrevistas abiertas, que suelen dar lugar a respuestas amplias, expresarse libremente sobre el tema planteado.

 Observación: La técnica de observación es una técnica de investigación que consiste en observar personas, fenómenos, hechos, casos, objetos, acciones, situaciones, etc., con el fin de obtener determinada información necesaria para una investigación.

 Comparación: Es la relación que se establece, tomando en cuenta determinadas cualidades o atributos, entre dos o más elementos que están bajo examen, con el propósito de establecer analogías o diferencias.

 Documentación: Es justificar datos, procesos, decisiones, rendimientos, etc., con los documentos existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia analítica.

 Análisis: consiste en la separación y evaluación critica, objetiva minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso con el fin de establecer su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes.

8 Elaboración Científica del Perfil de Tesis, Carlos Jorge Navia Alanez, La Paz – Bolivia.

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 Comprobación: técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por la entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.

 Flujogramas: Es una técnica de auditoría consistente en tomar una pequeña muestra de las operaciones que recientemente se han procesado en un sistema, efectuando un recorrido a través de los diferentes procesos y registros del sistema para confirmar efectivamente si el sistema que hemos documentado corresponde al sistema vigente durante el periodo sujeto a análisis. Así pues, esta prueba nos da la seguridad de que nuestras conclusiones van a orientarse hacia un sistema que estuvo y/o está en operación.

2.5.2.2. Fuentes

Las fuentes de información que se considerarán son:

 Fuentes Primarias: Documentación proporcionada por el Área de Becas como ser:

- Informe de Gestión – Unidad de Desarrollo del Servidor Público (UDSP) 2015.

- Reglamento de Becas del Ex Servicio Nacional de Administración de Personal (ExSNAP).

- Files de los postulantes.

- Convocatorias de las ofertas de becas de las Cooperaciones.

- Notas y listas oficiales de los postulantes aceptados.

- Actas de Comité de Becas.

- Notas a los ministerios.

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- Notas a las instituciones públicas y universidades respecto a las ofertas de becas.

- Cuaderno de registros de atención al público.

- Otra documentación concerniente al examen de la auditoría.

 Fuentes Secundarias: Información obtenida de:

- Documentos bibliográficos; Legajo permanente de la Unidad de Auditoría Interna de la EGPP, libros y textos.

- Informes de auditorías de gestiones anteriores, “Auditoría Operativa a los Cursos de Formación y Capacitación, correspondiente a la gestión 2014”.

- Normas para la ejecución de la Auditoría Operativa: “Auditoría Operativa de la Contraloría General del Estado” de fecha 06 de julio de 2016, Norma Básica de Sistema de Programación de Operaciones, Guía “Evaluación de la Eficacia del proceso de Control Interno” de la Contraloría General del Estado y otros.

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CAPÍTULO III

MARCO DE REFERENCIA 3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

La auditoría gubernamental se enfoca en verificar y examinar la gestión pública, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, y como parte de ella está la auditoria operativa, para evaluar si los recursos públicos han sido administrados correctamente y de conformidad con el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, sino también de la forma y resultado de su aplicación, en términos de eficacia, eficiencia, economía y efectividad en la gestión, los planes (de largo, mediano y corto plazo), programas, proyectos; y sus resultados inmediatos y resultados finales (impacto); los productos, operaciones, actividades, así como los sistemas de administración y los controles internos incorporados a ellos.

En este sentido nos referimos al marco teórico conceptual sobre el cual está fundamentado el proceso del trabajo realizado en la Unidad de Auditoria Interna de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), haciendo referencia a los conceptos más importantes relacionados al tema, los cuales se describen a continuación:

3.1. MARCO TEÓRICO

3.1.1 Normas de Auditoría Gubernamental, emitida por la Contraloría General del Estado (CGE)⁹.

A continuación se presenta las Normas Generales de Auditoría Gubernamental, que se deben considerar en todas las auditorías operativas, que se realicen a entidades del Sector Público.

9NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL, Aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de fecha 06 julio de 2016.

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Aplicación

Estas normas son de aplicación obligatoria en la práctica de la auditoría realizada en toda entidad pública comprendida en los artículos 3 y 4 de la Ley Nº 1178, de Administración y Control Gubernamentales, promulgada el 20 de julio de 1990 y en aquellas en que las que el estado tenga participación o interés económico, por los auditores gubernamentales de las siguientes organizaciones de auditoría.

 Contraloría General del Estado.

 Unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas.

 Profesionales independientes o firmas de auditoría.

Cuando cualquiera de los miembros de las organizaciones mencionadas ejecuta tareas de auditoría en el sector público, se los denomina auditores gubernamentales, para efectos de la aplicación de estas Normas.

Auditoría

Es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la información examinada y los criterios establecidos.

Auditoría operativa¹⁰

La auditoría operacional es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia, con el propósito de emitir un pronunciamiento de manera individual o en conjunto, sobre la:

eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad del objeto de auditoría.

Con base en el informe de auditoría operacional en el que se determina una gestión deficiente o negligente, podrá establecerse indicios de responsabilidad ejecutiva.

10 NORMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL, emitida por la Contraloría General del Estado, aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de 06 de julio de 2016.

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Para la adecuada interpretación y aplicación de las normas de auditoría operacional, se deben considerar las siguientes definiciones:

Objeto de Auditoría: Es aquella que se audita o examina para fines de la presente norma pueden constituir objeto de la auditoría operacional: la gestión, los planes (de largo, mediano y corto plazo), programas, proyectos; y, sus resultados inmediatos y resultados finales (impacto); los productos, operaciones, actividades, así como los sistemas de administración y los controles internos incorporados a ellos.

Alcance de la Auditoria: Se refiere al periodo auditado, así como la cobertura del trabajo para cumplir con el objetivo de la auditoría.

Criterio de Auditoría: Son parámetros establecidos por la entidad, por la instancia competente y/o construidos por el auditor, que permiten determinar la eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad. Entre otras se encuentran:

- Metas definidas relacionadas con el objeto de auditoria.

- Los estándares o parámetros pre establecidos.

- La normativa que regula al objeto de auditoría cuando corresponda.

La construcción de criterios, el auditor gubernamental puede considerar la información relativa al desempeño de la propia entidad en gestiones anteriores u otros criterios válidos.

Los criterios construidos, deben ser puestos en conocimientos de los ejecutivos de la entidad auditada, explicando la forma en que se aplicara en el desarrollo de la auditoría.

Eficacia: Es el grado de cumplimiento de objetivos a nivel de resultados inmediatos, productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones, con relación a los programados.

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Eficiencia: Es la optimización de los recursos que se disponen para el logro de objetivos a nivel de resultados inmediatos, productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones.

Economía: Es la minimización del costo de los insumos utilizados.

Efectividad: Es el grado de logro de los resultados finales (impacto) con relación a los esperados.

3.1.2. Normas de Auditoría Operativa¹¹ 231 Planificación

01. La primera norma de auditoría operacional es:

“La auditoría debe planificarse de tal forma que los objetivo de la misma sea alcanzado eficientemente”.

02. La planificación de la auditoría debe permitir un adecuado desarrollo del resto de sus etapas, facilitando su administración y una utilización eficiente de los recursos humanos y materiales involucrados. (…)

04. En la etapa de planificación, el auditor gubernamental debe precisar el objetivo, objeto, alcance y metodología de la auditoría.

La metodología involucra la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría que deberán ser incorporados en el programa de trabajo. Cuando se requiera aplicar métodos de muestreo, incluida la explicación de la forma de determinación de la muestra representativa y las razones de su selección. (…).

08. Como resultado del proceso de planificación, se debe elaborar el memorándum de planificación de auditoría debidamente respaldado, documento que debe contener todos

11 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL, emitida por la Contraloría General del Estado, aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de 06 de julio de 2016.

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los aspectos detallados en la presente norma y aquellos que se consideren necesarios incluir, y que tengan relación con el objetivo, objeto y alcance de la auditoría.

233 Control Interno

01. La tercera norma de auditora operacional es:

“Se debe obtenerse comprensión del control interno asociado al objeto de auditoría”

02. El control interno es un proceso implementado por la Máxima Autoridad Ejecutiva y todo el personal, diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable para el logro de objetivos institucionales.

Comprende los instrumentos de control interno previo y posterior incorporados en el plan de organización, incluyendo la Unidad de Auditoría Interna y todos los métodos coordinados y procedimientos adoptados en la entidad para la consecución de los objetivos institucionales. (…).

04. La evaluación del control interno, incluirá dos fases:

a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos en la entidad, al término del cual, el auditor gubernamental debe ser capaz de hacer una evaluación preliminar del control interno.

b) Comprobación de que los procedimientos relativos a los controles internos están siendo aplicados y funcionando tal como fueron observados en la primera fase.

234 Evidencia

01. La cuarta norma de auditoría operacional es:

“Debe obtenerse evidencia competente y suficiente como base razonable para sustentar las conclusiones y pronunciamiento del auditor gubernamental”.

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02. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar evidencia para arribar a conclusiones e informar respecto al objetivo de la auditoría.

03. La evidencia obtenida en la ejecución de la auditoría debe sustentar las conclusiones, pronunciamiento y las deficiencias de control interno.

04. Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y relevante.

a) La evidencia es válida si la misma ha sido obtenida en cualquiera de las siguientes situaciones:

 De fuentes independientes a la entidad auditada.

 Cuando la evidencia ha sido obtenida directamente por el auditor gubernamental.

 De documentación original

b) La evidencia es relevante cuando la información obtenida permite al auditor concluir y pronunciarse convincentemente sobre el objeto y objetivo de la auditoría.

05. La evidencia es suficiente si basta para sustentar la opinión del auditor gubernamental, para ello debe ejercitar su juicio profesional con el propósito de determinar la cantidad y tipo de evidencia necesaria. El auditor no necesita examinar toda la información disponible para alcanzar una conclusión; sin embargo, las suficiencia de la evidencia debe permitir a terceras personas arribar a la misma conclusión a la que ha llegado el auditor gubernamental. (…).

07. La evidencia obtenida por el auditor gubernamental debe conservarse en papeles de trabajo; comprende la totalidad de los documentos preparados u obtenidos por el auditor, de manera que en conjunto, constituyan un compendio de las pruebas realizadas durante

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el proceso de la auditoría y de las evidencias obtenidas para sustentar sus conclusiones y pronunciamientos. (…).

235 Comunicación de Resultados

01 La quinta norma de auditoría operacional es:

“El informe de auditoría operacional debe contener el pronunciamiento sobre la eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad del objeto de auditoría, de manera individual o en conjunto.

Para emitir un pronunciamiento sobre una gestión de eficiente o negligente, necesariamente el objeto de la auditoría deberá ser la gestión anual; para tal efecto, se emitirá otro informe que incluya indicios de responsabilidad ejecutiva, señalando las causas que dieron origen a la misma, respaldado con el informe legal y técnico, este último en caso de participación del especialista.

Los informes deben ser oportunos, completos, veraces, objetivos y convincentes, así como lo suficientemente claros y concisos como lo permitan los asuntos tratados”. (…).

3.1.3 Alcance de la Auditoría Operativa¹²

La auditoría operativa no tiene límites en las evaluaciones de las operaciones realizadas por la entidad, ya que incluye el área financiera, de ser necesario. Las operaciones examinadas pueden incluir toda la organización, o las realizadas por una unidad administrativa, Ejemplo: compras; o las efectuadas por un área de operación cono finanzas o producción; o las ejecutadas por un proyecto como apertura o funcionamiento de la unidad de investigación y desarrollo.

El alcance de la evaluación de las operaciones puede ser muy amplio o muy específico, sin embargo, la aplicación práctica dependerá de muchos factores, fundamentalmente de

12 AUDITORIA OPERATIVA Y LA ADMINISTRACIÓN O GESTIÓN DE RIESGOS, Gabriel Vela Quiroga, Primera Edición, Pág. 5

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la disponibilidad de recursos. Por esta limitación, la programación de las actividades debe orientarse a las áreas críticas, que permitan el mejoramiento de la organización.

Específicamente el alcance del examen en una auditoría operativa está definido en la planificación estratégica y la planificación operativa, que básicamente se refiere a:

- Las áreas financieras.

- Las áreas operativas.

- Las áreas programáticas.

3.1.4 Fases de la Auditoría Operativa¹³

Las fases de la auditoría operativa se clasifican en cuatro:

Fase I: Estudio Preliminar

El propósito del estudio preliminar es obtener información de los aspectos más importantes del área, función, operación, actividad, etc., lo más rápidamente posible.

Está debe servir para planificar la auditoría de profundidad.

El estudio preliminar de una auditoría operativa tiene como objetivo:

Definir la naturaleza de los procedimientos a ser utilizados conjuntamente con su oportunidad y su extensión.

Determinar los recursos y tiempos necesarios para desarrollar los procedimientos definidos.

Relacionar los procedimientos con los tiempos determinados para poder efectuar el seguimiento de las tareas y cumplir con los plazos de emisión del informe correspondiente.

13 Auditoría Operativa y la Administración o Gestión de Riesgos, Gabriel Vela Quiroga, 1ra. Edición, Pág. 8 – 9.

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Fase II: Examen y evaluación de áreas críticas.

Los propósitos de esta fase son evaluar los sistemas, procesos, operaciones, etc.

Auditados que permitan identificar las “condiciones” favorables o desfavorables, o sea evaluar los posibles hallazgos identificados en la revisión preliminar, determinando si la situación amerita una acción correctiva o no, y si proporciona una base firme para la redacción del informe de auditoría.

Fase III: Comunicación de Resultados

El propósito de esta fase es el de comunicar los resultados de la auditoría, mediante un documento que es el informe que contenga el análisis, las conclusiones y recomendaciones de la auditoría para el conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial.

Fase IV: Seguimiento

El propósito de esta fase es comprobar si la alta dirección de la entidad a través de los funcionarios directamente involucrados en las operaciones, actividades, funciones, unidades, etc., han adoptado las acciones correctivas formuladas en las recomendaciones, transmitidas oficialmente en el informe de auditoría.

3.1.5. Proceso de Auditoría ¹⁴

 Responsabilidades y objetivos de auditoría.

Los objetivos de la auditoría y la forma en que el auditor subdivide una auditoría para dar lugar a objetivos específicos. Posteriormente, el auditor acumula evidencia para asegurarse de que se satisfaga cada objetivo de auditoría.

 La evidencia de auditoría.

14Auditoria un Enfoque Integral, Alvin A. Arens, Decimoprimera Edición, pág. 133 a 312.

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La documentación de la auditoría es una parte esencial de todas las auditorias para su planeación adecuada. Proporciona un registro de la evidencia acumulada y los resultados de las pruebas, decide el tipo adecuado de auditoría y es un medio para revisar el trabajo de los asistentes.

 Planeación de auditoría y procedimientos analíticos.

Los procedimientos analíticos abarcan el cálculo de razones y otras comparaciones de cantidades registradas de acuerdo con las expectativas del auditor. Los procedimientos analíticos se utilizan en la planeación para identificar posibles errores.

 Auditorías de control interno y riesgo de control.

El conocimiento de los componentes del control interno: Ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y actividades de monitoreo e información acerca de si los componentes del control interno se han puesto en operación ayuda al auditor a evaluar el riesgo de control para cada objetivo de auditoría relacionado con las operaciones.

3.1.6. Planificación¹⁵

La planificación, es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la Auditoría Operacional. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, que soporte la emisión de un informe con la formulación de recomendaciones, si fuera el caso.

Todo ello, determina el Enfoque de Planificación, es decir, la forma mediante la cual el auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia. La obtención

15 Auditoría Operacional – Un instrumento de evaluación Integral de las Empresas, Ruben Centellas España, Primera Edición, Pág. 98.

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de la evidencia incluye por tanto, la Planificación de Trabajo y el diseño de los Programas de Auditoria.

Objetivo y enfoque de la Planificación: El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoría, y determinar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con menor costo posible. Implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicados en el examen, y se reflejan y estructuran en el Programa de Auditoría.

La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá le empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más adecuada y eficaz de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría.

3.1.6.1. Conocimiento de la Entidad y su Entorno¹⁶

El auditor debe obtener información de la entidad que le permita comprender principalmente la estructura organizativa, naturaleza, alcance de las actividades que realiza, y las características de las dificultades relacionadas con el entorno interno que podrían afectar el objetivo de la evaluación.

El conocimiento de la entidad estará respaldado con información sobre los siguientes aspectos:

a) Tipo de entidad y su misión

Expresar el tipo de organización (centralizada, descentralizada, desconcentrada, autónoma o autárquica) y establecer las principales actividades y servicios que presta.

16 Guía para la Evaluación del proceso del Control Interno, Aprobado con Resolución Nº CGE/295/2008, emitido por la Contraloría General del Estado. Pág. 8/91 al 9/91.