PROYECTO DE GRADUACION
Trabajo Final de Grado
EL ORGANIZADOR AUDIOVISUAL
Cristian Hernán Grasso Cuerpo B del PG
23-02-09
Diseño de Imagen y Sonido Facultad de Diseño y Comunicación
Universidad de Palermo
Agradecimientos
A mi dulce, incondicional, insistente y amada esposa, quien sin su constante apoyo y perseverancia hubiese sido imposible concretar esta obra.
A mis padres, que desde chico fomentaron en mí la motivación por el trabajo y el esfuerzo para recibir como contraprestación la felicidad.
A mi abuela, que con sus 92 años es sinónimo de mi inspiración diaria y la luz que me guía.
A mis maestros, que sembraron dentro mío todos los conocimientos que hoy logro expresar y me dieron la confianza para ser yo mismo; entre ellos, Fernando Rolando, Jorge Haro, Carla Argañaraz, Alejandro Fernandez, Laura Ferrari, Cecilia Noriega, Andrés Kesting, Guillermo Desimone, Orlando Aprille.
A mis compañeros y amigos del alma, que me apoyaron y compartieron horas de trabajo en distintos grupos, Pablo Tarantino, Alberto Harari, Matías Severino.
A Marisa Cuervo, que me ayudo con las correcciones finales y al personal no docente de la UP, que siempre estuvo predispuesto a guiarme, entre ellos, Graciela, Liliana, Fernanda y Hernán.
A mis queridos hermanos, que me transmitieron todas sus energías, especialmente en esta última etapa.
A todos, simplemente GRACIAS.
INDICE
Introducción ………06
Capítulo 1: El esfuerzo de pasarla bien. 1.1 Evento ………09
1.2 ¿Qué es un evento? ………09
1.3 ¿Qué es una empresa organizadora de eventos? …11 1.4 El organizador ………13
1.4.1 El rol de un organizador de eventos ………13
1.4.2 El organizador de eventos debe ………14
1.5 Éxito o fracaso: ¿De qué depende? ………15
1.6 Etapas del trabajo de un organizador ………16
1.6.1 Entrevista con el cliente ………16
1.6.2 Propuesta - Diseño del evento ………16
1.6.3 Contratación de proveedores ………17
1.6.3.1 Lugar - Sede ………17
1.6.3.2 Gastronomía ………18
1.6.3.3 Ambientación ………18
1.6.3.4 Música ………19
1.6.3.5 Shows ………19
1.6.3.6 Equipamiento técnico ………20
1.6.3.7 Fotografía y video ………21
1.6.3.8 Obsequios y regalos ………21
1.6.3.9 Transporte ………22
1.6.4 Recursos humanos ………23
1.6.5 Diseño grafico e imprenta ………24
1.6.6 Ceremonial y gestión protocolar ………24
1.6.7 Relaciones públicas ………26
1.6.8 Plan de trabajo ………27
1.7 Mapa de público ………28
1.8 Tiempo de organización ………29
1.9 Presupuesto ………29
1.10 Relevamiento de sedes ………30
1.11 Tipos de eventos ………31
1.12 Tipos de agasajos ………32
1.13 Evaluación del evento ………34
1.14 Tendencia ………35
Capítulo 2: El evento como herramienta de comunicación. 2.1 La comunicación ………36
2.2 ¿Por qué? ………37
2.3 Marketing y eventos ………38
2.3.1 Siete principios ………40
Capítulo 3: Organizando su entretenimiento.
3.1 El organizador audiovisual ………43
3.2 ¿Por qué? ………46
3.3 Misión ………46
3.4 Objetivos ………47
3.5 Productos y mercado ………48
3.5.1 Visión general ………48
3.5.2 Cine en casa ………48
3.5.3 Conferencias y talleres ………49
3.5.4 Eventos con artistas audiovisuales …………49
3.5.5 Ciclo proyecciones ………49
3.5.6 Ciclos cortos – Ilusiones largas ………50
3.6 Divino Cine Eventos ………51
3.6.1 Coordinación integral del evento ………51
3.6.2 Diseño y planificación integral ………52
3.6.3 Clientes ………53
3.6.4 Target ………53
3.6.5 Competencia ………54
3.7 Plan de Marketing - Análisis F.O.D.A. ………57
3.7.1 Fortalezas ………57
3.7.2 Oportunidades ………58
3.7.3 Debilidades ………58
3.7.4 Amenazas ………59
3.8 Política de comercialización ………60
3.9 Presentación ………61
3.9.1 Diseño de hojas ………61
3.10 Contenido de la propuesta ………62
3.11 Política de precios ………64
3.12 Comunicación, publicidad y promoción ………64
Capítulo 4: Tecnología y eventos. 4.1 El alcance de la tecnología ………65
4.2 Interactividad ………67
4.3 Tecnología apuntada a los sentidos ………69
4.4 El avance del software y el hardware ………74
Conclusiones finales ………76
Listado de referencias bibliográficas ………79
Bibliografía ………80
Introducción
Organizar un evento es una tarea que, si bien apunta a algo gratificante, su diseño, preparación, coordinación y armado conlleva un gran esfuerzo, dedicación y tiempo;
tiempo para determinar, coordinar y ensamblar un enorme número de piezas que deben estar finamente ajustadas el día de la realización del mismo.
Habiendo reconocido estos aspectos en los eventos y viendo una oportunidad de negocio, el autor tomó la decisión de convertirse en un event planner, tratando de incorporar su conocimiento en el área audiovisual para darle un valor agregado y distintivo a sus propuestas.
Como primer paso hacia el cumplimiento de este proyecto, cursó en el último año de su carrera universitaria, las materias Ceremonial y protocolo y Seminario de
integración Profesional (Incubadora de empresas). Los contenidos aprendidos en ambas asignaturas permitieron desarrollar las bases del presente trabajo profesional y poner en marcha el lanzamiento de una empresa organizadora de eventos y productos audiovisuales.
El primer capítulo muestra los principales aspectos del marco teórico que dan soporte a este trabajo final de grado. Resume las conclusiones de una tarea de investigación, en la cual se adquirieron conocimientos conceptuales y se profundizaron habilidades en el uso de herramientas teóricas.
La segunda parte narra la importancia de la comunicación y del aporte enriquecedor que un Diseñador Audiovisual puede dar a la organización de eventos. También se expone lo relevante que es el Marketing en todo proceso comunicacional.
La tercera sección está dedicada a relatar la experiencia del autor en la creación de la empresa Divino Cine Eventos, detallando cada uno de los procesos iniciales y
la construcción de los pilares fundamentales del emprendimiento.
Como capítulo cuarto se realizó un análisis de la importancia de la tecnología y su llegada al público a través de sus sentidos.
Es el sueño de quien realiza este trabajo llevar a cabo esta premisa, convirtiéndose mediante el esfuerzo y preparación, en una alternativa accesible al mercado actual, aportando no sólo el conocimiento, sino una gran cuota de amor por la tarea realizada, creyendo que la verdadera felicidad en el ámbito laboral se encuentra al realizar lo que uno realmente ama y en este caso puntual, logrando la dicha en los futuros clientes, para que puedan vivir su evento como algo único, excelente e irrepetible, despojándolos de las preocupaciones previas y logrando que solo se dediquen a disfrutar de lo que Divino Cine Eventos se encargó de organizar para ellos.
Capitulo 1: El esfuerzo de pasarla bien
1.1- Evento
Dan Colter dice: “La concepción tradicional enseña que un evento es un conjunto de recursos y prestaciones aplicados a un grupo de personas reunidas. Significa una suma de muchas partes, y quienes se ocupan de organizarlo deben coordinar correctamente cada una de ellas” (2006,p.2).
1.2- ¿Qué es un evento?
La definición de evento se asocia a un acontecimiento o suceso donde participan en general dos tipos de agentes:
• anfitrión / es
• invitados
Si bien existe una gran variedad de tipos de eventos, vamos a diferenciarlos en tres grandes grupos:
• oficiales
• empresariales
• sociales
Oficiales: Abarcan principalmente a todos aquellos eventos de índole diplomáticos, políticos y de Estado, en los cuales interactúan miembros gubernamentales de países o reinados.
Empresariales: Son aquellos en los cuales uno o ambos agentes participantes son empresas. Pueden transcurrir dentro de una misma empresa o ser inter-empresariales.
Como ejemplos podemos mencionar el lanzamiento de un nuevo producto, las fusiones de empresas o el nombramiento de un ejecutivo.
Sociales: Los participantes son amigos, familiares o
cumpleaños y bautismos.
1.3- ¿Qué es una empresa organizadora de eventos?
Cuando se realiza un evento se contrata a proveedores de los más variados rubros. Por ejemplo, para una boda se necesita un salón de fiestas, una empresa de catering, un encargado de iluminación y sonido. Cada uno de ellos suele ser un prestador de servicios independiente que interactuará con todos los demás durante el tiempo que dure el evento.
Quien organiza un evento se ocupará de la articulación o coordinación de toda esa sumatoria de prestaciones diferentes. La existencia de una empresa especializada cumpliendo ese rol se justifica principalmente por una
característica especial que tienen los servicios.
Dicha característica es que son consumidos por el cliente al mismo tiempo en que el prestador lo está produciendo.
Es decir que producción y consumo se realizan en forma simultánea, a diferencia de lo que sucede con los productos físicos, en los cuales se pueden distinguir claramente las dos etapas.
La simultaneidad de producción-consumo genera, en consecuencia, un margen muy estrecho para la corrección de errores o desvíos durante su prestación y abre, al mismo tiempo, la necesidad de dejar en manos de un profesional experto el gerenciamiento de un evento, donde deben armonizarse prestaciones de servicios diferentes que se ejecutan al mismo tiempo.
Otros aspectos complementarios que dan soporte a la existencia de un event planner son:
• El know how que adquieren quienes se dedican a esta profesión.
• Las relaciones comerciales que establecen con los diferentes proveedores del mercado.
• El stress que evitan en los clientes al hacerse responsables de la ejecución de las distintas etapas.
1.4- El organizador
1.4.1- El rol de un organizador de eventos es:
• Asesorar en comunicación institucional a través de eventos.
• Ayudar a un individuo o institución a “decir” más
eficientemente lo que tiene para contar a un grupo de personas reunidas.
• Planificar junto a su cliente el evento como acción de comunicación.
• Ayudar a definir el mensaje y a aclarar a quién y para qué se dice ese mensaje.
• Investigar y seleccionar los recursos que mejor potencien el mensaje.
• Aplicar y coordinar ese conjunto de recursos.
1.4.2- El organizador de eventos debe:
• Tener claro su target.
• Determinar el objetivo comunicacional del evento.
• Asignar y administrar los recursos necesarios.
• Monitorear el evento y al final del mismo evaluar resultados.
Para definir su target, debe evaluar la variedad de segmentos del mercado y elegir el de su interés dependiendo principalmente de su FODA.
un solo nicho de mercado o una diversificación entre varios segmentos del público.
1.5- Éxito o Fracaso: ¿De qué depende?
• De la habilidad del organizador de eventos para
coordinar y supervisar la prestación de servicios en forma simultánea de los diferentes proveedores.
• De la capacidad que tenga para resolver en forma inmediata posibles complicaciones o errores que surjan.
• De la flexibilidad con que cuente para realizar ambas cosas cumpliendo con las expectativas y requerimientos del cliente.
1.6- Etapas del trabajo de un organizador de eventos
A continuación se detallan las distintas etapas de las tareas que debe realizar un organizador de eventos.
1.6.1- Entrevista con el cliente
Escuchar es la parte más importante del trabajo de un organizador de eventos y es probablemente la más difícil.
Será la clave para entender cuáles son las motivaciones y
y lo que quiere transmitir en su evento.
La primer entrevista es el input a partir del cual el organizador desarrollará su propuesta de trabajo. Cuanto mas información adquiera y mejor conozca los intereses del cliente, mayores serán las probabilidades de generar un proyecto exitoso.
1.6.2- Propuesta - Diseño del evento
En la propuesta se entregará una primera planificación del evento. Se coordinará una reunión con el cliente para explicar la idea y los pasos a seguir, retroalimentarán opiniones y una vez que estén de acuerdo se aprobará el presupuesto y se pondrá en marcha el proceso.
1.6.3- Contratación de proveedores
Para cada uno de los principales rubros se analizarán distintas alternativas y se seleccionarán aquellos proveedores que mejor se adapten a las necesidades y al presupuesto acordado con el cliente.
1.6.3.1- Lugar - Sede
Un buen event planner debe conocer una gran variedad de
recintos, locales y espacios al aire libre que pueden adaptarse a las necesidades y gustos de los clientes.
Es importante que sepa observar principalmente la capacidad del lugar, estilo, su infraestructura, elementos de estética y entorno geográfico.
Algunas alternativas posibles serian salones, hoteles, residencias, estancias, quintas, clubes, resorts, discos, embarcaciones, estadios, etc.
1.6.3.2- Gastronomía
El conocimiento en materia gastronómica forma parte de la vida profesional actual. La importancia de una buena alimentación, el estilo de vida y la buena mesa, conforman esta nueva cultura gastronómica y es fundamental en la vida cotidiana, en el mundo de los negocios, y en la organización de eventos.
El organizador del evento debe consultar al contratante sobre el servicio de comidas y bebidas que exija el
acontecimiento. Son ejemplos: desayunos, coffee-breaks, almuerzos, cenas, banquetes, brunchs, cocktails, tés, vernissages.
1.6.3.3- Ambientación
La ambientación debe llevase a cabo sobre tres aspectos fundamentales: distribución espacial, decoración y escenografía.
El organizador de eventos debe desarrollar espacios con identidad propia, con vida y lenguaje, con luz, color y armonía. Arquitectos y escenógrafos trabajarán con él para lograr el montaje y puesta en escena deseados.
1.6.3.4- Música
Es de destacar el papel de la ambientación sonora en cada evento. Se puede disfrutar de la música como forma de distracción, de relax, de liberación de emociones o de diversión.
La música es, sin lugar a dudas, el ánimo de una fiesta y un buen planificador sabrá reconocer su relevancia.
1.6.3.5- Shows
El organizador del evento debe contar con una buena agenda de artistas, atracciones y espectáculos. Para cautivar al público se pueden presentar: animadores y conductores, cantantes, grupos musicales, orquestas, humoristas, imitadores, magos e ilusionistas, bailarines y coreógrafos, odaliscas, actos de circo, payasos, mimos, artistas de variedades o artistas audiovisuales.
1.6.3.6- Equipamiento técnico
Los profesionales y empresas que colaboran con el organizador en el evento, deben ser altamente especializados y disponer de una amplia variedad de equipos que se adapten al sitio y a los intereses del contratante y especialmente al diseño creado por el organizador. En este sentido, el organizador deberá
convocar a expertos que cuenten con el equipamiento correcto, como ser sonido e iluminación, láser, efectos especiales, computación, traducción simultánea, equipos de retroproyección, equipos de proyección multimedia, PC
´s, notebooks, equipos audiovisuales, copiadoras, pantallas gigantes, plasmas y otros.
1.6.3.7- Fotografía y video
Sólo se recuerda y se olvida lo que se ha vivido, aprendido, pensado o imaginado. Para no olvidar, para conservar un testimonio y evocar episodios gratos, el organizador deberá proveer un completo servicio de fotografía y filmación digital o convencional. Además del
servicio de producción, edición y post-producción, se suma la posibilidad de entrega del álbum de fotos, CD, vídeo o DVD.
1.6.3.8- Obsequios y regalos
Las personas y empresas regalan por un sin número de razones, entre ellas: para construir o mantener una relación personal o de negocios, para promover productos y servicios, para mejorar la imagen de la compañía, para demostrar aprecio, para demostrar respeto, para expresar disculpas, para motivar, para celebrar o felicitar, para dar la bienvenida o celebrar la llegada de un huésped.
Regalos corporativos, artículos de diseño, merchandising, souvenirs, premios, trofeos, galardones y reconocimientos.
Nada debe escapar al área de influencia del Organizador.
1.6.3.9- Transporte
Un punto clave en la logística de un evento es el transporte.
Buses, combis o remises son muy convenientes para organizar y garantizar la concurrencia del público al
evento, especialmente si el encuentro se lleva a cabo en un sitio alejado de la ciudad. También es importante procurar la comodidad, bienestar y seguridad de las personas cuando se produce el regreso a sus hogares, durante y después de culminado el evento. Otras alternativas: autos especiales, autos antiguos, limousine, carruajes.
1.6.4- Recursos humanos
El organizador tendrá que brindar asesoramiento y soluciones en cuestiones vinculadas al control y a la seguridad del evento, a la promoción de marketing y
desarrollo del acontecimiento, a la atención de los invitados, asistencia médica y otros.
Seguridad: Seleccionar excelencia y calidad en materia de personal de vigilancia y seguridad para la protección de predios, control de perímetros y accesos. Hoy resulta indispensable evitar riesgos, inconvenientes o desbordes.
Promoción y recepción: Capacitar, coordinar y supervisar el trabajo de hombres y mujeres altamente responsables y preparados a la hora de recibir, orientar y asistir a personas. Buena presencia, calma, simpatía, optimismo y capacidad para solucionar problemas son requisitos primordiales que debe poseer dicho personal.
Auxiliares: Sommeliers, maîtres, mozos y camareras, valet parking, servicio de guardarropas, asesor de ceremonial, guardería para bebés, niños y toda clase de profesionales de apoyo para eventos, trabajan en equipo para que el evento sea lo más agradable y placentero posible.
1.6.5- Diseño grafico e imprenta - Mailing e invitaciones
El organizador debe tener la disponibilidad de generar todos los elementos para la convocatoria al evento.
Recursos como impresiones, gráficos y diseños son altamente importantes.
1.6.6- Ceremonial y gestión protocolar
En ocasiones el event planner deberá brindar asesoramiento en cuestiones protocolares. Hablar de ceremonial es referirse a la organización y al orden;
significa planificar y llevar a cabo correctamente, en todos sus detalles, el desarrollo de los rituales, actos o ceremonias de la vida de relación, cualquiera sea el ámbito.
Ejemplos:
• Ordenamiento de precedencias.
• Ubicación de banderas.
• Arte de la mesa (presentación, dinámica del servicio).
• Imagen personal y profesional (comunicación verbal y no verbal, vestimenta).
• Comportamiento en la vida social (Saludos, modales de cortesía, presentaciones).
1.6.7- Relaciones públicas (prensa y difusión)
Es una actividad que apunta a crear y afianzar vínculos favorables entre las personas y una organización. El organizador de eventos desarrolla una función orientada a proyectar la mejor imagen de una organización.
El mensaje que ha de transmitir un evento deberá cumplir con el objetivo prefijado y alcanzar el resultado esperado (instalar una presencia, aumentar el interés del público, vender, informar sobre el negocio, abrir nuevos mercados). La imagen institucional y la propia reputación constituyen el reflejo de la sensibilidad, el compromiso y el prestigio de una organización.
1.6.8- Plan de trabajo
La comunicación es el medio para alcanzar los objetivos generales del evento.
El proceso comunicacional está sujeto a la política global de la institución convocante, basándose en una filosofía e ideología determinadas que identifican la figura organizadora.
La estrategia comunicacional tiene diferentes niveles:
• Nivel estratégico: orientado a los fines que pretendemos alcanzar.
• Nivel logístico: apunta a los recursos con los que contamos para lograr los fines.
• Nivel táctico: es el arte de la utilización de los recursos. (Musumeci, 2004)
Estos niveles harán exitoso el fenómeno comunicativo si
forman parte de un plan estratégico, que estará integrado por un modelo operativo orientado a lograr su exitosa realización. Este planteo de la comunicación nos lleva a lograr una IMAGEN, que será percibida por los diferentes públicos en forma subjetiva; dicha Imagen es el resultado de la integración de las experiencias, creencias, conocimientos, sentimientos e impresiones que la gente tiene en general.
1.7- Mapa de público
Los organizadores de un evento deben determinar el mapa de públicos antes de diseñar la estrategia de comunicación selectiva, para ello es necesario determinar aspectos básicos. Dimensión estratégica del público: a quiénes apunta el evento y cuál es la composición de cada público. (Musumeci, 2004,p. 17)
1.8- Tiempo de organización
Todo evento debe ser planificado con una notable anticipación para lograr una perfecta organización y que las invitaciones lleguen a tiempo a los participantes, quienes a su vez deberán organizar sus propias agendas.
Si se trata de un evento internacional las mismas deberán ser cursadas con seis meses de anticipación.
1.9- Presupuesto
El organizador de eventos debe tener una amplia cartera de proveedores para satisfacer las necesidades de los clientes dependiendo de su capacidad económica.
El presupuesto se arma según el dinero disponible y de existir se suma el aporte de los sponsors (en el caso de ser un evento corporativo). Este aporte adicional puede ser la contribución de la empresa o un canje entre ésta y el organizador (ej: espacios de publicidad a cambio de un servicio).
1.10- Relevamiento de sedes
Una de las primeras acciones que debe realizar un organizador de eventos antes de contratar el lugar es relevar sedes posibles. Para esto debe solicitar un plano a escala real. La razón de este punto fundamental es que si se deben trasladar elementos, materiales, muebles, adentro del salón, se deben conocer las medidas de las puertas, ventanas, altura del techo, de haber columnas donde están las mismas. Si el lugar o salón no presenta un plano disponible o acorde con las medidas reales, el organizador de eventos debe confeccionar uno con las medidas y ubicaciones básicas.
1.11- Tipos de eventos
• Conferencias, paneles, disertaciones
• Congresos
• Seminarios
• Eventos empresariales
• Presentación de productos en el mercado
• Muestras de productos
• Conmemoraciones
• Reuniones institucionales
• Actos protocolares
• Agasajos y banquetes
• Inauguraciones
1.12- Tipos de agasajos
• Desayunos de trabajo
Duran aproximadamente una hora y pueden ser:
Continental: Clásico café con leche y tostadas
Americano: Incorpora jugo de frutas, frutas, huevos, tortas, fiambres.
• Almuerzos de trabajo
Es un corte entre la mañana y la tarde, de poca duración, constituido por una comida liviana y sin bebidas alcohólicas.
Consta de entrada, plato principal y postre.
Es una tendencia que las empresas están utilizando con éxito.
• Vino de honor
Puede ser a mediodía o a la tarde, es un acto breve y se realiza de pie.
• Cocteles
Se sirven al atardecer, con bebidas alcohólicas y el acompañamiento de entremeses. Suele servirse de pie.
• Mesa americana
Se sirve de pie. Se presenta comida servida en una mesa central, nunca contra la pared, ya que no permite la circulación de las personas.
• Cenas
Las invitaciones deben cursarse con un mínimo de 15 días de anticipación y se telefoneará a los invitados una semana antes para confirmar la asistencia al evento.
Los organizadores realizarán un plano del salón con las ubicaciones de los invitados en las mesas.
También es importante tener un plano con la ubicación del estacionamiento y el lugar de recepción, sanitarios y guardarropas.
Anfitriones y recepcionistas deberán tener en su poder el plano de ubicación de las mesas para poder reorganizar rápidamente las mismas en caso de ausencias inesperadas.
1.13- Evaluación del evento
El hombre aprende de sus errores con lo cual adquiere experiencia; por eso es muy importante conocer la opinión del público sobre los servicios recibidos durante su asistencia al evento.
Es propicio establecer encuestas, cuestionarios y recabar opiniones que tengan en cuenta: calidad académica del encuentro, organización del evento, satisfacción en el plano comunicacional y calidad de las actividades recreativas.
El objetivo de escuchar a los clientes es que el organizador deje de escucharse a si mismo y entienda lo que los usuarios desean, ya que en última instancia serán ellos quienes lo volverán a contratar o no en el futuro.
Henry Ford solía decir “Un error es la oportunidad de empezar de nuevo más inteligentemente”
Actuar positivamente convierte los errores en oportunidades, eliminando la idea de fracaso de la mente y entendiendo que el perfeccionismo ayuda a superar cada nuevo evento.
1.4- Tendencia
Existe una tendencia creciente en el uso de organizadores de eventos para la realización de los mismos.
El tipo de servicios que se ofrecen varían desde preparar el evento entero, asistir en algunas partes del mismo o solamente coordinarlo.
Se destaca que el público se encuentra tan ocupado y con cargas de horarios prolongados en sus trabajos, que necesitan de alguien que se ocupe de coordinar los detalles y los puntos importantes para la puesta en marcha de su evento.
Es moda + necesidad
Capítulo 2: El evento como herramienta de comunicación
2.1- La comunicación
Los motivos que llevan al hombre a comunicarse pueden ser innumerables y es un hecho que el ser humano lo realiza desde que nace hasta que muere. Desde un recién nacido que intenta con sus llantos explicar que tiene hambre o algo le esta molestando, hasta adultos que utilizan la comunicación para expresar sentimientos, manifestar intenciones o concretar negocios.
Ciertamente la comunicación es un acto que transciende fronteras y lenguajes.
No es tema de este trabajo explicar conceptos básicos de la comunicación, pero sí es un punto importante a resaltar que hoy por hoy los eventos son una herramienta de comunicación muy poderosa. Los ejemplos de esto abundan, se realizan eventos para comunicar lanzamientos
de productos, presentaciones de nuevos servicios o personas dentro de una compañía, celebraciones, entre otros.
El mundo de los eventos forma sin duda un universo que nos permitirá explorar un gran número de posibilidades que necesitemos comunicar, el mensaje que se comunique a través de un evento bien ejecutado y realizado tendrá sin dudas un alto nivel de llegada a los receptores deseados.
2.2- ¿Por qué?
El ser humano necesita divertirse, relajarse, sentirse agasajado, dedicar parte de su tiempo de ocio a interactuar con otras personas, pasarla bien y para ello frecuenta fiestas, toma vacaciones, realiza tareas que le agradan y reconfortan. Esto es algo común en todas las culturas.
Por tal razón, si un evento genera este tipo de vivencias, logrará una alta aceptación en el público
participante.
Obviamente los gustos varían entre las personas, entre las generaciones y entre las culturas. Es por eso que el Organizador deberá evaluar el perfil de aquello que tenga que comunicar, a quien estará dirigido e implementar el recurso aplicable al evento más acorde a los propósitos del mismo.
Para ser mas claro, el Organizador deberá en primera instancia entender y comprender cuál será la función del evento, a quién será dirigido y articular todo para que el mensaje sea captado por el receptor de la manera en que nuestro cliente desea que sea comunicado.
2.3- Marketing y eventos
Si hablamos de comunicar no podemos dejar de lado el marketing. Hoy es impensado que una empresa encare el mundo de los negocios sin un plan de marketing que la guíe en su estrategia, y muchas veces esa estrategia se expone con los eventos.
Según Schneer, (1997). “Marketing es una particular
manera de enfocar los negocios basada en el mercado, la competencia y el comportamiento del consumidor”.
Esto significa, que si bien es una particular manera de ver el negocio, es a su vez una nueva forma de ver una oportunidad.
Un periodista le preguntó a Aristóteles Onassis el secreto de haber ganado tanto dinero. El respondió –¿Ve esa silla?, -Sí- respondió el periodista –Yo la vi primero- contestó el magnate.
Si ver primero las cosas es parte del secreto del éxito, saber comunicarlas lo es en igual medida.
Aquello que muchos autores denominan “Pensamiento Estratégico”, no es otra cosa que un pensamiento anticipatorio que nos permite visualizar en nuestra mente una realidad futura y de esta forma transformarla en predecible.
Según Alberto L. Wilensky “Marketing es mirar y ver a la empresa en el espejo del mercado”.
2.3.1- Siete principios que justifican hacer marketing, según Rosario Jijena Sanchez (2006)
Primero: El mercado cambia permanentemente.
Ya sea por situaciones políticas, modas, costumbres, nueva tecnología, conocimiento e información globalizada.
Segundo: La gente busca novedades.
Puede ser para una reunión social o un evento empresarial, uno de los objetivos es dar que hablar, lograr que el evento sea diferente, apelando a la imaginación, la creatividad, que sorprenda en todo momento, ya sea por el tipo de invitación, la
programación en sí, la elección del menú, la ambientación, los souvenirs; se trata de provocar una admiración constante.
Tercero: La competencia no se duerme.
Viaja, se capacita, busca novedades, aplica otras tecnologías, crea nuevas propuestas y también nos observa, por lo que debemos estar siempre atentos y actualizados.
Cuarto: El marketing identifica y capta clientes.
Cada organizador o proveedor debe ser distinto, posicionarse por su estilo, diferenciarse, deberá fascinar y entusiasmar a su cliente o al público al que se dirige.
Quinto: El marketing ayuda a la fidelización de los clientes.
Conociendo al cliente podremos ofrecerle algo que otro no le da: un valor agregado. Un claro ejemplo de esto me lo dio una alumna y conviene tenerlo presente. Ella es restauradora y por ese motivo la invitaron a participar de una licitación para
restaurar los estucados y dorados de nuestra Cancilleria.
Su presupuesto no fue aceptado si bien estaba dentro de los valores estipulados. Su experiencia y antecedentes eran irreprochables, pero tuvo la posibilidad de saber porque no había sido elegida.
La empresa ganadora especificaba en el detalle de las tareas a realizar que, una vez finalizado su trabajo, volvería a colocar los pesados cortinajes de terciopelo, que retiraría para la reparación, dejando todo listo nuevamente. Esto que puede no tener valor en otras ocasiones, en este caso solucionaba un problema al cliente.
Sexto: El marketing nos da ventajas sobre la competencia.
Conociendo lo que el cliente o el público desea, tenemos mayor seguridad de ofrecerle lo que necesita, adecuarnos a sus necesidades, comunicarnos en la forma adecuada.
Septimo: El marketing maximiza el consumo y, por lo tanto, las utilidades.
Maximizar el consumo es brindar la oportunidad de
contar con variedad de productos o servicios y de ofertas.
Ejemplo: Una empresa nos propone que organicemos la fiesta de fin de año. Muy bien, todo podría terminar ahí, pero no es lo conveniente, deberíamos despertar el deseo de que la empresa continúe organizando eventos, family day, lanzamientos de productos, aniversario, etc.
Un cliente de eventos es siempre un potencial consumidor de otros eventos.
Capítulo 3: Organizando su entretenimiento
3.1- Un nuevo concepto, el organizador audiovisual
Partiendo de la base de que todo evento es un despliegue de elementos y servicios dispuestos a satisfacer los sentidos cognitivos de hombre; se afirma que al igual que un director cinematográfico debe ensamblar un gran número de eslabones y tener en su mente la puesta en escena total de la obra, el organizador de eventos tendrá que visualizarlo de la misma forma. Por tal motivo, se considera que las herramientas con las que cuenta un
Diseñador Audiovisual lo habilitan para transformarse en un excelente organizador y poder aportar todo su conocimiento y expertise a la puesta en escena de todo tipo de eventos.
Bajo esta premisa, el autor decidió crear una empresa llamada Divino Cine, desde la cual poder plasmar la unión de sus dos pasiones, por un lado el cine y por otro la creación de una empresa organizadora de eventos.
Divino Cine surge como respuesta a las necesidades de un nicho no cubierto por la oferta actual del mercado.
Es una empresa dedicada a generar dos tipos de servicios:
• Experiencias de esparcimiento hogareño a través del alquiler de productos audiovisuales en formato DVD.
• Organización de eventos audiovisuales.
Su creación estuvo inspirada en el deseo de conjugar este tradicional negocio con el desarrollo y fomento del cine desde una perspectiva artística, tendiente a agregar enriquecimiento personal a la vida de sus clientes.
Quienes la integran, entienden al cine como una manifestación de arte que mediante sus narrativas genera en las personas espacios de comunicación, pensamientos críticos e ideas superadoras, procurándoles una vida más agradable y placentera.
En base a este concepto, se orientaron diferentes acciones. En Mayo de 2007, tras solicitar la correspondiente inscripción en el Instituto Nacional de Cine y Artes Audiovisuales (INCAA), Divino Cine abrió las puertas de su primer local, ubicado en Zabala 1675 – Capital Federal.
Paralelamente, se realizó una específica selección de los títulos que se pusieron a disposición de los clientes y que continúan ampliándose cada semana mediante la incorporación de estrenos y de otros ejemplares.
En forma contigua se desarrolló un concepto renovado de eventos, donde se destaca la creatividad, la motivación y el servicio personalizado, no encontrado en los productos que comercializa actualmente la competencia.
Los principales objetivos son:
• Liberar a los protagonistas de la carga y la presión de la organización y supervisión del evento.
• Proyectar la marca, posicionándola como una excelente alternativa en el mercado de los eventos audiovisuales.
• Ser el nexo entre los responsables del evento y la amplia gama de proveedores.
• Coordinar en forma integral todas las etapas del evento.
3.2- ¿Por qué?
• En la organización de un evento interactúan un gran
número de proveedores, eslabones de una cadena que debe encontrarse completa el día del evento.
• Lograr esto genera una gran presión y estrés.
• El costo para un particular de contratar individualmente una gran cantidad de servicios, será siempre más alto que para una empresa que integra estas
contrataciones.
3.3- Misión
La misión general apunta a ofrecer una opción renovada, dinámica y personalizada mediante el desarrollo de métodos creativos, convirtiéndose en lideres del mercado de los eventos audiovisuales.
La optimización de los recursos potencia el resultado.
3.4- Objetivos
a) Generar una excelente cartera de proveedores.
b) Posicionar la marca en el mercado.
c) Lograr que se asocie la marca con el concepto de confianza y creatividad.
d) Diseñar procedimientos que permitan la optimización en el uso de los recursos para potenciar los resultados.
e) Concretar la organización de por lo menos 10 eventos durante el primer año.
f) Ser en una empresa reconocida en un horizonte de cinco años.
g) Ser una de las empresas lideres del mercado dentro de los próximos diez años.
3.5- Productos y mercado
3.5.1- Visión general
La característica distintiva de los productos de Divino Cine es el trato personalizado que brinda a sus clientes, diseñando en cada caso un evento que se adapte totalmente
a sus necesidades, en lugar de ofrecer una idea estandarizada. Divino Cine está identificada en el mercado como una empresa creativa que ofrece innovación permanente.
Básicamente los productos ofrecidos son los siguientes:
3.5.2- Cine en casa
A través de la típica modalidad de alquiler de películas, mediante pay per rent o con abonos, reservando o solicitando la película vía Web o telefónicamente, entregando y retirando la misma a domicilio.
3.5.3- Conferencias y talleres
Divino Cine organiza conferencias y talleres culturales.
Los mismos son dictados por personal idóneo: Lic.
audiovisuales, guionistas, críticos de cine, directores y artistas sonoros. Los temas seleccionados en cada una de estas exposiciones son acompañados por proyecciones de
films afines que se exhiben en las jornadas de Cine Arte.
3.5.4- Eventos con artistas audiovisuales
Conjuntamente, el personal realiza eventos con artistas audiovisuales, los cuales exhiben sus obras en los espacios dispuestos.
3.5.5- Ciclo proyecciones
Se coordinan ciclos de proyecciones según el siguiente cronograma:
Jueves Recomendados: películas seleccionadas por Divino Cine a las 22:00.
Viernes de Estrenos: estreno destacado de la semana a las 22:00.
Sábados infantiles: película infantil a las 18:00.
Sábados de estrenos: segundo estreno destacado de la semana a las 22:30.
3.5.6- Ciclos cortos - Ilusiones largas
Ciclo orientado y generado exclusivamente para alumnos de carreras audiovisuales, donde puedan exponer sus trabajos invitando a sus allegados, rodeado de un ambiente minimalista donde el único concepto que resalte sea el
trabajo de los estudiantes. En dichos eventos se distribuyen copas de vino, gaseosas y canapés, agregándose al momento de las proyecciones el ya tradicional pop corn.
3.6- Divino Cine Eventos
3.6.1- Coordinación integral del evento
ocuparse ellos mismos de diseñar el evento, seleccionar a los proveedores y contratar sus servicios pero quieren delegar la coordinación de los diferentes rubros mientras se está llevando a cabo el evento.
Los servicios que incluye son los siguientes:
a) Asesoramiento.
b) Entrevistas previas al evento con los diferentes proveedores para coordinar el evento.
c) Organización del timing del evento.
d) Coordinación, dirección y supervisión del armado del evento.
e) Coordinación del evento mientras se desarrolla el
mismo, haciendo que todo se desenvuelva de acuerdo al timing y solucionando imprevistos que puedan surgir.
3.6.2- Diseño, planificación y ejecución integral
Es un servicio que responde a las necesidades de aquellos clientes que desean delegar en profesionales
experimentados y capacitados todas las etapas de la organización del evento.
Los servicios que incluye son los siguientes:
a) Asesoramiento.
b) Diseño del evento.
c) Análisis de factibilidad técnica y económica.
d) Presupuesto.
e) Contratación de servicios.
f) Pagos a proveedores.
g) Timing del evento
h) Logística del evento.
i) Coordinación, dirección y supervisión del armado del evento.
j) Coordinación del evento mientras se desarrolla el mismo, haciendo que todo se desenvuelva de acuerdo al timing y solucionando imprevistos que puedan surgir.
k) Confirmación de asistencia de invitados
l) Coordinación del traslado de los invitados
3.6.3- Clientes
Los servicios, cuyos valores diferenciales son el diseño y la innovación, están orientados a clientes de alto poder adquisitivo, que deseen exclusividad y montaje de importantes producciones.
3.6.4- Target
Divino Cine tiene un target muy amplio, desde la organización de eventos y proyecciones hogareñas hasta clientes que deseen montar eventos y producciones de un costo económico alto.
3.6.5- Competencia
Se clasifica a los competidores en directos, indirectos y potenciales.
• Directos
Son aquellos organizadores de eventos sociales que apuntan a satisfacer las necesidades de una demanda similar a aquella que compone el target de “Divino Cine”, es decir, a personas residentes en Capital Federal y Gran Buenos Aires de mediano y alto poder adquisitivo.
A partir de un análisis de los oferentes actuales del mercado es posible distinguir entre ellos tres grandes grupos.
a) Empresas que cuentan con una trayectoria
superior a los cinco años en la organización de eventos y cuyas marcas están posicionadas y reconocidas. Se destaca el reducido número de compañías que cumplen con estas características Bárbara Diez Event Planners, I do weddings, Fionna Casamientos y Puli de Maria Event Planner.
b) Empresas que tradicionalmente organizaban eventos corporativos y que recientemente
incorporaron a sus productos la organización de eventos sociales.
c) Empresas de reciente lanzamiento dedicadas a los eventos sociales que tratan de apropiarse de un mercado históricamente compartido por muy pocos oferentes. Cabe señalar que ninguna de estas posee una antigüedad superior a los dos años.
La destacada homogeneidad del producto que ofrecen los competidores es al mismo tiempo la oportunidad de negocio que se visualiza y la principal debilidad que se detecta en ellos. Es a partir de un producto creativo y personalizado que Divino Cine tratará de ganar participación en el mercado.
• Indirectos
Son aquellos organizadores de eventos sociales que apuntan a un segmento de mercado distinto al de Divino Cine, ya sea porque sus clientes tienen una ubicación geográfica distinta o por que pertenecen a otro estrato social.
• Potenciales
Se señala como competidores potenciales a:
a) Aquellos que actualmente son indirectos y que en un futuro podrían convertirse en directos.
b) Nuevas empresas emergentes.
c) Empresas que actualmente brindan servicios satélites y que en un futuro podrían dedicarse a la organización integral del evento.
d) Empresas que se dedican a organizar eventos corporativos.
3.7- Plan de marketing - Análisis F.O.D.A.
3.7.1- Fortalezas
• Es una empresa que ofrece productos innovadores y creativos en un mercado de productos muy homogéneos.
• La marca está posicionada como una empresa oferente de entretenimiento audiovisual.
• Está constituida por personas calificadas en áreas
claves para el negocio: diseño, marketing, contabilidad y economía.
• Cuenta como recurso estratégico con un inmueble en
Palermo Soho que se utiliza como centro de reuniones u oficina y un local en el barrio de ¨Las cañitas¨.
• Dispone de activos físicos claves para el desempeño de la actividad: auto, notebook, equipo de sonido, etc.
• Los integrantes de la empresa son personas muy
sociables que cuentan con muchos contactos para la captación de clientes de mediano / alto poder adquisitivo.
• Los sistemas de información y métodos de trabajo están desarrollados siguiendo las últimas tendencias en organización de empresas.
3.7.2- Oportunidades
• Moda o tendencia creciente de contratación de organizadores de eventos para llevarlos a cabo.
• Nicho de mercado no satisfecho.
• Estructura actual de la competencia: pocos competidores
atomizados que ofrecen un producto relativamente homogéneo y diferente al de Divino Cine.
3.7.3- Debilidades
• La marca no está aún posicionada en el mercado de los
eventos aunque si lo está como oferente de entretenimiento audiovisual.
• Los integrantes de la empresa poseen poca experiencia laboral previa en la organización de eventos
• La empresa no cuenta con un plan integral de desarrollo y crecimiento de mediano / largo plazo.
3.7.4- Amenazas
• Varios competidores ya tienen sus marcas posicionadas
en el mercado y se han desplazado en las curvas de aprendizaje, lo cual les permitiría en el futuro ofrecer un producto similar al de Divino Cine.
• Desarrollo y crecimiento de nuevos competidores.
• Cambio en las tendencias actuales.
3.8- Política de comercialización y atención al cliente
La comercialización del servicio comienza con una entrevista con el potencial cliente en la cual un event planner escucha sus necesidades. A partir de dichas necesidades, diseña un evento que satisfaga todas las características que los potenciales clientes señalaron como imprescindibles y la mayor cantidad de todas aquellas que fueron identificadas como secundarias. Las ideas esbozadas por el event planner se entregan a las áreas de logística y administración para que se realicen los análisis de factibilidad técnica y económica. En caso de que alguno de dichos análisis arroje un resultado negativo, el proyecto vuelve a la etapa anterior a fin de que sea replanteado. Cuando tanto el análisis técnico como el económico hayan resultado favorables, se habrá obtenido el presupuesto preliminar y el plan de logística del evento. A continuación se procede a concretar una
segunda entrevista con el potencial cliente destinada a presentar la propuesta y el presupuesto correspondiente.
Es importante destacar que si bien la empresa cuenta con una dirección de e-mail a través de la cual se puede mantener una fluida comunicación con sus clientes, siempre concreta una entrevista para entregar personalmente la propuesta, ya que es importante explicar los diferentes aspectos, como así también escuchar las dudas o sugerencias que los potenciales clientes pudieran realizar. Seguidamente se presenta un esquema del contenido de la propuesta escrita que recibe en esta instancia el potencial cliente.
3.9- Presentación
La propuesta se entrega en una carpeta de papel color naranja tamaño A4 que en el borde inferior derecho de la tapa tiene impreso el logotipo de la empresa.
3.9.1- Diseño de hojas
Las hojas en las cuales se escribe la propuesta son de papel ilustración tamaño A4. Las mismas tiene el membrete de la compañía.
3.10- Contenido de la propuesta
• Fecha del evento.
• Síntesis del diseño del evento: idea y logística.
• Sede propuesta para la realización.
• Proveedores considerados.
• Presupuesto.
• Forma de pago.
Una vez que la propuesta fue entregada al potencial cliente, el event planner queda a su disposición por cualquier información adicional que requiera o para realizar toda reformulación de la propuesta que sea sugerida. Para ello, la empresa pone a disposición del cliente la dirección de e-mail [email protected],
dos líneas de telefonía fija y tres líneas de teléfonos celulares. Al respecto, la política de la empresa es siempre responder los e-mails y mensajes telefónicos el mismo día en que fueron recibidos. En caso de que el cliente no se ponga en contacto tras haber recibido la propuesta diseñada, el event planner realiza un llamado telefónico cuando hayan transcurrido quince días desde la segunda entrevista.
Una vez que la propuesta es aceptada, se procede a la firma del contrato de los servicios. Se firman dos ejemplares idénticos, uno de los cuales se entrega al cliente y el otro se archiva en el legajo que en este momento se abre con el nombre del cliente.
El event planner que asiste a las entrevistas cuenta con una notebook donde muestra a los clientes información sobre la empresa, imágenes de eventos realizados y al mismo tiempo apunta en ella todos los datos relevantes que recopila acerca de los clientes. Al finalizar la primer entrevista entrega al potencial cliente una tarjeta personal.
3.11- Política de precios
Como la característica diferencial de los servicios ofrecidos es la no estandarización de los mismos, en cada caso los honorarios se fijan de acuerdo a la complejidad del evento contratado.
3.12- Comunicación, publicidad y promoción
Se lanzó la empresa implementando una campaña de promoción generando:
• Folletería
• Publicidades en revistas
• Presencia en exposiciones
• Notas en programas de cable destinados a la organización de eventos.
Capítulo 4: Tecnología y eventos
4.1- El alcance de la tecnología
El alcance de la tecnología a casi todo lo que nos rodea es un hecho que parece no tener límites y hasta parece realmente no tener alcance, dado que siempre esta más adelante de lo que se necesita, y esto es muy bueno.
Hoy la tecnología permite experimentar con situaciones que hace apenas una década eran impensadas y hasta parecían salir del algún cuento de Isaac Asimov.
Lo cierto es que a medida que la industria progresa,
todos esos avances van bajando hasta llegar al usuario hogareño. En medio de ello se encuentran los Organizadores de Eventos, que por una lado han visto potenciar sus negocios y por otro han tenido que saber adaptarse a las nuevas tecnologías y necesidades. Es por eso que ningún organizador de eventos debe quedarse ocioso por más experiencia que posea y constantemente deberá capacitarse y rodearse de personas idóneas en las distintas áreas afines.
Schneer afirma “La tecnología aplicada a diferentes mercados muestra dramáticamente la rapidez de los cambios y la necesidad de los profesionales de estar en la
“cresta de la ola”. (1997, p.20).
El avance tecnológico le dio a los eventos una característica distinguible, generó una gran participación y aceptación del público en general y proporcionó a los realizadores un mundo abierto a un sinnúmero de posibilidades. La tecnología pasó de ser un valor agregado en un evento a ser la mayor protagonista del mismo, las posibilidades, los diseños, los decorados,
etc, se multiplicaron dándole a diseñador de eventos una herramienta sin limites, que les permite utilizar la creatividad en todo su esplendor.
4.2- Interactividad
El público actual está acostumbrado a interactuar, ya no permanece en forma pasiva con su mirada solamente. Hoy, necesita sentirse participe del evento, ya sea desde el momento de adquirir un ticket, que puede hacerlo desde un ordenador doméstico o un teléfono celular, hasta participar del evento ya sea formando parte de una coreografía o hasta ser el protagonista en alguna función teatral. Ejemplos tales como personas que son registradas por las cámaras en un recital y proyectadas en forma
simultánea, casi como cantando a coro con el artista principal, o eventos empresariales donde cada invitado debe representar un Rollplay o pertenecer a un equipo que debe conquistar un objetivo predeterminado, son algunos casos. El público interactúa constantemente, pero esa interacción no es más que una red de posibilidades que el organizador deberá prever y anticipar, dándole al espectador esa sensación tan gratificante de creer elegir su propio camino.
Muy pocas cosas le dan al ser humano tanta satisfacción como el sentirse libre. Libre de actuar, de elegir, de decidir. La interactividad es justamente eso, la posibilidad que se tiene de elegir el camino a tomar, no hay duda que solo es una ilusión, dado que el camino o mejor dicho los múltiples caminos ya fueron pre concebidos por el diseñador, pero el sentirse parte del evento teniendo que decidir entre un abanico de opciones para participar, darán como resultado esa placentera sensación de ser libres en todo lo que se hace.
Y como rédito se recuerda que aquello que brinda felicidad es bueno para el objetivo de evento, logrando que el mismo se registre en la memoria de los participantes como algo que gustó y dio satisfacción, acompañando de esta manera una muy favorable imagen para el evento y los patrocinadores del mismo.
4.3- Tecnología apuntada a los sentidos
El autor recuerda en su infancia sentarse delante del equipo Winco de su papá y junto a él sentirse maravillado al oír la sensación ESTEREO. Tiene muy presente una melodía con la cual se experimentaba notablemente esta sensación, Marcha sobre el río Kwai.
Su padre le hacia sentar delante del equipo, cerrar sus ojos y experimentar el avance de una formación de
soldados avanzando de derecha a izquierda sobre un puente todos silbando. Era maravilloso, podía ver en su mente todas esas botas pisando los tablones del puente, todos esos cascos y de alguna forma veía hasta sus silbidos. La sensación Estéreo era lo máximo.
Hoy la tecnología ha avanzado. Ya se ha pasado por el dolby estéreo, el dolby surround pro logic, el thx, etc.
Todas tecnologías de sonido envolvente con 5, 7 o más canales, generando sonidos desde distintos ángulos y zonas de un mismo ambiente, pasando desde lo analógico a lo digital. El sonido se pudo purificar, los efectos sonoros transportan a situaciones como las que vivió el autor frente al Winco, pero con mayor intensidad, con mayor fidelidad.
El sonido se convirtió en un componente tan importante que hoy es casi impensado prescindir del mismo.
Es tan importante, que hasta se pueden condicionar las emociones y sensaciones del público utilizando frecuencias sonoras adecuadas. El sonido estimula la corteza cerebral y puede influir en el sentimiento de las personas.
El sonido es sin duda el gran protagonista de cualquier evento audiovisual y es además el único sentido que no se
puede interrumpir nunca; se pueden tapar los oídos pero nunca se deja de escuchar: a lo sumo se oye el silencio.
Sin embargo, no se puede dejar de lado el segundo protagonista, un sentido que sin él no se podría explicar nada, la visión.
La visión es el sentido que genera la certeza de la realidad que se experimenta. Se puede oír a un músico cantar o tocar brillantemente su guitarra, pero si no es visto, no se sabe si es él o simplemente un imitador haciendo un cover o hasta una grabación reproduciéndose.
La vista confirma la realidad. Y la imagen también se ve favorecida por el avance tecnológico.
Pantallas de alta definición digital hasta dibujos con lasers y lo nuevo en hologramas, son parte de un universo que sigue creciendo día a día.
La imagen es parte de todo el evento. Un buen diseñador audiovisual sabrá mezclar acordemente los colores de acuerdo al mensaje que necesite enviar, a la sensación que quiera que el público experimente. Para ello aplicará teorías de la imagen, teorías del color y un gran número de conocimientos que lo hacen idóneo en su área.
Continuando con los sentidos debemos considerar también los últimos tres, el olfato, el gusto y el tacto.
El olfato es un sentido estimulable de fácil manera. Es el sentido que más se anticipa a las cosas, el olfato puede sentir un aroma antes que los demás sentidos se enteren, por ejemplo el olfato puede sentir olor a quemado antes que el tacto sienta el calor del fuego o la vista vea el color de las llamas.
El olfato es un sentido que no deben descuidar los organizadores de eventos, ya que con él se puede experimentar un gran número de sensaciones.
Hoy día se han realizado proyecciones audiovisuales donde no sólo se ve y oye la proyección, si no que además se propagan en el aire aromas acorde a lo visualizado.
Aromas inconfundibles como ser el olor a café mientras en la imagen se proyecta como se sirve el mismo, o el aroma de los eucaliptos cuando la imagen muestra al protagonista inhalando en medio de un bosque, son algunos singulares ejemplos.
Con el tacto pasa algo similar, sensaciones de viento en la cara, o telas de araña en las cabezas o roedores entre las piernas han sido algunos de los ejemplos que los productores han utilizado para dar más realismo a sus realizaciones.
Recientemente el autor participó de una obra teatral llamada “La isla desierta”, la cual recomienda.
La misma se realiza en la más absoluta oscuridad. En ella se experimentan conversaciones, sonidos, olores y hasta el sentido del tacto es activado, ya sea por el efecto de agua salpicando los rostro o de viento agitando los cabellos. La obra se realiza en absoluta oscuridad pero la realidad es que la misma transcurre en el más inmenso escenario, con la mayor cantidad de despliegue lumínico imaginable, la obra transcurre en las mentes de los espectadores.
Todo se basa en saber estimular cada uno de los sentidos.
Por último, y no por eso menos importante, el sentido del gusto. Dependiendo del tipo de evento, saber satisfacer este sentido es todo un arte, y los organizadores deben tener a su disposición al personal encargado de esta área los más capacitado y profesional posible, ya sea desde la preparación de los alimentos, la disposición de los
mismos en la mesa, su decoración y obviamente la manera de servirlos, logrando que el invitado se sienta cómodo y abastecido en todo momento hasta sentirse satisfecho.
Dejar contento a un público con lo que su paladar degustó, es tan importante como haberle brindado el mejor de los shows o el más impactante souvenir.
4.4- El avance del software y el hardware
El avance tecnológico es casi inalcanzable, sólo se debe tener la constancia de mantenerse actualizado y poder tener al alcance lo más rápido posible las ultimas
