ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN. ... 2
2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIÓN DE CUENTAS ... 2
3. ACCESO A RENDICIÓN DE CUENTAS. ... 2
4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR ... 3
5. SELECCIÓN TIPO DE CARGA DE DOCUMENTO. ... 4
6. DECLARACIÓN DE GASTOS POR CARGA INDIVIDUAL ... 4
6.1. Selección de la Subvención a Declarar. ... 5
6.2. Selección del Período. ... 5
6.3. Selección del Establecimiento a Rendir ... 5
6.4. Incorporación, Modificación y Eliminación de Documentos a Rendir. ... 6
7. DECLARACIÓN DE GASTOS POR CARGA MASIVA ... 9
8. ESTADO DE RESULTADO ...14
8.1. Ingresos. ...14
8.1.1. Categorías de ingresos para RBD ...14
8.2. Gastos. ...14
8.2.1. Categoría de Gastos para RBD. ...14
9. CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS ...17
10. ACREDITACIÓN DE SALDOS...18
1. INTRODUCCIÓN.
El presente instructivo tiene como propósito facilitar la rendición de cuentas de la Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento, en el sistema de rendición que la Superintendencia de Educación pone a su disposición. Este documento explica brevemente la funcionalidad y operatividad del sistema.
El sistema actual, presenta algunas modificaciones respecto a la versión anterior, por lo que se sugiere leer detenidamente todas las instrucciones de este manual, y evitar posibles errores en la rendición.
2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIÓN DE CUENTAS
El sistema de rendición de cuentas está estructurado por sostenedor. Para iniciar este proceso debe seleccionar el tipo de subvención, el período y el establecimiento que rendirá.
3. ACCESO A RENDICIÓN DE CUENTAS.
Ingrese al portal www.supereduc.cl y seleccione “Proceso de Rendición de Cuentas”, recuadro enmarcado con círculo rojo.
Al acceder, se desplegará la página para autenticación, donde deberá ingresar el RUT, sin puntos y con guión (Ejemplo: 11111111-1), y la clave utilizada para acceder a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes sólo deben ser manejados por el sostenedor o a quién él designe.
En esta misma página, en la sección Noticias, se publicará información relacionada a la rendición, tales como: instructivo, fechas de inicio y fin del proceso, etc.
4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR
Al ingresar al sistema de rendición de cuentas, aparecerá automáticamente el Formulario de Contacto del Sostenedor, en el cual se deberán actualizar los datos del Sostenedor.
Con el objetivo de mantener actualizados la información de contacto, este formulario aparecerá con una frecuencia de 15 días. Cuando éste se despliegue, se podrán actualizar los antecedentes que correspondan. Una vez ingresados los cambios, presione el botón “Actualizar Datos”. En caso que no requiera efectuar modificaciones, sólo presione el botón “Actualizar Datos”, y se mantendrán la información precargada (desplegada en pantalla).
Ingresar RUT Sostenedor
Ingresar Clave Sostenedor
Después de presionar el botón “Actualizar Datos”, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Seleccione “Cerrar” para pasar a la etapa siguiente.
5. SELECCIÓN TIPO DE CARGA DE DOCUMENTO.
El sistema ofrece dos modalidades para ingresar los documentos a rendir:
Carga Individual: Permite ingresar uno a uno los documento que el sostenedor debe rendir.
Carga Masiva: Permite cargar un archivo “CSV” que puede contener hasta 500 líneas de datos correspondientes a 500 documentos. La plantilla con este formato de archivo se baja del mismo sistema.
6. DECLARACIÓN DE GASTOS POR CARGA INDIVIDUAL
6.1. Selección de la Subvención a Declarar.
Para realizar la rendición de cuentas de esta subvención, seleccione el recuadro “Subvención Anual de Apoyo a Mantenimiento”. El sistema dejará el recuadro en verde, tal como se muestra en la siguiente imagen.
6.2. Selección del Período.
Seleccione el año a declarar, tal como se muestra en la siguiente imagen. Para la presente rendición de cuentas, corresponde el año 2013.
Una vez seleccionado el año, el sistema presentará los establecimientos educacionales para que realice la rendición de cuentas.
Importante: Los establecimientos educacionales que no efectuaron la rendición de cuentas correspondiente al año 2012, en esta oportunidad deberán hacerlo forzosamente. Para estos establecimientos, se habilitará excepcionalmente el año 2012, el cual debe ser declarado obligatoriamente antes de la rendición del año 2013.
6.3. Selección del Establecimiento a Rendir
Dependiendo de la cantidad de establecimientos educacionales que administre el sostenedor, el sistema presentará uno o más establecimientos La rendición de cuentas se debe realizar para cada establecimiento.
Para comenzar con la declaración, selecciones un establecimiento. El sistema destacará con verde la opción escogida, tal como se muestra en la siguiente figura.
Estado de Resultado 2013
Al ingresar a un establecimiento, aparece un recuadro que muestra los antecedentes generales éste: RBD, Nombre del Establecimiento y Estado Rendición. El Estado Rendición indica la situación del establecimiento respecto a la rendición de cuentas, en el plazo correspondiente.
6.4. Incorporación, Modificación y Eliminación de Documentos a Rendir.
Al elegir el establecimiento educacional, el sistema presentará el estado de resultado para editar ingresos y/o agregar o modificar gastos, según corresponda.
Ingresos.
Importante: Los ingresos de la Subvención Anual de apoyo al Mantenimiento informados por el Ministerio de Educación se encuentran precargados en el sistema de Rendición de Cuentas. En esta oportunidad, se requiere que todo cambio a efectuar en los valores de Ingresos, y que difiera de lo señalado por el Ministerio de Educación, sea debidamente justificado a través de correo electrónico, según las siguientes indicaciones:
• Para: Encargado Regional de Fiscalización respectivo • Asunto: MODIFICACIÓN INGRESO MANTENIMIENTO
• Adjunto: se debe adjuntar todos los antecedentes que justifiquen la diferencia declarada, incluyendo los comprobantes de pago del MINEDUC.
• Cuerpo del correo: se debe incluir RUT y nombre del sostenedor, RBD y teléfono de contacto. Para modificar los montos de los ingresos, se debe seleccionar el botón verde “Editar”.
Posteriormente, se debe cambiar el monto del ingreso por el que corresponda y seleccionar “Guardar”, tal como se muestra en la imagen a continuación.
Agregar y Modificar Gastos:
Respecto a agregar o modificar gastos, en primera instancia, se debe identificar la categoría de gastos al que se encuentra asociado.
Por ejemplo, al seleccionar “Gastos en Recursos de Aprendizaje” se desplegarán las correspondientes subcategorías de gastos en la categoría seleccionada, tal como se muestra en la siguiente imagen. Sólo se puede ingresar gastos en las cuentas habilitadas para ello (presentan los botones agregar y ver detalle).
Agregar Gastos
Para agregar gastos, presione el botón “Agregar” y aparecerá el recuadro de la imagen a continuación.
Se deben completar todos los campos obligatoriamente. Al ingresar RUT Proveedor (sin puntos y con guion), el sistema autocompletará Nombre Proveedor.
Después de guardar el gasto, el sistema informará el éxito de la operación. Además, al seleccionar el botón de color rojo “Ver Detalle”, éste permitirá visualizar los datos de cada gasto ingresado.
MODIFICAR Y ELIMINAR DATOS
Para modificar los gastos ingresados, seleccione el botón amarillo “editar” y realice los cambios requeridos. Si desea eliminarlo, seleccione el botón rojo “eliminar”, tal como se presenta en la imagen a continuación.
7. DECLARACIÓN DE GASTOS POR CARGA MASIVA
Para facilitar la declaración de gastos, el sistema dispone de la funcionalidad de carga masiva de gastos.
7.1 Selección de “Ingresos de Datos por Carga Masiva”
Seleccione el cuadro “Ingreso de datos por carga masiva”, tal como se presenta en la siguiente imagen.
7.2 Selección de la Subvención a Declarar.
Seleccione el recuadro “Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento” para realizar la correspondiente rendición de cuentas. El sistema dejará el recuadro en color verde, tal como se muestra en la siguiente imagen.
7.3 Selección del Establecimiento a Rendir
Dependiendo de la cantidad de establecimientos educacionales que administre el sostenedor, el sistema los presentará. La rendición de cuentas se debe realizar para cada RBD.
Para comenzar con la declaración, selecciones un RBD. El sistema destacará con verde la opción escogida, tal como se muestra en la siguiente figura.
7.4 Declaración de Gastos.
Para declarar gastos en esta modalidad, sólo es factible rendir en los años indicados como “Habilitado para rendir”. Para la presente rendición de cuentas, corresponde el año 2013.
Importante: Los establecimientos educacionales que no efectuaron la rendición de cuentas correspondiente al año 2012, en esta oportunidad deberán hacerlo forzosamente. Para estos establecimientos, se habilitará excepcionalmente el año 2012, el cual deberá ser declarado en conjunto con el año 2013, tal como presenta en la siguiente imagen.
Pasos para realizar la carga masiva de datos:
A continuación, el sistema desplegará la opción de descarga del archivo. En “Abrir con” seleccionar Microsoft Excel.
Nota: El formato “CSV” no es compatible con múltiples hojas, por tal motivo no agregue otra hoja al archivo Excel.
La estructura del archivo “CSV” será la siguiente:
Este archivo permite incluir hasta 500 líneas. Por cada una de ellas, declarar un documento. Si requiere ingresar más de 500 documentos, deberá preparar más de un archivo (por ejemplo: si debe rendir 2500 documentos deberá elaborar 5 archivos “CSV”).
7.6 Instrucciones para Completar la Hoja “CSV” Período: Se debe ingresar el año de rendición.
Las rendiciones de cuentas consideran sólo documentos efectivamente pagados en el período a rendir, por lo cual, se acepta declarar documentos con fechas entre noviembre del año anterior al año a rendir, hasta el 31 de diciembre del año a rendir.
Por lo tanto, declare el año 2013 cuando el gasto se haya realizado entre el 01-01-2013 y el 31-12-2013, y su pago se haya efectuado durante el año 2013.
Sólo se pueden declarar documentos que no hayan sido ingresados en procesos anteriores de rendición de cuentas de Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento.
Importante: los establecimientos educacionales que no efectuaron la rendición de cuentas correspondiente al año 2012, deben contemplar el gasto efectuado entre 01-01-2012 y el 31-12-2012, su pago se haya efectuado durante el año 2012, y en el período (del archivo CSV) se debe indicar el año 2012.
Cuenta: Se refiere al código que identifica el tipo de gasto que se quiere rendir. En esta rendición las cuentas permitidas son las siguientes:
CUENTAS DE GASTOS PARA RBD CÓDIGO
Gastos en Recursos de Aprendizaje
Implementos de Laboratorio 93110
Implementos Deportivos 93111
Instrumentos Musicales y Artísticos 93112
Recursos Audiovisuales y Software Educativo 93113
Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico
Equipos Informáticos 94121
Equipos Reproductores de Imagen 94122
Equipos Multicopiadores 94123
Equipos de Amplificación y Sonido 94124
Equipos de Fotografía y Filmación 94125
Pizarras Interactivas 94126
Otros Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico [Considerados Art 5 DFL-2] 94128 Gastos en Imprevistos Caja Chica 95129 Gastos en Infraestructura Ventanas y Vidrios 96131 Mobiliario Escolar 96132 Puertas 96133 Pinturas 96134
Instalaciones Eléctricas e Iluminación 96135
Instalaciones de Gas 96136
Instalaciones de Agua 96137
Alcantarillados o Pozos Sépticos 96138
Servicios Higiénicos 96139 Cierres Perimetrales 96140 Cielos y Techumbres 96141 Contenedor de Basura 96142 Extintores 96143 Escalas 96144
Construcción de Infraestructura [Obra Gruesa] 96145
Reparación de Infraestructura [Obra Gruesa] 96146
Otros Gastos en Infraestructura [Considerados Art 5 DFL-2] 96147 Gastos en Personal
Contratación de Servicios a Honorarios 97151
Tipo de Documento: corresponde al código del documento, y está definido sólo para letra mayúscula, por tal motivo, no los ingrese con letra minúscula.
Tipo de Documento Código
BOLETA BOL
BOLETA EXENTA BOLE
BOLETA HONORARIO BOLH
BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC
BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX
BOLETA DE HONORARIO ELECTRÓNICA BOLHE
FACTURA FAC
FACTURA EXENTA FACE
FACTURA ELECTRÓNICA FACEL
FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA FACEX
OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE
BOLETAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS BPST BOLETA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS ELECTRÓNICA BPSTE
El sistema no cargará ningún tipo distinto a los indicados en el listado. Tampoco se aceptarán comprobantes informales, por ejemplo: vales por, boletas o facturas sin la autorización del Servicio de Impuestos Internos.
Número de Documento: Corresponde al número correlativo que individualiza al documento. Detalle: Breve descripción del gasto registrado en el comprobante respectivo.
Fecha: Fecha de emisión del documento, acepta el formato “DD-MM-AAAA”, por ejemplo: 02-10-2013. RUT Proveedor: Ingrese el RUT del proveedor que emitió el documento. Excepto en el caso de las Liquidaciones de Sueldo que debe ingresar el RUT del beneficiario.
Nombre del Proveedor: Ingrese la razón social o nombre del proveedor, que emitió el documento. Excepto en el caso de las Liquidaciones de Sueldo que debe ingresar el nombre del beneficiario.
Monto Declarado: Corresponde al monto total o parcial del documento que requiera declarar.
Cuando existe prorrateo de documento, es decir cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, se debe cumplir que la suma de los valores declarados para cada establecimiento, no puede superar el valor total del documento.
8. ESTADO DE RESULTADO
El estado de resultado está constituido por los ingresos y gastos de cada período. Para facilitar la búsqueda de las cuentas de gastos a utilizar, éstas se clasificaron en categorías.
8.1. Ingresos.
Los montos precargados corresponden a los entregados por la Coordinación Nacional de Subvenciones, estos ingresos son referenciales por lo que se pueden modificar.
Importante: tal como se mencionó en la sección 6.4, se debe acreditar las modificaciones en el proceso de fiscalización que se realice una vez terminada la rendición de cuentas.
8.1.1. Categorías de ingresos para RBD
Pago Subvención Mantenimiento: Corresponde a los ingresos recibidos por la Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento, independiente de la forma de pago.
Pago Reliquidación Por Sistema Subvención Mantenimiento: Considera las reliquidaciones o correcciones en el pago de la Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento realizadas en el periodo que se rinde.
Pago Manual o Fuera de Sistema Subvención Mantenimiento: Corresponde a correcciones en el pago, realizadas manualmente, en el periodo que se rinde y que corresponde a la Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento.
8.2. Gastos.
Las cuentas de gasto se clasifican en categorías, las que se describen a continuación. 8.2.1. Categoría de Gastos para RBD.
Gastos en Recursos de Aprendizaje.
Implementos de Laboratorio: Gastos incurridos para la conservación, reparación y reposición de laboratorios de matemáticas, química, biología, física u otros necesarios para el aprendizaje de los alumnos.
Implementos Deportivos: Corresponden a los gastos efectuados en la conservación, reparación y reposición de implementos deportivos tales como: colchonetas, caballetes, balones u otros necesarios para el aprendizaje de los alumnos.
Instrumentos Musicales y Artísticos: Considera los gastos incurridos en la conservación, reparación y reposición de instrumentos musicales y artísticos tales como: guitarras, flautas, órganos u otros necesarios para el aprendizaje de los alumnos.
Recursos Audiovisuales: Gastos efectuados en la conservación, reparación y reposición de recursos audiovisuales u otros necesarios para el aprendizaje de los alumnos.
Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico.
Equipos Informáticos: Corresponden a los gastos realizados por la conservación, reparación y reposición de Computadores, Notebook, Netbook, Tablet u otros equipos informáticos. Equipos Reproductores de Imagen: Registra los gastos incurridos en la adquisición de televisores, reproductores de DVD, Data Show u otros equipos reproductores de imagen.
Equipos Multicopiadores: Son los gastos efectuados en la conservación, reparación y reposición de impresoras, fotocopiadoras, escáner u otros equipos multicopiadores.
Equipos de Amplificación y Sonido: Son los gastos generados en la conservación, reparación y reposición de radios, amplificadores, parlantes, micrófonos u otros equipos de sonidos. Equipos de Fotografía y Filmación: Corresponden a los gastos realizados por la conservación, reparación y reposición de cámaras fotográficas, equipos de filmación u otros equipos de obtención de imagen.
Pizarras Interactivas: Considera los gastos incurridos en la conservación, reparación y reposición de pizarras interactivas u otros equipos similares.
Otros Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico [Considerados en Art 5 DFL-2]: Registra los gastos que no pueden ser ingresados en alguno de estos ítems necesario para la conservación, reparación y reposición de los mismos.
Gastos en Imprevistos.
Caja Chica: Contempla gastos que se originan por situaciones emergentes, a los cuales se debe dar rápida respuesta, tales como: cambio de chapas, reparaciones menores de griferías, arreglos de enchufes, arreglos de mobiliario escolar.
Se pueden declarar documentos hasta por un valor de $100.000.
No se deben declarar en este ítem los pagos de consumos básicos (agua, gas, electricidad, teléfonos, internet u otro servicio), honorarios, anticipos de remuneraciones e impuestos de ninguna naturaleza, ni inversiones.
Todos los gastos imputados a esta partida, deben justificarse con boleta de compraventa u otros documentos, debidamente autorizados por el Servicio de Impuestos Internos.
Gastos en Infraestructura
Ventanas y Vidrios: Corresponden a los gastos realizados por concepto de reposición y reparación de vidrios y ventanas por parte del sostenedor.
Mobiliario Escolar: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación o reposición del mobiliario escolar del establecimiento educacional.
Puertas: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de puertas del establecimiento educacional.
Pinturas: Corresponden a los gastos realizados por concepto de compra de pinturas para el establecimiento educacional.
Instalaciones Eléctricas e Iluminación: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de instalaciones eléctricas, Ejemplo: ampolletas, tubos fluorescentes, lámparas y/o instalaciones eléctricas necesarias para el funcionamiento de establecimiento educacional.
Instalaciones de Gas: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de las instalaciones de gas del establecimiento educacional.
Instalaciones de Agua: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de las instalaciones de agua del establecimiento educacional.
Alcantarillados o Pozos Sépticos: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de alcantarillados y/o pozos sépticos del establecimiento educacional.
Servicios Higiénico: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación de Servicios Higiénicos.
Cierre Perimetrales: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de cierres perimetrales del establecimiento educacional.
Cielos y Techumbres: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de cielos y techumbres del establecimiento educacional.
Contenedor de Basura: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de contenedores de basura del establecimiento educacional.
Extintores: Corresponden a los gastos realizados por concepto de compra y recarga de extintores necesarios para el establecimiento educacional.
Escalas: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación de las escalas del establecimiento educacional.
Construcción de Infraestructura [Obra Gruesa]: Corresponden a los gastos realizados por concepto de conservación, reparación y reposición de infraestructura, tales como: salas de clases, casinos, oficinas, etc. que son necesarias para el funcionamiento del establecimiento educacional.
Otros Gastos en Infraestructura [Considerados Art 5 DFL-2]: Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguna de estas subcategorías y que son necesarios para el establecimiento educacional.
Gastos en Personal.
Contratación de Servicios a Honorarios: Corresponden a los gastos realizados por la contratación bajo la modalidad a honorarios, para que se realicen funciones de conservación y reparación de los locales, su equipamiento, mobiliarios y otros similares.
9. CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Al finalizar el ingreso de todos los gastos, se debe cerrar la rendición de cuentas. Para esto, seleccione el recuadro azul “Cerrar Rendición de Cuentas”.
Para finalizar la rendición de cuentas, seleccione el periodo respectivo, y presione “Cerrar Rendición de Cuentas”.
Posteriormente, el sistema desplegará un mensaje indicando que la rendición se encuentra cerrada, y permitirá revisar el Certificado de Rendición de Cuentas. Para esto, se debe seleccionar “Volver”, tal como se muestra en la imagen a continuación.
En el sistema, se debe seleccionar nuevamente: Subvención, Período y RBD del establecimiento. A continuación, dirigirse a la sección “Cerrar Rendición de Cuentas”, en donde se mostrará la opción “Ver Estado de Resultado”, tal como se presenta en la siguiente imagen.
Al seleccionar “Ver Estado de Resultado”, el sistema mostrará el Certificado Rendición de Cuentas Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento, que indicará:
• Nombre y RUT del Sostenedor(a) y/o Representante Legal del respectivo Establecimiento Educacional. • Fecha y hora en la que se cerró la rendición de cuentas.
• Año y estado de rendición.
• Detalle de Ingresos, Gastos, Gastos Rechazados y Saldo Final del Período.
Este certificado acredita que el Sostenedor(a) realizó el Cierre de la Rendición de Cuentas.
10. ACREDITACIÓN DE SALDOS
Esta acción es responsabilidad del Sostenedor, y sólo se puede realizar cuando todas las rendiciones de cuenta de los establecimientos bajo su dependencia se encuentren declaradas y cerradas.
Habilitada la sección “Acreditación de Saldo”, el sostenedor deberá ingresar la información y subir los documentos que acrediten que cuenta con los fondos de la Subvención de Apoyo al Mantenimiento aún no gastados. Los documentos deben tener fecha 31 de diciembre de 2013. El módulo mostrará dos opciones “Acreditar Saldo” y “Finalizar Acreditación de Saldo”, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón “Acreditar Saldo” se mostrará lo siguiente:
Al hacer clic en el botón “Agregar Cuenta” se desplegará un formulario en el cual deberá ingresar la información de la entidad bancaria que emitió el documento que le permitirá acreditar el saldo de recursos Apoyo al Mantenimiento al 31-12-2013.
Los documentos válidos que permitan acreditar saldos son: cartola de cuenta corriente y/o certificado del banco. Para cumplir con la declaración de información en esta etapa, debe escanear o fotografiar el documento con el cual acreditará su saldo y guardarlo en el equipo para realizar la rendición de cuentas. Posteriormente, debe seleccionar el botón “Seleccionar archivo” para cargar el documento.
Para finalizar la carga de información, debe seleccionar el botón “Guardar”, y por último seleccionar la opción “Finalizar Acreditación de Saldo”.
El sistema generará un certificado de acreditación de saldo, para visualizarlo seleccione “Ver Certificado”.
