Instructivo de
Movimiento de Personal
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev
Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
0 29.09.2014 Instructivo de Movimiento de Personal
Cynthia Noel Analista de Relaciones Laborales
Jorge Palacios Jefe de Adm. Obras
Donny López Jefe de RCyB Brandon Fernandez Jefe de NyRH Billy Trejo Jefe de PyAT Melquiades Damián Jara Gerente de GTHyS
1 08.07.2015 Modificación del contenido
Ester Torres Analista de Gestión del Talento Humano y Sostenibilidad Brandon Fernández Jefe de NyRH Fernando Raygada Gerente de Adm. de Obra Melquiades Damián Jara Gerente de Gestión del Talento Humano y Sostenibilidad
Tabla de contenido 1. Propósito ... 3 2. Alcance ... 3 3. Documentos de referencia... 3 4. Definiciones ... 3 5. Desarrollo ... 4 6. Responsabilidad ... 8 7. Anexos ... 8
1. Propósito
Instruir a todo el personal de la organización respecto a los pasos a seguir para realizar movimientos de personal.
2. Alcance
Este instructivo rige para los trabajadores del grupo COSAPI S.A. (en adelante Cosapi) a nivel nacional e internacional y los consorcios en los que Cosapi tenga la administración.
3. Documentos de referencia
PG-GTHyS-35. Procedimiento para la atención de renuncias voluntarias.
PG-SIS-07. Procedimiento para recepción y devolución de equipos informáticos y de telecomunicaciones.
IT-GGTHyS-031. Instructivo para el uso del Sistema de Reclutamiento de Personal.
4. Definiciones
4.1. Trabajador: Personal del Régimen Común o Régimen de Construcción Civil de Cosapi.
4.2. Centro de Responsabilidad (en adelante CR): Área y/o Proyecto de la empresa que asume los costos referidos al trabajador y/o al área
4.3. Hoja de Movimiento de Personal (en adelante HM): Formato que debe ser completado correcta y oportunamente para actualizar datos1 y/o realizar alguna gestión: reingreso, transferencia, promoción, cambio de función, cese (Ver Anexo 01).
4.4. Fecha Efectiva: Fecha en la cual se debe hacer efectivo el movimiento solicitado a través de la HM (esta fecha no es coincidente con la fecha de emisión de la HM, se entiende que la HM debe ser emitida con anterioridad o pudiera ser emitida en forma posterior en casos excepcionales de regularización).
4.5. Datos Personales: Campo que el trabajador llena para actualizar algún dato personal y/o formalizar alguna gestión.
4.6. Cambio Domicilio: Campo que el trabajador llena para informar sobre su domicilio actual.
4.7. Nuevos Familiares: Campo que el trabajador llena para informar sobre un nuevo derechohabiente.
4.8. Estudios: Campo que el trabajador llena para informar sobre la obtención de algún grado académico o culminación de algún estudio de post-grado.
4.10. Reingreso: Acto mediante el cual el trabajador, que fue cesado por un lapso de tiempo menor al de 06 meses, es contratado nuevamente.
4.11. Transferencia: Acto mediante el cual un trabajador, que ha terminado su participación en Sede Central o Proyecto, es trasladado a otro CR.
4.12. Promoción: Acto mediante el cual el trabajador asciende de la siguiente manera: - Promoción de Obrero de Régimen Común (Cía. 47) a Empleado (Cía. 1). - Promoción de Obrero de Régimen de Construcción Civil a Empleado (Cía. 1). - Promoción del nivel jerárquico dentro de la Nómina de Empleados (Cía. 1). - Promoción de Practicante pre-profesional a Empleado (Cía. 1).
- Promoción de la categoría en el mismo nivel jerárquico dentro de la Nómina de Empleados (Cía. 1).
4.13. Cambio de función: Modificación del cargo que desempeña el trabajador asociado a sus nuevas funciones.
4.14. Cambio de sueldo: Modificación del sueldo que percibe el trabajador.
4.15. Cese: Acto mediante el cual, se da por terminado la relación laboral con el trabajador, debido al término de participación en el Proyecto, renuncia voluntaria, termino de contrato u otra causal.
4.16. Sistema de Reclutamiento de Personal (en adelante SRP): Aplicación web diseñada para el proceso de reclutamiento, selección e ingreso del personal, que permite observar la información actualizada en tiempo real, de las diferentes etapas en las que se encuentra el personal solicitado.
5. Desarrollo
El movimiento de personal consiste en la variación de la situación laboral o información del colaborador. El medio para solicitar dichas variaciones es la denominada Hoja de Movimiento (HM). Las variaciones pueden ser: actualización de datos personales, domicilio, nuevos familiares y estudios, solicitud de vacaciones, reingreso, transferencia, promoción, cambio de función, cambio de sueldo y cese.
5.1. Término de participación en Proyecto
El Administrador de Obra / Jefe Directo que tome conocimiento que el trabajador culminará su participación en el Proyecto, deberá comunicarlo, mediante correo electrónico, en un plazo de 30 días calendarios previos a la fecha prevista de término de participación en el Proyecto, a la Unidad de Negocio a la que pertenece el trabajador y a la Jefatura PAT con la finalidad de definir la nueva situación del trabajador. Una vez definido su status; PAT comunicará al / los CR(s) involucrado(s) a fin de que se tome la acción correspondiente: transferencia, vacaciones o cese.
5.2. Reingreso / Transferencia de Personal2
En los casos de Reingreso de trabajadores que tengan menos de 06 meses fuera de la compañía o Transferencia de Personal entre planillas administradas por Cosapi, El Administrador del Proyecto solicitante debe requerir al Área o Gerencia de Sede Central correspondiente la aprobación del reingreso o transferencia de personal (p.e. para transferir a un Ingeniero de Oficina Técnica, deberá solicitar la aprobación del Área de Oficina Técnica de Sede Central). Una vez recibida dicha aprobación, deberá seguir los siguientes pasos:
- Ingresar el requerimiento al Sistema de Reclutamiento de Personal (en adelante SRP).
- Coordinar la evaluación médica con la Gerencia de SSOMA, mediante el SRP.
- Llenar y obtener las firmas en la HM3.
- Solicitar la emisión del contrato al Área de Nóminas y Riesgos Humanos a través del SRP y obtener la firma del colaborador.
- Coordinar con la Gerencia de SSOMA la entrega de resultados de la Evaluación médica al colaborador.
- Registrar en el SRP y coordinar la movilización del colaborador. - Registrar la fecha de llegada a obra en el SRP.
5.3. Actualización de datos del trabajador
En caso el trabajador desee actualizar sus datos, deberá realizar lo siguiente: 5.1.1 Llenar el/los campo(s) correspondiente(s)4 de la HM incluyendo su firma. 5.1.2 De estar en Sede Central, el trabajador deberá entregar la HM en físico al
área de Nómina y Riesgos Humanos (en adelante NyRH). En caso se encuentre en Proyecto, deberá entregar la HM a la Administración del Proyecto, quienes la enviarán, por correo electrónico, a NyRH.
5.4. Solicitud de Vacaciones
En caso el trabajador desee solicitar vacaciones, deberá realizar lo siguiente: 5.2.1 Solicitar a su Jefe Directo el uso de sus vacaciones por un periodo de tiempo
determinado, el cual no deberá ser menor a 7 días.
5.2.2 Llenar sus datos y el campo de vacaciones de la HM, incluyendo su firma. 5.2.3 Solicitar al su Jefe Directo la firma de la HM.
2
5.2.4 En Proyecto, el trabajador deberá entregar la HM a la Administración del Proyecto, quienes la enviarán, por correo electrónico, a NyRH. En caso se encuentre en Sede Central, el trabajador deberá entregar la HM en físico al área previamente mencionada.
La HM deberá presentarse antes de la fecha de inicio del goce de vacaciones. 5.5. Promoción
En caso el Jefe Directo desee solicitar una promoción5; deberá llenar los datos correspondientes de la HM, incluyendo su firma. Posterior a ello, deberá llenar el Solicitud de Promoción (Ver Anexo 02). Ambos documentos los deberá entregar a la Jefatura de GTHyS que corresponda. En caso el Jefe Directo se encuentre en Proyecto, deberá entregarla a la Administración del Proyecto para que la envíen, por correo electrónico, a la Jefatura de GTHyS.
En caso la Promoción sea aprobada por GTHyS6; esta área será la responsable de iniciar con la gestión correspondiente. Es pertinente mencionar que toda promoción se hará efectiva al mes siguiente de su aprobación.
GTHyS Trabajador Tipo de Promoción Recibe HM Cambio de Categoría Carta de Promoción7
OPO PAT CyDH
Obrero de Régimen Común (Cía 47) a Empleado (Cía 1) Si N/A Obrero de Régimen de Construcción Civil a Empleado (Cía 1) Si N/A
Nivel jerárquico dentro de la Planilla Empleados (Cía 1) Si Si Practicante pre-profesional a Empleado (Cía 1) Si N/A Categoría en el mismo nivel jerárquico dentro de la Planilla
Empleados (Cía 1)
Si Si
Figura1. Matriz de Promoción
5
Si la fecha de término de participación en Proyecto del trabajador está programada en los próximos 60 días; la solicitud de promoción será considerada al iniciar en el nuevo CR.
6
En caso de la Promoción de Gerentes, ésta deberá ser aprobada también por la Gerencia General. 7
En la Carta de Promoción figurará la nueva categoría del trabajador. En este caso, la remuneración será revisada y comunicada en el Proceso de Revisión Salarial Anual correspondiente al siguiente año.
5.6. Cambio de Función
Cada mes, el Administrador de Obra deberá validar el padrón de trabajadores, de su Proyecto a cargo, que envía la Jefatura de NyRH. En caso se solicite un cambio de función; ésta deberá ser acompañada por la HM y el perfil del de dicho puesto. En caso GTHyS apruebe el cambio de función, éste será visualizado a partir de la boleta del mes siguiente de la aprobación.
5.7. Cambio de Sueldo
GTHyS será el encargado de registrar este campo en caso se registre alguna variación salarial al gestionar el reingreso de un trabajador. Es pertinente mencionar que este recuadro se utilizará únicamente cuando el trabajador que está reingresando se haya retirado de la compañía antes de la Revisión Salarial Anual correspondiente al periodo trabajado.
5.8. Cese
En caso de renuncia, el Administrador de Obra o Jefe Directo, en Sede Central, deberá enviar al área de Compensaciones y Beneficios la Carta de Renuncia y HM con los datos personales, firma del trabajador y Jefe Directo.
Por su parte, cuando se trate de un término de contrato o del Proyecto, el Administrador de Obra o Jefe Directo, en Sede Central, deberá enviar la HM con los datos personales, firma del trabajador y Jefe Directo a la Jefatura de NyRH.
En ambos casos, la HM deberá ser enviada durante el mes del cese del trabajador. A continuación, se podrá encontrar todos los pasos que deberá realizar el trabajador que se está desvinculado del Proyecto o Sede Central, dependiendo de su tipo de contrato y motivo de cese.
Figura 2. Matriz de Cese de Personal.
6. Responsabilidad
6.1. El Administrador de Obra será responsable de difundir y aplicar este instructivo, en coordinación con las Jefaturas de GTHyS.
6.2. Los Administradores de Obra y Jefes Directos serán los responsables de ejecutar lo que se ha descrito en este instructivo.
6.3. Todos los trabajadores están obligados a cumplir lo establecido en el presente instructivo.
7. Anexos
7.1. Anexo 01: Hoja de Movimiento de Personal. (FT-GTHyS-02-A) 7.2. Anexo 02: Solicitud de Promoción. (FT-GTHyS-02-B)
8
El trabajador está obligado a recoger sus documentos de Cese, los cuales se generan en GTHyS. En caso no pueda acercarse a Sede Central, deberá recoger estos documentos en la Administración del Proyecto correspondiente. En ambos casos, el trabajador se deberá acercar en la fecha indicada por la persona que le entregará los mismos.
9
Ver Procedimiento para recepción y devolución de equipos informáticos y de telecomunicaciones. 10
Ver Instructivo de atención a renuncias voluntarias.
Tipo de Contrato Motivo de Cese Gestiona HM Recoge doc. de Cese8 Recibe pago de Beneficios Sociales Firma Acta de Libre Adeudo9 Asiste a entrevista de Salida10 Realiza Examen Médico de Retiro A plazo fijo Término de Proyecto No aplica Término de Contrato No aplica Transfe-rencia a otro Proyecto No aplica Despido No aplica Renuncia Indeter-minado Despido No aplica Renuncia
Fecha Efectiva
APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRES
N° PASAPORTE N° C. EXT.
EPS - BÁSICO
CORREO PERSONAL EPS - ASISTENCIAL
ESTADO CIVIL (adjuntar documento) PROPIEDADES ESSALUD SOLTERO CONVIENTE DIVORCIADO VIVIENDA PROPIA
CASADO SEPARADO VIUDO AUTO PROPIO
-
--
-COD C.R. COD C.R.
RENUNCIA TÉRMINO DE CONTRATO OTRO:_________________
LUGAR DE TRABAJO ACTUAL COD C.R. NUEVO LUGAR DE TRABAJO COD C.R.
FUNCIÓN ACTUAL COD C.R. NUEVA FUNCIÓN COD C.R.
OBSERVACIONES NUEVOS FAMILIARES
(adjuntar DNI)
APELLIDO PATERNO - MATERNO - NOMBRES
CAMBIO DOMICILIO
CALLE/ AV. / JIRON - Nº / MZ / LOTE - URBANIZACIÓN
DISTRITO PROVINCIA DEPARTAMENTO PAÍS
TELÉFONO (COD. ZONA + NÚM ERO) CELULAR (COD. ZONA + NÚM ERO)
PARENTESCO F. NA CIM IENTO DNI
MOVIMIENTO DE PERSONAL
DD/M M /A A
MATRÍCULA
DATOS PERSONALES
DNI SEGURO MÉDICO
N° BREVETE BANCO N° DE CUENTA N° CARNET ESSALUD
VACACIONES PERIODO 1 (AAAA-AAAA) DEL (DDM M AA) AL (DDM M AA) DÍ AS PERIODO 2 (AAAA-AAAA) ESTUDIOS (adjuntar constancia)
PROFESIÓN GRADO ALCANZADO COLEGIO PROFESIONAL
NOMBRE DE CURSO INSTITUCIÓN FECHA INICIO
N° COLEGIATURA DEL (DDM M AA) AL (DDM M AA) DÍ AS PERIODO 3 (AAAA-AAAA) DEL (DDM M AA) AL (DDM M AA) DÍ AS PERIODO 4 (AAAA-AAAA) DEL (DDM M AA) AL (DDM M AA) DÍ AS FECHA FIN REINGRESO
FUNCIÓN INICIO CONTRATO
(DDM M AA)
FIN CONTRATO
(DDM M AA) SUELDO
LUGAR DE TRABAJO CR QUE ASUME COSTO
S/.
CESE
FECHA DE CESE (DDM M AA)
NOTA: LA FIRMA DEL DOCUMENTO POR PARTE DEL TRABAJADOR DA SU CONFORMIDAD CON LA FECHA DE LIQUIDACIÓN INDICADA.
TRANSF. PROMOCIÓN CAMBIO DE FUNCIÓN INICIO CONTRATO (DDM M AA) FIN CONTRATO (DDM M AA) CAMBIO DE SUELDO
SUELDO ACTUAL NUEVO SUELDO MOTIVO
COSAPI S.A. GTHyS SOLICITANTE JEFE SOLICITANTE CARGO CR / PROYECTO
DATOS DEL TRABAJADOR
A llenar por GTHyS
MATRICULA NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO ACTUAL CARGO PROMOCIÓN CATEGORÍA ACTUAL CATEGORÍA PROMOCIÓN
JUSTIFICACION
Firma y Sello del Solicitante Firma del Gerente de GTHyS Firma del Gerente General
(Promociones a nivel Gerencial)
SOLICITUD DE PROMOCIÓN
