PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN DE SERVICIOS PLENOS, PARA LAS CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD Y GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS ISLAS BALEARES EN 2013, SIGUIENDO LO ESTABLECIDO EN EL PLAN INTEGRAL DE TURISMO (2012-2015)
1. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto de este contrato de servicios consiste en la contratación de una agencia de publicidad y comunicación de servicios plenos que asesore y diseñe la creatividad, folletos, catálogos y contenidos, gestione la comunicación, y que asesore, planifique, gestione, ejecute y controle el plan de mitigación y las campañas publicitarias sujetas a
co-marketing de la Agencia de Turismo de las Islas Baleares en 2013. Todo ello, siguiendo
lo establecido en el Plan Integral de Turismo (2012-2015)
El contrato de servicios integra el asesoramiento en la creatividad publicitaria para todas las campañas que realice la Agencia de Turismo de las Islas Baleares en 2013 (en adelante ATB), así como su diseño y producción.
Asimismo, deberá asesorar, crear, diseñar y maquetar tanto folletos, catálogos, como contenidos (tanto para web, como para cualquier otro soporte). Se incluye el rediseño de los ya existentes.
Gestión de la comunicación directa de la ATB con los medios de comunicación nacionales e internacionales y todo lo relativo a la atención a periodistas que se desplazan a las islas para elaborar reportajes que pueden despertar el interés de futuros visitantes.
El asesoramiento, planificación, realización y el análisis de los resultados de las campañas publicitarias en los distintos medios de comunicación de los mercados emisores que estén sujetas a la modalidad de co-marketing y suscritas a través de distintos convenios de colaboración con entidades del sector.
Además, realizará el asesoramiento, planificación, realización y ejecución, así como el análisis de los resultados obtenidos en el plan de mitigación para la gestión de eventuales situaciones de crisis en los mercados emisores de las marcas gestionadas por la ATB.
Las Islas Baleares aspiran poder captar nuevos turistas en mercados consolidados, en desarrollo e incipientes, potenciando aquellos productos turísticos que ofrezcan una mayor rentabilidad económica por turista y que, a su vez, contribuyan a la desestacionalización y a través del desarrollo de productos (up-experience y
cross-experience). Este nuevo planteamiento, recogido en el PITIB, debe de ser transmitido en
los mercados turísticos emisores con el propósito de lograr la consolidación de las marcas en los mercados en términos de notoriedad y diferenciación del destino como motivacional y experiencial.
Es competencia de la Agencia de Turismo de las Islas Baleares potenciar el posicionamiento de las marcas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y Palma de Mallorca a través de campañas publicitarias de índole turística.
Todas las actuaciones que se vayan a llevar a cabo deberán consensuarse y aprobarse previamente por la ATB. Dichas acciones deberán alinearse con los objetivos de promocionales y de actuación definidos en el Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares (2012-2015), así como, en función de los acuerdos, derivados de la convocatoria del co-marketing, suscritos entre la ATB y diversas entidades/empresas cuya correcta ejecución dependa de este contrato.
Son objeto de este contrato los siguientes servicios: a) Asesoramiento en la definición de:
Ideas creativas.
Objetivos de comunicación. Mensajes a comunicar.
Las combinaciones marca/producto/mercado ligadas a la creatividad. Diseño, producción y adaptación de las piezas creativas.
El diseño, creación y maquetación de folletos, catálogos y contenidos (tanto para web, como para cualquier otro soporte)
La planificación del óptico de acciones de sujetas a co-marketing.
Gestión de la comunicación directa de la ATB con los medios de comunicación nacionales e internacionales y todo lo relativo a la atención a periodistas que se
desplazan a las islas para elaborar reportajes que pueden despertar el interés de futuros visitantes.
Un plan de mitigación ante posibles situaciones que influyan en los mercados emisores. El adjudicatario será responsable de identificar el escenario, establecer los medios y canales de comunicación más adecuados y llevar a cabo las acciones de comunicación en forma eficiente y eficaz para resarcir y/o minimizar los impactos causados por la ocurrencia de los hechos antes señalados.
Indicadores para la correcta medición de resultados obtenidos. b) La planificación de:
Del óptico de las acciones (timing) que dependan de convenios de colaboración en modalidad co-marketing suscritos entre la ATB y otras empresas/entidades. La agencia de publicidad deberá diseñar, gestionar, ejecutar, controlar y medir dichas acciones.
La gestión de la comunicación directa y la atención a periodistas.
Las estrategias, tácticas y acciones que conformen el plan de mitigación. c) La realización y ejecución de las campañas y acciones, que comprenderá:
Elaboración de la idea creativa y diseño de todas las creatividades necesarias para la ejecución de las campañas publicitarias que lleve a cabo la ATB en 2013, así como, aquellas que sean necesarias para la correcta ejecución del óptico de
co-marketing y el plan de mitigación, así como sus adaptaciones.
Todos los gastos de pre-producción, producción y post-producción de las distintas piezas creativas para los diversos medios que se utilicen en las campañas en las que participe la ATB, así como su adaptación a los distintos soportes. La agencia adjudicataria correrá con todos los gastos de traducción de las piezas creativas a los idiomas necesarios para la idónea emisión de las campañas en los mercados emisores.
Diseño y producción de todos los folletos, catálogos o contenidos (tanto para web, como para cualquier otro soporte) y reedición de los ya existentes, según las necesidades operativas existentes.
Contratación de los espacios, soportes y medios técnicos necesarios para la
colaboración en modalidad de co-marketing suscritos por la ATB en 2013, así las contrataciones precisas para desarrollar el plan de mitigación.
El adjudicatario no podrá entregar material alguno a los soportes sin previa autorización por escrito de la ATB. Asimismo, correrá con todos los gastos derivados de la inserción en los mismos, tales como adaptaciones de formatos, copias, envíos, derechos, etc.
Ejecución, desarrollo, gestión y control de las campañas ETC (Embrace the
Customer) incluidas en los convenios de colaboración en modalidad de
co-marketing suscritas entre la ATB y diversas entidades del sector.
La gestión y control inserciones. El adjudicatario será el responsable de entregar
las copias en los formatos requeridos por cada soporte, y se hará cargo de los costes de adaptación de los originales de todas las campañas sujetas a los convenios de colaboración en modalidad de co-marketing suscritos por la ATB en 2013, así del plan de mitigación.
Gestión de la comunicación directa de la ATB con los medios de comunicación nacionales e internacionales y todo lo relativo a la atención a periodistas que se
desplazan a las islas para elaborar reportajes que pueden despertar el interés de futuros visitantes.
La creación, diseño, y ejecución de un plan de comunicación de mitigación estructurado según la combinación marca/producto/mercado incluida en el PITIB.
El adjudicatario deberá gestionar las situaciones eventuales de crisis y la realización y ejecución de propuestas de acciones de comunicación adecuadas ante situaciones imprevistas y circunstanciales acaecidas y que afecten a los mercados emisores. El adjudicatario correrá con todos los gastos derivados de la puesta en marcha y ejecución del plan (inserciones publicitarias, relaciones públicas…) cuyo coste será incluido en este contrato.
El contrato contempla además la realización de acciones puntuales de relaciones públicas o de comunicación de crisis contenidas en un plan de mitigación con el fin de minimizar los posibles impactos de situaciones graves imprevistas o circunstanciales en los mercados emisores de turismo, y que se recogen en el PITIB, las cuales afecten a la demanda turística hacia el destino o a la imagen de las marcas turísticas de las Islas Baleares.
d) El análisis de los resultados, desde el inicio de la primera acción publicitaria.
El adjudicatario deberá realizar una medición continua de los resultados obtenidos con la ejecución de las campañas incluidas en el óptico de acciones de co-marketing. Para ello, deberá realizarse un tracking accesible.
También deberá llevar a cabo un análisis de los resultados obtenidos en la gestión de la comunicación directa y en el plan de mitigación.
Así mismo, el adjudicatario deberá realizar un informe final con una valoración global de los resultados obtenidos y de los objetivos alcanzados.
e) La realización de una memoria del proyecto, una vez finalizada la campaña, la empresa adjudicataria deberá entregar un dossier que conste como mínimo de los puntos descritos en el apartado 12. (Memoria del proyecto).
2. MARCA, MERCADOS, PRODUCTOS y PÚBLICO OBJETIVO
Siguiendo las directrices establecidas en el Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares
(2012-2015) (en adelante PITIB) se definirán las estrategias, tácticas y acciones a
desarrollar que deberán estar vinculadas al trinomio marca/producto/mercado. 2.1 MARCAS
Las marcas turísticas de las Islas Baleares son las que se definen en el PITIB: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y Palma de Mallorca.
La utilización de las mismas por parte del adjudicatario debe realizarse, única y exclusivamente, para los fines expuestos en este contrato, y siempre respetando el manual de estilo que se facilitará al adjudicatario por parte de la ATB.
Bajo ningún concepto podrán ser utilizadas para ningún otro fin. 2.2. MERCADOS
Los mercados a los cuales deben ir dirigidas las campañas son los que se recogen el Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares (2012-2015) englobados en cuatro grandes
Mercados consolidados: ◦ Nacional ◦ Reino Unido ◦ Alemania ◦ Francia ◦ Italia Mercados en desarrollo: ◦ Suiza ◦ Dinamarca ◦ Bélgica ◦ Austria ◦ Irlanda ◦ Países Bajos ◦ Portugal ◦ Noruega ◦ Suecia ◦ Finlandia Mercados incipientes: ◦ Rusia ◦ Polonia ◦ Israel ◦ Bulgaria ◦ República Checa ◦ Ucrania Mercados overseas: ◦ Canadá ◦ EEUU 2.3 PRODUCTOS
Se seguirá la clasificación de categorías de producto que se adjunta, que corresponde a la última versión modificada del PITIB
CATEGORIA LÍNEA SITUACIÓN
Costa y Litoral Sol y playa Madurez/Reinvención
Costa y Litoral Pueblos costeros Madurez/Reinvención
MICE ICC Crecimiento
Naturaleza Espacios Naturales/Ecoturismo Crecimiento
Naturaleza Senderismo Crecimiento
Naturaleza Nordic Walking Introducción
Naturaleza Activo Crecimiento
Naturaleza Turismo Rural Crecimiento/Madurez
Naturaleza Turismo Ecuestre Introducción
Naturaleza Bird Watching Introducción
Naturaleza Turismo Marinero Introducción
Cultura Cultural Crecimiento
Cultura Religioso Introducción
Cultura Cinematográfico Introducción
Cultura Idiomático Introducción
Cultura Educativo Introducción
Gastronomía Gastronómico Introducción
Gastronomía Enoturismo Introducción
Gastronomía Oleoturismo Introducción
Deportes Cicloturismo Madurez
Deportes Náutica Madurez
Deportes Golf Crecimiento
Ocio Ocio nocturno Introducción/Crecimiento
Ocio Grandes eventos Introducción
Ocio Élite Introducción
Ocio Turismo Familiar Introducción
Ocio Cruceros Introducción
Salud Wellness Crecimiento
Salud Sanitario Introducción
Urbano Shopping Crecimiento
Urbano Urbano Crecimiento
2.4 PÚBLICO OBJETIVO
El público objetivo debe ajustarse a la combinación marca/producto/mercado establecida en el PITIB. Tomando como referencia cada una de las segmentaciones, se podrán establecer nichos concretos de actuación, que deberán ser justificados mediante estudios por el adjudicatario.
Es importante remarcar la importancia de la imagen de marca y el posicionamiento en el top of mind del turista.
3. CREATIVIDAD
El adjudicatario será el encargado de asesorar a la ATB, crear, diseñar y producir todas las creatividades que sean necesarias para la ejecución de las campañas en las que participe la ATB en 2013. Asimismo, será el encargado de crear, diseñar y producir todas las campañas incluidas en el óptico de acciones de co-marketing y en el plan de mitigación.
Para ello, el adjudicatario, en colaboración con los técnicos de la ATB deberá:
a) Asesorar, desarrollar y establecer:
I. Las ideas creativas que consigan el máximo impacto, notoriedad y recuerdo de marca (top of mind)
II. Los objetivos de comunicación de todas las campañas en las que participe la ATB. El adjudicatario definirá los objetivos, en los que primarán los siguientes puntos:
Aumentar la notoriedad de las marcas Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y Palma de Mallorca en los mercados recogidos en el PITIB, posicionándonos en el top of mind del turista.
Establecer un posicionamiento claro y marcado que diferencie nuestras marcas como motivacionales y experienciales.
Establecer una segmentación de públicos objetivos en relación a la combinación marca/producto/mercado que potencie el up-experience y el
cross-experience, referido en el PITIB, con el fin de atraer nuevos públicos y
mantener los ya existentes (fidelización) ofreciéndoles nuevas razones y motivaciones para visitarnos.
Impactar en los segmentos más adecuados para cada combinación marca/producto/destino que se recoge el PITIB.
III. El principal mensaje a comunicar (claim): debe tener como objetivo principal transmitir la vivencia de cada una de las marcas como destinos experienciales, motivacionales y únicos, diferenciándonos del resto de destinos competidores. IV. Las ideas creativas y creatividades que se desarrollen deberán estar sujetas a la
combinación marca/producto/mercado.
b) Realizar y ejecutar:
I. Todas las creatividades y las adaptaciones de las mismas a los distintos medios para la ejecución de las campañas en las que participe la ATB, incluidas las del óptico de co-marketing y plan de mitigación. También serán los encargados de proceder a las adaptaciones según las prescripciones técnicas que soliciten los distintos soportes.
II. La pre-producción, producción y post-producción de las distintas piezas creativas para los diversos medios que se utilicen en las campañas en las que participe la ATB, así como su adaptación a los distintos soportes. El licitador en alguna ocasión puntal y previa autorización podrá utilizar el material gráfico y audiovisual del banco de imágenes perteneciente a la ATB, únicamente y exclusivamente para el desarrollo de este contrato.
Cualquier gasto referido a la pre-producción, producción y post-producción se incluirá dentro del presupuesto destinado para este contrato.
III. La agencia adjudicataria correrá con todos los gastos de traducción de las piezas creativas a los idiomas necesarios para la idónea emisión de las campañas en los mercados emisores.
IV. La ATB se reserva el derecho a solicitar las modificaciones que considere oportunas en base a la idea original presentada por el adjudicatario en la licitación. Para ello, este debe realizar los cambios que sean necesarios hasta su aprobación definitiva por parte de la ATB.
V. El adjudicatario será el responsable de entregar el material publicitario en los formatos requeridos por cada soporte (cumpliendo las especificaciones técnicas que estos requieran para su correcta y óptima inserción), y se hará cargo de los costes de adaptación de los originales. Asimismo, correrá con todos los gastos de copias y envío a los diferentes soportes.
VI. El adjudicatario deberá obtener la conformidad por escrito por parte de la ATB antes de dar por bueno cualquier tipo de material publicitario. El plazo de ejecución de estos materiales será previamente determinado por los técnicos designados por la ATB en función de los planes de marketing y comunicación, medios, óptico de co-marketing y plan de mitigación.
4. FOLLETOS, CATÁLOGOS Y CONTENIDOS.
El diseño, creación y maquetación de los folletos, catálogos o contenidos (tanto para web, como para cualquier otro soporte) que sean requeridos por los técnicos de la ATB para complementar actuaciones concretas de la Agencia de Turismo de las Islas Baleares. Asimismo, se incluye la modificación del material ya existente perteneciente a la ATB.
Para ello, el adjudicatario deberá:
a) Asesorar en:
I. El diseño, creación y maquetación de los folletos, catálogos o contenidos (tanto para web, como para cualquier otro soporte)
b) Realizar y ejecutar:
I. Redacción de los textos, proporcionar imágenes, elaborar infografías, maquetar los folletos o catálogos, y crear contenidos, hasta presentar el arte final.
La traducción de los textos será facilitada por los técnicos de la ATB, la cual será realizada por la empresa adjudicataria del contrato de traducciones para 2013.
II. Asimismo, el adjudicatario del concurso de Agencia de Publicidad y Comunicación deberá maquetar las traducciones facilitadas por los técnicos de la ATB para entregar los artes finales.
III. La impresión de los folletos o catálogos correrá a cargo de la empresa que resulte adjudicataria del contrato de imprenta para 2013.
5. ACCIONES INCLUIDAS EN LOS CONVENIOS DE COLABORACIÓN EN MODALIDAD DE CO-MARKETING SUCRITOS ENTRE LA ATB Y EMPRESAS DEL SECTOR TURÍSTICO.
A través de este contrato se ejecutarán las acciones previstas en los convenios de colaboración en modalidad de co-marketing suscritos por la ATB y empresas del sector turístico para el año 2013.
En el caso de que la propuesta económica para la colaboración Embrace the Customer (ETC), presentada por el solicitante en la convocatoria de convenios de colaboración en modalidad de co-marketing, fuera inferior al presupuesto que presente la agencia de publicidad adjudicataria de este contrato, y se pueda demostrar a través de al menos dos presupuestos que la propuesta económica se ajusta al precio de mercado, la adjudicataria de este contrato asumirá el compromiso de contratar este servicio en los términos y condiciones establecidos en la propuesta económica presentada dentro de la convocatoria de convenios de colaboración en modalidad de co-marketing.
Para ello, el adjudicatario deberá:
a) Asesorar en:
I. La planificación del óptico de acciones sujetas a co-marketing.
b) Planificar y diseñar:
I. El óptico de las acciones (timing) que dependan de convenios de colaboración en modalidad co-marketing suscritos entre la ATB y otras empresas/entidades. Para la planificación del óptico la agencia que resulte adjudicataria tendrá en cuenta que deberá diseñar, gestionar, ejecutar, controlar y medir dichas acciones.
c) Realizar y ejecutar:
I. La contratación de los espacios, soportes y medios técnicos necesarios para la difusión y ejecución de las campañas publicitarias sujetas a los convenios de colaboración en modalidad de co-marketing suscritos por la ATB en 2013. El adjudicatario no podrá entregar material alguno a los soportes sin previa autorización por escrito de la ATB.
Asimismo, correrá con todos los gastos derivados de la inserción en los mismos, tales como adaptaciones de formatos, copias, envíos, derechos, derechos de imagen, realización de bases de concursos, premios, impuestos etc.
II. Ejecución, desarrollo, gestión y control de las campañas ETC (Embrace the
Customer) incluidas en los convenios de colaboración en modalidad de co-marketing suscritas entre la ATB y diversas entidades del sector. La agencia que
resulte adjudicataria deberá, diseñar las piezas gráficas, audiovisuales, sonoras o digitales, encargarse de la producción de las mismas. Realizar los desarrollos informáticos, así como el hosting de los mismos, y que sean necesarios para su correcta ejecución en los términos acordados en los convenios entre la ATB y las empresas del sector, con las que se formalice un convenio de colaboración derivado de la mencionada convocatoria pública.
III. La gestión y control de las inserciones. El adjudicatario será el responsable de entregar las copias en los formatos requeridos por cada soporte (cumpliendo las especificaciones técnicas que estos requieran para su correcta y óptima inserción), y se hará cargo de los costes de adaptación de los originales de todas las campañas sujetas a los convenios de colaboración en modalidad de
co-marketing suscritos por la ATB en 2013. Asimismo, correrá con todos los
gastos de copias y envío a los diferentes soportes.
IV. También tendrá la obligación de comprobar la correcta inserción de los mismos y solicitar subsanaciones y contraprestación en caso negativo, siempre a favor de los intereses de la ATB.
V. El adjudicatario deberá informar, por escrito y con suficiente antelación, a los técnicos de la ATB del inicio y duración de la campaña, facilitando que los técnicos designados puedan comprobar la inserción de la misma in situ
d) Análisis de los resultados:
I. Medición continua de los resultados obtenidos en la ejecución de las campañas incluidas en el óptico de acciones de co-marketing. Para ello, deberá realizarse un tracking accesible.
II. Así mismo, el adjudicatario deberá realizar un informe final que contenga una comparativa entre los objetivos propuestos y los alcanzados, así como un análisis pormenorizado de las acciones más efectivas y las que no han dado los resultados esperados donde deberán sugerir propuestas de mejorar para el año 2014. Dicho informe se clasificará por la siguiente combinación marca/producto/mercado/tipología del solicitante.
A fecha de publicación de estos pliegos la convocatoria para la realización de los citados convenios sigue abierta, por lo que hasta que esta no finalice y se suscriban, la ATB no podrá facilitar al adjudicatario el listado final de acciones, así como el importe y forma de colaboración en cada una de ellas.
Como información de las posibles acciones que deberá desarrollar la agencia que resulte adjudicataria indicamos a continuación las acciones que se incluyen en la convocatoria para la realización de los convenios de colaboración con la Agencia de Turismo de las Islas Baleares en modalidad de co-marketing publicadas en el BOIB num.11 del 22 de enero de 2013.
Las acciones en las que colaborará la ATB seguirán el siguiente esquema:
MARCA: irán unidas a una marca de destino determinada o a todas las marcas en general.
MERCADO: los mercados en los que se realicen las acciones serán los que se incluyen en PITIB y se indican en el apartado “2.2 Mercados” de estos pliegos. PRODUCTO: se ligarán a las categorías de productos que se incluyen en el PITIB
y se indican en el apartado “2.3 Productos” de estos pliegos.
TIPOLOGÍA PUBLICITARIA: únicamente podrán circunscribirse a Embrace the
Customer (ETC)
TIPOLOGÍA DE LA ACCIÓN: podrán enmarcarse dentro de, Video promocional Advergaming Mailing Campaña Viral Marketing encubierto Marketing incentivado Buzz marketing SEM DMRM CRM
CANAL DE DISTRIBUCIÓN: podrán utilizar, Web
o Prescriptores
o Medios de comunicación
o Comercializadores de oferta turística o Otros
Redes Sociales Blogs/Comunidades Apps
o Móviles o Personal Computer Servicios de geolocalización Lifestreamings Channels Canales audiovisuales Canales gráficos
Para mayor concreción los licitadores podrán consultar las bases de la convocatoria en BOIB num.11 del 22 de enero de 2013.
6. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DIRECTA DE LA ATB CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN, NACIONALES E INTERNACIONALES, Y ATENCIÓN DE PERIODISTAS.
Gestión de la comunicación directa de la ATB con los medios de comunicación nacionales e internacionales y todo lo relativo a la atención a periodistas que se desplazan a las islas para elaborar reportajes que pueden despertar el interés de futuros visitantes.
Para ello, el adjudicatario deberá:
a) Asesorar, planificar y diseñar:
I. La Gestión de la comunicación directa de la ATB con los medios de comunicación, nacionales e internacionales.
II. La atención a periodistas que se desplazan a las islas para elaborar reportajes que pueden despertar el interés de futuros visitantes.
III. La redacción y distribución de notas y comunicados de prensa en periódicos nacionales e internacionales, así como inserciones y reportajes sobre las islas en revistas y prensa especializada en coordinación c0n las personas responsables de la ATB.
b) Realizar y ejecutar:
I. La atención a las solicitudes de prensa nacional e internacional que determine la ATB, proporcionándoles cualquiera de las informaciones que soliciten ya sea mediante e-mail, teléfono, o cualquier otra vía de comunicación, seleccionado previamente la información en función de las características del medio y soporte.
II. La atención personalizada y disponibilidad horaria para acompañar a los periodistas que se desplacen a las islas, organizando en coordinación con la ATB su estancia en ellas.
III. La colaboración con las oficinas españolas de turismo en el extranjero, sobre la atención de los medios de comunicación.
IV. Seguimiento de la opinión pública y noticias de las Islas Baleares en la prensa nacional e internacional, concretamente en los principales países emisores. V. Redacción y distribución de notas y comunicados de prensa en medios
impresos nacionales e internacionales, así como inserciones y reportajes sobre las Islas Baleares en revistas y prensa especializada en coordinación c0n las personas responsables de la ATB
c) Análisis de los resultados:
I. De la gestión de la comunicación directa con los medios nacionales e internacionales.
II. Seguimiento de las publicaciones realizadas por los periodistas que han sido atendidos por la Agencia.
III. Seguimiento de las publicaciones realizadas por la distribución de notas y comunicados de prensa.
7. PLAN DE MITIGACIÓN
La creación, diseño, y ejecución de un plan de mitigación estructurado según la combinación marca/producto/mercado incluida en el PITIB.
Para ello, el adjudicatario deberá:
a) Asesorar en:
I. La creación, diseño y ejecución de un plan de mitigación ante posibles situaciones que influyan en los mercados emisores.
b) Planificación:
I. Las estrategias, tácticas y acciones que conformen el plan de mitigación
c) Realizar y ejecutar:
I. Identificación del escenario y establecer los medios y canales de comunicación más adecuados.
II. Analizar y definir claramente las prioridades y responsabilidades
III. Llevar a cabo las acciones de comunicación planteadas de forma eficiente y eficaz para resarcir y/o minimizar los impactos causados por los hechos acaecidos.
IV. Gestión las situaciones eventuales de crisis.
V. Las propuestas de acciones de comunicación adecuadas ante situaciones imprevistas y circunstanciales acaecidas y que afecten a los mercados emisores.
El adjudicatario correrá con todos los gastos derivados de la puesta en marca y ejecución del plan cuyo coste será incluido en este contrato.
VI. Acciones puntuales de relaciones públicas o de comunicación de crisis contenidas en el plan de mitigación y que puedan afectar a la modificación d la demanda turística hacia el destino o a la imagen de las marcas turísticas de las Islas Baleares y gestionadas por la ATB.
VII. La contratación de los espacios, soportes y medios técnicos necesarios para la difusión y ejecución de las campañas publicitarias.
El adjudicatario no podrá entregar material alguno a los soportes sin previa autorización por escrito de la ATB.
Asimismo, correrá con todos los gastos derivados de la inserción en los mismos, tales como adaptaciones de formatos, copias, envíos, derechos, etc. VIII. La gestión y control de las inserciones y de las acciones de comunicación. El
adjudicatario será el responsable de entregar las copias en los formatos requeridos por cada soporte (cumpliendo las especificaciones técnicas que estos requieran para su correcta y óptima inserción), y se hará cargo de los costes de adaptación de los originales de todas las campañas. Asimismo, correrá con todos los gastos de copias y envío a los diferentes soportes.
IX. También tendrá la obligación de comprobar la correcta inserción de los mismos y solicitar subsanaciones y contraprestación en caso negativo, siempre a favor de los intereses de la ATB.
X. El adjudicatario deberá informar, por escrito y con suficiente antelación, a los técnicos de la ATB del inicio y duración de la campaña, facilitando que los técnicos designados puedan comprobar la inserción de la misma in situ.
XI. La colaboración con las oficinas españolas de turismo en el extranjero, para establecer las sinergias oportunas en situaciones eventuales de crisis.
XII. Seguimiento de la opinión pública y noticias de las Islas Baleares en la prensa nacional e internacional, concretamente del país en el que se haya realizado la campaña de mitigación.
XIII. Redacción y distribución de notas y comunicados de prensa en medios de comunicación nacionales e internacionales que se planteen como acciones de mitigación.
d) Análisis de los resultados:
I. Con la finalidad de obtener información sobre el resultado de las campañas de mitigación, la empresa adjudicataria deberá realizar un informe técnico de medición de los resultados obtenidos, en términos cuantitativos y cualitativos (GRP, OTS, CTR, CPM, CPC…)
II. Seguimiento de las noticias e informaciones aparecidas en los medios de comunicación durante la situación de crisis y durante-después de la pues de la puesta en marcha del plan de mitigación.
III. De los efectos obtenidos con la campaña de mitigación.
Concretamente, se destina el 10% del presupuesto total de este contrato a la planificación, realización, ejecución y análisis del plan de mitigación.
El adjudicatario deberá gestionar en forma eficiente y oportuna la comunicación de la Agencia de Turismo de las Islas Baleares ante estas situaciones imprevistas.
Las acciones que se vayan a llevar a cabo deberán consensuarse con la ATB en línea con los objetivos de comunicación y de actuación definidos por el Plan Integral de Turismo de las Islas Baleares.
Se valorará la capacidad de reacción de las empresas concursantes, es decir, la mayor capacidad de comunicación, capacidad de acción, capacidad resolutiva, networking y capacidad de despliegue de medios en el menor tiempo posible, plazos de actuación y procedimientos a seguir establecidos en el plan de mitigación.
8. PRESUPUESTO DEL CONTRATO
El presupuesto máximo limitativo del compromiso económico, por parte de la ATB, asciende a la cantidad de 330.578,51 euros más el 21% de IVA 69.421,49 euros haciendo un total de 400.000 euros IVA incluido.
Hasta un máximo del 50% sobre el total (200.000 euros IVA incluido) se reservará al desarrollo y ejecución de las acciones promocionales suscritas por la ATB en los acuerdos de colaboración en modalidad de co-marketing.
El 10% sobre el total (40.000 euros IVA incluido) se reservará exclusivamente para el diseño, realización y ejecución del plan de mitigación.
El importe restante (160.000€ IVA incluido) se destinará a la ejecución del contrato, es decir, al resto de partidas.
9. COMISIÓN DE AGENCIA
Los licitadores deberán ofertar el porcentaje de comisión de agencia en importe bruto, IVA incluido, sobre el total del importe de adjudicación (400.000€ IVA incluido). La comisión de agencia será uno de los criterios de valoración.
10. DERECHOS DE IMAGEN Y PROPIEDAD INTELECTUAL
La empresa adjudicataria garantiza los derechos de imagen y propiedad intelectual que se pudieran derivar de la ejecución del presente contrato hasta el 31 de diciembre de 2016.
La empresa adjudicataria enviará los certificados de cesión de derechos a la ATB. Los trabajos que se realicen serán propiedad de la ATB y los originales se entregarán en los formatos adecuados para poder realizar adaptaciones.
Asimismo, la adjudicataria se compromete al pago de todos aquellos impuestos y tasas derivados de la utilización de cualquier archivo sonoro, audiovisual o documento escrito.
11. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL TRABAJO
Los adjudicatarios, mediante reuniones quincenales, darán cuenta detallada de los trabajos a la ATB, que podrá adoptar las decisiones que estime pertinentes para la correcta realización y optimización de las campañas y cumplimiento de los objetivos. En las reuniones quincenales se presentarán informes escritos sobre el estado de la campaña en cada momento.
12. MEMORIA DEL PROYECTO
Una vez finalizada la campaña, la empresa adjudicataria deberá entregar un dossier según se indica en el apartado de justificación de los pliegos de cláusulas particulares.
