Manual del Expositor
Para que la participación de su empresa en este evento sea exitosa, le recomendamos.
• Leer cuidadosamente todo el contenido de este manual.
• Hágalo del conocimiento del responsable de su stand y de todas las personas que participarán en el.
• Registre la fecha del evento y tiempos para la instalación de stand.
• Estarnos a sus órdenes para cualquier aclaración en:
Tel. (01-55) 55 66 44 79
e-mail: [email protected], [email protected], [email protected] Web site: www.ancpuac.org
Cordialmente
ASOCIACION NACIONAL DE CONTROLADORES DE PLAGAS URBANAS, A.C.
“Preparados Cumplimos Mejor”
Contenido
o Sede y Mapa de ubicación del Recinto o Fechas, horarios y notas
o Plano de ubicación de los stands o Reglamento de evento.
o Formato de Inscripción o Pre-Programa
Sede
Tarifas de hospedaje
Categoría de Habitación
SGL DBL TPL CDPL 1er MNR 2o MNR
Estándar $ 2,080 $ 1,560 $ 1,430 $1,300 $ 675.00 $ 675.00
Nota: Las tarifas anteriores son en régimen TODO-INCLUIDO las 24 horas, por persona, por noche. Ver especificaciones y condiciones en invitación adjunta.
A continuación, les proporcionamos el link para que puedan efectuar sus reservaciones con precios accesibles y únicamente se harán en línea.
CONGRESO INTERNACIONAL DE CONTROLADORES DE PLAGAS URBANAS
http://booking.iberostar.com/groups/Home.aspx?groupid=697&hash=8a0e1141fd37fa5b98d5bb769ba1a7cc
Mapa
Fechas, Horarios y Notas
Fecha: 25 al 28 JUNIO 2018 (sujeto a cambios no previstos de fuerza mayor)
Lunes 25 Montaje institucional
Montaje Expositores
De 9:00 a 14:00 hrs.
De 15:00 a 21:00 hrs.
Martes 26 Inauguración del Evento De 12:00 a 20:00 hrs.
Miércoles 27 Evento De 9:00 a 17:00 hrs.
Jueves 28 Evento y retiro de stands. De 9:00 a 21:00 hrs.
Nota: Los horarios específicos de apertura y cierre de stands, son los indicados en el programa del 34°
Congreso Internacional de Controladores de Plagas Urbanas, debiendo respetarse los horarios de las pláticas técnicas programadas, por ningún motivo podrán realizar actividades en los stands fuera de los horarios establecidos, ni mucho menos, interferir con los horarios de las platicas técnicas y empresariales programadas.
TIEMPO EXTRA Si requiere de tiempos extraordinarios para el montaje de su stand o manejo de sus materiales, deberá solicitarlo directamente con el Comité Organizador para ver la factibilidad y en su caso, su costo.
MODIFICACION AL
MONTAJE DEL STAND La modificación a su stand, referente a las mamparas o marquesina también deberán solicitarse previamente.
En caso de requerir durante el montaje del evento algún otro accesorio, esto tendrá un costo y deberá cubrirse en el momento de solicitarlo; cabe aclarar que solo se harán los cambios quo no afecten la estructura general del montaje.
Uso de Centro de Convenciones.
Es responsabilidad del expositor, respetar el reglamento establecido por el hotel, denominado Manual Producción. En él se establecen lineamientos a seguir con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento del Centro de Convenciones, Cualquier daño realizado en áreas de Centro de Convenciones durante el desarrollo del evento, deberá cubrirse en base a la evaluación que realice el personal del hotel.
ENERGIA ELECTRICA Cada stand cuenta con un contacto con capacidad de 110 voltios con 500 watts de energía-
Cualquier modificación a lo anterior a mayor demanda, deberá solicitarlo por medio del formato correspondiente para definir si es viable.
Como medida de seguridad, al expositor que no se apegue a lo anterior, se le podrá cancelar el suministro de energía eléctrica.
LIMPIEZA La limpieza de los pasillos, áreas comunes y el aseo dentro de su stand corresponde a cada expositor.
GAFETES Las empresas expositoras recibirán sin costo hasta 3 gafetes por stand para el personal participante que incluye la entrada a las pláticas y la cena de clausura, está última siempre y cuando estén hospedados en el hotel sede, ya que de lo contario tendrá un costo extra. Le recordamos que NO se permitirá el acceso al recinto sin gafete, mismo que deberá portar en todo momento dentro del evento, así como la responsabilidad al uso de los gafetes personales e intransferibles a terceras personas.
SEGURIDAD El Comité Organizador ofrece la seguridad de manera institucional para el evento en general, desde el día del montaje hasta el desmontaje, las 24 hrs., pero cabe aclarar que no es posible ofrecer este servicio para cada uno de los expositores, por lo tanto, no se hace responsable de daños o pérdidas en sus pertenencias materiales o bienes durante el desarrollo del evento, ni por causa de incendio, disturbios, accidentes, o cualquiera otra causa y/o desastre natural.
RESTRICCION Solo se permitirá la entrada a mayores de 18 años.
No se permite el ingreso de cámaras fotográficas de ningún tipo, ni video, tabletas o similares. (Tampoco podrán tomar fotos con celulares).
Plano
Reglamento del Evento
1. El Expositor está obligado a leer, cumplir y hacer cumplir por su personal o por la empresa que haya contratado para el montaje de su stand, el presente reglamento de operación del evento.
Así como el manual de producción del Centro de Convenciones del hotel sede.
2. Es requisito indispensable presentar en el momento de llegar al Hotel, el o los comprobantes del pago total correspondiente, emitido por el área administrativa del Comité Organizador, para que el personal de seguridad y de operaciones le permita su ingreso y se le haga entrega de su espacio de exhibición contratado. También deberá entregar en ese momento un inventario completo a máquina o por computadora en papelería membretada de su empresa, con todo lo que introducirá a su stand y solo podrá ingresar por las puertas autorizadas para este fin.
3. Queda estrictamente prohibido a todo expositor que haya adquirido un stand o varios, al Comité organizador (ANCPUAC), hacer reventa, transferencia, renta de este a otras empresas que no sea la que contrato el espacio. De observarse la anomalía, el Comité Organizador podrá aplicar una penalización a quién incurra a esta práctica del 25% sobre el costo total de los espacios contratados, además procederá a solicitar a la empresa contratante el desalojo de material publicitario de empresas, marcas y otros eventos que no hayan pagado sus derechos.
4. El Expositor deberá realizar labores de montaje de su stand, únicamente dentro de su área contratada, la cual está claramente definida en su contrato correspondiente observando hacer esto solamente dentro de los horarios establecidos para tal efecto y cuidando de no invadir otras áreas ni pasillos de circulación, áreas comunes o entorpecer las labores de otros expositores.
Así mismo se compromete a instalar elementos decorativos de imagen, productos y materiales, únicamente de acuerdo con el giro de su empresa previamente manifestados en el contrato correspondiente, procurar que esto sea de buen gusto, presencia e imagen, para cuidar en general el nivel del evento
5. Si el expositor no se presenta a ocupar su stand antes de las 18:00 hrs. del día destinado a la entrega de stand y no da ningún aviso que justifique esto, automáticamente deja facultado al Comité Organizador para hacer uso de ese espacio como mejor convenga a los intereses del evento, renunciando a cualquier reclamo de ninguna especie.
6. Por ningún motivo se permite pegar, clavar, atornillar, engrapar, rallar, romper, quemar o pintar en las mamparas del stand o en columnas, paredes, techos, muebles, mantelería, tapicería o cualquier estructura que forme parte del edificio sede del evento. La reparación que se tenga que hacer por no respetar cualquiera de lo mencionado en la presente cláusula, será cubierta por el expositor, una penalización de 5 veces el valor del daño causado.
7. Los elementos constructivos a decorativos del stand que excedan la altura reglamentaria de 2.50 m., no podrán rebasar una altura máxima de 5.00 m., estos serán responsabilidad absoluta del expositor, favor de asegurarse de que no ofrezca ningún riesgo, tanto para los visitantes, como para los mismos expositores circunvecinos y estos elementos que rebasen los 2.50m. de altura deberán tener una buena presentación en su respaldo, evitando anuncios, letreros, leyendas o similares.
8. No está permitido hacer trabajos de herrería, usar sierras, pistolas de aire, aerosol, o cualquier producto que afecte el medio ambiente. El tiempo de montaje solo está destinado para ensamble
y terminado de los stands, no para su fabricación dentro del recinto.
9. Esta estrictamente prohibido el acceso a los registros de servicios del recinto, tales como energía eléctrica, agua, desagüe, telefonía, red de datos, aire comprimido, etc., así como a la estructura del propio recinto. Esto es exclusivo del personal autorizado del Recinto. Igualmente, no se permite cruzar los pasillos o áreas comunes con cables eléctricos o instalaciones que ofrezcan peligro, tanto en el piso como en la parte superior.
10. No so permite ingerir ningún tipo de bebidas alcohólicas dentro del recinto durante las maniobras de montaje y desmontaje, así como FUMAR.
11. Ninguna persona podrá permanecer en el área de Exposición más de una hora después del cierre del evento.
12. El Comité Organizador mantendrá vigilancia general en el área de exposición desde la hora de cierre hasta su apertura al día siguiente, sin embargo, no asume ninguna responsabilidad por pérdidas o daños a equipos y/o materiales del expositor, por lo tanto, deberá guardar bajo llave los artículos que considere de valor.
13. Por ningún motivo se permite la promoción, distribución de material publicitario o anuncios de otra diferente a la contratante o de la misma, fuera del stand de cada empresa, así como salirse de los limites de su área contratada, invadiendo pasillos, áreas comunes a que afecten a los expositores vecinos.
14. No se permitirá por ningún motivo iniciar el desmontaje de su stand, antes del día y hora establecida.
15. Los expositores no podrán introducir o retirar ningún tipo de material o producto fuera de los horarios establecidos para este fin.
16. El traslado, manejo y colocación de productos; materiales, equipos e instalaciones dentro los stands, son única y total responsabilidad de los expositores correspondientes.
17. El expositor es responsable absoluto y solidario tanto de su propio personal, como del que contrate para el montaje de su stand, aunque éste sea de manera eventual.
18. Después de las 21:00 hrs. del jueves 28, término del tiempo de desmontaje, todo lo que el expositor deje en el stand será retirado, deslindando toda responsabilidad tanto al Comité Organizador coma al propio Recinto.
19. El área de maniobras para carga y descarga solo está destinada para este servicio y de ninguna manera ni excepción se permite el estacionamiento de ningún tipo de vehículo y el expositor es responsable en todo momento de que el chofer acate la reglamentación del hotel y de esta área de servicio para maniobras de carga y descarga.
20. El estacionamiento está destinado solo a vehículos y no está permitida usarse como lugares de residencia, ni exhibición o venta de ningún producto. Así mismo el Recinto no se hace responsable por pérdida de objetos dejados en el interior de los vehículos, ni fallas mecánicas o por robo parcial o total
21. Como medida de seguridad, está estrictamente prohibido el ingreso al recinto con armas de fuego, armas blancas, punzo cortantes a cualquiera que a juicio del personal de seguridad del recinto así lo considere.
22. Los juegos como tiro al blanco con dardos, pelotas u otros objetos que puedan ofrecer algún riesgo a personas, mobiliarios o equipos, deberán contar con la debida protección y cuidado para evitar daños o accidentes. El personal de seguridad está facultado para cancelar de manera temporal a definitiva el stand que no observe estas medidas.
23. No se permite el uso o exhibición de sustancias tóxicas, peligrosas, inflamables o nocivas para la salud, así mismo los globos o similares que requieran ser inflados con gas, deberá ser con uno NO flamable, para que le sea permitido su ingreso y estancia en el interior del recinto.
24. Queda estrictamente prohibido el uso de microondas, estufas, parrillas, etc., así como la generación de humos, vapores o similares.
25. En caso de que algún vehículo automotor tenga que ser introducido al recinto como parte de la exhibición de algún expositor, deberá contener en su tanque de gasolina, solamente lo indicado como reserva, así coma cuidar que no derrame ningún tipo liquido que pueda dañar o dejar huella en el piso.
26. No se permite en ningún momento la entrada de animales o mascotas vivas.
27. Cuando el Comité Organizador considere a su juicio que en algún stand se encuentra producto, material o similar que ofrezca cualquier tipo de peligro lo hará del conocimiento del expositor correspondiente para que sea retirada del recinto de manera inmediata. Mientras que esta no sea atendida, no se autorizará a apertura del evento.
28. Las cortesías o patrocinios de bebidas alimentos y/o misceláneas relativas a cualquier otro producto y/o servicios similares a los instalados en el Recinto, están sujetas invariablemente a su previa autorización.
29. En caso de no atender lo anterior y darse este tipo de promociones sin la respectiva autorización de ANCPUAC, ésta se reserva el derecho de desalojar de sus instalaciones al personal que se encuentre efectuando tales promociones o servicios, sin responsabilidad alguna, ni para el Recinto, ni para el Comité Organizador. Así mismo, procederá con las personas que se sorprenda vendiendo y/o comercializando cualquier producto o servicio.
30. La degustación de alimentos y/o bebidas deberán contar con la autorización expresa y por escrito del Comité Organizador, de lo contario, se hará acreedor a las penas que correspondan.
31. Se deberá avisar anticipadamente si llegara a usar botargas, a fin de no bloquear pasillos.
Estableciendo horarios si fuera necesario y pagando los derechos correspondientes.
32. El volumen de cualquier aparato deberá estar regulado a fin de no afectar al stand contiguo.
33. Se deberá avisar y autorizarse por escrito por parte de ANCPUAC, el mecanismo de rifas, definiendo, lugar y hora de estas.
34. Todo lo no previsto en el presente documento será tratado de manera particular entre el Representante de los Expositores y el Comité Organizador, siempre con el ánimo y buena voluntad por las partes, de encontrar la mejor alternativa de solución a cualquier problema que se presente.
35. Nos reservamos el derecho de admisión.
