Protocolo Organizacional
INDICE
ANTECEDENTES ... 3
OBJETIVO ... 3
ALCANCE ... 3
MEDIDAS ADMINISTRATIVAS ... 4
1. Distanciamiento físico ... 4
2. Colaboradores a reintegrarse de manera paulatina ... 5
3. Reuniones de trabajo ... 5
4. Realización de eventos sociales ... 6
5. Capacitación ... 6
5.1. Cuidados para la Capacitación Presencial ... 6
6. Comedor ... 7
7. Restricción de viajes locales o internacionales ... 7
8. Uso de accesorios (joyería, corbatas) ... 8
8.1 No compartir entre las personas trabajadoras: celular, utensilios de cocina ... 8
9. No discriminación para las personas que hayan tenido COVID-19 ... 8
10. Higiene general, lavado de manos frecuente, higiene respiratoria, sana distancia, etc. ... 8
11. Visitas en las instalaciones ... 9
12. Comunicación institucional ... 9
13. Salud mental ... 9
ANTECEDENTES
El Coronavirus (COVID-19) es una enfermedad respiratoria causada por el virus SARS-CoV-2. Propagándose desde China al mundo entero, incluyendo a México, esta infección puede causar afecciones que varían de moderadas a severas y, en algunos casos, pueden ser fatales.
Los síntomas típicamente incluyen fiebre, tos y dificultad respiratoria. Algunas ocasiones se han presentado otros síntomas no respiratorios. En otras personas, a quienes se les refiere como casos asintomáticos, no han experimentado síntoma alguno. De acuerdo al Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC), los síntomas de COVID-19 pueden aparecer desde los 2 días o hasta los 14 días luego de la exposición, con una transmisibilidad fácil siendo el momento de mayor contagio.
Para Monex es muy importante salvaguardar la salud de todos nuestros colaboradores.
Como parte de la estrategia de contención de contagios por la pandemia de COVID19, se establecen protocolos que serán nuestra guía en el regreso a las oficinas de la manera más segura.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades requeridas para tener un regreso seguro a las oficinas teniendo en cuenta sobre todo la salud y seguridad de los colaboradores, así como la continuidad del negocio.
ALCANCE
Todas las áreas de Monex Grupo Financiero
MEDIDAS ADMINISTRATIVAS
Para Monex la salud de los colaboradores es una prioridad por lo que se estableció el Trabajo a Distancia, o Home Office o Teletrabajo para que el personal pudiera llevar a cabo sus funciones desde su hogar sin arriesgarse a un posible contagio al salir de casa. Con el apoyo de las áreas de Sistemas, Servicios Generales y Seguridad de la Información se ha logrado mantener un promedio de 83% de personas trabajando a distancia durante el periodo más crítico de la propagación del virus.
En el momento de reintegrase al trabajo de manera segura es necesario tener las siguientes consideraciones:
1. Distanciamiento físico
Con la finalidad de mantener el distanciamiento físico señalado como mínimo de 1.5 m entre las personas, se plantea la estrategia de trabajo escalonado, con porcentajes de acuerdo con el semáforo que emitan las autoridades en cada localidad.
• Definición de semáforo: Establecimiento de un semáforo con porcentajes máximos de personal en las oficinas de acuerdo con el color, por ejemplo, en naranja un máximo de 20%, éste será definido en matriz y cada una de las sucursales de acuerdo a las circunstancias de cada lugar, el riesgo a que estén enfrentándose y las decisiones gubernamentales.
• Alternar días: En concordancia con el tema de distanciamiento social se alternarán los días de asistencia de cada persona a la oficina, lo que permitirá que los lugares a ocupar estén distanciados por lo menos 1.5 m. entre ellos.
• Escalonamiento de horarios y horarios cortos; que ayude a que no haya saturación en oficinas y transporte público.
• Habrá colaboradores que permanezcan en Home Office hasta nuevo aviso y cuando las condiciones lo permitan.
Horarios Escalonados:
• Horario matutino y vespertino para cubrir todas las necesidades.
• 7 horarios matutinos.
• 2 horarios vespertinos.
• Horarios cortos con la finalidad de evitar uso de comedores y aglomeraciones en entradas y salidas.
Horarios escalonados y cortos Matutino Verpertino 1 7:00 - 13:00 14:00 - 20:00 2 7:30 - 13:30 15:00 - 21:00 3 8:00 - 14:00
4 8:30 - 14:30 5 9:00 - 15:00 6 9:30 - 15:30 7 10:00 - 16:00
A manera de garantizar un servicio de calidad a nuestros clientes y proveedores, cada área deberá de definir, de acuerdo con su operación, el establecimiento de equipos de trabajo alternados en la oficina o acuerdos de equipo dividido. El personal asignado asegurará la atención en el servicio del área durante su tiempo en las instalaciones.
Se facilitará poder laborar vía Trabajo en Casa para las personas que, por sus condiciones de salud, edad, gestación o lactancia, o aquellos que sus funciones no son primordiales que se labore en la oficina considerando para ello que podrán realizar su trabajo vía la modalidad de Trabajo en Casa permanente previa coordinación con el Jefe Inmediato.
2. Colaboradores a reintegrarse de manera paulatina
Para determinar los colaboradores que regresarán de manera paulatina a las oficinas se llevó a cabo una Encuesta Personalizada que permitió conocer el riesgo y vulnerabilidad de las personas obteniendo 4 grupos para el retorno seguro.
3. Reuniones de trabajo
Se suspende toda reunión que requiera la presencia de un número de personas superior al máximo determinado por los requerimientos o recomendaciones federales, estatales o locales.
• Las reuniones de trabajo se realizan preferentemente por teléfono o video conferencia con las herramientas autorizadas por la empresa.
• En caso de que por razones extraordinarias se tenga que realizar una reunión presencial se deberán de atender los siguientes lineamientos:
o Considerar los siguientes factores:
▪ Tamaño de la sala
▪ Número de participantes que atenderán la reunión
▪ Sana distancia de 1.5 m entre participantes
▪ Duración no más de una hora
o Desinfección de la sala antes y después de la reunión
▪ Sillas
▪ Mesas
▪ Teléfono
▪ Control de pantalla
▪ Pantalla
o A la entrada y salida se les proporcionará gel antibacterial para las manos o Usar cubrebocas durante la duración de la reunión
o Mantener una sana distancia de 1.5 m entre cada participante o Cada participante asistirá con sus propias plumas y libretas o Los participantes respetarán el protocolo de vestimenta:
▪ Manga larga
▪ Cabello recogido
▪ Zapatos cerrados
▪ Preferentemente sin accesorios (reloj, collares, pulseras, aretes, corbata) y preferentemente sin barba y bigote.
4. Realización de eventos sociales
En Monex se limita por estos momentos la realización de eventos sociales tales como cumpleaños, festejos por aniversarios, nuevos ingresos o salidas de personal, así como celebraciones por temas culturales o tradicionales.
5. Capacitación
La Capacitación se realizará mediante cursos e-learning, webinars, comunicados vía correo electrónico, con la finalidad de mantener la sana distancia y cuidar la salud de los colaboradores.
En caso de que por alguna circunstancia extraordinaria se tenga que llevar a cabo alguna capacitación presencial, se cuidará la seguridad y salud de los participantes que acudan, lo cual incluye equipo de protección personal, sana distancia y gel antibacterial.
5.1. Cuidados para la Capacitación Presencial
Para Monex es fundamental que sus colaboradores posean las competencias necesarias para realizar las actividades que su puesto requiere. En materia de capacitación en esta fase de contingencia se contemplan las siguientes medidas:
• Se dará prioridad a llevar a cabo la capacitación a distancia a través de webinars o cursos e-learning.
• En caso de tener que realizar una reunión presencial se deberán de atender los siguientes requerimientos:
o Considerar los siguientes factores:
▪ Tamaño de la sala
▪ Número de participantes que atenderán la reunión
▪ Sana distancia de 1.5 m entre participantes
▪ La duración no más de una hora
o Desinfección la sala antes y después de la reunión
▪ Sillas
▪ Mesas
▪ Teléfono
▪ Control de pantalla
▪ Pantalla
o A la entrada y salida se les proporcionará gel antibacterial para las manos o Usar cubrebocas durante la duración de la reunión
o Mantener una sana distancia de 1.5 m entre cada participante o Cada participante asistirá con sus propias plumas y libretas o Los participantes respetarán el protocolo de vestimenta:
▪ Manga larga
▪ Cabello recogido
▪ Zapatos cerrados
▪ Preferentemente sin accesorios (reloj, collares, pulseras, aretes, corbata) y preferentemente sin barba y bigote.
• Los instructores internos y/o externos respetarán las medidas antes mencionadas.
• Todo colaborador que requiera la sala de capacitación para impartir un curso deberá de observar las medidas antes mencionadas y es su responsabilidad que estas se cumplan en su totalidad.
6. Comedor
Con la finalidad de evitar contagios el comedor de oficina matriz tendrá identificados los lugares asignados para asegurar la sana distancia entre los comensales; así se profundizará en la limpieza y desinfección continua de mesas, sillas y hornos de microondas.
Los horarios corridos están establecidos para evitar, en lo posible, el uso del comedor y que los colaboradores puedan tomar sus alimentos en casa con toda la seguridad e higiene.
Se recomienda que no se compren alimentos para llevar en los alrededores de las oficinas ya que no se tendrá la manera de desinfectar contenedores y bolsas.
7. Restricción de viajes locales o internacionales
Los viajes de trabajo en Monex están suspendidos en tanto el semáforo de la epidemia no se encuentre en verde.
Las reuniones de trabajo se llevarán a cabo a distancia utilizando las herramientas que la empresa ha puesto a disposición de todos, en caso de que no haya posibilidad de resolver la situación de otra forma mientras se deberán tener en cuenta las siguientes premisas:
• El colaborador que deba hacer el viaje enviará un correo electrónico a su jefe y director de área comentando:
Lugar a dónde se dirige, no. de días, método de traslado, justificación.
• El viaje deberá está autorizado por el Director del área.
• El colaborador estará encargado de investigar en conjunto con la Agencia de Viajes de Monex los requisitos para viajar al destino a dónde se dirigirá y lo incluirá en el correo electrónico a su jefe directo y al Director.
• Si se viaja a alguna Sucursal deberá contar previamente con la autorización de la Sucursal para visitarla.
• Si se viaja al extranjero deberá contar con la autorización de la sede a donde se dirige.
• No se autorizarán viajes a lugares en donde se solicite que permanezca algún tiempo en cuarentena.
• Al regresar del viaje se solicitará al colaborador trabajar en Home Office por al menos 7 días reportando su estado de salud, al finalizar este periodo su jefe le dará la indicación de regresar o permanecer más tiempo en cuarentena dependiendo su estado de salud.
Vacaciones
• Los colaboradores que tomen vaciones y se trasladen al extranjero, a su regreso deberán permanecer una semana trabajando en Home Office dando seguimiento a tener una buena salud.
8. Uso de accesorios (joyería, corbatas)
Los accesorios como aretes, collares, pulseras, relojes, corbatas, mascadas pueden ser reservorios del virus y otros microorganismos por lo que no se recomienda su uso en tanto no se tenga controlada la pandemia.
• Para el personal femenino será recomendable que se eviten los accesorios y joyería, así como también se mantengan peinados sencillos.
• Para el personal masculino será recomendable tener el cabello corto, y evitar la barba y bigote.
8.1 No compartir entre las personas trabajadoras: celular, utensilios de cocina
Pensando en tu salud y bienestar se recomienda que no se comparta entre las personas trabajadoras: celular, utensilios de cocina, papelería, plumas, tazas, vasos, alimentos etc. cualquier utensilio de uso personal.
9. No discriminación para las personas que hayan tenido COVID-19
Nuestro Código de Ética menciona: En Monex no se vale: Discriminar a las personas por razones de nacionalidad, cultura, género, religión o hacia personas cuya situación de salud, aun no siendo óptima, no impida el ejercicio pleno de sus responsabilidades.
Monex no discrimina a las personas por haber padecido alguna enfermedad contagiosa ni por haber convivido con personas que hayan padecido alguna enfermedad contagiosa.
10. Higiene general, lavado de manos frecuente, higiene respiratoria, sana distancia, etc.
Los siguientes puntos son de carácter obligatorio en tanto la pandemia no esté controlada:
• Lavado de manos frecuente
• No saludar de mano
• No abrazarse ni saludarse de beso.
• Guardar la sana distancia de 1.5 m al menos entre una persona y la otra
• Etiqueta de estornudo
• Portar cubrebocas en el edificio
La sanción por no cuidar los puntos anteriores será:
• La primera ocasión: Llamada de atención verbal
• La segunda ocasión: Acta Administrativa
• La tercera ocasión: Suspensión de dos días laborales y aplicación del descuento correspondiente.
La protección para personas que atienden directamente a clientes como cajeros y recepcionistas será:
• Cubrebocas
• Lentes protectores
• En caso de contar con un vidrio o mica que separe al cliente de la persona que atiende y se respete la distancia de por lo menos 1.5 m puede omitirse el uso de los lentes.
11. Visitas en las instalaciones
Se recomienda evitar las visitas a las instalaciones, si es estrictamente necesario la visita de una persona, la recomendación es encontrarse con ella en la recepción o vestíbulo.
El colaborador debe cumplir con el distanciamiento de seguridad mientras interactúe con la visita y la higienización de las manos al culminar la misma.
• No se debe saludar con la mano, ni dar abrazo ni beso.
• Debe recibirlo con el equipo de protección personal aplicable.
12. Comunicación institucional
Monex está comprometido con todos los colaboradores por lo que mantiene una estrecha comunicación de forma permanente acerca de los acontecimientos y noticias que tengan que ver con las personas, su salud y su trabajo.
A través de comunicados vía correo electrónico y webinars se ha informado a los colaboradores de la pandemia, los cuidados a mantener para conservarse seguros y sanos; así como los planes que se están llevando a cabo para un regreso seguro a oficinas.
En la Intranet de la empresa se cuenta con un micrositio Covid en donde se tiene los comunicados e información al respecto.
13. Salud mental
Sabemos que son momentos diferentes tanto por la enfermedad COVID-19 como por los retos que impone el aislamiento social, el trabajo remoto, la conciliación familiar, por ello Monex está comprometido con los colaboradores y entabla una comunicación clara y precisa, proporcionándoles toda la información necesaria para responder a sus principales preguntas, pero sin incitar a las especulaciones.
Con ello tranquiliza a los Colaboradores(as) sobre las medidas adoptadas por la empresa para responder a la pandemia, que sepan con quién contactar en caso de que necesiten apoyo o se sientan abrumados.
Alienta a los Colaboradores a racionalizar el uso de la información, ya que la exposición continua a las noticias, los medios de comunicación y las redes sociales puede desencadenar o elevar la ansiedad, el estrés o el pánico.
La actual pandemia puede afectar los patrones de salud mental de la sociedad debido al confinamiento, lo cual brinda cierta vulnerabilidad emocional a los colaboradores si no se asegura una reincorporación socio-laboral estratégica.
Monex cuenta con un protocolo para la atención psicológica a través de nuestro Proveedor de Programa de Asistencia al Empleado, mediante el cual el colaborador puede acceder a una atención en estos momentos de incertidumbre que le permita sentirse más tranquilo.
