G146NCAEM-045-00
Instruccions de justificació per a les entitats beneficiàries
Programa de garantia juvenil emprenedoria, segons l’ordre EMO/336/2015, de 29 d’octubre, modificada per l’ordre EMO/365/2015, de 14 de desembre
R/N: T1006
G146NCAEM-045-00
Índex
1. Objecte --- 3
2. Marc jurídic --- 3
3. Termini de justificació --- 3
4. Lloc on es presenta la documentació (EACAT / Canal Empresa / paper) --- 4
5. Documentació que s’ha de presentar: 5.1. Justificació tècnica --- 5
5.2. Justificació econòmica --- 7
5.3. Indicadors de l’FSE --- 10
6. Estampillat --- 10
7. Documentació que l’entitat ha de custodiar --- 10
G146NCAEM-045-00
1. Objecte
Aquesta instrucció té com a finalitat establir el procediment i la documentació que s’ha de presentar per justificar el Programa de garantia juvenil emprenedoria, d’acord amb la base 17 de l’Ordre EMO/336/2015, corresponent a la convocatòria de l’any 2015.
2. Marc jurídic
Ordre EMO/336/2015, de 29 d’octubre, per la qual s'aproven les bases reguladores per a la concessió de subvencions destinades a promoure l’emprenedoria entre el col·lectiu de joves en el marc del Programa de garantia juvenil a Catalunya, es fa pública la convocatòria per a l’any 2015.
Ordre EMO/365/2015, de 14 de desembre, de modificació de l’Ordre EMO/336/2015, de 29 d’octubre, per la qual s'aproven les bases reguladores per a la concessió de subvencions destinades a promoure l’emprenedoria entre el col·lectiu de joves en el març del Programa de garantia juvenil a Catalunya, i es fa pública la convocatòria per a l’any 2015 (DOGC núm. 6991, de 5.11.2015).
3. Termini de justificació
D’acord amb la base 17.5 de l’Ordre EMO/336/2015, les entitats beneficiàries disposen d’un termini d’un mes per presentar la documentació justificativa, comptat des de la finalització del projecte, davant el Servei d’Emprenedoria. És a dir, de l’1 de juliol de 2016 al 31 de juliol de 2016.
4. Lloc on es presenta la documentació (EACAT / Canal Empresa)
La documentació corresponent a la justificació es presenta als llocs i pels mitjans següents:
Documentació Codi document Entitats públiques Resta d’entitats Data límit
Justificació tècnica
Memòria tècnica justificativa del pla de treball executat G346NCAEM-048
Eacat Canal Empresa 31/07/16
Fitxa d’entitat (totes les agrupades, excepte la promotora) G346NCAEM-049
Material didàctic en format digital -
Pressupost executat G146NCAEM-052
Justificació econòmica
Relació classificada de les despeses de les activitats G146NCAEM-044
Eacat Canal Empresa
31/07/16
Contracte o nomenament de les persones treballadores -
Justificants de pagament de les nòmines -
TC1 (imprès Seguretat Social) -
Justificants de pagament (a la Seguretat Social, a empreses contractades, etc). -
Fulls de temporalització G346NCAEM-047
Resum de nòmines G146NCAEM-046
Declaració responsable de l’entitat subcontractada (només en cas de subcontractació) G346NCAEM-050 Document del contracte o conveni amb l’empresa subcontractada (només en cas de
subcontractació) -
Memòria sobre l’elecció de l’empresa subcontractada (només en cas de subcontractació) -
Originals de les nòmines -
En paper per registre administratiu
En paper a les oficines de l’OGE
TC2 (imprès Seguretat Social) -
Original de factures d’empreses contractades, de factures de publicitat, etc. - Indicadors
FSE Annex 1.1 amb les dades de les persones emprenedores acumulades, degudament signat [email protected] 31/07/16
Nota sobre la tramesa telemàtica de la documentació
A causa de la quantitat i del pes de la documentació a presentar de forma telemàtica, cal tenir en compte les següents consideracions, en funció del canal per on hagi de tramitar l’entitat beneficiària:
Canal Empresa
La tramesa es farà en dues parts:
1. Tramesa dels formularis oficials: Amb el formulari de Canal Empresa, caldrà adjuntar els documents generats per l’administració (els formularis de Memòria tècnica justificativa del pla de treball executat, les fitxes d’entitats agrupades –excepte la promotora-, la relació classificada de les despeses de les activitats, el resum de nòmines, els fulls de temporalització.
2. Tramesa de la resta de documents: Un cop enviat el formulari, es rebrà un requeriment de documentació sol·licitant adjuntar la resta de documents: el pressupost executat, declaració
responsable de l’entitat subcontractada -només en cas de subcontractació- i els que no són generats per la Generalitat i que hauran de ser escanejats per l’entitat en cas de tenir-los en paper.
Eacat
La tramesa de la documentació a Eacat té un límit de pes de 100 MB. Només en cas que la
documentació a presentar superi aquest llindar, caldrà fer una segona tramesa, igual que la primera, amb la resta de documentació que no s’hagi pogut enviar.
5. Documentació que s’ha de presentar
La base 17 de l’Ordre EMO/336/2015 preveu la documentació necessària per justificar correctament el compliment de les condicions imposades o de la consecució dels objectius previstos.
La documentació que s’ha de presentar és la que es detalla a continuació.
L’entitat promotora és la responsable de presentar tota la documentació justificativa.
5.1 Justificació tècnica
1. Memòria tècnica justificativa del pla de treball executat amb indicació de les activitats realitzades i dels resultats obtinguts, d’acord amb l’imprès normalitzat signat digitalment (G346NCAEM-048).
La memòria tècnica justificativa incorpora la indicació de les activitats realitzades per l’agrupació i per cadascuna de les entitats conveniades. La memòria tècnica justificativa de l’agrupació ha d’estar signada per l’entitat promotora.
L’entitat promotora ha de fer les següents declaracions en l’imprès de justificació i les entitats de l’agrupació en la fitxa d’entitat agrupada:
- Declaració de l’entitat beneficiària conforme els pagaments corresponen a actuacions
correctament realitzades i justificades mitjançant factures pagades o altres documents comptables de valor probatori equivalent.
- En cas que s’hagi subcontractat una part de les accions en un percentatge que no hagi requerit l’autorització prèvia, caldrà aportar una declaració del beneficiari conforme no tenen cap vinculació amb aquelles empreses que han subcontractat, entenent vinculació en els termes que estableix el Reglament que desenvolupa la Llei 38/2003, general de subvencions, segons model normalitzat.
També caldrà aportar una declaració responsable de l’empresa subcontractada conforme compleix els requisits legals exigibles al beneficiari, d’acord amb el model normalitzat.
- Relació detallada d’altres ingressos o subvencions que hagin finançat l’activitat subvencionada, amb indicació de l’import o la procedència.
- Declaració fent constar que el personal ha estat destinat a l’execució de les accions
subvencionades i que ha estat informat sobre el cofinançament d’aquest programa per part de l’FSE i de la Generalitat.
Pàgina 6 de 10
- Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF dels treballadors propis imputats com a despesa, amb indicació del perceptor/a, els imports liquidats, les dates i la forma de pagament.
- Declaració relativa a l’elecció entre les ofertes presentades, quan l’import de la contractació d'una despesa subvencionada superi la quantitat de 18.000,00 euros en el supòsit de prestació del servei o lliurament del bé. El/la beneficiari/ària ha de sol•licitar com a mínim tres ofertes de diferents proveïdors, amb caràcter previ a la contractació, llevat que per les característiques especials no hi hagi en el mercat un nombre suficient d'entitats que el subministrin o prestin, o llevat que la despesa s’hagi realitzat anteriorment a la sol•licitud de la subvenció. L’elecció entre les ofertes presentades es realitzarà conforme als criteris d'eficiència econòmica, i s’ha de justificar expressament en una memòria l’elecció quan no recaigui en la proposta econòmica més
avantatjosa.
2. Fitxa d’entitat: cadascuna de les entitats de l’agrupació (excepte la promotora), haurà d’emplenar la fitxa d’entitat, segons el model normalitzat, signada per la persona responsable (G346NCAEM-049).
Aquestes fitxes les ha de trametre l’entitat promotora amb tota la resta de documentació de la justificació, a través de Canal Empresa o Eacat, segons li correspongui.
Documentació a conservar
En relació al pla de treball executat, les entitats hauran de conservar els documents justificatius de les activitats desenvolupades, que acreditin l’execució correcta de les accions, d’acord amb els models del manual d’instruccions d’execució març 2016). Els documents a conservar per l’entitat són:
a) Fulls de seguiment de les persones emprenedores: originals signats pel tècnic/a i per la persona beneficiària i datats dintre del període elegible. El nombre de fulls de seguiment ha d’estar necessàriament relacionat amb el nombre de persones beneficiàries declarat al pla de treball executat de la memòria tècnica.
b) Fulls de tutoria de les persones participants
c) Fulls de tutoria del projecte emprenedor
d) Llistats d’assistència a les accions de formació: originals signats per les persones beneficiàries i la persona formadora. Han d’estar datats dintre del període elegible. Hi ha d’haver tants llistats d’assistència com accions de formació s’hagin desenvolupat i s’indiquin a la memòria tècnica justificativa.
e) Full de valoració de les accions de formació: originals signats per les persones beneficiàries, datats dins del període elegible.
f) Si escau, d’acord amb l’activitat realitzada, l’entitat haurà de conservar la documentació probatòria de la realització efectiva (tríptics, publicacions, material editat, ponències i d’altres), amb indicació expressa del compliment de les mesures de publicitat establertes en la base 24.
El Servei d’Emprenedoria comprovarà la memòria tècnica justificativa i podrà requerir l’entitat beneficiària per a l’enviament dels documents justificatius de les activitats desenvolupades que acreditin l’execució correcta de les accions.
5.2 Justificació econòmica
El compte justificatiu de la despesa realitzada ha d’incloure la documentació següent:
1. Relació classificada de les despeses de les activitats (base 17.3.2) de totes les despeses subvencionables de les activitats realitzades, d’acord amb el model normalitzat (G146NCAEM-044) Les entitats han de fer constar al document el resum de les despeses per a cada entitat conveniada que la imputi. La relació classificada de les despeses ha d’estar signada per l’entitat promotora i incloure les dades facilitades de forma individual per cada entitat de l’agrupació en la seva “fitxa d’entitat “.
La relació de despeses s’ha de presentar degudament signada.
La relació classificada de les despeses aportada s’ha de fer en funció de les despeses previstes en la base 7, que són les que s’imputin al desenvolupament de les accions, perquè responen de manera inequívoca a la seva naturalesa, que s’hagin realitzat durant el període d’execució de l’actuació i hagin estat efectivament pagades pel beneficiari/ària abans de la presentació de la justificació econòmica.
Les despeses han de ser despeses efectivament realitzades i pagades per les entitats beneficiàries abans del 31 de juliol de 2016.
A l’efecte d’aquesta Ordre es consideren despeses subvencionables les següents:
FASE 1: Preparació, seguiment i coordinació
a) Remuneracions totals o parcials de personal tècnic que realitzi les tasques de preparació, execució, seguiment i coordinació de les accions. El personal tècnic pot ser funcionari o laboral.
El cost laboral subvencionable és la suma del cost salarial i de les cotitzacions obligatòries a la Seguretat Social.
El cost mensual màxim subvencionable per cada tècnic és de 3.213,82 euros.
En el cas de personal assignat a temps parcial s’aplicarà la part proporcional corresponent, en funció de la dedicació efectiva.
b) Despeses indirectes.
Les entitats podran imputar altres despeses indirectes mitjançant l’opció simplificada d’un tant fix del 15% de la suma total de les despeses de personal tècnic.
(tècnic 1 + tècnic 2 + ...+ tècnic n) x 15% = total despeses indirectes
Qualsevol correcció financera que s’apliqui sobre les despeses de personal tècnic que serveixin de base de càlcul del tant fix donarà lloc a una minoració de l’import de les despeses indirectes imputades.
FASE 2: Formació
a) En el cas que la formació la dugui a terme, totalment o parcialment, una agrupació d’entitats:
1. Despeses de personal: les despeses directes associades a la preparació, la impartició i l’avaluació de les accions formatives consistents en les retribucions de personal propi de l’entitat que
desenvolupi la formació (salaris i Seguretat social).
2. En cas de contractació de personal docent, la factura corresponent pels serveis formatius prestats on s’acrediti de manera detallada la docència impartida (cursos impartits i hores realitzades)
Pàgina 8 de 10
3. Altres despeses directes. Es podran imputar el 100% d’altres despeses imprescindibles per al desenvolupament del programa (materials, mitjans didàctics, lloguer d’aules, assegurances obligatòries).
4. Despeses indirectes. Es podran imputar altres despeses indirectes mitjançant l’opció simplificada d’un tant fis del 15% de la suma total de les despeses de personal.
(apartat 1 + apartat 2) x 15% = total despeses indirectes imputables
Qualsevol correcció financera que s’apliqui sobre les despeses dels apartats 1 i 2, que serveixen de càlcul del tant fix, donarà lloc a una minoració de l’import dels costos imputats de l’apartat 4.
b) En cas de subcontractació (total o parcial) de la formació, el cost total de la subcontractació.
FASE 3: Tutories
Contractació de tutors externs. Les factures corresponents a les tutories hauran d’acreditar els serveis prestats i especificar el projecte tutoritzat i les hores dedicades.
Són despeses no subvencionables les següents:
a) Interessos deutors de comptes bancaris.
b) Interessos, recàrrecs i sancions administratives penals.
c) Despeses de procediments legals i judicials.
d) Impostos indirectes, quan siguin susceptibles de recuperació o compensació, i els impostos personals sobre la renda.
e) Adquisició de mobiliari, equips, vehicles, infraestructures, béns immobles i terrenys.
f) Despeses de transaccions financeres.
g) Comissions i pèrdues de canvi i d’altres despeses purament financeres, com ara comissions per manteniment de comptes o transferències.
h) Despeses de la Seguretat Social generades per baixa laboral del treballador, tant si és per malaltia o accident comú, com per malaltia o accident professional, o per maternitat o paternitat. En qualsevol cas, són subvencionables les despeses de la persona substituta, però no les de la persona
treballadora de baixa.
i) Les hores extraordinàries, els pagaments per beneficis, els pagaments en espècie; les vacances no efectuades; les dietes, el plus de transport, les despeses de locomoció; les indemnitzacions per mort i els trasllats corresponents; les indemnitzacions per suspensions, acomiadaments, cessaments o finalitzacions de contracte; les percepcions per matrimoni.
j) Els complements o plusos salarials (antiguitat, coneixements especials, complements de lloc, complements en funció del resultat de l’empresa, complements de quantitat i qualitat) no seran subvencionables, excepte que els fixi el conveni col·lectiu o en el contracte de la persona treballadora.
5.2.1 Justificació de despeses de remuneracions de personal tècnic i administratiu
L’entitat ha de presentar de forma telemàtica, per Eacat en cas d’entitats públiques, o a través de Canal Empresa en cas de la resta d’entitats, els següents documents (si els originals són en paper, caldrà escanejar-los):
a) Contracte o nomenament de la persona treballadora
b) Justificants de pagament de les nòmines, mitjançant comprovant bancari que acrediti la sortida material de fons, que pot ser un rebut individual del treballador/a o un rebut conjunt de tota la plantilla;
en aquest últim cas, cal presentar el llistat sencer de la remesa efectuada, per identificar els imports i els noms de les nòmines de cada treballador.
c) Documentació de la Seguretat Social (TC1) a càrrec de l’empresa del personal tècnic imputat que participa en les accions o programes
d) Justificants de pagament de la Seguretat Social (rebut bancari o TC1 segellat per l’entitat bancària).
En el cas de pagaments en efectiu, la sortida material de fons s’ha de justificar mitjançant la presentació de la documentació acreditativa del rebut per part del creditor/a, degudament signat i datat, i en el qual s’ha d’identificar el subjecte deutor que fa el pagament. Aquest document s’ha d’acompanyar amb la còpia de l’assentament comptable del pagament efectuat. S’accepta la imputació de pagaments en efectiu per un import màxim de 2.500,00 euros respecte del total de subvenció justificat correctament.
e) Fulls de temporalització mensual del personal adscrit a l’execució de les actuacions amb els detalls dels dies i les hores invertides en cada tasca (segons el model del catàleg de serveis).
En aquesta temporalització s’ha de fer constar la descripció de cadascuna de les tasques
desenvolupades i ha d’estar signada tant per l’entitat beneficiària com per la persona treballadora.
f) Resum de nòmines, d’acord amb el model normalitzat (imprès G146NCAEM-014) S’haurà de presentar en paper, per tal de ser estampillats:
g) Originals de les nòmines corresponents als mesos imputats.
h) Originals dels TC2 corresponents als mesos imputats.
5.2.2 Justificació de despeses de serveis externs
Per justificar despeses de serveis externs per al desenvolupament d’activitats relacionades amb el projecte, s’ha d’aportar:
a) Original de la factura on consti el nom de l’empresa contractada, el programa o detall de l’acció realitzada i el seu import.
b) El pagament s’ha de justificar mitjançant original o còpia compulsada del comprovant bancari que acrediti la sortida de fons.
En el cas que l’import de la subcontractació superi els 18.000 € l’entitat haurà de presentar:
a. Document del contracte o conveni.
b. Declaració responsable de l’entitat subcontractada, segons model normalitzat (imprès G346NCAEM- 015)
c. Memòria sobre l’elecció entre les 3 ofertes presentades pels diferents proveïdors, conforme als criteris d’eficiència i economia, amb justificació expressa quan l’elecció no recaigui en la proposta econòmica més avantatjosa.
Qüestions que cal tenir en compte en la justificació de les despeses del personal tècnic propi
- El mensual màxim subvencionable per cada tècnic és de 3.213,82 euros.
- En general queden exclosos els conceptes següents: les hores extraordinàries, els pagaments per beneficis, els pagaments en espècie, les vacances no efectuades, les baixes laborals, les indemnitzacions per mort i els trasllats corresponents, les suspensions, els acomiadaments, els cessaments o les finalitzacions de contracte, les dietes i els desplaçaments.
- En el cas de personal assignat a temps parcial, s’ha d’aplicar la part proporcional corresponent, en funció de la dedicació efectiva.
- Qualsevol canvi produït a posteriori de l’atorgament i que suposi incorporació de nou personal, així com el cessament de persones incloses en la relació presentada, s’ha d’haver comunicat mitjançant un escrit motivat a l’òrgan gestor i autoritzat per aquest mateix òrgan.
Pàgina 10 de 10
No aportar justificants per la totalitat de la despesa elegible realitzada o no respectar els percentatges establerts per la normativa pot ser causa de revocació parcial o total de la subvenció atorgada.
5.3. Indicadors de l’FSE
L’annex 1.1 d’Indicadors de l’FSE: recull les dades de les persones que han participat en el pla de treball executat des de la data d’inici d’activitat informada fins al 30/06/2016.
L’enviament d’aquest annex (en format excel i degudament signat per la persona responsable) s’haurà d’haver fet en el termini màxim del 15 de juliol de 2016 (15 dies naturals després de la finalització del programa), d’acord amb les “Instruccions de gestió del programa (març 2016)”, a l’adreça
6. Estampillat
Les despeses que s’imputin per justificar el programa han de ser despeses efectivament realitzades i pagades per les entitats beneficiàries de les operacions i s’han de certificar a l’FSE.
Els documents originals presentats (nòmines, TC2 i factures) han de ser segellats pel Departament d’Empresa i Coneixement, amb indicació del programa operatiu del Fons Social Europeu que el cofinança, el percentatge de cofinançament, i si l'import justificat s'imputa totalment o parcialment. En aquest últim supòsit, s'ha d’indicar a més la quantia exacta del cost de l'operació que resulti cofinançada.
La documentació original que no hagi de constar a l'expedient serà retornada a l'entitat interessada un cop s'hagi estampillat, si escau, i confrontada la còpia.
7. Documentació que l’entitat ha de custodiar
L'entitat beneficiària ha de mantenir una pista d'auditoria suficient, que ha de consistir a disposar de tota la documentació tècnica i econòmica que permeti verificar, d'una banda, la realització correcta de les activitats objecte d'aquesta subvenció i, de l'altra, l'adequació entre els registres comptables i els
documents acreditatius de les despeses derivades de la realització d'aquestes activitats, amb els imports que s’han de presentar a cofinançament de l’FSE. La documentació tècnica es refereix a tota la
documentació relativa a l'acreditació de la realització de l'activitat, i la documentació econòmica es refereix a tota la que dóna suport al compliment de la justificació de despeses.
L'entitat beneficiària ha de conservar tots els documents justificatius de les despeses cofinançades per aquest Fons durant un termini de tres anys comptats a partir del 31 de desembre de l’any següent a la presentació de la Comissió Europea dels comptes en els quals s’hagin inclòs les despeses.
El SOC informarà els beneficiaris de la data d’inici d’aquest període. Els documents s’han de conservar en forma d’original o còpia compulsada de l’original o en versió electrònica de documents originals.
L’entitat haurà d’identificar expressament en la seva comptabilitat les despeses imputades a cadascuna de les accions de forma separada o per qualsevol altre mitjà que permeti verificar el cofinançament de la despesa pel Fons Social Europeu
