ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS

Gestao RRHH

ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN

DE PUESTOS

Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se desenvuelve.

(Lanham 1962)

ANÁLISIS

DE PUESTOS

Qué es

?

Proceso sistemático de obtener información relevante e importante sobre el contenido de un puesto de trabajo (American Compensation Association 1992)

Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más detallado, comprender su responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)

ANÁLISIS

DE PUESTOS

Qué aporta

?

Permite saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo

Requiere un exhaustivo conocimiento de los puestos analizados y del contexto organizativo en el que operan.

Lista y describe las funciones, actividades, tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y, en su caso, las funciones de supervisión de un puesto.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Qué es

?

Es una herramienta de RR HH, que documenta de forma sintética y estructurada, la información básica recogida del análisis de un puesto de trabajo en un contexto organizativo determinado.

 Aclarar la E.d.O.: jerárquica, funcional y matricialmente.  Identificar vacíos y solapamientos funcionales.

 Verificar la congruencia entre los medios aportados a un puesto y

las funciones y responsabilidades encomendadas.

 Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de

funciones).

 Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos

paralelos.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Utilidades (I)

Organizativas

 Servir de base para la valoración de puestos de trabajo.

 Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de

retribución, en base a las funciones que realizan.

 Facilitar la equidad retributiva.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Retributivas

Utilidades (II)

 Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los resultados

permanentes que debe aportar un puesto.

 Identificar necesidades de formación, entrenamiento y desarrollo

profesional.

 Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de personal.  Ayudar en la planificación de carreras profesionales, proyectando

el desarrollo profesional hacia las necesidades organizativas reflejadas en la descripción de puestos.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Definir políticas de Desarrollo de RRHH

Utilidades (III)

 Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger

información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto.

 Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al

proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés, defectos ergonómicos, etc.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Seguridad, P.R.L. y Salud laboral

Utilidades (IV)

 Información que se debe recoger (elementos).  Grado de detalle (balance coste/beneficio).

 Formato de presentación (uso interno o extensivo).

 Método para recoger la información (combinar varios).  Proceso de comunicación y difusión (proceso y objetivos).

 Personas que intervendrán en el proceso (analista, ocupante,

superior jerárquico y Dpto. de Organización y/o RRHH).

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

 Identificación: área, puesto, ocupante, superior inmediato, fecha de

validez y aprobaciones.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN

DE UN PUESTO

 Misión o razón de ser del puesto: qué (acción), sobre qué (función y

ámbito), de acuerdo a qué (marco) y para qué (resultados).

 Dimensiones: económicas y no económicas (personas dependientes,

subcontratados, clientes, proveedores, etc).

 Naturaleza y alcance del puesto: organigrama (a tres niveles) y entorno -

solo directivos - (ej. gama de productos, clientes...)

 Funciones y actividades principales (áreas de responsabilidad en términos

de resultados permanentes: finalidad y actividades)

 Relaciones con otros puestos y/u organizaciones (puesto, motivo y

frecuencia estimada).

 Naturaleza y alcance de los problemas.

 Naturaleza y alcance de la responsabilidad (capacidad de decidir de

forma autónoma).

 Conocimientos y experiencia requeridos (por puesto, no por ocupante).  Competencias asociadas: esenciales y diferenciales.

 observación directa

 cuestionarios: estructurados, preguntas abiertas, diarios, etc.  comité de expertos  entrevista grupal  entrevista individual  incidentes críticos  por competencias (*) McCormick

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Métodos

 Definir el objetivo a conseguir.

 Decidir los puestos/familias a definir (inventario de puestos).  Identificar y organizar el equipo de trabajo.

 Establecer el período de ejecución (elegir el momento:

conflictividad, cargas de trabajo, etc.)

 Comunicar el proyecto (objetivo, fases y metodología) a

Comité directivo, Mandos, Trabajadores y Comité de empresa.

 Desarrollar el proceso de descripción (planificar el calendario

y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de revisión y validación).

 Definir el seguimiento, actualización y custodia.

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Verbo de

acción Función Resultado

dirigir _{de control de calidad} el trabajo del staff para que se cumpla el procedimiento de inspección del producto

planificar la elaboración de _{comunicaciones} del staff

para dar a conocer la situación respecto

a los estándares de calidad

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

TXI







BASICAMENTE



qué hace

tareas que realiza, características mentales y físicas

que conllevan las tareas y tiempo que ocupan



cómo lo hace

especificación de técnicas, métodos, equipos o

instrumentos que ha de utilizar para realizar las tareas



para qué lo hace

finalidad básica de cada tarea

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

PUEDE COMPLETARSE CON:



requisitos o exigencias del puesto



condiciones de trabajo



competencias

DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS

Qué ha de recoger

?

AHORA BIEN

En la actualidad, y para algunos puestos, (en actividades técnicas, de mando y directivas) la descripción tradicional de los mismos, ha caído en cierto desuso. Se argumenta que es una técnica demasiado

exhaustiva y rígida para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en equipo y a las

exigencias de polivalencia y multivalencia que se exigen hoy.

Sin embargo, entendemos que el análisis y la descripción de puestos de trabajo sigue vigente, debiendo, eso sí, elaborarse en forma diferente adaptándola, tanto a las situaciones de cambio, como al enfoque de competencias.

Una vez que se dispone de las descripciones de puesto el siguiente paso es elaborar los perfiles de exigencia de los mismos; esto es, los rasgos o las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar su trabajo con eficacia, eficiencias, seguridad y satisfacción.

PERFILES

DEL PUESTO

También a partir de las descripciones de puestos, se podrá trabajar en la valoración, diseño y rediseño de los mismos.

Esta es la “forma clásica” de elaborar los perfiles. En ellos, por lo general, aparecen una serie de apartados:











En los aspectos psicométricos incluidos en el perfil de

exigencias, se indicarán tres niveles: Óptimo, Mínimo y Máximo.

Aquí el acento se pone en los “comportamientos” que debe llevar a cabo el ocupante del puesto para realizar su trabajo con eficacia, eficiencia y seguridad.

Para lograr este perfil, primero deben establecerse las

competencias genéricas de la organización. Ellas se elaboran a partir de la Misión, Visión, Valores y Estrategias de la

organización.

Luego deben elaborarse los perfiles de exigencias de los

puestos, a partir de las descripciones de puesto realizadas. En esta elaboración se enuncian las competencias claves (a partir de un listado de las competencias más habitualmente

utilizadas), se ordenan según su importancia y luego se

establecen los correspondientes comportamientos asociados.

Dirección Gral. Dir. De Logística Dir. De Producción Jefe de Almacén Jefe de Compras Jefe de Distribución Secretaria de Dpto. Actividades subordinadas:  Distribución y transporte  Almacenamiento  Aprovisionamiento

Identificación del Puesto: Director de Logística

■

■

sintetizando la contribución esperada del mismo a la Empresa.

Por Ejemplo:

Director de Logística:

Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y

productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

Misión

■

Director de Logística:

 Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo.

 Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes.

 Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras.

 Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados

 Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística

Funciones principales

■

■

Por Ejemplo: Director de Logística:

Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.

Por Ejemplo:

Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y

análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

Competencias asociadas

Identificación del Puesto:

Director de Logística Posición Orgánica: _{Dirección Gral.}

Dir. De Logística Dir. De Producción Jefe de Almacén Jefe de Compras Jefe de Distribución Secretaria de Dpto. Misión:

Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos,

almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

Funciones:

• Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo.

• Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes.

• Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras.

• Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados

• Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística

Documentos y herramientas utilizadas:

Perfil de Exigencia: (Formación, idiomas, experiencia)

Competencias esenciales o umbral:

Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.

Competencias Críticas:

Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

Actividades subordinadas: •Distribución y transporte

• Almacenamiento

• Aprovisionamiento

Procedimiento que permite establecer el valor relativo

que tienen los puestos dentro de una organización

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Qué es

?

(indica la importancia de un puesto en relación a los demás existentes en la organización)

◘ Determinar de forma fiable el valor relativo de los

puestos.

◘ Proporcionar estructuras salariales equitativas.

◘ Permitir la comparación con puestos de otras

empresas.

◘ Controlar con precisión los costes de personal.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

◘ Servir de base para la negociación con R.L.T.

◘ Proporcionar una estructura estable para la revisión

periódica de sueldos y salarios.

◘ Ayudar en los procesos de selección, movilidad y

formación del personal.

◘ Aclarar funciones, responsabilidades y niveles de

autoridad.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Globales o no cuantitativos

Jerarquización.

 Clasificación o Graduación.

Analíticos o cuantitativos

 Valoración por puntos.

Comparación de factores.

HAY

 Sistema de escalas y perfiles.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Jerarquización:

El objetivo es averiguar si un puesto, considerado globalmente, es decir, como conjunto indivisible

de tareas, responsabilidades y funciones, es igual, superior o inferior a otros.

Requiere definir los criterios de comparación (formación, experiencia, supervisión, etc) por

una comisión de valoración.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Clasificación

Sigue un orden inverso al método anterior. Primero se definen categorías o grados y

después se distribuyen en ellos los diferentes puestos.

Ejemplo: Grado 2. Tareas para las que se necesita cultura general, realización de tareas auxiliares siguiendo

instrucciones preestablecidas, aunque debiendo elegir el procedimiento a seguir entre varios...

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Comparación de factores:

Se identifican los puestos clave.

Estos puestos se descomponen en factores que sirven de elemento comparativo con otros y determinan su importancia relativa en la Organización.

Cada puesto es valorado en relación con esos factores, asignándole la retribución que se considere apropiada.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Asignación por puntos

La valoración del puesto es el resultado de sumar la valoración de diferentes factores.

Es un método cuantitativo, puesto que la valoración consiste en la asignación de unos puntos, de cuya suma se obtiene la puntuación total del puesto.

VALORACIÓN

DE PUESTOS

COMPETENCIAS:  TECNICAS  GERENCIALES  RELACIONES HUMANAS SOLUCIÓN DE PROBLEMAS  MARCO EMPRESARIAL

 DIFICULTAD DE LOS PROBLEMAS

RESPONSABILIDAD

 LIBERTAD PARA ACTUAR

 MAGNITUD

 IMPACTO

+ CONDICIONES DE TRABAJO

Factores del Sistema Hay

Estudio de la

organización Adaptación de las tablas de valoración

Selección de puestos clave representativos

Descripción de puestos Creación del comité

de valoración de puestos clave Revisión idoneidad Evaluación resto de puestos Comparativa con

puestos clave (20-40) y descripción Fijación de niveles del mapa de puestos

VALORACIÓN

DE PUESTOS

Métodos