UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
Facultad de Sistemas Mercantiles
Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría C.PA
Tesis de grado previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A
Tema: Sistema de gestión contable para “Textiles Arteaga” de la ciudad de Tulcán
Autor: Verónica Estefanía Tello Escobar
Tutor: Ing. Paola Yesenia Carrera Cuesta
IV
DEDICATORIA
Este trabajo de grado, es objeto de esfuerzo y constancia durante mi vida estudiantil, lo dedico
principalmente a Dios por guiar cada uno de mis pasos y darme la fortaleza suficiente para
lograr esta meta, de igual manera a mis padres que siempre me han brindado su apoyo
incondicional y son el pilar fundamental en mi vida, que con su amor, sacrificio y motivación
han estado siempre en todo momento.
La vida está llena de sueños y retos por alcanzar, por ello este es el resultado de haber culminado
una etapa más en mi vida y a su vez logrado conseguir todos los conocimientos fundamentales
V
AGRADECIMIENTO
La gratitud es un valor esencial del ser humano que forma parte de nuestra vida, expreso mi
agradecimiento a Dios por haber guiado cada uno de mis pasos para culminar esta meta con
éxito.
De manera especial a la Universidad Regional Autónoma de los Andes por haberme dado la
oportunidad de formarme con conocimientos y valores a través de sus maestros y a la vez
permitir una formación académica como profesional con capacidad y liderazgo para incursionar
en el ámbito laboral.
Reiterar mi profundo agradecimiento a la Ingeniera Paola Carrera en calidad de asesora, quien
guio cada paso de este trabajo de investigación con sus conocimientos y experiencia.
A mis padres por toda la confianza que depositaron en mí para lograr esta meta, gracias por su
VI
ÍNDICE GENERAL
Portada ...I
Certificación del tutor ... II
Declaración de autoría ... II
Dedicatoria... III
Agradecimiento ... V
Resumen ejecutivo ... XI
Abstract ... XII
Introducción ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
Planteamiento del problema ... 1
Formulación del problema ... 2
Delimitación del problema ... 2
Objeto de investigación y Campo de acción ... 2
Identificación de la línea de investigación ... 3
Objetivos ... 3
Objetivo general ... 3
Objetivos específicos ... 3
Idea a defender ... 3
Justificación del tema ... 3
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear ... 4
Resumen de la estructura de la tesis ... 4
Elementos de novedad, Aporte teórico y Significación práctica ... 4
Capítulo I. Marco Teórico ... 6
1.1 Origen y evolución de la contabilidad general ... 6
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la contabilidad general ... 7
VII
1.2.1.1 Sistema ... 7
1.2.1.2 Gestión contable... 8
1.2.1.3 Etapas de la gestión contable ... 8
1.2.1.4 Sistema de gestión contable ... 9
1.2.1.5 Proceso contable ... 9
1.2.1.6 Contabilidad general ... 10
1.2.1.7 Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) ... 11
1.2.1.8 Cuentas contables... 12
1.2.1.9 Plan general de cuentas ... 13
1.2.1.10 Documentos fuente ... 14
1.2.1.11 Estado de situación inicial ... 14
1.2.1.12 Libro diario ... 15
1.2.1.12 Libro mayor ... 15
1.2.1.13 Balance de comprobación ... 16
1.2.1.14 Estado de resultados ... 17
1.2.1.15 Balance general ... 17
1.2.2 Proceso administrativo ... 18
1.2.2.1 Misión ... 18
1.2.2.2 Visión ... 19
1.2.2.3 Niveles directivos... 19
1.2.2.4 Elementos del proceso administrativo ... 20
1.2.2.5 Proceso de compras... 20
1.2.2.6 Proceso de ventas ... 21
1.2.2.7 Proceso de inventarios ... 22
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre la contabilidad general ... 22
VIII
Capítulo II. Marco Metodológico ... 25
2.1. Caracterización de “Textiles Arteaga” ... 25
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación ... 26
2.2.1 Modalidad de la investigación ... 26
2.2.2 Tipos de investigación ... 26
2.2.3 Métodos, técnicas e instrumentos de investigación ... 27
2.2.3.1 Métodos de investigación ... 27
2.2.3.2 Técnicas de investigación... 27
2.2.3.3 Instrumentos de investigación ... 27
2.3 Conclusiones parciales del capítulo ... 29
Capítulo III. Desarrollo de la Propuesta ... 30
3.1 Título de la propuesta... 30
3.2 Caracterización de la propuesta ... 30
3.3. Planteamiento detallado de la propuesta ... 31
3.3.1 Procedimiento administrativo ... 31
3.3.2 Procedimiento de compras ... 33
3.3.3 Procedimientos de ventas ... 35
3.3.4 Procedimiento de inventarios ... 37
3.3.4.1 Ingreso de mercadería al almacén ... 37
3.3.4.2 Salida de mercadería del almacén ... 39
3.3.5 Procedimiento de almacenaje ... 41
3.3.6 Registro de ventas ... 43
3.3.7 Registro de compras ... 44
3.3.8 Registro de gastos ... 45
3.3.9 Estado de situación inicial ... 47
3.3.10 Estado de resultados ... 48
IX
3.4.1 Objetivo... 50
3.4.2 Resultados de la validación de la propuesta ... 50
3.5 Conclusiones parciales del capítulo ... 52
Conclusiones generales... 53
X
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1. Localización de “Textiles Arteaga” ... 25
Gráfico Nro. 2 Sistema de gestión contable ... 30
Gráfico Nro. 3 Organigrama estructural “Textiles Arteaga” ... 32
Gráfico Nro. 4 Flujograma de compras ... 34
Gráfico Nro.5 Flujograma de ventas ... 36
Gráfico Nro. 6 Flujograma de ingreso de mercadería ... 38
Gráfico Nro. 7 Flujograma de salida de mercadería ... 40
Gráfico Nro. 8 Flujograma de almacenaje... 41
Gráfico Nro. 9 Rigor científico de la propuesta ... 50
Gráfico Nro. 10 Estructura metodológica... 50
Gráfico Nro. 11 Organización de la temática ... 51
Gráfico Nro. 12 Viabilidad para la aplicación práctica ... 51
Gráfico Nro. 13 Actualidad de la propuesta ... 52
ÍNDICE DE TABLAS Tabla Nro. 1 Ventas ... 43
Tabla Nro. 2 Compras ... 44
XI
RESUMEN EJECUTIVO
En un mundo globalizado y de constante evolución, las empresas comerciales no desarrollan
procesos administrativos que contribuyan al manejo de la información contable para la toma de decisiones, es así que la empresa “Textiles Arteaga”, no posee un sistema de gestión contable,
ya que únicamente lleva un registro empírico de sus operaciones omitiendo a su vez un control
periódico de las mismas, al no contar con procedimientos y mecanismos para proporcionar
información, dificultando la accesibilidad de sus datos. Es por ello que surge la necesidad de
realizar este tema de tesis, con el objetivo de que el propietario se apoye a una herramienta
efectiva de mantener un manejo permanente de las actividades diarias y además le permita
conocer el crecimiento y estado actual de la empresa.
Para la realización del trabajo de tesis se utilizó la modalidad cuali-cuantitativa, así como
métodos empíricos y teóricos de investigación, siendo parte fundamental para la elaboración
del diagnóstico y desarrollo de la propuesta. De acuerdo a la línea de investigación que se
relaciona con el tema, corresponde a la gestión de la información contable, definiéndola como
un eje temático de carácter específico y disciplinario, en la cual inciden actividades de
investigación con resultados comprobados a través de la elaboración del presente proyecto.
En cuanto a la aplicación práctica, se muestra un prototipo de las bases contables en las cuales
se asienta la operatividad de la empresa, estableciendo el diseño de flujogramas de procedimientos y tablas de control para cada una de las actividades, continuando con la
posterior elaboración de los estados financieros mediante la recolección de información.
Finalmente se describen las conclusiones, las cuales determinan que la propuesta realizada
XII ABSTRACT
In a globalized and constantly changing world, business enterprises do not develop
administrative processes that contribute to the management of accounting information for
decision making, so that the company "Textiles Arteaga" does not have a management
accounting system as only takes an empirical record omitting operations turn a newspaper
controlled by the same, to not have procedures and mechanisms to provide information,
hindering the accessibility of their data. That is why the need for this thesis topic, in order that
the owner supports an effective tool to maintain ongoing management of daily activities arises
and also allows to know the current status and growth of the company.
The qualitative and quantitative method was used for the realization of the thesis as well as
empirical and theoretical research methods, a fundamental part for the development of
diagnosis and proposal development. According to the research that relates to the subject, it is
for the management of accounting information, defining it as a theme of specific and
disciplinary nature, which affect research with proven results through the development of this
project.
In terms of practical application, a prototype of the accounting basis on which the operation of
the company is based is shown, establishing design flowcharts of procedures and control tables
for each of the activities, continuing the further elaboration of the financial statements through the collection of information.
Finally, conclusions are described, which determine that the proposal made on the accounting
1 INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
En un enfoque laboral y competitivo es de vital importancia que los sistemas de gestión contable
formen parte de las herramientas de trabajo de diversas empresas siendo la base principal de
sus operaciones, es por esto que se requiere realizar diferentes investigaciones relacionadas con
el tema de tesis de grado, haciendo referencia a algunos de ellos:
En la Facultad de Ciencias Administrativas Gestión Empresarial e Informática de la Universidad Estatal de Bolívar, Cabrera&Guevara (2010), “Diseño de un sistema contable que
contribuye a la gestión en la cooperativa de camionetas Natividad del Guayco, parroquia la
Magdalena, cantón Chimbo, provincia Bolívar, año 2010; el cual tiene como objetivo
implementar un sistema contable que contribuya a la gestión en la cooperativa de camionetas
Natividad del Guayco, parroquia la Magdalena, cantón Chimbo, provincia Bolívar, año 2010.
La presente tesis se orienta al diseño e implementación de un sistema contable acorde a las
necesidades de la organización considerada como una herramienta efectiva que proporciona
información oportuna y veraz.
En la Facultad de Ciencias Administrativas Gestión Empresarial e Informática de la Universidad Estatal de Bolívar, García&Solano (2011), “Sistema contable para mejorar la
gestión administrativa financiera en la Junta Administradora de Agua de la parroquia Asunción cantón Chimbo, provincia Bolívar, año 2011”; la misma que tiene por objetivo diseñar un
sistema contable que permita una mejor gestión administrativa financiera en la Junta
Administradora de Agua de la parroquia La Asunción, cantón Chimbo, provincia Bolívar, año 2011”. Esta tesis se plasma en efectuar los procedimientos y mecanismos apropiados que
faciliten información útil sobre el desarrollo de las operaciones dentro de la empresa para una
adecuada toma de decisiones las cuales se desarrollen de manera eficiente y eficaz.
Planteamiento del problema
En “Textiles Arteaga” mediante la actividad comercial que desarrolla y por conocimiento del
propietario, se da a conocer un manejo considerable de ingresos originados por la venta de telas
de confección; el cual lleva una administración de manera empírica de los diferentes
movimientos contables, ocasionando posibles inconsistencias en el registro de las transacciones
2
La carencia de un sistema de gestión contable no permite llevar un adecuado control de sus
operaciones periódicas, lo que causa errores y/o equivocaciones durante la contabilización
además de que no se obtengan resultados veraces.
Cabe resaltar que a su vez no se efectúan adecuadamente procesos contables como: diario
general, mayor general, balances y procesos administrativos que se producen bajo registros de
control como: compras, ventas e inventarios; provocando el desconocimiento sobre el estado
actual de la empresa.
Además se considera el inadecuado desarrollo en el registro de las operaciones y actividades de
la empresa, lo cual no permite identificar, clasificar y analizar con claridad los diversos hechos
económicos que se realizan dentro de la misma.
Por lo tanto es importante realizar la presente investigación con el propósito de llevar un manejo
adecuado de los procesos administrativos que se realizan a diario dentro de la empresa, para
esto es conveniente el diseño de un sistema de gestión contable.
Formulación del problema
¿Cómo contribuir al manejo de los procesos administrativos de “Textiles Arteaga” de la ciudad
de Tulcán?
Delimitación del problema
Lugar: El presente tema de investigación se llevó a cabo en el enfoque operativo de la empresa “Textiles Arteaga”, el mismo que se encuentra ubicado en las calles Panamá y Sucre de la
ciudad de Tulcán.
Tiempo: El avance de la presente investigación se efectuó en un lapso de seis meses tiempo en el cual se desarrollarán las diferentes temáticas establecidas.
Objeto de investigación y Campo de acción Objeto de investigación
Contabilidad General
Campo de acción
3 Identificación de la línea de investigación
Gestión de la información contable
Objetivos
Objetivo general
Diseñar un sistema de gestión contable que contribuya al manejo de los procesos administrativos de “Textiles Arteaga” de la ciudad de Tulcán.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente sobre el sistema de gestión contable y los procesos
administrativos.
Diagnosticar el estado actual de los procesos administrativos de “Textiles Arteaga”. Determinar los elementos constitutivos del sistema de gestión contable para “Textiles
Arteaga”.
Validar la propuesta mediante la vía de expertos.
Idea a defender
En el presente trabajo de investigación, se propone el diseño del sistema de gestión contable que permita contribuir al manejo de procesos administrativos de la empresa “Textiles Arteaga”
de la ciudad de Tulcán. De esta manera se logre mejorar el manejo empírico de la información,
a través de una herramienta accesible que permita el ingreso de datos de forma rápida y segura
en base a la aplicación de procesos, y con respecto a ello se tomen las decisiones a tiempo y de
manera efectiva.
Justificación del tema
El sistema de gestión contable radica en el manejo de procesos administrativos aplicables a las
operaciones que se efectúan dentro de la empresa, manteniendo un orden y control de la
información que se obtiene de manera clara y evidente, de tal forma asegure la toma de
decisiones adecuadas para optar por mejores ventajas y oportunidades de negocio.
El diseño del sistema de gestión contable tiene gran relevancia en la operatividad de la empresa,
el cual se enfoca en llevar un registro y dar seguimiento a cada uno de los procesos, ya que su
utilización fortalece tanto la gestión contable y la efectividad administrativa, logrando tener un
4
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear
La metodología utilizada para el desarrollo de este trabajo de tesis es la siguiente: métodos del
nivel empírico del conocimiento como: observación científica, análisis documental, validación
por la vía de expertos y métodos del nivel teórico del conocimiento como: histórico-lógico,
analítico-sintético, inductivo-deductivo, enfoque sistémico de los cuales se obtendrá suficiente
información necesaria; dentro de las técnicas de investigación se aplicará la entrevista y como
instrumentos de investigación se encuentra la guía de entrevista la cual permitirá tener un
diagnóstico sobre la situación de la empresa.
Resumen de la estructura de la tesis
En el Capítulo I se realizó la fundamentación teórica partiendo del origen y evolución de la
contabilidad general, luego se analizó las distintas posiciones teóricas y se dio una valoración
crítica sobre los conceptos principales. En el capítulo II se desarrolla el marco metodológico,
en la cual se realizó la caracterización la empresa, además se describió sobre la modalidad
investigativa empleada, se desarrolló los tipos de investigación y la utilización de métodos,
técnicas e instrumentos del proyecto de tesis. En el capítulo III se culmina con el desarrollo de
la propuesta y la validación de la misma mediante la vía de expertos.
Al finalizar este proceso se da paso a las conclusiones y recomendaciones generales del trabajo
de grado, como también se establece la respectiva bibliografía y se adjuntan los anexos que respaldan las actividades elaboradas.
Elementos de novedad, Aporte teórico y Significación práctica Aporte teórico
Se construye un marco teórico a partir de investigaciones realizadas de libros y páginas de
internet, los cuales permiten tener un enfoque más amplio y detallado acerca de la presente tesis
de grado, empleando conceptualizaciones de diferentes componentes concernientes al tema, con la posterior aplicación de un sistema de gestión contable para “Textiles Arteaga”.
Significación práctica
Un sistema de gestión contable es esencial para la operación de un negocio, el cual permite
llevar un orden y control de la información de cada una de las operaciones realizadas dentro de
5 Novedad Científica
Debido a que en “Textiles Arteaga” no existe un sistema de gestión contable, se considera de
gran novedad y relevante el diseño del mismo, ya que es una nueva manera de llevar un correcto
manejo de la información contable bajo los diferentes procesos administrativos que se van a
diseñar, por lo cual sobresale la importancia de brindar mayores beneficios a la empresa,
mejorando el buen funcionamiento y desarrollo de las actividades operativas por medio de un
control y manejo planificado y minucioso que servirá como punto de apoyo para la toma de
decisiones necesarias y adecuadas para cumplir con las necesidades y requerimientos de la
6 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de la contabilidad general
La contabilidad remonta su desarrollo y aplicación en los principios de una historia que relata
lo siguiente:
Existen varios vestigios que permiten inferir la existencia de la práctica contable desde la prehistoria. Se han encontrado registros contables en palacios minoicos, en templos asirios y en tumbas egipcias. Desde el año 6000 a. de C. el ser humano poseía los elementos matemáticos y de escritura básicos. Con el surgimiento de la agricultura, la ganadería y el comercio se sintió la necesidad de contabilizar las transacciones en estas actividades.
El indicio más remoto de contabilidad del que se tiene conocimiento data de la civilización mesopotámica, que existió miles de años antes de la era cristiana y que, debido a su auge económico, requirió elementos contables. En el Museo Semítico de la Universidad de Harvard se conserva una tablita de barro de más de seis mil años de antigüedad, en la cual parecen números curvilíneos. Los historiadores interpretan estos símbolos como los ingresos resultantes de la actividad económica de esta civilización.
Posteriormente surgieron manifestaciones adicionales de contabilidad también en Egipto. Entre los año 5400 y 3200 a. de C. se evidencian movimientos de trueque en el Templo Rojo de Babilonia. Hacia el año 3600 a. de C., como resultado de las gestiones económicas del faraón Menach, sus escribanos efectuaron anotaciones ordenadas de los ingresos y egresos.
Los asirios también llevaron a cabo registros contables, de carácter fiscal, impresos en tablitas de barro. En Egipto, hacia el año 2550 a. de C., los escribanos llevaban anotaciones financieras sobre las operaciones mercantiles del Imperio.
En Grecia, como resultado de sus actividades comerciales, del grado de desarrollo de su marina y del notable régimen económico precapitalista, se supone la existencia de un sistema contable estructurado, aunque sólo se cuenta con los testimonios de Pagani, quien afirma que en la Grecia del siglo V a. de C. se obliga a los comerciantes a que llevaran libros de contabilidad.
También se han encontrado rudimentos de prácticas contables en la Roma antigua, que datan de los primeros años de vida del Imperio, registrados en los escritos de sus pensadores más insignes. A los jefes de familia se les obligaba a anotar diariamente sus ingresos y gastos, y luego pasarlos a un registro más cuidadoso denominado Codex Tabulae; en este se llevaban aún lado los ingresos, Aceptum, y al otro lado los gastos, Expensum. La Ley Paetelia, publicada en Roma en el año 325 a. de C., constituyó la primera norma que aprobaba los asientos realizados en los libros de contabilidad. Esta contabilidad de doble columna llevó a creer que se trataba de una contabilidad por partida doble, hasta que Albert Dupont y André Boulanger, estudiosos de la contabilidad, demostraron que solo se trataba de un sistema de partida simple a doble columna.
A partir del año 235 a. de C., con la muerte de Alejandro Severo, la contabilidad adquirió gran importancia en la Roma antigua. En la época de la República y del Imperio, esta, llevada por los plebeyos, constaba de dos libros: el Adversaria, donde se anotaban las transacciones de caja, y el Codex donde se asentaban las demás operaciones. Con estos libros los romanos llevaban un control preciso de su patrimonio. Fueron los banqueros romanos, casta privilegiada del Imperio, quienes perfeccionaron las técnicas contables, con el fin de controlar las asignaciones que debían otorgar al ejército para sus conquistas territoriales, y a los patricios, para sus aventuras políticas (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, págs. 8-9)
En cuanto a la práctica contable llevada a cabo en tiempos remotos, debido a su poca veracidad nos enfocaremos en el análisis que constituye el objeto de la actividad contable el cual es de conservar un testimonio de naturaleza continuo de los hechos económicos ocurridos en el pasado, así que tenemos tres condiciones para la creación de la contabilidad (Gertz Manero, 1976, 17-18).
7
2. Que concurran a actividades económicas en tal número de importancia que haya sido preciso auxiliarse de un testimonio de naturaleza perenne en la conservación de su información que 3sirviera de ayuda a la débil memoria humana.
3.Que exista un medio generalmente aceptado por medio del cual se pueda conservar la información sobre la narración de los hechos ocurridos en el pasado (escritura) y que sea a la vez susceptible de registrar cifras (números) y, por lo tanto, medida de unidad de “valor” (Fierro Martínez, 2011, pág. 15).
El inicio de la contabilidad nace por la necesidad de registrar las actividades de agricultura y
ganadería, en esta época las civilizaciones utilizaban símbolos para registrar sus actividades,
que más tarde fueron interpretados como resultado de las diferentes operaciones; con el
transcurso del tiempo la contabilidad se fue desarrollando en libros contables que contenían
operaciones mercantiles, es así que fue dando paso a anotaciones rudimentarias de prácticas
contables, con el fin ir perfeccionando de manera más ágil dichos registros.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la contabilidad general 1.2.1 Sistema de gestión contable
1.2.1.1 Sistema
Para llevar una organización adecuada de la actividad operativa de una empresa un sistema se
define como:
Un sistema es:
a) Un conjunto de elementos (que son partes u órganos componentes del sistema), esto es, los subsistemas;
b) Los elementos se interrelacionan de manera dinámica (esto es, interacción e interdependencia) y forman una red de comunicación y relaciones, en función de la dependencia recíproca entre ellos;
c) Desarrollan una actividad o función (que es la operación, actividad o proceso del sistema);
d) Para lograr uno o más objetivos o propósitos (que constituyen la finalidad para la que fue creado el sistema).
El sistema es un todo organizado con lógica. Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema (Chiavenato, 2008, pág. 47).
Un sistema se estructura por varios elementos que cumplen una función específica, los mismos
que se rigen dentro un orden continuo para construir un programa completo que se desarrolla
sobre la dirección de una actividad u operación global, realizando un control sobre manejo y
administración de la información desarrollada por la empresa, para mejorar permanente el
progreso de la organización.
8
La función de un sistema se centra en la organización de varias partes que se interrelacionan de
forma clara y objetiva para dar comienzo a un proceso, que requiere de un seguimiento y control
continuo, dando lugar al cumplimiento de propósitos establecidos por una entidad dispuesta al
manejo eficiente y oportuno de un sistema totalmente estructurado y confiable.
1.2.1.2 Gestión contable
Una administración adecuada de las operaciones de una empresa da lugar a que la gestión
contable permita generar información útil y confiable.
La gestión contable en una empresa es la que permite llevar un registro y el control sistemático de todas las operaciones financieras que se realizan en la misma, debe proporcionar la información precisa a los gerentes encargados de la compañía como también a varios usuarios externos (Gestión y Administración, 2012).
El logro de llevar a cabo una buena gestión contable recae principalmente en la operatividad de
la empresa, en el que se involucran las distintas operaciones financieras, permitiendo extraer
datos relevantes sobre los hechos económicos efectuados, de tal manera facilite una mejor
organización y control, con el objetivo de obtener información necesaria y precisa en el tiempo
requerido.
1.2.1.3 Etapas de la gestión contable
Se hace hincapié en el desarrollo y aplicación de diversas etapas referentes al manejo de la
gestión contable como herramienta principal en la operatividad de la empresa.
La gestión contable se lleva a cabo en tres etapas:
1. Registro de la actividad financiera de la empresa: la gestión contable lleva un registro de toda la actividad comercial que se lleva a cabo en un día común en la empresa. Por lo general, en una compañía se realizan todo tipo de transacciones que pueden ser expresadas en términos monetarios y los mismos deben ser registrados en los correspondientes libros contables de la empresa.
2. Clasificación de la información: se trata de un registro completo acerca de la actividades comerciales; esta etapa implica habitualmente una gran cantidad de datos, por ello la información debe ser clasificada en diferentes categorías; se deben agrupar por separado aquellas transacciones que reciben dinero y las que lo emiten.
3. Resumen de la información: para que la información contable sea empleada por aquellas personas encargas de tomar decisiones comerciales en una empresa, la misma debe ser resumida. Los gerentes por su parte suelen utilizar esta información resumida por departamentos (Gestión y Administración, 2012).
El proceso que sigue la gestión contable permite llevar a cabo un orden y control adecuado,
referente a la información recabada por las diferentes operaciones que se efectúan en la
actividad diaria de una empresa, logrando un mejor resultado en su registro, organización y
manejo de los mismos, por lo tanto demuestre a los usuarios de manera formal, clara y
9 1.2.1.4 Sistema de gestión contable
La estructura y enfoque de un sistema de gestión contable se plasma sobre ciertos
procedimientos que se deben ejecutar para dar seguimiento a la actividad financiera de la
empresa.
“El sistema de gestión contable está dirigido por un modelo básico complementado por un
sistema de información bien planificado y diseñado, ofreciendo de esta manera, compatibilidad, control, flexibilidad y una relación aceptable entre costo y beneficio” (Gestión y
Administración, 2012).
El sistema de gestión contable se asienta en procesos planificados y diseñados ajustado a su
tamaño y necesidades para la ejecución de distintas operaciones, con el propósito de controlar
y hacer uso adecuado de la información proporcionada de forma ordenada y sistemática, a su
vez representa un mecanismo eficaz en la obtención de resultados que beneficien el desarrollo
y progreso de la empresa.
“Un sistema de gestión es un esquema general de procesos y procedimientos que se emplean
para garantizar que la organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos” (Perdomo Moreno, 2008, pág. 73).
El manejo de un sistema contable se basa en el registro y control de las operaciones, y a su vez
suministra la información necesaria de la empresa de manera periódica, a través de procedimientos que se relacionan entre sí bajo los requerimientos establecidos, dicha
información se transmite al gerente o personal encargado sobre la actividad financiera de la
organización de manera detalla y precisa.
1.2.1.5 Proceso contable
El punto de apoyo de un proceso contable radica en su estructura y organización mediante un
plan previamente establecido el cual da comienzo a su ejecución.
La filosofía de trabajo de los programas de gestión contable es básicamente la misma. Los pasos a seguir, en general, son los siguientes:
a) Instalación del programa, teniendo en cuenta los requisitos mínimos exigidos: procesador, memoria, espacio en disco duro, sistema operativo, etc.
b) Crear la empresa cuya contabilidad vamos a llevar:
Nombre de la empresa.
Ejercicio contable: fecha de comienzo y fin.
10
c) Plan contable
La mayoría de los programas de contabilidad permiten crear un plan contable estándar, sobre ese plan contable se tendrá que hacer las modificaciones necesarias para adaptarlo a la empresa.
Borrar las subcuentas que no se va a utilizar.
Añadir las subcuentas necesarias.
Modificar algunas subcuentas para personalizarlas a la empresa. d) Introducción de asientos
Antes de guardar un asiento, el programa comprobará que está cuadrado.
Para facilitar la introducción de asientos hay programas que permiten utilizar asientos predefinidos. Si el asiento que se está contabilizando lleva IVA, el programa pedirá que introduzca una serie de datos necesario para los libros registro de facturas emitidas y recibidas.
e) Corrección de asientos
Si se ha cometido algún error, el programa permitirá corregirlo mediante la opción correspondiente de modificación de asientos. También permitirá la eliminación de asientos.
f) Liquidaciones de IVA
Cada tres meses (o cada mes) se realiza la liquidación de IVA y el asiento correspondiente. Hay programas que realizan este asiento de forma automática.
g) Elaboración de documentos contables
En cualquier momento se puede pedir al programa determinada información o que elabore determinados documentos (por pantalla o por impresora):
Extractos de cuentas o listados de movimientos de algunas o todas las cuentas.
Listado del diario correspondiente a un periodo determinado.
Balance de comprobación de un grupo de cuentas o de todas las cuentas.
Registro de facturas recibidas o emitidas. h) Operaciones de fin de ejercicio
Al final del ejercicio el propio programa realizara de forma automática las operaciones de regularización y cierre del ejercicio. También realizara el asiento de apertura del ejercicio contable siguiente.
i) Cuentas anuales
Finalmente el programa nos permitirá elaborar e imprimir las cuentas anuales: Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de flujos de efectivo (Rey Pombo, 2009, págs. 469-470).
La función que desarrolla un proceso contable se centra en fortalecer el registro, manejo,
clasificación y organización de las diferentes operaciones, para controlar y corroborar la
información obtenida de una actividad financiera con la implementación de mecanismos
adecuados, que permitan obtener confiabilidad y a la vez pueda almacenar seguridad en sus
datos, brindando el conocimiento y disponibilidad suficiente para cubrir las expectativas de la
empresa.
1.2.1.6 Contabilidad general
El manejo de la contabilidad prevalece por la aplicación de diferentes procedimientos
11
La contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en nomas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación relevante de la situación económico-financiera. (Zapata Sanchez, 2009, pág. 8).
El accionar económico de una empresa incide al manejo de la contabilidad mediante varios
procesos que se efectúan para conseguir un orden y control de la información financiera,
garantizando la veracidad y seguridad en los datos, de esta manera el gerente tenga acceso
oportuno para llevar una adecuada administración y operación de su empresa, y así alcance
mayores beneficios.
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable (Bravo Valdivieso, 2013, pág. 9).
La contabilidad toma en cuenta diversas funciones encaminadas a las necesidades de la
empresa, efectuando los procedimientos apropiados con el propósito de generar e interpretar
resultados procedente de la actividad económica, como producto de ello incide en suministrar
información para el mejor conocimiento sobre la situación actual de la empresa para que de esta
manera se tomen las decisiones adecuadas.
1.2.1.7 Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)
El estudio de los principios de contabilidad va encaminadas al logro de fundamentar
argumentos indispensables en la realización de la información financiera de la empresa.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros.
Principio Fundamental: PARTIDA DOBLE. “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
Conceptos Básicos
Equidad. En toda entidad se hallan diversos interese que deben estar reflejados en los Estados Financieros. Al crear estos, deben ser equitativos con respecto a los intereses.
Ente contable. Los Estados Financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero
Bienes económicos. Los Estados Financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico.
Unidad de medida. Para reflejar el Patrimonio de una empresa mediante los Estados Financieros, es necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales.
Empresa en marcha. Los Estados Financieros pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que se refiere a todo organismo económico.
Valuación al costo. Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción.
Periodo. La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestión, cada cierto tiempo, ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o financieras.
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Objetividad. Los cambios en los activos, pasivos y la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible.
Realización. Los resultados económicos deben computarse cuando sean realizados, o sea la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación mercantil, no antes.
Prudencia. Cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo.
Uniformidad. Cuando fuere aplicable y las normas particulares utilizadas para preparar los estado financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Materialidad. Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas
particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico.
Exposición. Los Estados Financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera (Bravo Valdivieso, 2013, págs. 9-10).
La contabilidad se fundamenta en la aplicación de principios sustanciales destinados al
cumplimiento del propósito principal de registro, análisis y control de sus transacciones
económicas realizadas por la empresa, siendo ello el punto de partida para elaborar y
suministrar información necesaria que refleje la realidad financiera durante un periodo contable,
con la certeza de que estos aspectos son imprescindibles en cualquier entidad.
1.2.1.8 Cuentas contables
Existen diversas especificaciones a las que se acogen las cuentas dependiendo del manejo sobre
la actividad operativa de una empresa.
Las cuentas se pueden clasificarse en los siguientes grupos, atendiendo a los distintos elementos que representan:
Cuentas de activo
Representan bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
Cuentas de pasivo
Representan obligaciones contraídas por la empresa con personas o entidades ajenas a la misma, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
Cuentas de patrimonio
Representan obligaciones contraídas por la empresa con los socios o propietarios originada por las aportaciones realizadas en el momento de su constitución.
Cuentas de gastos
Representan, entre otras operaciones, compras de existencias y servicios que recibe la empresa. Implican disminuciones en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio.
Cuentas de ingresos
Representan, entro otras operaciones, ventas de existencias y servicios que ofrece la empresa. Implican incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio. (Tamayo & Escobar, 2013, pág. 28).
La función que cumple una cuenta contable depende básicamente de la administración y
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valores correspondientes a diferentes rubros que representen el activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, costos y gastos de una entidad, con la finalidad de reflejar información oportuna y
veraz sobre los cambios ocurridos dentro de los mismos.
1.2.1.9 Plan general de cuentas
Un plan de cuentas se contiene un listado de cuentas en forma jerárquica las cuales sirven en el
manejo y asignación de los diferentes movimientos que realiza una empresa.
El plan o catálogo de cuentas debe contener:
GRUPO
1. Activo 5. Costos 2. Pasivo 6. Gastos
3. Patrimonio 7. Cuentas de orden 4. Ingresos
El plan general de cuentas permite una descripción más clara y precisa sobre las funciones que
involucra el desenvolvimiento operativo de una empresa, las cuales se registran en los libros de
contabilidad dando lugar a una clasificación más organizada y accesible, que facilite un mejor orden y control sobre los datos que intervienen en un proceso contable, enfocándose a que la
estructura de dicho plan dependa de las características de la empresa. SUBGRUPO
ACTIVO
Activo Corriente
Activo no Corriente
Otros Activos PASIVO
Pasivo Corriente
Pasivo no Corriente
Otros Pasivos PATRIMONIO
Capital
Reservas
Superávit de Capital
Superávit de Operación INGRESOS
Ingresos Operacionales
Ingresos no Operacionales COSTOS
Costos Operacionales
Costos no Operacionales GASTOS
Gastos Operacionales
Gastos no Operacionales CUENTAS DE ORDEN
Cuentas de Orden Deudoras
14 1.2.1.10 Documentos fuente
La sustentabilidad que proporciona un documento fuente evidencia la información registrada
sobre un acontecimiento económico efectuada por tal empresa o entidad.
Existen documentos diversos con muy diferentes funciones (justificaciones e instrumentos de pago, acreditación de la recepción de mercancías, acreditación de la realización de operaciones, control y gestión de existencias, extractos de movimientos en cuentas corrientes, control de vencimientos, etc.). Estos documentos justificantes mercantiles acreditan la realidad de las operaciones y veracidad de los datos que aparecen en los distintos registros contables (Tamayo & Escobar, 2013, pág. 67).
Es necesario que un documento fuente respalde la realización de una transacción económica
desde su origen, y a su vez justifique la realización de la misma durante el registro en los libros
contables, los cuales comprenden la descripción detallada de la información sobre una
operación donde la veracidad de la misma permite comprobar razonablemente la realidad de
los datos, facilitando el control y manejo de la contabilidad.
Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, los recibos de caja, los contratos, y los comprobantes constituyen ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, pág. 100).
Los diversos documentos fuente cumplen varias funciones que dan origen a un asiento contable
como justificante de un hecho económico, proporcionando suficiente información para su
registro, la utilización de estos documentos dependen esencialmente de las diferentes
actividades que se efectúen dentro de una entidad, de esta manera se vuelve efectiva y accesible
la clasificación y organización de la misma.
1.2.1.11 Estado de situación inicial
El desarrollo de una actividad se plasma en el estado de situación inicial el cual da a conocer la
representatividad de cada una de sus cuentas, determinando la posición en la que se encuentra
la empresa.
El balance de situación es el documento contable que va a permitir cumplir la primera finalidad: va a reflejar la situación de la empresa en un momento determinado. Sin embargo, la segunda finalidad consiste en conocer la evolución de la empresa a lo largo de un período (Pascual Pedreño, 2010, pág. 21).
Una empresa refleja su situación económica presentando un informe minucioso por medio del
estado de situación inicial, el cual expresa de forma ordena y sistemática valores o rubros de
las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, por ende da a conocer los aumentos y disminuciones
de cada uno de sus movimientos efectuados dentro de un periodo determinado, de tal manera
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“El balance de situación es la expresión contable del patrimonio de una empresa, muestra la
valoración económica de los bienes, derechos, deudas y capital que tiene la empresa en un
momento determinado” (Soldevila, Oliveras, & Bagur, pág. 24).
El establecimiento de un estado de situación inicial permite precisar una idea clara y objetiva
de la posición de la empresa, identificando las variaciones que se han producido en las
diferentes cuentas establecidas, el cual genera un conocimiento específico para el manejo de
una información más organizada para los usuarios, dando pauta al inicio de las operaciones que
se desarrollarán continuamente durante un periodo contable.
1.2.1.12 Libro diario
Las transacciones económicas que se efectúan durante un periodo contable se describen
específicamente en un libro diario que detalla la información necesaria y pertinente sobre las
operaciones de la empresa.
Destinado a recoger la totalidad de los asientos contables realizados por la empresa. Tales asientos estarán colocados por orden cronológico, señalando la fecha en la que se realizó la operación, y se le asigna a cada uno de los asientos un número de orden correlativo (Pascual Pedreño, 2010, pág. 83).
Un libro diario permite un registro ordenado de cada una de las transacciones económicas que
se efectúan diariamente dentro de una entidad, las mismas se describen como un asiento
contable permitiendo tener una información más organizada que demuestre claridad y
relevancia en sus datos, por lo tanto la persona que lo elabora plasma cada una de las cifras de
manera cuidadosa, manteniendo un manejo y control constante del mismo.
1.2.1.12 Libro mayor
El orden y clasificación de una variedad de cuentas se agrupan en cada uno de los libros mayores
realizados, los cuales permite mayor eficiencia y detalle sobre el registro de los asientos
contables.
Los libros auxiliares son particularmente valiosos para las empresas en las que se presenta una infinidad de transacciones. En este caso, es más práctico agrupar las transacciones según el concepto: compras, cuentas por pagar, entradas a caja, ventas, cuentas por cobrar, desembolsos de caja (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, pág. 35).
La manera en la que se genera una información precisa y específica se desarrolla en cada libro
mayor, el cual permite determinar cada una de las cuentas asignadas por un hecho económico
efectuado, así mismo registra rubros que determinan la representatividad exacta de las mimas
proporcionando una mejor agrupación y control de sus datos, como producto de ello suministra
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“Lo componen todas las cuentas ordenadas por número, con la indicación de los distintos
movimientos que ha tenido por orden cronológico con el fin de poder analizar su evolución a lo largo del periodo” (Pallerola Comamala, 2013, pág. 71).
El previo registro de los asientos contables en un libro mayor se caracteriza por clasificar cada
una de las cuentas asignadas en el mismo orden cronológico como fueron establecidas en el
libro diario, tomando en cuenta que los valores registrados coincidan para dar mejor precisión
durante el proceso, donde su objetivo consiste en trasladar cifras de forma sistemática y
minuciosa respetando su ubicación respecto a la cuenta señalada.
1.2.1.13 Balance de comprobación
La razonabilidad de obtener un resultado eficaz al final de un periodo contable sobre la
operación de una empresa se ve determinado en el desarrollo del balance de comprobación el
cual muestra con claridad los movimientos efectuados.
La finalidad del balance de comprobación es comprobar si los asientos están debidamente
registrados en cuanto a la aplicación de los principios de partida doble. Tiene que darse siempre
un equilibrio cuantitativo entre los saldos deudores y los saldos acreedores, y, por lo tanto, entre
el total del activo y el total del patrimonio neto y pasivo (Omeñaca García, 2008, pág. 57).
La veracidad que contiene el balance de comprobación en el detalle de sus datos como de sus
valores registrados proviene de libros contables anteriormente realizados, de los cuales se traslada la información necesaria de los acontecimientos económicos de la empresa, este
registro permite a su vez tener una idea más clara sobre el resultado de sus cuentas a través de
los saldos, y al termino de los mismos logre un equilibrio del ejercicio contable.
“Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el libro diario y en el
libro mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el debe y haber” (Bravo Valdivieso, 2013, pág. 50).
El desarrollo de la información contable pasa por un proceso riguroso y minucioso de control
y manejo de cada una de las transacciones económicas efectuadas, todo ello se resume en el
balance de comprobación en el cual se registran los movimientos de las diferentes cuentas,
comprobando la exactitud para trasladar sus valores y a su vez verifique los saldos deudores y
17 1.2.1.14 Estado de resultados
La información económico-financiera de una empresa se respalda dentro de un estado de
resultados que permite visualizar de manera oportuna las eventualidades realizadas durante un
periodo contable.
Es un documentos contable que muestra detallada y ordenadamente la forma en la que se obtenido la utilidad o pérdida del ejercicio durante un periodo. Este documento es dinámico porque el saldo de sus cuentas muestra lo que se ha ido acumulando desde el inicio hasta el fin del periodo (Arias Anaya, 2009, pág. 7).
El estado de resultados muestra el desarrollo de las actividades ejecutadas durante un periodo,
el cual muestra claramente los movimientos tanto de las cuentas de ingresos como los
desembolsos en los que ha incurrido la empresa, de tal manera se muestren en forma ordenada
y sintetizada los resultados económicos y financieros obtenidos por dicha entidad, presentando
precisión en sus datos para la toma de decisiones.
El estado de resultados es un estado financiero básico, que presenta información relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad durante un periodo de tiempo determinado. Mediante la determinación de la utilidad neta y de la identificación de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados y de los esfuerzos desarrollados (Carvalho B, 2010, pág. 32).
La información que presenta el estado de resultados evidencia la objetividad y descripción de
la situación financiera de una empresa, haciendo uso de las cuentas representativas que
intervienen en el mismo, esto conlleva efectuar un manejo y control de sus rubros,
proporcionando al termino de ello la utilidad de dicho ejercicio, por lo tanto su contenido es de
carácter informativo incurriendo en un análisis óptimo para medir su gestión.
1.2.1.15 Balance general
La situación económico-financiera desarrollada por la actividad operativa de una empresa se plasma de manera ordenada y detallada en el balance general para dar mejor conocimiento de
los acontecimientos dentro de un ciclo contable.
Es un estado financiero que presenta una relación valorada de los elementos del activo, por un lado, y de los del pasivo y neto, por otro, clasificados todos ellos en masas patrimoniales, pues la información ofrecida se refiere a una fecha concreta, normalmente a la de cierre del ejercicio (Muñoz Orcera & Márquez Vigil, 2011, pág. 45).
La presentación de un documento contable contiene información suficiente y concreta de cada
una de las cuentas que son producto de ciertos movimientos económicos suscitados durante un
periodo de tiempo, lo cual da origen a la estructura de un balance general legible y sustancial,
logrando examinar los resultados obtenidos para dar paso a una evaluación y análisis del
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El balance es un estado contable que mediante el cual el empresario puede obtener información sobre la posición económico-financiero de su empresa en un momento determinado. En esencia, este refleja la situación patrimonial de la empresa, junto con la cuenta de pérdidas y ganancias (Domínguez Caneda, 2011, pág. 39).
El balance general se enfoca en el detalle de los valores registrados como punto de apoyo de la
posición económico-financiera en la que se encuentra la empresa, de tal modo se presenta al
finalizar un periodo contable, conservando la veracidad y realidad explícita sobre la situación
de los cambios producidos en el activo, pasivo y patrimonio, a partir de ello se tomen decisiones
gerenciales que beneficien el logro de los objetivos propuestos.
1.2.2 Proceso administrativo
El funcionamiento de una empresa u organización radica en la ejecución de un proceso
organizado y bien estructurado el cual establece un control y manejo eficiente en cada actividad
que se desarrolle.
Es fundamental que un sistema con objetivos determinados funciona gracias a insumos, procesos productivos, productos (resultados), que se “autorregulan” por la evaluación continua de su funcionamiento, gracias a los controles. El PA está diseñado para administrar-dirigir una organización, por lo que de primera instancia es necesario comprender que es lo que se va a administrar, qué objetivos tiene, cuál es su misión y, hasta cierto punto, los valores que son necesarios para su buen funcionamiento (Hernández y Rodríguez & Palafox de Anda, 2012, pág. 165).
El enfoque que origina un proceso administrativo sirve como un instrumento de guía para
administrar una empresa, el mismo que se compone de elementos indispensables que requieren
de un adecuado manejo para ser aplicados, siguiendo con la secuencia en cada etapa del proceso
como base fundamental y dinámica de cumplir con las funciones designadas para desarrollar
de manera eficiente la actividad principal que se desenvuelve.
1.2.2.1 Misión
El motivo por el cual el gerente de una empresa plantea una misión depende del desarrollo y
cumplimiento de la actividad presente que se realiza en un momento dado de acuerdo a las
necesidades de sus clientes y la situación de mercado.
Algunas organizaciones revisan la misión de la empresa, es decir, el cometido que deben cumplir sus productos, servicios y agentes humanos para alcanzar sus objetivos. La misión debe estar definida en términos del sentido de existencia organizacional para servir a los usuarios o clientes, quienes, al estar satisfechos, adquirirán sus productos y recomendarán a la empresa (Hernández y Rodríguez & Palafox de Anda, 2012, pág. 185).
La misión de una empresa se enfoca de forma esencial en mejorar continuamente la actividad
justificando lo que el gerente está realizando, para dar lugar al planteamiento de los objetivos
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para la toma de decisiones, de modo que refleje el compromiso con el cliente beneficiando la
efectividad de la empresa.
1.2.2.2 Visión
El planteamiento de la visión se origina al cumplir con lo propuesto en la misión, proyectándose
en un trabajo futuro para lograr las expectativas previstas por el gerente y así conseguir una
imagen innovadora de la empresa.
“Conjunto de ideas rectoras y mapa de rutas del futuro de la organización, de la dirección que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar”
(Hernández y Rodríguez & Palafox de Anda, 2012, pág. 185).
Se determina que la visión cumple un papel importante y fundamental en la planeación de una
acción que se enfoca en dirigir y guiar un trabajo coordinado y provechoso, con la finalidad de
lograr excelentes resultados que beneficiarán el progreso de la empresa como también de sus
proyectos y propósitos establecidos, de lo cual vaya forjando un futuro con mejores
posibilidades de continuar incrementando su rendimiento.
1.2.2.3 Niveles directivos
La estructura organizacional de una empresa se basa en el cumplimiento de las funciones
asignadas en cada nivel o departamento establecido.
Independientemente del nivel jerárquico que ocupe el administrador en la organización, el proceso administrativo en su totalidad; sólo varía el grado de aplicación. Los niveles directivos son:
Alta Dirección. Aplica a la etapa de visión-planeación para conceptualizar y fijar las metas, objetivos, caminos de acción en términos de políticas, programas, recursos y evaluación de los resultados.
Mandos Medios. Se encargan de traducir los planes a sus áreas funcionales: producción, comercialización y recursos humanos y, por lo tanto, utilizan la planeación para definir sus procedimientos y generar controles.
Niveles Operativos. Lleva a cabo los planes y los procedimientos conforme a los recursos presupuestados. Genera información cotidiana por medio de reportes o captura de datos (Hernández y Rodríguez & Palafox de Anda, 2012, págs. 168-169).
Los diferentes niveles organizacionales se establecen y estructuran de acuerdo a las necesidades
de la empresa, los mismos que requieren de ciertos lineamientos que se instauran para cumplir
de cierta manera con cada función específica, lo cual sirve como herramienta de apoyo para
quienes se encuentran involucrados en cada área asignada, logrando efectuar cada acción como
20 1.2.2.4 Elementos del proceso administrativo
El establecimiento de un proceso se rige a varios componentes que se efectúan de una manera
estructurada y completa en el seguimiento de una actividad que se realiza dentro de una
empresa.
Planeación. Es la proyección impresa de la acción, toma en cuenta información del pasado de la empresa y se du entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir su desempeño total y el de sus miembros por medio de los controles.
Organización. Es la acción administrativa de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos y jerarquías conforme la responsabilidad delegada, definida y expresada en los organigramas.
Dirección. Es llevar a cabo la conducción de la organización y sus miembros hacia las metas, conforme a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de comunicación y motivación requeridos por la situación.
Control. Es la acción administrativa de evaluar los resultados de una empresa conforme a lo planeado y a los elementos de medición, para determinar el estado de desempeño (Hernández y Rodríguez & Palafox de Anda, 2012, págs. 169-170).
Los elementos que conforman el proceso administrativo son diseñados y desarrollados bajo el
manejo y control continuo, que consiste en organizar y dirigir la actividad operativa de una
empresa, lo que implica sistematizar en forma ordenada cada una de las operaciones y funciones
que desempeña, aplicando una metodología objetiva y eficaz en cada elemento con el fin de
alcanzar el objetivo propuesto por el administrador.
1.2.2.5 Proceso de compras
Para tener una coordinación más eficiente de cada proceso es necesario resaltar el orden, manejo
y control que impulsa a mantener una buena gestión de compras en la empresa.
Un marco ampliamente reconocido identifica siete pasos que los compradores de las empresas siguen para tomar decisiones de compra:
1. Anticipación o reconocimiento de un problema o necesidad. Las compras que realizan las empresas están motivadas por las necesidades de sus procesos de producción, su inventario de mercancías o sus operaciones diarias. Sus requerimientos se derivan de la demanda de los consumidores para los bienes y servicios que produce o comercializa.
2. Determinación y descripción de las características y cantidad de los artículos necesarios. La demanda de los productos de la empresa y las necesidades de su proceso de producción y de sus operaciones dictan los tipos y las cantidades de los bienes y servicios que se comprarán.
3. Búsqueda y calificación de proveedores potenciales. Si el producto ha sido adquirido con anterioridad, la búsqueda tal vez se limite a uno o a unos cuantos proveedores que han cumplido satisfactoriamente en el pasado.
4. Adquisición de propuestas o cotizaciones. Una vez que el comprador ha identificado a los posibles proveedores, solicita propuestas o cotizaciones específicas a cada uno.
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6. Selección de una rutina de pedidos. El departamento de compras, después de hacer un pedido al proveedor, trata de que la entrega de los bienes coincida con el momento en el cual se necesitara el producto. Los bienes deben ser recibidos, inspeccionados, pagados y asentados en los registros de los inventarios de la empresa.
7. Evaluación y retroalimentación del desempeño. Se refiere al producto, así como al desempeño del servicio del proveedor. Se inspeccionan para determinar si cumplen con las especificaciones descritas en el contrato de compra (Johnston & Marshall, 2009, págs. 55-58).
La técnica que desarrolla el proceso de compras forma parte esencial en el manejo de la
administración de una empresa, como una herramienta eficaz en el cumplimiento de cada etapa,
dentro de las cuales se implanta un objetivo específico que dan lugar a diferentes acciones
coordinadas como ahorrar costos, tiempo, cantidad, satisfacer al cliente, etc.; por lo tanto
permiten facilitar el desenvolvimiento eficiente y oportuno de su actividad.
1.2.2.6 Proceso de ventas
La coordinación del proceso de ventas se lleva a cabo por la aplicación de diferentes fases que
se vinculan o relacionan de forma directa con el cliente en la satisfacción de sus necesidades
con el bien o servicio.
Un enfoque para comprender las etapas del proceso de ventas consiste en seis pasos:
1. Prospectos de clientes. En muchos tipos de ventas es fundamental buscar clientes nuevos. Los vendedores emplean diversas fuentes de información para identificar a los clientes en perspectiva importantes, como, guías telefónicas, otros clientes, etc.
2. Inicio del trato. El representante de venta debe de iniciar la relación de la siguiente manera: 1) determinar quién en la empresa tiene mayor influencia para iniciar el proceso de compra; y 2) generar el suficiente interés dentro de la empresa al fin de calificar al cliente.
3. Calificar los prospectos. Los vendedores deben calificar al cliente en perspectiva con el propósito de determinar si este reúne las calificaciones como cliente que valga la pena.
4. Presentación del mensaje de ventas. La presentación de la venta es la médula del proceso de ventas. El vendedor transmite información acerca del producto o servicio y trata de convencer al prospecto para que se convierta en su cliente.
5. Cerrar la venta. Culminar una venta significa obtener el consentimiento final para una compra. En consecuencia, la tarea del vendedor es acelerar la decisión final. Con frecuencia, esto se logra con solo conseguir un pedido.
6. Servicio a la cuenta. El vendedor después de la realizada la venta, debe proporcionar a los clientes diferentes servicios y ayuda para garantizar su satisfacción y para que vuelvan a comprar (Johnston & Marshall, 2009, págs. 48-52).
La organización de un proceso de ventas se involucra con el personal de la empresa quien tiene
la disponibilidad y compromiso de dar a conocer sobre el bien o servicio que oferta, aplicando estrategias útiles y efectivas para el alcance de mejores resultados, a su vez este proceso se
correlaciona con el proceso de compras, ya que de este depende la cantidad de pedido que se
