UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
TEMA: MANUAL DE FUNCIONES PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA “LIGERVAN” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO, 2019
AUTORA: MERINO ROMERO ERIKA PAOLA
TUTOR: ING. GILER GILER MARCOS ANTONIO, MBA.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la señorita MERINO ROMERO ERIKA PAOLA, estudiante de la Carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el tema “MANUAL DE FUNCIONES PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA “LIGERVAN” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO, 2019”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes – UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
Santo Domingo, julio del 2019
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Merino Romero Erika Paola, estudiante de la Carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Santo Domingo, julio del 2019
______________________________ Srta. Erika Paola Merino Romero C.I.: 171571198-0
DERECHOS DE LA AUTORA
Yo, Erika Paola Merino Romero, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Santo Domingo, julio del 2019
______________________________ Srta. Erika Paola Merino Romero C.I.: 171571198-0
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Mayra Alexandra Granda Sanmartín, en calidad de Lectora del Proyecto de Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante MERINO ROMERO ERIKA PAOLA sobre el tema: “MANUAL DE FUNCIONES PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA “LIGERVAN” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO, 2019”., ha sido cuidadosamente revisado por la suscrita, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Santo Domingo, octubre del 2019
DEDICATORIA
Dedico este triunfo con infinito agradecimiento a mi amada familia, quienes con cariño han guiado mis pasos enseñándome que las mayores victorias se logran con esfuerzo y dedicación, pero sobre todo con la ayuda de Dios, mis amados padres Wilmer y Dayse que son un pilar fundamental en mi vida, mis preciosos hermanos Brithany, Mayeli y Aaron, que han estado en el transcurso de este proyecto, a mis veneradas Blanquitas que son el reflejo de la bendición de Dios que aún están con vida.
AGRADECIMIENTO
A Dios, por brindarme la vida y la salud, concediéndome sabiduría para lograr cada una de mis metas.
A mis padres Wilmer y Dayse por haberme apoyado incondicionalmente, llenando mi vida con sus valiosos consejos, pues ellos sentaron en mí las bases de responsabilidad, humildad y superación, sin ellos esto no hubiese sido posible.
También de manera especial a mi querido Hernán por ser ese apoyo constante que ha estado motivándome en la culminación de esta meta, y resto de familiares que han estado presentes en el transcurro de este proyecto.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por permitir superarme profesionalmente y a los docentes ya que ellos me enseñaron que con disciplina se logran objetivos valiosos.
RESUMEN
El presente trabajo de investigación, se realizó en la empresa Ligervan Cia Ltda., de la ciudad de Santo Domingo, dedicada a prestar servicios de seguridad con más de 10 años en el mercado. Esta empresa ha venido presentando varios inconvenientes con relación a las funciones de cada colaborador y sus procesos administrativos es por ello que se vio la necesidad de elaborar un manual de funciones, que consiste en direccionar las actividades de cada empleado para evitar duplicidad de tareas y que toda la empresa sea más eficiente.
Para la estructura del marco teórico se sustentó mediante fuentes bibliográficas como son los libros, revistas, artículos científicos, web entre otros; la información recopilada de la variable dependiente e independiente; por otra parte, para ratificar la problemática identificada en el marco metodológico se empleó la metodología tanto cualitativa como cuantitativa, seguido del desarrollo de los métodos, tipos, técnicas e instrumentos de investigación aplicada a los colaboradores de la empresa en estudio, así como la tabulación de la información obtenida.
ABSTRACT
This research work was conducted in Ligervan Cia Ltda, company in Santo Domingo city, devote to provide security services with more than 10 years in the market. This company has been presenting several disadvantages in relation to the functions of each collaborator and their administrative processes that is why it was necessary to develop a functions manual, which consists in directing the activities of each employee to avoid the tasks duplication and that the whole company is more efficient.
The theoretical framework structure was supported by bibliographic sources such as books, magazines, scientific articles, web among others; the information collected from the dependent and independent variable; On the other hand, to ratify the problem identified in the methodological framework, the qualitative and quantitative methodology was used, followed by the development of the methods, types, techniques and research instruments applied to the collaborators of the company under study, as well as the tabulation of the information obtained.
ÍNDICE DE GENERAL
PORTADA.
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN. DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD.
DERECHOS DE LA AUTORA.
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO. RESUMEN.
ABSTRACT.
ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE TABLAS. ÍNDICE DE FIGURAS. ÍNDICE DE ANEXOS.
INTRODUCCIÓN ... 1
Actualidad e importancia. ... 1
Problema de investigación. ... 4
Identificación de la línea de investigación. ... 6
Objetivos de investigación. ... 6
Objetivo general. ... 6
Objetivos específicos. ... 6
CAPÍTULO I. 1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 7
1.1 Antecedentes de investigación. ... 7
1.3 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 10
1.3.1 Administración ... 10
1.3.1.1 Importancia ... 11
1.3.1.2 Características ... 12
1.3.2 Proceso administrativo ... 12
1.3.2.1 Planificar. ... 13
1.3.2.2 Organizar. ... 14
1.3.2.3 Dirigir. ... 14
1.3.2.4 Controlar. ... 15
1.3.3 Manual de funciones. ... 16
1.3.3.1 Objetivos ... 16
1.3.3.2 Importancia ... 17
1.3.3.3 Contenido del manual de funciones ... 17
1.3.3.4 Identificación ... 19
1.3.4 Gestión administrativa. ... 22
1.3.4.1 Importancia ... 23
1.3.4.2 Características ... 23
1.3.4.3 Distribución del espacio del trabajo ... 24
1.3.4.4 Estructura organizacional. ... 24
1.3.5 Recursos ... 24
1.3.5.1 Tipos de Recursos ... 25
1.4 Actualidad ecuatoriana del sector donde desarrolla el proyecto. ... 25
CAPÍTULO II. 2 DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO. ... 27
2.1.1 Modalidad de investigación. ... 27
2.1.2 Tipos de investigación. ... 27
2.1.2.1 Investigación descriptiva ... 27
2.1.2.2 Investigación bibliográfica ... 27
2.1.2.3 Investigación de campo ... 28
2.2 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos ... 28
2.2.1 Población y muestra ... 28
2.2.1.1 Población ... 28
2.2.1.2 Muestra. ... 28
2.2.2 Plan de recolección de la información. ... 29
2.2.2.1 Métodos de investigación. ... 29
2.2.2.1.1 Método Inductivo – Deductivo ... 29
2.2.2.1.2 Método Analítico - Sintético ... 29
2.2.2.1.3 De recolección de datos ... 29
2.2.2.2 Técnicas de investigación. ... 30
2.2.2.2.1 Observación ... 30
2.2.2.2.2 Entrevista ... 30
2.2.2.2.3 Encuesta ... 30
2.2.2.3 Instrumentos a utilizar. ... 30
2.2.2.3.1 Ficha de observación. ... 30
2.2.2.3.2 Guía de Entrevista. ... 31
2.2.2.3.3 Cuestionario ... 31
2.2.3 Plan de procesamiento y análisis de la información ... 31
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual ... 31
2.3.2 Análisis e interpretación de los resultados ... 32
2.3.3 Resumen de las principales insuficiencias detectadas con le los métodos ... 36
2.3.3.1 Interpretación de los resultados de la encuesta aplicada a los colaboradores .... 36
CAPÍTULO III. 3 PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 38
3.1 Estructura de la propuesta de solución al problema ... 38
3.1.1 Nombre de la propuesta ... 38
3.1.2 Objetivos ... 38
3.1.2.1 Objetivo general ... 38
3.1.2.2 Objetivos específicos ... 38
3.1.3 Elementos que la conforman ... 38
3.1.4 Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias.….39 3.2 Aplicación práctica de la propuesta...39
3.2.1 Aplicación práctica de la propuesta y comprobación de los resultados demostrando una trasformación con respecto al diagnóstico inicial……….... 3.2.1.1 Objetivo específico 1: Identificación, prólogo, base legal y atribuciones...40
3.2.1.2 Objetivo específico 2: Propuesta de una estructura orgánica. ...47
3.2.1.3 Objetivo específico 3: Descripción de las funciones de cada cargo de trabajo..48
3.2.1.4 Objetivo específico 4: Capacitaciones de socialización del manual y talleres de integración para los colaboradores de la Compañía... 3.2.1.5 Elaboración del presupuesto y cronograma de aplicación de control de las acciones propuestas………... 3.2.2 Indicadores de evaluación………...79
CONCLUSIONES ... 80
RECOMENDACIONES ... 81
BIBLIOGRAFÍA. ANEXOS. ...39
....73
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Población de estudio. ... 28
Tabla 2: Tabulación de resultados de la encuesta aplicada a los colaboradores de la empresa “Ligervan Cía. Ltda.”…….……….…..33
Tabla 3: Introducción ... 40
Tabla 4: Prólogo ... 41
Tabla 5: Base legal ... 42
Tabla 6: Atribuciones ... 43
Tabla 7: Temas de capacitación de socialización del manual ... 73
Tabla 8: Socialización del manual de funciones ... 73
Tabla 9: Presupuesto ... 75
Tabla 10: Cronograma ... 77
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Árbol de problemas ... 6
Figura 2. Características administrativas ... 12
Figura 3. Proceso administrativo.. ... 13
Figura 4. Contenido del manual de funciones ... 18
Figura 5. Elementos del manual de funciones.. ... 18
Figura 6. Modelo del manual de funciones. ... 19
Figura 7. Tipos de recursos. ... 25
Figura 8. Encuesta a la gerente de la empresa ... 33
Figura 9. Organigrama estructural ... 48
Figura 10. Organigrama funcional ... 48
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1.- Carta de aceptación de la empresa
Anexo 2. Carta de aprobación del perfil del proyecto de investigación Anexo 3. Instrumentos de investigación
Anexo 4. Proformas
Anexo 5. Evidencias fotográficas
1
INTRODUCCIÓN
Actualidad e importancia
El presente proyecto dirigido a compañía de seguridad Ligervan Cia Ltda., está compuesto por la parte introductoria y tres cuerpos capitulares, mismos que dan fundamento teórico, metodológico y propositivo a la investigación.
Las empresas en la actualidad carecen de un manual de funciones para el talento humano, mismo que realiza sus actividades sin tener claras sus funciones y procedimientos, al no tener conocimiento verbalmente o por escrito se producen ciertas falencias como descontrol, duplicidad, confusión y demás errores administrativos en la empresa; además no permite una administración eficiente, eficaz y (Chiavenato, 2012) Un manual de funciones es útil para tener especificado cada una de las competencias de los puestos, ya que la falta de los mismos produce falencias en las empresas. Estos documentos ayudan en el funcionamiento de las tareas y capacitación de las personascuando acaban de llegar en las organizaciones. Detallan las funciones que debe desempeñar cada persona, así como sus obligaciones y expectativasde cada puesto. (Munch, 2007)
Algunas empresas no cuentan con este documento por pensamientos erróneos, como el creer que pueden dirigir la empresa y todo su personal sin el documento o creer que es un gasto innecesario la elaboración del mismo por un personal calificado, dejándose llevar por la idea que con unas cuantas indicaciones y reglas el personal estará correctamente alineado a sus puestos y funciones específicas dentro de la empresa, sin conocer el verdadero valor de este documento hasta el momento que (Much, 2010) El organigrama mostrará la estructura de la empresa y su personal, su nivel de responsabilidad y aportaciónrealizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada. El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal. (Chiavenato, 2012)
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de las actividades dentro de la empresa, orientando así los esfuerzos de un integrante para lograr la realización de las tareas que se han asignado, el organigrama en la toma de decisiones, en los cambios, relevos, sustituciones o en establecer planes que mejoren la efectividad o rendimiento de trabajadores y procesos en los que estén relacionados. (Franklin, 2014)
En América latina las empresas desarrollan sus manuales de funciones direccionados para el correcto funcionamiento y eficiente desenvolvimiento del personal. Siendo así una valiosa herramienta administrativa y guía práctica y fundamental del manejo empresarial para las pequeñas, medianas y grandes empresas, que sin duda con su aplicación contribuye al desarrollo y consolidación de las empresas. (Chiavenato, 2012) Destacando los aportes a la humanización de las relaciones laborales que están en evolución, ha proporcionado una máxima utilidad a las empresas Latino Americanas, posesionando y consolidando a las que los usan, destacando que la aplicación de los manuales de funciones deben ser, previamente elaborados por un personal calificado e instruido en el tema además de conocer la actividad de la empresa y sus departamentos relaciónanos. (Heras, 2017)
En el ecuador no era usual utilizar el manual de funciones como una herramienta administrativa, pero con el pasar de los años por las diversas necesidades y requerimientos de los clientes, se volvió más habitual su uso, al notarse que en las empresas se incrementan sus productos o servicios, aumenta la demanda se crean más puestos de trabajo, sucursales locales, en si el crecimiento de la empresa, comienza el caos empresarial al no tener cada trabajador establecidas sus tareas, ya que el personal no puede manejar las mismas actividades de antes. (Plan nacional para el buen vivir, 2017)
Un considerable número de empresas carecen de un adecuado proceso administrativo para el talento humano, para describir la actualidad y el valor de éste proyecto de investigación es necesario identificar la vinculación del mismo con los lineamientos de desarrollo del País que se describen a continuación; Según SENPLADES (2017):
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del país, en el mediano y largo plazo, consolidando la planificación prospectiva, la institucionalidad estatal y el ciclo de las políticas públicas” (p. 21).
Plan Nacional de Desarrollo Toda una Vida, es un instrumento para el diálogo social y político, mismo que permite identificar coincidencias y acuerdos que se alinean a la investigación, este plan se encuentra estructurado por tres ejes, cada uno dirigido a un segmento especifico, que orientan al país para alcanzar un nuevo régimen de desarrollo que sea inclusivo, equitativo y solidario.
Esta investigación se encuentra alineada al objetivo 5 “Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y
solidaria” del Plan Nacional de Desarrollo Toda una Vida 2017-2021 del Ecuador en su eje 2 “economía al servicio de la sociedad” el cual menciona que:
“…nuestro sistema económico es social y solidario. La economía está al servicio de la población con el fin de garatizar los derehos y en ella interactúan todos los sistemas público, privado, popular y solidario: los tres requieren incentivos y regulación” (p. 71). “…una forma de consolidar la sostenibilidad de una economía es apoyar y fortalecer al sector productivo, al sector empresarial, la pequeña empresa y negocios, el emprendimiento con políticas desde el Estado que faciliten su implementación y desarrollo, la capacitación y financiamiento” (p. 72).
La zona 4 del Pacífico, a la cual pertenece la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas junto a la provincia de Manabí, las mismas están situadas al centro norte del país, en la zona geográfica conocida como región litoral o costa, el crecimiento acelerado en los últimos años, se ha dado por la intensa actividad comercial ganadera y agricultura influenciado por la ubicación de la provincia ya que es el corazón comercial de la región, lo que se posiciona como uno de los siete nodos de articulación del País, sobresaliendo su posición como punto principal de la articulación Costa – Sierra”. (GADP-SD, 2016)
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“…la generación de condiciones favorables para el desarrollo de alternativas productivas basado en el aprovechamiento del potencial productivo, hídrico, forestal, turístico y comercial; el fortalecimiento empresarial a través de esquemas de financiación que fomenten la generación de valor agregado y el crecimiento de la productividad, las oportunidades de empleo y la generación de ingresos, impulso de las capacidades de las personas, y la capacidad de pensar y actuar en lo global como en lo local” (p. 202).
Santo Domingo, se caracteriza por ser una ciudad progresista donde confluyen las principales vías que conectan a la costa con la sierra, por ende en esta importante ciudad existe un alto número empresas dedicadas a la prestación de servicios que inciden en el crecimiento económico de la misma.
En la actualidad las empresas dedicadas al servicio de seguridad son varias y acuerdo a lo expuesto anteriormente se determina que el proyecto de investigación actual contribuye al desarrollo socioeconómico del Cantón, debido a que con su implementación en la empresa Ligervan Cía. Ltda., permitirá ofrecer una atención mejor a la sociedad. Pues es importante que las empresas de seguridad cuenten con un documento guía que les permita poder cumplir y ejecutar sus actividades con eficiencia y eficacia.
Problema de investigación
La empresa Ligervan Cia Ltda., fue creada en la ciudad de Santo Domingo el 06 de junio del 2012, dedicada a la prestación de los servicios de seguridad, en la actualidad prestan el servicio de seguridad física y móvil en varias empresas de la ciudad de santo domingo, para lo cual la empresa cuenta con una sucursal, la misma que está conformada por personal administrativo y operativo.
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su permanencia en el mercado y la generación de nuevas plazas de trabajo, sobreviviendo a la competencia existente.
La formulación del problema a investigar se plantea de la siguiente manera ¿Cómo mejorar los procesos administrativos mediante la elaboración de un manual de funciones en la empresa Ligervan Cia Ltda., en la ciudad de Santo Domingo?
Las causas que generan la problemática son las que se describen a continuación:
La empresa no cuenta con misión, visión y valores empresariales, por ende los colaboradores no se sienten comprometidos con los objetivos que persigue la organización.
Ligervan, no cuenta con una estructura orgánica idónea por lo que se ocasiona constantemente una inadecuada comunicación interna en la empresa.
La empresa no dispone de un documento técnico que guie las actividades que se deben desarrollar en cada área de trabajo, lo cual ha generado falencias repetitivas.
El personal de la empresa no dispone de un documento guía que establezca las actividades, funciones y el alcance de cada puesto de trabajo, lo cual provoca la duplicidad de esfuerzos.
Con los colaboradores de la compañía de seguridad Ligervan Cia Ltda., no se ha organizado programas de capacitación e integración, lo cual se ha visto reflejado de manera negativa en su desenvolvimiento laboral y por ende productivo, ya que no poseen conocimientos técnicos requeridos para su efectivo desempeño.
Existe una notable desorganización por la inadecuada distribución interna de sus instalaciones, esto genera graves inconvenientes a la hora de la interacción con los clientes, y por ende quejas frecuentes de los mismos.
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Figura 1: Árbol de problemas.
Fuente: Investigación (2019). Empresa “Ligervan Cía. Ltda.”. Descripción del problema de investigación a través de causas y efectos.
Elaborado por: Erika Merino
Objetivos de investigación.
Objetivo general.
Diseñar un Manual de Funciones que permita mejorar los procesos administrativos en la empresa Ligervan, del cantón de Santo Domingo.
Objetivos específicos.
Sustentar de manera teórica y científica el Manual de Funciones para la Productividad Administrativa, variables que intervienen en el actual proyecto de investigación, tomando como base bibliografía actualizada de autores contemporáneos, complementado con criterios valederos de la investigadora.
Diagnosticar la situación actual de Ligervan Cía. Ltda., a través de la aplicación de métodos, tipos, técnicas e instrumentos investigativos, mismos que serán aplicados por la investigadora.
Elaborar una propuesta que permita mejorar los procesos administrativos y laborales de la compañía Ligervan Cia Ltda., del cantón de Santo Domingo, mediante el diseño de un manual de funciones.
Limitado compromiso de los
empleados
Desorganización empresarial
Duplicidad de tareas
Desconocimiento o ausencia de identidad
corporativa
Falta de estructura orgánica
No cuentan con una guía para sus
funciones
Falta de un manual de funciones de la empresa
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CAPÍTULO I
1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 Antecedentes de investigación.
La presente investigación no registra antecedentes en el Centro de Documentación e Información Científica CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES – Extensión Santo Domingo, por lo que el trabajo de investigación es de autoría propia, sin embargo, existen temas relacionados que serán la principal fuente de consulta en la elaboración de la propuesta para la empresa Ligervan Cia Ltda., del cantón de Santo Domingo.
Manual de funciones y cultura organizacional de la empresa “Multiservicios J&E” de la parroquia san Jacinto del búa, provincia santo domingo de los Tsáchilas. Autora: Moreira Zambrano Olga Beatriz. Tutor: Dr. Salas espín Wilson Raúl. Msc. Año:2016
El proyecto anteriormente descrito, sirvió de gran ayuda para el planteamiento del problema, construir la parte introductoria de la investigación, así también ayudó como soporte al momento de estructurar la parte metodológica, donde intervienen los diferentes métodos, técnicas e instrumentos de investigación
Manual de Descripción de cargos por competencia y atención al cliente para la empresa Coelec S.C. de la ciudad de santo domingo, Autora: Vargas Giler Andrea Vanessa. Tutora: Ing. Moreira rosales Lourdes Viviana. Año: 2016
Investigación que sirvió de guía para el desarrollo de la propuesta en cuanto a la elaboración de la estructura organizacional, diseño de la identificación del manual de funciones acorde a las necesidades de la empresa Ligervan Cia Ltda., del cantón de Santo Domingo.
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De este proyecto se tomó como guía las fuentes bibliográficas, que sustentan la investigación y recopilación de información del trabajo de estudio, que hacen referencia al manual de funciones, mismas que sirvieron para fundamentar teóricamente el presente proyecto.
1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación
El presente trabajo de investigación está orientado a la elaboración de una manual de funciones para la compañía Ligervan Cia Ltda., que ayude a mejorar los procesos administrativos de la organización, que guie en el cumplimiento de los objetivos planteados y mejore la toma de decisiones ante las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.
Esta es una herramienta administrativa que se fundamenta en un documento que se prepara con el fin de determinar las responsabilidades de los empleados de una compañía. Comprende las funciones de cada área de la empresa, promoviendo sus actividades mediante el uso de documentos de trabajo los cuales contienen el lineamiento técnico para cumplir cada una de las asignaciones a su cargo.
Permitiendo documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una descripción detallada de los mismos, estableciendo o completando el organigrama jerárquico-funcional de la organización o empresa, facilitando el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios, entre otros aspectos de importancia. En toda empresa es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos, fraudes, se protegen los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con el control interno adecuado, debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos, carecen de formalidad, de una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa.
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desconocimiento en el diseño y construcción de le estructura conlleva a disfunciones entre lo estimado y lo obtenido.
Según el autor Montoya, (2011), establece que la gestión administrativa tiene constantes búsquedas, aplicaciones nuevas, eficientes técnicas y prácticas gerenciales de planificación y de medición del desempeño de la organización han sido el resultado visible de transformación del mundo empresarial que, durante las últimas décadas, ha dejado al descubierto esa imperiosa necesidad de cambio y mejoramiento tanto de los resultados operacionales, como del mismo sistema financiero de la organización.
Para el autor Rodríguez (2002), “un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal de una empresa u organización, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una seria de normas definidas para cada puesto o cargo de en la misma” (pág. 20). También es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, especialmente en las empresas de seguridad para obtener sus certificaciones de calidad pertinentes, lo requieren a su vez por su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Siendo así la herramienta antes mencionada un factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, líneas de carrera y otros. (Hernández, 2016)
El Manual de Organización y Funciones debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas (Chiavenato, 2012).
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Luego de efectuar la búsqueda en el Centro de Documentación e Información Científica CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES – Extensión Santo Domingo, se determina que no existen antecedentes aplicados a la empresa de seguridad Ligervan Cia Ltda., de la ciudad de Santo Domingo, por lo que el trabajo de investigación es de autoría propia, sin embargo reposan estudios similares desarrollados a otras organizaciones, cuyo temario servirá de guía para la estructuración de la presente investigación. A continuación, se detallan algunas temáticas relacionadas con el estudio actual. (Gómez, 2016)
1.3 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
1.3.1 Administración.
Se puede definir a la Administración como el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones multifuncionales que le permitan a una organización lograr sus objetivos, siendo un proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de una empresa u organización y de usar los recursos disponibles de las mismas para alcanzar las metas establecidas. (James & Freeman, 2015)
Munch (2014) afirma “La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad, productividad, y competitividad en la consecución de sus objetivos” (p. 3). La Administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz, implica garantizar que la gente responsable de realizar actividades laborales las realice de forma eficiente y eficaz, o al menos es a lo que aspiran los gerentes. (Stephen & Mary, 2010)
Para Ramírez y Ramírez (2016) la administración es considerada como: “…una actividad humana necesaria que por medio de la cual al realizarla las personas procuran obtener resultados de la misma. La administración al ser desarrollada ejecuta los siguientes procesos administrativos de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar una organización o cualquier establecimiento” (p. 5)
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en el desarrollo de las actividades de manera eficiente, indicando los obstáculos a vencer, determinando las posibles soluciones a los problemas, incorporando los cinco procesos antes mencionados para lograr el éxito en las organizaciones.
1.3.1.1 Importancia.
La administración se plasma como una herramienta vital en todos los cambios de la vida moderna, cabe recalcar que en múltiples ocasiones su importancia suele pasar por alto dejando pasar por alto su gran valor. La administración desde ha estado presente desde la antigüedad y a medida que las sociedades se desarrollaron aumentado su complejidad, se hizo más indudable la necesidad de organizarse y administrarse. (Anzola, 2010, p. 53).
Para la autora Blandez (2014) la importancia de la administración se basa en “el éxito de las organizaciones dependerá de la efectividad de una buena administración, ya que esta favorece la integración de equipos de trabajo y buenas relaciones humanas, así como la adecuada utilización de los recursos materiales y de las instalaciones, la administración determina los objetivos y emplea con eficacia los recursos de acuerdo con la planeación, organización, ejecución, y el control” (p. 5).
Munch (2014) “La importancia de la administración es indiscutible debido a que reporta múltiples funciones:
A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad, y competitividad de cualquier organización.
Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en el mercado” (p. 21).
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1.3.1.2 Características.
La administración posee ciertas características que la diferencian de otras disciplinas:
Figura 2: Características administrativas.
Fuente: David, F (2010), Conceptos de administración estratégica (p.6). Elaborado por: Erika Merino.
La administración goza de varias características que la hacen extraordinaria como ser universal siendo así utilizada por todos en cualquier ámbito social, permitiendo así de esta manera el desarrollo de una empresa u organización.
1.3.2 Proceso Administrativo
Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus elementos fundamentales: las personas, las tareas y la administración. Por consiguiente, el proceso administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones, organizando las cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y controlando resultados, proceso y fundamentalmente generando mecanismos de comunicación para dar a conocer sus ideas, el proceso administrativo, es una aplicación universal que deben aplicarlo todas las jerarquías de una organización. (Cano, 2017)
• Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa pública o privada.
Universalidad.
• Su finalidad es eminentemente práctica, la ad-ministración es un medio para lograr los objetivos de un grupo.
Valor instrumental.
•Se aplica en todos los niveles o sub sis-temas de una organización.
Amplitud de ejercicio.
• Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su campo de acción es específico, por lo que no pue-de confundirse con otras disciplinas.
Especificidad.
• Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas. Multidisci plinariedad.
• Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada grupo social en donde se aplican
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Figura 3. Proceso Administrativo.
Fuente: Cano, (2017) Conceptos de administración estratégica (p.24). Elaborado por: Erika Merino.
Silva (2016) acerca de las fases del proceso administrativo afirma: Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Planeación y Organización. La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección e Integración. (p.5).
1.3.2.1 Planificar
En relación a la planificación se la puede definir como la elaboración consiente y responsable de cualquier tipo de proyecto. En el ámbito de la construcción, investigación, administración y gestión la planificación es un elemento importante para concretar dicho proyecto ya que crea el futuro planeado mediante la toma de decisiones de qué, cómo, cuándo, dónde, quién y con qué se va hacer, la misma que decide sobre los objetivos y los programas de las actividades. Los autores Robbins, Decenzo & Coulter (2013, págs. 8-9) se refieren en los términos siguientes:
“… es el establecimiento de una estrategia y el desarrollo de planes para coordinar las actividades. Acciones como definir las metas, establecer estrategias y desarrollar los planes garantizan que el trabajo a realizar se mantenga dentro del enfoque correcto y ayuda a los miembros organizacionales a enfocar su atención en lo más importante…” (2013, págs. 8-9)
Planificar
Organizar. Dirigir.
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Luna (2014 ) afirma “La planeación es la fijación de los objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, partiendo de una previsión, para que el organismo social cuente con las bases que requieren encause correctamente las otras fases del proceso administrativo” (p. 58).
De acuerdo al criterio de los autores se determina que es una herramienta estratégica que permite definir los objetivos general y especificos o metas a cumplirse, mantener un cronograma de actividades o tareas a realizarce de lo planeado, para ponerlo en marcha de una manera eficiente, lo que conlleva a la respectiva organización planificada para el cumplimiento de las metas dentro de una empresa u organización.
1.3.2.2 Organizar
Acción que consiste en identificar a los responsables de llevar a cabo cada actividad planificada. El aporte de Louffat, (2015), menciona que: “La organización se encarga de diseñar el ordenamiento interno de una institución de manera compatible con la planeación estratégica” (p.38).
Blandez (2014) “Consiste en distribuir el trabajo entre el grupo, para establecer y reconocer las relaciones y autoridad necesaria, implica:
El diseño de tareas y puestos.
Designar a las personas idóneas para ocupar los puestos.
La estructura de la organización.
Los métodos y procedimientos que se emplearan” (Blandez, 2014, p.8).
Se relaciona con el principio de división del trabajo, el cual consiste en indicar a cada colaborador las funciones para cumplir con la misión y alcanzar las metas planteadas.
1.3.2.3 Dirigir
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“La dirección es el proceso de guiar y proveer de soporte necesario a las personas para que contribuyan con eficacia al logro de las metas de la organización” (Franklin, 2014, p.12).
Se define a la dirección como el proceso de supervisión y motivación con los subordinados de la organización, que permite alcanzar altos niveles de productividad para lograr las metas propuestas.
1.3.2.4 Controlar
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la eficiencia total, manifiesta (Gómez Giovanny, 2016).
Teóricamente es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se correspondiente con los planes, el mismo identifica los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. Este proceso administrativo ejecuta las acciones y programas planificados, verifica el establecimiento de los objetivos propuestos y plantea las medidas de corrección para su mejoramiento. En éste sentido, el autor Chuck (2013) establece que el control es un:
“…progreso para lograr la meta y realizar las acciones correctivas necesarias cuando no hay progreso. El proceso básico de control incluye establecer estándares para lograr metas, comparar el desempeño real contra esos estándares y entonces, realizar cambios para que el desempeño vuelva a cumplir con los estándares.” (p. 6)
16 1.3.3. Manual de funciones
En la actualidad, las empresas reconocen el valor de los manuales, no obstante su elaboración todavía no es una práctica común dentro de las mismas, esto significa que, los manuales de funciones administrativas son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. (Benjamín, 2014, p. 194) Con lo antes mencionado podemos añadir que para el autor Díaz (2015), “es un instrumento eficaz y eficiente que sirve de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa. Determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo en la empresa u organización” (p. 33).
Además de ser una gran herramienta el manual de funciones también contiene información para el autor Jumbo (2015), “el manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa” (p. 86).
1.3.3.1 Objetivos
Según (Benjamín, 2014) tiene los siguientes objetivos
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
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Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Servir como una fuente de información para conocer la entidad.
Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal (p. 194).
De manera que los objetivos son importantes para poder cumplir con las metas trazadas, para ahorrar tiempo en la realización del trabajo y tener iniciativa para agilizar el estudio de una correcta labor dentro de la organización.
1.3.3.2 Importancia
Mientras que Santos. (2013), menciona que los manuales son herramientas administrativas que concentran en forma ordenada y sistemática una serie de elementos administrativos para transmitir la información de una organización con el fin de orientar, estandarizar y guiar la práctica diaria. Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado.
1.3.3.3 Contenido del Manual de Funciones
El contenido del manual de funciones consta de los siguientes elementos que varían según los autores, para la investigadora (Henao, 2010), los elementos del Manual de funciones son los siguientes:
Identificación del cargo
Objetivo del cargo
Descripción de funciones principales
Competencias laborales
Complejidad del cargo
Conocimientos básicos o esenciales
Requisitos de estudios o experiencia
Adiestramiento
Figura 4: Contenido del manual de funciones.
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El modelo de Manual de funciones contiene los siguientes elementos según el autor (Vásquez, 2010)
Breve historia de la empresa
Unidades administrativas
Descripción de puestos
Los organigramas generales
Glosario de términos
Normas del personal
Figura 5: Elementos del manual de funciones.
Fuente: Vásquez, (2010) Conceptos de administración estratégica (p. 6). Elaborado por: Erika Merino.
El presente modelo es propio de la investigadora, y se ajusta a las necesidades de la Empresa: Según la Investigadora.
Identificación
Incluye términos como: logotipo de la empresa Nombre de la empresa, lugar y fecha
Elaboración, número de páginas, unidades responsables de su elaboración y revisión y/o autorización.
Índice o contenido del manual
Es la relación de los capítulos o apartados constituyen el cuerpo del documento. Introducción del manual
Exposición de lo que es el manual, su estructura propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de Mantenerlo vigente.
Misión
La misión es el motivo, propósito o razón de ser del manual donde se dirige a largo plazo.
Estructura organizacional
Es una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias
Descripción de puestos
Definición de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos
de una institución, incluyendo También los requisitos para desempeñar cada cargo Aprobación del manual
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Distribución y difusión del manual
La manera como se dará a conocer el mismo para Proceder con la implementación.
Figura 6. Modelo del manual de funciones.
Fuente: Cano, (2010). Conceptos de administración estratégica (p. 6). Elaborado por: Erika Merino.
1.3.5 Identificación
Diseña la forma en la que el manual de funciones será distinguido de los demás documentos administrativos importantes para cada organización. Éste documento debe contener los lineamiento básicos que presentan los diferentes modelos teóricos de autores contemporáneos, quienes con el pasar del tiempo han ido mejorando las especificaciones técnicas para facilitar su comprensión. Por lo que el autor Franklin (2014, pp. 196-197) dice:
“…todo manual de funciones debe incluir los siguientes datos:
Logotipo y nombre de la organización
Denominación y extensión del manual (general o específico)
Lugar y fecha de elaboración
Número de páginas
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización…”.
Por lo tanto, permite una comprensión mejor, clara y precisa de la información que la empresa desea transmitirle al personal de las diferentes áreas tanto administrativas y operativas, con relación a las funciones que deben desarrollar en la empresa, pues con ello se garantiza la consecución de la meta institucional.
a) Índice.
20 b) Prólogo.
Explicación breve o resumen del documento que va a ser presentado. Para el autor Franklín, (2014), menciona que: “Es la exposición de lo que es el manual, su estructura, propósito, ámbito de la aplicación y necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener el mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico” (p. 198). Ayuda a que la persona a la que está dirigido se haga una idea con relación al contenido y a los motivos que llevaron a su elaboración.
c) Antecedentes
Relatos relacionados con el origen o creación de la empresa, área o departamento que forman una empresa. Por lo que el autor Franklín (2014) indica que: “Es la descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados” (p. 198) Ayuda a conocer elementos importantes de la organización, como sus inicios, sus actividades y las metas que desea alcanzar en un tiempo determinado.
d) Base legal
Debe regirse a las leyes vigentes del País o sector en el que se encuentran. Según Franklín, (2014), dice que: “Contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades” (p. 2). Para realizar éste elementos en el manual de funciones es necesario detallar datos importantes sobre la constitución de la empresa y si está o no obligada a levar contabilidad.
e) Estructura orgánica.
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“…instrumento fundamental en el diseño organizacional, el cual, como un esqueleto humano o un plano arquitectónico presenta una estructura que muestra las diversas unidades orgánicas que forman parte de una organización y cómo éstas se distribuyen e interconectan entre sí; además, toma como referencia los aspectos centrales como el propósito que deben cumplir estas unidades orgánicas y sus niveles de autoridad, responsabilidad y coordinación…”.
Siendo así, describe los niveles de mando, líneas de comunicación, niveles jerárquicos, áreas y departamentos que componen, le dan forma a una empresa. Su funcionalidad depende del buen accionar de todo el personal para que a la par de su descriptivo gráfico se proyecte una imagen sólida y veraz, pues de eso dependen las percepciones sociales y sus referencias.
f) Misión del manual
Indica el objetivo que tiene desarrollar el manual de funciones para la organización, el cual debe plantearse en presente. Por consiguiente el autor Franklín, (2014), indica que: “Sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible” (p. 198). Da a conocer el objetivo que llevó a los directivos de la organización a su creación y socialización.
g) Funciones
Describen el listado de actividades correspondientes a cada puesto de trabajo en la empresa. Para Franklín, (2014), establece que: “Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica, necesarias para cumplir las atribuciones de la organización” (p. 199). Es importante tener en cuenta las habilidades y competencias requeridas para el desempeño de las tareas en dicho cargo, por eso es importante tener descritas las funciones al momento de efectuar una nueva contratación de personal.
h) Descripción de puestos
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selección de su futuro ocupante, puede incluir además factores adicionales” (p. 308). Su elaboración ayuda en la contratación efectiva del personal de la empresa, a fin de evitar la rotación de involucrados por carencia de destrezas, habilidades o competencias requeridas.
1.3.4 Gestión administrativa
Con relación a la gestión administrativa, se afirma que consta de la utilización de recursos como: planificación por objetivos, organización para dividir el trabajo con participación activa de todos sus integrantes, dirección de cada una de las actividades que deben desempeñarse y evaluación de los procesos efectuados en determinados periodos de tiempo, el autor Hernández, (2011, p. 23). Expone que ésta se constituye en el:
“…proceso intelectual y permanente que le permite a un individuo, preparado con habilidades y competencias laborales, conducir un organismo social productivo a las circunstancias del entorno altamente cambiante en el que operan los organismos sociales, guiándolo por medio de una serie de políticas…”.
Además, permite utilizar de manera eficiente y eficaz los recursos materiales, tecnológicos, humanos y monetarios que dispone la organización para alcanzar las metas establecidas, llevando siempre un proceso ético y ordenado a través de la práctica de valores que evidencien objetividad, responsabilidad y compromiso con el buen servicio de satisfacción de los clientes.
Por dicho motivos, los gerentes deben dirigir sus acciones por medio de una gestión administrativa confiable, basada en principios morales y éticos que denoten seriedad en cada una de las actividades efectuadas, todo ello con la finalidad de cumplir con las exigencias a desempeñar en cada área de trabajo, cuyos resultados se efectúan de manera eficiente y eficaz en un periodo de tiempo establecido. Para ahondar más en el tema, se toma en cuenta el criterio de los autores Caldas, Reyes, & Heras, (2017, p. 13), quienes informan que:
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Lo que conlleva a utilizar los recursos disponibles en la organización, distribuirlos responsablemente previa un diagnóstico de las necesidades reales, evitando el despilfarro y duplicidad de esfuerzo, pues es un elemento diferencial y técnico para alcanzar las metas empresariales y que la misma proyecte un crecimiento sustentable y sostenible hacia un futuro determinado.
1.3.4.1 Importancia
Sus bases se sustentan en ejecutar y potenciar el trabajo y sus funciones con el fin de cumplir los objetivos empresariales. Para los autores Stephen & Timothy, (2013), mencionan: “La Gestión Administrativa es importante porque su reto principal es el de construir una sociedad económicamente mejor, normas sociales mejoradas, y un gobierno más eficaz” (p. 251). En un mercado competitivo es importante que las empresas manejen una buena gestión administrativa para generar óptimos resultados.
1.3.4.2 Características.
Entre su característica más importante que tiene la gestión administrativa es que los colaboradores se sientan identificados con los objetivos que persigue la empresa ya que a cada uno se le asignan funciones específicas y metas individuales y grupales, las cuales son evaluadas con frecuencia para medir su rendimiento laboral. Por lo general, la productividad está linealmente relacionada con la dirección de gerencia. Con respecto a esto, los autores Stephen & Timothy (2013, p. 255), determinan que:
“…requiere que sus trabajadores estén identificados con la misión, visión y objetivos, por ello es importante identificar tres variables que inciden en la gestión administrativa estas son: Características individuales, características del trabajo y características de la situación del trabajo…”.
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1.3.4.3 Distribución del espacio del trabajo.
Distribución del espacio en las áreas de trabajo para brindar comodidad a quienes desarrollan las actividades laborales. Los autores Stephen & Timothy (2013) argumentan con respecto al tema en que: “Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes” (p. 275). Lo que conlleva una óptima área laboral aumentará la satisfacción de los colaboradores haciendo su desenvolmiento mucho más eficiente.
1.3.4.4 Estructura organizacional.
Delimita los niveles jerárquicos de la empresa a fin de tener una buena comunicación para la asignación de tareas. En este caso, para el autor Franklin, (2014, p. 250), la estructura organizacional:
“…comprende aquel proceso de pasmar de manera gráfica todas las unidades administrativas que integran una organización y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría, con la finalidad de mostrarle a los clientes, usuarios y colaboradores su estructura empresarial…”.
Por consiguiente, es importante tener en cuenta que las líneas de autoridad permiten coordinar las tareas organizacionales de manera más efectiva y mejorar la comunicación entre supervisores y subordinados.
1.3.5 Recursos.
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Recursos Tecnológicos Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Humanos 1.3.5.1 Tipos de recursos.
Figura 7: Tipos de recursos.
Fuente: Hernández & Pulido. (2011) Fundamentos de gestión empresarial. (p. 199). México: Tipos de recursos que intervienen en una empresa.
Por: Erika Merino
Conocer los tipos de recursos permite desarrollar las actividades eficientes depende del talento humano, mientras que el recurso financiero permite la ejecución de los planes de acción con base en la planificación organizacional; los recursos materiales, técnicos y tecnológicos son aquellos bienes tangibles que posee la empresa y su utilización facilita el desenvolvimiento tanto a nivel interno como externo.
1.4 Actualidad ecuatoriana del sector donde desarrolla el proyecto.
En la actualidad nuestro país está pasando por varios cambios en la política creando estrategias para potencializar las mismas, por lo que es novedoso este proyecto ya que un manual de funciones es un instrumento de organización en una empresa y fundamental en la creación de una empresa u organización y se encuentra en auge u usabilidad para aumentar la productividad de una empresa.
En la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas es una de las más jóvenes del Ecuador y se encuentra ubicada entre la Costa y la Sierra, sirviendo como punto de conexión entre ambas regiones, pues, sus vías de acceso permiten el traslado hacia otras provincias como Esmeraldas, Los Ríos, Manabí y Pichincha; por ésta razón es conocida como el puerto seco del País.
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27 CAPÍTULO II.
2 DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO.
2.1 Paradigma y tipo de investigación.
2.1.1 Modalidad de investigación.
La modalidad que se va a emplear en el proyecto de investigación cuali-cuantitativa con énfasis cualitativo debido a que la propuesta contará de un documento administrativo que permitirá solucionar el problema de investigación. Lo cuantitativo se verá reflejado al momento de la recolección de datos a través de la aplicación de la investigación de campo y su respectiva tabulación, en el presente estudio existe mayor predominio de la parte cualitativa. (Sabino, El proceso de investigacion , 1992)
2.1.2 Tipos de investigación.
Los tipos de investigación que se verán involucrados en el proyecto, se detallan en el acápite siguiente:
2.1.2.1 Investigación descriptiva.
Este tipo de investigación permitirá observar costumbres, situaciones y actitudes de personas con el fin de describir su comportamiento sin influir sobre su realidad, ayudando en la descripción de causas y efectos de la investigación. Su aplicación se ve reflejada en el planteamiento del problema. (Maya, 2014). Este tipo de investigación fue utilizada en la descripción del problema y permitió la identificación de las causas y efectos que generan los conflictos en la empresa objeto de estudio.
2.1.2.2 Investigación bibliográfica
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2.1.2.3 Investigación de campo.
Se aplica en el lugar donde se originan los hechos o acontecimientos, la cual permitirá extraer información verídica acerca del problema que es objeto de investigación. Su aplicación se evidencia en el capítulo II marco metodológico. (Parreño, 2016). Es aplicada en el lugar donde se originan los hechos o acontecimientos, permitió recolectar información verídica permitiendo corroborar el problema, siendo reflejada en el marco metodológico.
2.2 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos.
2.2.1 Población y muestra.
2.2.1.1 Población.
Está conformada por el conjunto de todos los individuos involucrados de manera directa e indirecta con el problema de investigación por poseer información importante para determinar la situación actual de un hecho o fenómeno en particular, para el desarrollo de ésta investigación se tomó en consideración la siguiente:
Tabla 1. Población de estudio.
Descripción Población
Presidente de “Ligervan Cía. Ltda.,” 1
Gerente de “Ligervan Cía. Ltda.,” 1
Contadora 1
Secretaria 2
Bodeguero “Rastrillo” 1
Supervisores 2
Guardias 14
Total 22
Fuente: Nómina “Empresa Ligervan Cía. Ltda.,”Santo Domingo. (2018). Elaborado por: Erika Merino
2.2.1.2 Muestra
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“Ligervan Cía. Ltda.,” de la ciudad de Santo Domingo, a quienes se le aplicaron los instrumentos como entrevista y encuesta para la recolección de datos.
2.2.2 Plan de recolección de la información.
Una de las partes más importantes de un proyecto de investigación está el desarrollo del estudio de los diferentes métodos como el inductivo-deductivo, analítico-sintético y de recolección de datos; técnicas como la entrevista y encuesta e instrumentos para la recolección de información como la guía de entrevista y cuestionario.
2.2.2.1 Métodos de investigación.
Los métodos a utilizarse en el desarrollo del proyecto de investigación, se detallan a continuación.
2.2.2.1.1 Método Inductivo – Deductivo.
Permite realizar un estudio de lo general a lo específico y viceversa, permitiendo analizar desde diferentes puntos la problemática que está directamente relacionada (Martin, 1996). Este método se evidencia al describir las causas y efectos de la situación problemática que atraviesa la empresa Ligervan Cía. Ltda., de Santo Domingo de los Tsáchilas.
2.2.2.1.2 Método Analítico – Sintético.
Describe los hechos descomponiendo el objeto de estudio en partes para poder estudiarlos, evidenciándose su aplicación en el desarrollo del Marco Teórico. (Ander, 2011). Dicho método fue empleado durante todo el análisis teórico, mediante la búsqueda y síntesis de la información recopilada.
2.2.2.1.3 De recolección de datos
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2.2.2.2 Técnicas de investigación.
En los párrafos que a continuación se describen, constan las principales técnicas de investigación que intervendrán en el proceso de estudio.
2.2.2.2.1 Observación.
Es un proceso de recolección de datos e información de manera sistemática en el lugar donde se generan los hechos o acontecimientos. (Arias, 2006). Esta técnica se utilizó al momento de realizar la visita a las instalaciones de Ligervan Cía. Ltda.
2.2.2.2.2 Entrevista.
Es una técnica que está compuesta por un banco de preguntas previamente elaborada por la investigadora, que permite conocer las posibles problemáticas existentes (Fachelli, 2015). Fue aplicada al gerente de Ligervan Cía. Ltda., permitiendo conocer su criterio como máxima autoridad y de la situación actual de la organización.
2.2.2.2.3 Encuesta.
Permite recopilar información a través de un cuestionario estructurado con el objetivo de conocer los criterios de los colaboradores una empresa objeto de estudio. (Franklin E. , 2014). Se aplicó a los empleados de con el fin de considerar sus opiniones e incluirlas en el planteamiento de las estrategias sustentando el problema de la investigación.
2.2.2.3 Instrumentos a utilizar.
Las herramientas de investigación que contempla el proyecto, son las que a continuación se describen.
2.2.2.3.1 Ficha de observación.
31 2.2.2.3.2 Guía de Entrevista.
Estará elaborada con preguntas referentes al tema que se investiga. Cuyo objetivo principal es identificar, analizar y ratificar la problemática en conjunto con los involucrados. (Parreño Á. , 2016). Estuvo conformada por una serie de preguntas abiertas previamente estructuradas de forma ordenada, en relación al tema de estudio, que se aplicó al Gerente General de la empresa Ligervan Cía. Ltda.
2.2.2.3.3 Cuestionario.
Permite conocer los criterios u opiniones de los colaboradores, permitiendo tener una apreciación más clara de la problemática existente. (Parreño Á. , 2016). Se realizó una lista de preguntas cerradas y semicerradas para identificar información cualitativa, tabular e interpretar los datos y presentarlos de forma cuantitativa.
2.2.3 Plan de procesamiento y análisis de la información.
El plan de procesamiento y análisis de la información consiste en transcribir de manera detallada las respuestas otorgadas por el gerente de la empresa en estudio a fin de constatar la problemática descrita en la introducción de éste documento. En cuanto a la encuesta se efectuó la respectiva tabulación de datos a través del programa Microsoft office Excel.
En dicho proceso se identificaron aquellas preguntas consideradas como filtro, mismas que tienen la finalidad de determinar la veracidad de las causales que dieron origen al desarrollo de la investigación en la empresa Ligervan Cía. Ltda., de la ciudad de Santo Domingo.
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual.
2.3.1 Diagnóstico que caracterice el problema de investigación formulado.
