PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER ALS TREBALLS DE GESTIÓ,
PLANIFICACIÓ I CONTROL DELS PROJECTES I OBRES
CLÀUSULA 1. OBJECTE
L’objecte del present Plec és establir els requisits, concretar els treballs i definir les obligacions que es corresponen amb als treballs de gestió, planificació i control dels projectes i obres
objecte de l’encàrrec.
CLÀUSULA 2. TREBALLS A REALITZAR PER L’EQUIP DE GESTIÓ, PLANIFICACIÓ I CONTROL
Per a la realització de les seves funcions, el Gestor del Projecte (Delegat del contracte) disposarà de les atribucions necessàries que li permetin aportar la informació precisa per tal que la Direcció Tècnica de BIMSA prengui les decisions oportunes sobre aquells temes que tinguin incidència en l’evolució dels treballs contractats,
En general les actuacions consistiran en:
2.1. Treballs inicials
A lliurar a la Direcció Tècnica de BIMSA, per a la seva aprovació, en un termini no superior als set (7) dies naturals comptats des de l’inici del contracte, el Programa de Treball on es contemplin:
o Identificació i assumpció dels objectius del projecte marcats per la direcció del contracte.
o El manual de gestió, procediments i indicadors que regirà el desenvolupament del contracte.
o Pla d’autocontrol de qualitat dels Projectes de Detall i de la “Direcció Integrada”.
o Organització general dels Projectes de Detall i de la “Direcció integrada” amb distribució de responsabilitats i obligacions de cada lloc de treball (matriu de responsabilitats dels equips) i assignació de recursos.
o Organització, definició i desenvolupament dels sistemes i procediments de gestió de la documentació i de la comunicació als diferents nivells. Gestió dels arxius de projecte.
o Programa general de les reunions de projecte, periodicitat, documentació de control i seguiment.
o Planificació general i temporal dels treballs. Identificació dels punts o aspectes crítics, conflictius o estratègics a controlar.
o Desenvolupament eina informàtica de gestió de les actuacions de carrils bici.
2 Fase 1. Estudis d’alternatives, si s’escau
Fase 2. Projecte Fase 3. Tramitació
Fase 4. Traspàs a producció Fase 5. Execució d’obra Fase 6. Projecte fi d’obra Fase 7. Liquidació
Fase 8. Garantia i Manteniment
2.2. Treballs durant l’execució del contracte
Bàsicament consistirà en el següent:
2.2.1. Coordinació de la Redacció de Projectes:
Establiment del Pla d’assegurament de la Qualitat del Projecte (Pla d’autocontrol).
Coordinació i seguiment de les reunions dels equips de projecte amb la Direcció Tècnica de BIMSA i qualsevol altre agent municipal.
Coordinació i seguiment de les reunions dels equips de projecte amb companyies de serveis. Reunions periòdiques amb tots els equips de redacció de projectes.
Seguiment dels informes a redactar pels equips de redacció de projectes.
Coordinació entre els equips de redacció de projectes, de direcció d’obra, suports tècnics especialitzats, equip de Coordinació de Seguretat i Salut i equip de Control Ambiental.
2.2.2. Coordinació de la Direcció Facultativa:
Establiment del Pla d’assegurament de la Qualitat de la Direcció Facultativa de l’obra (Pla d’auto control).
Coordinació i seguiment de les reunions dels equips de direcció d’obra amb la Direcció Tècnica de BIMSA i amb qualsevol altre agent municipal.
Coordinació i seguiment de les reunions dels equips de direcció d’obra amb companyies de serveis.
Coordinació i seguiment de les reunions dels equips de direcció d’obra amb els contractistes. Reunions periòdiques amb tots els equips de direcció d’obra i suport tècnic especialitzat a les
mateixes.
Seguiment dels informes a redactar pels equips de direcció d’obres. Supervisió de les certificacions emeses pels directors d’obra
3 Coordinació entre els equips de direcció d’obra, de redacció de projectes suports tècnics
especialitzats, equip de Coordinació de Seguretat i Salut i equip de Control Ambiental.
Supervisió dels Projectes fi d’obra Supervisió de les Liquidacions d’obra
Supervisió de la resolució d’incidències durant el període de Garantia de les obres
Supervisió del control de manteniment durant el període de manteniment del reg i la jardineria
2.2.3. Suport tècnic i administratiu a la Direcció Tècnica de BIMSA
Establiment del Pla d’assegurament de la Qualitat de la gestió, la planificació, el control i de tots els treballs objecte de l’encàrrec (Pla d’auto control).
Gestió dels indicadors de seguiment dels treballs i execució dels procediments establerts.
Donar assistència tècnica i administrativa en relació als treballs objecte del contracte de forma permanent a la Direcció Tècnica de BIMSA.
Participar en les reunions de treball o informatives amb interlocutors externs que es facin a la Direcció Tècnica de BIMSA o a qualsevol altre lloc.
Coordinar la relació entre la Direcció Tècnica de BIMSA i la Redacció de Projectes / Direcció Facultativa / Assistència Tècnica Especialitzada / Empreses Constructores / diferents àrees de l’Ajuntament de Barcelona / Districtes / Agrupacions de ciutadans / companyies de serveis / etc...
Assistència, prèvia obtenció de la autorització, obligatòria de la Direcció Tècnica de BIMSA, a reunions amb el Districte i els veïns i seguiment dels projectes fins a l’obtenció de la seva aprovació, i aixecament i entrega a la Direcció Tècnica de BIMSA de les corresponents actes que s’inclouran en l’expedient tècnic corresponent
Lliurament d’avisos, convocatòries, i documentació a tots els implicats en l’assistència dels actes, reunions, etc... com en l’aprovació dels projectes i en la recepció de les obres
Gestió de permisos, llicències, informes preceptius d’altres serveis municipals, etc, que siguin necessaris per a la redacció del projectes i/o l’execució de les obres
Suport a la contractació de les obres. Prèviament a l’adjudicació de les obres, l’Equip Consultor, elaborarà un informe comparatiu del contingut i abast de les ofertes, en el que s’analitzaran els aspectes tècnics i econòmics d’acord amb el plec de prescripcions de cada contracte d’obres.
Elaborar les redefinicions de projectes que calgui realitzar a l’obra en col·laboració amb l’equip de redacció del projecte i de l’equip de direcció d’obra.
Atendre les reclamacions patrimonials dels afectats pel desenvolupament de les obres segons les indicacions de la Direcció Tècnica de BIMSA. El termini per emetre l’informe de reclamacions patrimonials serà de 10 dies des de la seva petició, segons el que disposa l’art. 83 de la Llei
4 30/92, de règim jurídic de les Administracions públiques i del Procediment Administratiu Comú.
Atendre, fer seguiment i fer el tancament de les reclamacions i peticions de l’IRIS (programa multicanal per a gestionar les peticions de serveis, avisos, incidències i reclamacions dels ciutadans de l’Ajuntament de Barcelona), des de l’inici del contracte fins a la finalització del període de garantia de les obres.
Les respostes s’hauran de resoldre en un termini màxim de 7 dies naturals. S’haurà de tenir en compte el protocol de connexió a la xarxa corporativa, per tal de tenir-hi accés des de l’inici del contracte.
Donar assistència tècnica i administrativa permanentment a la Direcció Tècnica de BIMSA per fer efectiu el Pla de Comunicació establert.
Actualització de l’inventari i la base de dades de l’Ajuntament, un cop les obres hagin estat executades, fent servir els programes existents de l’Ajuntament (paviments, senyalització, estructures, clavegueram, fonts, mobiliari urbà, enllumenat, jocs infantils,...), facilitant totes les dades necessàries i en els formats que indiqui els Serveis Tècnics de BIMSA.
Desenvolupar l’aplicació informàtica de Gestió, Seguiment i Control de les actuacions de carril bici.
Ha de ser una eina que inclogui tota la informació relativa al procés de cada intervenció que es derivi dels Projectes de Detalls i el seguiment del conjunt d’actuacions.
Ha de servir com a:
Guia pel seguiment de la actuació.
Garantia de que s’han realitzat tots els passos dels protocols i procediments establerts per als carrils bici.
Arxiu documental. Taula de treball del DIP.
Optimitzar la informació utilitzant altres bases de dades existents: subministradors, clients, registre d’entrada/sortida, arxiu documental, etc., integrant-se amb el ERP de BIMSA
Proveir d’informació al Natura segons l’estructura de reporting que demani MASU. La aplicació generarà diferents sortides:
Mapa de seguiment de les actuacions (per barri, per Districte i en el conjunt de Barcelona): situació, estat (pendent d’inici, projecte, obra, finalitzat).
Fitxa descriptiva de la actuació (per comunicació).
Fitxa tècnica de la actuació: dates de contractació, adjudicataris, imports, contactes, etc. Fitxa de seguiment: actes de visites d’obra, actes d’inspecció de la referent de
comunicació (impacte), projecte de seguiment, etc.
Fitxa resum de la actuació (Índex de l’expedient electrònic).
Expedient electrònic de cada actuació i del conjunt d’actuacions per lot Informe de seguiment mensual de cada actuació i del conjunt d’actuacions.
Avaluacions: contrast entre previsions i realitat (global de la actuació i de cada empresa contractada).
5 Les dades les introdueix el Gestor del Projecte en una primera fase d’implantació. Més endavant s’ha de poder obrir en xarxa per tal que cada Area de la empresa pugui omplir les dades que li corresponen (territorial, contractació, departaments tècnics).
Mantenir les dades de seguiment de les feines al programa municipal NATURA INVERSIONS, incorporant la documentació i informació necessària.. Tota la comunicació que s’elabori, tant en paper (escanejada) com digitalment, haurà d’estar emmagatzemada al NATURA INVERSIONS i al ERP de BIMSA.
Facilitar totes les dades que siguin necessàries per incorporar a qualsevol de les aplicacions corporatives de l’Ajuntament
Donar assistència, amb la redacció dels informes pertinents, en tots els processos administratius que puguin generar les possibles al·legacions, reclamacions i d’altres, de les empreses adjudicatàries de les obres.
Redactar informes sobre matèries relacionades amb els projectes i obres que la DIRECCIÓ TÈCNICA DE BIMSA considerin necessàries.
2.2.4. Seguiment de la programació:
a. Seguiment de la “Direcció integrada” en el seu concepte global
L’adjudicatari haurà de seguir la proposta de treball de la “Direcció integrada” elaborada per ell mateix i aprovada inicialment per la Direcció tècnica de BIMSA.
La informació del seguiment de la programació es concretarà en els següents documents:
a.1 Informe inicial general
o Establiment dels quadres generals d’indicadors de seguiment global de la planificació de tots els treballs de la “Direcció integrada”
o Establiment del quadre general de fites econòmiques i temporals dels projectes i les obres o Establiment del quadre general de punts crítics dels projectes i les obres
o Establiment del quadre general de previsió de certificacions de les obres. En els informes mensuals es compararà la previsió inicial de certificació i la certificació real, seguiment de la inversió i desviaments
o Establiment del quadre general d’objectius temàtics: m2 paviments, nº arbres plantats, nº de fanals renovats, materials innovadors, etc...
a.2 Informe mensual general
o Resum dels treballs realitzats fins a la data, estat de l’actuació i actuacions previstes fins al següent informe. Document de “full de ruta” de cada actuació.
o Actualització mensual del calendari establert, la previsió de certificació i dels compromisos establerts tant amb els Sectors municipals com amb els Districtes.
6 a.3 Informe final de contracte
o Resum final de tots els punts de l’apartat anterior amb balanç de resultats, avaluació i conclusions
b. Seguiment dels projectes
o La informació del seguiment de la programació es concretarà en els següents documents:
b.1. Informe inicial projecte
o Documentació tècnica preparatòria del projecte o Comprovació del topogràfic i de l’àmbit
o Comprovació de requeriments dels diferents serveis municipals i del Districte
o Condicionants externs de l’obra. Serveis. Afectacions al trànsit rodat i de vianants. Situació d’elements auxiliars (magatzem, casetes, etc....).
o Establiment de fases del projecte i cronologia de fites
b.2. Informe setmanal projecte
o Evolució de les solucions tècniques proposades
b.3. Informe mensual projecte
o Evolució de les solucions tècniques proposades
o Informes previs dels diferents serveis municipals i de Districte o Actes de reunions
o Informes previs companyies de serveis
o Informes sobre el procediment de tramitació del projecte. o Informe sobre el traspàs a producció.
o Comprovació del compliment dels calendaris establerts. Propostes per a la resolució de conflictes.
Aquest document serà lliurat entre els dies 5 i 10 de cada mes. b.4. Informe final de projecte
L’informe contindrà en format fixa un resum dels següents aspectes:
o Proposta final projecte: memòria expositiva de les condicions funcionals (màxim 50 paraules) o Proposta final projecte: memòria expositiva de les condicions tècniques (m. 50 paraules) o Proposta final projecte: pressupost
o Proposta final projecte: estimació de costos anuals de manteniment
o Proposta final projecte: Quadre d’objectius temàtics del projecte:m2 de paviments, nº arbres, m2 calçada, nª bancs, etc..
o Proposta final projecte: elements urbans utilitzats
o Condicionants en matèria de subsòl, mobilitat i serveis afectats o Informes vist i plau dels diferents serveis municipals consultats o Informes vist i plau companyies de serveis
o Informes vist i plau del Districte corresponent
o Informe sobre les condicions urbanístiques i disponibilitat dels terrenys o Estudis complementaris (m. 50 paraules)
7 o Memòria ambiental (m. 50 paraules)
o Banc de preus utilitzat
o Actes de reunions internes i externes
o Pla de Manteniment del reg i la jardineria, si escau
c. Seguiment de les obres
A l’inici de l’execució de les obres, l’adjudicatari haurà d’elaborar una proposta de treball específic, segons les previsions indicades per la Direcció Tècnica de BIMSA i les ofertes fetes pels adjudicataris de les obres, i fer el seguiment i manteniment de la programació definitiva de les obres aprovades per la Direcció Tècnica de BIMSA.
Podran proposar-se modificacions a la programació inicial prevista, però serà preceptiu fer-les aprovar per la Direcció Tècnica de BIMSA.
La informació del seguiment de la programació es concretarà en els següents documents: c.1 Informe inicial obra
Abans de l’inici de qualsevol de les obres d’una actuació, i per cada una de les zones objecte de l’encàrrec, l’adjudicatari emetrà aquest document, amb el següent contingut:
o Documentació tècnica preparatòria de l’obra (DTPO).
o Comprovació del replanteig. S’adjuntarà ACTA de comprovació del Replanteig i d’Inici d’Obres.
o Condicionants externs de l’obra. Serveis. Afectacions al trànsit rodat i de vianants. Situació d’elements auxiliars (magatzem, casetes, etc....).
o Aprovació del Pla de Seguretat presentat per l’adjudicatari de les obres. o Aprovació del Pla de control Ambiental
o Establiment del programa de Control d’obra o Establiment del programa de Control de Qualitat. o Anàlisi i aprovació de la programació temporal.
c.2 Informe setmanal obra
Contemplarà el seguiment de l’evolució dels indicadors prèviament establerts de compliment d’objectius.
c.3 Informe de seguiment i control mensual obra
S’elaborarà un informe mensual que detallarà el desenvolupament i els resultats del seguiment dels indicadors efectuat.
Aquest document serà lliurat entre els dies 5 i 10 de cada mes. Contingut:
o Estat de preparació de la documentació tècnica preparatòria de l’obra pendent. Previsions. o Evolució de les obres. Descripció breu, però exacta per capítols d’obra a executar, de l’avanç
dels treballs duts a terme en el període de referència. S’indicaran totes les incidències ocorregudes.
o Serveis afectats. S’indicaran els treballs realitzats, gestions i reunions dutes a terme i anàlisi crítica de la problemàtica que permeti la presa de decisions.
o Seguiment de la planificació d’obra i compliment de les fites. S’actualitzarà la xarxa de procedències corresponent al programa de treball en vigor, analitzant el seu compliment. En cas de desviació, es proposaran les mesures a adoptar per a la seva correcció i compliments dels terminis previstos.
8 o Detecció dels “punts crítics”. Riscos previstos – Propostes de decisions. Materials i
subministraments estratègics.
o S’aportaran, actualitzats a la data de l’informe, els gràfics de seguiment de la programació temporal, així com els llistats resultants de l’anàlisi efectuada.
o Seguiment pressupostari.
o Seguiment del Pla de Control de Qualitat. Comentari del control de qualitat dut a terme i la seva avaluació (incompliments, repeticions, resolucions de “no conformitat” i observacions a realitzar.
o Seguiment del Pla de Seguretat i Salut. Informe detallat del seguiment, vigilància i compliment del Pla.
o Seguiment del Pla de Control Ambiental. S’aportaran registres del tractament de residus generats en l’execució de l’obra, entre altres dades.
o Reportatge fotogràfic: col·lecció de fotografies dels trets més significatius relatius a l’execució de les obres, prestant-se especial atenció a les obres que romandran ocultes.
c.4 Informe final d’obra
Per cada una de les zones objecte del contracte es redactarà un document que defineixi i reculli l’obra realment executada.
El contingut d’aquest document serà, com a mínim, el següent: o Memòria descriptiva.
o Plànols generals i detalls de l’obra executada (“as built” segons format i continguts del Plec Tècnic adjunt)
o Amidaments i relació valorada . Liquidació econòmica de l’obra
o Quadre resum dels resultats del Pla de Seguretat i Salut, amb explicació detallada de les incidències ocorregudes, si s’escau.
o Informe relatiu al compliment dels aspectes referents a accessibilitat. (fitxa d’accessibilitat Col·legi d’Arquitectes de Catalunya, de cada obra)
o Totalitat dels informes parcials fets durant l’execució de les obres. o Reportatge fotogràfic.
o Detall de les incidències i aspectes que poder ser importants per al posterior manteniment de les obres.
o Validació dels resultats lumínics de cada carrer, mitjançant les lectures lumíniques realitzades pel Departament d’Enllumenat i Energia. En cas que les lectures mostrin situacions anòmales o inadequades, l’obra no es podrà recepcionar, fins que no s’hagin resolt les anomalies detectades. Les lectures tindran en compte si la instal·lació funciona en règim normal o règim reduït, als efectes d’analitzar els nivells lumínics mesurats.
o Quadre resum dels resultats del Pla de Control Ambiental, amb explicació detallada de les incidències ocorregudes,. Introduint al Pla de Control ambiental d’execució, els canvis soferts al llarg de les obres.
2.2.5. Informe final dels carrils bici inclosos en el PCB
Per a la finalització del PCB es redactarà un informe que inclourà:
o Anàlisi de l’evolució i finalització dels projectes i obres realitzades: indicadors de qualitat, temporals, econòmics,...,desviaments.
o Detecció de mancances i necessitats futures en projectes i obres.
9 o Preparació d’objectius per següents períodes: elaboració de llistes d’actuacions, necessitats
de Districtes i altres entitats; preparació de lots d’actuacions.
2.2.6. Seguiment durant el període de garantia i de manteniment
a. Informes durant el període de garantia
Es redactaran i cursaran immediatament pel sistema de comunicació establert amb la Direcció Tècnica de BIMSA, en cas de produir-se qualsevol incidència relativa a defectes de projecte, d’execució d’obra o de materials.
El seu contingut descriurà la incidència, els aspectes afectats a tercers si escau, la causa, la solució prevista i la gestió de la execució de la solució.
Una vegada resolta la incidència es redactarà un segon informe de tancament. b. Informes durant el període de manteniment del reg i la jardineria
Es redactaran trimestralment per donar fer del compliment del Pla de manteniment establert i de la detecció d’incidències.
El seu contingut descriurà les feines fetes cada trimestre i el grau de compliment respecte al Pla de Manteniment.
El seu contingut descriurà la incidència, els aspectes afectats a tercers si escau, la causa, la solució prevista i la gestió de la execució de la solució.
Una vegada resolta la incidència es redactarà un segon informe de tancament.
2.2.7. Informes de redacció immediata
Es redactaran i cursaran immediatament pel sistema de comunicació establert amb la Direcció Tècnica de BIMSA, en cas de produir-se qualsevol incidència relativa a:
o Manques de qualitat en materials i/o elements constructius. o Incompliment de qualsevol normativa.
o Incidències amb serveis existents o de nova instal·lació.
o Nous materials o tècniques constructives relacionades amb els projectes i obres o Qualsevol altra qüestió considerada rellevant.
El contingut, metodologia, format i presentació de l’informe estaran d’acord a les indicacions dels Directors del contracte.
