CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N°
REFS. N
os3.393/2014
232.486/2013
169.590/2014
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE
INDICA.
SANTIAGO, 28. OCT 1 4 * 0 8 3 3 0 I
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 3, de 2013,
debidamente aprobado, sobre auditoría en materias de personal y remuneraciones
efectuada en la Subsecretaría de Evaluación Social.
Saluda atentamente a Ud.,
. CONTRALOR GENEIt
GLORIA BRIQNES NEIFA
Subjefe División da Auditoria Administrativa
MINISTERIO DE DESAft,
T1NAOE PARTES Y ARCHIVOS
2 9 OCT 2014
RECIBIDO
HORA
A LA SEÑORA
JEFA DE AUDITORÍA INTERNA
SUBSECRETARÍA DE EVALUACIÓN SOCIAL
PRESENTE
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DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
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3.393/2014
232.486/2013
169.590/2014
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE
INDICA.
SANTIAGO, 2 8. O C T t 4 * 0 8 3 3 0 !
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 3, de 2013,
debidamente aprobado, sobre auditoría en materias de personal y remuneraciones
efectuada en la Subsecretaría de Evaluación Social.
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Saluda atentamente a/Ud.,
^ _ .CONMORGENBIAL
GLORIA BRIONES NEIFA
Subjefe División da Auditorta Adminisíraüva
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2 9 OCT 2014 í
A LA SEÑORA .
JEFA DE AUDITORÍA INTERNA
SUBSECRETARÍA DE EVALUACIÓN SOCIAL
PRESENTE
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
INFORME
DE SEGUIMIENTO
Subsecretaría de Evaluación Social
Número de Informe: 3/2013
28 de octubre de 2014
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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UNIDAD DE SEGUIMIENTO
USEG N° 27/2014
REFS. N
os232.486/2013
169.590/2014
SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 3,
DE 2013, SOBRE AUDITORÍA EN
MATERIAS DE PERSONAL Y DE
REMUNERACIONES, EFECTUADA EN LA
SUBSECRETARÍA DE EVALUACIÓN
SOCIAL.
SANTIAGO,
2 8 0 C T . 2014
De acuerdo con las facultades establecidas en
la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la
República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe
Final N° 3, de 2013, sobre auditoría en materias de personal y de remuneraciones,
efectuada en la Subsecretaría de Evaluación Social, en adelante e indistintamente
SES, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este
Órgano de Control. La funcionaría que ejecutó esta fiscalización fue la Sra. Daniela
Calvez Fuentes.
El proceso de seguimiento consideró el
referido Informe Final N° 3, de 2013 y la respuesta del servicio a dicho documento,
remitida mediante los oficios ordinarios N
os1.507, de 2013 y 204, de 2014, a este
Organismo Contralor.
Los antecedentes aportados fueron
analizados y complementados con las validaciones correspondientes en el ente
fiscalizado, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas
implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican.
AL SEÑOR
RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA
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1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN
N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN
I - 2 Manual de procedimientos
En relación a los diferentes aspectos auditados, esto es: información de personal, resoluciones exentas, recuperación de subsidios, obligaciones legales y control de asistencia, se determinó la falta de políticas creadas para la subsecretaría auditada y de actualización de los procedimientos ya definidos. Lo que contraviene lo prescrito en el numeral 38 de las normas de control interno aprobadas por esta Entidad Fiscalizadora, mediante la resolución exenta N° 1.485, de 1996. Cabe agregar que el numeral 1, del Capitulo I, de las referidas normas, establece que es responsabilidad del director de toda institución pública asegurar no solo el establecimiento de una estructura de control interno, sino también la revisión y actualización de la misma para mantener su eficacia.
El servicio fiscalizado en respuesta al preinforme señaló que la división de administración y finanzas se comprometió para el año 2013 a elaborar y actualizar las instrucciones vigentes en materia de políticas de recursos humanos, así como, en conjunto con las áreas específicas, realizar las descripciones de funciones, al menos hasta el tercer nivel jerárquico y de darlas a conocer como práctica de inducción.
Añadiendo que la estructura orgánica de la institución se encontraba en trámite, y que determina las funciones y responsabilidades de cada área.
La subsecretaría informó en su contestación que por resolución exenta N° 433, de'27 de noviembre de 2013, se aprobó el "Manual de Procesos de Cálculo y Pago de Remuneraciones y Honorarios".
Asimismo, indicó que por resolución exenta N° 19, de 30 de enero de 2014, se sancionó el "Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos", el cual contempla los lineamientos para las licencias médicas, permisos para docencia y control horario, entre otros. Además, incluye la descripción de funciones hasta el tercer nivel jerárquico.
Finalmente, argumentó que la estructura orgánica de la institución fue difundida mediante comunicado de fecha 11 de octubre de 2013, convocando a la capacitación sobre la ley N° 20.530, que crea el Ministerio de Desarrollo Social.
Al respecto se constataron los antecedentes mencionados por la SES, en los cuales se evidencia el cumplimiento de lo requerido por este Organismo Fiscalizador.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN I - 4 Información
administrativa
En lo que atañe a la gestión de la información administrativa, si bien la entidad auditada cuenta con un sistema informático de administración de personal, denominado SAP, este no permite establecer en forma clara, oportuna ni actualizada, la vida funcionaria de cada servidor, como tampoco se incluyen los números de resoluciones dictadas a su respecto, fechas en que se otorgaron determinados beneficios pecuniarios, nombramientos y ascensos, sanciones administrativas aplicadas, entre otros registros.
Además, se determinó que estos se encontraban almacenados en carpetas personales que presentaban la ausencia de documentación, desorden al interior de las mismas, falta de las hojas de vida funcionaria y en aquellas carpetas que contaban con ella, el registro de la información no estaba completo, entre otros casos.
Lo mencionado no guarda concordancia con lo establecido en los artículos 3°, 5°, 11, 53 y 61, la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, como en el artículo 64 letra a) de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, en cuanto a cumplir los deberes funcionarios con esmero, eficiencia y eficacia.
El servicio fiscalizado informó que se realizó el catastro del total de los expedientes existentes y que las carpetas de personal, tanto funcionarios como de los contratados bajo la modalidad de honorarios fueron completadas en formato papel como digital. Agregó, que acorde al protocolo definido por el departamento de recursos humanos, las carpetas digitales constituyen el registro oficial.
Respecto de SAP, indicó que se efectuaron las consultas técnicas y los módulos disponibles no permiten realizar las mejoras previstas en cuanto a mostrar información documental, motivo por el cual se levantó el auxiliar de las carpetas, el que se encuentra debidamente alojado en el servidor, con acceso restringido y también con su respaldo físico. Finalmente, añadió que actualmente no es presupuestariamente factible la implementación de las mejoras documentales en el sistema SAP.
Al respecto, se constató el auxiliar donde se almacenan todas las carpetas de la dotación de la subsecretaría, advirtiendo que dicho auxiliar es administrado por una persona que posee clave y es responsable de completarlo y respaldarlo documentalmente.
A su vez, se evidenció el "Protocolo Administración de la Información en las Carpetas Digitales del Personal de la Subsecretaría de Evaluación Social", el cual dispone que la información contenida en las carpetas del personal, corresponde al menos a lo exigido por esta Contraloria General. Por otra parte, se verificó el memorándum N° 285, de 17 de diciembre de 2013, con la petición realizada por la división de administración y finanzas, que da cuenta de la solicitud de contar con un servidor para alojar las carpetas digitalizadas y archivos relacionados de los funcionarios de la SES. Asimismo, se tuvo a la vista el correo electrónico de la división de información social mediante el cual adjunta un informe de la empresa HCC Human Capital Consulting con una estimación del costo relacionado con la visualización de los actos administrativos en SAP, destacando que dicho valor no está considerado en el presupuesto del año 2014 y que podría incluirse en el del año 2015. Por otra parte, la entidad comunicó que el sistema SAP se encuentra en un proceso de evaluación a nivel de todo el Ministerio de Desarrollo Social, esperando las directrices para la solicitud de presupuesto para los servicios de post venta .
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN 11-1.1 Asignación de
modernización
Del examen de este beneficio, contemplado en la ley N° 19.553, que Concede Aasignación de Modernización y otros Beneficios que Indica, se determinó que al señor Herrera Espinoza, se le otorgó una asignación de modernización por un monto inferior al que legalmente procedía, ya que en septiembre de 2012, se le pagó un 6,62%, en circunstancias que debió pagársele un 8%, correspondiente al porcentaje obtenido por los diversos equipos de trabajos de esa subsecretaría en el año 2011.
En su contestación al preinforme, la subsecretaría se comprometió a revisar todos los permisos sin goce de remuneraciones del año 2011, y el pago del incentivo colectivo del año 2012, a fin de descartar la existencia de diferencias adeudadas a otros funcionarios por este concepto.
En su contestación, la entidad examinada adjuntó la liquidación donde consta el pago al señor Herrera según diferencia detectada y que asciende a la suma d e $ 138.180.
Asimismo, realizó la revisión de los permisos sin goce de remuneraciones descubriendo 4 casos adicionales del año 2011 de los siguientes funcionarios: María Jiménez de la Jara, Gonzalo Villanueva González, Francisca González Echávarri y Camila Oíate Campos, a los cuales se les regularizó su pago.
Sobre la materia, se validó la planilla con los resultados del análisis y cálculos correspondientes.
A su vez, se constataron las liquidaciones de sueldo y los certificados de pago de remuneraciones emitidos por el Banco del Estado de Chile, del señor Herrera y de los 4 aludidos funcionarios.
En mérito de lo expuesto, se da por subsanada la observación.
II - 1.3 extraordinarias
Horas Del análisis del control horario de los meses de julio, agosto y septiembre de 2012, se verificó que al funcionario Muñoz López se le pagó un número mayor de horas extraordinarias diurnas que las realizadas. Además, en los meses de agosto, septiembre y octubre del citado año, se le pagaron 85 horas nocturnas, pese a que sólo realizó 73, 60, y 67, respectivamente en cada mes.
En la respuesta al preinforme la SES refutó que el señor Muñoz registró en el control horario una cantidad trabajada de 91 horas nocturnas en el mes de julio, 67 en agosto y 96 en septiembre, y que por esos meses se pagaron 40 horas diurnas y 85 horas nocturnas, de acuerdo a las resoluciones que ordenan el pago, el registro de
Sobre esta materia, la institución auditada informó que se realizaron las gestiones de cobro, y que la persona señalada solicitó a este Organismo Contralor la condonación de su deuda, la que fue otorgada mediante la resolución exenta N° 5.084, de 11 de octubre de 2013.
Se advirtió la notificación efectuada por la aludida subsecretaría, al señor Juan Muñoz López, con fecha 12 de marzo de 2013. Por su parte, se evidenció el documento emitido por esta Entidad Fiscalízadora que acogió la solicitud formulada por el señor Muñoz, liberándolo de reintegrar la cantidad de $ 75.630.
En virtud de lo señalado y los antecedentes proporcionados, se subsana lo observado.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN asistencia y lo pagado en sus liquidaciones de sueldo.
En este contexto, la comisión de esta Contraloría General comprobó al efectuar el recálculo de las horas ejecutadas que aún existían diferencias, por lo que se mantuvo la observación, debiendo ese servicio, requerir la restitución del monto pagado indebidamente.
RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN
III - 1 Control acceso lógico
de Se detectó en la evaluación realizada al campo
"Fecha últimas entrada a SAP", de la base de datos de personal, la existencia de siete cuentas de acceso de personal desvinculado, con actividad en el sistema, en forma posterior a la fecha de cese de funciones, cuyo detalle se aprecia en el Informe Final N° 3 de 2013, de este origen.
En este mismo informe, el servicio indicó que el departamento de recursos humanos deberá entregar los primeros días de cada mes el informe "OM" con los listados de personal activo y desvinculado, el cual se remitirá con copia a la división de información social y al oficial de seguridad.
Además, manifestó que el procedimiento "SGSI-D11-PRC12 - Procedimiento de registro y desregistro de todos los sistemas", incluirá las acciones a seguir ante el cese de servicios de las personas, en el que la jefatura directa deberá informar inmediatamente al departamento de recursos humanos para el correspondiente "bloqueo" de la cuenta, dejándola en estado "Acceso Restringido".
Considerando lo expuesto por la autoridad de la institución auditada, se mantuvo lo observado,
Con ocasión de lo solicitado, la institución auditada adjuntó los procedimientos debidamente aprobados por resolución exenta N° 020, de 30 de enero de 2014, que "Aprueba Procedimientos de Seguridad de la Información, de la Subsecretaría de Evaluación Social, del Ministerio de Desarrollo Social", con alcance al Sistema SAP.
Se evidenciaron los antecedentes aportados por la SES, y se constató que el SGSI-D11-PRC12 - Procedimiento de registro y desregistro de todos los sistemas, contempla las instrucciones ante la desvinculacíón o cambio de rol de funcionarios, para la eliminación de su cuenta de usuario en el o los sistemas de información correspondientes.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN debido a que el procedimiento presentado no se
encontraba sancionado por la dirección de la Subsecretaría de Evaluación Social.
III - 1 Control acceso lógico
de Es del caso consignar, que se detectaron usuarios que poseen el perfil "SAP_ALL", el cual integra la totalidad de las autorizaciones SAP, por lo tanto la persona que disponga de este perfil asignado a su usuario, podrá realizar cualquier actividad sobre el sistema. El hecho señalado no es consecuente con el principio de segregación de funciones, ni con lo indicado en el artículo 23 del decreto N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Manteniéndose en atención a que el servicio no aportó antecedentes que acreditaran la implementación de un estándar de seguridad del sistema SAP en uso.
Como ya se hubiera mencionado, la subsecretaria auditada adjuntó los procedimientos debidamente aprobados 'por resolución exenta N° 020, dé 30 de enero de 2014, que "Aprueba Procedimientos de Seguridad de la Información, de la Subsecretaria de Evaluación Social, del Ministerio de Desarrollo Social", con alcance al Sistema SAP.
Al respecto, se evidenciaron los antecedentes aportados por la SES y se constató que el procedimiento de asignación de perfiles de usuarios para el sistema SAP se encuentra revisado y aprobado.
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2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN
N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA II - 1.2 Funciones
críticas
En cuanto a esta asignación, establecida en el artículo septuagésimo tercero de la ley N° 19.882, que Regula Nueva Política de Personal a los Funcionarios Públicos que Indica, se pudo comprobar, a través del análisis de las resoluciones exentas que la conceden, que algunas no cuentan con la visación del Director de Presupuesto, como acontece, a vía de ejemplo, con las resoluciones exentas Nos 39, 192, 199 y 308,
todas del año 2012.
Asimismo, en el caso del señor Sadá Aznar, Encargado de Gabinete de la Subsecretaría de Evaluación Social, consta que se le pagó un monto inferior al mencionado en la resolución exenta N° 199, de 2012, que modificó el documento que fijó el monto inicial del beneficio, el cual no fue proporcionado.
Así también, no se evidencia que los documentos originales, que nuevamente no fueron aportados, hayan sido visados por el director de presupuesto, como tampoco que los modificados sean efectivamente los que respaldan dichos pagos.
En este contexto, el servicio fiscalizado remitió copia de las resoluciones exentas Nos 39 y 308, -de la Subsecretaría de
Planificación y las resoluciones Nos 46 y
296, de la Subsecretaría de Servicios Sociales, todas del año 2012.
En visita al servicio se solicitaron los originales de los documentos citados tanto en la observación como en la respuesta de la entidad, corroborando que las resoluciones exentas Nos 39, 308, 46 y 296, se encuentran
totalmente tramitadas, no obstante, que las resoluciones exentas Nos 192 y 199, no
fueron habidas.
Cabe señalar, que la aludida resolución N° 199, es sujeto de investigación producto de un de un sumario administrativo ordenado instruir a esa subsecretaría en el Informe Final N° 3, de 2013, de este origen, el cual de acuerdo a lo informado, no se ha iniciado y se ha designado a otro fiscal, a través de la resolución N° 254, de agosto de 2014.
En circunstancias que los aludidos actos administrativos no fueron encontrados por la entidad auditada, procede mantener la observación.
La Subsecretaría de Evaluación Social debe incorporar al referido sumario administrativo ordenado instruir por resolución exenta N° 504, de 2013 y N° 254, de 2014, el extravío de las resoluciones N°s 192 y 199, de 2012, para determinar las eventuales responsabilidades administrativas, remitiendo a esta Contraloría General dentro del plazo de 15 días, la resolución que incorpora esta materia.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA 1 1 - 2 Contratos a
honorarios
Del examen de la documentación tenida a la vista, se comprobó que se han suscrito algunos convenios para el desarrollo de funciones que por su extensión en el tiempo se han transformado en habituales, habida cuenta que se vienen desempeñando desde el funcionamiento de la antigua Subsecretaría de Planificación, como ocurre con la señora Navarro Duque y el señor Rojas Aguilar.
En otro orden de ideas, se determinó que a la mayoría de los contratados bajo la referida modalidad, se les otorgan beneficios propios de los funcionarios públicos, tales como licencias médicas, permisos maternales, feriado legal, permisos administrativos, completos o fraccionados, beneficios que sólo proceden en la medida que se cumplan las exigencias legales y siempre que se concilien con la naturaleza de los sen/icios y la forma de prestarlos, y se fije una jornada de trabajo, lo que no se incorpora en la cláusula de los contratos (aplica dictámenes 5.945, de 2013 y 8.212, de 2005).
A su vez, se comprobó que el señor Britos Ferlluga, contratado a honorarios a suma alzada mediante decreto N° 3, de 27 de enero de 2012, para cumplir las funciones de analista sénior de metodologías de evaluación de proyectos sociales, aparece, tanto en la estructura interna aportada por el servicio como en la intranet de esa institución, en calidad de jefe de metodologías, con personal a su cargo, en
En su respuesta, la SES indicó que presentó a la Dirección de Presupuestos, DIPRES, una solicitud de expansión de cargos y acompañó el documento denominado "Proyecto de Presupuesto para el año 2014, resumen general de ingresos y gastos", en el marco del proceso de elaboración del presupuesto 2014.
Agregó, que se ajustaron los contratos a honorarios, detallando en la cláusula tercera la especificación de la cantidad de horas semanales a realizar y el horario dispuesto por la institución que cada persona debe seleccionar y registrar en un formulario de contratación, el que se adjunta al decreto que aprueba el referido contrato.
Finalmente, informó que en relación al acto administrativo que fija la jornada de trabajo de los funcionarios, sigue vigente la resolución exenta N° 1.803, de 28 de julio de 2006, que regula dicha materia.
Se evidenciaron los documentos mencionados, los que acreditan las acciones realizadas por la entidad.
A mayor abundamiento, se comprobó en los .mismos contratos de la señora Navarro Duque y el señor Rojas Aguilar la incorporación en la cláusula tercera de la jornada laboral y la forma de registrar su control de asistencia, los que además contaban con el certificado de registro en el Sistema de Administración de Personal del Estado de este Órgano de Control.
Por otra parte, en lo referente a los casos individualizados, la entidad argumentó que la DIPRES solo autorizó dos cupos para la contrata del año 2014, continuando la señora. Navarro Duque y el señor Rojas Aguilar en calidad de honorarios. Asimismo, se constató que el señor Britos Ferlluga ya no presta servicios en esa subsecretaría, conforme a la resolución exenta N° 118, de 17 de abril de 2014, que dispone el cese de sus funciones.
Los antecedentes proporcionados dan cuenta de las medidas adoptadas por la subsecretaría para regularizar la situación observada, no obstante, esta se mantiene, toda -vez, que continúan contratadas a honorarios las personas antes individualizadas.
Adoptar las medidas para evitar la contratación de personal bajo la modalidad de honorarios, para labores permanentes, lo que será verificado por - este Organismo Fiscalizador en una próxima auditoria a efectuar sobre la materia.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA circunstancias que, acorde con el dictamen
N° 61.837, de 2011, de esta Contraloría General, las personas que prestan servicios a la administración a honorarios, no pueden desarrollar tareas que impliquen funciones de jefatura, dada la transitoriedad de sus labores, y del hecho que no poseen la condición de funcionarios públicos y, por ende, carecen de responsabilidad administrativa.
II - 3 Recuperación de subsidios por incapacidad laboral
Se comprobó que el proceso de recuperación de subsidios por incapacidad laboral se realiza de forma manual, manteniendo su registro y control en la plataforma de personal, SAP, utilizada por las dos subsecretarías (Evaluación Social y de Servicios Sociales).
En este contexto, es dable indicar que al estar la gestión del cobro radicada en otra subsecretaría, el sistema debe estar definido de manera tal que no exista la posibilidad de que los dineros recaudados por los funcionarios de una, se incorporen en las arcas de la otra.
Al respecto, cabe hacer notar el bajo porcentaje de recuperación, no sólo de licencias que corresponden al Fondo Nacional de Salud, sino también a las Instituciones de Salud Previsional, determinándose un 63% de lo que falta por percibir para el período auditado.
Por otra parte, al solicitar el registro de información de licencias recuperadas por el
En su respuesta, la institución auditada comunicó que se desarrolló el análisis de las licencias médicas recuperadas desde el mes de abril al 10 de diciembre de 2012, donde se determinó que el saldo por recuperar ascendía a $ 22.299.938, de los cuales, $20.134.775 corresponde a los casos de la sra. Aguad Merlez ($ 14.050.538), cuyas licencias se encuentran rechazadas en su totalidad y la sra. Maffei Rojo ($ 6.084.237), esta última se encuentra haciendo uso de reposos de media jornada, por lo que la expectativa de ingresos a percibir fue sobrevalorada por el sistema, el que se aplica una lógica de cálculo sobre la base de una jornada completa
A su vez, hizo presente que en el período auditado por parte de esta Contraloría General, la SES no contaba con apertura de SIGFE, ni con presupuesto asignado por ley, ni con un RUT al que asociar la tramitación de este tipo de subsidios, siendo la totalidad de las licencias
De acuerdo a lo señalado, se advirtió el referido análisis de las licencias médicas recuperadas al año 2012, constatando que al mes de agosto de 2014, el saldo por recuperar es de $ 473.885.
Del mismo modo, se evidenció el "Protocolo de Recuperación de Subsidios por Incapacidad Laboral" y el "Informe de Avance de Recuperación de Licencias Médicas", que da cuenta de las gestiones realizadas sobre el control, seguimiento y rescate de los montos adeudados, así como también de las acciones futuras para optimizar la recaudación de los subsidios.
Asimismo, se verificó que en el Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos de la Subsecretaría de Evaluación Social, aprobado por la resolución exenta N° 19, de 2014, se contempla el "Instructivo de Licencias Médicas", el cual en su punto N° 8 "Recuperación de Subsidio por Incapacidad Laboral" incorpora el mecanismo de provisionar los ingresos por este
Si bien, la SES ha realizado acciones que han permitido disminuir el saldo de los subsidios por incapacidad laboral del año 2012 y siguientes, se mantiene lo observado, toda vez que aún existe un saldo por recuperar. Asimismo, se encuentra en proceso de definición por esta Contraloría General, la situación de la señora Aguad Merlez.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA periodo mayo a septiembre de 2012, de los
funcionarios de la subsecretaría en estudio, los datos aportados presentaban errores de duplicidad de registros sobre una misma licencia y funcionario y cálculos con diferencias entre lo que se espera percibir y lo efectivamente entregado, por un monto ascendente a $ 5.355.560, de un total de $ 38.306.431, y discrepancias entre lo que se anota en los sistemas SIGFE y SAP, sobre lo cual no se efectuaba análisis ni se llevaba un control.
En cuanto a los procedimientos para el proceso aud'rtado, no aparece en los mismos la reajustabilidad e intereses aplicados sobre el monto que corresponde a licencias pagadas fuera de plazo. Tampoco se identifican responsables del cálculo, ni controles posteriores sobre las licencias rechazadas o reducidas y el monto recuperado por estas.
En la respuesta al preinforme la entidad fiscalizada indicó que desde el mes de febrero del año 2013, las licencias son gestionadas por dos funcionarios de esa repartición, los que fueron instruidos para realizar el análisis y cotejo del estado de situación del registro de licencias médicas. Agregó, que actualmente cuenta con presupuesto propio y, por tanto, las actuaciones se incorporan en los registros contables y presupuesto del servicio auditado.
tramitadas y gestionadas por la Subsecretaría de Servicios Sociales, y por tanto, ingresaron a ella los montos recuperados.
Agregó, que del análisis de la situación del año 2013, el monto recuperado asciende al 53% del total, sin considerar el caso ya mencionado de la sra. Aguad Merlez, por lo cual se solicitó pronunciamiento a este Organismo de Control a través del oficio N° 120, de 16 de enero de 2014.
Adjuntó a su respuesta, el "Informe de Avance de Recuperación de Licencias Médicas", emitido por el departamento de recursos humanos y el "Protocolo de Recuperación de Subsidios por Incapacidad Laboral" de esa subsecretaría.
Respecto del sistema SAP y su consistencia con el SIGFE argumentó que las diferencias entre ambos sistemas se deben a: diferencia entre lo solicitado y lo recaudado; transferencias directas de FONASA a cuenta corriente sin notificación al departamento de recursos humanos para su registro en SAP; proceso en curso del traspaso de la recuperación de subsidios de la Subsecretaría de Servicios Sociales y el proceso de reconocimiento de la Subsecretaría de Evaluación Social por parte de las instituciones de salud como empleador.
F
En lo que concierne al procedimiento de A fin de mejor resolver los inconvenientes
10
concepto, lo que también se encuentra detallado en el aludido protocolo.
Por otra parte, mediante el oficio N° 14.380, de 2014, esta Entidad Fiscalizadora determinó respecto al pronunciamiento solicitado por esa subsecretaría, que procede el descuento en las remuneraciones indebidamente percibidas en virtud de las licencias médicas rechazadas, no obstante, el derecho de apelación que aconteció por parte de la señora Aguad el 15 de abril de 2014, estando a la espera de lo que resuelva este Organismo de Control.
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N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y
VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA tramitación de licencias médicas aclaró que
a la fecha de la auditoría este existía pero sería complementado, incorporando la estimación y los reajustes de las mismas.
de los factores enunciados, esa subsecretaría ha dispuesto la realización de mejoras del módulo de licencias médicas de SAP, que registra la carta Gantt en actual ejecución, manteniendo a la fecha un registro auxiliar para el control de la recuperación, a través de una unidad compartida para su uso por parte de los departamentos de finanzas y de recursos humanos, con el propósito de realizar control por oposición entre ambas áreas.
