GL Accounting. Guía del Estudiante. CURGL000 Edition 1.0 Octubre 2007 PATSI

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GL Accounting

Guía del Estudiante

CURGL000 Edition 1.0 Octubre 2007

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GL Accounting Tabla de Contenidos

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Tabla de Contenidos

Acceder Oracle

Acceder Oracle ...1-2 Hacer un "Shortcut"...1-6 Acceder la página de PATSI directamente ...1-8 ¿Olvidó la contraseña o "Password"? ...1-10 Cambiar la contraseña o "Password"-PATSI Web Page...1-13 Salir del sistema...1-19 Flujograma Acceder Oracle ...1-20 PATSI Quick Reference Guide ...1-23

Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico

Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico ...2-2 Conversión Cuentas FRS...2-3 Fondo...2-5 Departamento ...2-9 Sub-Departamento ...2-11 Object Codes ...2-13 Función de Gasto ...2-14 Project...2-16 Año Fiscal...2-17 Ejemplos de Conversión ...2-18 General Ledger - AC General Ledger - AC ...3-2 Flujograma Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Jornal...3-17

Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Obligación...3-18

Flujograma Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Obligación...3-25

Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI ...3-26

Flujograma Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI ...3-46

Procesar Informes del Mayor General ...3-49

Flujograma Procesar Informes del Mayor General...3-57

Revisar Fondos Disponibles ...3-58

Flujograma Revisar Fondos Disponibles ...3-63

Crear y Contabilizar Entradas de Obligación ...3-64

Flujograma Crear y Contabilizar Entradas de Obligación ...3-72

Crear y Generar Entradas Recurrentes de Jornal ...3-74

Flujograma Crear y Generar Entradas Recurrentes de Jornal ...3-80

Revertir Entradas de Jornales...3-82

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GL Accounting Tabla de Contenidos

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Acceder Oracle

Capítulo 1 - Página 1

Acceder Oracle

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Acceder Oracle

1. Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet.

http://www.upr.edu/home1200.html

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Acceder Oracle

3. Oprima el “mouse” en cualquier lugar de la pantalla.

Si desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5.

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Acceder Oracle

5. Oprima “Ok” en la ventana de diálogo de “Security Alert”.

6. Oprima el botón “Yes” en la siguiente ventanilla de diálogo, “Security Alert”.

Se despliega la página “PATSI Project Home Page: Main” En este punto puede crear un “Shortcut” para esta página.

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Acceder Oracle

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Acceder Oracle

Hacer un Shortcut

7. Oprima el botón derecho de “mouse” y seleccione la opción “Create a Shortcut”.

8. Oprima el botón “Ok”.

En futuras ocasiones podrá acceder la página a través del icono en el “Desktop” de su computadora.

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Acceder Oracle

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Acceder Oracle

Acceder la Página de PATSI Directamente

Si desea acceder la página de PATSI directamente, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #13. 9. Acceda el icono de “Internet Explorer”.

En la pantalla principal (“desktop”), seleccione con un clic el botón:

Se despliega el menú de opciones (lado izquierdo de la pantalla) y marque con otro clic el siguiente icono que aparece en la pantalla de Windows de su computadora.

Si va a acceder la página Web directamente, escriba la siguiente dirección:

https://patsi.upr.edu

Si va a acceder la instancia de producción, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11. 10. Escriba la línea de “Address” la siguiente dirección: https://patsiprod.upr.edu

Ir a tarea #12

11. Escriba la dirección de la instancia de prueba: http://devapp1.upr.edu:8001

12. Complete los datos “username” y “password”

• Se le asignará una contraseña para comenzar en la instancia.

• Inicialmente, la misma será temporera por lo que va a requerir que la cambie al momento.

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Acceder Oracle

• Dicha clave tendrá seis (6) o más caracteres y, al menos, uno de éstos debe ser numérico. No puede repetir caracteres. El sistema solicitará la verificación de la nueva contraseña. Cada noventa (90) días la contraseña expirará, por lo que el sistema le enviará un recordatorio al acercarse su vencimiento.

• Los Niveles de Responsabilidad están basados en las funciones que se le otorgan al usuario para el uso del módulo. Dichos niveles son asignados por el Director de la Oficina de cada unidad.

13. Escriba la contraseña.

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Acceder Oracle

Olvidó la Contraseña o Password

Si olvidó la contraseña, ir a tarea #1. Si no, ir a tarea #4.

Si olvidó la contraseña, el sistema le proveerá una forma rápida de obtener la misma. Para ello, deberá oprimir el icono que aparece en la pantalla de PATSI.

El sistema presentará la pantalla “Reset Password”, donde anotará el “Username” y oprimirá el botón de “Submit”.

Deberá esperar varios minutos para que el sistema le envíe la nueva contraseña a través del correo electrónico.

14. Oprima la opción ¿Olvido la contraseña?

15. Escriba el “User Name” y oprima el botón de “Submit”.

Al completar esta pantalla el sistema le genera un “e-mail” con un nuevo “password”.

La siguiente pantalla confirma el envío de la solicitud del nuevo password. 16. Oprima el botón “OK”

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Acceder Oracle

17. Otra manera de hacer “Login” al área de prueba o cualquier otra instancia a la que tenga acceso complete el encasillado “Login Name” y “Password” con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón “Login” u oprima “Enter” en el teclado.

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Acceder Oracle

18. Una vez seleccione la responsabilidad que estará trabajando, seleccione cualquiera de las funciones asignadas.

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Acceder Oracle

Cambiar la Contraseña o Password – PATSI Web Page

Si desea cambiar la contraseña, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #24.

19. Seleccione “Change Password” (localizado a su mano izquierda en la pantalla).

20. Escriba su contraseña actual. 21. Escriba la nueva contraseña.

22. Escriba nuevamente la nueva contraseña. 23. Oprima el botón Cambiar.

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Acceder Oracle

24. Amplié las instancias.

Las instancias pueden cambiar de acuerdo a como sea necesario. 25. Seleccione la instancia a trabajar.

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Acceder Oracle

Otra forma de seleccionar la instancia es utilizando la siguiente tabla. La misma provee información sobre el status de la instancia. Se localiza al mover la barra de deslizamiento (scroll bar) ubicada a la derecha de la pantalla.

Si desea salir del sistema, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #26. 26. Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma “Navigator”.

En este ejemplo de “UPR Purchasing” aparece la lista de las responsabilidades. Cada usuario tiene asignada una o varias responsabilidades. Después de seleccionar la responsabilidad, al lado izquierdo de la pantalla, se despliega un menú con las funciones autorizadas.

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Acceder Oracle

De no tener instalado “Java Initiator” o “ActiveX”, se activan en la pantalla varios componentes para la instalación del mismo. Una vez instalado, se activará “JInitiator Security Warning”.

Si usted no tiene privilegios para instalar, ir a tarea #27. Si no, ir a tarea #28.

27. Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. Fin de la actividad.

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Acceder Oracle

Capítulo 1 - Página 17 Se desplegará la pantalla de la aplicación “Oracle”.

Las siguientes pantallas nos indicarán que se está accediendo a “Oracle”.

Luego de que el Sistema “Oracle” haya cargado, BAJO NINGÚN CONCEPTO SE PODRÁN CERRAR las siguientes pantallas:

“Oracle Applications Home Page” “Oracle Applications 11i”

“Oracle Applications – PATSI Producción” ú Oracle Applications – PATSI VIS

Nota: Obviar esta instrucción podría ocasionar que se pierda toda la información del récord que está trabajando.

29. Maximice la pantalla.

Es bien importante maximizar la pantalla, ya que esto te permitirá ver en la parte inferior la siguiente información:

Como por ejemplo, si hubo errores o algún “warning” o si se guardó la información del solicitante.

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Acceder Oracle

En el documento titulado “PATSI Quick Reference”, que se incluye al final de este capítulo, podrá aprender algunos comandos que le facilitarán el uso de la aplicación. 30. Continúe trabajando en su aplicación.

Se desplegarán las formas que correspondan a su aplicación.

Aparece “Windows Security Alert”.

31. Oprima botón de “OK”

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Acceder Oracle

Salir del Sistema

32. Seleccione “Logout”.

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Acceder Oracle

Instalar Componentes Especiales Inicio Usuario de PATSI Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet. (1) > Suppliers Options > Requisitions Options > Purchasing Options > Payable Options > Financial Aid Options

Usuario de PATSI Seleccione el área de Investigación y Tecnología. (2) Oprima el “mouse” en cualquier lugar de la pantalla. (3) ¿Desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo? Usuario de PATSI Marque en el encasillado correspondiente (“In future, do not show this warning”). (4)

Usuario de PATSI

Oprima “Ok” en la ventana de diálogo de “Security Alert”. (5) Oprima el botón “Yes” en la siguiente ventanilla de diálogo, “Security Alert”. (6) ¿Desea hacer un Shortcut? Usuario de PATSI Oprima el botón derecho de “mouse” y seleccione la opción “Create a Shortcut”. (7) Oprima el botón “Ok”. (8) ¿Desea acceder la página de PATSI directamente? A B C S N S N S N

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Acceder Oracle

Usuario de PATSI Acceda el icono de “Internet Explorer”. (9) ¿Va a acceder la instancia de producción? Usuario de PATSI Escriba la línea de “Address” la siguiente dirección: https:// patsiprod.upr.edu (10) Usuario de PATSI Escriba la dirección de la instancia de prueba (11) Usuario de PATSI

Complete los datos “username” y “password” (12) Usuario de PATSI Escriba la contraseña. (13) ¿Olvidó la contraseña? Usuario de PATSI Oprima la opción ¿Olvido la contraseña? (14) Escriba el “User Name” y oprima el botón de “Submit”. (15) Usuario de PATSI

Oprima el botón “OK” (16) Usuario de PATSI Complete el encasillado “Login Name” y “Password” con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón “Login” u oprima “Enter” en el teclado. (17) ¿Desea cambiar la contraseña? A B D E B A C A B S N S N S N

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Acceder Oracle

Usuario de PATSI Seleccione “Change Password” (localizado a su mano izquierda en la pantalla). (18) Escriba su contraseña actual. (19) Escriba la nueva contraseña. (20) Escriba nuevamente la nueva contraseña. (21) Oprima el botón Cambiar. (22) Usuario de PATSI

Amplié las instancias. (23) Seleccione la instancia a trabajar. (24) ¿Desea salir del sistema? Usuario de PATSI Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma “Navigator”. (25) ¿Usted no tiene privilegios para instalar? Usuario de PATSI Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. (26) Fin Usuario de PATSI Presione el botón “Grant Always”. (27) Maximice la pantalla. (28) Usuario de PATSI Continúe trabajando en su aplicación. (29) Oprima botón de “OK” (30) ¿Desea finalizar? Usuario de PATSI Seleccione “Logout”. (31) Fin A D E A S N S N S N

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Acceder Oracle

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Acceder Oracle

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Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 1

Estructura del Plan de

Cuentas (COA)

Universidad de Puerto Rico

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Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto

Rico

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General Ledger - AC

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General Ledger - AC

Objetivos de la Sección

Al final de esta sección, usted podrá:

• Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Jornal • Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Obligación • Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI • Procesar Informes del Mayor General

• Revisar Fondos Disponibles

• Crear y Contabilizar Entradas de Obligación • Crear y Generar Entradas Recurrentes de Jornal • Revertir Entradas de Jornales

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General Ledger - AC

Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Jornal

1. Acceda “Oracle E-Business Suite”.

2. Seleccione la responsabilidad en el General Ledger asignada. 3. Seleccione Journals Enter.

Se despliega la pantalla (“form”) “Find Journals”.

• Expanda la pantalla (“form”) “Oracle Applications”, maximizando la pantalla en la esquina superior derecha

Crear un Nuevo Lote (Batch)

4. Presione el botón “New Batch” en la pantalla (“form”) “Find Journals”. Se despliega la pantalla (“form”) “Batch (UPR)”.

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General Ledger - AC

Información del Encabezado

5. Registre en el campo “Batch” el nombre asignado al lote de jornal. • Utilice un nombre único.

6. Escoja en el campo “Period” el periodo deseado para contabilizar esta entrada. 7. Complete el campo “Description”.

• Escriba la descripción más apropiada.

8. Registre en el campo “Control Total” la cantidad de los débitos de la entrada (este campo es opcional).

9. Presione el botón “Journals”.

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General Ledger - AC

Crear Entrada Manual de Jornal

10. Complete los siguientes campos en la pantalla (“form”) “Journals”.

Journal : Registre el nombre de la entrada de jornal. Este nombre debe ser único.

Category : Escoja la categoría apropiada para la entrada.

Line : Escriba el número de línea de jornal. Se recomienda que se asignen las líneas en intervalos de diez. Esto con el propósito de facilitar la

modificación de la entrada. Si desea añadir una línea entra otras dos ya registradas, no tiene que renumerar todas las líneas de la entrada nuevamente.

Account : Registre la combinación de cuentas correspondiente.

Debit/Credit : Registre ya sea la cantidad de débito o la de crédito.

El resto de los campo en esta forma son opcionales. Si desea puede registrar cualquier información adicional correspondiente en cada campo. Registre cada línea de la entrada de jornal repitiendo el paso #10. Las entradas de jornal deben estar balanceadas entre débitos y créditos para que el sistema permita contabilizar la entrada.

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General Ledger - AC

Se despliega “Note” con el número del documento asignado automáticamente.

• Presione el botón “OK”.

Observe que este número de documento se actualice en campo “Document Number”.

Verificar fondos disponibles (Opcional)

12. Presione el botón “Reserve Funds”.

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le indica que la transacción paso la verificación de fondos. Esto significa que existen fondos suficientes para cada línea de la entrada de jornal.

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General Ledger - AC

Reservar fondos

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le indica que la transacción paso la reservación de fondos. Esto significa que existían fondos suficientes para cada línea de la entrada de jornal y se reservaron fondos para la transacción.

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General Ledger - AC

Contabilizar Lote de Jornal

14. Presione el botón “Approve”.

Se despliega la pantalla “Note” indicando el asiento de jornal fue dirigido al Aprobador designado en la jerarquía de Mayor General.

• Observe que el status de Aprobación (Recuadro en el Margen Superior Derecho) cambió de Requerido a En Proceso

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General Ledger - AC

Verificar el status del jornal

• A través de su correo electrónico recibirá la notificación de parte del Aprobador designado sobre la acción tomada con respecto a la entrada, esto es, si fue aprobada o rechazada y cualquier otro comentario.

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General Ledger - AC

Este paso es opcional. Si desea contabilizar la entrada al momento, continúe los siguientes pasos. De lo contrario, la entrada será automáticamente contabilizada a través del proceso de “AutoPost”.

16. Escriba en el campo “Batch” el nombre del lote de entrada aprobada. 17. Presione el botón “Find”.

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 11 18. Presione el botón “Review Batch”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Batch Header”.

• Coteje que el status de Aprobación cambió de En Progreso a Aprobado (“Approved”). No obstante, la entrada permanece “Unposted”.

19. Presione el botón “Post”.

• Observe en el recuadro de status que el lote (Batch) fue Seleccionado para traslado (“Selected for posting”)

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 12 • Presione el botón “OK”.

20. Seleccione View Requests.

Se despliega la pantalla (“form”) “Find Requests”.

21. Presione el botón “Find”.

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General Ledger - AC

22. Presione el botón “Refresh Data” hasta que el sistema despliegue como completado y en estatus normal el proceso de contabilización.

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General Ledger - AC

Verificar el status del jornal (Paso Recomedado))

24. Vuelva a abrir la pantalla (“form”) “Find Journals”.

25. Escriba en el campo “Batch” el nombre del lote de entrada acabado de contabilizar. 26. Presione el botón “Find”.

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 15 27. Presione el botón “Review Batch”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Batch Header”.

• Coteje que es el estatus sea “Posted”.

28. Cierre la pantalla o formulario (“Form”) .

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General Ledger - AC

30. Observe que el status a nivel de la entrada de jornal es igual al mostrado para el Lote o

Batch.

31. Cierre la pantalla o formulario (“Form”) .

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General Ledger - AC

Flujograma Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Jornal

Inicio Contable Acceda “Oracle E-Business Suite”. (1) Seleccione la responsabilidad correspondiente. (2) Seleccione Journals ( Enter. (3)

Presione el botón “New Batch” en la forma “Find Journals”. (4) Registre en el campo “Batch” el nombre asignado al lote de jornal. (5) Escoja en el campo “Period” el periodo deseado para contabilizar esta entrada. (6) Complete el campo “Description”. (7) Registre en el campo “Control Total” la cantidad de los débitos de la entrada (este campo es opcional). (8) Presione el botón “Journals”. (9) Contable 10. Complete los siguientes campos en la forma “Journals”. (10) 11. Guarde su trabajo “Save” . (11) Presione el botón “Check Funds”. (12) Presione el botón “Reserve Funds”. (13) Presione el botón “Post”. (14) Seleccione View ( Requests. (15) Presione el botón “Find”. (16) Presione el botón “Refresh Data” hasta que el sistema despliegue como completado y en estatus normal el proceso de contabilización. (17) Presione el botón “View Output” para verificar que la entrada de jornal fue contabilizada. (18) Vuelva a abrir la forma “Find Journals”. (19)

Contable

Escriba en el campo “Batch” el nombre del lote de entrada acabado de contabilizar. (20) Presione el botón “Find”. (21) Presione el botón “Review Batch”. (22) Cierre la forma (23) Fin

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General Ledger - AC

Crear y Contabilizar Entradas Manuales de Obligación

2. Seleccione la responsabilidad en el General Ledger asignada. 3. Seleccione Journals Encumbrance.

Se despliega la forma “Find Journals”.

• Expanda la forma “Oracle Applications”.

Crear un Nuevo Lote (Batch)

4. Presione el botón “New Batch” en la forma “Find Journals”. Se despliega la forma “Batch (UPR)”.

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General Ledger - AC

Información del Encabezado

5. Registre en el campo “Batch” el nombre asignado al lote de jornal. • Utilice un nombre único.

6. Escoja en el campo “Period” el periodo deseado para contabilizar esta entrada. 7. Complete el campo “Description”.

• Escriba la descripción más apropiada.

8. Registre en el campo “Control Total” la cantidad de los débitos de la entrada (este campo es opcional).

9. Presione el botón “New Journal”.

Se despliega la forma “Enter Encumbrances”. Observe que el campo “Source” tiene el valor ‘Encumbrance’.

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General Ledger - AC

Crear Entrada Manual de Obligación

10. Complete los siguientes campos en la pantalla (“form”) “Journals”.

Journal : Registre el nombre de la entrada de jornal. Este nombre debe ser único.

Category : Escoja la categoría apropiada para la entrada.

Type : Escoja de la lista de valores “Obligation”.

Line : Escriba el número de línea de jornal. Se recomienda que se asignen las líneas en intervalos de diez. Esto con el propósito de facilitar la

modificación de la entrada. Si desea añadir una línea entra otras dos ya registradas, no tiene que renumerar todas las líneas de la entrada nuevamente.

Account : Registre la combinación de cuentas correspondiente.

Debit/Credit : Registre ya sea la cantidad de débito o la de crédito.

El resto de los campo en esta formulario (form) son opcionales. Si desea puede registrar cualquier información adicional correspondiente en cada campo. Registre cada línea de la entrada de jornal repitiendo el paso #10. Las entradas de obligación no tienen que balancear entre débitos y créditos ya que el sistema automáticamente cuadra la entrada registrando la cantidad neta a la cuenta de reserva de obligaciones durante el proceso de contabilización.

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General Ledger - AC

Se despliega la pantalla “Note” con el número del documento asignado automáticamente.

Observe que este número de documento se actualice en campo “Document Number”.

Verificar Fondos Disponibles

12. Presione el botón “Check Funds”.

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le indica que la transacción paso la verificación de fondos. Esto significa que existen fondos suficientes para cada línea de la entrada de jornal.

Reservar fondos

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le indica que la transacción paso la reservación de fondos. Esto significa que existían fondos suficientes para cada línea de la entrada de jornal y se reservaron fondos para la transacción.

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 22 • Presione el botón “OK”.

Se despliega la pantalla “Note” indicando el número de proceso concurrente.

• Presione el botón “OK”. 15. Seleccione “View Requests”.

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 23 Se despliega la forma “Requests”

16. Presione el botón “Refresh Data” hasta que el sistema despliegue como completado y en estatus normal el proceso de contabilización.

La columna “Phase” debe indicar “Completed” y la columna “Status” debe decir “Normal”.

17. Presione el botón “View Output” para verificar que la entrada de jornal fue contabilizada.

18. Cierre la forma.

Verificar el status del jornal (Opcional)

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General Ledger - AC

20. Escriba en el campo “Batch” el nombre del lote de entrada acabado de contabilizar. 21. Presione el botón “Find”.

Se despliega la forma “Enter Encumbrances” con la información del lote. 22. Presione el botón “Review Batch”.

Se despliega la forma “Batch Header”. • Coteje que es el estatus sea “Posted”.

23. Cierre la forma .

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General Ledger - AC

Flujograma Crear y Contabilizar Entradas Manuales de

Obligación

Inicio Título Profesional Acceda “Oracle E-Business Suite”. (1) Seleccione “Public Sector GL ”. (2) Seleccione Journals ( Encumbrance. (3) Presione el botón “New Batch” en la forma “Find Journals”. (4) Registre en el campo “Batch” el nombre asignado al lote de jornal. (5) Escoja en el campo “Period” el periodo deseado para contabilizar esta entrada. (6) Complete el campo “Description”. (7) Registre en el campo “Control Total” la cantidad de los débitos de la entrada (este campo es opcional). (8) Presione el botón “New Journal”. (9) Título Profesional Complete los siguientes campos en le forma “Journals”. (10) Guarde su trabajo “Save” . (11) Presione el botón “Check Funds” (12) Presione el botón “Reserve Funds” (13) Presione el botón “Post”. (14) Seleccione “View>Requests”. (15) Presione el botón “Refresh Data” hasta que el sistema despliegue como completado y en estatus normal el proceso de contabilización. (16) Presione el botón “View Output” para verificar que la entrada de jornal fue contabilizada. (17) Cierre la forma. (18) Vuelva a abrir la forma “Find Journals”. (19)

Título Profesional

Escriba en el campo “Batch” el nombre del lote de entrada acabado de contabilizar. (20) Presione el botón “Find”. (21) Presione el botón “Review Batch”. (22) Cierre la forma . (23) Fin

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General Ledger - AC

Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI

2. Seleccione “Oracle Web ADI”.

Si desea crear una nueva hoja de trabajo utilizando ADI, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #14.

3. Seleccione “Create Documents”.

Se despliega la pantalla “Viewer” con las opciones de las aplicaciones disponibles para crear el documento.

4. Seleccione la opción “Excel 2000 ó 2003”. 5. Presione el botón “Next”.

Se despliega la pantalla “Select Integrator” con las opciones del área funcional del documento.

6. Seleccione para el campo “Integrator” el valor “General Ledger- Journals”.

7. Presione el botón “Next”.

Se despliega la pantalla “Layout” con las opciones de los campos a desplegar en el documento.

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General Ledger - AC

9. Para efectos de este ejercicio, se seleccionará “AC General Ledger Upload Template”

Se despliega la pantalla “Select Content” con las opciones de contenido para el documento. 11. Seleccione para el campo “Content” el valor “None”.

Al seleccionar “None” se crea una plantilla en blanco de entrada.

Se despliega la pantalla “Review” con la definición de las opciones previamente seleccionadas.

• Coteje los parámetros seleccionados.

• Si desea cambiar alguna opción, presione el botón “Back” hasta que llega a la pantalla deseada. Haga el cambio correspondiente y regrese a la pantalla “Review” presionando cada botón “Next” de las pantallas presentadas.

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 28 13. Presione el botón “Create Document”.

Se despliega la pantalla “Information” y la pantalla “File Download” a la misma vez. La pantalla “Information” indica que se está creando un nuevo documento. Abra el

documento presionando el botón “Open” en la pantalla “File Download”.

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General Ledger - AC

La ventana “Processing: Create Document” se desplegará mientras el documento está siendo creado.

Una vez creado presentará la pantalla “Confirmation” lo cual indica que el documento fue creado. Presione el botón “Close”.

El sistema presentará la plantilla de entrada.

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General Ledger - AC

Registrar los datos en la entrada de jornal

14. Localice la plantilla en formato “Excel” y abra el archivo. Se despliega “Security Warning”.

15. Presione “Enable Macros”.

El sistema desplegará la plantilla de entrada.

Al tratar de registrar cualquier dato en la plantilla, el sistema le presentará la pantalla para acceder “Oracle”.

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General Ledger - AC

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General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 32 17. Seleccione la categoría de la entrada.

• Active la lista de valores al Luego de posicionar el “cursor” en el campo específico, active la lista de valores efectuando un “left double clic” con el “Mouse”. Busque la categoría deseada y oprima el botón de “Select”.

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General Ledger - AC

18. Seleccione en el campo “Source” la fuente de la entrada y presione el botón “Select”.

19. Seleccione la moneda en el campo “Currency”; en este caso será USD (United States

Dollar) y presione el botón “Select”.

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General Ledger - AC

21. Registre en el campo “Journal Description” la descripción de la entrada.

22. Seleccione en el campo “Accounting” la fecha contable y presione el botón “Select”.

Entrada de datos en las líneas de jornal

23. Coloque el “cursor” en el primer campo que requiere información.

(Excluya la columna titulada Upl - Upload) efectuando un “doble clic” en la celda. En este ejemplo, este campo corresponde a la columna de “ACCOUNTING DATE”.

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General Ledger - AC

24. Seleccione en el campo “Accounting Date” la fecha contable y presione el botón “Select”.

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General Ledger - AC

26. Para cada segmento de la estructura complete los campos de la cuenta contable. 27. Una vez haya completado todos los campos, oprima el botón “Select”.

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General Ledger - AC

Se despliega la combinación de cuenta contable seleccionada.

28. Si la información es correcta presione el botón “Select”, si no presione el botón “Back” para corregir los errores.

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General Ledger - AC

29. Registre en la columna “Debit” o “Credit” la cantidad correspondiente.

30. Escriba en el campo “Line Description” una descripción para esta línea que no esté incluida en la descripción a nivel de “Header”.

• Para añadir líneas adicionales en esta plantilla puede utilizar “copy” y “paste” o repetir los pasos realizados.

Si necesita líneas adicionales ir a tarea #31. Si no, ir a tarea #33.

Añadir líneas adicionales

31. Seleccione “Tool Bar” Tools Protection Unprotect Sheet.

• Añada las líneas en blanco necesarias.

• Realice este paso si interesa ampliar ancho de la columna. 32. Coteje de la información de las entradas de jornal.

Cargar Entrada a Oracle

33. Seleccione “Tool Bar Oracle Upload”.

Se despliega la pantalla “Journals Upload” con los parámetros que desea utilizar para cargar los datos al Mayor General.

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General Ledger - AC

34. Dependiendo de cuáles son los datos que desea cargar, en el parámetro “Rows to Upload” seleccione una de las siguientes opciones.

All Rows Si desea cargar todas las líneas de la entrada.

Flagged Row: Si sólo desea cargar aquellas líneas que fueron modificadas en la entrada y

están marcadas con la bandera ( ).

35. Coloque una marca de cotejo en la opción “Validate before upload”. Esta opción validará las combinaciones contables antes de cargar la entrada.

36. Asegúrese que el encasillado “Automatically Submit Journal Import” está marcado. 37. Presione el botón “Upload”.

Se despliega la pantalla de confirmación.

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General Ledger - AC

El sistema colocará una carita alegre ☺ indicando que la línea fue cargada exitosamente.

Una vez que la entrada haya sido cargada, guarde y cierre la plantilla. Podrá utilizar esta plantilla en el futuro ya sea como plantilla base para otra entrada o modificando la misma plantilla y cargándola nuevamente.

39. Acceda “Oracle E- Business Suite”.

40. Seleccione “Public Sector General Ledger”. 41. Seleccione “Journals Enter”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Find Journals”

42. Presione el botón “Find”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Enter Journals”. Seleccione la opción de “Review

(89)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 41 Se despliega la pantalla (“form”) “Journals”.

Verificar Fondos

43. Si desea verificar fondos antes de reservarlos, presione el botón “Check Funds” (este paso es opcional).

(90)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 42 44. Presione el botón “Check Funds”.

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le informa si las cuentas contables en la entrada pasan la verificación de fondos disponibles.

45. Presione el botón “OK”.

Reservar fondos

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le informa si las cuentas contables en la entrada pasan la reservación de fondos disponibles.

(91)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 43 47. Presione el botón “OK”.

Nota: El campo “Funds” se ha cambiado automáticamente a “Passed”, si pasó la reservación de fondos. Si no pasa, el sistema despliega “Failed”.

Contabilizar Entrada de Jornal

Se despliega la pantalla “Note” donde el sistema le provee el número de proceso concurrente que se ejecutará para contabilizar la entrada.

Verificar el Proceso de Contabilización

50. Seleccione “View Requests”.

(92)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 44 51. Presione el botón “Find”.

Se despliega la pantalla “Requests”.

Observe que el “Concurrent Request ID” es el mismo que la nota nos indicó anteriormente.

(93)

General Ledger - AC

52. Presione el botón “View Output” para revisar el informe de ejecución. Se despliega el informe del resultado del proceso.

53. Guarde y cierre la aplicación.

54. Si desea, acceda nuevamente la entrada y verifique el recuadro de “Status”.

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General Ledger - AC

Flujograma Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI

Configurar Excel para Oracle Web ADI

Inicio Función de Finanzas Acceda “Oracle E-Business Suite”. (1) Seleccione “Oracle Web ADI”. (2) ¿Desea crear una nueva hoja de

trabajo utilizando ADI? Función de Finanzas Seleccione “Create Documents”. (3) Seleccione la opción “Excel 2000 ó 2003”. (4) Función de Finanzas Presione el botón “Next”. (5) Seleccione para el campo “Integrator” el valor “General Ledger-Journals”. (6) Presione el botón “Next”. (7) Seleccione el valor “Functional Actuals-Single” en el campo “Layout”. (8) Presione el botón “Next”. (9) Seleccione para el campo “Content” el valor “None”. (10) Presione el botón “Next”. (11) Presione el botón “Create Document”. (12) Función de Finanzas Localice la plantilla en formato “Excel” y abra el archivo. (13) Presione “Enable Macros”. El sistema desplegará la plantilla de entrada. (14) Seleccione la responsabilidad “Oracle WEB ADI” y oprima el botón “Select”. (15) Seleccione la categoría de la entrada y oprima el botón “Select”. (16) Seleccione en el campo “Source” la fuente de la entrada y presione el botón “Select”. (17) Seleccione en el campo “Accounting” la fecha contable y presione el botón “Select”. (18) Seleccione en el campo “Period” el periodo contable en el cual se desea registrar la cantidad. (19) A A A S N

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General Ledger - AC

Flujograma Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI

Función de Finanzas Registre en el campo “Journal Name” el nombre de la entrada. (20) Registre en el campo “Journal Description” la descripción de la entrada. (21) Muévase a la primera celda vacía con doble clic de la columna “FUND”. (22)

Para cada segmento de la estructura complete los campos de la cuenta contable. (23)

Una vez haya completado todos los campos, oprima el botón “Select”. (24) Si la información es correcta presione el botón “Select”, si no presione el botón “Back” para corregir los errores. (25) Registre en la columna “Debit” o “Credit” la cantidad correspondiente. (26) Función de Finanzas Escriba en el campo “Line Description” una descripción para esta línea que no esté incluida en la descripción a nivel de “Header”. (27) ¿Necesita líneas adicionales? Función de Finanzas

Seleccione “Tool Bar” Tools ( Protection ( Unprotect Sheet. (28) Coteje de la información de las entradas de jornal. (29) Función de Finanzas

Seleccione “Tool Bar Oracle ( Upload”. (30) Dependiendo de cuáles son los datos que desea cargar, en el parámetro “Rows to Upload” seleccione una de las siguientes opciones: (31) Coloque una marca de cotejo en la opción “Validate before upload”. (32) Asegúrese que el encasillado “Automatically Submit Journal Import” está marcado. (33) Presione el botón “Upload”. (34) Presione el botón “Close” y anote el número “Request ID” que provee el proceso. (35) Acceda “Oracle E-Business Suite”. (36) Seleccione “Public Sector GL ” (37) A B A A S N

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General Ledger - AC

Flujograma Crear y Subir Entradas de Jornal a través de ADI

Función de Finanzas Seleccione “Journals ( Enter”. (38) Presione el botón “Find”. (39) Si desea verificar fondos antes de reservarlos, presione el botón “Check Funds” (este paso es opcional). (40)

Presione el botón “Check Funds” (41) Presione el botón “OK”. (42)

Presione el botón “Reserve Funds” (43) Presione el botón “OK”. (44)

Presione el botón “Post”. (45)

Presione el botón “OK”. (46)

Seleccione “View ( Requests”. (47) Presione el botón “Find”. (48)

Presione el botón “View Output” para revisar el informe de ejecución. (49) Función de Finanzas Guarde y cierre la aplicación. (50) Fin B

(97)

General Ledger - AC

Procesar Informes del Mayor General

El Mayor General provee las siguientes categorías de informes y listados estándares: • Análisis de Cuentas

• Carta de Cuentas

• Generador de Estado Financiero • Mayor General

• Entradas de Jornal

• Balance de Comprobación (“Trial Balance”) • Otros

A continuación el listado de informes y una breve descripción del contenido de cada informe, agrupados por categoría:

Análisis de Cuentas:

Informe Análisis de Cuentas (Account Analysis Report )

Informe que lista los balances acumulados de un grupo de cuentas o partidas (Accounting Flexfields) y todas las líneas de las entradas de jornal que afectan ese grupo.

Informe Análisis de Cuentas con Detalle Cuentas por Pagar (Account Analysis with Payables Detail Report

Informe que enumera los balances acumulados de un grupo de cuentas o partidas (Accounting Flexfield) y todas las líneas de las entradas de jornal que afecten ese grupo. Incluye el detalle de las transacciones a nivel del módulo de Cuentas por Pagar.

Informe Análisis de Cuentas con Detalle (Account Analysis with Subledger Detail Report

Informe que enumera los balances acumulados de un grupo de cuentas o partidas (Accounting Flexfield) y todas las líneas de las entradas de jornal que afecten ese grupo. Incluye el detalle de las transacciones a nivel de los subsidiarios.

Carta de Cuentas:

Informe Jerarquía de Cuentas (Account Hierarchy Report)

Listado de la Estructura Contable (Accounting Flexfield) de padres e hijos usados en su jerarquía de cuentas.

Listado de Carta de Cuentas (Chart of Accounts Listing)

Listado de la Estructura Contable (Accounting Flexfield) detallada y en resumen para el juego de libros corrientes.

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General Ledger - AC

Listado de Valores de Segmentos (Segment Values Listing)

Listado de todos los segmentos para un segmento de la Estructura de Cuentas específico y ciertas características de cada valor.

Ej. Presupuestar (Budgeting) o Contabilizar (posting)

Generador de Estado Financiero (FSG):

Listado Detallado de Juego de Columna (Column Set Detail Listing) Listado de los detalles de cada columna de un juego específico de columna. Listado Resumido Juego de Columna (Column Set Summary Listing)

Listado de los nombres y descripciones de todos los juegos de columna definidos para el juego de libros corrientes, más la carta de cuentas asociada con cada juego de columna. Listado Detallado Juego de Contenido (Content Set Detail Listing)

Listado de detalles del contenido de juego específico.

Listado Resumido Juego de Contenido (Content Set Summary Listing)

Listado de nombres, descripciones, y tipos de procesos de los juegos de contenido definidos para el juego de libros corrientes.

Listado de Informe Detallado (Report Detail Listing)

Listado de los componentes y opciones de los informes asociados a un informe. Informe Detallado de Juego de Informe (Report Set Detail Listing)

Listado de los detalles de cada informe asignado a un juego específico de informes. Listado Resumido de Juego de Informe (Report Set Summary Listing)

Listado de los nombres y descripciones de todos los juegos de informes definidos para el juego de libros corrientes.

Listado Resumido de Informe (Report Summary Listing)

Listado de los componentes y opciones del informe asociado con cada informe en el juego de libros corrientes.

Listado Detallado de Orden de Fila (Row Order Detail Listing)

Listado de las opciones de rango y despliegue para un orden específico de fila. Listado Detallado de Juego de Fila (Row Set Detail Listing)

Listado de los detalles de cada fila en un juego específico de fila, por ejemplo tipo de cuenta, relación al período de interés (period offset), moneda (currency) y porcentaje de fila.

Listado Resumido de Juego de Fila (Row Set Summary Listing)

Listado de todos los juegos de fila definido para el juego de libros corriente y la carta de cuentas asociada a cada juego de fila.

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General Ledger - AC

Informe Donde Utilizado (Where Used Report)

Listado de todos los componentes del informe; tales como, juego de filas, juego de columnas y juego de contenido que hace referencia a un valor particular del segmento.

Mayor General:

Informe Mayor General (General Ledger Report)

Informe que enumera balances iniciales y finales de cuentas o partidas y todas las líneas de entrada de jornal que afectan cada balance en su moneda funcional.

Informe Entradas Jornal Contabilizada (General Posted Journal Report)

Informe que enumera los detalles de las entradas de jornal contabilizadas asociada con un lote de jornal.

Informe Entradas Jornal sin Contabilizar (General Unposted Journal Report)

Informe que enumera los detalles de las entradas de jornal sin contabilizar asociada con un lote de jornal.

Informe Entradas Jornal Error (General Error Journal Report)

Informe que enumera los detalles de las entradas de jornal con errores asociada con un lote de jornal.

Informe Resumen Lote de Jornal (Journal Batch Summary Report)

Informe que enumera los lotes de transacciones de las entradas de jornal para un segmento de cuadre en particular, moneda y fecha.

Informe Entrada de Jornal (Journal Entry Report)

Informe que enumera todas las actividades para la entrada de jornal para un período dado o rango de períodos, segmento de cuadre, moneda y cuentas al nivel de encabezamiento de entrada de jornal.

Informe Línea de Entrada de Jornal (Journal Line Report)

Informe que enumera todas las entradas de jornal, agrupadas por lote de entrada de jornal, para una categoría en particular, moneda, y segmento de cuadre.

Informe de Jornal por Número de Documento (Journals by Document Number Report) Informe que detalla información de cada entrada de jornal asociada a una secuencia específica.

Balance de Comprobación:

Informe Detallado de Balance de Comprobación (Detail Trial Balance Report)

Informe que enumera en detalle los balances de la cuenta del mayor general y actividad. Informe de Obligaciones de Balance de Comprobación (Encumbrance Trial Balance Report)

Informe que enumera en detalle los balances de obligaciones y actividad de sus cuentas de mayor general.

(100)

General Ledger - AC

Informe de Balance de Comprobación Expandida (Expanded Trial Balance Report) Informe que enumera el balance inicial, final y neto, al igual que la actividad de los períodos para un juego de cuentas.

Informe de Balance de Comprobación Resumen 1 (Summary 1Trial Balance Report) Informe que enumera los balances y actividades (funcional, externa, o estadístico) del mayor general para cada uno de los valores del segmento de cuenta.

Informe de Balance de Comprobación Resumen 2 (Summary 2 Trial Balance Report) Informe que enumera los balances y actividades (funcional, externa, o estadístico) del mayor general para una combinación de los valores del segmento de cuenta y valores de segmento secundario. Utilice este informe para revisar sus balances actuales, obligados o presupuestados y actividades.

Otros:

Obligaciones Abiertas con Informe Detallado de Transacciones (Open Encumbrance with Transaction Detail Report)

Informe que enumera el detalle de transacciones, la suma de los créditos, débitos y sus balances netos por tipo de obligación.

Listado de Formula Recurrente (Recurring Formula Listing)

Listado de los cálculos de fórmula para cada línea de entrada de jornal o presupuestaria de una entrada de jornal recurrente o lote de formula presupuestaria.

2. Seleccione la responsabilidad asignada en el General Ledger asignada. 3. Seleccione Other Requests Run.

(101)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 53 4. Seleccione “Single Request”.

(102)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 54 6. Seleccione para el campo “Name” el informe deseado.

Por ejemplo: el informe “Trial Balance – Budget”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Parameters”. Estos parámetros van a depender del informe que seleccione. Cada informe tiene parámetros específicos. Sólo son requeridos aquellos parámetros cuyo campo se despliegue en color crema.

(103)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 55 8. Complete los parámetros.

Se despliega la pantalla (“form”) “Submit Requests”.

10. Presione el botón “Submit”.

Esto hará que el sistema lo lleve automáticamente a la pantalla (“form”) “Requests”. Se despliega la pantalla (“form”) “Requests”.

(104)

General Ledger - AC

11. Presione periódicamente el botón “Refresh Data” hasta que complete el proceso con estatus normal.

El campo “Phase” debe indicar “Completed” y el campo “Status” debe indicar “Normal”.

• Presione el botón “View Output” para ver el informe.

12. Presione el botón para cerrar la pantalla (“form”).

(105)

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Flujograma Procesar Informes del Mayor General

Título de Procedimiento Inicio Contable Acceda “Oracle E-Business Suite” (1) Acceda “Public Sector GL ” (2)

Seleccione Other ( Requests ( Run (3) Seleccione “Single Request” (4)

Presione el botón “OK” (5) Seleccione para el campo “Name” el informe deseado (6) Seleccione el informe “Trial Balance – Budget” (7)

Presione el botón “OK” (8)

Complete los parámetros (9) Presione el botón “OK” (10) Presione el botón “Submit” (11) Contable Presione periódicamente el botón “Refresh Data” hasta que termine de procesar (12) Presione el botón para cerrar la forma. (13)

(106)

General Ledger - AC

Revisar Fondos Disponibles

2. Seleccione la responsabilidad en el General Ledger asignada. 3. Seleccione “Inquiry Funds”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Funds Available Inquiry”.

4. Revisar la disponibilidad de fondos.

5. Seleccione en el campo “Budget” el presupuesto.

El sistema desplegará automáticamente el presupuesto corriente utilizado en el control presupuestario.

6. Seleccione en el campo “Period” el periodo en el cual desea verificar los fondos. Normalmente el periodo seleccionado es el periodo actual.

7. Muévase al campo “Amount Type” y seleccione el tipo de balance que desea verificar. Se recomienda que seleccione el tipo “Year to date Extended” para que incluya el balance a la fecha de los fondos disponibles. A continuación los tipos disponibles:

Period-to-Date: Calcula fondos disponibles comparando el presupuesto, gastos y

(107)

General Ledger - AC

Quarter-to-Date Extended: Calcula fondos disponibles comparando el

presupuesto, gastos y obligaciones para el semestre del periodo seleccionado en los criterios.

Year-to-Date Extended: Calcula fondos disponibles comparando el presupuesto,

gastos y obligaciones para el año.

Project-to-Date Extended: Calcula fondos disponibles comparando el

presupuesto, gastos y obligaciones hasta la fecha del proyecto.

8. Seleccione en el campo “Encumbrance Type” el tipo de obligación que desea incluir en la búsqueda.

Existen tres opciones:

Commitment: Sólo incluye las requisiciones. Obligation: Sólo incluye las órdenes de compra.

All: Incluye todas las transacciones de obligación; requisiciones, ordenes de

compra y obligaciones misceláneas.

Se recomienda utilizar la opción “All” para que incluya todas las transacciones. 9. Seleccione en el campo “Account Level” el nivel de detalle que desea verificar.

Existen tres opciones:

Detail: Presentará el balance disponible por cuenta detalle.

Summary: Presentará el balance disponible por cuenta resumen. Este balance

incluirá el total de todas las cuentas detalle incluyendo la cuenta pool presupuestaria.

All: Presentará todas las cuentas; detalle y resumen.

(108)

General Ledger - AC

Capítulo 3 - Página 60 Se despliega la pantalla (“form”) “Find Accounts”.

11. Escoja el valor de cada segmento de la cuenta o cuentas que desea consultar. 12. Presione el botón “OK”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Funds Available Inquiry” los balances presupuestarios, obligados, actuales y fondos disponibles de las cuentas seleccionadas.

(109)

General Ledger - AC

Nota: Si la cuenta desplegada es una cuenta resumen, el campo “Summary” estará

marcado.

Nota: Las cantidades obligadas son totalizadas basadas en el tipo de obligación seleccionada

en el campo “Encumbrance Type” en la región de los criterios y son detallados en la parte inferior de la pantalla (“form”).

Si desea cambiar los criterios de búsqueda del detalle de las cuentas, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #17.

13. Cambiar el nivel de detalle de las cuentas.

• Para cambiar el nivel de detalle de las cuentas, muévase al campo “Account Level” y escoja la opción deseada.

14. Posicione el cursor en el campo “Account”. Se despliega la ventana “Find Accounts”.

(110)

General Ledger - AC

15. Escoja el valor de cada segmento de la cuenta o cuentas que desea consultar. 16. Presione el botón “OK”.

Se despliega la pantalla (“form”) “Funds Available Inquiry (UPR)” con los datos solicitados.

17. Cierre la pantalla (“form”) con “X”