Objetos. Gestión Documental. Tomo 1

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Modelización

Objetos. Gestión Documental. Tomo 1

Bibliotecas

(11 julio 2017)

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 2 de 74

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ... 3

BIBLIOTECAS EN AURAPORTAL ... 4

1. BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO ... 5

1.1 CREAR UNA BIBLIOTECA EN DICCIONARIO ... 7

1.2 GESTIÓN DE ALMACENAMIENTOS ... 22

1.3 CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN BÁSICA DE UNA BIBLIOTECA ... 25

1.4 EJEMPLO DE PRESENTACIÓN DE UNA BIBLIOTECA DESDE EL ÁRBOL ... 35

1.5 CONFIGURACIÓN DE UNA BIBLIOTECA EN FORMULARIO ... 38

1.6 EJEMPLO DE PRESENTACIÓN DE UNA BIBLIOTECA DESDE UN FORMULARIO ... 43

1.7 APLICACIÓN DE RECINTOS SEGUROS A UNA BIBLIOTECA ... 57

1.8 CONSULTAS PÚBLICAS BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO ... 58

1.9 FILTRO DINÁMICO DE BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO DESDE FORMULARIOS ... 58

1.9.1 A través de la URL ...60

1.10 ETIQUETAS APLICADAS A UN DOCUMENTO AUTOMÁTICO ... 62

2. BIBLIOTECAS DE SHAREPOINT ... 62

2.1. CREAR UNA BIBLIOTECA DE SHAREPOINT ... 62

2.1.1. Biblioteca Lista (Lista de Registros) ...67

2.1.2. Resto de Bibliotecas ...68

TAREAS DE SISTEMA ... 68

TAREA DE SISTEMA INGRESADOR ... 68

Ingresa en Panel Información o Valor Calculado ...68

Ingresa en Panel Documentos de SharePoint ...69

Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel ...69

Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel ...70

Imprime Documentos de Panel ...70

Crea Documentos Automáticos ...71

Firma Documentos Integrados ...71

Cuenta Documentos de Panel...72

Ingresa Documentos según Etiquetas...72

TAREA DE SISTEMA TRASPASADOR ... 73

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INTRODUCCIÓN

El tratamiento de los documentos, así como su almacenamiento, se organiza en AuraPortal a través de su Ges-tión Documental, la cual se ha distribuido en tomos para mayor comodidad:

• TOMO 1. Bibliotecas en AuraPortal

• TOMO 2. Documentos Base

• TOMO 3. Firma Digital

• TOMO 4. Bibliotecas con Almacenamiento distribuido

El presente documento describe y detalla la funcionalidad de las Bibliotecas en AuraPortal. La Gestión Documental de AuraPortal distribuye sus datos en tres diferentes tipos de Repositorio:

• SharePoint

• SQL

• File System

SHAREPOINT

AuraPortal está íntimamente integrado con SharePoint y puede utilizar completamente la gestión documental de todas sus versiones (Search 2008 Express y Server, MOSS 2007 y SharePoint 2010 y 2013).

Además, AuraPortal incluye mejoras que proporcionan funcionalidades adicionales como son:

• Estructura en árbol, que facilita la organización y localización de Bibliotecas.

• Enlace restringido desde los Procesos BPMS y las Familias de Sistema (Empleados, Cuentas,…).

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SQL

Los campos de tipo Biblioteca en Diccionario pueden configurarse para almacenar los datos directamente en la base de datos de SQL, facilitando su almacenamiento y copia de seguridad.

FILE SYSTEM (Long Life Repositories)

Los campos de tipo Biblioteca en Diccionario pueden configurarse también para almacenar los datos en cual-quier File System de cualcual-quier servidor, local o de red.

Este sistema de almacenamiento tiene importantes ventajas:

• Capacidad ilimitada, tanto en número de documentos como en tamaño.

• Evita el crecimiento desmesurado de las Bases de Datos de SQL.

• Facilita la gestión de las copias de seguridad (Backups).

Todo esto permite su uso como Long Life Repositories, es decir, un almacenamiento de documentos inde-pendiente de la aplicación, aunque totalmente integrado, que permite su consulta posterior, aunque la propia aplicación ya no esté disponible por cualquier motivo.

BIBLIOTECAS EN AURAPORTAL

AuraPortal dispone de dos tipos de biblioteca, Bibliotecas de SharePoint (las que se conocen desde la primera versión de AuraPortal) y Bibliotecas enDiccionario (a partir de la versión 4.2). AuraPortal puede, además, ges-tionar bibliotecas de cualquier otra gestión documental siempre que sean accesibles a través de URL. Los datos de las BIBLIOTECAS DE SHAREPOINT se guardan en bases de datos de SharePoint en SQL. Esto no es configurable.

Los datos de las BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO, sin embargo, pueden almacenarse directamente en SQL o en File System (ya sean unidades locales o de red).

Nota.

El término Biblioteca ha evolucionado a partir del término Documento. Las característi-cas del antiguo campo Documento están disponibles igualmente en el nuevo campo Bi-blioteca, mientras que las nuevas características de las Bibliotecas en Diccionario sólo están disponibles con el Módulo Avanzado.

En la siguiente tabla puede verse una comparativa entre ambos tipos de biblioteca.

SharePoint

Diccionario

Almacenamiento en SQL Almacenamiento en File System

Integración con Procesos BPMS Parcial

Metadatos

Integración con Office

Integración con otras aplicaciones

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 5 de 74 Búsquedas en conjuntos de Bibliotecas Search Server

Log de accesos

No obstante, el uso de uno u otro tipo de biblioteca depende en cada caso de la problemática que se desee resolver, y habrá casos en los que esté indicada una biblioteca de SharePoint y en otros casos lo adecuado será una biblioteca en Diccionario, aunque, siempre que haya un gran volumen de documentos, tanto por cantidad como por tamaño, el almacenamiento en File System resulta ser el indicado.

1. BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO

Las Bibliotecasen Diccionario se pueden agregar a formularios (de Proceso, de Roles de Cuentas o de Familias Propias) y al Árbol de Bibliotecas. Los documentos se pueden ingresar desde los Formularios, desde Tareas de Sistema y también desde el botón Documentos de la botonera vertical (Grid o Árbol). Según donde se agregue la biblioteca, hay ciertas características que son diferentes y que se explican a lo largo del documento.

Desde el árbol o grid:

• Se puede tener acceso a todos los documentos que ha ido almacenando la biblioteca como campo, in-dependientemente del punto de ingreso del documento.

• Se pueden ver todas las Etiquetas que clasifican los documentos.

• Los permisos se gestionan por Recintos Seguros.

• La presentación de los documentos, Columnas del grid y Filtros de la cabecera, se puede configurar (ver más adelante en este documento).

Desde el formulario:

• Solo se ven los documentos integrados desde el mismo formulario.

• Solo se ve la etiqueta Descripción.

• Los permisos se definen según la configuración del campo en el propio formulario.

• La presentación de los documentos es fija, no se puede configurar (ver más adelante en este documen-to).

Los campos tipo Biblioteca se presentan en los formularios como se ve en la imagen, enmarcado en rojo, mediante un título (en la imagen: Material), un iconobuscador (el ojo o la lupa, según se haya configurado) y un icono de ingreso rápido (un pequeño círculo con un ‘+’).

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Los campos tipo Biblioteca se presentan en el árbol o en el grid con su nombre (p.e. Doc Comerciales), tal como se ve en las siguientes imágenes.

Los campos tipo Biblioteca permiten el manejo de todo tipo de documentos (integración, asociación, firma digi-tal, consulta, control y registro de accesos, etc.) en los formularios. Este manejo puede ser Manual (realizado por personas), Automático (realizado por el sistema de forma automática respondiendo a una configuración previa) o bien Combinado (realizado por personas sobre documentos introducidos automáticamente).

• Acciones Realizadas por Personas: Cualquier tipo de usuario de AuraPortal (Empleados, Externos e Invitados) puede intervenir en los Procesos y, por tanto, si así se ha configurado, pueden integrar y/o consultar documentos al acceder a los Formularios.

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• Acciones Realizadas Automáticamente: Además, por ejemplo, las Tareas de Sistema de tipo Ingresa-dor pueden Crear Documentos de forma automática mediante la funcionalidad de Documentos Base (que se explica con todo el detalle en el Tomo 2 –Documentos Base- de la Gestión Documental) e In-gresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel sin intervención del usuario. En este docu-mento se incluye un resumen de las Tareas de Sistema involucradas en manejo de docudocu-mentos, y una explicación completa de las mismas se encuentra en el documento sobre Tareas de Sistema.

• Acciones Combinadas: Puede ser de mucha utilidad que una Clase de Proceso ya incluya documentos y/o bibliotecas integrados y/o asociados que se necesiten o puedan ser necesitados al ser ejecutados los procesos. Por ejemplo, para que, al recibir una tarea, un usuario disponga de toda la documenta-ción que pueda necesitar para realizar la misma.

En este caso se utilizará la funcionalidad de Datos Predeterminados explicada en el documento sobre

Formularios Dinámicos, que ofrece la posibilidad de introducir documentos y bibliotecas en las Clases de Procesos, de manera que estén presentes en los Procesos automáticamente sin intervención del usuario.

1.1 Crear una Biblioteca en Diccionario

Se puede crear una biblioteca en Diccionario desde el propio Diccionario de Términos o desde Estructura – Documentos - Árbol y Bibliotecas.

Desde el Diccionario de Términos, se crea un término General del tipo Biblioteca.

Desde Árbol y Bibliotecas, en la pestaña Crear/Editar Biblioteca, pulsar el botón Crear Biblioteca en Dicciona-rio.

Nota.

En adelante, aunque hablemos de ’biblioteca’ nos estaremos refiriendo siempre a Biblio-tecas en Diccionario.

En ambos casos, seleccionar el capítulo, poner el nombre y pulsar Guardar. Aparecerá la ventana de configura-ción de la biblioteca recién creada.

Ventana de Configuración

La ventana de configuración presenta el siguiente aspecto y pueden configurarse varias características que se comentan seguidamente.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 8 de 74 Además del MultiIdioma, cuya mecánica ya es conocida de otras partes de AuraPortal, se pueden configurar:

1. Firma Digital

En esta opción se configura si los documentos de esta biblioteca se podrán firmar. Al marcar Sí y pulsar el icono de acceso aparece la ventana de configuración de la Firma Digital.

Hay 3 opciones de configuración, Sello, Certificada / Garantizada y Acepta Firmas Posteriores. Según las opcio-nes configuradas el documento firmado tendrá unas características u otras, tal como se explica detalladamente en el Tomo 3 -Firma Digital-.

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2. Ubicación Almacenamiento

En esta opción se configura el tipo de almacenamiento deseado para la biblioteca. Como se ha comentado al principio de este documento, el tipo de almacenamiento idóneo depende de los casos.

Al pulsar el icono de acceso, aparece la ventana Almacenamientos, mostrando el Almacenamiento Predetermi-nado (ver imagen inferior) y otros almacenamientos que se hayan creado en AuraPortal.

Desde esta ventana se selecciona un almacenamiento de entre los definidos, en donde se guardarán los docu-mentos que se integren en el campo creado. Más información sobre la gestión de Almacenamientos puede encontrarse en el capítulo correspondiente de este documento.

Nota.

Para asegurar la correcta ubicación del almacenamiento de Bibliotecas En Diccio-nario, en su creación se comprobará si la Ubicación ha sido personalizada o no. Si es la Ubicación por defecto se mostrará un mensaje avisando y dando la posibi-lidad de modificarla.

Traspaso a File System. Este botón permite traspasar documentos a File System pero siempre desde una Biblio-teca cuyo almacenamiento también sea en File System, sea cual sea. La ventana de configuración se muestra en la siguiente imagen:

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 10 de 74 El botón Log muestra el resultado del último traspaso.

Los campos que se describen seguidamente permiten establecer una cierta programación para el traspaso. Activa. El traspaso se realizará si la programación está Activa.

Nombre. Para identificar el traspaso. Descripción. Opcional.

Fecha Inicio. Indica cuándo se realizará el traspaso.

Fecha del Documento Desde /Hasta. Filtra los documentos a traspasar según la fecha de creación.

Tiempo Máximo. Permite establecer el tiempo máximo en minutos que se desea dedicar al traspaso, lo que pue-de ser útil en el caso pue-de una gran cantidad pue-de documentos.

Nota.

Para mejorar el rendimiento del traspaso de documentos, se utilizarán las credenciales de usuario indicadas en la opción Estructura - Parámetros - Impersonación - Tras-paso a File System. El usuario indicado deberá tener permisos de lectura en el Alma-cenamiento origen y de escritura en el destino. En el caso de que no se haya indicado ningún usuario, se utilizarán las credenciales indicadas en cada File System, con lo que el traspaso de documentos será más lento.

3. Presentación básica

En esta opción se configura el aspecto que presentará la biblioteca cuando se muestre desde el botón Docu-mentos de la botonera, sea a través del árbol o del grid de docuDocu-mentos.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 11 de 74 La siguiente imagen muestra un ejemplo de biblioteca (Biblioteca General) vista desde el árbol de bibliotecas de AuraPortal.

La biblioteca se abre en una pestaña nueva.

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4. Etiquetas

En esta opción se configuran las etiquetas que se utilizan para clasificar el documento que se integra en la bi-blioteca, lo que en otros sistemas se ha llamado Metadatos. Las etiquetas se cumplimentan en el momento de integrar el documento, independientemente del punto de integración.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 13 de 74 Se pueden utilizar hasta 32 etiquetas, Txt1 a Txt32, de tipo Texto una línea, 8 etiquetas de Texto Multilínea

TxtMulti1 a TxtMulti8(hasta 4.000 caracteres) más la Descripción, también de tipo Texto Multilínea (hasta 4.000 caracteres).

Pulsando el icono de la columna ‘I’ (Idioma) se puede cambiar el Nombre para mostrarde la etiqueta. La columna 'O' (Obligatorio) permite marcar la etiqueta como obligatoria. Esta configuración se aplica a las etiquetas (tanto Manuales como Automáticas, tal como se explica más adelante) cuando están configuradas en la Presentación Básica para poder editarse.

Para configurar la etiqueta, marcar primero su casilla (primera columna de la izquierda) y luego determinar có-mo será la Introducción del valor (Manual o Automática) y el Tipo de Dato, así como el Término de Diccionario se usará, si procede. En la imagen inferior aparece la configuración de varias etiquetas con las distintas posibili-dades de configuración.

Introducción(del valor). La etiqueta se puede cumplimentar de forma Manual o Automática.

• Si es Manual, el integrador del documento pondrá manualmente el valor a la etiqueta según el Tipo de Dato: escribiendo en el campo de Texto una Línea, eligiendo una de las opciones del campo de Selec-ción Simple del Diccionario, marcando o no la casilla si la etiqueta es de tipo Sí/No o eligiendo una fe-cha si es de tipo Fefe-cha o Fefe-cha y Hora. Ver la imagen siguiente.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 14 de 74 En la imagen de arriba aparecen varias etiquetas. Una ventana como esta es la que se ofrece al ejecutor cuando va a integrar el documento. La etiqueta Descripción se configuró como Texto Multilínea, la Txt1 como Texto una Línea, la Txt2 con un campo de Selección Simple, la Txt6 como Sí/No y la Txt7 como Fecha. Ver la si-guiente imagen.

• Si es Automática, el valor se obtendrá de forma automática y es preciso especificar de qué campo ha de obtenerse. Esto se completa en el formulario donde se añade el campo Biblioteca. Se explica más adelante. Ver la siguiente imagen.

Las etiquetas Txt3, Txt4 y Txt5, que son automáticas, se terminan de configurar en el formulario, en la ventana Etiquetas de la anterior imagen, eligiendo un campo del Panel.

Tipo de Dato. Según la etiqueta:

• Txt1 a Txt32: Pueden ser Texto una Línea, Sí/No, Fecha, Fecha-Hora o Diccionario.

• TxtMulti1 a TxtMulti8 y Descripción: Pueden ser Texto Multilínea, Sí/No, Fecha, Fecha-Hora o Dic-cionario.

Si se seleccionaDiccionario, el icono de la columna adyacente permite elegir un campo del tipo Selección Simple de los existentes en el Diccionario de Términos. El valor que tenga este campo en el momento del ingre-so determina el valor de su etiqueta aingre-sociada. Si la introducción es automática, el campo de Selección Simple

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 15 de 74 debe existir en el Panel del Proceso correspondiente. Ya desde la ventana de configuración de Etiquetas en el formulario, si el campo elegido en el diccionario existe en el Panel, al pulsar sobre la línea correspondiente de la etiqueta, se seleccionará.

Si el campo no existe en el Panel aparecerá un mensaje informativo, para que se añada.

Si se seleccionanTexto una Línea, Texto Multilínea, Sí/No, Fecha o Fecha y Hora, la configuración de las etiquetas automáticas ha de completarse en el formulario donde se agrega la biblioteca. Allí se selecciona del Panel el campo Origen (adecuado al tipo de dato; Texto, Sí/No p Fecha, según el caso) para las mismas. Consul-tar el apartado de configuración del campo biblioteca en formulario más adelante en este documento para completar los detalles.

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5. Visor

Esta opción permite configurar un visor para mostrar los documentos directamente en el formulario, sin necesi-dad de pulsar el icono buscador para acceder al grid de documentos. Al pulsar el icono buscador se accede a la ventana de configuración, semejante a la siguiente:

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 17 de 74 Los campos para la configuración son los siguientes:

Panel GENERAL. Descripción. Opcional.

Visible en ejecución. Si se marca Sí, se mostrará en ejecución.

Destino. Seleccionar Formulario si se desea que los documentos aparezcan directamente en el formulario y seleccionar Ventana Nueva para mostrarlos en una ventana independiente.

Nota.

Cuando el campo Biblioteca se encuentra como columna de un Grupo de Campos,

el Visor se muestra solo en Ventana Nueva, pero si el campo está en una Exten-sión de Grupo de Campos o como Campo Singular, también se podrá ver directa-mente en el formulario.

Mostrar elementos al entrar. No necesita explicación. La elección dependerá de la carga de documentos de que tenga la biblioteca, si se marca Sí, puede penalizar la velocidad.

Altura líneas. La opción Una línea muestra el grid línea por línea y si el contenido es mayor que el ancho de la columna, solo se muestra en un Tooltip al superponer el ratón.

La opción Según contenido muestra todo el contenido de la columna. Si este supera el ancho de la misma, la altura de la línea se agranda, como se ve en la imagen siguiente.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 18 de 74 Mostrar Filtros. Con dos opciones: Sí, para mostrarlos y No, para ocultarlos.

Mostrar. En Grid / En Lista. El Visor en Grid es lo que se conoce y utiliza en la mayoría de las opciones de Aura-Portal. En Lista aparecen los documentos sin líneas de registros, simplemente un documento debajo del otro. Por ejemplo:

Imagen Editar. Predeterminada / Galería. Permite cambiar la imagen del botón Editar: , por una seleccionada de la Galería de Imágenes. De esta manera se pueden conseguir diseños más adecuados a algunos escenarios, como por ejemplo cuando solo hay un documento, donde se podría mostrar solo el botón de edición personali-zado (1) como único elemento junto al nombre del documento (2).

Paneles FILTROS y COLUMNAS.

En el Panel FILTROS se configuran los campos que servirán para filtrar el resultado en el grid de documentos. En el Panel COLUMNAS se determinan las columnas que formarán la cabecera del grid.

Entre las columnas predeterminadas están la siguientes:

• Biblioteca. Nombre de la Biblioteca.

• Descripción. Es la etiqueta Descripción, que se crea por defecto en el campo Biblioteca.

• Editar. Cada línea del Grid de documentos muestra un icono , para la Edición del documento. Al

pulsarlo (1), se abre el Editor Universal(2), que controla la integridad del documento y su actualización en el servidor. Ver la imagen que sigue.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 19 de 74 Cuando se han terminado los cambios, el panel Seleccione su acción(3) da la opción de Actualizar o No Actualizar el Grid, por si se quieren ver los cambios realizados como la fecha de modificación, etc.

• Extensión. La del documento.

• Firmado. Muestra el icono correspondiente a la firma del documento firmado.

• Firmar Documento. Permite firmar un documento en pdf.

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• Modificado. No necesita explicación.

• Nombre. No necesita explicación.

• Peso (KB). No necesita explicación.

• Versión del Documento. No necesita explicación.

La configuración de Filtros y columnas está explicada en detalle en el capítulo correspondiente a la Presentación Básica, más adelante en este documento. No obstante, en el Visor hay una característica añadida y es que,

cuando se añade una etiqueta como columna, en el grid aparece una columna encabezada por la letra ‘E’, de

Edición y cada etiqueta tiene, en esa columna, una casilla, de forma que, si se marca, la etiqueta será editable desde el Visor. Ver la siguiente imagen.

Nota.

Si se añaden etiquetas de tipo Fecha o Fecha-Hora como filtro, se pueden hacer búsque-das Desde-Hasta.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 21 de 74 Este mecanismo construye, en el documento en el que se aplica, una Huella Digital utilizando el algoritmo aquí seleccionado. En la imagen siguiente se pueden ver los algoritmos disponibles.

Seleccionar el adecuado. Cuando, en el futuro, se desee saber si un documento de una biblioteca es el mismo que se descargó en un momento anterior, este mecanismo compara las huellas de ambos documentos y, si coinciden, se puede confiar en que ambos documentos son idénticos.

7. Edición

Esta opción permite configurar el método que se utilizará para la edición de Documentos y Ficheros integrados. Al pulsar el icono buscador aparece la siguiente ventana:

Con las siguientes posibilidades:

Edición MS Office con AuraPortal Utilities. Predeterminado No. Si se marca Sí, para editar documentos MS Word o MS Excel será necesario que el ordenador cliente tenga instalado AuraPortal Utilities.

Guardado automático. Con tres opciones:

• Nunca. Al modificar el documento, el usuario deberá pulsar los botones [Ingresar] para actualizarlo en el servidor o [Cancelar] para descartar los cambios.

• Siempre. El documento modificado se ingresa automáticamente en el servidor.

• Sólo tamaños menores que [10] MB. El documento se ingresa automáticamente si tiene un tamaño

me-nor al indicado o manualmente si lo excede.

Nota.

Hasta ahora, era necesaria la instalación de AuraPortal Utilities en los ordenadores cliente para poder editar documentos MS Word y MS Excel. Con el nuevo sistema no ha-ce falta la instalación de ningún componente y se pueden editar todo tipo de documen-tos y ficheros.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 22 de 74 No obstante, si la ubicación es File System, hay un requerimiento añadido sobre la

Iden-tidad del Grupo de Aplicaciones del Sitio Web de AuraPortal (concretamente del di-rectorio AP), que tiene que ser un usuario del dominio con permisos de Lectura en el File System. Por lo tanto, si la Identidad del Grupo de Aplicaciones está configurada con Servicio de Red, ha de ser sustituida por un usuario del dominio con los permisos corres-pondientes.

IMPORTANTE: El cambio se tiene que realizar desde la Administración Central de Sha-rePoint. No modificarlo directamente desde el IIS. Consultar la Guía de Instalación de AuraPortal.

Para asegurarse de que los permisos son los adecuados, utilice el botón Comprobar de la configuración de las Ubicaciones en File System. Este botón comprueba que el Login allí registrado tiene permisos en la ubicación y también que el usuario de la Identidad del Grupo de Aplicaciones tiene permiso de Lectura.

8. Extensiones

Esta opción sirve para Permitir o Rechazar ciertas extensiones cuando se integra el documento, las que se inclu-yen en la casilla de la siguiente imagen separadas por ‘;’.

1.2 Gestión de Almacenamientos

La creación y mantenimiento de los distintos Almacenamientos se realiza desde la opción de Estructura Docu-mentos – Almacenamientos. La ventana es similar a la siguiente.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 23 de 74 El campo Edición exclusiva a File System desde: constituye un mecanismo de seguridad para el control del

acceso a los Almacenamientos en File System, de manera que se pueda determinar una URL como exclusiva de la instalación de AuraPortal para acceder a la edición de documentos.

Este mecanismo es especialmente importante para evitar accesos indeseados tras la restauración de un Backup de AuraPortal con almacenamiento en File System.

Solo se aplica en operaciones de creación y eliminación de Documentos, no en la lectura. Si el acceso se realiza desde otra URL, se impedirá la operación y se mostrará un aviso al usuario.

El grid muestra los almacenamientos disponibles. El Almacenamiento Predeterminado es el que está disponi-ble de manera predeterminada por AuraPortal y se incluye en cualquier campo de tipo Biblioteca que se cree. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción para su configuración y mantenimiento.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 24 de 74 Además del Nombre y la Descripción (opcional), se configura para el almacenamiento una de las siguientes ubi-caciones:

• Base de Datos. (1) Si se marca esta opción y se elige este almacenamiento para un campo Biblioteca en Diccionario, los documentos allí integrados se guardarán en la Base de Datos de AuraPortal. El tamaño de los documentos está limitado a 25 Mb.

• FILE SYSTEM – LOCAL (2). Si se marca esta opción, el almacenamiento podrá ser dentro de la red

lo-cal.

• UNC (3). Si se marca esta opción y se elige este almacenamiento para un campo Biblioteca en Diccio-nario, los documentos allí integrados se guardarán en la ruta de red aquí indicada.

• Unidad Local (4).Si se marca esta opción y se elige este almacenamiento para un campo Biblioteca en Diccionario, los documentos allí integrados se guardarán en la ruta local aquí indicada.

La ubicación en File System local requiere las Credenciales (Login, Password y Dominio) con las que AuraPortal hará el ingreso de documentos en la unidad de red o en la unidad local. Si se marca la Autenticación (5) Gene-ral, se utilizarán las credenciales configuradas en la opción Almacenamientos FILE SYSTEM de Estructura-GENERAL-Administradores-Parámetros. Si se marca Personalizar, se pueden utilizar las casillas Login, Password y Dominio. Pulsar el botón Comprobar para verificar que el login suministrado tiene los permisos necesarios en el recurso elegido.

Nota.

Este botón también comprueba la Identidad del Grupo de Aplicaciones del Sitio Web de AuraPortal (concretamente del directorio AP), que debe ser un usuario del dominio con permisos de Lectura en el File System. Si no lo fuera, hay que cam-biarlo, pero nunca desde el IIS sino desde la Administración Central de SharePoint. Consultar el Tomo 1 de la Instalación de AuraPortal para más detalles. Ejemplo de ruta UNC:

\\172.20.42.84\Data donde Data es una carpeta compartida en el servidor 172.20.42.84. Ejemplo de ruta local:

D:\Data

donde D: es un disco duro y Data es una carpeta compartida, todo en el servidor de AuraPortal.

Nota.

Para utilizar un recurso de red en cualquiera de los servidores disponibles hay que utilizar la opción UNC, no la de Unidad Local mapeando la carpeta compartida como F:\Data, por ejemplo. De hacerlo así, el almacenamiento solo estaría disponi-ble mientras hubiera una sesión abierta en el servidor de AuraPortal, lo que no es ni necesario ni deseable.

Una vez elegida la configuración adecuada, pulsar Guardar o Guardar y Salir para validar los datos.

Los documentos se guardan automáticamente en Carpetas numeradas, en un número no mayor de 50.000, para no penalizar el rendimiento. Al nombre original del documento se le añade un ID, una ‘I’ (si el documento es integrado) y una ‘S’ (si el documento está firmado).

Si ocurre que una biblioteca se queda sin espacio, se le puede asignar otro almacenamiento con una nueva ubicación. Por ejemplo, la nueva ruta UNC podría ser \\172.20.42.84\Data2. En este caso, los documentos

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alma-MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 25 de 74 cenados en ..\Data quedarán en esta ubicación, mientras que los nuevos se guardarán en ..\Data2. Esto es trans-parente para el usuario.

Nota.

Si se modifica la ubicación de un Almacenamiento, los documentos almacenados en la antigua ubicación han de moverse a la nueva si se desea que sigan siendo accesibles. Los nuevos documentos se guardarán en la nueva ubicación.

• FILE SYSTEM – DISTRIBUIDO (6). Este campo se utiliza como parte de la configuración de las Bibliote-cas con Almacenamiento Distribuido (AuraPortal DFS -Distributed File System). En la Bibliote-casilla ha de indi-carse la URL de acceso al Sitio Web del Nodo DFS creado para tal efecto. AuraPortal DFS permite utili-zar almacenamientos distribuidos en distintas ubicaciones geográficas, por ejemplo, a través de inter-net.

La gran ventaja de este sistema distribuido, es que los usuarios de delegaciones remotas pueden alma-cenar sus ficheros de AuraPortal en un File System ubicado en su propia red, lo que es especialmente importante cuando son ficheros de gran tamaño.

Con AuraPortal DFS los usuarios trabajan ingresando y abriendo documentos con las opciones nor-males de AuraPortal, pero cuando los documentos estén almacenados en un File System en su misma red local, el acceso será más rápido que cuando estén en un File System remoto a través de una cone-xión como internet.

AuraPortal DFS no solo es útil para bibliotecas distribuidas geográficamente en distintas delegaciones conectadas a través de internet, también en una misma red local con grandes volúmenes de datos permite distribuir la carga para minimizar el impacto del tráfico de red y procesamiento de los servido-res.

Todos los detalles de las Bibliotecas con Almacenamiento Distribuido pueden consultarse en el Tomo

4 de la Gestión Documental.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 26 de 74 Al pulsar el icono de acceso a Presentación Básica, aparece una ventana como la siguiente:

En la cabecera, además del Nombre y la Descripción (opcional), se presentan los siguientes datos: Dimensiones Ventana.

- Ancho. Define el ancho que tendrá la ventana de la biblioteca. 1000 px es el valor predefinido. El an-cho del grid crecerá según la suma de los anan-chos configurados en sus columnas. De esta manera, si la suma de todos los anchos de las columnas es superior al Ancho de la ventana, el grid mostrará un scroll horizontal.

- Alto. La opción predeterminada es Automático. Si se marca Indicar aparece el campo Alto del Grid, para especificarlo en píxeles.

Altura líneas. La opción Una línea muestra el grid línea por línea y el contenido mayor que el ancho de la co-lumna solo se muestra en un Tooltip al sobreponer el ratón.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 27 de 74 La opción Según contenido muestra todo el contenido de la columna. Si este supera el ancho de la misma, la altura de la línea se agranda, como se ve en la imagen siguiente.

Mostrar elementos al entrar, con dos opciones, Sí / No. Mostrar Filtros, con dos opciones, Sí / No.

Mostrar Cabecera, con dos opciones, Sí / No.

Mostrar Barra de Acciones. En esta opción se pueden marcar los botones que se desea que aparezcan. Los que aparecen marcados en la imagen inferior son los predeterminados.

Nota.

Si no se marca ninguna opción, no aparece la Barra de Acciones con lo que tampoco aparece la columna que permite seleccionar varios documentos para descargas múlti-ples.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 28 de 74 URL de acceso. Muestra la URL de acceso directo a la biblioteca, por si se quiere acceder a la misma directa-mente desde cualquier página Web.

Recinto Seguro. Por defecto se aplica el RS _Abierto, que no restringe el acceso a ningún usuario. Las condicio-nes que han de cumplirse en cada uno de los modos del recinto seguro y sus posibles combinaciocondicio-nes se expli-can en detalle en el documento sobre Recintos Seguros. Sobre la aplicación del recinto seguro a la biblioteca, consultar el apartado correspondiente en este mismo documento.

Ordenación. Permite configurar la ordenación, Ascendente o Descendente, de los documentos según una de estas 3 posibilidades:

• Modificado (Fecha de Modificación)

• Integrado (Fecha de Ingreso)

• Nombre

Versionado. Indica lo que ha de hacerse cuando se edita un documento, si se crea una nueva versión o no. Ver la siguiente imagen:

Estas opciones son las que se pueden customizar al configurar el campo Biblioteca en Diccionario desde un formulario.

Edición Manual de Etiquetas Automáticas. Al pulsar el icono-configurador aparece una ventana como la inferior:

El grid muestra el listado de las Etiquetas que están configuradas como Automáticas en el Diccionario, en el ejemplo de arriba, las Txt3, 4 y 5. La columna Editable se puede marcar o no según se desee. El resultado será que cuando un usuario integre un documento directamente desde la Presentación Básica, podrá rellenar ma-nualmente las etiquetas Automáticas que estén marcadas en la columna Editable.

(29)

Nota.

Esta configuración solo se aplica desde la Presentación Básica, no si el campo está ubi-cado en un formulario.

Tamaño Máximo de Fichero a Ingresar. Por defecto 25 MB. Permitir más tamaño hace aconsejable utilizar un Almacenamiento de File System, ya que, de no hacerlo, podría gravar mucho el rendimiento del campo.

FILTROS

Los filtros aparecen en la cabecera de la Presentación Básica de la biblioteca y permiten seleccionar (filtrar) unas ciertas características de los documentos para limitar su aparición en el grid. Ver la siguiente imagen.

Su configuración se realiza desde la ventana de Configuración Básica pulsando el icono de acceso, (1), a la izquierda del filtro en el grid. Ver la imagen inferior.

Algunos filtros aparecen predeterminados, pero pueden desagregarse o volver a agregarse pulsando el icono

(2) que aparece al final en la línea correspondiente.

Pulsando el icono de la columna ‘I’ (Idioma) (3) se puede cambiar el Título para Mostrar del filtro, y desde la barra de acciones, el botón Copiar de Columnas copia el texto de la columna del mismo nombre en el filtro.

(30)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 30 de 74 El botón Heredar Idioma Base unifica todos los idiomas con el idioma base y el botón Traducción Automática la hace siempre que se haya configurado convenientemente la opción de Estructura

Administradores-MultiIdioma-Traducción Automática, ver más detalles en el Manual del Administrador Delegado. Pulsar Agregar Filtros para añadir nuevos filtros. En la siguiente imagen aparecen con la casilla marcada, y en gris (1), los filtros que se incluyen de forma predeterminada en la biblioteca. Los otros (2) se pueden añadir marcando la casilla y pulsando Aceptar Selección.

El filtro Integrado en puede mostrar, según el punto de integración del documento, los siguientes valores:

• Proceso

• Rol Personal

• Familia Propia

• Biblioteca

(31)

• TP (Tarea Personal)

• TS (Tarea de Sistema)

• IM (Mensaje de Inicio)

• Doc. Base (Documento Base)

• Util (Utilidades)

• SW (Servicio Web)

• Biblioteca

• Ficha (Familia Propia)

• Escáner

El filtro Versión del Documento puede mostrar los siguientes valores:

• Todas

• Solo la última versión

El filtro Naturaleza (Integrador, Modificador o Lector) tiene los siguientes valores:

• Empleado

• Externo

• Invitado

El filtro Firmado tiene los siguientes valores:

• Firmado

• No firmado

Pulsar Datos Predeterminados para predeterminar valores en los filtros.

Como ya se comentó, pulsando el icono Edición , se puede configurar cada filtro. Se puede cambiar el Or-den en el que se desea que aparezca el filtro, el Ancho que se desea para él, si se desea que el filtro esté Visible o si se desea Editable.

Si el filtro no está visible, actuará siempre y no se podrá cambiar. En este caso se usa en conjunto con Datos Predeterminados.

Ejemplo.

Desmarcamos Visible y seleccionamos Sólo la última versión en Datos Predeterminados del fil-tro Versión del Documento. De esta manera, la biblioteca con esta presentación únicamente mos-trará la última versión de cada documento, y no se podrá cambiar.

(32)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 32 de 74 Si se añade como filtro una Etiqueta de tipo Texto una Línea, aparece una columna más, con la letra F (Filtro por Lista de Opciones). En la imagen del siguiente ejemplo, la etiqueta Txt1 es de tipo Texto una Línea.

Si se marca la casilla de la columna F, en ejecución se muestra la lista de todas las etiquetas que tenga ese campo Biblioteca en ese Proceso o Familia. Si el texto se repitiera, la Lista de Opciones solo lo muestra una vez. Pulsar Guardar para guardar los cambios. Pulsar Cancelar para deshacer los cambios realizados o para salir del modo Edición.

COLUMNAS

Las columnas aparecen en el grid de documentos de la biblioteca y proporcionan información inmediata sobre el documento, tal como se ve en la imagen siguiente.

Su configuración se realiza desde la ventana de Configuración Básica, de forma similar a los filtros, pulsando el icono de acceso . Algunas columnas aparecen predeterminadas, pero pueden desagregarse o volver a agre-garse pulsando el icono que aparece al final en la línea correspondiente.

(33)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 33 de 74 Pulsar Agregar Columnas para añadir nuevas columnas. En la siguiente imagen aparecen con la casilla marcada, y en gris (1), las columnas que se incluyen de forma predeterminada en la biblioteca. Las otras (2) se pueden añadir marcando la casilla y pulsando Aceptar Selección.

La Biblioteca en Diccionario incluye los campos Tema1a Tema 10 (3) como etiquetas, y se rellenan automática-mente con los valores correspondientes cuando el documento se ha integrado desde un proceso. Para más información sobre la configuración de los Temas en los Procesos, consultar los documentos sobreFormularios Dinámicos y Tareasde Sistema – Tomo 1 (Función Actualiza Temas).

Si fueron definidos los Temas en la configuración de la Clase de Proceso, el Grid de la Biblioteca en Diccionario los mostrará en el registro del documento que se ingresó desde el mismo.

Nota.

(34)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 34 de 74 ingreso correctamente desde una biblioteca de SharePoint a una biblioteca en

Dicciona-rio, pero sin tener en cuenta las etiquetas.

La columna Integrado en puede mostrar, según el punto de integración del documento, los siguientes valores:

• Proceso

• Rol Personal

• Nombre de Familia Propia y el ID del elemento desde dónde se enlazó

• Biblioteca

La columna Integrado vía puede mostrar, según el mecanismo utilizado para la integración, los siguientes valo-res:

• TP (Tarea Personal)

• TS (Tarea de Sistema)

• IM (Mensaje de Inicio)

• Doc. Base (Documento Base)

• Util (Utilidades)

• SW (Servicio Web)

• Biblioteca

• Ficha (Familia Propia)

• Escáner

La columna Versión del Documento puede mostrar los siguientes valores:

• Todas

• Solo la última versión

La columna Naturaleza (Integrador, Modificador o Lector) puede mostrar los siguientes valores:

• Empleado

• Externo

• Invitado

La columna Firmado puede mostrar los siguientes valores:

• Firmado

• No firmado

Una vez seleccionadas las columnas, pulsando el icono de la columna ‘I’ (Idioma) se puede cambiar el Título

Mostradopor la columna. Pulsando el icono Edición , se puede cambiar el Orden en el que se desea que

(35)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 35 de 74 Pulsar Guardar para guardar los cambios. Pulsar Cancelar para deshacer los cambios realizados o para salir del modo Edición.

Ver los posibles valores de las columnas en la parte correspondiente a los Filtros.

1.4 Ejemplo de presentación de una Biblioteca desde el árbol

Tal como hemos comentado anteriormente, los términos de tipo Biblioteca en Diccionario se pueden ubicar también en el Árbol de Bibliotecas de AuraPortal, con lo que son accesibles, por ejemplo, desde el botón Do-cumentos de la Pantalla de Inicio Helium-1 Marine. Ya sea desde el mismo árbol o desde el grid, al pulsar sobre el nombre de la biblioteca, se abre una ventana similar a la de la siguiente imagen,

conteniendo los documentos que han sido integrados en la biblioteca desde los posibles distintos puntos de integración: formularios de Procesos, de Roles de Cuentas o de Familias Propias o la propia biblioteca. La Barra de acciones incluye los botones Integrar Simple, Integrar Múltiple, Integrar desde Bibliotecas e Integrar desde Escáner, cuyas funcionalidades se describen en el apartado de Documentos Integrados, en otro capítulo de este documento, y los botones Guardar en Mi PC, que permite, después de marcar las casillas correspondien-tes (primera columna del grid), descargar uno, varios o todos los documentos simultáneamente en el ordenador local, y Eliminar, que permite eliminar uno, varios o todos los documentos de la Biblioteca. La casilla de la pri-mera columna marcada indicará que se Guarden o Eliminen Todos los documentos simultáneamente. No se

(36)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 36 de 74 podrán eliminar aquellos documentos que se hayan integrado desde un origen distinto a la propia biblioteca, el sistema avisará con un mensaje.

Los iconos sirven para hacer que las líneas del grid solo muestren una línea del texto, como en el caso de la imagen superior (el primer icono) o que se agrande la altura de la línea para acoger todo el texto (el segundo icono).

Nota.

El link Descargar Complemento ha de pulsarse para descargar el complemento creado por AuraPortal para solucionar los problemas provocados por las restricciones de los ac-tuales navegadores de internet con los tradicionales y extendidos Applets de Java utili-zados en diversas funcionalidades de AuraPortal. Esta es una de ellas. Este complemento no ha de instalarse más que una vez, aunque el link no desaparecerá.

Nota.

Según se explica en el capítulo de la Presentación Básica, se puede elegir qué Co-lumnas aparecen en el grid, así como su nombre y su posición. Por tanto, cada bi-blioteca puede tener presentaciones diferentes y distintas a la que aparece en el ejemplo de la imagen superior.

Debajo de la barra de acciones aparecen la sección de Filtrado y el Grid de documentos, con los Filtros y Co-lumnas que se seleccionaron cuando se configuró la Presentación Básica de la biblioteca.

De izquierda a derecha, la segunda columna es ‘Más’ (Más información). Incluye un icono en cada registro. Cuando se pulsa, se evalúan los permisos del usuario y se muestra una ventana en la que aparecen activadas o no acciones como Editar, Firmar, Eliminar o Introducir Valores de Etiquetas en el documento. Ver la siguiente imagen.

(37)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 37 de 74 En este ejemplo, todos los botones de la Barra de Acciones aparecen desactivados (1) porque el documento fue integrado desde un proceso (2). El icono del botón URL muestra una ventana similar a la siguiente:

Esta opción permite mostrar un documento directamente a través de un link situado en cualquier punto de una Web. La URL que incluye /Home solicitará credenciales antes de mostrar el documento, mientras que la que incluye /AP es anónima.

El botón Sustituir Contenido de la barra de acciones permite sustituir el contenido de un documento que está publicado, por ejemplo, en una página de la Gestión de Contenidos o del que se ha enviado su URL por email, sin que se pierda el acceso. La URL se conserva, aunque el nuevo documento tenga otro nombre o extensión. El campo Firma muestra el icono correspondiente a una Firma en PDF con Sello.

Nota.

Los permisos del usuario los marca el Recinto Seguro aplicado.

En la sección ETIQUETAS (3) aparecen todas las creadas en la Presentación Básica, con los valores actuales. Si el usuario tuviera permiso, podría, pulsando el icono Editar (4), cambiar el valor de las etiquetas Manuales. Al pulsar el icono Huella Digital (5), aparece una ventana como la siguiente, que muestra el algoritmo seleccio-nado en la configuración del término.

(38)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 38 de 74 Seleccionarlo y pulsar el botón Comparar. Si la comparación es satisfactoria se mostrará el siguiente mensaje.

Nota.

La primera vez que se utiliza esta característica, el programa solicita que se instale la Máquina virtual de Java, si no estaba instalada. Seguir las instrucciones para ins-talarlo por defecto. Una vez instalado, se mostrará la ventana Comprobación Huella Digital.

1.5 Configuración de una Biblioteca en formulario

Cuando se agrega un Campo de tipo Biblioteca en un formulario, por defecto hereda la configuración de su término del diccionario, pero se puede personalizar en este momento.

Al agregar un campo de Biblioteca en Diccionario a la lista del Formulario se activa el icono buscador en la co-lumna C, tal como se muestra en la imagen siguiente:

(39)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 39 de 74 Los campos se explican a continuación.

Panel GENERAL(1)

Acceso Completo. Si se marca No, solo se podrá acceder a los documentos a través del Visor, quedando oculto el icono correspondiente para acceder a todas las funcionalidades tradicionales del campo Documento. Visor. El Visor puede personalizarse aquí si se desea una configuración distinta de la realizada en el diccionario. Al pulsar el icono buscador, se muestra la misma ventana ya explicada en la sección del Diccionario.

Integración Simple. Si se marca No, se oculta el icono ‘+’ con el que se accede directamente a la ventana de

(40)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 40 de 74 Etiquetas. Aquí aparecen las etiquetas que se configuraron como Automáticas en la configuración del término Biblioteca, por ejemplo, las de las siguientes imágenes.

Pulsar sobre una de ellas, por ejemplo, la Txt3. Como el Tipo de Dato es Sí/No, el buscador de Campos del Panel aparece prefiltrado por los campos presentes de ese tipo. Ver la siguiente imagen.

(41)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 41 de 74 Si en Tipo de Dato se seleccionó Diccionario, como en el caso de la Txt5, al pulsar sobre ella, si el campo no está añadido al Panel del Proceso, el sistema mostrará el siguiente aviso.

Nota.

Esta configuración de etiquetas se aplicará al campo Biblioteca seleccionado en toda es-ta Clase de Proceso.

Si el campo Evaluar Condiciones y Actualizar Visor al salir se marca con el Sí, al salir del formulario se evaluarán las condiciones, si las hubiera, y se actualizará el Visor, para reflejar los cambios realizados.

FILTRO DE DOCUMENTOS(1)

Este Filtro se utiliza para determinar qué documentos deben aparecer en esta Tarea o Mensaje de entre todos los documentos Integrados y Asociados en el campo. Según este filtro, el campo biblioteca mostrará, en ejecu-ción, unos documentos u otros.

1. Según Creador. Contiene dos posibilidades:

• Todos. Se verán todos los documentos sin importar quién lo integró.

• Sólo los Creados por el Ejecutor. Cada ejecutor verá solo los documentos que él creó.

2. Según Versión. Se refiere a la Versión del documento si éste está Integrado. Según este filtro, el campo biblioteca mostrará, en ejecución, unos documentos u otros. Tiene 3 opciones, pudiéndose seleccionar solo una:

(42)

• Todos (Por defecto). No se aplica filtro.

• Sólo últimas Versiones. Se muestra la versión más moderna de cada documento.

• Sólo último Documento. Sólo se muestra el último documento integrado.

3. Según Creación. Contiene dos posibilidades:

• Todos los del Proceso. Se verán los documentos que se han integrado en el proceso.

• Sólo los de esta tarea. Se verán sólo los documentos que se han integrado en esa tarea.

FIRMA DIGITAL(2)

La configuración de la Firma Digital se puede heredar del diccionario o particularizarse en el formulario en el que se ha incluido el campo de tipo biblioteca. En caso de particularizarse, las posibilidades son las mismas que aparecen en el diccionario y que se explican en detalle en el Tomo 3 -Firma Digital-.

PERMISOS DEL EJECUTOR DEL FORMULARIO (3)

Aquí se definen los Permisos que se desea otorgar al Ejecutor del formulario de la Tarea o Mensaje. Se trata de que estén o no disponibles los botones de la Barra de Acciones de la ventana del campo Biblioteca (Editar Do-cumentos, Integrar DoDo-cumentos, Asociar DoDo-cumentos, Asociar Bibliotecas y Asociar Otros).

Se define si el ejecutor podrá Editar, Integrar o Asociar Documentos, Asociar Bibliotecas u Otros o en qué condi-ciones puede Desenlazar documentos. En este caso hay 3 opcondi-ciones:

Todos. El ejecutor podrá desenlazar todos los documentos (excepto los firmados).

Ninguno. No se podrá desenlazar ningún documento desde este formulario.

Sólo los Creados por el Ejecutor. El ejecutor sólo podrá desenlazar los documentos que integró.

El Tamaño Máximo de Fichero a Integrar permite limitar el tamaño máximo, en MB, que se permite para almace-nar documentos en este campo.

También se configura si se sobrescribirá o no un documento del mismo nombre con la opción Versionado tiene 3 posibilidades:

Sí, excepto para el Creador. El documento solo se sobrescribe si es el Creador el que lo modifica. El Crea-dor siempre sobrescribe.

No. No hay versionado. El documento se sobrescribe siempre. Sí. Sí hay versionado. El documento no se sobrescribe nunca.

Extensiones. Aquí se pueden seleccionar las extensiones Permitidas o Rechazadas en este formulario en con-creto, si se marca Personalizar o se heredan las configuradas en el Diccionario. En la casilla se separan las exten-siones por ‘;’. Por ejemplo, .doc; .docx; .pdf.

(43)

1.6 Ejemplo de presentación de una biblioteca desde un formulario

Los campos tipo Biblioteca se presentan en los formularios, como el que se ve en la figura superior, enmarcado en rojo, mediante un título (en la imagen: Material), un iconobuscador (el ojo o la lupa, según se haya confi-gurado) y un icono de ingreso rápido (un pequeño círculo con un ‘+’).

Nota.

Si se marca No en la opciónIntegración Simple, explicada más arriba en el panel GE-NERAL, se oculta el icono ‘+’ con el que se accede directamente a la ventana de Inte-grar Documentos.

El icono de acceso rápido(1) muestra directamente la ventana de Integrar Documentos, permitiendo una mayor rapidez en la operación. Pulsarlo y se abrirá una ventana como la siguiente:

Nota.

(44)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 44 de 74 Pulsar Seleccionar archivo para localizar en el PC el documento que se quiere integrar.

Pulsar el botón Desde Escáner para integrar un documento vía un Escáner compatible TWAIN. En la sección de Documentos Integrados se ha explicado el funcionamiento de esta opción.

El icono de acceso al campo(2) abre una ventana que incluye todas las funcionalidades disponibles. Pulsarlo y se abrirá una ventana similar a la siguiente:

Nota.

Los Documentos pueden enlazarse a los Procesos de formas diferentes: Integrándolos y Asociándolos.

• Si un documento se integra en un proceso quedará como información adicional, como cualquier otro dato, formando parte consustancial del mismo.

Según quién modifique el documento y cómo se configure el campo, el sistema creará una nueva Ver-sión, de forma que podrán quedar integradas todas las versiones realizadas para su consulta y audito-ría. La integración se puede realizar localizando el documento en Mi PC con un buscador de archivos o bien escaneándolo, tal como se ha explicado anteriormente.

• Por el contrario, si un documento se asocia en una Tarea de Proceso, el documento no va con el Pro-ceso, sino que se mantiene residente y vivo en alguna de las bibliotecas de documentos de AuraPortal. El proceso accederá al documento mediante un enlace para poder consultar el elemento al instante.

(45)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 45 de 74 Si el documento es modificado en la biblioteca con posterioridad a su enlace en el Proceso, las modifi-caciones del mismo aparecerán cuando éste se invoque desde el Proceso. Si el Proceso se elimina, el documento permanece en su biblioteca.

También pueden asociarse otros tipos de elementos, siempre que sean accesibles a través de una URL. El conjunto de ambos sistemas de relación: Integración y Asociación proporciona la más completa variedad de posibilidades de manera que se adapten siempre a la idoneidad de cada caso en concreto.

Ejemplo.

Si a una tarea se le integra un documento tomado de la contabilidad, que contiene el saldo de un cliente que en aquel momento es de 2.000 Euros, cuando en el futuro se consulte el documento, mostrará siempre el mismo saldo de 2.000 Euros. Ello es debido a que en el momento de la inte-gración se efectuó una copia del documento contable original residente en la biblioteca y esta co-pia quedó solidificada con la tarea sin posibilidad de ulteriores modificaciones.

Por el contrario, si el mismo documento tomado de la contabilidad se asocia, aunque el saldo del cliente en el momento de la asociación sea de 2.000 Euros el documento sigue vivo en la biblioteca, con lo que en futuras consultas podrá arrojar valores diferentes del saldo.

Desde esta ventana de Documentos se podrán enlazar, desenlazar, consultar, gestionar y firmar Documentos y todo tipo de ficheros.

Pestaña Integrados

En la barra superior de la ventana, además de Salir, se dispone de los siguientes botones de acción:

Nota.

El link Descargar Complemento ha de pulsarse para descargar el complemento creado por Au-raPortal para solucionar los problemas provocados por las restricciones de los actuales navegadores de internet con los tradicionales y extendidos Applets de Java uti-lizados en diversas funcionalidades de AuraPortal. Esta es una de ellas. Este comple-mento no ha de instalarse más que una vez, aunque el link no desaparecerá.

• Integrar Simple

• Integrar Múltiple

• Integrar desde Bibliotecas

(46)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 46 de 74 Integrar Simple. Al pulsar el botón muestra la ventana Integrar Documentos, desde donde se integra un docu-mento residente en el disco o red local.

Integrar Múltiple. Al pulsar el botón se abre una ventana desde donde se pueden integrar múltiples documentos residentes en discos o en la red local. La ventana que se muestra es semejante a esta:

Nota.

Si se limitaron en el Diccionario o en el formulario las extensiones que se podían inte-grar y se intenta inteinte-grar una que no está permitida, saldrá un mensaje de aviso como el siguiente.

Pulsar el botónAgregar(1)para localizar los archivos que se desea integrar. Cuando se seleccionan, aparecen en el Grid (2). PulsarAceptar Selección(3)para integrarlos en el campo Biblioteca.

Integrar desde Bibliotecas. Al pulsar este botón se puede acceder a documentos guardados en Bibliotecas de SharePoint o en Bibliotecas en Diccionario a través de una ventana como la siguiente:

(47)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 47 de 74 Si se conoce parte del nombre del documento, se puede acceder a él directamente. Si no, se puede acceder a través de su biblioteca.

1- Acceder a través de las Bibliotecas

Si se pulsa directamente el botón Proceder (1), el sistema muestra una lista con todas las bibliotecas ubi-cadas en al Árbol.

Si se introduce una porción de texto en la casilla Nombre Biblioteca (2), dejando la casilla Nombre Docu-mento(3) en blanco,

al pulsar Proceder, el sistema muestra una lista con las bibliotecas cuyo nombre contiene el texto introdu-cido, por ejemplo: Bi-Word-No cert y Bi-WSS-1. La columna Tipo (4) muestra la procedencia de la Bibliote-ca.

En ambos casos, en la lista, si pulsa sobre el Nombreo el Nivelde una Biblioteca, se abrirá la Ventana de Consulta de esa Biblioteca desde la que se podrá, además de consultarla, acceder a sus documentos. También se puede localizar una biblioteca pulsando sobre el botón Árbol (ventana General de Integrar Docu-mentos) (4). En este caso se abrirá el árbol de Bibliotecas. Los Niveles estarán representados en Negro, mien-tras que las Bibliotecas se presentan en Azul. Al pulsar sobre una Biblioteca, se accederá directamente a su Ventana de Consulta desde la que se podrá acceder a sus documentos.

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MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 48 de 74 2- Acceder directamente a los Documentos

Si se introduce una porción de texto en la casilla Nombre Documento(3), al pulsarProceder, el sistema muestra una lista con los Documentos cuyo nombre contiene el texto introducido.

En este caso pueden usarse las otras casillas: Nombre Biblioteca y Creador como filtros adicionales para afinar la localización de los documentos buscados.

En la lista, si pulsa sobre el Nombre o el Nivel de una Biblioteca, se abrirá la Ventana de Consulta de esa Bi-blioteca desde la que se podrá, además de consultarla, acceder a sus documentos. Si se pulsa sobre el nombre del documento, se abre este en su editor predeterminado.

Integrar desde Escáner. El botón Integrar desde Escáner permite integrar un documento en la biblioteca vía un escáner compatible TWAIN.

Nota.

De no haber en el equipo un dispositivo con estas características, se mostrará un mensaje de advertencia y se cerrará el Applet.

(49)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 49 de 74 En el campo Seleccionar dispositivo (1), elegir uno compatible TWAIN, en la imagen superior hay un ejemplo del driver de un FUJITSU fi-5120Cdj #2 instalado en el ordenador local. Escribir un Nombre Documento en la casilla correspondiente (2) y pulsar Escanear (3).

(50)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 50 de 74 En el pie de la página, la barra de PROGRESO mostrará Escaneado completo cuando haya terminado el esca-neo, y el resultado se mostrará en el panel VISTA PREVIA(1). Al pie de este panel se pueden examinar las pá-ginas escaneadas (2) y, si es necesario, eliminar alguna página o todas, con los botones Eliminar Página Actual y Eliminar Todas (3). Pulsar el botón Integrar en Biblioteca (4) para integrar lo escaneado.

Notas.

La integración se puede interrumpir pulsando el botón Cancelar que aparece mien-tras se está realizando.

El documento escaneado se mostrará en el grid y la columna Integrado vía indicará que fue vía Escaner.

El Grid de Documentos Integrados

Aquí aparece la lista de Documentos y otros elementos que han sido integrados, bien manual o automática-mente.

(51)

Nota.

El link Descargar Complemento ha de pulsarse para descargar el complemento creado por AuraPortal para solucionar los problemas provocados por las restricciones de los actua-les navegadores de internet con los tradicionaactua-les y extendidos Applets de Java utilizados en diversas funcionalidades de AuraPortal. La del Editor Universal de Ficheros y Documentos es una de ellas. Este complemento no ha de instalarse más que una vez, aunque el link no desaparecerá.

Las columnas son las siguientes:

Más Información en cada registro. Al pulsarlose muestra información sobre el documento integrado. Es una ventana como la que se muestra en la Presentación Básica de la Biblioteca y que se ha explicado con ante-rioridad.

Editar en cada registro. Al pulsarlo se abre el documento en modo Edición. Esta acción solo estará disponi-ble para los usuarios con permiso. Al pulsar este icono (1) se podrá acceder a la edición del documento si Aura-Portal Complement (2) está instalado.

(52)

MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 1. BIBLIOTECAS Página 52 de 74 Si se pulsa Actualizar, se verán en el grid los cambios realizados.

También queda en segundo plano la ventana del Complement, Documento en Edición, desde la cual se puede Cancelar (1) la edición. El botón Editores Predeterminados (2) abre la ventana del mismo nombre en la que se pueden ver los editores que se han añadido (3),