Nombre Dependencia: SECCIÓN BIBLIOTECA Periodo que se presenta: 2017 – marzo 2017
Elaborado por: Norma Clemencia Bernal Álvarez – Equipo de trabajo
Biblioteca Aprobó por: Dra. Enith Mireya Zarate Peña
Cargo: Apoyo Administrativo Cargo: Jefe Sección Biblioteca
Fecha de elaboración: marzo 2017 Fecha de Aprobación: :
INFORME DE GESTIÓN 2017
BIBLIOTECA
Tabla de Contenido
Contenido
La Biblioteca Académica: ... 4
La Biblioteca Especializada ... 4
La Biblioteca Universitaria ... 4
1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA BIBLIOTECA ... 4
1.1. GENERAR ESTRATEGIAS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE BIBLIOTECA ... 4
1.2. CONTRATACIÓN ... 4
REALIZAR PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES-CONTRACTUALES Y POS CONTRACTUALES DE INVERSIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS. ... 4
1.2.1. PRESUPUESTOS BIBIBLIOTECA ... 5
1.2.2. ETAPA PRECONTRACTUAL ... 5
1.2.3. ETAPA CONTRACTUAL ... 7
1.2.4. Apoyo Jurídico – Contractual ... 8
1.3. ORIENTAR Y COORDINAR EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS (mobiliario, material bibliográfico, tecnológico, papelería, elementos de protección personal). ... 8
1.4. APOYAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL con base a los estándares establecidos por la Universidad Distrital. ... 8
1.5. COMUNICACIONES, DIVULGACIÓN Y VISUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE BIBLIOTECA EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL. ... 9
1.6. NUEVA UNIDAD DE INFORMACIÓN -BIBLIOTECA PORVENIR ... 11
2. DESARROLLO DE COLECCIONES ... 13
2.1. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN ... 13
2.2.1.1. Adquisición de Material Bibliográfico en diferentes formas (Compra – Canje – Donación) ... 14
2.2.2. Convenios inter-institucionales (canje –donación) ... 15
2.2.3. Oficializar la entrada y disposición final de material bibliográfico al Sistema de Bibliotecas. ... 15
2.2.4. Disponer de Recursos electrónicos especializados ... 15
2.3. CAIB ... 16
2.3.1. Analizar, clasificar, catalogar el acervo documental en cualquier soporte que adquiera la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. ... 16
2.3.2. Terminado Final De Material Bibliográfico ... 17
2.3.3. Uso de herramientas tecnológicas para el procesamiento del material bibliográfico ... 18
2.3.4. Realizar descripción y acceso a recursos según RDA ... 18
3. SERVICIOS DE INFORMACIÓN ... 18 3.2. SERVICIO DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO POR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN-
3.3. SERVICIO CONSULTA A RECURSOS ELECTRONICOS – BASES DE DATOS ... 20
3.4. OTROS SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA ... 20
3.5. FORMACIÓN DE USUARIOS: 1, Inducciones. 2, Capacitaciones 3, Visitas guiadas 4. Cursos de aprendizaje. ... 21
3.6. INFORMACIÓN Y REFERENCIA: Búsqueda y recuperación de la Información. Servicio de Alerta nuevas adquisiciones. ... 22
3.7. GESTIÓN DE CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS INTERINSTITUCIONALES CON EL SIBUD .. 22
3.7.1. Convenio Andrés Bello ... 22
3.7.2. Gestión de convenios Interbibliotecario a través del PIB y Cartas de Presentación... 23
3.8. EXTENSIÓN CULTURAL: Promoción a la lectura en el Sistema de Biblioteca. ... 23
3.9. REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD ... 24
3.10. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO ... 28
3.11. GENERAR INFORME CON EL FIN DE RESPONDER A LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ACREDITACIÓN ... 29
3.12. PRESTAMO DE ESPACIOS – AUDITORIOS - ESPACIOS DE TRABAJO ... 29
4. CENTRO CULTURAL ... 30
4.2. Gestionar el proyecto Centro Cultural para el Sistema de Biblioteca... 30
4.3. Realizar la gestión de articulación de los procesos del proyecto de cultura de la Universidad con el del Sistema de Bibliotecas, con proyección de la Universidad y la Ciudad ... 30
4.4. Desarrollar una programación cultural constante que aporte en la formación integral de la Comunidad Universitaria ... 30
5. DIFICULTADES ... 32
Desde el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José se han desarrollado estrategias para vinculación a la Comunidad Académica a participar de manera activa de los servicios de Información de Biblioteca, adicional de espacios de integración que se ha construido por la Universidad particularmente en como auditorios, salas de estudio, salas, recursos electrónicos entre otros.
La Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por tanto a continuación se da alcance a definición de Bibliotecas Universitarias según la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) y la ALA (Asociación Americana de Bibliotecas).1
La Biblioteca Académica:
Comprende las Bibliotecas de las escuelas primarias, secundarias, preparatorias y las universitarias. Su objeto es servir a los alumnos de las instituciones educativas, el fin es ampliar sus conocimientos sobre las áreas que abarcan los programas educativos y de investigación de dichos establecimientos docentes. Las Bibliotecas universitarias, deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado. Los servicios que proporcionan son: préstamo a domicilio, consulta, reprografía y la facilidad de libros en reserva para uso determinado de un grupo de alumnos y profesores, es las diversas áreas.2
La Biblioteca Especializada
Esta Biblioteca supera a la de los otros tipos, en cuanto a acervos y servicios. Los acervos contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas Bibliotecas se especializan en servir a instituciones bancarias y comerciales, laboratorios químicos, clínicas y hospitales, escuelas, empresas y a la industria en general. Esta se origino después de la Primera Guerra mundial.3 La Biblioteca Universitaria
Es un centro de recursos de información bibliográfica que basa su gestión en la filosofía de la globalización, en el uso de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, en la cooperación y en la calidad. Tiene como principal misión proporcionar a la comunidad universitaria todos aquellos servicios, documentos y recursos informativos necesarios para que aquella desarrolle con eficacia sus funciones docentes, de investigación y aprendizaje. (Orera, 2007, 337)
1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA BIBLIOTECA
1.1. GENERAR ESTRATEGIAS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE BIBLIOTECA
Seguimiento y control a la documentación generada por el Sistema de Biblioteca en cada uno de sus procesos. El Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica tiene identificado subprocesos, los cuales dan alcance a la labor misional realizada para el cumplimiento de las proyecciones y metas propuestas.
1.2. CONTRATACIÓN
Realizar planeación, ejecución, control y seguimiento a los procesos precontractuales-contractuales y pos contractuales de inversión y funcionamiento del sistema de bibliotecas.
1http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf
1.2.1. PRESUPUESTOS BIBIBLIOTECA
Realizar la planeación, ejecución, control y seguimiento a los procesos precontractuales-contractuales y pos contractuales de gestión de la ejecución presupuestal de los Rubros asignados, con los diferentes procesos del Sistema de Bibliotecas. Realizar seguimiento y presentar el avance al presupuesto de Inversión y Funcionamiento asignado al Sistema de Biblioteca:
a. Presupuesto de Inversión:
El presupuesto de inversión asignado para la Biblioteca es de $1.600.0000 m/cte los cuales están distribuidos en cuatro metas:
Ampliar 50% los servicios bibliográficos
Dotar 100% de Infraestructura tecnológica
Incrementar 40% de las colecciones
Centro Cultural
Este presupuesto no ha iniciado con su ejecución ya que se encuentran en el desarrollo de la etapa precontractual.
TablaNo.1 Presupuesto de Inversión
b. Presupuesto de Funcionamiento:
El presupuesto de funcionamiento corresponde a $1.353.477.000= asignación corresponde al Plan de adquisiciones de Biblioteca para la vigencia 2017, sin incluir Nueva Unidad de Información – Porvenir. El plan de adquisiciones distribuido en contratación de personal CPS y compras requeridas para el funcionamiento de Biblioteca.
1.2.2. ETAPA PRECONTRACTUAL
a. Etapa Precontractual- Inversión:
Actualización de ficha para la adquisición de pedestales para la Biblioteca de Bosa –Porvenir.
Ajuste ficha para la renovación y actualización de licencias de ALPH 500
TOTAL $ 1.600.000.000,00
Campaña de marketing para la Sensibilización, divulgación y comunicación de servicios.
Ampliar 50% los servicios bibliográficos. Ampliar la cobertura de servicios bibliográficos para asegurar el acceso, búsqueda y recuperación de información de alto
Metas / Actividades Apropiación
$ 27.000.000,00
$ 10.000.000,00
Desarrollo de Servicios Bibliotecarios $ 17.000.000,00
Dotación de infraestructura Tecnologica $ 403.000.000,00 Dotar 100% de infraestructura tecnológica el sistema de
bibliotecas (equipos servidores, computadores, PDA, equipos audiovisuales, virtualización, sistema de
$ 403.000.000,00
Incrementar 40% de las colecciones. Desarrollo de las colecciones con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente en cada una de las
$ 1.170.000.000,00
Material bibliográfico impreso y audiovisual $ 200.000.000,00
Suscripción a Bases de Datos de Contenido Electrónico y
Recursos electrónicos E-Books. $ 950.000.000,00
Centro Cultural $ 20.000.000,00
b. Etapa Pre-contractual – Funcionamiento:
Se realiza la revisión y redacción de cincuenta (50) objetos de contrato correspondientes a CPS del Sistema de Biblioteca, con las respectivas actividades de acuerdo a las instrucciones suministradas por la Oficina Asesora de Jurídica.
Diligenciamiento del formato de Plan de adquisiciones de CPS para ser enviado a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
Revisión y modificación de las actividades que desempeñaran los CPS dentro del contrato.
Elaboración de treinta y cuatro (34) solicitudes de necesidad correspondientes a la contratación de CPS y solicitud de certificado de no existencia de personal.
Revisión de la documentación y gestión administrativa para la contratación de treinta y siete (37) CPS
Identificar las necesidades de compra de recursos para el Sistema de Bibliotecas (recursos físicos, material de consumo, papelería, equipos de protección personal).
Tabla No. 2. Necesidades de compra CONCEPTO (Articulo -
material papelería) DESCRIPCIÓN CANTIDAD
OTROS: ELEMENTOS
DE PROTECCIÓN
PERSONAL. Elementos de seguridad industrial para el personal de biblioteca como son:
guantes de látex, cinturones de seguridad, batas, tapabocas, monogafas entre otros.
RESPIRADOR BLANCA FOLD-FLAT CON VALVULA PARA MATERIAL PARTICULADO AMBIENTE LIBRE DE NEBLINAS ACEITOSAS ARSEG REF. 1816
100 GUANTE NITRILO 9,5" LARGO RESISTENTE AL PINCHAZO CAJA
100 UN. TALLA M. REF. 92500-TM 20
GUANTE HYFLEX CON PALMA RECUBIERTA NITRILO TALLA 10
MARCA ANSELL, (PAR) 40
GUANTE HYFLEX CON PALMA RECUBIERTA NITRILOTALLA 9
MARCA ANSELL, REF. 11800 (PAR) 40
BATA EN DRIL BLANCO PARA LABORATORIO CON CIERRE EN BOTÓN, CON LOGO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL, DOS
BOLSILLOS LATERALES , ALTURA DE LA RODILLA 30
MONOGAFA VENTILACIÓN DIRECTA CON ANTIEMPAÑANTE
REF. AR001AE 20
ALMACENAMIENTO MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO CAJAS X300
400 AFILIACIÓN
ASOCIACIONES AFINES
Afiliación ASCOLBI, capacitaciones
SEGURIDAD
BANDAS de seguridad DSB2 Caja 1000 UND (para libros grandes) 15 BANDAS de seguridad DCD-2(CD-DVD) caja 200 UND 10 BANDAS de seguridad 103 (para libros pequeños) 5000 UND 4
PAPELERÍA
CAJA ROTULOS BLANCOS PARA IMPRESORA LASER REFERENCIA 3524 TAMAÑO 35,9X25,4 (24000 UNIDADES 6X10) 4 CAJA ROTULOS BLANCOS PARA IMPRESORA LASER REFERENCIA 3553TAMAÑO 63,5X46 (7200 UNIDADES 3X6) 2
MILLAR DE BOLSILLOS PARA FICHAS CON AUTOADHESIVO, DE
8,5 X 10,5 (1000 UNIDADES) 6
MILLAR DE FICHAS PARA PRESTAMO 7,5X12,5 EN CARTULINA
BLANCA (1000 UNIDADES) 6.000
MILLAR PROTECTORES PARA ROTULOS EN VINILO DE 3,5X7,5
(1000 UNIDADES) 6
MILLAR PROTECTORES PARA ROTULOS EN VINILO DE 3,5X12
(1000 UNIDADES) 6
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR VERDE (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR AMARILLO (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR AZUL (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR ROJO (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR MORADO (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR DORADO 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR PLATEADO (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR BLANCO (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR GRIS (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON
DIAMETRO 13 mm, COLOR CAFÉ (3.402 Unid.) 3
ROTULO MULTIUSOS X 1134 CIRCULO AUTOADHESIVO CON DIAMETRO 13 mm, COLOR ama/rojo (Biblioteca Aduanilla de Paiba)
(3.402 Unid.) 3
FECHADOR MANUAL ESTANDAR (EL AÑO DEBE INICIAR EN EL
2015) 30
SELLO MANUAL DE GOMA ADMINISTRATIVO TAMAÑO 5,5 C.M.
DE LARGO, 8 C.M. ANCHO 6
SELLO MANUAL DE GOMA LOMO TAMAÑO 5 C.M. LARGO, 1,4
C.M. DE ANCHO, 4
TINTA PARA SELLOS NEGRA POR UNIDAD 15
ALMOHADILLA PARA SELLOS ESTANDAR POR UNIDAD 15
CINTA DE ENMASCARAR DE 2" 5
CINTA TRANSPARENTE DE 4" 5
INSUMOS EQUIPOS EQUIPOS INSUMOS Apoyo actividades Centro
Cultural y Extensión
Cultural Apoyo Logístico Actividades Centro Cultural y Extensión Cultural
1.2.3. ETAPA CONTRACTUAL a. Etapa Contractual- Inversión:
La parte precontractual se refiere al seguimiento del contrato una vez se encuentre perfeccionado. Apoyo a la elaboración de Fichas Técnicas y Estudio Previos para:
Actividad Ficha Técnica
Infraestructura Tecnológica ALEPH 500
b. Contratos:
Ajuste actas de inicio y actas de recibo a satisfacción de contratos perfeccionados en la vigencia 2016:
Actas de Inicio de Publiciencia, Acta de Inicio de Sistema de Ingeniería.
Acta de Inicio Universidad Nacional, Acta de Inicio Poligrafikas
Acta de Recibo a satisfacción de STAD y Material publicitario Impreso.
Etapa Contractual – Funcionamiento:
Elaboración de treinta y cinto (35) actas de inicio
Revisión y organización de documentación para primer pago de nómina
Ingreso al formato de nómina de treinta y cinto (35) CPS
Solicitud de un (1) estado de cuenta y elaboración de un (1) acta de terminación bilateral
Recepción de tres (03) pedidos correspondientes a compras del año 2016 (Probibliotecas, Offiprix, SAG).
Elaboración de tres (03) cumplidos para pago de Proveedores correspondiente a compras del año 2016.
Apoyo administrativo en la solicitud de acompañamiento a la Red de Datos para: perfiles y actividades del Área TIC, recepción del cargo del Ingeniero Juan Carlos Góngora
1.2.4. Apoyo Jurídico – Contractual
Asistencia Jurídica en los procesos Contractuales que sean parte del Sistema de Bibliotecas
1.3. ORIENTAR Y COORDINAR EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS (mobiliario, material bibliográfico, tecnológico, papelería, elementos de protección personal).
Revisión de los inventarios de Biblioteca referente a Material bibliográfico con un aproximado de ciento sesenta mil (160.000) ejemplares, mobiliario con un aproximado de mil (1.000) elementos, recursos tecnológicos con un aproximado de setecientos (700).
Verificación de información con el sistema manejado por la Oficina de Almacén.
Cruce de información de los equipos recibidos del contrato 1045 de las Bibliotecas Aduanilla de Paiba, Posgrados, Tecnológica, Macarena B y Macarena A.
Recepción parcial de equipos tecnológicos que estaban a cargo del Área Tic.
1.4. APOYAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL con base a los estándares establecidos por la Universidad Distrital.
El programa gestión documental tiene como propósito generar y mostrar los logros alcanzados con la gestión documental que se ha desarrollado en este periodo con base a las actividades desempeñadas y realizadas.
Digitalización de la documentación.
Control de calidad en las imágenes.
Actualización TRD.
Marcación de cajas.
Búsqueda y recuperación de información.
Organización de archivos de gestión a partir de las Tablas de Retención Documental.
1.5. COMUNICACIONES, DIVULGACIÓN Y VISUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE BIBLIOTECA EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL.
Desde el comité de comunicaciones se adelanto en el primer trimestre la divulgación de los servicios del Sistema de Bibliotecas para la Comunidad Académica son los siguientes:
1. Creación de dos cortos animados para el intro y cierre de los videos generados desde el sistema de Bibliotecas, como lo son conversatorios, entrevistas, ponencias, tutoriales y demás.
2. Generación de proyecto para socialización de recomendados bibliográficos para la sede Aduanilla de Paiba con apoyo de contenido por parte del grupo de servicios.
3. Pieza grafica en conmemoración al día de la mujer publicada y difundida por UD listas para la comunidad universitaria
4. Pieza grafica en conmemoración al día del hombre, publicada y difundida por UD listas para la comunidad universitaria
5. Primera propuesta grafica del portafolio de servicios para generar piezas informativas para la comunidad universitaria
6. Reunión con el proveedor Poligrafikas para adelantar la firma del acta de inicio y dar continuación al proceso de publicidad en el área de comunicaciones
7. Diseño de cinco piezas publicitarias del ciclo del cine que vuelve a la Aduanilla de Paiba con la programación del mes de abril
8. Edición en formato de la invitación por parte del programa de energía limpia para Colombia al evento perspectivas de la energía limpia en Colombia realizada en el sede Aduanilla de Paiba
9. Informes de estado de la red social youtube
10. Administración y distribución del material publicitario a líderes de bibliotecas para capacitaciones realizadas
11. Rediseño de piezas publicitarias generadas desde el sistema de Bibliotecas para el año 2017 ( señalización, portafolio de servicios )
12. Cubrimiento de eventos realizados en la sede aduanilla de paiba como : rendición de cuentas, la universidad en el siglo XXI y perspectivas de energía limpia en Colombia
13. Instructivos de generación de contenidos para proceso de Icao y gestión de procesos.
14. Descarga de 50 imágenes de fotolia para la realización de piezas graficas
PROGRAMACION CICLO DE CINE
Pmpr Pant de los cortos para intro y cierre de los videos generados desde el Sistema de Bibliotecas PROGRAMACION CICLO DE
CINE
Día del hombre
Día de la mujer
Promoción de recomendados Bibliográficos mes de marzo Aduanilla de Paiba
Primer boseto de portafolio de servicios 2017
1.6. NUEVA UNIDAD DE INFORMACIÓN -BIBLIOTECA PORVENIR
En el primer trimestre del año 2017, se realizan las gestiones relacionadas a la apertura de la Nueva Unidad de Información ubicada en la sede Bosa Porvenir. Se adelantaron actividades relacionadas con dotación, apertura y puesta en funcionamiento de la Biblioteca Sede Porvenir.
1.6.1. Visita Sede Porvenir: En el primer trimestre se realizaron visitas técnicas a la obra de la Nueva Unidad de información - Sede Porvenir con el fin de evaluar, direccionar, los requerimientos para el funcionamiento adecuado de los servicios de información de la Biblioteca como es: antenas control de activos de Biblioteca en obra, puntos de red, conexiones de audio y video, conexiones puestos de
trabajo, puestos de trabajo, puestos de servicio, áreas, las cual se encuentra soportada mediante acta, realizada por el interventor.
1.6.2. Selección de Material Bibliográfico: Para la Nueva Unidad de información se requiere la adquisición de material bibliográfico tres mil (3.000) ejemplares que cumplan con las especificaciones de los Proyectos curriculares que allí se encuentre, por ende, desde el Area de Selección y Adquisición de Biblioteca, desde la vigencia 2016, se están realizando los requerimientos pertinentes a los Proyectos Curriculares a fin de recibir solicitudes realizadas de material bibliográfico en todos los formatos.
Recepción de solicitudes por parte de los Proyectos Curriculares de acuerdo a la estrategia de la Vicerrectora Académica de acompañar el proceso, ya que no se estaba dando cumplimiento. En el mes de marzo de 2017 de acuerdo a los requerimientos el Area de selección y Adquisición inicia con la verificación de existencias y aplicación de políticas de selección de material.
Así mismo el área de servicios compuesto por diferentes bibliotecólogos, realiza una selección de material actualizado y pertinente para los diferentes proyectos que desarrollaran actividades en la Sede Porvenir para un total de quinientos cincuenta y un (551) títulos y mil ciento noventa (1.190) ejemplares, adicionalmente se identifica el material consultado por los diferentes proyectos curriculares durante el año 2016 el cual se encuentra en verificación.
1.6.3. Procesamiento de Material Bibliográfico: De acuerdo a la adquisición de material bibliográfico para la Nueva Unidad de Información se debe iniciar con el análisis, clasificación, catalogación y terminado final de dicho material bibliográfico en cualquier formato, por tanto, el área caib realizó proyección de la necesidad de personal a fin de dar respuesta al requerimiento en un tiempo muy corto, ya que el personal que se encuentra en el área no es suficiente para iniciar dicha catalogación con prioridad, la proyección de personal se encuentra documentada y sustentada en cantidades de catalogación en el área y soportada en un documento radicado en Vicerrectoría Académica.
.
Así mismo con apoyo del área administrativa, el Centro de análisis de información bibliográfica y Selección y adquisiciones realizan los planes de trabajo para el personal que apoyaran las diferentes actividades para agilizar el procesamiento del material de la Sede Porvenir.
1.6.4. Proceso Precontractural. De acuerdo a los diferentes requerimiento que implica contratación se está en la definición y construcción de las Fichas Técnicas para:
Adquisición de material bibliográfico.
Servicio Videoteca y sonoteca: Con apoyo de la Red de Datos UDNET se están realizando el levantamiento de la ficha técnica de los quipos.
Control de activos – Pedestales.
Definición y apoyo en mobiliario.
1.6.5. Plan de Adquisiciones Nueva Unidad de Información Sede Bosa Porvenir: En el plan de adquisiciones proyectado para la vigencia 2017 creado en el segundo semestre de la vigencia anterior se realizo la relación de la necesidad de personal y del plan de compras requerido para la Nueva unidad de Información, el cual en el primer trimestre se modifica ajustando el requerimiento de acuerdo a espacios, servicios que se llevaran a cabo en dicha Biblioteca, por ende el grupo de Servicios del sistema de bibliotecas realiza documento de los perfiles, actividades, objetos y la cantidad de personas que se requieren para el funcionamiento de la biblioteca Sede Porvenir, siendo apoyados por el personal administrativo.
2. DESARROLLO DE COLECCIONES
El desarrollo de colecciones corresponde a las áreas relacionadas con la Adquisición de material bibliográfico en cualquier forma y con el análisis, clasificación y catalogación de información bibliográfica en el sistema de Información bibliográfico Aleph.
2.1. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN
Desarrollar las colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital) con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente para la comunidad académica.
Indicador. Adquirir material bibliográfico en sus diferentes formas y formatos a fin de incrementar en un 4% la disposición de material para la Comunidad Académica.
La colección bibliográfica, del Sistema de Biblioteca del año 2017 es doscientos nueve cuatrocientos noventa y seis (209.496), el cual presenta un crecimiento del 1,10%, representado en dos mil doscientos setenta y cuatro (2.274) material bibliográfico en diferentes formatos que aumento la colección bibliográfica con respecto a la colección del año (2016).
Selección y adquisición de material bibliográfico en las diferentes formas (compra, canje, donación) y formatos (impreso, electrónico, digital) y garantizar así la cobertura temática de las colecciones del Sistema de Bibliotecas respecto a los requerimientos de los Proyectos Curriculares de la Universidad
Tabla N°3 Crecimiento del total de la Colección.
CRECIMIENTO POR COLECCIÓN
TIPO DE COLECCIÓN TOTAL
COLECCIÓN 2016
I trimestre (Enero - Marzo) TOTAL
COLECCIÓN 2017
Aumento de la Colección Cantidad 2017
%
Crecimiento
Colección Bibliográfica Ingresada en SIB-Aleph
Colección general 102.821 103.118 297 0,29%
Colección de trabajos de grado-
Impresa 27.865 27.865 0 0%
Colección de referencia 9.871 9.874 3 0,03%
Colección de audiovisuales, CD,
Diapositivas, video 3.433 3.444 11 0,32%
Colección Trabajos de grado -
Digital RIUD 3.541 4.148 607 17,24%
Producción académica 2.506 2.903 397 15,85%
Colección de reserva 764 764 0 0%
Centro de Análisis de Información
Bibliográfica 53 53 0 0%
Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph – Disponible a la Comunidad Académica
Hemeroteca 33.940 33.940 0 0%
Colección Convenio Andrés Bello 9.430 9.430 0 0%
Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph – No disponible Comunidad Académica:
Material Selección y Adquisición -
Canje- Donación 12.998 13.957 959 7,38%
Material Selección y Adquisición –
Compra 0 0 0 0%
TOTAL 207.222 209.496 2.274 1,10%
Fecha corte: 30/03/2017 Datos propios de la Biblioteca El total de la colección de 2017 diferenciada así:
Tabla No.4 Colecciones Biblioteca
COLECCIONES EJEMPLARES
Colección bibliográfica 152.169
Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph –
Disponible a la Comunidad Académica 43.370
Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph – No disponible Comunidad Académica:
13.957
TOTAL 209.496
a. Colección Bibliográfica Ingresada en SIB-Aleph: El total de la colección para uso de la Comunidad académica en el Sistema de Información Bibliográfico es de ciento (153.169) registros en diferentes formatos, representada en Colección de referencia nueve mil ochocientos setenta y cuatro (9.874), Colección Trabajos de grados impresa Veintisiete Mil Ochocientos Sesenta y Cinco (27.865), Colección Trabajos de grado RIUD cuatro mil ciento cuarenta y ocho (4.148), Colección audiovisual tres mil cuatrocientos cuarenta y cuatro (3.444), Colección Producción académica dos mil novecientos tres (2.903), colección Caib Cincuenta y tres (53), Colección General ciento tres mil ciento dieciocho (103.118), Colección de reserva setecientos setenta y cuatro (764).
b. Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph – Disponible a la Comunidad Académica:
El total de la colección para uso de la Comunidad académica es de cuarenta y cuatro mil trecientos setenta (44.370) registros en diferentes formatos, representada en Colección hemeroteca treinta y cuatro mil novecientos cuarenta (34.940), Colección Andrés Bello ocho mil setecientos treinta y nueve (9.430).
c. Colección Bibliográfica No disponible en SIB-Aleph – No disponible Comunidad Académica: El total de la colección que se encuentra en proceso de revisión y aplicación de políticas de Selección y Adquisición es de trece mil novecientos cincuenta y siete (13.957).
2.2.1.1. Adquisición de Material Bibliográfico en diferentes formas (Compra – Canje – Donación) El total de material adquirido en el año 2017 es de mil cuatrocientos diecisiete (1417) ejemplares
Tabla N°5. Adquisición de material en los diferentes formatos (canje, donación, reposición, compra) TIPO DE MATERIAL ENE FEB MARZ TOTAL
CANJE 209 0 10 219
DONACIÓN 441 54 740 1235
REPOSICIÓN 1 0 0 1
TRASLADO
INTERNO 0 16 0 16
COMPRA 0 0 0 0
TOTAL 651 70 750
1471 1471
Fecha corte: 30/03/2017 Datos propios de la Biblioteca Pre-catalogación de material Bibliográfico:
Primer trimestre del año 2017 se han pre catalogado quinientos doce (512) registros.
TIPO DE MATERIAL ENERO FEBRERO MARZO TOTAL PRECATALOGACIÓN
SIB-ALEPH 235 150 127
512
TOTAL 512
Posteriormente este material bibliográfico debe ser entregada a Caib “Centro de Análisis de Información Bibliográfico” para el análisis y procesamiento, material bibliográfico adquiridos en calidad de canje, donación, traslado interno y reposición.
2.2.2. Convenios inter-institucionales (canje –donación)
Convenios Canje:
Para el primer trimestre del año 2017 se adelantó la recolección y actualización de información de las diferentes instituciones a través de correo electrónico se confirmo el convenio con las siguientes instituciones: Universidad de Cundinamarca, Universidad de Nariño, Universidad de Antioquia, Secretaria Distrital de Ambiente, Universidad del Cauca, Corporación Universitaria Santa Rosa del Cabal, Universidad del Pacifico, Universidad del Valle, Universidad de Pamplona, Corporación Internacional del Trópico Americano (Yopal), Corporación Tecnológica de Pereira, Corporación Autónoma Regional del Guavio (Corpoguavio), Parques Nacionales Naturales de Colombia y el IDEAM; cabe aclarar que este directorio estará en constante actualización toda vez que el numero de instituciones crecerá a medida en que se confirmen las solicitudes realizadas desde el área.
2.2.3. Oficializar la entrada y disposición final de material bibliográfico al Sistema de Bibliotecas.
Proceso de contratación para la compra de material bibliográfico.
Solicitud de material bibliográfico al proveedor.
Recepción de material bibliográfico.
Solicitud de entrada del material bibliográfico a Almacén General para asignación de placas y generación de la correspondiente salida de almacén.
Solicitud documentación al proveedor para la elaboración de Cumplido para pago de factura.
Asignación de placas de inventario.
Pre catalogación de material bibliográfico.
Asignación de código de barras y rotulo de biblioteca destino.
Entrega de material bibliográfico al centro de análisis de información bibliográfico CAIB.
Generación de reporte de material bibliográfico entregado.
Generación de informes por biblioteca de facultad respecto al material bibliográfico recibido en calidad de compra para generación de alertas a la comunidad académica.
Cabe aclarar que la recepción de material bibliográfico en calidad de compra se realiza por el periodo de vigencia del contrato, por lo tanto, este proceso se repite más de tres veces durante el año según definición del cronograma.
2.2.4. Disponer de Recursos electrónicos especializados
Actualmente el Sistema de Bibliotecas cuenta con suscripción a dieciséis (16) recursos electrónicos con cobertura temática pertinente a las áreas del conocimiento de los Proyectos Curriculares de las diferentes Facultades de la Universidad.
El proceso de suscripción se realiza a través de la solicitud y/o aprobación del recurso por parte de los Coordinadores de Proyecto Curricular y/o Decano de Facultad, así como, del resultado de la evaluación de las
bases de datos realizada por el Sistema de Biblioteca que se realiza anualmente para los recursos suscritos y para la contratación de nuevos recursos. En la evaluación de los recursos electrónicos se tienen en cuenta aspectos tales como:
Alcance: Cobertura disciplinaria de la base de datos
Cobertura temática: Áreas disciplinares que abarca
Cobertura retrospectiva: Desde que año es la información que contiene
Estrategias de Búsqueda: Tipos de búsqueda ofrecida para la recuperación de la información
Idioma: idioma(s) en el(os) que se encuentra la información de la base de datos
Periodo de suscripción: Cual es el sistema de suscripción que maneja el proveedor (año calendario, anual, Etc.)
Estadísticas de Uso: Datos mensuales de uso del recurso electrónico
Análisis de la suscripción dentro del ranking de las 10 mejores universidades del país
Otro aspecto a tener en cuenta es el funcionamiento o conexión del recurso el cual se evalúa a través de un seguimiento diario en el que se verifica el acceso a las bases de datos y a los documentos ofertados.
2.3. CAIB
2.3.1. Analizar, clasificar, catalogar el acervo documental en cualquier soporte que adquiera la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
El material bibliográfico procesado en el área de CAIB (Análisis de Información Bibliográfica) dentro del catálogo, hace referencia a material en calidad de compra, memoria institucional, Colección Libro al viento, que se recibe de Selección y Adquisición se inicia el análisis de información y posteriormente el terminado final.
La colección bibliográfica catalogada del Sistema de Biblioteca del año 2017 registrada en el Sistema de información Bibliográfica Sib – Aleph es de ciento cincuenta doscientos cincuenta y uno (150.251), en sistema de información del repositorio Institucional (4.148) y la colección mobiliario y tecnología que se encuentra en Sib- aleph para realizar control de activos en las bibliotecas es de mil ciento sesenta y tres (1.163).
El total de títulos en el primer trimestre de 2017 es de noventa y cuatro mil quinientos treinta y cinco (94.535 ) y de ejemplares es de sesenta y un mil veintisiete (61.027), el cual presenta un crecimiento del 1,86%, representado en dos mil ochocientos cuarenta y uno (2.841) material bibliográfico en diferentes formatos catalogados que aumento la colección bibliográfica catalogada con respecto a la colección del año (2016).
Las actividades de catalogación para el primer trimestre inicio en el mes de marzo de 2017.
Tabla N°7. Total de colección por título y ejemplares en SIB-Aleph
COLECCIÓN TOTAL COLECCIÓN
2016 TOTAL
COLECCIÓN 2017 Cantidad de
Crecimiento 2017 % Crecimiento
TITULOS 93.215 94.535 1.320 1,42%
EJEMPLARES 59.506 61.027 1.521 2,56%
TOTAL COLECCIÓN 149.181 155.562 2.841 1.86%
Fuente: Información ARC Biblioteca registrado en SIB-Aleph. Nota 1: Un título puede tener varios ejemplares en las Bibliotecas que conforman el Sistema de Bibliotecas. Nota 2: Un título puede estar en una o más Bibliotecas. Corte 30/03/2017
No se presenta un incremento mayor en las colecciones de cada biblioteca en el presente año, debido al tardío inicio
Es necesario adelantar el procesamiento técnico de las colecciones de hemeroteca y Convenio Andrés Bello, debido a que el material de éstas no se encuentra visible a la Comunidad Académica en el Catalogo en línea, ya que el área de CAIB no cuenta con la cantidad de personal necesaria para abarcar la totalidad de material bibliográfico represado para catalogar.
La colección de trabajos de grado (impresa) requiere reprocesamiento técnico, toda vez que la calidad de los registros no cumple con los estándares y normas de la catalogación y ello entorpece el proceso de recuperación de dicha información.
Las colecciones de mobiliario y tecnología se refieren a elementos como: computadores, casilleros, video beam, que son catalogados a fin de realizar control de activos y préstamo de los mismos de una forma ordenada.
No. Tabla 8. Colecciones por Biblioteca.
BIBLIOTECAS referencia Colección de Hemeroteca grado trabajos de Colección de audioviduales. Colección de académica Producción Bibliográfica Información Análisis de Centro de general Colección reserva Colección de Andrés Bello Convenio Colección RIUD Mobiliario Tecnología TOTAL
PAIBA RAMON DLUYZ
NIETO 443 7 5.905 1.328 661
4.997
691
0 365 120 14.517
TECNOLOGICA 1.358 2 4.590 412 265 13.259 3 531 49 60 20.529
POSTGRADOS EN
EDUCACION 159 9 2.891 93 248 2 7.070 199
403 403 1 41 11.519 CENT. DOC.
SOCIALES 385
144 16 30
10.420 2
3
11.000 ACADEMIA SUPERIOR
DE ARTES 2.229
1.341 302 199
8.049 44
213 213 58 60 12.708
INGENIERIA 472 5.518 457 124 11.965 99 863 863 49 60 20.472
CENT. DOC. DE LAS
ARTES ASAB 1.199
168
4
5
1.376
MACARENA B 158 1 1.176 5 212 4.862 29 0 2 6.445
CENTRO DE ANALISIS
DE IB 49 4
53
ADM DEPORTIVA 115 1.093 35 4 1.605 30 30 33 2.945
MACARENA A 2.323 11 480 476 463 2 28.495 388 1.147 87 64 33.936
VIVERO 1.033 4.559 320 693 12.387 961 51 60 20.064
TOTAL 9.874 30 27.865 3.444 2.903 53 103.118 764 2.200 4.148 698 465 155.562 150.251 4.148 1.163
2.3.2. Terminado Final De Material Bibliográfico
El Centro de Análisis Bibliográfica- Caib realiza terminado final al material bibliográfico con excepción colección RIUD analizado e ingresado en el Sistema de información Aleph, el cual tiene las siguientes actividades en cada material, asignación de sellos, asignación de rótulos de bolsillo, rótulos de lomo, bandas de seguridad, protectores de lomo, tarjeta de bolsillo.
El total de material bibliográfico con terminado final en cada una de las Bibliotecas de enero a marzo de 2017 es de mil novecientos quince (1.915)
Tabla N°9. Total material bibliográfico con Terminado Final –Biblioteca Personal CAIB TERMINADO
FINAL ENERO FEBRERO MARZO TOTAL
46 1.869 1.915
TERMINADO FINAL CAIB 2017 MES Total de libros
- Cd Sellos Rótulos
bolsillo Rótulos de
lomo Banda de
seguridad Protectores
de lomo Tarjeta Total libros entregados Biblioteca
Enero 46 138 46 46 46 92 46 46
Febrero
Marzo 1.869 5.607 3.738 1869 1.869 3.738 1.869 1.869
TOTAL 1.915 5.745 3.830 1.915 1.915 3.830 1.916 1.915
2.3.3. Uso de herramientas tecnológicas para el procesamiento del material bibliográfico
El material bibliográfico en los diferentes formatos se ingresan en el SIB ALEPH y para la descripción y clasificación de los mismos se utiliza la versión digital de las Listas de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas, también el OCLC Dewey Cutter Program para la asignación de las claves de autor, de igual manera se hace uso de los diferentes catálogos en línea según la necesidad
2.3.4. Realizar descripción y acceso a recursos según RDA
La descripción bibliográfica se realiza de acuerdo a las Normas de Catalogación Angloamericanas en su segunda edición. Esta descripción se hace en un nivel 3 de catalogación. Se realiza la clasificación de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey y uso de las listas de encabezamientos.
3. SERVICIOS DE INFORMACIÓN
Satisfacer las necesidades de información de la comunidad académica para apoyar los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la construcción de cultura y proyección social del conocimiento.
NOMBRE DEL INDICADOR: Porcentaje de crecimiento en el uso del Servicio
INDICADOR: (Total uso del servicio del año actual - Total uso del servicio del año anterior/Total uso del servicio año anterior)*100%.
Tabla N°10. Medición Indicador
INDICADOR % CUMPLIMIENTO
Trimestre RESULTADO META META ESPERADA
(Total uso del servicio del año actual - Total uso del
servicio del año anterior/Total uso del servicio año anterior)*100%
(198.083) Uso del servicio 2017 / 852.820 Uso del servicio 2016)/
(852.820) Uso del servicio 2016
(198.083) Uso del servicio. -77%
Préstamos Sib-Aleph (21.655) Consultas Bases de Datos (54.946)
Otros servicios de Información de Biblioteca (23.606)
Catalogo en línea- RIUD (97.876)
Aumentar un 5% el uso del servicio de la
Biblioteca por la Comunidad Universitaria
Nota: Este indicador en la medición de los 3 trimestres alcanza un 100%. En el trimestre cuarto es cuando se determinan el crecimiento del mismo, esto se debe a que el indicador inicia el año en cero usos del servicio cada año.
El total de uso del Servicio es de ciento noventa y ocho mil ochenta y tres (198.083) discriminado por trimestre así:
Primer trimestre del Enero-marzo de 2017 fue de: ocho mil ochenta y tres (198.083).
Tabla N°11. Total Uso del Servicio en el Sistema de Biblioteca
Total Uso del Servicio Enero -Marzo 2016 PRESTAMO DE MATERIAL EN SIB- ALEPH 21.655
CONSULTA BASES DE DATOS 54.946
OTROS SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE
BIBLITOECA 23.606
CATALOGO EN LINEA RIUD – CATALOGO EN LÍNEA
CONSULTAS 97.876
TOTAL 198.083
*Datos propios del Sistema de Biblioteca. Las estadísticas variaron en cada trimestre por el reporte de algunos servicios en proceso de sistematización que no se había reportado. Para el tercer trimestre se está evaluando adicionalmente usuarios catalogo en línea.
El uso del servicio contempla los siguientes servicios:
Servicios de préstamo de material bibliográfico en el Sistema de Información Bibliográfico – Aleph , préstamo en sala, préstamo externo, préstamo de portátiles, uso interno, préstamo de casillero es de:
veintiún mil seiscientos cincuenta y cinco (21.655)
Primer trimestre veintiún mil seiscientos cincuenta y cinco (21.655)
Consulta de bases de recursos electrónicos –bases de datos: cincuenta y cuatro mil novecientos cuarenta y seis (54.946).
Primer trimestre: Cientos treinta y siete mil ochocientos noventa (137.890).
Otros servicios de Información de Biblioteca: veintitrés mil seiscientos seis (23.606).
Primer trimestre: veintitrés mil seiscientos seis (23.606).
Servicio catalogo en línea RIUD – Catalogo en Línea
Primer trimestre: noventa y siete mil ochocientos setenta y seis (97.876).
3.2. SERVICIO DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO POR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN- ALEPH
El Sistema de Biblioteca realiza préstamos de material bibliográfico a la Comunidad Académica, los cuales, se realizan por medio del Sistema de Información Bibliográfico SIB- Aleph de enero a marzo los préstamos de material en SIB-Aleph es de veintiún mil seiscientos cincuenta y cinco (21.655) así:
a. Préstamos en sala: cuatrocientos dieciséis (416).
Primer trimestre: cuatrocientos dieciséis (416).
b. Préstamos a externo: seis mil seiscientos setenta y dos (6.672)
Primer trimestre: seis mil seiscientos setenta y dos (6.672)
c. Uso Interno (colección abierta): dos mil quinientos cuarenta y ocho (2.548).
Primer trimestre: dos mil quinientos cuarenta y ocho (2.548).
d. Préstamos de recursos (casilleros), recursos tecnológicos (portátiles): doce mil dieciséis (12.016).
Primer trimestre: doce mil dieciséis (12.016).
Préstamo de Portátiles: once mil seiscientos noventa y cinco (11.695).
Primer trimestre: once mil seiscientos noventa y cinco (11.695).
Préstamo de Casilleros: Trescientos veinte cuatro (324).
Primer trimestre: Trescientos veinte cuatro (324).
Tabla N°12. Total de prestamos en SIB-Aleph por Servicio
PRESTAMOS ENE FEB MAR TOTAL
PRESTAMOS EN SALA Préstamo en Sala 2 212 202 416
Uso Interno 968 1.580 2.548
PRESTAMO EXTERNO Préstamo externo 11 2626 4035 6672
PRESTAMO RECURSOS ( Casilleros – equipos)
Préstamo de
portátiles 48 4808 6839 11.695
Préstamo casilleros 85 239 324
TOTAL 61 8.699 12.895
21.655 21.655
3.3. SERVICIO CONSULTA A RECURSOS ELECTRONICOS – BASES DE DATOS
El total de recursos electrónicos suscritos y activos para el uso de la Comunidad Académica es Dieciséis (16), los cuales se encuentran en el enlace Bdigital, y pueden ser consultadas en las Bibliotecas, en los Campus de la Universidad, en acceso remoto, siete (7) se encuentran en renovación.
El total de consultas reportadas en el servicio de base de datos de enero a marzo de 2017 es cincuenta y cuatro mil novecientos cuarenta y seis (54.946); siendo la base de datos más consultada por la Comunidad IEEE con cuarenta y cuatro mil cincuenta y siete (44.057) consultas.
Estas estadísticas de bases de datos son suministradas por proveedores, por tanto, se encuentra mes vencido, y son publicadas con posterioridad.
Primer trimestre: cincuenta y cuatro mil novecientos cuarenta y seis (54.946);
Tabla N°13. Total de Consultas en Recursos electrónicos – Bases de Datos.
PROVEEDOR RECURSOS ENERO FEBRERO TOTAL
ELSEVIER
SCIENCE DIRECT 363 2.116 2.479
REAXYS 0
SCOPUS 141 552 693
PUBLICIENCIAS
ACM E. renovacion E. renovacion 0
ENVIRONMENTAL E. renovacion E. renovacion 0
FORESTRY E. renovacion E. renovacion 0
INFOLINK NAXOS 1843 1773 3.616
EBSCO IEEE 9927 34130 44.057
E-Global Services AMBIENTALEX 0
ICONTEC E-NORMAS 45 21 66
E-TECH SOLUTIONS ERIC PLUS 198 817 1.015
DOT LIB SPRINGER E. renovacion E. renovacion 0
JSTOR E. renovacion E. renovacion 0
ITMS GROUP SCIENCE MAGAZINE 3 54 57
IOP IOP 0
PEARSON BIBLIOTECA VIRUTA}PEARSON E. renovacion E. renovacion 0
MAGISTERIO BIBLIOTECA VIRTUAL
MAGISTERIO E. renovacion E. renovacion 0
CENGAGE ACADEMIC ONE FILE 268 1318 1.586
INFORME ACADEMICO 196 1181 1.377
TOTAL 12.984 41.962 54.946
3.4. OTROS SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA
El Sistema de Biblioteca tiene a disposición de la Comunidad Universitaria servicios en proceso de sistematización, el total de uso de los servicios para de Enero a Marzo de 2017 es de veintitrés mil seiscientos seis (23.606).
Primer trimestre (enero-marzo) veintitrés mil seiscientos seis (23.606) uso de los servicios en
Tabla N°14. Servicios en proceso de sistematización
SERVICIOS BIBLIOTECA ENE FEB MAR TOTAL
SERVICIO DE REFERENCIA (PIB, CARTAS DE PRESENTACIÓN, CONMUTACIÓN, ALERTAS,
BIBLIOGRÁFIAS) 28 50 80 158
EXTENSIÓN CULTURAL 0 1 71 72
FORMACIÓN DE USUARIOS (CAPACITACIONES,
VISITAS GUIADAS) 264 555 1.052 1.871
INGRESOS (BIBLIOTECA) 205 8.972 4.463 13.640
PRÉSTAMO MATERIAL NO REGISTRADO EN EL CATALOGO (TRABAJOS DE GRADO, CAB, REVISTAS)
5 1.024 1.960 2.989
RECURSOS (SALAS, CLIENTES DELGADOS,
BLUE RAY, PANTALLAS, VIDEOBEAM, TELONES) 418 1.278 2.282 3.978 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - (MOROSIDAD,
DONACIÓN, ACREDITACIÓN) 15 31 544 590
RECEPCIÓN TRABAJO DE GRADO 128 77 100 305
TOTAL 1.063 11.988 10.555 23.606
Los servicios reportan número de usos en el Sistema de Biblioteca de Enero a Marzo de 2017 son:
Servicio de referencia fue de ciento cincuenta y ocho (158) uso del servicio.
Extensión Cultural es de setenta y dos (72) uso del servicio
Formación de usuarios mil ochocientos setenta y uno (1.871) uso del servicio
Ingresos Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto trece mil seiscientos cuarenta (13.640)
Préstamo material no registrado en el catálogo (trabajos de grado, CAB, Revistas) es de dos mil novecientos ochenta y nueve (2.989) uso del servicio
Recursos (Salas, Clientes delgados, blue ray, pantallas, Videobeam, telones) es de dos mil doscientos ochenta y ocho (2.288) uso del servicio.
Servicios administrativos - (Morosidad, Donación, Acreditación) es de quinientos noventa (590) uso del servicio
Recepción de Trabajos de Grado trescientos cinco (305) uso del servicio.
3.5. FORMACIÓN DE USUARIOS: 1, Inducciones. 2, Capacitaciones 3, Visitas guiadas 4. Cursos de aprendizaje.
El servicio de formación de usuarios tiene como objetivo promover el uso de herramientas de búsqueda y recuperación de información, de igual forma busca empoderar al usuario y en general a la Comunidad académica en la localización de los recursos electrónicos disponibles en el Portal WEB del Sistema de Bibliotecas.
Con el fin de llevar a cabo el objetivo planteado se han establecidos las siguientes modalidades de transferencia de Conocimiento.
Inducciones: Las inducciones por lo general se presentan al inicio del semestre dirigidas a la comunidad académica que ingresa nueva a la Universidad.
Capacitaciones: Capacitaciones en Bases de Datos, para estos meses se realizó de manera individual o por grupos pequeños, para las Bases de Datos especiales para la Facultad de Medio Ambiente.
Visitas Guiadas: Se realizan en la Sede Aduanilla de Paiba
Cursos de Aprendizaje: Está en Fase de desarrollo e implementación.
RIUD: Repositorio Institucional Universidad Distrital
El total de Usuarios formados de Enero a Marzo de 2017 es de mil ochocientos setenta y uno (1.871).
Primer Trimestre: mil ochocientos setenta y uno (1.871) usuarios de la Biblioteca participantes en el servicio de formación de usuarios.
Inducción: mil ochocientos cuarenta (1.840).
Capacitación: treinta y uno (31).
Tabla N°15. Formación de Usuarios por Biblioteca
SERVICIOS BIBLIOTECA ENE FEB MAR TOTAL
FORMACIÓN DE USUARIOS (capacitaciones, visitas guiadas)
Inducción 264 532 1.044 1.840
Capacitación 0 23 8 31
TOTAL 264 555 1052 1.871
3.6. INFORMACIÓN Y REFERENCIA: Búsqueda y recuperación de la Información. Servicio de Alerta nuevas adquisiciones.
Se brinda información a los usuarios en la recuperación de información, facilita los procesos de recuperación de información.
El total de Servicio de referencia prestado en el año 2017 es de ciento cincuenta y ocho (158).
Primer trimestre (Enero – Marzo) es de ciento cincuenta y ocho (158).
Conmutación Bibliográfica: cero (0)
Alertas: Una (1).
Bibliografías: Veintidós (22)
Referencia - Pregunta respuesta: cincuenta y cuatro (54).
Referencia - Recuperación de documentos: uno (1).
Tabla N°16. Búsqueda y recuperación de Información.
SERVICIO DE REFERENCIA
SERVICIO ENE FEB MAR TOTAL
Conmutación Bibliográfica 0 0 0 0
Alertas 0 1 0 1
Bibliografía 2 17 3 22
Referencia - Pregunta respuesta 26 5 23 54 Referencia – Recuperación de
Información 0 1 1
Referencia - Especializada 0 0 0 0
TOTAL 28 24 26 158
3.7. GESTIÓN DE CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS INTERINSTITUCIONALES CON EL SIBUD 3.7.1. Convenio Andrés Bello
Firma del Convenio establecido entre la Organización del Convenio Andrés Bello y la Universidad Distrital por diez (10) años a título de tenencia para que almacene, custodie y coloque al servicio el material bibliográfico y hemerográfico de propiedad de los Estados Miembros de la Organización.
La colección se seleccionó de acuerdo a características y contenido como: Tesis, Memoria Institucional de Convenio Andrés Bello, Libros, Cartillas, Enciclopedias, Diccionarios, Materiales Fotocopiados, material contaminado, material sin clasificación temática y segundos ejemplares de los títulos de libros.
El total de la colección recibida y seleccionada por el personal de la Biblioteca corresponde a, Cuatrocientos Cuarenta y Nueve (449) títulos y Ocho Mil Novecientos Ochenta y Uno (8.981) ejemplares.
En el año 2016 se inicia el análisis de información para ser ingresado en el Sistema de Información Bibliográfico – Aleph que maneja la Biblioteca, a fin de visibilizar el total de material bibliográfico en custodia. Para la catalogación se estableció un código de barras que identifica esta colección.
Tabla N°17. Colección Andrés Bello
BIBLIOTECA COLECCIÓN Total Colección Total Colección en
el Sib-Aleph Ramón D´Luyz Nieto Colección Andrés
Bello Títulos 449
Ejemplares 8.981 2.200
TOTAL 9.430 2.200
NOTA: En la actualidad se encuentra realizando el proceso de ingreso al SIB de la colección Andrés Bello para un total de dos mil doscientos (2.200) ejemplares ingresados de un total de la colección de nueve mil cuatrocientos treinta ( 9430) ítems.
3.7.2. Gestión de convenios Interbibliotecario a través del PIB y Cartas de Presentación
El Sistema de Biblioteca de la Universidad Distrital tiene activos Cuarenta y Ocho (48) Convenios Interinstitucionales, con Universidad públicas y privadas, y entidades del estado que se encuentran en la Ciudad de Bogotá.
Las Bibliotecas inscritas en el convenio más consultadas son: Universidad Nacional de Colombia, Universidad Javeriana, Universidad Pedagógica, Universidad de la Sabana, Universidad Externado de Colombia, Universidad Autónoma de Colombia, Universidad Andes, Universidad Santo Tomás, Universidad de la Salle, Universidad Gran Colombia, Universidad Cenda, Universidad Central, Universidad Libre, Universidad Inca, Universidad Udca, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Universidad Antonio Nariño, Universidad Del Rosario, Fundalectura, Instituto Caro y Cuervo,
El total de Cartas de Presentación y Prestamos Interbibliotecario del año 2017 de enero a marzo es de ochenta (80):
Primer Trimestre: ochenta (80)
Prestamos Interbibliotecario: cuatro (4).
Cartas de Presentación: setenta y seis (76).
Tabla N°18. Préstamo Interbibliotecario y Cartas de Presentación
SERVIOS ENE FEB MAR TOTAL
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO - 4 4
CARTAS DE PRESENTACIÓN 26 50 76
TOTAL 0 26 50 80
3.8. EXTENSIÓN CULTURAL: Promoción a la lectura en el Sistema de Biblioteca.
El servicio de Extensión Cultural, en el marco del programa Lecturas y Escrituras, desarrolla y planifica actividades.
LIBRO AL VIENTO
El Sistema de Bibliotecas desarrolla su programa a través de varios proyectos entre ellos el proyecto de promoción de lectura. En el año 2016 se está desarrollando mediante la divulgación del Programa de Fomento a la Lectura
“Libro al Viento” del Instituto Distrital de las Artes IDARTES.
Promoción de lectura se ha venido desarrollando mediante el Convenio con la Gerencia de Literatura IDARTES, mediante el cual, se está impulsando el programa de Fomento a la Lectura “Libro al Viento”. A través de las modalidades; Libre Circulación, Trueque y el préstamo de la Colección Libro al Viento que se está conformando en
cada Biblioteca del Sistema. Se realizaron dos entregas de títulos y ejemplares de la Colección Libro al Viento, en las Bibliotecas para el desarrollo de la gestión de Circulación.
Objetivo del programa lecturas y escrituras del Sistema de Bibliotecas Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Fomentar la lectura y la escritura promoviendo dinámicas que estimulen y animen a la comunidad académica a desarrollar actividades lectoras. Teniendo en cuenta temáticas de historia, arte, literatura y ciencia. De igual forma recuperar y dar a conocer la memoria Institucional y de la Ciudad Región de Bogotá D.C. propiciando en diálogo sobre la transformación de espacios y cotidianidad en el tiempo, mediante dinámicas encaminadas a escuchar, replicar lecturas y hacer lecturas.
Modalidades Libro al Viento:
La Libre Circulación, entrega del libro a la persona que manifieste el interés en la lectura del mismo, dándole a conocer el concepto de Bien Público del libro, con el fin de dejar claro que no es un obsequio, una vez leído y/o compartido con nuestro círculo familiar o social, la idea es retornarlo en cualquier punto de Libro al Viento con el fin de hacer un trueque o intercambio, mediante el cual deja el que llevó y puede si lo desea tomar otro.
Trueque, intercambio de libros de la Colección Libro al Viento. Las personas que tengan libros de la Colección Libro al Viento, que ya hayan leído, hojeado, y desean leer otro libro de algunas de las Colecciones puede intercambiarlo en los puntos de distribución de Libro al Viento, y en las Bibliotecas de la Universidad Distrital. Conformación de Colección Libro al Viento en cada Biblioteca del Sistema. De las entregas de material hechas por IDARTES al Sistema de Bibliotecas de la Universidad se han seleccionado ejemplares para ser procesados técnicamente y pasar a ser parte de las Colecciones bibliográficas de cada Biblioteca.
Cada Biblioteca tiene un Exhibidor ubicado en punto de control por parte del personal de servicios de las Bibliotecas.
En cada Biblioteca se ha realizado la socialización de las modalidades de Circulación, la Comunidad Académica ha realizado a acogido el programa, esto se evidencia en las relaciones de material que entró en circulación en el I Semestre Académico.
NOTA: La Diversidad del material circulado en el programa de Libro al Viento, depende de los títulos enviados por IDARTES al Sistema de Bibliotecas.
El total de Usuarios en Extensión Cultural con el Proyecto Promoción de Lectura/ Libro al viento en el año 2017 de enero a marzo es de setenta y cinco (75): usuarios que han accedido al programa libro al viento apoyado por IDARTES y fomentado por el Sistema de Bibliotecas de la Universidad.
Primer trimestre: setenta y cinco (75): circulación de libro al viento.
Tabla N°19. Servicio Extensión Cultural. Promoción de Lectura - Libro al Viento EXTENSIÓN
CULTURAL
SERVICIO ENE FEB MAR TOTAL
Promoción de lectura /
libro al Viento 0 1 74 75
3.9. REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD
El Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue creado mediante el Acuerdo 030 de 2013 del Consejo Académico como el Sistema de Información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción académica e investigativa de la comunidad universitaria.
El Repositorio Institucional RIUD tiene las siguientes fases:
Fase de Planeación y Diseño
Fase de Implementación
Fase de Consolidación
