Pídale ayuda a su Administrador del Sistema para
completar la siguiente información.
Escriba el número de teléfono del hotel/motel y el número del Express Messenger en caso de que fueran diferentes.
Número de teléfono del Hotel/Motel: ________________________________
Número del Express Messenger: __________________________________
Escriba los siguientes números de teléfono importantes, y téngalos a mano mientras utiliza el Express Messenger.
Extensión del centro de mensajes: ___________________________________
Su número del buzón de correo de la recepción:_________________________
Código de seguridad por defecto: ____________________________________
Escriba el nombre y el número de extensión de su Administrador del Sistema en caso de que necesite ayuda con el Express Messenger.
Nombre: __________________________________
Extensión: ________________________________
Revisión - © 2001 Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados. Mitel es una marca comercial registrada de Mitel Networks Corporation. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos dueños.
Mitel Networks Corporation, sus afiliadas, y/o subsidiarias se reservan el derecho de cambiar la información que contiene el presente documento sin previo aviso.
*
Índice
A quién está dirigida esta guía 4
Cómo comenzar 4
Acerca de los buzones de correo para huéspedes 4 Acerca del buzón de correo de la recepción 4
Preparativos 5
Cómo configurar el código de seguridad y el saludo
del buzón de correo de la recepción 5
Cómo acceder al menú del buzón de correo
de la recepción 7
Cómo ayudar a los huéspedes a acceder a sus mensajes 8
Cómo configurar el estado del buzón de correo
para huéspedes 8
Cómo registrar el ingreso de los huéspedes 8 Cómo registrar la salida de los huéspedes 9
Cómo transferir el buzón de correo para huéspedes 10
Cómo acceder al buzón de correo de un huésped 11
Cómo acceder a las opciones del buzón de
4
A quién está dirigida esta guía
Esta guía está dirigida al recepcionista en un hotel o motel. Brinda las instrucciones acerca de cómo utilizar las funciones del buzón de correo de recepción del Mitel Express Messenger.
Cómo comenzar
Mitel Express Messenger es un sistema de correo de voz automatizado para administrar llamadas telefónicas y la toma de mensajes. Express Messenger también brinda
aplicaciones de buzón de correo para la recepción y para los huéspedes de hoteles o moteles.
Acerca de los buzones de correo para huéspedes
Los buzones de correo para huéspedes se asignan a la extensión de cada habitación de huéspedes. Los buzones de correo para huéspedes brindan a los huéspedes las
funciones básicas del correo de voz. Los huéspedes pueden
• reproducir los mensajes recibidos
• crear sus propios saludos
• configurar sus propias llamadas para despertarlos.
Cuando transfiere una llamada al teléfono de un huésped, la persona que llama puede dejar un mensaje de voz si el huésped no la atiende.
Acerca del buzón de correo de la recepción
Como recepcionista, usted utiliza el buzón de correo de la recepción para administrar los buzones de correo para huéspedes. Desde el buzón de correo de la recepción, usted puede
• ayudar a los huéspedes a acceder a sus mensajes
• configurar el estado de un buzón de correo de huésped en ingreso
• configurar el estado de un buzón de correo de huésped en salida
• configure el idioma para los mensajes de voz del buzón de correo (la
selección de idioma es una función opcional que puede no estar disponible en su sistema)
• transferir los mensajes de un huésped a otro buzón de correo
• acceder a un buzón de correo de huésped
• acceder a las funciones estándares del correo de voz (el buzón de
correo de la recepción brinda acceso a las opciones del menú principal para el buzón de correo de la extensión de la recepción).
Preparativos
Antes de acceder al buzón de correo de la recepción, necesita
• El número del centro de mensajes de Express Messenger. Su
Administrador del Sistema se lo suministrará; regístrelo al principio de esta guía.
• El número de buzón de correo de la recepción. Su Administrador del
Sistema se lo suministrará; regístrelo al principio de esta guía. Por lo general, es el mismo número que el de la extensión de la recepción.
• Un código de seguridad para el buzón de correo de la recepción. Su
Administrador del Sistema le dirá la longitud del código de seguridad a utilizar (entre 3 y 6 dígitos). Su código de seguridad por defecto es una serie de nueves. Cambie el código de seguridad por defecto a una serie de dígitos (con la misma cantidad de dígitos que el código de seguridad por defecto).
• Un saludo. Este saludo es lo que escuchan las personas cuando
llaman a la recepción y usted no puede atender sus llamadas.
Cómo configurar el código de seguridad y el saludo del
buzón de correo de la recepción
1. En el teléfono de la recepción, levante el auricular y obtenga tono (o utilice el marcado con manos libres).
2. Marque el número de centro de mensajes.
Express Messenger le solicita su código de seguridad.
3. Ingrese el código de seguridad por defecto: ...
La primera vez que llame al Express Messenger, su código de seguridad por defecto será una serie de nueves.
4. Marque para continuar.
5. Express Messenger le solicitará un nuevo código de seguridad (debe cambiar el código de seguridad por defecto). Su nuevo código de seguridad deberá tener la misma cantidad de dígitos que el código de seguridad por defecto. No utilice una serie de nueves otra vez, y no utilice el [*] o el [#]. Ingrese su nuevo código de seguridad.
6. Express Messenger le solicitará que reingrese su nuevo código de seguridad para confirmación. Ingrese su nuevo código de seguridad una vez más.
6
7. Express Messenger le solicitará que grabe su nombre. Diga el nombre del hotel o motel, por ejemplo:
"La recepción del Motel ABC "
Hable inmediatamente después de la señal, y marque cualquier botón cuando haya terminado.
8. Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su
nombre y volverlo a grabar.
9. Express Messenger le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A continuación le ofrecemos un modelo de saludo:
"Usted se ha comunicado con la recepción del Motel ABC en este momento no podemos atender su llamada, por favor deje su nombre, número de tel., y un mensaje corto -- y nos comunicaremos con usted a la brevedad."
10. Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su
saludo y volverlo a grabar.
Cómo acceder al menú del buzón de correo de la
recepción
Para acceder al menú del buzón de correo de la recepción
1. Levante el auricular.
2. Marque el número del centro de mensajes de Express Messenger. 3. Cuando Express Messenger le pida su código de seguridad, ingrese el
código de seguridad para el buzón de correo de la recepción. 4. Elija una de las opciones del menú que se ilustran a continuación:
Login for Guest (Registro del huésped) Ayuda a los huéspedes a
acceder a sus mensajes de correo de voz.
Check in (Ingreso) Configura el estado del buzón de correo del
huésped como ingreso.
Check out (Salida) Configura el estado del buzón de correo del
huésped como salida.
Move (Transferir) Transfiere los mensajes y el saludo de un huésped
a otro buzón de correo de voz.
Login for Access (Registro para acceso) Accede al buzón de correo del
huésped.
Access Front Desk Mailbox (Cómo acceder al buzón de correo de la recepción) Accede a las opciones del buzón de correo de la
recepción.Sírvase notar que después de que usted ha accedido a las
opciones del buzón de correo de la recepción no puede volver al menú de recepción. Para volver, deberá salir y registrarse de nuevo.
Auto Attendant (Atendedor automático) Vuelve al atendedor automático
– Express Messenger contestará y reproducirá el saludo de su hotel o motel. Este botón funciona sólo cuando usted está en un menú. Si se encuentra ingresando números, 0 es una entrada numérica.
8
Cómo ayudar a los huéspedes a acceder a sus
mensajes
Si un huésped llama a la recepción y quiere verificar sus mensajes de correo de voz
1. Marque el botón Trans/Conf para poner al huésped en espera. 2. Marque el número del centro de mensajes del Express Messenger. 3. Cuando el Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
para el buzón de correo de la recepción.
4. Marque . El sistema le solicitará el número de buzón de correo de voz
del huésped.
5. Ingrese el número de buzón de correo del huésped.
6. Espere hasta escuchar el mensaje ”Ahora puede terminar el proceso de registro asistido“.
7. Corte. El sistema transfiere al huésped al buzón de correo del huésped.
Cómo configurar el estado del buzón de correo
para huéspedes
Cómo registrar el ingreso de los huéspedes
Cuando registra un huésped en una habitación, configure el estado del buzón de correo del huésped como ”ingreso“. Un buzón de correo del huésped que está configurado como ”ingreso“ puede aceptar nuevos mensajes.
1. Marque el número del centro de mensajes del Express Messenger. 2. Cuando Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
del buzón de correo de la recepción.
3. Marque para configurar el estado de ”ingreso“ El sistema le solicitará
que ingrese el número de buzón de correo de voz del huésped.
4. Ingrese el número de buzón de correo del huésped para la habitación. 5. Si se lo solicita, seleccione el idioma para los mensajes de voz que los
húespedes escuchan cuando usan el sistema de correo de voz. 6. Si el número de buzón de correo es válido y si el estado del buzón de
correo es de ”salida“, el sistema cambiará el estado a ”ingreso“.
De lo contrario, usted recibirá el siguiente mensaje ”Este buzón de correo ya se encuentra en estado de ingreso“.
Sírvase notar que cualquier mensaje del huésped anterior se borra cuando el estado cambia de ”salida“ a ”ingreso“.
Cómo registrar la salida de los huéspedes
Cuando usted registra la salida del huésped de la habitación, configure el estado del buzón de correo como ”salida“. Un buzón de correo configurado como ”salida“ no puede aceptar mensajes nuevos.
1. Marque el número del centro de mensajes de Express Messenger. 2. Cuando el Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
para el buzón de correo de la recepción.
3. Marque para configurar el estado de ”salida“. El sistema le solicitará que ingrese el número de buzón de correo de voz del huésped.
4. Ingrese el número de buzón de correo del huésped para la habitación. 5. Si el número de buzón de correo es válido y si el estado del buzón de
correo es de ”ingreso“, el sistema cambiará el estado a ”salida“. De lo contrario, usted recibirá el siguiente mensaje ”Este buzón de correo ya se encuentra en estado de salida“.
Sírvase notar que los mensajes del buzón de correo en estado de ”salida“ no se borran hasta que el estado se configura como ”ingreso“.
10
Cómo transferir el buzón de correo para
huéspedes
Si usted transfiere un huésped a otra habitación, también deberá transferir los mensajes y el saludo del buzón de correo del huésped. Antes de que pueda transferir el buzón de correo para huéspedes:
• El estado actual del buzón de correo del huésped debe ser ”ingreso“
• El buzón de correo de destino debe configurarse en estado de
”salida“
Para transferir el buzón de correo para huéspedes
1. Marque el número del centro de mensajes del Express Messenger. 2. Cuando el Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
para el buzón de correo de la recepción.
3. Marque . El sistema le solicitará que ingrese el número de buzón de
correo actual del huésped.
4. Ingrese el número de buzón de correo actual del huésped. El sistema le solicitará el número de buzón de correo de la habitación a la que quiere transferir los mensajes y el saludo del huésped.
5. Ingrese el número de buzón de correo de la habitación a la que se está transfiriendo el huésped.
6. Si el número de buzón de correo de destino es válido y el estado actual del buzón de correo es de ”salida“, se copiarán los mensajes y el saludo del huésped al buzón de correo.
Cómo acceder al buzón de correo de un huésped
Usted puede acceder al buzón de correo de un huésped y
• verificar los mensajes del huésped
• configurar un saludo para el buzón de correo de un huésped
• configurar una llamada para despertarlo.
Para acceder al buzón de correo de un huésped
1. Marque el número del centro de mensajes del Express Messenger. 2. Cuando el Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
para el buzón de correo de la recepción.
3. Marque . El sistema le solicitará que ingrese el número de buzón de
correo del huésped.
4. Ingrese el número de buzón de correo del huésped. El sistema anuncia la cantidad de mensajes en el buzón de correo.
5. Seleccione una opción del menú principal del huésped y siga las instrucciones.
Cómo acceder a las opciones del buzón de
correo de la recepción
Del menú de recepción, puede acceder a las opciones del buzón de correo de la recepción. Después de acceder a estas opciones del buzón de correo, puede verificar los mensajes del buzón, enviar mensajes a otros buzones, cambiar el saludo del buzón de correo de la recepción, cambiar el código de seguridad, etc.
Para acceder a las opciones del buzón de correo de la recepción
1. Marque el número del centro de mensajes del Express Messenger 2. Cuando el Express Messenger responda, ingrese el código de seguridad
para el buzón de correo de la recepción.
3. Marque .
