I. MUNICIPALIDAD DE SAN FELIPE SECRETARIA MUNICIPAL
SAN FELIPE, 17.JUN.2008 2493
N° _______________/
VISTOS :
Estos antecedentes, en uso de las Facultades que me confieren los artículos 12º, 20º y 56º del Texto Refundido de la Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, D.F.L. Nº 2/19.602 del Ministerio del Interior de 1999, y lo previsto en la Sentencia de Proclamación de Alcaldes del Tribunal Electoral, Región de Valparaíso, de fecha 25 de Noviembre de 2004.
CONSIDERANDO :
La necesidad de la Municipalidad de San Felipe de ordenar, adecuar y sistematizar procedimientos administrativos internos que regulen el uso de los salones municipales.
Con el objeto de establecer una normativa para facilitar el uso de salones para el desarrollo de las diferentes actividades y reuniones de las unidades municipales y diversas organizaciones de la Comuna.
D E C R E T O
1.- APRUEBASE el Instructivo sobre uso de Salones de la I.
Municipalidad de San Felipe en el Edificio Consistorial, el que regirá a partir de la presente fecha.
Anótese, Comuníquese y Publíquese en Página Web Municipal.
JAIME AMAR AMAR ALCALDE
EMA GARCIA ITURRIETA SECRETARIO MUNICIPAL
INSTRUCTIVO SOBRE USO DE SALONES
DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN FELIPE
EDIFICIO CONSISTORIAL
1.-
Los presentes criterios regirán las actividades que se realicen en los Salones del edificio consistorial de la Municipalidad de San Felipe.
2.-
Los salones podrán ser utilizados para la realización de actividades y reuniones de las diversas unidades municipales
Los días y horarios registrados en planilla que para tales fines lleva la Secretaría Municipal (salón 3 y subterráneo) y Alcaldía (salón de honor).
3.-
La solicitud para utilizar los salones se debe realizar vía teléfono o correo electrónico por parte de las unidades municipales con antelación de a lo menos 5 días antes de la actividad a realizar y las organizaciones externas deben enviar una carta por escrito indicando el carácter de la actividad dirigida al Sr. Alcalde quien autorizará si corresponde objetivo, horario, persona responsable.
La persona responsable de la actividad responderá ante el municipio en caso de surgir cualquier problema derivado de la actividad, así como de ocurrir algún daño a las instalaciones se deben cubrir las erogaciones necesarias a su reparación.
Toda difusión que se haga de la actividad deberá ser posterior a la autorización de la misma.
4.-
Los salones cuentan con mesa para expositores y un número determinado de sillas, cantidad que se deberá consultar antes de fijar la reunión para no exceder en el número de asistentes de acuerdo a la capacidad de cada salón.
Para utilizar el equipo Data Show y note book se debe coordinar con Secretaría Municipal, quienes entregarán el material previa firma de un recibo, a fin de que la persona que lo solicite se haga responsable de su cuidado y lo devuelva en las mismas condiciones en que fue recibido.
En los salones del municipio está prohibido fumar, tomar bebidas de cualquier tipo y consumir alimentos.
Se deberá preservar el mobiliario así como toda la infraestructura de la que dispone.
El uso normal será de lunes a viernes de 8.00 a 21:30 horas, necesitándose una autorización expresa para el uso fuera del horario y días establecidos.
El aire acondicionado del salón de honor será operado sólo por personal del municipio y se deberá solicitar en Alcaldía su puesta en funcionamiento o la regulación del mismo.
La actividad a desarrollar deberá tener un público acorde con la capacidad señalada.
5.-
El municipio facilitará el acceso a quienes se les haya autorizado el uso del Salón, con antelación suficiente para instalar accesorios o complementos a los equipos existentes, manteniendo el acceso hacia el Salón.
Si quienes usan el Salón de Actos disponen algún procedimiento para controlar el acceso o para la recepción de las personas deberán establecerlo y se dispondrá de un mesón afuera del salón, no podrán ubicarse en los accesos del municipio o en el exterior del mismo, salvo excepciones expresamente autorizadas.
6.-
Todo servicio adicional al uso del Salón (por ej. Coffe break, brindis, o cualquier atención), correrá por cuenta y cargo del solicitante debiendo incluir en la solicitud estos aspectos a efectos de ser autorizados y de manera que el Municipio pueda coordinar el lugar y la forma de desarrollarlos sin interferir con sus actividades.
7.-
El uso de los salones no tendrá costo, pero se solicitará a la persona responsable que debe preocuparse de apagar las luces cuando la actividad termine y dejar el salón cerrado, avisando en Secretaría el término de la reunión.
Los salones deben mantenerse en las mismas condiciones en que se les entrega, limpio y con sus sillas ordenadas.
LAS REGLAS PARA EL USO DE LAS SALAS DE REUNIONES General
• Los grupos que usan las salas de reuniones pertenecen a organizaciones de la comuna. El uso de las instalaciones debe reflejar un comportamiento acorde a eso.
• Las actividades para los menores de edad deben ser supervisadas por adultos responsables.
• No se permite fumar en ningún salón de reuniones.
• La autorización para el uso de salones del municipio se limita a los muebles y al equipo asignado a esa sala
Las responsabilidades del usuario
• Un representante autorizado del grupo que hace la reserva del salón de reuniones debe permanecer en el recinto durante todo el periodo por el cual está reservado.
• Los salones de reuniones deben ser devueltos en la misma condición en la que fueron encontradas.
• Los usuarios de estos salones convienen pagar por cualquier daño causado a la propiedad del municipio.
• Los usurarios deben informar sobre el número de asistentes a su reunión.
Actividades prohibidas
• Consumo de drogas, alcohol, y de productos derivados del tabaco. • Comportamiento dañoso.
• Las actividades que impidan la función normal del municipio.
• El uso de cualquier equipo que interfiera con las operaciones del municipio o que produzca pérdidas u obligaciones para el mismo. Biblioteca.
Actividades limitadas
• Los refrigerios deben limitarse a productos que sean fáciles de desechar como los bocadillos ligeros. Todos los refrigerios deben ser consumidos fuera del salón de reuniones, y la basura colocada en los recipientes correspondientes.
Instalación de la sala
Los grupos pueden adecuar los muebles del salón para lo que necesiten, con el entendimiento de que éstos serán devueltos a sus lugares originales.
Autorización de uso revocada
El privilegio de usar las salas de reuniones será revocado si las actividades de los usuarios impactan negativamente las operaciones normales del municipio, por ejemplo:
• La reunión se efectúa de manera ruidosa, desordenada o inflamatoria. • El tamaño de la reunión presenta algún peligro para la seguridad
personal o del edificio, o supera la capacidad de estacionamiento, etc. • Las actividades de los usuarios en la sala de reuniones distraen al
personal del municipio en el desempeño de sus deberes. • Los usuarios no paguen por daños a la sala de reuniones.
• Los usuarios de los salones no dejan la sala en la misma condición en la que la encontraron.
• Si no cumplen con alguna de las normas del municipio. .
Responsabilidad
El municipio no asume ninguna responsabilidad por artículos que sean extraviados o robados, o por daño a los vehículos en el estacionamiento.
