Gestión del sistema de Control Interno
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LLIIDDEERRAAZZGGOOIINNTTRRAAIINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALLPREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA
INGA. CINTYA JIMÉNEZ LIC. ALONZO HERNÁNDEZ LIC. LUIS CARLOS FALLAS
VALIDADO POR : EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
ENTIDAD OGANIZACIONAL A LA QUE PERTENECE
INGA. CINTYA JIMÉNEZ
REVISADO POR:
DRA.ROSSANA GARCÍA
DIRECTORA GENERAL DE SALUD
APROBADO POR: DRA.MARÍA LUISA ÁVILA AGÜERO
MINISTRA DE SALUD
1. Introducción
Este manual muestra los aspectos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Control Interno en el Ministerio de Salud, cuya finalidad es proporcionar una seguridad razonable en la adecuada protección y uso del patrimonio, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad y oportunidad de la información, el alineamiento jurídico y técnico y el enfoque al cliente interno y externo. Se exponen los pasos que comprenden su aplicación así como los responsables de su ejecución.
2. Objetivo
Gestionar el correcto funcionamiento del Sistema de Control Interno Institucional, con el fin de potencializar oportunidades de mejora que contribuyan al cumplimiento del marco estratégico del Ministerio de Salud, y al mejoramiento continuo de los componentes del control interno.
3. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica en todos sus niveles y entidades organizacionales.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. • Actividades de control • Administración activa • Ambiente de control • Diagrama de flujo • Enfoque al cliente • Indicadores de desempeño • Indicador de gestión • Indicador de impacto • Jerarca
• Seguimiento del SCI
• Sistemas de información (como componente de CI)
• Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)
• Valoración del riesgo
5. Referencias
• Ley General de Control interno y
• Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
• Resolución R-CO_64_2005- Directrices para la implementación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo, Contraloría General de la República 2005
• Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud,
Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006.
• Marco Estratégico del Ministerio de Salud 2007.
• Políticas del Sistema de Control Interno Institucional, Ministerio de Salud 2007.
6. Responsables
La Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional es responsable de la ejecución del procedimiento.
7. Procedimiento
7.1. Diagnóstico
integrado
de necesidades institucionales del proceso de Gestión
de Control Interno
El responsable del proceso determina las necesidades institucionales y las categoriza entre las que se pueden resolver de manera inmediata, sin modificar la programación y asignación de recursos actual y aquella que si lo requieren, estas últimas pasan a la elaboración del plan o gestión de ajustes (actividad 7.2), en caso de que se resuelvan de forma inmediata continua con la actividad 7.3: Facilitar aplicación de normas.
7.2. Elaboración
del
plan o gestión de ajustes
Se debe incorporar el ajuste en los planes que se están ejecutando tanto a nivel estratégico, táctico y operativo, además se debe identificar si se requiere incorporar acciones en los planes del próximo periodo, para esto tiene que identificar la etapa en el proceso de planificación para gestionar los ajustes en los productos ya elaborados o garantizar que se incorporen en los productos por elaborar, en el Proceso de Planificación Intrainstitucional.
Posteriormente, se verifica si existe requerimiento de elaboración o ajuste de normas del Sistema de Control Interno, cuando sea así pasa a la actividad 7.3, en caso contrario a la 7.4.
7.3. Elaboración
de
normas del Sistema de Control Interno
El responsable, con respecto a lo que establece la Ley General de Control Interno, las normas generales de la Contraloría General de la República, las políticas institucionales, el Marco Orientador del SEVRI, procedimientos de trabajo, normas y protocolos establecidos para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, se debe diseñar o ajustar los instrumentos de autoevaluación y de mejoramiento necesarios para asegurar que la implementación de los componentes de control interno cumpla con lo requisitos legales e institucionales.
7.4.
Facilitar aplicación de normas
La Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional, debe velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, para ello debe apoyar y facilitar que todas las unidades organizacionales verifiquen el funcionamiento del Sistema de Control Interno y propongan mejoras y ajustes a los diferentes componentes, para ello utiliza las normas elaboradas en el paso anterior y se basa en el instructivo Autoevaluación de Control Interno con el código: MS.NI.LI.06.01.01.
7.5.
Análisis del impacto de las funciones del Ministerio de Salud
El responsable realiza un análisis de los indicadores y de la evaluación del impacto realizada por el proceso de Planificación Intrainstitucional, junto con el análisis de la calidad del servicio y de las expectativas y necesidades de los clientes determinadas en el proceso de Atención al cliente interno y externo. Además, se incluyen el informe de Auditoria Interna, auditorias específicas de los procesos y autoevaluaciones de control interno. Mediante el análisis anterior, se determina el impacto alcanzado en las funciones del Ministerio, tanto rectoras como de gestión intrainstitucional, y se compara con el esperado para definir las brechas existentes. En el caso de que el impacto sea sostenible e igual o superior al esperado, se prosigue con el proceso de seguimiento de las acciones del proceso de Control Interno.
Cuando no se alcanza el impacto esperado o este no es sostenible, se debe verificar el alineamiento del plan estratégico; cuando no esta alineado se articula con el proceso de Conducción Intrainstitucional para que defina directrices que reorienten los lineamientos estratégicos y el ajuste del plan en el proceso de Planificación Intrainstitucional.
Ajustado o no ajustado el plan estratégico, si no se alcanzó el impacto esperado, se define la necesidad de alinearlo con los procesos del Ministerio de Salud, para lo cual se prosigue con el análisis de la eficiencia y eficacia de los procesos. Cuando no es necesaria la alineación se continúa con el seguimiento de las acciones de Control Interno.
7.6.
Análisis de la eficiencia y eficacia de los procesos
Este análisis se realiza cuando no se alcanza el impacto esperado, se alcanza pero no es sostenible o se requiere alinear los procesos al plan estratégico después de ajustar su enfoque. El responsable compara los valores obtenidos en los indicadores diseñados para medir la eficiencia y eficacia tanto de los procesos como de los planes institucionales y determinar las diferencias existentes, además de evaluar el cumplimiento de la legislación vigente. Esto con el fin de relacionar el grado de cumplimiento con los planes y con la ejecución de los procesos.
Cuando los valores de eficiencia y eficacia son los esperados, se continúa con los procesos de seguimiento de las acciones de control interno (apartado 7.8).
7.7.
Identificación de causas
En el caso de que no se logren los niveles esperados se determinan las causas que impidieron alcanzar la meta, para definir en cual de los componentes del sistema es pertinente realizar modificaciones o correcciones, en estos caso es necesario articular con los proceso de Desarrollo organizacional y planificación Intrainstitucional para que suministre información de auditorias de procesos y el seguimiento a la programación operativa, táctica y estratégica, respectivamente, además, en esta actividad debe ingresar como insumo las oportunidades de mejora no implementables por el líder proceso, identificadas en cada proceso.
Para las causas no asociadas al funcionamiento específico del Sistema de Control Interno junto con las oportunidades de mejora identificadas en otros procesos, se gestiona el mejoramiento con otros procesos como planificación intrainstitucional y conducción intrainstitucional o cuando la especificidad así lo indique con otros procesos asociados.
Identificadas las causas asociadas al Sistema de Control Interno se ajustan de acuerdo con los componentes de control interno:
Evaluación del ambiente de control
El ambiente de control es el primer componente que se analiza, con el fin de definir la necesidad de implementar acciones correctivas, a partir de la información y análisis anteriores. Esto implica valorar las actitudes y las acciones de los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios de la institución, sus valores y el ambiente en que desempeñan sus funciones.
El proceso se encargará de definir las condiciones que caracterizan un “ambiente de control adecuado”, entre ellas:
• Apoyo y divulgación del jerarca y las jefaturas de las medidas de control y apego a ellas.
• Fomento de los valores de integridad y ética.
• Idoneidad del recurso humano y una estructura organizativa que favorezca las actividades de control.
• Mecanismos adecuados de delegación y coordinación de funciones.
• Apropiación de los funcionarios del sistema de control interno con actitudes críticas, constructivas y de compromiso.
• Mecanismos de apoyo, cooperación y retroalimentación permanentes que contribuyan al
mejoramiento de la calidad del trabajo.
• Incentivar el intercambio de información y conocimiento para propiciar un clima de
confianza en los funcionarios.
• Una auditoría interna que agregue valor a los procesos organizacionales como un apoyo a la administración.
Una vez identificadas esas características, se articula con el proceso de Desarrollo Organizacional para confeccionar los ajustes al diseño organizacional de la institución de manera que propicie un ambiente de control y un ambiente de apoyo al SEVRI, mientras que los procesos de Gestión de Recursos Humanos y el de Mercadotecnia Institucional contribuyen a la implementación de los ajustes planteados en el diseño de la cultura organizacional y procesos. Una vez finalizada esta actividad se evalúa el componente de valoración del riesgo.
En el caso de no ser necesario el fortalecimiento del ambiente el control se continúa con la evaluación del componente de la valoración del riesgo.
Evaluación de la valoración del riesgo
El paso siguiente consiste en una evaluación de la administración de riesgos efectuada por los titulares subordinados. Dentro de los aspectos que se deben evaluar se encuentran los siguientes:
• La correcta identificación de los riesgos.
• La inclusión de indicadores de riesgo en los planes institucionales.
• La claridad y la uniformidad de esos indicadores, y si son fácilmente aplicables, medibles y de conocimiento general.
• El uso de los indicadores en el momento oportuno.
• La correcta administración de los riesgos para mantenerse en un nivel de riesgo aceptable.
• La documentación de los riesgos.
Cuando esta administración de riesgos no contribuya o su contribución sea insuficiente para la consecución de los objetivos institucionales, se requiere ajuste a la identificación, análisis y evaluación de riesgos, para lo cual se debe articular con el Proceso de Planificación Intrainstitucional; dicho proceso realizará los ajustes a los planes estratégicos y operativos respectivos. Después de finalizar los ajustes se pasa a la evaluación de las actividades de control.
Cuando no requiera realizar ajustes en este componente se continúa con el análisis de las actividades de control.
Evaluación de las actividades de control
En este punto del proceso de Control Interno se analiza el componente de actividades de control y la necesidad de ajustarlas para el cumplimiento del Marco Estratégico Institucional. Para ello, se determina la necesidad de ajustes en dichas actividades y, en el caso de ser necesario, se envía a diferentes procesos para diseñar las medidas pertinentes. Esta evaluación e identificación de los ajustes incluye:
• La inclusión de las actividades de control tanto en planes institucionales como en los procesos de la organización, con el proceso de Desarrollo Organizacional para definir líneas de autoridad o emisión de instructivos de trabajo.
• La efectiva aplicación de los controles definidos en la ejecución de los planes
institucionales, con el proceso de Planificación Intrainstitucional, por ajuste en los planes.
• La revisión y ajuste constante de las medidas de control adecuadas, en todas las unidades organizativas.
• El análisis de la viabilidad y conveniencia de los controles propuestos y aplicados, con Planificación Intrainstitucional.
• La adecuada asignación de los responsables de ejecutar las actividades de control, con el proceso de Recursos Humanos, en la capacitación de estos responsables.
• La trazabilidad y documentación de las acciones de control realizadas, con el proceso de Gestión Integral de la información, para el cumplimiento de lo anterior.
• Verificar que las acciones correctivas identificadas en cada uno de los procesos
organizacionales y planes se hayan puesto en práctica, con los procesos de auditoria de procesos y auditoria de control interno, para verificar estas acciones.
Se realicen o no ajustes en este componente se continúa con la evaluación del sistema de información.
Evaluación del Sistema de Información
Se determina la necesidad de realizar ajustes para obtener los resultados planificados, específicamente en los sistemas de información utilizados durante la ejecución de las diferentes funciones y procesos de la institución. Si se requieren ajustes en la gestión documental institucional se encarga al proceso de Gestión Integral de la Información la revisión de la generación, captura, procesamiento y transmisión de información con el propósito de determinar e
implementar las acciones que permitan contar con información de calidad acerca de la gestión intrainstitucional.
En este componente, para identificar los ajustes necesarios, se debe considerar los siguientes aspectos:
• Verificar la existencia y uso de mecanismos y sistemas para obtener, procesar, generar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica, la información financiera, administrativa, de gestión y de otro tipo requerida en el desarrollo de los procesos.
• Verificar los mecanismos que permitan asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique.
• Comprobar que los sistemas de información que se diseñen e implementen se ajusten a las características y necesidades de la institución en los tres niveles de gestión.
• Comprobar la existencia y funcionamiento de un sistema de archivo basado en normas
técnicas y jurídicas atinentes, para asegurar el resguardo y preservación de documentos e información relevante.
Efectuada la evaluación de los componentes mencionados se valora la pertinencia de la definición de acciones disciplinarias.
Definición necesidad de acciones disciplinarias
La necesidad de ejecutar acciones disciplinarias se presenta en aquellas ocasiones en donde las razones por la cuales no se alcanzó impacto esperado se encuentran en el desempeño de los funcionarios o el compromiso con sus labores y responsabilidades. El encargado del proceso de Control Interno no define ni ejecuta ninguna acción disciplinaria, solamente identifica y señala la situación existente y acciones correctivas que se pueden aplicar, informa al superior y al proceso de auditoria interna y gestiona cambios en la unidad organizativa que compete para que el responsable de esta corrija.
En el caso de no ser necesaria ninguna acción disciplinaria, se prosigue directamente con el plan de acciones correctivas.
Cuando se deben realizar acciones disciplinarias se articula con el proceso de Gestión de Recursos Humanos, que es el encargado de gestionar la aplicación de acciones disciplinarias correspondientes. Después de los ajustes se continúa con la confección del plan de acciones correctivas.
7.8.
Elaboración del plan de acciones correctivas
Los responsables de los procesos en los cuales se identificaron brechas elaboran el plan de acciones correctivas para cumplir con el marco estratégico institucional, que se definieron durante
el desarrollo del proceso de Control Interno, es decir la gestión con los diferentes procesos que deben realizar ajustes. Este plan debe contener las actividades específicas que se deben ejecutar, los responsables de realizarlas, la cronología de implementación y una estimación de los recursos requeridos. En el proceso de Conducción Intrainstitucional, se analiza el plan y se determinan las acciones correctivas a implementar y su prioridad y el responsable de la implementación es el titular subordinado; en caso de que las acciones no se implementen adecuadamente el proceso vuelve a la identificación de acciones disciplinarias (7.6.5).
7.9.
Seguimiento de las acciones del Sistema de Control Interno
En esta etapa el responsable da seguimiento permanente al desempeño y cumplimiento de las actividades que componen el proceso; a partir de este seguimiento obtiene información precisa y oportuna acerca de su ejecución, con el fin de asegurar el cumplimiento de las acciones planificadas para control interno. Además debe realizar una evaluación de los resultados obtenidos, de manera que se verifique si el proceso cumplió con su razón de ser y está contribuyendo al cumplimiento del Marco Estratégico del Ministerio. Esta evaluación la ejecuta por medio de los indicadores de impacto del proceso que se presentan en el apartado 8.
Luego de realizar todas las acciones y análisis anteriores el responsable confecciona un documento con una descripción de la realidad del proceso ejecutado. Incluye tanto los resultados de las evaluaciones realizadas como la información que sea solicitada por clientes internos interesados o actores clave. Este documento debe especificar el nivel de cumplimiento con respecto a lo planificado y los resultados de la evaluación del impacto realizada.
7.10. Evaluación de gestión
La autoevaluación de gestión corresponde a una identificación de oportunidades de mejora donde los responsables a partir de la aplicación del proceso, determinan mejores formas de ejecutarlo (ejecutar pasos simultáneamente), necesidades adicionales para ejecutarlo mejor (requerimientos de capacitación) o si existió negligencia en algunos pasos del proceso, afectando el resultado final. En esta actividad el responsable del proceso debe plantearse como interrogante si es necesario realizar una auditoria en el proceso de Gestión de Control Interno, si la respuesta es si, continua con la actividad 7.11: Gestión de auditoria, en el caso de que no se requiera auditoria entonces se debe determinar si existen oportunidades de mejora que el responsable del proceso pueda implementar, en este caso procede la actividad 7.12 : implementación de oportunidades de mejora, en caso contrario pasa a control interno para que se encargue de controlar el proceso.
7.11. Gestión de auditoria específica
El responsable debe realizar una auditoria específica, desarrollada mediante una comparación de lo que se hace con una norma específica, la cual puede ser de carácter obligatorio como la normativa de contratación administrativa.
En el caso de control interno debe realizar la auditoría de gestión, de acuerdo con el instructivo
Auditorias de Control Interno MS.NI.LI.06.01.02, que se presenta en el Manual de
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Ministerio de Salud.
7.12. Implementación de oportunidades de mejora
Las oportunidades de mejora que se implementan por el líder del proceso son las que siempre que se implementen no afecten el desempeño de otra unidad, y si no se afecta otra unidad se debe asegurar que los cambios se puedan implementar inmediatamente sin comprometer recursos humano, financieros o de otra índole, que no se invierta en esperar para el cambio (implementar en el transcurso de un mes), que se puede implementar con la tecnología disponible, que el cambio agregue valor al producto que se obtiene del proceso, y que no implique el atraso o suspensión de actividades críticas programadas que afecten la calidad del producto o el cumplimiento de metas de impacto.
En el caso de las actividades que no pueden ser implementadas por el líder del proceso, se envia de nuevo a la actividad 7.7 Identificación de causas.
8. Indicadores
Indicadores de gestión
• Porcentaje de objetivos institucionales cumplidos efectivamente: Proporción de la cantidad de objetivos cumplidos con respecto a la cantidad planteada con anterioridad.
• Porcentaje de riesgos administrados con respecto prioritarios: Relación porcentual entre los riesgos identificados como prioritarios y los riesgos administrados.
• Porcentaje promedio de incremento en la eficiencia de los procesos ajustados: Promedio del porcentaje en que se incrementó la eficiencia en los procesos para los cuales se implementaron ajustes.
• Porcentaje promedio de incremento en la eficacia de los procesos ajustados: Promedio del porcentaje en que se incrementó la eficacia en los procesos para los cuales se implementaron ajustes.
Indicadores de impacto
• Porcentaje de recomendaciones de ajuste a los componentes del SCI implementadas:
Proporción de la cantidad de procesos o actividades ajustadas por medio de los componentes del SCI con respecto a la cantidad total de procesos o actividades para los cuales se determinó de la necesidad de ajuste.
• Tiempo promedio por implementación de ajustes: La cantidad promedio de días que se
tarda en implementar los ajustes señalados.
• Tiempo promedio por recomendación de ajuste: Promedio de días que se tarda en
confeccionar una recomendación.
• Tiempo promedio desarrollo de ajuste: Cantidad promedio de días que se tardan desde la definición de una recomendación hasta la implementación de los ajustes recomendados.
• Cumplimiento en los indicadores del plan estratégico y de los procesos
• Nivel de riesgo en el que se mantiene la organización
9. Diagrama de flujo
Versión Nº : 1 Código :
Proceso :
Diagrama de Flujo: Proceso de Nivel 0
Gestión del Sistema de Control Interno Elaborado Fecha :
Analizar del impacto de las funciones del Ministerio de
Salud
INICIO: Planes y ajustes del proccso de Palnificación Intrainstitucional vigente, Politicas y lineamientos del proceso
de Dirección y Conducción Intraintitucional, Indicadores de evaluaci´n del impacto de la gestión intrainstitucional del proceso de Planificación Intraintitucional, Necesidades y expectativas de los clientes internos y externos y evaluación de
la calidad de de servicio del Proceso de Atención al Cliente Interno y Externo. Informes de Auditoría Interna. Informes de
rendición de cuentas. Informaciones generadas por otros procesos.
Diagnosticar integrado de necesidades institucionales del proceso de Gestión de Control Interno
¿Se require elaborar o
ajustar el plan?
Elaborar el plan o gestión de ajustes
Planificación Intrainstitucional ¿Se requiere Elaborar o Actualizar normas de autoevaluación? Elaborar normas
Facilitar la aplicación de normas Sí
No
¿La eficiencia y eficacia de los procesos son los
esperados? Analizar la eficiencia y eficacia de los procesos conforme a la legislación
vigente.
No
Identificar las causas
Sí Sí ¿El impacto de
las funciones del MS es el No ¿El impacto es sostenible? Sí No
¿El plan estratégico intrainstitucional está desalineado? No Conducción intrainstitucional define directrices para reorientar lineamientos estratégicos Sí ¿Se requiere alinear con los procesos del MS? Sí No Desarrollo Organizacional (auditorias de procesos) y Planificaciín Intrainstitucional (rendición de cuentas)
2
3
1
4
Revisar procedimientos en el Proceso DO; perfiles competenciales en el
(PRH); documentación de transacciones en el Proceso de Gestión Integrada de la Información
(PGII); sistema contable, presupuestario en el Proceso de G tió d R Fi i ¿Se requiere fortalecer el ambiente de control? Ajustar procedimientos en el Proceso DO Promover cultura de CI en el Proceso de Gestión de Recursos Humanos (GRH) y de Mercadotecnia Intrainstitucional
¿Se requiere ajustar la valoración del
riesgo? Ajustar planes
estratégicos y operativos y las medidas
para la administración del riesgo del Proceso
de Planificación Intrainstitucional
Sí
¿Se requiere ajustar las actividades de control? Sí No Revisar la generación, captura, procesamiento y transmisión de información en el PGII
Dar seguimiento de las acciones del SCI No ¿Se requiere ajustar el sistema de información? Sí No Elaborar plan de acciones correctivas Conducción intrainstitucional direcciona el análisis e implementación de las acciones correctivas ¿Se necesitan acciones disciplinarias? Gestión de Recursos Humanos en el proceso local de nivel 1 de Administración de Recursos Humanos gestiona la aplicación de acciones disciplinarias No Sí No Sí Sí ¿Se aplicaron las
acciones correctivas? No Evaluar la gestión ¿Se requiere una auditoría específica? Gestionar de auditoría específica 4 Sí No 2 3
