UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y COMUNICACIÓN
CARRERA DE RELACIONES PÚBLICAS Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Trabajo de grado previo a la obtención del título de: Licenciada en Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional
“LA INCIDENCIA DE LA COMUNICACIÓN EN EL INVOLUCRAMIENTO DEL PÚBLICO INTERNO EN EL PROCESO DE ACREDITACIÓN DE LA NORMA DE CALIDAD OHSA 18001 DE LA EMPRESA HOME VEGA,
POR MEDIO DE UN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA”
Autora: Solange Aracely Torres Salvador
Director de Tesis: Darío Ramos Grijalva
Quito – Ecuador
PROTOCOLO DE TESIS ... I 1. INTRODUCCIÓN ... I 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... II 3. OBJETIVOS. ... III 3.1. OBJETIVO GENERAL ... III 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... III 4. JUSTIFICACIÓN ... IV 5. IDEA A DEFENDER ... V
CAPÍTULO I. ... 1
MARCO CONTEXTUAL: IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN OHSA 18001. ... 1
1.1. SALUD OCUPACIONAL. ... 1
1.1.1. Conceptos Básicos. ... 3
1.1.1.1. Salud. ... 3
1.1.1.2. Salud laboral. ... 3
1.1.1.3. Accidente de trabajo. ... 4
1.1.1.4. Enfermedad ocupacional. ... 5
1.1.2. Marco legal. ... 5
1.1.3. Programa de salud ocupacional. ... 10
1.1.3.1. Definición. ... 10
1.1.3.2. Objetivos... 11
1.1.3.3. Elementos de un Programa de Salud Ocupacional. ... 12
1.1.3.4. Manejo Interno de un Programa de Salud Ocupacional. ... 12
1.1.3.4.1. Medicina preventiva y del trabajo. ... 12
1.1.3.4.2. Higiene industrial (enfermedad profesional). ... 13
1.1.3.4.3. Seguridad industrial (Accidentes de trabajo). ... 13
1.1.3.4.4. Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). ... 14
1.2. Normativas Internacionales de Calidad. ... 16
1.2.1. Definición de Norma. ... 16
1.2.2. Definición de Calidad. ... 17
1.2.3. Normas de Calidad. ... 18
1.2.4. OHSAS. ... 19
1.2.5. OHSA 18001. ... 20
1.2.6. Beneficios de las OHSAS. ... 22
1.3. HOME VEGA S.A. ... 24
1.3.1. Historia. ... 24
1.3.2. Misión. ... 25
1.3.6. Ubicación. ... 27
1.3.7. Beneficios de público interno. ... 28
1.3.8. Reglamento. ... 29
CAPÍTULO II. ... 30
MARCO TEÓRICO: LA COMUNICACIÓN Y SU APORTE EN LA ORGANIZACIÓN. ... 30
2.1. La comunicación. ... 30
2.1.1. Definición. ... 30
2.1.2. Comunicación corporativa. ... 31
2.1.3. Tipos de comunicación. ... 33
2.1.3.1. Comunicación Interna. ... 33
2.1.3.1.1. Herramientas de comunicación interna. ... 36
2.1.3.1.1.1. Manual corporativo. ... 36
2.1.3.1.1.2. Reuniones informativas... 36
2.1.3.1.1.3. Revista o periódico interno. ... 37
2.1.3.1.1.4. Círculos de calidad- ... 38
2.1.3.1.1.5. Tablones de anuncios. ... 38
2.1.3.1.1.6. Buzón de sugerencias... 39
2.1.3.1.1.7. Circulares. ... 39
2.1.3.1.1.8. Visita o jornadas de puertas abiertas. ... 40
2.1.3.1.1.9. Intranet. ... 40
2.1.3.1.1.10.Videoconferencia. ... 41
2.1.3.1.2. Identidad Corporativa. ... 42
2.1.3.1.2.1. Identidad Corporativa Organizacional. ... 42
2.1.3.1.2.2. Elementos de Identidad Corporativa. ... 43
2.1.3.1.2.3. Beneficios de la Imagen Corporativa. ... 44
2.1.3.1.3. Programas de Motivación. ... 47
2.1.3.1.3.1. Definición de Programa. ... 47
2.1.3.1.3.2. Definición de Motivación. ... 49
2.1.3.1.3.3. La Motivación en el Trabajo. ... 50
2.1.3.1.3.4. Tipos de Motivación. ... 51
2.1.3.1.3.4.1.La Motivación Externa. ... 51
2.1.3.1.3.4.2.La Motivación Interna... 53
2.1.3.1.3.5. Programas de Motivación. ... 54
2.1.3.2. Comunicación Externa. ... 56
2.1.3.2.1. Objetivos, funciones e instrumentos de la comunicación externa empresarial. ... 56
2.1.3.2.1.1. Objetivos. ... 56
2.1.3.2.1.2. Funciones. ... 57
2.1.3.2.1.3. Instrumentos. ... 59
3.1.1. Problema. ... 61
3.1.2. Objetivo general. ... 61
3.1.3. Objetivos específicos. ... 62
3.1.4. Tipo de investigación. ... 62
3.1.5. Métodos de investigación. ... 63
3.1.5.1. Observación. ... 63
3.1.5.2. Inductivo. ... 63
3.1.5.3. Analítico. ... 63
3.1.5.4. Síntesis. ... 64
3.1.6. Grupo objetivo. ... 64
3.1.7. Universo. ... 65
3.1.8. Obtención de información. ... 65
3.1.8.1. Fuentes primarias. ... 65
3.1.9. Técnicas de recolección de datos. ... 65
3.1.9.1. Encuestas. ... 66
3.1.10. Tamaño de la Muestra. ... 66
3.1.11. Modelo de Encuesta. ... 66
3.1.12. Tabulación y Resultados Estadísticos Generales. ... 67
3.1.12.1. Área administrativa. ... 67
3.1.12.2. Área ventas. ... 87
3.1.12.3. Área bodega. ... 107
Capítulo IV. ... 127
PROPUESTA: DISEÑO DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN PARA EL INVOLUCRAMIENTO DEL PÚBLICO INTERNO EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN OHSA 18001. ... 127
4.1. Matriz de Causa y Efecto. ... 128
4.2. Objetivos. ... 130
4.2.1. Objetivo general. ... 130
4.2.2. Objetivo específicos. ... 130
4.3. Matriz operativa de estrategias y tácticas. ... 131
4.4. Matriz de Evaluación... 139
4.5. Cronograma. ... 142
4.6. Plan Táctico. ... 146
4.7. Presupuesto. ... 149
CONCLUSIONES GENERALES. ... 150
RECOMENDACIONES GENERALES. ... 151
BIBLIOGRAFÍA. ... 152
TABLA DE CUADROS.
CUADRO Nº1 ... 128
CUADRO Nº2 ... 131
CUADRO Nº3 ... 134
CUADRO Nº4 ... 137
CUADRO Nº5 ... 139
CUADRO Nº6 ... 146
CUADRO Nº7 ... 149
TABLA DE GRÁFICOS. GRÁFICO Nº1 ... 27
GRÁFICO Nº2 ... 28
TABLA DE ANEXOS. ANEXO Nº1 ... 156
ANEXO Nº2 ... 158
ANEXO Nº3 ... 159
ANEXO Nº4 ... 160
ANEXO Nº5 ... 161
ANEXO Nº6 ... 162
ANEXO Nº7 ... 163
ANEXO Nº8 ... 164
ANEXO Nº9 ... 165
ANEXO Nº10 ... 166
―Declaro que este trabajo es original, de mi autoría, que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones
legales que protegen los derechos de autor vigentes‖.
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Solange Aracely Torres Salvador
Una etapa de la vida que finaliza y que, a la vez, marca el principio del emprendimiento de un sinnúmero de proyectos.
Quiero dedicar el desarrollo de mi tesis en primer lugar a Dios, que ha sabido guiarme con su luz a lo largo de toda mi vida y que me ha entregado toda la fortaleza para caminar durante estos cuatro años de vida universitaria. En segundo lugar a mis padres, Byron y Patty, que han apoyado incansablemente cada uno de mis proyectos con su ejemplo de dedicación y esfuerzo; y que han compartido conmigo su filosofía de que aunque la vida no es fácil es más llevadera cuando se la vive con los que más ama.
Quiero expresar mi más infinito agradecimiento a Dios por toda la sabiduría que me ha entregado a lo largo de mi vida y en el desarrollo de mi proyecto de titulación; a mis padres, porque con su preocupación y esfuerzo me impulsaron cada día a dar lo mejor de mí en mi carrera e hicieron que reconozca que no existen límites cuando las cosas se hacen con el corazón y a mi hija Valentina que supo llenar mi camino con sus alegrías y travesuras y ha sido una fuente de inspiración constante. De igual manera quiero agradecer a mi mejor amiga Anita, que ha sido una hermana para mí y ha estado presente para brindarme su apoyo a lo largo de mi vida y finalmente a mi novio que con su amor y compañía ha sido un apoyo incondicional en cada etapa de mi vida.
Gracias sinceras a mi profesor y amigo Darío Ramos, que a lo largo de mi vida universitaria ha sido un ejemplo de profesional y que siempre estuvo dispuesto a dedicar tiempo, conocimientos y esfuerzos para que este trabajo se hiciera realidad.
PROTOCOLO DE TESIS
1.INTRODUCCIÓN
El presente proyecto se enmarca dentro de los lineamientos de la comunicación y tiene como finalidad el involucramiento del púbico interno de Home Vega durante el proceso de certificación de la normativa OHSA 18001 a través del diseño de un plan de comunicación interna.
El desarrollo de este trabajo se basa en una investigación de carácter observacional, exploratorio y descriptivo, que hace posible conocer la realidad situacional actual de Home Vega y realizar el diseño de un plan de comunicación interna que permita alcanzar los objetivos planteados, basados en el diagnóstico de la etapa investigativa.
Es imprescindible que Home Vega utilice en el desempeño de sus actividades diarias, herramientas comunicacionales innovadoras y efectivas que permitan que el flujo de información sea más dinámico con el público al que va dirigido, en este caso, su público interno. Uno de los aspectos fundamentales que serán tomados en cuenta para el diseño del plan de comunicación interno, es el clima laboral y la identidad institucional, ya que estos elementos son considerados la puerta de acceso a la verdadera esencia de la comunicación interna.
comunicacionales que existan en las tres áreas de trabajo de Home Vega: Administrativo, Ventas y Bodega.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Home Vega está atravesando un proceso informativo previo a la certificación de la norma de calidad OHSA 18001 (seguridad industrial y salud ocupacional). Esta norma de calidad surge de la necesidad de proporcionarle a los trabajadores, en su mayoría operativos, las seguridades necesarias para desempeñar sus arduos y riesgosos trabajos. En la actualidad los trabajadores no cuentan con parámetros estandarizados para realizar trabajos de riesgo, hecho que preocupa a las gerencias y por el cual se desarrollara el programa de comunicación.
3. OBJETIVOS.
3.1. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a la empresa Home Vega un programa estratégico de comunicación interna que facilite el involucramiento de su público interno en el proceso de acreditación de la norma de calidad OHSA 18001.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.2.1. Determinar la importancia de la utilización de programas de salud ocupacional en las empresas dedicadas a la venta de productos de construcción, específicamente Home Vega.
3.2.2. Establecer el aporte que tiene la comunicación interna en la aplicación de la certificación OHSA 1800 en la empresa Home Vega.
3.2.3. Realizar el análisis situacional interno de la empresa Home Vega, a fin de generar un diagnóstico para conocer el grado de involucramiento que tiene el público interno y conocer la factibilidad de aplicar la certificación OHSA 18001.
3.2.4. Diseñar un plan de comunicación interna para alcanzar el involucramiento del público interno de la empresa Home Vega en el proceso de certificación OHSA 18001, a través de acciones sistemáticas de comunicación.
4. JUSTIFICACIÓN
La comunicación juega un papel fundamental en una empresa, es una herramienta que facilita alcanzar su misión y visión, ayuda a involucrar a sus colaboradores y los alinea en sus funciones y labores hacia la consecución del objetivo principal que busca la institución.
En tal virtud, la comunicación implica desarrollar las mejores estrategias, tácticas y metodologías para que todas las áreas de la empresa funcionen de forma inclusiva.
Para esta gestión las actividades propuestas se deben alinear a las características propias del negocio y su naturaleza, esto se logra mediante un diagnóstico a través de sondeos, entrevistas y análisis que aportarán al diseño de un plan comunicación interna.
Una vez definidas las mejores estrategias para el desarrollo de un plan de comunicación interna, es fundamental ponerlo en marcha, tomando en cuenta puntos referenciales que marquen un panorama de inicio, para que en el proceso de ejecución, sea posible evaluar los avances y beneficios obtiene la empresa y, así mismo, constantemente fortalecer la estrategia planteada.
5. IDEA A DEFENDER
El diseño e implementación del plan de comunicación interna de Home Vega S. A., logrará fortalecer el sentido de pertenencia e involucramiento de su público interno; a su vez ayudará a la empresa a obtener la Certificación OHSA 18001 que se ocupa de ratificar la seguridad industrial y salud ocupacional de los empleados.
El plan de comunicación interna sentará los lineamientos en los que se basarán las campañas, estrategias, planes, etc. Con una característica inclusiva que garantice el involucramiento de todos los colaboradores de la empresa lo que en el organigrama se manifestará de forma horizontal y vertical.
CAPÍTULO I.
MARCO CONTEXTUAL: IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN OHSA 18001.
1.1. SALUD OCUPACIONAL.
―La Organización Mundial de la Salud (OMS) define a la salud ocupacional como una actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de riesgo.
La salud ocupacional no se limita únicamente a cuidar las condiciones físicas del trabajador, sino que también se ocupa de la cuestión psicológica. Para los empleadores, la salud ocupacional supone un apoyo al perfeccionamiento del trabajador y al mantenimiento de su capacidad de trabajo.
puede encargarse del estrés causado por el trabajo o por las relaciones laborales‖1
.
Según estadísticas de la Confederación Sindical de Trabajadores/as de las Américas (CSA: www.csa-csi.org) del 2010, un accidente laboral mortal tiene lugar cada dos minutos en América Latina. Según Víctor Báez Mosqueira, secretario general de la CSA la mayoría de los casos son víctimas causadas por la ―negligencia patronal‖.2
De acuerdo con cifras de la OIT (Organización Internacional del Trabajo) y la OMS presentadas por Báez, eso suma un total aproximado de 240.000 trabajadoras y trabajadores muertos cada año, 657 cada día, esto, sin contar las muertes consecuencia de enfermedades laborales. En total, América Latina registra 30 millones de accidentes de trabajo cada año3. La OMS dice que la segunda causa de morbilidad a nivel mundial es la lumbalgia ocupacional, después del resfriado común.
Teniendo estos datos en mente, una de las principales preocupaciones de los directivos de empresas debe ser el control de riesgos que atentan contra la salud de sus trabajadores.
1
WHO (2007). SALUD OCUPACIONAL. Organización Mundial de la Salud http://definicion.de/salud-ocupacional/, 20/01/2013
2
Báez, V. (2010). Confederación Sindical de Trabajadores/as de las Américas. www.csa-csi.org, 20/01/2013
3
1.1.1. Conceptos Básicos.
1.1.1.1. Salud.
La OMS define a la Salud como: ―La salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades‖. La cita procede del Preámbulo de la Constitución de la Organización Mundial de la Salud, que fue adoptada por la Conferencia Sanitaria Internacional, celebrada en Nueva York del 19 de junio al 22 de julio de 1946, firmada el 22 de julio de 1946 por los representantes de 61 Estados (Official Records of the World Health Organization, Nº 2, p. 100), y entró en vigor el 7 de abril de 1948. La definición no ha sido modificada desde 1948.4
1.1.1.2. Salud laboral.
Entre los conceptos más claros de salud laboral, se la puede definir como una disciplina que busca el bienestar físico, mental y social de los empleados en sus sitios de trabajo.
La práctica de la salud laboral surge como respuesta al conflicto entre la salud y las condiciones de trabajo y se ocupa de la vigilancia e intervención sobre las condiciones de trabajo y la salud de los trabajadores. Los principales objetivos de la salud laboral son la conservación del bienestar físico, social y mental en relación con las condiciones de trabajo; el control de estas condiciones, a fin de garantizar
4
una seguridad total en el trabajo y la compatibilidad del ambiente laboral con las capacidades de cada trabajador; identificar y eliminar o modificar los factores relacionados con el trabajo que ejerzan un efecto perjudicial para la salud del trabajador, así como potenciar aquellos con un efecto beneficioso para la salud y el bienestar del mismo. A su vez, se considera el tratamiento y la rehabilitación del trabajador que ha sufrido un problema de salud.5
1.1.1.3. Accidente de trabajo.
Según la página de asesoría legal especializada EcuadorLegalOnLine, un accidente de trabajo es un suceso imprevisto y repentino que ocasiona al trabajador(a) lesión corporal o perturbación funcional, la muerte inmediata o posterior; con ocasión o consecuencia del trabajo.
También se considera accidente de trabajo, el que puede sufrir el trabajador al ir desde su domicilio a su lugar de trabajo o viceversa.6
Los factores que causan accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos. Algunos tipos de accidentes son: los golpes, caídas, resbalones, choques, etc.
5
Pontificia Universidad Javeriana (2008). Salud Laboral. Investigaciones realizadas en Colombia. Colombia.
6
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. (2012). Accidentes de trabajo. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
1.1.1.4. Enfermedad ocupacional.
Tomando el artículo 70 de la LOPCYMAT (Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo), se entiende por enfermedad ocupacional, los estados patológicos contraídos o agravados con ocasión del trabajo o exposición al medio en el que el trabajador o la trabajadora se encuentra obligado a trabajar, tales como los imputables a la acción de agentes físicos y mecánicos, condiciones disergonómicas, meteorológicas, agentes químicos, biológicos, factores psicosociales y emocionales, que se manifiesten por una lesión orgánica, trastornos enzimáticos o bioquímicos, trastornos funcionales o desequilibrio mental, temporales o permanentes.7
1.1.2. Marco legal.
La OIT establece que toda empresa debe elaborar un programa de salud ocupacional (PSO) pendiente a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus correspondientes ocupaciones y que deben ser desarrolladas de forma multidisciplinaria.
Así mismo, en la Constitución Política del Ecuador (2008) se establece un espacio específico donde se estipula el derecho de las personas a trabajar en un ambiente adecuado para desarrollar sus funciones. A continuación se incluye el artículo.
Capítulo Sexto: Trabajo y Producción.
Sección Tercera: Formas de Trabajo y su Retribución.
7
Art. 326.- El derecho al trabajo se sustenta en los siguientes principios:
1. El Estado impulsará el pleno empleo y la eliminación del subempleo y del desempleo.
2. Los derechos laborales son irrenunciables e intangibles. Será nula toda estipulación en contrario.
3. En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones legales, reglamentarias o contractuales en materia laboral, estas se aplicarán en el sentido más favorable a las personas trabajadoras.
4. A trabajo de igual valor corresponderá igual remuneración.
5. Toda persona tendrá derecho a desarrollar sus labores en un ambiente adecuado y propicio, que garantice su salud, integridad, seguridad, higiene y bienestar.
6. Toda persona rehabilitada después de un accidente de trabajo o enfermedad, tendrá derecho a ser reintegrada al trabajo y a mantener la relación laboral, de acuerdo con la ley.
8. El Estado estimulará la creación de organizaciones de las trabajadoras y trabajadores, y empleadoras y empleadores, de acuerdo con la ley; y promoverá su funcionamiento democrático, participativo y transparente con alternabilidad en la dirección.
9. Para todos los efectos de la relación laboral en las instituciones del Estado, el sector laboral estará representado por una sola organización.
10. Se adoptará el diálogo social para la solución de conflictos de trabajo y formulación de acuerdos.
11. Será válida la transacción en materia laboral siempre que no implique renuncia de derechos y se celebre ante autoridad administrativa o juez competente.
12. Los conflictos colectivos de trabajo, en todas sus instancias, serán sometidos a tribunales de conciliación y arbitraje.
13. Se garantizará la contratación colectiva entre personas trabajadoras y empleadoras, con las excepciones que establezca la ley.
14. Se reconocerá el derecho de las personas trabajadoras y sus organizaciones sindicales a la huelga. Los representantes gremiales gozarán de las garantías necesarias en estos casos. Las personas empleadoras tendrán derecho al paro de acuerdo con la ley.
distribución de combustibles, transportación pública, correos y telecomunicaciones. La ley establecerá límites que aseguren el funcionamiento de dichos servicios.
16. En las instituciones del Estado y en las entidades de derecho privado en las que haya participación mayoritaria de recursos públicos, quienes cumplan actividades de representación, directivas, administrativas o profesionales, se sujetarán a las leyes que regulan la administración pública. Aquellos que no se incluyen en esta categorización estarán amparados por el Código del Trabajo.8
Como se puede observar en los numerales cinco y seis, la constitución ecuatoriana vela por el bienestar de los trabajadores, y por ende, las empresas que desarrollen sus negocios en territorio ecuatoriano deben regirse a lo estipulado en el artículo y garantizar a sus trabajadores un ambiente adecuado y propicio para su desarrollo integral.
Adicionalmente, en el Código del Trabajo del Ecuador, se establecen dos artículos que claramente muestran las obligaciones de los empleadores a cuidar la salud, higiene y seguridad de sus empleados. A continuación se incluyen los artículos.
Art. 410.- Obligaciones respecto de la prevención de riesgos.-
8
Los empleadores están obligados a asegurar a sus trabajadores condiciones de trabajo que no presenten peligro para su salud o su vida.
Los trabajadores están obligados a acatar las medidas de prevención, seguridad e higiene determinadas en los reglamentos y facilitadas por el empleador. Su omisión constituye justa causa para la terminación del contrato de trabajo.
Art. 434.- Reglamento de higiene y seguridad.-
En todo medio colectivo y permanente de trabajo que cuente con más de diez trabajadores, los empleadores están obligados a elaborar y someter a la aprobación del Ministerio de Trabajo y Empleo por medio de la Dirección Regional del Trabajo, un reglamento de higiene y seguridad, el mismo que será renovado cada dos años.9
En el marco legal, los trabajadores ecuatorianos están amparados por varias leyes que obligan a los empleadores a elaborar reglamentos y normativas que permitan brindarles las condiciones necesarias para que desarrollen sus actividades en un ambiente adecuado y cómodo; esto permitirá al trabajador desarrollarse física, emocional e intelectualmente, potenciando sus habilidades y por ende, ejecutando sus funciones de manera más eficiente, con un claro beneficio a la empresa.
9
1.1.3. Programa de salud ocupacional.
1.1.3.1. Definición.
Existencia de una política en salud ocupacional por parte de los directivos de una empresa, institución o compañía, reflejando esta política a través de un trabajo realizado en forma segura, lo que es indicativo de su compromiso hacia el fortalecimiento de la salud ocupacional.
Cada empleado, en todos los niveles de la organización, debe cumplir responsabilidades en la implementación del programa y cumplimiento de todas las normativas.10
El programa de salud ocupacional, consiste en la planeación, organización, ejecución, control y evaluación de todas aquellas actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
En todas las empresas debe existir un Comité Paritario de Salud Ocupacional, cuya razón de ser es hacer seguimiento para que las actividades planeadas en el Programa de Salud Ocupacional sí se cumplan.
La empresa Administradora de Riesgos Profesionales ARP SURA, en su página web, dice que ―la ejecución de un programa de salud ocupacional debe ser permanente, como un proceso de mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo, debe actualizarse como mínimo una vez al año, según se presenten cambios en los factores de riesgo o en los procesos.
10
Muchas empresas han identificado que el desarrollo del programa de salud ocupacional es una actividad que tiene tanta importancia como la gestión de la calidad, la productividad y las finanzas de la empresa‖11
.
1.1.3.2. Objetivos.
Se pueden establecer objetivos específicos de desarrollar un Programa de Salud Ocupacional:
―Promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas sus profesiones.
Prevenir todo daño causado a la salud de estos por las condiciones de trabajo; protegerlos en su empleo contra los riesgos resultantes de la existencia de agentes nocivos para la salud.
Colocar y mantener al trabajador en un empleo acorde con sus aptitudes fisiológicas y psicológicas y, en resumen, adaptar el trabajo al hombre y cada hombre a su trabajo‖12
Proveer de seguridad, protección y atención a los empleados en el desempeño de su trabajo, en base a una cultura de prevención y auto cuidado, desarrollando un comportamiento humano seguro.
11
ARP SURA (2010) ¿Qué es el programa de salud ocupacional?. ARP SURA http://www.arpsura.com/index.php, 20/01/2013
1.1.3.3. Elementos de un Programa de Salud Ocupacional.
Para desarrollar un PSO es importante tomar en cuenta los siguientes elementos que serán claves para poder cumplir con los objetivos planteados:
Datos generales de prevención de accidentes.
Evaluación médica de los empleados.
Investigación de los accidentes que ocurran.
Un programa de entrenamiento y divulgación de las normas para evitarlos.
A la par del último elemento, este plan de titulación está orientado a cumplirlo, desarrollando un programa de comunicación que permita involucrar a los trabajadores de Home Vega en el proceso de certificación en OHSA 18001.
1.1.3.4. Manejo Interno de un Programa de Salud Ocupacional.
Para poder abarcar de manera completa las diferentes áreas que involucra un Programa de Salud Ocupacional, se lo dividirá en cuatro subprogramas que se los describe a continuación.
1.1.3.4.1. Medicina preventiva y del trabajo.
Está orientado a obtener un historial médico del trabajador, y se lo puede dividir en varias actividades de la siguiente manera:
Realización de exámenes.
Valoraciones ocupacionales: periódicas, reingreso, reubicación, salida.
Implementación del programa para manejo del riesgo biológico.
Titulación de anticuerpos para hepatitis B y otras enfermedades virales.
1.1.3.4.2. Higiene industrial (enfermedad profesional).
Es un conjunto de actividades dedicadas al reconocimiento, evaluación y control de aquellos factores ambientales o tensiones emanadas o provocadas por el lugar de trabajo y que pueden ocasionar enfermedades, destruir la salud y el bienestar, o crear algún malestar significativo en los trabajadores.
Su objetivo es lograr que todos los trabajadores estén libres de Enfermedades Profesionales, producidas por la manipulación de ciertas sustancias o por estar expuestas a ellas o a ciertas formas de energía.
1.1.3.4.3. Seguridad industrial (Accidentes de trabajo).
Entre las diferentes actividades que se pueden implementar en este subprograma se tiene:
Visitas de Inspección.
Estadísticas de incidentes.
Elementos de protección personal.
Plan de emergencias.
Tareas críticas.
Normas y procedimientos.
Mantenimiento de equipos.
Entrenamiento.
1.1.3.4.4. Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO).
―Constituye un medio importante para promocionar la salud ocupacional en todos los niveles de la empresa, busca acuerdos con las directivas y responsables del PSO en función del logro de metas y objetivos concretos; motiva la adquisición de hábitos saludables y seguros‖13
.
El COPASO debe estar conformado por igual número de representantes por parte de la administración o empleador, e igual número de representantes por parte de
13
los trabajadores. El empleador nombra sus representantes y los trabajadores elegirán los suyos mediante votación libre.
Adicionalmente hay un Vigía Ocupacional es elegido por el empleador, no requiere proceso de votación.
El COPASO debe reunirse por lo menos una vez al mes en la empresa y en horas de trabajo y mantener un archivo de las actas de reunión.14
14
1.2. Normativas Internacionales de Calidad.
1.2.1. Definición de Norma.
La Organización Internacional de Normalización (ISO) define las normas como: acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas y otros criterios precisos para su uso consecuente como reglas, directrices o definiciones, con el objetivo de asegurar que los materiales, productos, procesos y servicios sean apropiados a su fin. Las normas de elaboración son criterios relativos a la manera en que éstos deben ser fabricados. Las normas agrícolas, sociales y ambientales son esencialmente de elaboración ya que pueden influir o no en las características del producto final. En respuesta a esta diversidad, las normas internacionales ambientales y sociales a menudo son estándares normativos, es decir genéricos, o directrices para ser utilizadas como marco de trabajo por organismos locales que establecen normas, o por los organismos de certificación, que formulan normas más específicas. Es de notar que las normas sociales y ambientales en la agricultura no tienen el objetivo de la normalización (estandarización) per se, sino que intentan mejorar la sostenibilidad social y ambiental de una gran variedad de sistemas agrícolas y comerciales existentes.15
15
Las normas han ayudado a las empresas a conseguir de manera ordenada y sistematizada los objetivos que han sido planteados en su trayectoria. Es importante adoptar las normativas más acordes al giro de negocio de la empresa, ya que pueden aportar mejoría en los productos y/o servicios que ofrece.
Así mismo las normas permiten tener mayor claridad al momento de definir los planes, programas y proyectos de una empresa, ya que son el resultado de la experiencia de varias empresas que han aportado sus mejores prácticas para establecer el mejor camino a seguir en búsqueda de la calidad y el éxito. Es así, como las normas pueden servir como un marco de mejores prácticas en donde una empresa puede adoptar las directrices, definiciones y reglas de la norma, que se apeguen más a su realidad y entorno.
1.2.2. Definición de Calidad.
La Calidad se puede definir como la capacidad de lograr objetivos de operación buscados. La norma ISO 8402-94 define la calidad como: ―El conjunto de características de una entidad que le otorgan la capacidad de satisfacer necesidades expresas e implícitas‖.16
16
La calidad es la garantía que brinda la empresa a sus consumidores y el más claro reflejo de lo que quiere proyectar a su público de interés, es por ello que debe esforzarse por ofrecer productos y servicios óptimos y dignos del consumidor final. El acoger procesos que ofrezcan mejoras en el servicio o el producto y la innovación constante que se realice en el bien o el servicio, dejarán ver el compromiso que tiene la marca con sus clientes actuales y potenciales.
1.2.3. Normas de Calidad.
―Una norma de calidad es un papel, establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido (nacional o internacional), que se proporciona para un uso común y repetido, una serie de reglas, directrices o características para las actividades de calidad o sus resultados, con el fin de conseguir un grado óptimo de orden en el contexto de la calidad. La principal organización internacional, emisora de normas de calidad es la ISO (Organización Internacional de Estándares).17
Desde una perspectiva de producción, la calidad puede definirse como la conformidad relativa con las especificaciones, a lo que al grado en que un producto cumple las especificaciones del diseño, entre otras cosas, mayor su calidad o también como comúnmente es encontrar la satisfacción en un producto cumpliendo todas las expectativas que busca algún cliente, siendo así controlado
17 (2012) Norma de calidad.
por reglas las cuales deben salir al mercado para ser inspeccionado y tenga los requerimientos estipulados por las organizaciones que hacen certificar algún producto.
Desde una perspectiva de valor, la calidad significa aportar valor al cliente, esto es, ofrecer unas condiciones de uso del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir y a un precio accesible. También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un producto pueda causar a la sociedad humana mostrando cierto interés por parte de la empresa a mantener la satisfacción del cliente.18
Las normas de calidad son procesos que garantizan la producción correcta de determinado producto o servicio. Durante el desarrollo del programa de comunicación estos conceptos serán clave para mostrar a los trabajadores, a través de activaciones o acciones de comunicación, cuáles son los pasos a seguir para que la empresa se certifique y en qué parte del proceso se verán involucrados.
1.2.4. OHSAS.
Occupational Health and Safety Assessment Series, OHSAS, es un conjunto de normas emitidas por la entidad británica denominada British Standards Institution
18
(BSI). Tienen el propósito de servir de guía para la gestión de la salud y seguridad de una organización. Además pretenden ser guías únicas y universales, y de hecho cuentan con gran aceptación.
Aunque las series OHSAS no forman parte de las normas ISO, utilizan los mismos fundamentos, y de hecho la norma principal OHSAS 18001:1999, sigue la estructura de ISO 14001:1996 sobre gestión ambiental.
1.2.5. OHSA 18001.
Ante todo la certificación en OHSA 18001, como cualquier otra certificación de sistemas de gestión, supone un claro elemento diferenciador en el mercado, mejorando la imagen de la empresa y generando confianza a clientes y terceros, proporcionando así una mayor competitividad y un mejor posicionamiento.
Todas estas ventajas se materializa en aspectos tanto estatales como la reducción de accidentes e incidentes la disminución a desaparición de posibles infracciones, reducción de tiempos improductivos y costos relacionados, y aumento considerable de valor añadido.19
Tal como se menciona en el párrafo anterior, la certificación OHSA 18001 garantiza a los trabajadores de una empresa, que cumplirán sus funciones con todos los implementos necesarios para que su vida no se encuentre en peligro. Las diversas seguridades se alcanzan a través de lineamientos internos que dotan al trabajador de la información necesaria para que esté consciente de los posibles riesgos en su entorno y adicionalmente le proporciona los implementos necesarios para que tengan seguridad al desempeñar su trabajo.
El programa de comunicación buscará de manera personalizada conocer las diversas preocupaciones que tienen los trabajadores para, de esta manera, plantear acciones que permitan solventar las necesidades específicas de cada uno de ellos y ofrecer un mejor clima laboral y por ende mejor producción en la empresa.
19
1.2.6. Beneficios de las OHSAS.
En un mercado competitivo los clientes esperan de sus proveedores algo más que unos precios competitivos. Las compañías necesitan demostrar que sus negocios se gestionan con eficacia y responsabilidad y que pueden prestar un servicio fiable sin excesivos tiempos de inactividad originados por accidentes o percances relacionados con el trabajo.
La certificación del sistema de gestión OHSAS 18001 permite a la organización demostrar que cumple las especificaciones y aporta las siguientes ventajas:
Reducción potencial del número de accidentes
Reducción potencial del tiempo de inactividad y de los costes relacionados
Demostración de la conformidad legal y normativa
Demostración a las partes interesadas del compromiso con la salud y la seguridad
Demostración de un enfoque innovador y progresista
Mayor acceso a nuevos clientes y socios comerciales
Reducción potencial de los costos de los seguros de responsabilidad civil
trabajo de una mejor manera y así, ofrecerles estabilidad laboral y un ambiente de trabajo donde puedan desarrollarse. Al ser una certificación que presenta los beneficios antes mencionados, va ligado estrictamente a un programa de comunicación interna que muestre a sus trabajadores, a través de una etapa informativa, la preocupación que manifiesta la empresa por su fuerza de trabajo y que ellos se sientan importantes para la misma. Al realizar una investigación minuciosa de la situación actual del clima laboral se podrá conocer las falencias comunicacionales y las acciones que se deben reforzar para, de esta manera, plantear un serie de estrategias que nos permitan alcanzar nuestros objetivos: informar a los trabajadores acerca del proceso de certificación y motivarlos para que sean parte del mismo.
1.3. HOME VEGA S.A.
1.3.1. Historia.
Home Vega con su razón social Importadora Vega, lleva en el mercado Ecuatoriano 50 años lo que demuestra su amplia trayectoria y solidez. Desde su inicio y en forma visionaria, tenía como firme objetivo crecer en base a la idea de la ―empresa que beneficia a sus clientes‖.
Desde la fecha de su fundación, Noviembre 1959, la empresa incursiona en el campo de los negocios internacionales logrando representaciones de importantes industrias del exterior que benefician al consumidor nacional. En los años posteriores apoyó a la industria nacional convirtiéndose en distribuidor – fundador de la fábrica de sanitarios EDESA y de griferías FRANZ VIEGENER (F. V.).
Home Vega actualmente ofrece una amplia gama de productos y servicios que satisfacen las demandas de sus clientes del sector de la construcción y remodelación.
Home Vega cuenta con una infraestructura apropiada para atender a todo el país. La empresa dispone de tres puntos de compra estratégicamente ubicados en las principales ciudades del Ecuador, como son Quito (Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo y Ambato. Su equipo humano es altamente capacitado y eficiente, día a día renueva su compromiso de ofrecer a sus clientes productos de la mejor calidad y garantía, junto con un excelente servicio de asesoría profesional y servicio técnico especializado.
1.3.2. Misión.
Comercializar rentablemente artículos relacionados con la construcción y el hogar, siempre orientando los esfuerzos de la empresa hacia la superación de las expectativas del cliente, creando relaciones comerciales de largo plazo para mejorar la calidad de vida de nuestros clientes.
1.3.3. Visión.
1.3.4. Valores.
Respeto con nuestros clientes, colaboradores y hacia la sociedad en
general.
Honestidad en todos nuestros tratos.
Satisfacción del cliente al 100%, todos nuestros colaboradores siempre
buscan establecer relaciones a largo plazo con nuestros clientes basados en la superación de sus expectativas.
Responsabilidad y crecimiento personal, Home Vega motiva a los
trabajadores para que demuestren responsabilidad en sus laborales diarias y busca que éstos crezcan dentro de la empresa.
Trabajo en equipo, en Home Vega entendemos que la satisfacción total del
1.3.5. Organigrama.
Organigrama Home Vega S.A. Gráfico Nº 1
Fuente: Departamento de Recursos Humanos Home Vega
1.3.6. Ubicación.
Home Vega ubicada estratégicamente en las ciudades más importantes del país tiene un alcance nacional que le permite ofrecer al mercado ecuatoriano acabados para la construcción exclusivos, innovadores y de calidad.
Presidente Sr. Ramón Vega
Gerente Comercial Sr. Germán Vega Calero
Gerente Administrativo - Financiero Ing. Dowal Cahuasqui
Gerente de Negocios Internacionales Ing. Álvaro Mena
Director Nacional de Recursos Humanos Dr. Oswaldo Proaño Gerente General
Ubicación geográfica en Ecuador de Home Vega S.A.
Gráfico Nº 2
Fuente: Departamento de Recursos Humanos Home Vega
1.3.7. Beneficios de público interno. Seguro de vida
Plan corporativo Movistar
Club Home Vega
Tarjeta Supermaxi
Tarjeta Fybeca
1.3.8. Reglamento.
Solicitud de permiso laboral.
Reglamento para uso de teléfonos celulares, computadoras portátiles e internet.
Reglamento para uso de uniforme. Evaluaciones.20
20
CAPÍTULO II.
MARCO TEÓRICO: LA COMUNICACIÓN Y SU APORTE EN LA ORGANIZACIÓN.
2.1. La comunicación.
2.1.1. Definición.
Desde el inicio de la humanidad la comunicación ha sido considerada un factor clave para el desarrollo social, económico y sobre todo cultural en los pueblos. Para poder comprender de una forma íntegra lo que es la comunicación, a continuación se detallan algunas definiciones tomadas de diferentes fuentes:
―La palabra comunicación proviene del latín comunicare que significa ―poner en común‖; así, la comunicación tiene como propósito poner en común conocimientos y sentimientos, lo que se logra a través de signos y símbolos tales como la palabra hablada, la señal, el gesto, y la imagen.‖21
―La comunicación es un proceso dinámico de intercambio de ideas (al decir ideas se está englobando todo aquello que pueda tener cabida en la mente humana).‖22
21
Alvarado, L. (1997) Comunicación I. México: McGraw Hill / Interamericana de México S.A. Primera Edición
22
―Acción y efecto de comunicar o comunicarse. Trato, correspondencia entre dos o más personas. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.‖23
Basados en estas definiciones, la comunicación es un proceso dinámico en el que se intercambian ideas y pensamientos entre personas o grupos de personas. Si existe un correcto manejo de comunicación en el desarrollo de nuestro plan, los colaboradores de Home Vega se informarán de manera rápida y oportuna de los aspectos que abarca la certificación en norma OHSA 18001 y se conseguirán nuestros objetivos iniciales.
2.1.2. Comunicación corporativa.
Así como se habló de la comunicación, es de suma importancia conocer qué es y en qué consiste la comunicación corporativa. Seguidamente, el punto de vista de algunos autores:
―La comunicación corporativa es el proceso que convierte la identidad corporativa en imagen corporativa. Sin comunicación, los valores y estrategias de una organización no se conocerán ni se adoptarán, y la empresa carecerá de una visión clara sobre su propia identidad. Se refiere al mensaje que una empresa emite sobre lo que hace, tiene y produce.
23
Internamente a través de sus recursos humanos y externamente con su propaganda, marketing y relaciones públicas.‖24
―La comunicación corporativa es un instrumento de gestión por medio del cual toda forma de comunicación interna y externa conscientemente utilizada, está armonizada tan efectiva y eficazmente como sea posible, para crear una base favorable para las relaciones con los públicos de los que la empresa depende.‖25
De acuerdo a lo expuesto por los autores Molina y Van Riel, la comunicación corporativa obedece a un conjunto de acciones que realizan las empresas u organizaciones para mantener informados a sus públicos de interés sobre sus valores, estrategias e identidad. La comunicación corporativa es clave en el desarrollo de este programa de comunicación, puesto que nos ayudará a descubrir los mejores canales para llegar a los colaboradores de Home Vega y, a través de un seguimiento programado de acciones, se podrá conocer si se está cumpliendo nuestras metas y si los colaboradores se sienten satisfechos y parte de la empresa.
Otro de los principales objetivos que persigue nuestro programa de comunicación es dinamizar los valores y la identidad corporativa, con el fin que la empresa sea una sola unidad en la que todos estén al tanto de las acciones y de las futuras
24
Molina, V. (2004) Imagen Corporativa. Ecuador.
25
proyecciones de la empresa, de tal manera que se pueda comunicar directamente la información que sea necesaria.
2.1.3. Tipos de comunicación.
2.1.3.1. Comunicación Interna.
Actualmente la comunicación interna es considerada como una herramienta de gestión y se define según Francisca Morales como ―el modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de la misma‖.26
La comunicación interna concierne a todos los componentes de la empresa desde la dirección general, pasando por los cuadros directivos y empleados; es decir que para lograr eficiencia con esta herramienta se debe informar al público interno sobre lo que la organización hace o establece. Joan Costa cree que: ―el problema central de las relaciones dentro de la empresa es la comunicación‖27. En la actualidad se está imponiendo la comunicación interna como una disciplina de gestión empresarial ya que es considerada como un instrumento eficaz y genera un efecto positivo sobre la productividad de la empresa.
26
Morales, F. (2001) Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional, España: Ediciones Gestión 2000.
27
Antonio Torvá Jordán habla sobre la comunicación interna y externa en el libro Manual de Relaciones Públicas, Publicidad y Comunicación compilado por José y Mario Barquero:
―Las diferentes escuelas de la comunicación empresarial lo han venido señalando desde hace muchos años: sin comunicación interna no puede haber comunicación externa.
Y ello porque, por un lado, el personal, como sujeto activo-pasivo de la comunicación interna, conforma el propio concepto metonímico de «empresa». Y, por el otro, porque como persona, incorpora en sí mismo a, como mínimo, dos elementos fundamentales en lo que a la configuración pública de su empresa se refiere: es un intermediario y es un líder de opinión.
Es un intermediario porque se sitúa entre su organización y su entorno. Es un líder de opinión, en cuanto parece evidente la capacidad de cualquier persona que trabaja en una empresa de influir en su entorno inmediato en cuanto a las opiniones vertidas sobre las actividades de su propia organización, siendo incluso irrelevante la ocupación real de esa persona en la empresa en cuestión.
sociólogos- entre lo que la empresa dice que hace y lo que sus empleados, a través de los llamados canales informales, dicen lo que realmente se hace.‖28
Por lo expuesto, la comunicación interna es un pilar fundamental para el éxito en la comunicación externa, de aquí la importancia de mantener bien informado al público interno, para que éste no cree una imagen desfavorable de la organización frente a los públicos externos.
Jesús García Jiménez en su libro comunicación Interna cita que la comunicación interna es el ―vehículo para contar con las opiniones de todos en una reflexión global sobre la empresa‖29
y es la principal razón del desarrollo de nuestro programa de comunicación interna: recoger de manera cualitativa las percepciones que tienen los colaboradores de Home Vega a fin de encontrar los mejores canales de comunicación y difundir la información de una manera dinámica. Si se logra tener colaboradores informados oportuna y correctamente, se generará un boca a boca que mejorará el clima laboral y se obtendrán adeptos a la certificación y a los valores organizacionales.
El presente programa de comunicación utilizará la comunicación interna como una herramienta de gestión con el público interno para garantizar una retroalimentación positiva de su parte.
28
Barquero, J. (2005) Manual de Relaciones Públicas, Publicidad y Comunicación. España: Ediciones Gestión 2000 S.A.
29
2.1.3.1.1. Herramientas de comunicación interna.
Las herramientas de comunicación son de gran importancia al momento de llevar a cabo un plan de comunicación interna, ya que de ellas dependerá que el programa tenga éxito. A continuación, la página aureamorarrpp.com nos habla acerca de las herramientas que existen y sus características.
El diseño del programa de comunicación interna debe plantear tácticas y actividades sencillas que permitan su réplica en todas las sucursales, sin generar ningún inconveniente. El objetivo principal de la ejecución del programa de comunicación es implicar de una manera más dinámica e interactiva al público interno en el proceso de certificación, por tal motivo, las acciones desarrolladas deben ser fáciles de captación y recordación.
2.1.3.1.1.1. Manual corporativo.
Una de las principales herramientas que deben existir en las empresas es el manual corporativo, en el que se establecen informaciones relativas a la organización que cualquier miembro de ella debe conocer. Este manual debe contener elementos profesionales e institucionales.
2.1.3.1.1.2. Reuniones informativas.
responsable y se concretan para mejorar la interacción personal y establecer elementos dinamizadores. Deberán estar convenientemente planificadas, secuenciadas y estructuradas con la estrategia de comunicación interna.
2.1.3.1.1.3. Revista o periódico interno.
Los objetivos son crear una identidad organizativa, conocer las inquietudes de los miembros de la organización, establecer canales fluidos de comunicación entre todos los miembros —independientemente de la posición jerárquica— e informar a los empleados. Para ello, la estructura abarca informaciones de contenido social (actividades culturales y deportivas, anuncios de personal, crónicas sobre empleados), informaciones de la organización (sobre el sector económico en el que se encuadra, noticias financieras o de producción) y contenidos relacionados con los empleados (relaciones con el trabajo, promociones, beneficios económicos o sociales.
sucintamente la información o el acontecimiento, por tanto, no tiene una periodicidad establecida y su aparición se circunscribe al surgimiento de mensajes urgentes y de importancia.
2.1.3.1.1.4. Círculos de calidad-
Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organización. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.
2.1.3.1.1.5. Tablones de anuncios.
2.1.3.1.1.6. Buzón de sugerencias.
Instrumento de comunicación ascendente que tiene como objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias —no quejas o reclamaciones— sobre diversos aspectos:
Técnicos, tales como métodos de trabajo, mejoras organizativas, sustitución de materiales, tiempos de producción, mejora de la productividad.
Humanos, referidos a seguridad e higiene en el trabajo, turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el trabajo.
Administrativos entre los que se encuentran nóminas, servicios en la organización, normas administrativas.
2.1.3.1.1.7. Circulares.
2.1.3.1.1.8. Visita o jornadas de puertas abiertas.
Este tipo de comunicación puede ser de dos tipos: internas o externas. Externas se refiere a aquellas personas que no tienen relación directa con la organización; las internas incluyen a los empleados y a sus familiares, así como a proveedores, clientes u otros públicos directamente relacionados con la organización.
Es importante para la comunicación interna que todos los miembros internos conozcan el ámbito, el ambiente y el contexto de trabajo y que sean conscientes de los diferentes problemas que acontecen en cada una de las áreas. Esa es una de las actividades que pueden ser enmarcadas en el ámbito de la comunicación transversal.
2.1.3.1.1.9. Intranet.
Ambegaonkar define a una intranet como ―una pequeña Internet, con la gestión de la información y herramientas de acceso del World Wide Web juntos en una organización. Se puede elegir conectar la intranet a Internet, o se puede decidir mantener la intranet local y no conectarla jamás a Internet‖.
2.1.3.1.1.10. Videoconferencia.
La posibilidad de conectar a dos o más personas que están separadas geográficamente supone un gran avance para las organizaciones, sobre todo si esa conexión supone un intercambio de información en vídeo y audio. Así, surgieron las videoconferencias como instrumento que permite conectar visualmente a personas que estaban separadas por una distancia considerable. Para Westphalen (1994: 97-100) este instrumento posee una serie de aportaciones positivas pero también elementos negativos:
Características:
Simplicidad, al margen de cuestiones técnicas ya que los participantes pueden actuar como si se tratara de una reunión completamente presencial. Rapidez al reunir con celeridad a personas separadas geográficamente y
que trabaja en tiempo real, por lo que las decisiones se toman in situ.
Rentabilidad al suponer un ahorro en el coste tradicional que se asocia a estas reuniones y que implica desplazamiento, alojamiento, fatiga por el viaje, etc.
Flexibilidad en la modalidad de las reuniones que se establezcan debido a que la tecnología permite cualquier tipo de reunión ya sea de trabajo, para formación, enseñanza a distancia, resolución de crisis, etc.
Frialdad en la comunicación al no poder disponer de la comunicación gestual.
Actividades constreñidas al orden del día por lo que puede aportar rigidez a la reunión.30
2.1.3.1.2. Identidad Corporativa.
2.1.3.1.2.1. Identidad Corporativa Organizacional.
Para entender cómo beneficia la identidad corporativa a nuestro programa de comunicación interna se partirá del concepto de Joan Costa, quien la define como ―Un sistema de comunicación que se incorpora a la estrategia global de la empresa, y se extiende y está presente en todas sus manifestaciones, producciones, propiedades y actuaciones.‖ 31
La identidad corporativa es considerada el principal motor de la empresa, ya que es el más claro ejemplo de cómo se encuentran las relaciones entre determinada empresa y su público interno.
Lastimosamente existen varias empresas en nuestro país que carecen de identidad corporativa, ya que ésta no se ha dinamizado de la manera correcta para que sus públicos la conozcan y se sientan parte de ella. Costa menciona que ―Identidad corporativa es una expresión técnica que sirve a la empresa pero que los públicos ignoran: para ellos, sencillamente no existe. Lo que sí existe no son conceptos, sino vivencias y experiencias, como por ejemplo la satisfacción,
30
Rivera, F. (2011) Herramientas de Comunicación Interna.Relaciones Publicas Empresariales. http://aureamorarrpp.blogdiario.com/1211514240/, 20/01/2013
31
confianza, adhesión (a una marca o una empresa) e incluso imagen, como una
certidumbre que incluye esta clase de valores‖32. Con esto se puede concluir que
las acciones o decisiones que tome una empresa para generar un vínculo emocional con sus trabajadores marcarán una diferencia en su comportamiento e incluso en la manera de producir para la misma.
2.1.3.1.2.2. Elementos de Identidad Corporativa.
El portal crecenegocios.com expresa que ―La identidad corporativa abarca dos aspectos: los internos y los externos; los internos incluyen la forma en que están ubicados los exhibidores, la distribución del mobiliario, los colores de la fachada y de las paredes, la ambientación y la decoración del local, etc. Mientras que los aspectos externos incluyen el logotipo, la tipografía, y los colores de la empresa, los cuales son utilizados en los letreros, carteles, folletos, catálogos, tarjetas, páginas web, cartas, emails, uniformes, artículos publicitarios, etc.‖33
Es de suma importancia para las empresas consolidar una identidad sólida desde sus inicios ya que será el primer referente en la mente de sus públicos. Una vez que se consolida la imagen, ésta debe ser comunicada primordialmente a su público interno para que se sienta identificado con la empresa. Después de comunicar dicha identidad, la empresa debe realizar una serie de acciones de
32
Costa, J. (2001) Imagen corporativa en el siglo XXI. Argentina: La Crujía Ediciones. Primera Edición.
33
comunicación continuas para que sus colaboradores estén continuamente inmersos e informados de su empresa. Para el desarrollo de mi plan de comunicación interna es necesario que las decisiones que se tomen durante la certificación se comuniquen a tiempo y persigan involucrar en diferentes acciones a los colaboradores a fin de motivarlos en el nuevo proceso.
2.1.3.1.2.3. Beneficios de la Imagen Corporativa.
La Imagen corporativa debe partir siempre de la realidad de la empresa, la misma que debe proyectarse de forma global, teniendo en cuenta todo lo que la empresa hace.
―Una compañía preocupada por su imagen, la tendrá en cuenta en todas las estrategias corporativas, alcanzando a todo tipo de políticas empresariales. Es así cómo se podrá poner en marcha una estrategia común de imagen corporativa.
En definitiva una buena imagen corporativa añade valor a la empresa de la siguiente forma:
Aumenta el valor de sus acciones.
Mejora la imagen de sus productos y servicios, y las marcas que ofrece al mercado.
En mercados muy saturados, una empresa con buena imagen se diferencia mejor y logra ser recordada sin problemas.
Cuando la empresa tiene que lanzar nuevos productos, las acitudes del consumidor son más favorables, y está más dispuesto a probar y comprar lo que se le ofrece.
Ante cualquier adversidad, el público objetivo actúa mejor, y confía en mayor medida en la empresa que tiene una imagen positiva.
Los mejores profesionales quieren trabajar en compañías cuya imagen corporativa es positiva.
Los empreados se sienten orgullosas de trabajar en una empresa con buena imagen, sobre todo, si el esmero en conseguirla no sólo se refiere a los públicos externos, sino también a los internos.‖34
Si el programa de comunicación interna se rige bajo los beneficios que se alcanzan al dinamizar la información e identidad corporativa, los resultados que se obtendrán del proceso de certificación serán más efectivos y en menor plazo del esperado, es por eso que se realizarán acciones sistemáticas para evaluar si las acciones planteadas son las correctas.
34
Durante el proceso de certificación será clave fortalecer en los trabajadores la identidad corporativa de Home Vega, para que así cada uno, se sienta motivado a trabajar por la certificación como objetivo propio y empresarial. Así mismo, los trabajadores deberán tener claro que el objetivo principal de obtener la certificación OHSA 18001 es brindarles un ambiente de trabajo que reúna todas las características necesarias para su desarrollo pleno, es decir, donde puedan desarrollar sus habilidades y destrezas en el campo profesiones, físico, mental y espiritual. Esto se logrará mediante la implementación del programa de comunicación desarrollado en este plan de titulación.
2.1.3.1.3. Programas de Motivación.
2.1.3.1.3.1. Definición de Programa.
Según la página de internet definiciones, programa es ―término derivado del latín programa que, a su vez, tiene su origen en un vocablo griego, posee múltiples acepciones. Puede ser entendido como el anticipo de lo que se planea realizar en algún ámbito o circunstancia; el temario que se ofrece para un discurso; la presentación y organización de las materias de un cierto curso o asignatura; y la descripción de las características o etapas en que se organizan determinados actos o espectáculos artísticos. Un programa también consiste en una unidad temática desarrollada durante una emisión televisiva o radial.‖35
Centrándonos más en el ámbito que desarrolla esta tesis, es puede definir dos conceptos que nos permitirán visualizar de mejor manera el impacto que tendrá el programa de comunicación en la empresa Home Vega. Se definirá lo que es plan y programa, tomados del libro Programas de Animación Sociocultural, del autor José V. Merino Fernández.
Las diferencias entre plan y programa adquieren a nivel operativo matices concretos más allá del simple hecho de ocupar un lugar diferente en el proceso planificador.
35 (2008) Programa. Definición.de.
El Plan es la unidad de acción más general e incluye a los demás. E. Ander-Egg en el contexto de que el plan se refiere al aspecto global de todas las actividades del proceso de planificación dentro de un periodo determinado. lo define como
parámetro técnico-político dentro del cual se enmarcan los programas y proyectos
(1991:37). Pero el plan, como el mismo autor indica, no se limita a la suma de programas y proyectos, porque además formula propósitos, objetivos generales, líneas estratégicas, prescripciones normativas, etc.
El objetivo del plan es marcar las líneas generales de acción y el cauce estratégico por el que discurran los programas y proyectos.
El programa implica en el proceso planificador un nivel de concreción mayor que el plan. En el programa se precisa o, utilizando la expresión del Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, se declara lo que se piensa hacer en alguna materia o situación.
servicios, actividades y tareas en función de una realidad social concreta, tiempo determinado, disponibilidad de recursos, etc.36
Para la intencionalidad que persigue el presente programa de comunicación interna; programa es una serie de pasos que se planean previo a acontecimientos importantes y que busca conseguir objetivos específicos de manera organizada, a través de procedimientos, plazos y actividades, utilizando los recursos que posee la empresa.
2.1.3.1.3.2. Definición de Motivación.
La psicóloga Anita Woolfolk menciona que ―la palabra motivación deriva del latín motivus, que significa «causa del movimiento». La motivación puede definirse como el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un determinado medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que deje de hacerlo. La motivación es un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta.‖37
La motivación es un proceso clave para el desarrollo de las empresas. Si se logra mantener a los trabajadores motivados y satisfechos con la empresa, esto
36
Merino, J. (2003) Programas de animación sociocultural. Tres instrumentos para su diseño y evaluación. España: NARCEA, S.A. DE EDICIONES
37
generará una actitud receptiva para su involucramiento en nuevos proyectos o planes que tenga la empresa. Es por ello que hacer partícipes a los empleados en la toma de decisiones y la dinámica de la empresa se debe analizar y considerar con mucha cautela, a fin de que se favorezcan ambos lados.
Para el desarrollo del programa de comunicación interna la etapa de motivación es considerada la más importante, ya que el éxito del proceso de acreditación se alcanzará si se logra comunicar oportuna y correctamente a nuestros colaboradores cada paso del progreso de dicho proceso.
2.1.3.1.3.3. La Motivación en el Trabajo.
Motivación de trabajo ―es un conjunto de fuerzas energéticas que se originan tanto dentro como más allá de un individuo, para iniciar un comportamiento relacionado con el trabajo y para determinar su forma, dirección, intensidad y duración‖.38
Esto es lo que piensa Pinder acerca de la motivación laboral y su concepto servirá a lo largo del desarrollo del programa de comunicación para tener claro en qué consiste la motivación y cómo se debe manejarla para que el empleador y los trabajadores sientan los beneficios que les proporciona la empresa.
38
