OBJETIVO TIPO DE OBJETIVO NIVEL DE EVALUACIÓN MECANISMO DE EVALUACIÓN INDICADORES RESPONSABLE
Informar a los colaboradores de Home Vega a través de herramientas de comunicación acerca de lo que es y abarca la normativa OHSA 18001 en un lapso de hasta 3 meses.
Informativo Básico Encuesta sobre el interés del personal Porcentaje de involucramiento en las actividades. Departamento de Relaciones Públicas y Recursos Humanos Medición de la exposición del mensaje Porcentaje del público que captó el mensaje Sondeo de Opinión. # de impactos recibidos
Motivar a los colaboradores de la empresa Home Vega a través de acciones sistemáticas de
comunicación para generar una actitud positiva durante el proceso de certificación de la normativa OHSA 18001 en el lapso de hasta 5 meses.
Motivacional Intermedio Grado de participación del personal. # de impactos recibidos Departamento de Relaciones Públicas y Recursos Humanos Focus Group Porcentaje de
participación del público objetivo en las actividades Grupos Focales Percepciones
Involucrar a los colaboradores de la empresa Home Vega en el proceso de certificación de la normativa OHSA 18001 en un lapso de hasta 3 meses.
Inclusivo Avanzado Sondeos de Opinión Porcentaje de recordación de los procedimientos en lo que respecta a seguridad industrial Departamento de Relaciones Públicas y Recursos Humanos Seguimiento Sistemático Seguimiento de líneas básicas (antes, durante y después) Grado de participación del personal # de asistentes Sondeo de Opinión # de impactos recibidos
4.5. Cronograma.
El presente plan de comunicación interna se desarrollará a partir de junio del 2013 y tendrá una duración de 11 meses, es decir, hasta abril del 2014.
4.6. Plan Táctico.
Cuadro Nº 6 PLAN TÁCTICO
TÁCTICA ACTIVIDAD COSTE
T.1 Mailing A.1.1.1 Todos los lunes se enviará una cápsula informativa a través del correo electrónico institucional con respecto a la OHSA 18001. La información será llamativa y tendrá un lenguaje coloquial. (Anexo 2)
$1.200
A.1.1.2 Se diseñará una animación para incluir en la firma institucional de todos los colaboradores, donde mencione que Home Vega se está certificando en la OHSA 18001 (Anexo 3).
$ 80
T.2 Juntas ―Buenas noticias‖
A.1.2.1 Se diseñará un rompecabezas en gigantografía, que será colocado en la sala de reuniones. Cada colaborador tendrá una pieza que incluirá información y animaciones que darán como resultado lo más importante de la certificación OHSA 18001. (Anexo 4)
$ 300
A.1.2.2 Junto a cada pieza entregada el colaborador deberá colocar un mensaje motivacional para colaborar en el proceso de certificación. (Anexo 5)
$ 120
T.3 Afiches A.1.3.1 Se colocará afiches informativos en lugares estratégicos de la empresa, con información referente a las OHSA y su aplicación a Home Vega. (Anexo 6)
$150
T.4 Charlas informativas A.2.4.1 Se realizará charlas informativas y prácticas una vez por mes, con la finalidad de que el público interno conozca sobre las OHSA 18001 y su cumplimiento en Home Vega
$ 450
A.2.4.2 Las charlas contarán con expertos en seguridad industrial. Los temas estarán acorde a la situación actual de Home Vega poniendo en práctica ejemplos en materia de
construcción.
A.2.4.3 Se presentarán casos prácticos del correcto uso de los implementos de seguridad industrial.
$ 0
T.1 Afiches A.1.1.1 Se colocará afiches animados con imágenes de la utilización y no utilización (do y do not) de los implementos de seguridad (fajas, casco, etc.) con ejemplos prácticos en los espacios de mayor concentración de la empresa. (Anexo 7)
$ 150
T.2 Cuadro de Cumplimiento
A.1.2.1 Se diseñará un cuadro de cumplimiento que estará en la entrada de las oficinas en el que se realizará una revisión (checklist) del uso de equipos de seguridad en el área de bodega. Este cuadro contará con una fotografía del colaborador y un espacio donde se le asignarán ―estrellas‖ por buen cumplimiento. (Anexo 8)
$ 200
A.1.2.2 A los tres primeros colaboradores que cumplan semanalmente con el cuadro, se les premiará en un área destacada, resaltando sus puntos positivos para motivarlos en una votación mensual donde se escogerá el empleado del mes.
$ 0
A.1.2.3 Se diseñará un diploma que en el que mencione las cualidades que tiene el empleado del mes y se le entregará acompañado de un bono de cumplimiento. (Anexo 9)
$ 1.250
T.1 Stands nutricionales en oficinas
A.2.1.1 Implementar en los espacios de oficina stands de fruta, bebidas saludables y cereales con letreros que informen sobre las buenas prácticas alimenticias. (Anexo 10)
$ 2.500
A.2.1.2 Mostrar en carteleras y el comedor de la empresa, el valor nutricional de los productos y los beneficios de la buena alimentación
para la salud. (Anexo 11)
T.1 Charlas prácticas “Mes de la seguridad industrial‖
A.1.1.1 Se realizará el ―Mes de la Seguridad Industrial‖. Se elegirá a dos representantes de cada área para que realicen dinámicas y demuestren el correcto uso de los implementos de seguridad.
$ 200
A.1.1.2 Cada semana se tratará un tema distinto, ejemplo: ―El correcto uso del casco y los beneficios al tenerlo puesto en el trabajo‖.
$200
A.1.1.3 Los colaboradores se encargarán de preparar las charlas y las dinámicas.
$ 0
T.1 Reuniones por departamentos
A.2.1.1 Se elegirá a un representante de cada área para que sea el vocero de las diversas inquietudes de su grupo.
$ 0
T.2 Almuerzo de trabajo A.2.2.1 Se organizará un almuerzo de trabajo mensual en donde cada representante departamental expondrá las solicitudes y observaciones todo esto con el fin de conocer las necesidades y demandas para mejorar su seguridad ocupacional.
$1.200
TOTAL $ 9.350
4.7. Presupuesto. Cuadro Nº 7 Gastos Administrativos Honorarios de Agencia $2.000,00 Personal extra $300,00 Gastos de Investigación Herramientas utilizadas $100,00 Gastos de Investigación $100,00 Gastos imprevistos $40,00 Plan Táctico $9.350,00 Subtotal $11.890,00 12 %IVA $1.426,80
Total Plan de Comunicación $13.316,80
CONCLUSIONES GENERALES.
Presentada la investigación y el correspondiente análisis comunicacional podemos señalar con seguridad que para llegar a la certificación OHSA 18001 la empresa HOME VEGA, debe iniciar un proceso inmediato de información, socialización y sensibilización con sus colaboradores, ya que el interés es alto pero el conocimiento es mínimo. Además, que la mayor necesidad institucional es el fortalecimiento y creación de canales y herramientas transversales de difusión hacia todo el personal.
Es importante, que la entidad HOME VEGA tome en cuenta que la oportunidad que se presenta con la certificación, también posibilita conocer el clima laboral actual y sus aristas de mejora, para que de esta manera, implementar acciones positivas para impulsar la imagen corporativa de la misma.
La oportunidad y la temporalidad en la que se active el plan de comunicación interna encaminará a la empresa a un importante reconocimiento entre sus trabajadores, por lo que alcanzar la certificación será un proceso mucho más fluido y comprometido, si los diversos departamentos cumplen con satisfactoriamente con las fases planteadas: Informar, motivar e involucrar. A mayor difusión de información desde la empresa hacia un público interno, mejor posicionamiento tendrá entre sus colaboradores.
Podemos señalar que la temporalidad propuesta en cada actividad está pensada para que las acciones que se implementen en cada fase se cumplan y que sea factible la participación de las diferentes áreas de Home Vega.
Finalmente, al concluir con esta propuesta comunicacional esperamos que sea un positivo aporte para fortalecer la imagen corporativa de Home Vega ya que contará con un equipo comprometido con la empresa que mejorará con el crecimiento y cumplimiento de objetivos planteados.
RECOMENDACIONES GENERALES.
Es importante que una vez entregada esta propuesta de comunicación interna para el involucramiento y certificación de HOME VEGA, se mantenga varios procesos de seguimiento y mejora continua de las herramientas de comunicación que se emplee en el convivir laboral con el fin de que no quede como un proceso aislado sino sea algo permanente y renovado.
Por otra parte, se recomienda que los gerentes de HOME VEGA tomen en cuenta las actividades propuestas porque son ejes que pueden emplearse para más certificaciones que hagan de la empresa un ejemplo laboral en el sector comercial.
Durante el desarrollo de esta propuesta también se identificó que la empresa Home Vega tiene varias oportunidades que pueden concretarse con los directivos de la empresa para mejorar su clima laboral, imagen corporativa y relacionamiento con los aliados estratégicos. Por ejemplo, la apertura de un departamento de comunicación sería clave para la empresa ya que unificaría sus acciones con la dirección de recursos humanos para realizar acciones conjuntas internas a la par que encaminaría externamente la reputación de la entidad bajo un lineamiento estratégico.
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ANEXO 1
MODELO DE ENCUESTA
La presente encuesta tiene por objetivo obtener su opinión acerca de la efectividad comunicacional de Home Vega, por lo que es esencial que responda con la mayor sinceridad posible, agradecemos su colaboración. Estas encuestas son estrictamente confidenciales por ello no se pide ningún dato identificativo.
Comunicación
1. ¿A través de qué medio de comunicación usted se entera de lo que sucede en la empresa? Ordene de 1 a 5 según su prioridad.
a) Mail___
b) Reuniones mensuales del Club Vega___ c) Cartelera___
d) Afiches (Habladores)___
e) Reuniones semanales ―Buenas noticias‖___
2. Califique las siguientes herramientas de comunicación
a)Bueno b)Regular c)Malo d)No conoce
e)No utiliza 2.1 Intranet
2.2 Carteleras
2.3 Reuniones mensuales del Club Vega 2.4 Reuniones semanales ―Buenas Noticias‖
2.6 Afiches/Anuncios
3. ¿Con qué frecuencia utiliza estas herramientas comunicacionales? a)Diario b)Semanal c)Quincenal d)Mensual 3.1 Mail
3.2 Altavoces 3.3 Cartelera
4. Según su criterio ¿cómo es la comunicación interna en Home Vega?
5. Según su criterio ¿cómo son los procesos de capacitación en Home Vega?
a) Excelentes b) Buenos c) Malos
Certificación ISO 18001
6. ¿Sabe usted qué es la ISO 18001?
a) Si___ b) No___
7. ¿Según su criterio, a ISO 18001 se refiere a...?
a) Seguridad Industrial___ b) Calidad___ c) Procesos ___ 8. ¿Considera que su sitio de trabajo es seguro?
a) Si___ b) No___
¿Por
qué?_______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ___
9. ¿Qué equipo especial utiliza para su trabajo? a) Guantes___ b) Arnés___ c) Casco___ d) Botas antideslizantes __ e) Otros __ ¿Cuáles?____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ______
10. ¿Le gustaría recibir un programa de capacitación para mejorar su rendimiento laboral y seguridad industrial?
a) Si___ b) No___
¿Por qué?____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________