MÓDULO ÚNICO DE
SISTEMATIZACIÓN LABORAL
EMILIO REYES PORRAS
MUSLA2019_OF16.xlsm
MÓDULO
ÚNICO
PARA SISTEMATIZACIÓN
LABORAL
MUSLA2019V1_OF16.xlsm
Una aplicación en Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) en Excel, que permite registrar la actividad
laboral para empleados que devengan hasta 2
salarios mínimos
Compatible con OFFICE 2007, 2010,
2013 y 2016
EMILIO REYES PORRAS
TABLA DE CONTENIDO MUSLA2019V1_OF16
TABLA DE CONTENIDO MUSLA2019V1_OF16 ... V
LECCIÓN 1: CARGAR MUSLA2019V1_OF16 ... 1
1. PRESENTACIÓN. ... 1
2. INSTALACIÓN. ... 1
3. CARGAR LA APLICACIÓN. ... 1
4. DATOS DEL PATRONO. ... 2
5. LOS LIBROS DE LA APLICACIÓN. ... 2
6. EL CÓDIGO EN LAS APLICACIONES VBA EXCEL... 10
LECCIÓN 2: MENÚ PRINCIPAL... 11
1. PRESENTACIÓN. ... 11
2. EL RÉGIMEN LABORAL COLOMBIANO: CONSIDERACIONES INICIALES. ... 12
3. INGRESO DE SALARIO MÍNIMO Y AUXILIO DE TRANSPORTE. ... 13
4. OPCIONES DEL MENÚ: BOTONES DE COMANDO. ... 14
4.1. INGRESO DÍAS FESTIVOS (M3). ... 14
4.2. INGRESO DE EMPLEADOS (M4). ... 14
4.3. INGRESO QUINCENAS (M5)... 14
4.4. CONSULTA DE: CESANTÍAS, PRIMA DE SERVICIOS, VACACIONES, QUINCENAS PAGADAS y PAZ Y SALVO (M6). ... 14
LECCIÓN 3: INGRESAR DATOS DEL EMPLEADO ... 15
1. INGRESO DE EMPLEADOS. ... 15
LECCIÓN 4: TRAMITAR PAGO DE QUINCENAS ... 17
1. RÉGIMEN LABORAL COLOMBIANO PARA PAGO DE SALARIO... 17
2. CALCULAR QUINCENA. ... 21
3. IMPRIMIR QUINCENA. ... 21
LECCIÓN 5: PAGO DE CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS ... 23
1. NORMAS LEGALES EN COLOMBIA SOBRE CESANTÍAS E INTERESES. ... 23
1.1. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LAS CESANTÍAS. ... 25
2. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR EL PAGO DE CESANTÍAS E INTERESES. ... 27
2. PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR. ... 30
LECCIÓN 7: COPIA IMPRESA DE QUINCENAS YA PAGADAS ... 31
1. EL PORQUÉ DE ESTE FORMULARIO. ... 31
2. PROCEDIMIENTO... 32
LECCIÓN 8: VACACIONES ... 33
1. NORMATIVIDAD LEGAL PARA VACIONES DE EMPLEADAS. ... 33
2. LOS ALGORITMOS PARA EL TRÁMITE DE VACACIONES... 34
3. PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR E IMPRIMIR VACACIONES. ... 35
3.1. FECHA DE INICIO VACACIONES EN SEGUNDA QUINCENA. ... 35
3.2. FECHA DE INICIO DE VACACIONES EN PRIMERA QUINCENA. ... 35
3.3. PROCEDIMIENTO. ... 35
4. PROCEDIMIENTO CUANDO HAY LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. ... 36
5. ¿SE PUEDE TRAMITAR UN PERÍODO DE VACACIONES QUE TIENE DOS AÑOS DE RETRASO ANTERIORES AL ACTUAL? ... 36
LECCIÓN 9: PAZ Y SALVO (CONSTANCIA DE PAGO ANUAL) ... 39
1. NORMATIVIDAD LEGAL SOBRE EL CONTRATO DE TRABAJO. ... 39
2. MODELO DE CONTRATO DE TRABAJO PARA EMPLEADAS DEL SERVICIO DOMÉSTICO. ... 41
3. EL PAZ Y SALVO (CONSTANCIA DE TRABAJO). ... 42
LECCIÓN 10: DÍAS FESTIVOS EN COLOMBIA ... 43
1. FESTIVOS: EL PORQUÉ DE ESTE FORMULARIO. ... 43
2. ¿DÓNDE COSULTAR LOS DÍAS FESTIVOS DE COLOMBIA? ... 44
3. INGRESAR DÍAS FESTIVOS. ... 44
4. CORREGIR DÍA FESTIVO. ... 44
5. BORRAR DÍA FESTIVO. ... 44
LECCIÓN 1: CARGAR MUSLA2019V1_OF16
1.
Presentación.
2.
Instalación.
3.
Cargar Aplicación.
4.
Datos del Patrono.
5.
Los libros (archivos) de la aplicación.
1. PRESENTACIÓN.
MÓDULO ÚNICO DE SISTEMATIZACIÓN LABORAL (MUSLA) versión 2019V1_OF16 (compatible con versiones de Office 2007, 2010, 2013 y 2016). Aplicación desarrollada en Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en Excel. Módulos:
A. Salario Mínimo y auxilio de transporte desde al año 2012 hasta el año 2040.
B. Empleados con sus documentos, condiciones de contrato y salario hasta el monto que la norma permite no realizar retención en la fuente.
C. Liquidación de quincenas con descuentos de salud y pensión.
D. Prestaciones legales: vacaciones, prima de servicios, cesantías e intereses de cesantías.
E. Paz y Salvo.
2. INSTALACIÓN.
A. Crear carpeta de nombre NOMINA (puede utilizar otro nombre de su preferencia). Copiar en esta carpeta los libros Musla2019V1_OF16.xlsm, tb1TablasAuxiliares.xlsx, tb2DatosTrabajador.xlsx y
tb3NombreTrabajadorXX.xlsx.
B. Tener en un borrador los datos del año actual, con salario mínimo legal, auxilio de transporte, nombres de los empleados, documento de identidad, tipo de contrato (por días, mensual, con prestaciones, sin prestaciones) y permanencia (externo, interno).
3. CARGAR LA APLICACIÓN.
A. En la carpeta NOMINA doble clic en el libro MUSLA2019V1_OF16.xlsm. Si aparece el mensaje: Advertencia de Seguridad. Se deshabilitó parte del contenido activo. Haga clic para obtener más detalles. Habilitar Contenido. Hacemos Clic en este botón.
B. Vamos a habilitar la ficha Programador de Excel que acompañará las fichas existentes de nombre Inicio, Insertar, Diseño de Página, etc. Si ya existe, ignore este paso. Esta explicación es válida para Excel 2010, si tiene una versión posterior, la ficha se llama Desarrollador. Consultar en Internet el procedimiento a seguir, si esta aclaración no es suficiente. Veamos los pasos:
1. Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de Opciones > Fichas Principales > Clic en Programador (debe aparecer un “chulito”).
4. DATOS DEL PATRONO.
Parte de la hoja que podemos estar observando en este momento se muestra en la Figura 1.1. En el rango A28:E28 procedemos a escribir la información solicitada. Guardamos el cambio realizado (clic en el ícono correspondiente, parte superior izquierda, o <Ctrl> + G).
Hecho esto, clic en el botón de comando Cargar Musla2019V1_OF16. Nos preparamos para ingresar al FORMULARIO 1 que contiene los botones de comando que nos permiten acceder a todas las prestaciones de la aplicación.
Figura 1. 1
5. LOS LIBROS DE LA APLICACIÓN.
En la aplicación se utilizarán los formatos siguientes, propios de Excel:
Tabla 1. 1 Los Formatos de los Libros en Excel.
Formato Extensión Descripción
y Excel 2007.
No se pueden almacenar códigos de macros de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro de Office Excel 4.0 (.xlm)
Libro de Excel habilitado
para macros .XLSM
Formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
En la aplicación se tienen los libros siguientes: Musla2019V1_OF16.xlsm, tb1TablasAuxiliares.xlsx, tb2DatosTrabajador.xlsx y tb3NombreTrabajadorXX.xlsx. Veamos:
Musla2019V1_OF16.xlsm. Es el libro principal de la aplicación. Aquí encontramos los formularios (total 9) y código para administrar todo el proceso. En este libro se tienen dos hojas: FESTIVOS y SalMin. Ver figura 1.2 y 1.3.
Tabla 1. 2 Algunos días Festivos en Colombia
tb1TablasAuxiliares.xlsx. Este libro consta de las hojas siguientes: Liquidación de quincenas (Tabla 1.4), cesantías (Tabla 1.5), intereses de cesantías (Tabla 1.6), prima de servicios (Tabla 1.7), vacaciones (Tabla 1.8) y constancia de pago (Tabla 1.9).
tb2DatosTrabajador.xlsx.
Tabla 1. 10 Datos de los Empleados
tb3NombreTrabajadorXX.xlsx
Tabla 1. 11 Pagos un Trabajador
La aplicación administra la tabla 3, creando para cada año laboral una carpeta con el nombre del año y el resumen de las liquidaciones de cada quincena, prestaciones sociales para cada trabajador, durante los doce meses del año. En la Tabla 1.11 podemos observar cómo cambia el nombre de la tabla.
tb3NombreTrabajadorXX.xlsx cambia a tb3CARMENALICIA19.xlsx. El valor 19 corresponde al año 2019. Cuando la aplicación hace este cambio, la última tabla se convierte en un libro de Excel.
6. EL CÓDIGO EN LAS APLICACIONES VBA EXCEL.
Lo que el usuario no ve cuando utiliza la aplicación es el código que permite darle vida a los controles que aparecen en cada uno de los formularios. Desarrollar algoritmos utilizando el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones en Excel (VBA), requiere pasar primero por dos o tres niveles de aprendizaje de la aplicación Excel, siendo el último nivel el tema de la codificación de un algoritmo. La ventaja de utilizar una aplicación como Word, Excel y Musla2019V1_OF16.xlsm, es que el usuario no necesita tener conocimientos de programación para utilizarlas. Es un hecho que cuando utilizamos Word, no podemos darnos cuenta lo que esta aplicación esconde para darle vida a todos los menús que utilizamos para dar formato a párrafos, cambiar el tipo de letra, numerar páginas, etc.
LECCIÓN 2: MENÚ PRINCIPAL
1.
Presentación.
2.
El régimen laboral Colombiano. Consideraciones para interpretar los algoritmos de la
aplicación.
3.
Ingreso de salario mínimo y auxilio de transporte.
4.
Los módulos de la aplicación: Opciones del Menú.
Figura 2. 1
1. PRESENTACIÓN.
En la lección de introducción (Lección 1), vimos el procedimiento para cargar la aplicación y llegar a este formulario, que podemos considerar como el formulario principal o de menús. Para comprender este instructivo, lo denominaremos FORMULARIO 1: PRINCIPAL.
2. EL RÉGIMEN LABORAL COLOMBIANO: CONSIDERACIONES INICIALES.
Los aportes al Sistema de Seguridad Social se realizan de acuerdo con las siguientes proporciones
en relación con el salario devengado1(ver Tabla 1.1):
Tabla 2. 1 Aportes Empleador y Trabajador en Colombia
Tiempo Completo Empleador Trabajador Total
Pensiones 12% 4% 16%
Salud 8,5% 4% 12,5%
Riesgos Laborales nivel 1 0,5% 0% 0,5%
Cajas de Compensación 4% 0% 4%
TOTAL 25% 8% 33%
En SERVICIO DOMÉSTICO GUIA LABORAL, MINTRABAJO REPÚBLICA DE COLOMBIA, Bogotá D. C., junio de 2012 Primera edición: 2012 se toma esta información de interés para comprender las prestaciones de la aplicación, los deberes y derechos tanto del empleado como el empleador.
1. Trabajador del servicio doméstico. Es la persona natural que, a cambio de una remuneración, presta su servicio personal de manera directa, habitual y bajo continuada subordinación o dependencia, a una o varias personas naturales, para la ejecución de tareas de aseo, cocina, lavado, planchado, cuidado de niños y demás labores propias del hogar del empleador. Solo las personas naturales pueden prestar este tipo de servicios y se entiende que solo se puede prestar a personas naturales, puesto que el servicio está directamente relacionado con el hogar o la casa de habitación. Los menores de 18 años tienen prohibido desempeñarse en cualquier forma de trabajo doméstico, ya que el Estado colombiano lo considera como una de las peores formas de trabajo infantil (RESOLUCIÓN 1677 DE 2008).
2. No es trabajador del servicio doméstico. La persona que ejecuta labores similares para entidades o personas jurídicas con o sin ánimo de lucro.
3. Modalidades de trabajo para el servicio doméstico. Los trabajadores del servicio doméstico pueden ser:
a. Internos. Residen en el sitio de trabajo. b. Externos. No residen en el sitio del trabajo.
c. Por días. No residen en el lugar de trabajo y laboran solo unos días de la semana, ya sea para uno o varios empleadores.
4. Forma y duración del contrato de trabajo. El trabajador del servicio doméstico puede ser vinculado mediante contrato de trabajo escrito o verbal. Como se suele contratar de manera verbal, dichos contrato se entenderá a término indefinido. El contrato de trabajo escrito puede ser a término fijo o indefinido.
5. Salario. El salario no puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente (smlmv), aunque el empleador puede cancelarlo no solo en dinero sino también una parte en dinero y otra en especie. Cuando el trabajador devengue un salario mínimo, el valor del salario en especie no puede ser superior al 30% y lo puede constituir alimentación, habitación y vestuario, diferente a la dotación. Cuando el trabajador devengue más de un salario mínimo, el salario en especie no puede ser superior al 50%.
6. Descuentos. El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso o sin mandamiento judicial. Quedan especialmente comprendidos en esta prohibición los descuentos o compensaciones por concepto de:
a. Uso o arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo.
1
b. Deudas del trabajador para con el empleador, sus socios, sus parientes o sus representantes.
c. Indemnización por daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas o productos elaborados. d. Pérdidas o averías de elementos de trabajo.
e. Avances o anticipos de salario.
f. Entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de alojamiento. Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional, o la parte del salario declarada inembargable por la ley, o en cuanto el total de la deuda supere al monto del salario del trabajador en tres meses.
g. El empleador podrá descontar lo establecido para las cotizaciones a la seguridad social, las cuotas sindicales y los descuentos para las cooperativas y cajas de ahorro, autorizadas en forma legal.
7. Período de prueba. Si el contrato de trabajo es verbal, los primeros 15 días de servicio se presumen como periodo de prueba. Durante ese lapso cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato sin previo aviso y sin que haya lugar a reconocimiento de indemnización, aunque sí al pago de prestaciones sociales. No obstante, si el contrato se celebra por escrito, es posible pactar un período de prueba hasta por dos meses. El período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder los dos meses.
8. Jornada de trabajo. Trabajadores domésticos internos. Los trabajadores de servicio doméstico que residen en la casa del empleador, no podrán tener una jornada superior a diez (10) horas diarias, según lo estableció la Sentencia C-372 de 1998 de la Corte Constitucional. Según el alto tribunal, cuando se requiera el servicio más allá de tal límite, será necesario el reconocimiento y pago de horas extras, en los términos de la legislación laboral. Las partes pueden acordar una jornada inferior a la máxima legal, evento en el cual el pago del salario será proporcional a las horas realmente laboradas.
3. INGRESO DE SALARIO MÍNIMO Y AUXILIO DE TRANSPORTE.
En Colombia se conoce en la última semana de diciembre el decreto correspondiente al salario mínimo y el auxilio de transporte del año siguiente. Tienen derecho al auxilio quienes devengan hasta dos salarios mínimos. Con esta información, al seleccionar el año correspondiente como se explicó en el párrafo anterior, aparece en el marco 2 (M2) la información correspondiente si esta fue digitada y guardada previamente (Lección 1 – Figura 1.3 y Figura 1.1). Si los datos de salario mínimo no se despliegan, aparece la petición Ingresar Salario Mínimo y Auxilio de Transporte para el año seleccionado. Además se escribe el % de salud y pensión a cargo del trabajador, que de acuerdo con la Tabla 1.1 es 4. Clic en Guardar Salario Mínimo. A la petición de Desea Ingresar Salario Mínimo: YYYY (2019 por ejemplo), contestamos Sí o No (si ya está en la hoja SalMin (Figura 1.3).
La primera vez que se hace este ingreso, la aplicación realiza los eventos siguientes:
1. Guarda en la hoja SalMin del libro Musla2019V1_OF16.xlsm los datos del marco 2. 2. Crea la carpeta de este nuevo año (por ejemplo, 2019).
3. Copia en esta carpeta los libros tb1TablasAuxiliares.xlsx, tb2DatosTrabajador.xlsx y
tb3NombreTrabajadorXX.xlsx. En estos libros se administra la información de los trabajadores o empleadas del año laboral correspondiente.
¿Se puede corregir la información digitada?
4. OPCIONES DEL MENÚ: BOTONES DE COMANDO.
Aparecen en el formulario en los marcos de texto identificados como M3, M4, M5 y M6. Se agrupan, como botones de comando, de acuerdo con la función que cumplen. Al hacer clic en estos, se ingresa a un nuevo formulario y se cierra este.
4.1. INGRESO DÍAS FESTIVOS (M3).
La aplicación tiene los días festivos desde el año 2012 hasta el año 2040. La hoja DIASFESTIVOS del libro
Musla2019V1_OF16.xlsm los tiene registrados utilizando el botón Ingresar/Actualizar.
4.2. INGRESO DE EMPLEADOS (M4).
Se registran los empleados para cada año laboral. Si un empleado continúa en el año siguiente, debe registrarse nuevamente. Tenga la información completa como es: número de cédula, lugar de expedición, salario a recibir (puede ser mayor que el mínimo).
A. Tipo de contrato:
1 = mensual con prestaciones. 2 = mensual sin prestaciones. 3 = diario con prestaciones. 4 = diario sin prestaciones.
B. Permanencia:
E = Externo. I = Interno.
4.3. INGRESO QUINCENAS (M5).
El pago se tramita por quincenas. El descuento por salud y pensión se hace proporcional en cada quincena. Tener presente en cada quincena los días festivos (DF), los días no festivos (DNF) y los dominicales efectivamente trabajados.
4.4. CONSULTA DE: CESANTÍAS, PRIMA DE SERVICIOS, VACACIONES, QUINCENAS PAGADAS y PAZ Y SALVO (M6).
LECCIÓN 3: INGRESAR DATOS DEL EMPLEADO
1.
Ingreso de empleados que devengan hasta dos salarios mínimos.
Figura 3. 1
1. INGRESO DE EMPLEADOS.
En el marco de texto Ingresar Datos, se muestran las cajas de texto para registrar apellidos, nombres, número de cédula, ciudad (de expedición de la cédula), tipo de contrato (escribir 1, 2, 3 o 4 según corresponda), trabajador externo (escribir E) o interno (escribir (I), salario mensual (igual o superior al mínimo) y el descuento por salud y pensión. La aplicación muestra por defecto el valor 4 (es decir 4%), si es diferente puede cambiarlo.
¿Cómo se registra la fecha de ingreso?
Se digita la fecha de ingreso en el formato dd/mm/yyyy, por ejemplo 06/05/2019 si el ingreso se da el 6 de mayo del año 2019.
Para no cometer errores en el cálculo de los días de vacaciones, el ingreso del trabajador se debe registrar todos los años. Veamos algunos ejemplos:
Tabla 3. 1 Año 2018
por error, utilizamos la aplicación para liquidar vacaciones, esta responde diciendo que no tiene derecho, a no ser que se retire antes de cumplir el año o se le cancele el contrato. En la última columna de la Tabla 3.1 se tiene una pista para el algoritmo y es que el valor 7 indica que no hay derecho a vacaciones.
Tabla 3. 2 Año 2019
Si Carmen Alicia continúa trabajando en el año 2019, podemos observar las fechas de ingreso y retiro como 1/12/2018 y 1/12/2019 respectivamente y en la última columna el valor 5 significa que si tiene derecho a vacaciones.
En el año 2020 y posteriores, si el trabajador recibe renovación de contrato, la fecha de ingreso del año laboral siguiente, es la fecha de retiro del año actual.
Otro ejemplo:
En el año 2018 Carmen Tulia (Tabla 2.1) aparece con fecha de ingreso 1/03/2017, pero se presentó a trabajar por primera vez en el año 2010 (1/03/2010). Las vacaciones de Carmen para pagar en el año 2018, cubren el rango 1/03/2017 – 1/03/2018 (fecha de “retiro”). En este lapso de tiempo, cumple los días trabajados para tener derecho al pago de vacaciones. Si la fecha de “retiro” es antes (no ha cumplido el año de trabajo), se le pueden pagar vacaciones solamente si se le cancela el contrato o el trabajador se retira voluntariamente. Aquí si hablamos de retiro, sin comillas.
El año de inicio y de fin de contrato se da en un mismo año, solamente si la vinculación se da el primero de enero, porque el año de trabajo se cumple el 31 de diciembre.
La aplicación se encarga de calcular la fecha de retiro, y si se tiene derecho a vacaciones, pero es importante que el usuario digite correctamente la fecha de ingreso. Igualmente, si el salario es mayor que el mínimo, la aplicación se encarga de determinar si se tiene derecho al auxilio de transporte.
En el marco Actualizar Trabajador, se tienen dos opciones cuando se selecciona un trabajador:
A. Corregir la información digitada en el marco Ingresar Datos. La corrección se realiza en el marco Modificar / Corregir Datos Trabajador (MDT). Clic en Guardar Modificación Datos Empleado, una vez hechas las correcciones.
B. Imprimir una planilla o tabla borrador (Borrador de Actividad Laboral = BALE) con los datos de ingreso, nombre, cédula. Es muy útil para registrar con lápiz las novedades de cada quincena (DF, DNF, días de incapacidad, fechas de las incapacidades, inasistencia no justificada al trabajo, etc.). Esta hoja puede ser, y se recomienda, que sea reciclable.
Una vez realizada la actualización de la información para todas las empleados, clic en el botón Regresar
LECCIÓN 4: TRAMITAR PAGO DE QUINCENAS
1.
Régimen Laboral para pago salario.
2.
Calcular quincena.
3.
Impresión de la quincena.
Figura 4. 1
1. RÉGIMEN LABORAL COLOMBIANO PARA PAGO DE SALARIO.
Trabajadores domésticos externos o por días. La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes o, a falta de convenio, la máxima establecida por la ley: 8 horas al día y 48 horas a la semana. Las horas de trabajo diario podrán distribuirse de manera variable durante la respectiva semana y podrá ser mínima de 4 horas continuas y hasta de 10 horas diarias, sin lugar a ningún recargo por trabajo extra o suplementario, siempre que el número de horas de trabajo no exceda el promedio de 48 horas semanales. Es claro, de acuerdo con la norma, que se trabaja de lunes a sábado con una frecuencia de 8 horas.
Pago de prestaciones sociales en jornada inferior a la máxima legal. El Código Sustantivo del Trabajo consagra, en favor de los trabajadores de jornada incompleta, el derecho a percibir las mismas prestaciones y garantías que otorga la ley a los trabajadores que laboran la jornada máxima legal: cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, vestido y calzado de labor, en proporción al salario devengado por razón de los días y la jornada trabajados (SENTENCIA C- 310 DE 2007).
domingo laborado; y si están contratadas por días, reciben 1,75% de pago por el trabajo del día domingo. No se contempla el recargo nocturno, por lo que se recomienda no extender la jornada más allá de lo establecido por la norma.
Auxilio de transporte. Se debe pagar al empleado doméstico externo, independientemente de si labora o no la jornada completa, siempre que la remuneración mensual sea hasta de dos veces el salario mínimo legal mensual vigente, salvo que el empleador preste el servicio de transporte. No se paga durante el periodo de vacaciones, incapacidades o licencias. Dicho pago no se incluye como base para calcular los aportes a la seguridad social. Cuando se trata de trabajo por días se cancelará únicamente lo correspondiente a los días en que se preste el servicio. No es claro en la norma el pago del auxilio de transporte para las empleadas internas, sin embargo, la aplicación tiene en cuenta que estas empleadas salen el sábado y regresan el lunes, por lo que se tiene en cuenta un día de pago por cada semana trabajada.
Descansos obligatorios. El empleado del servicio doméstico tiene derecho al descanso remunerado en domingos y días festivos, así como, a vacaciones anuales remuneradas. Es obligación permitir el descanso remunerado en domingos y festivos, siempre que labore durante todos los días de la semana, o cuando por justa causa, culpa o disposición del empleador no labora en alguno de esos días. El descanso debe cubrir un mínimo de 24 horas continuas.
Afiliación al sistema de seguridad social integral. El empleador está en la obligación de afiliar a sus trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral: pensiones, salud y riesgos profesionales. En ningún caso, el ingreso base de cotización podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. Respecto a la seguridad social, no hay ninguna diferencia entre un empleado de una empresa y un trabajador del servicio doméstico. De conformidad con lo previsto en el ARTÍCULO 5 DE LA LEY 797 DE 2003, los trabajadores del servicio doméstico están obligados a cotizar a la seguridad social por lo menos sobre un salario mínimo legal mensual vigente.
Sistema general de pensiones. Existen dos regímenes: de prima media con prestación definida, a cargo del Instituto de Seguros Sociales (ISS) y que próximamente administrará Colpensiones, y de ahorro individual con solidaridad administrado por los fondos privados de pensiones. Corresponde al trabajador seleccionar el fondo al que desea afiliarse. El ingreso base de cotización debe ser por lo menos de un salario mínimo legal mensual y la cotización corresponde al 16% del mismo. El 75% del valor está a cargo del empleador y el 25% restante a cargo del trabajador.
Sistema general de salud. Es administrado por las empresas promotoras de salud (EPS) y corresponde al trabajador seleccionar la entidad a la que desea afiliarse. El ingreso base de cotización debe ser por lo menos de un salario mínimo legal mensual y la cotización corresponde al 12,5% del mismo. El 8,5% del valor está a cargo del empleador y el 4% restante a cargo del trabajador. Dicho sistema asume el reconocimiento de las prestaciones asistenciales, el pago de la incapacidad por enfermedad de origen común y de las licencias de maternidad y paternidad. Si el trabajador estaba afiliado al régimen subsidiado en salud, se le mantendrá el cupo hasta por dos años después de ser contratado en su empleo formal y afiliado a la seguridad social en el régimen contributivo. Si el trabajador está recibiendo subsidios de algún programa social (Familias en Acción, por ejemplo) podrá seguir disfrutando de estos subsidios hasta por un año después de ser contratado y afiliado a la seguridad social en los regímenes contributivos (LEY 1429 DE 2010).
Sistema general de riesgos profesionales: Está a cargo de las administradoras de riesgos profesionales (ARP). Su elección corresponde al empleador y la cotización está a cargo exclusivo de este. En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, la administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentre afiliado el trabajador al momento del incidente o de requerir la prestación por enfermedad profesional, asume las prestaciones asistenciales y económicas.
embargo, como la familia no es una empresa, el empleador no está en la obligación de realizar aportes parafiscales por los trabajadores del servicio doméstico que tenga a su cargo.
¿Qué es la cotización por semanas2 ? La cotización por semanas es una modalidad para efectuar la contribución y pago de los aportes a la seguridad por fracciones semanales que permite la vinculación a los sistemas de pensiones, riesgos laborales y subsidio familiar de las personas que trabajan por periodos inferiores a un mes y que devenguen menos de un salario mínimo mensual legal vigente.
¿A quiénes aplica la cotización por semanas? La cotización por semanas aplica para aquellas personas vinculadas mediante un contrato de trabajo y que laboren por periodos inferiores a treinta (30) días en un mes calendario sin importar la jornada de trabajo utilizada, es decir, la persona que trabaje uno o varios días a la semana y que no labore el mes completo de servicios indistintamente del horario de trabajo acordado. Este esquema de cotización no permite cotizar por horas o por días, ni modifica el régimen laboral vigente especialmente en lo que se refiere a duración de los contratos de trabajo o al régimen de jornada.
¿Qué es un contrato de trabajo a tiempo parcial? Para efectos de esta modalidad de cotización, se entiende por contrato de trabajo a tiempo parcial, aquel mediante el cual una persona se obliga a trabajar uno o varios días a la semana para un mismo empleador y por el cual devengue menos de un salario mínimo mensual legal vigente. El contrato de trabajo a tiempo parcial está cobijado por el régimen laboral vigente y el trabajador que se vincule mediante esta modalidad tendrá todos los derechos y garantías existentes en materia laboral y de seguridad social. Es importante resaltar que la cotización por semanas es un mecanismo que permite el pago de aportes al sistema de seguridad social, no modifica el régimen laboral ni tiene incidencia en aspectos tales como el horario de trabajo, horas extras o descansos remunerados, entre otros.
¿Qué sucede si se trabaja menos de una semana en el mes? La cotización por semanas, como su nombre lo indica, no permite el pago por periodos inferiores a una semana, por lo que si se trabaja entre uno (1) y siete (7) días en un mismo mes, el valor mínimo que puede cancelar es una semana. Si se trabaja entre ocho (8) y catorce días en un mismo mes debe cancelar el valor equivalente a 2 semanas. Si se trabaja entre 15 y 21 días al mes debe hacer el pago de 3 semanas y si trabaja más de 21 días debe hacer el pago por el mes completo.
¿Quién tiene que realizar las cotizaciones? El responsable del pago de la cotización a riegos laborales y subsidio familiar es el empleador, en pensiones se cancela de manera compartida, del 16% respectivo, corresponde un 12% al empleador y un 4% al trabajador.
¿Qué valor tiene la cotización por cada semana? Para calcular el valor de la cotización por semanas se divide el valor del salario mínimo mensual entre cuatro, que corresponde al número de semanas de un mes.
Por ejemplo para el año 2018 (Tabla 4.1), la base de cotización mínima semanal es de $781.242 ÷ 4 = $195.311, sin embargo esto no aplica para riesgos laborales porque el ingreso base de cotización siempre será el salario mínimo mensual. Para hacer los pagos en pensión, recuerde que el porcentaje de cotización es el 16%, el cual el empleador debe pagar el 12% y el empleado el 4% restante. En el caso de las cajas de compensación, el empleador asumirá el costo total, que corresponde a un 4% sobre el valor de la semana de cotización. Y en el caso de riesgos laborales, como se mencionó el valor será siempre sobre un salario mínimo mensual y adicionalmente dependerá del riesgo en el que se encuentre clasificada la actividad que desarrolla el trabajador. Veamos un ejemplo de cotización por semanas para un trabajador por el que se aporta a pensión, cajas de compensación y riesgos laborales: Para riegos laborales, en este ejemplo se tomó la clase de riesgo I, la cual tiene un porcentaje de 0,522%, sin embargo este porcentaje varía de acuerdo a la actividad económica que se desarrolle.
¿Qué pasa si se trabaja en varios sitios? Cada uno de los empleadores deberá cotizar por el tiempo que se haya laborado. El trabajador deberá informar a su empleador la administradora de fondos de pensiones a la que se encuentra afiliada para que cada empleador pueda realizar el pago de manera independiente. De acuerdo con el título 1 de esta lección, la aplicación mantiene las normas mencionadas a través de los algoritmos incluidos. Solamente se tiene una salvedad, por experiencia con las empleadas que se han tenido: algunas argumentan que pertenecen a un sistema de seguridad social a cargo del estado y solicitan no hacer los descuentos de salud
y pensión. Aunque esto no es legal se han establecido 4 tipos de contrato (1 = mensual con descuentos, 2 = mensual sin descuentos, 3 = diario con descuentos y 4 = diario sin descuentos). En lo sucesivo la recomendación es trabajar con los contratos tipo 1 y 3.
2. CALCULAR QUINCENA.
En el marco Nombre Trabajador a Liquidar, clic en la caja de lista que tiene la flechita para seleccionar el trabajador. Aparecen los datos del trabajador. Los datos del patrono y salario mínimo se cargan automáticamente al cargar (activar) el formulario.
Ahora, nos ubicamos en el marco Ingreso Datos Quincena, siguiendo el orden siguiente:
1. Clic en Quincena 1 o Quincena 2, según corresponda.
2. En las cajas de texto digitamos el número del mes, los días no festivos (DNF), los días festivos (DF), bonificación transporte (BT) si la hay (no confundir con el auxilio de transporte (AT) que es legal), situación laboral (A = activo, I = incapacitado) y los días de incapacidad si los hay.
Los datos que acabamos de enumerar se toman de la planilla BALE mencionada en la lección anterior.
Estamos listos para calcular la quincena. Pasamos al marco Resultado Ingreso Datos Quincena y hacemos clic en el botón Guardar Datos Quincena. Podemos, luego, escribir un comentario en la caja de observaciones, por ejemplo “No se paga el día X por estar incapacitada”. Un día no trabajado sin justificación, se descuenta en la caja DNF. Ejemplo: la quincena completa son 15 días (= DNF), si no se presenta a trabajar 2 días, escribimos DNF = 13. Si la empleada fue citada a trabajar un domingo o día festivo, se escribe el número de días en DF.
¿Se puede corregir la información anterior?
Tenemos dos procedimientos para hacerlo:
1. Regresando al marco Ingreso Datos Quincena y cambiando los valores que considere equivocados. Aquí no se puede modificar el descuento por salud y pensión.
2. Ubicándonos en el marco Actualizar / Corregir Quincena. Aquí no se realiza ninguna operación matemática con los datos, simplemente se guardan los valores digitados en las respectivas cajas de texto. Por ejemplo, si en el período de vacaciones se le descontó al trabajador por pensión o salud, aquí podemos escribir el valor cero en la caja de texto correspondiente, para no hacer un doble descuente. No es frecuente que esto ocurra porque la aplicación lo hace automáticamente, pero se deja esta posibilidad de corrección. Si hay cambios (o correcciones) debemos guardarlos haciendo clic en el botón Guardar Corrección Quincena.
3. IMPRIMIR QUINCENA.
Si estamos seguros de lo realizado en el apartado 2, procedemos a alistar la impresora, colocamos una hoja de papel tamaño carta y hacemos clic en el botón Imprimir Quincena. En la hoja obtendremos una copia para el Patrono y otra para el Trabajador (ver Tabla 1.4, Lección 1).
Procedemos con el trabajador siguiente, siguiendo los pasos mencionados en el apartado 2.
LECCIÓN 5: PAGO DE CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS
1.
Normas legales.
2.
Procedimiento para tramitar el pago.
Figura 5. 1
1. NORMAS LEGALES EN COLOMBIA SOBRE CESANTÍAS E INTERESES.
Las cesantías hacen parte de las prestaciones sociales que contempla la legislación laboral colombiana que busca proteger de alguna forma al trabajador que queda “cesante”, es decir, aquel trabajador que queda desempleado o al que simplemente se le termina el contrato de trabajo, lo cual no siempre implica que quede desempleado, pero la ley así lo ha supuesto3.
Las cesantías son una gran conquista del trabajador colombiano, que ante la eventualidad de la terminación del contrato de trabajo, queda ante la incertidumbre propia del hecho de no conocer con exactitud la suerte que correrá en el futuro.
Las cesantías buscan que el trabajador una vez quede sin trabajo, tenga unos recursos que le permitan sobrevivir mientras consigue otro. Con las cesantías se supone que el trabajador no queda desprotegido ante el desempleo que siempre está a la vuelta de la esquina.
Las cesantías son una forma de ahorro que es aportado por el empleador o empresario, ahorro del que disfrutará el empleado una vez termine su vinculación laboral.
Claro que el objetivo original de las cesantías ha sido modificado para perseguir otros fines que no tienen mucha relación con las razones que le dieron origen. Hoy, las cesantías se pueden retirar anticipadamente si estas se destinan para comprar casa o para estudiar. Recordemos que las cesantías en principio sólo se pueden retirar una vez terminado el contrato de trabajo, pues se supone que son recursos que buscan financiar los gastos de la persona que ha perdido su trabajo.
Las cesantías son una gran conquista del trabajador colombiano, que ante la eventualidad la terminación del contrato de trabajo, queda ante la incertidumbre propia del hecho de no conocer con exactitud la suerte que correrá en el futuro.
Las cesantías buscan que el trabajador una vez quede sin trabajo, tenga unos recursos que le permitan sobrevivir mientras consigue otro. Con las cesantías se supone que el trabajador no queda desprotegido ante el desempleo que siempre está a la vuelta de la esquina.
Las cesantías son una forma de ahorro que es aportado por el empleador o empresario, ahorro del que disfrutará el empleado una vez termine su vinculación laboral.
Claro que el objetivo original de las cesantías ha sido modificado para perseguir otros fines que no tienen mucha relación con las razones que le dieron origen. Hoy, las cesantías se pueden retirar anticipadamente si estas se destinan para comprar casa o para estudiar. Recordemos que las cesantías en principio sólo se pueden retirar una vez terminado el contrato de trabajo, pues se supone que son recursos que buscan financiar los gastos de la persona que ha perdido su trabajo.
Las cesantías son propias del contrato de trabajo, y tienen su origen en el contrato de trabajo mismo, razón por la cual esta figura no existe en la contratación por servicios o por las cooperativas de trabajo asociado.
Las cesantías se deben liquidar al final de año o al terminar el contrato de trabajo. El valor liquidado se debe consignar en el fondo de cesantías que el empleado haya elegido, y en el caso de liquidar las cesantías por terminación del contrato de trabajo, el valor liquidado se paga directamente al trabajador.
Contempla el artículo 99 de la ley 50 de 1990, que las cesantías se liquidan definitivamente el 31 de diciembre por el año o por la fracción de año transcurrida desde la fecha de vinculación del empleado hasta el 31 de diciembre.
El valor determinado al 31 de diciembre debe ser consignado por la empresa en el respectivo fondo de cesantías, antes del 15 de febrero del año siguiente al que se realizó la liquidación.
El anterior procedimiento se hace indistintamente si el contrato de trabajo es a término fijo o a término indefinido.
Siempre que el contrato de trabajo sea a término indefinido, las cesantías se deben consignar directamente al fondo de cesantías.
Cuando el contrato de trabajo es a término fijo, si a 31 de diciembre no se ha terminado el contrato, igualmente las cesantías liquidadas a esa fecha deben ser consignadas en el respectivo fondo de cesantías.
La única situación en que al trabajador se le entregan directamente las cesantías es cuando finaliza el contrato de trabajo. En este caso, el día en que se le haga la liquidación de contrato, se le deben pagar las cesantías y demás conceptos originados en la relación laboral.
En el supuesto que un contrato de trabajo a término fijo finalice por ejemplo en marzo, en primer lugar, se debió haber hecho la liquidación de las cesantías a 31 de diciembre y haberlas consignado antes del 15 de febrero. En marzo, que es la fecha de terminación del contrato se debe hacer la liquidación definitiva de las cesantías por la fracción de año transcurrida entre el 01 de enero y el día en que se liquide el contrato.
Lo correcto es que sin importar cuando se termine el contrato de trabajo, a 31 de diciembre se debe hacer la liquidación de las cesantías y consignarlas posteriormente.
En el caso de los contratos a término fijo, al momento de su liquidación se deben pagar directamente a los trabajadores todos los valores adeudados por los diferentes conceptos.
En ocasiones se presenta cierta confusión a la hora de liquidar las cesantías, pues no se tiene claro cuál es el salario que se debe tomar como base.
Al respecto dice el artículo 253 del código sustantivo del trabajo:
1.1. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LAS CESANTÍAS.
1. Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.
2. Para el tiempo de servicios anterior al treinta y uno (31) de diciembre de mil novecientos sesenta y dos (1962) se aplicarán las normas vigentes hasta esa fecha.
Según la norma transcrita se pueden presentar tres situaciones diferentes:
1. Salario fijo sin variación o modificación. Si el salario es fijo y no ha variado en los últimos tres meses, la base para la liquidación de las cesantías será el salario del último mes laborado.
2.
Si el salario es fijo y ha variado en los últimos tres meses, como cuando se incrementa el salario por promoción a un nuevo cargo, se debe promediar el salario devengado durante el último año o el tiempo laborado si este es inferior a un año.
3. Cuando el salario es variable, al igual que cuando el salario ha variado en los últimos tres meses, se debe promediar el salario del último año o lo que el trabajador lleve laborando si el tiempo laborado es inferior a un año.
Para el caso de las empleadas del servicio doméstico, la aplicación trabaja con el promedio del salario devengado en el ejercicio, que matemáticamente resulta igual al salario fijo sin modificación o variación. ¿Por qué? En el transcurso del año se presentan inasistencias por incapacidades (que se deben tener en cuenta para el cálculo de las cesantías), ausencias no remuneradas, por lo que el salario cambia levemente de un mes a otro, igual el auxilio de transporte.
El plazo máximo que tiene un empleador para pagar los intereses sobre las cesantías a sus trabajadores, es una de las consultas que trataremos de resolver.
Existen tres plazos diferentes para el pago de las cesantías: Uno que es anual, otro cuando hay liquidación parcial de las cesantías y el otro cuando se liquida el contrato de trabajo.
En la liquidación anual que se debe hacer cada 31 de diciembre, los intereses sobre las cesantías se deben pagar al trabajador a más tardar el 31 de enero siguiente, según lo dispone el numeral 2 artículo 1 de la ley 52 de 1975:
Recordemos que los intereses sobre cesantías no se consignan en el fondo de cesantías sino que se pagan directamente al trabajador.
El Ministerio del Trabajo en su cartilla SERVICIO DOMÉSTICO GUÍA LABORAL4 presenta los ejemplos que se deben utilizar para aplicar las fórmulas del promedio del salario en el caso de empleadas por meses y por días. Veamos las recomendaciones:
1. Auxilio de cesantías. Un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año. Existen dos regímenes para la liquidación de cesantías:
a. Régimen tradicional. Se aplica a los trabajadores vinculados con anterioridad al primero de enero de 1991 que no se hayan acogido al régimen de cesantías contemplado en la Ley 50 de 1990. Se pagan a la terminación definitiva del contrato y por todo el tiempo laborado. Se liquida con el último salario mensual devengado, siempre que no haya tenido variación en los últimos 3 meses. En caso contrario, y en el de los salarios variables, se liquida con el promedio de lo devengado en el último año de servicios. El auxilio de transporte se tiene en cuenta para liquidar cesantías.
b. Régimen de liquidación definitiva anual (LEY 50 DE 1990). Se aplica a los trabajadores vinculados a partir del primero de enero de 1991 y a los que, perteneciendo al régimen tradicional, se hayan acogido al nuevo régimen. Opera de la siguiente manera: el empleador realizará la liquidación definitiva de cesantías al 31 de diciembre de cada año, por la anualidad o la fracción, según sea el caso, con base en el último salario mensual del trabajador, siempre que no haya tenido variación en los últimos tres meses. En caso contrario, y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el año de servicio o en todo el tiempo servido, si fuere menor de un año. El empleador deberá consignar el valor liquidado antes del 15 de febrero del año siguiente en el fondo de cesantías que el trabajador haya elegido. Cuando éste no lo elija, el empleador depositará las cesantías en cualquiera de los que estén legalmente funcionando e informará al trabajador sobre la decisión adoptada. Si el empleador no hace la consignación dentro del plazo señalado, deberá pagar un día de salario por cada día de retardo.
2. Liquidación de cesantías de los trabajadores por días. Para liquidar el auxilio de cesantías es necesario determinar dos elementos: a) El número de días trabajados. b) El salario base de liquidación.
3. Intereses sobre las cesantías. El empleador debe pagar a más tardar el 30 de enero de cada año, el 12% anual (1% mensual) sobre los saldos que a 31 de diciembre de cada año, o en las fechas de retiro del trabajador o de la liquidación parcial de cesantías, tenga el trabajador a su favor por concepto de cesantías. Si no los cancela oportunamente, deberá pagar al trabajador a título de indemnización y por una sola vez, un valor adicional igual al de los intereses causados.
= ×
360
= × 0.12
Dependiendo del tipo de contrato, el salario mensual se calcula así:
1) Tipo de contrato 1 o 2:
= ( +
2) Tipo de contrato 3 o 4. Puede haber en este contrato, días domingos y festivos.
= ( ñ ) × 30 +
2. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR EL PAGO DE CESANTÍAS E INTERESES.
Llegamos a este formulario, estando en el formulario 1 o principal, pulsando el botón Cesantías del marco 6, como se explicó en la lección 2.
Una vez aparece el formulario se despliega la información que aparece en la figura 5.1. Procedemos a seleccionar el trabajador en el marco Nombre Trabajador Liquidar.
Inmediatamente aparecen los Datos del Trabajador y su Acumulado Laboral en los marcos respectivos. Esta información solo se muestra como referencia para el patrono y no se utiliza en los algoritmos que tramitan las prestaciones sociales.
Veamos los pasos a seguir para calcular e imprimir las cesantías y los intereses de las cesantías:
En marco Nombre Trabajador a Liquidar, seleccionar el trabajador.
En marco PAGO CESANTÍAS E INTERESES, clic en el botón Calcular. En las cajas de texto identificadas a la derecha de los títulos como Cesantías e Intereses, aparecen los valores respectivos. Si no quiere imprimir, ignore el paso 3.
Clic en el botón Imprimir. Antes de accionar el botón debe colocar papel tamaño carta en la impresora y activarla (posición ON). Aparece un mensaje solicitando la confirmación siguiente:
Copia de Cesantías, pulsar 1. Copia de Intereses, pulsar 2.
Copia de Cesantías e intereses, pulsar 3.
LECCIÓN 6: PRIMA DE SERVICIOS
1.
Normas legales para pago prima de servicios.
2.
Procedimiento para calcular.
Figura 6. 1
1. NORMAS LEGALES EN COLOMBIA SOBRE PRIMA DE SERVICIOS
5.
La ley 1788 de 2016 reconoce prima de servicio a trabajadores domésticos. Consiste en pagar 30 días de salario a título de prima durante un año, o proporcionalmente al tiempo laborado y cuyo pago se hará en dos partes; la primera máximo hasta el 30 de junio y la segunda a más tardar el 21 de diciembre. El decreto se empezó a aplicar a partir del semestre 2 del año 2016. Es decir, en el semestre 1 del año 2016 no se aplica, ni en los años anteriores a 2016. La aplicación tiene en cuenta esta situación.
La ley cobija a los siguientes trabajadores:
a. Trabajadores del servicio doméstico.
b. Choferes del servicio familiar
c. Trabajadores por días
d. Trabajadores de finca
e. Y en general los trabajadores dependientes.
Veamos las fórmulas para calcular esta prima.
1. Primer Semestre (S1):
= × 1
360
= × ( 1− 1
360
1 = +
2. Segundo Semestre(S2):
= × 2
360
= × ( 2− 2
360
2 = +
2. PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR.
Llegamos a este formulario, estando en el formulario 1 o principal, pulsando el botón Prima de Servicios del marco 6, como se explicó en la lección 2.
Una vez aparece el formulario se despliega la información que aparece en la figura 6.1. Procedemos a seleccionar el trabajador en el marco Nombre Trabajador Liquidar.
Inmediatamente aparecen los Datos del Trabajador y su Acumulado Laboral en los marcos respectivos. Esta información solo se muestra como referencia para el patrono y no se utiliza en los algoritmos que tramitan las prestaciones sociales.
Veamos los pasos a seguir para calcular e imprimir la prima de servicios del semestre 1 y 2:
1) En marco Nombre Trabajador a Liquidar, seleccionar el trabajador.
2) En marco Prima de Servicios, clic en el botón Calcular. Se pide confirmar “Número del Semestre (1 ó 2) a procesar”. Escribir el número del semestre. En las cajas de texto identificadas en la parte inferior de los títulos identificados como Semestre 1, Días S1, Semestre 2 y Días S2, aparecen los valores respectivos. Si no quiere imprimir, ignore el paso 3.
3) Clic en el botón Imprimir. Antes de accionar el botón debe colocar papel tamaño carta en la impresora y activarla (posición ON).
LECCIÓN 7: COPIA IMPRESA DE QUINCENAS YA PAGADAS
1.
El porqué de este formulario.
2.
Procedimiento.
Figura 7. 1
1. EL PORQUÉ DE ESTE FORMULARIO.
Desde el formulario principal, marco M6 Consulta de: clic en el botón Quincenas Pagadas. En esta forma llegamos a este formulario.
Se tiene este formulario para facilitar la impresión de copias adicionales de las quincenas ya liquidadas y pagadas. Útil para facilitarlas a los empleados y/o el patrono. Puede ocurrir que en el trámite de una quincena, ver Lección 3, se ignore la opción imprimir, pero se guardó la información. En este caso, si se quiere imprimir esta información quedan dos alternativas:
A. Ingresar a Quincenas por pagar (Lección 4) y digitar nuevamente la información correspondiente a dicha quincena, luego imprimir.
B. Ingresar a este formulario, seleccionar el trabajador e imprimir.
Cualquiera de las dos opciones es válida, no genera ningún tipo de error en la información ya almacenada. De las dos opciones, la más recomendable utilizar es la B.
Otra de las utilidades de este formulario es para consultar por pantalla la información de cada empleado, observando el marco Datos del Trabajador y Trabajador: Acumulado Año Laboral.
2. PROCEDIMIENTO.
En marco Nombre Trabajador a Liquidar, seleccionar el trabajador.
En marco Consulta Quincena Pagada, clic en el botón Copia Impresa. Se pide escribir “Número del mes a imprimir”. Escribir un número de 1 a 12. Luego, “Quincena a Imprimir (1 ó 2)”.
Debe colocar papel tamaño carta en la impresora y activarla (posición ON).
LECCIÓN 8: VACACIONES
1.
Normas legales para liquidación de vacaciones.
2.
Los algoritmos para el trámite de vacaciones.
3.
Procedimiento para calcular e imprimir vacaciones.
4.
¿Se puede tramitar un período de vacaciones que tiene un retraso de dos años
anteriores al actual?
Figura 8. 1
1. NORMATIVIDAD LEGAL PARA VACIONES DE EMPLEADAS
6.
Vacaciones remuneradas El empleador debe conceder 15 días hábiles consecutivos y remunerados por cada año de servicio. Si el contrato de trabajo termina sin que el trabajador haya disfrutado las vacaciones, estas se compensarán en dinero y se pagarán por año cumplido de servicio, y proporcionalmente por fracción de año. El salario base para liquidar las vacaciones será el mínimo legal o el que devengue el trabajador si es superior a este; sin incluir auxilio de transporte, recargo por trabajo en días de descanso obligatorio, ni horas extras. Las vacaciones se pagan con el salario (en dinero y en especie) devengado por el trabajador al momento de comenzar su disfrute, sin incluir auxilio de transporte, recargo por trabajo en días de descanso obligatorio, ni horas extras. Se conceden por disposición del empleador a solicitud del trabajador y por ser un descanso remunerado no constituye prestación social, ni se consideran factor salarial para la liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones. Se debe tener en cuenta que se pagan cuando el trabajador cumple 1 año de trabajo, o menos si el trabajador no continúa trabajando, es decir, por liquidación de su contrato.
Fórmula para liquidación de vacaciones:
=
2 ×
ñ 360
Otra fórmula que conduce a los mismos resultados, aprovechando que la aplicación calcula los días hábiles:
=
30 ×
= + +
2. LOS ALGORITMOS PARA EL TRÁMITE DE VACACIONES.
Un algoritmo se puede definir como una secuencia de instrucciones que representan un modelo de solución para determinado tipo de problemas. O bien como un conjunto de instrucciones que realizadas en orden conducen a obtener la solución de un problema. Los algoritmos son independientes de los lenguajes de programación.
En la vida cotidiana, se emplean algoritmos frecuentemente para resolver problemas. Algunos ejemplos son los manuales de usuario, que muestran algoritmos para usar un aparato, o las instrucciones que recibe un trabajador de su patrón. Algunos ejemplos en matemática son el algoritmo de multiplicación, para calcular el producto o el algoritmo de la división para calcular el cociente de dos números.
En términos de programación, un algoritmo es una secuencia de pasos lógicos que permiten solucionar un problema.
Veamos los datos que se deben tener en cuenta para tramitar las vacaciones de un empleado:
a) Salario del trabajador.
b) Días trabajados desde el inicio del contrato. c) Fecha de inicio del contrato.
d) Fecha de terminación del contrato (un año después del inicio). e) Fecha a partir de la cual sale a vacaciones (debe ser un día laboral).
f) Un calendario con los meses del período de vacaciones del empleado, que tenga claramentedetallados los días domingos y festivos.
El algoritmo que se tiene en la aplicación tramita por el usuario (el patrono) todos los pasos, exceptuando la fecha que sale a vacaciones, la cual se debe digitar manualmente en el formulario.
Ahora los pasos, es decir el algoritmo:
1. Los 4 primeros datos se han digitado y guardado como se explicó en la lección 2.
2. Calcular los días hábiles de vacaciones a partir de los días trabajados en el año comprendido entre el inicio
del contrato y el fin del contrato. Se aplica una regla de tres, para llegar a:
= ñ
360 × 15
3. A partir del día de inicio de vacaciones se cuentan los días hábiles calculados en 2. Observe el día en que se
terminan las vacaciones, debe ser un día hábil (no domingo ni festivo).
4. Con el calendario, se observa cuantos días domingos y festivos aparecen dentro del rango de los días
5. Sumar los días hábiles, domingos y festivos. Estos son los días efectivos de vacaciones del trabajador.
3. PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR E IMPRIMIR VACACIONES.
3.1. FECHA DE INICIO VACACIONES EN SEGUNDA QUINCENA.
Si fecha de inicio de vacaciones se presenta en un día de la segunda quincena de un mes cualquiera, ejemplo 21/08/2018. Se liquida la primera quincena (01/08/2018 – 15/08/2018) en la forma acostumbrada, formulario 1,
Quincena por pagar. Para la segunda quincena, de acuerdo con el ejemplo, observamos, que del día 16/08/2018 al día 20/08/2018 se tienen 5 días que se pagan como quincena 2, luego viene el rango de vacaciones, para el caso tomamos como ejemplo 17 días (incluidos los días domingos y festivos) debe terminar el 07/09/2018. Aquí, de la quincena 1 del mes de septiembre quedan 8 días por pagar.
La aplicación se encarga de calcular los días de vacaciones, la fecha de regreso y los días pendientes de pago, es decir los 5 días anteriores a las vacaciones y los 8 días posteriores al regreso. El descuento por salud y pensión se hace con la liquidación de vacaciones para dos quincenas completas, por lo que en las quincenas de 5 y 8 días no hay descuento por este concepto.
Durante las vacaciones no se paga auxilio de transporte, es decir los 17 días, según el ejemplo que venimos considerando. Para liquidar las quincenas de 5 y 8 días, es decir, la porción de quincena antes de vacaciones y posterior a las vacaciones, se procede como se explica en el punto 5 del apartado 3.3.
3.2. FECHA DE INICIO DE VACACIONES EN PRIMERA QUINCENA.
Tomamos como ejemplo para la fecha de inicio de vacaciones 03/08/2018. Asumimos que tiene 18 días de vacaciones, es decir termina sus vacaciones 20/08/2018. Días pendientes de pago (no son vacaciones): 01/08/2018 a 02/08/2018, es decir 2 días de quincena 1, mes 08; 21/08/2018 a 30/08/2018 es decir 10 días de quincena 2.
Lo actuado en el caso 3.1 se aplica aquí, la aplicación se encarga de calcular estos valores y las quincenas de este caso, proceder como se explica en el punto 5 del apartado 3.3.
3.3. PROCEDIMIENTO.
Se debe tener presente que si en la quincena anterior al inicio de vacaciones, se trabajan 15 días, es decir la quincena completa, esta se liquida como Quincena por Pagar en el Formulario 1. Igualmente, si regresa de vacaciones el último día del mes, la quincena siguiente tiene el mismo trámite.
1. FORMULARIO 1: PRINCIPAL. Seleccionar año y en Marco 3 (M3) clic en Vacaciones.
2. FORMULARIO 7: CONSULTA VACACIONES. Seleccionamos el trabajador y en Ingreso Datos Vacaciones, digitamos la fecha de inicio vacaciones. Se pueden presentar dos casos:
a) Día inicio antes del 15. Ejemplo: 03/08/2018.
b) Día inicio después del 15. Ejemplo: 21/08/2018.
3. La aplicación calcula automáticamente los días de vacaciones (con días domingos y festivos) y la fecha de regreso de vacaciones. No hay pago de auxilio de transporte. En la tabla de cada trabajador se consignan estos valores y la liquidación correspondiente. Para ello clic en Calcular y en Imprimir, si se considera que la información solicitada es correcta.
4. Los días de cada una de las quincenas antes del día de inicio de vacaciones y después del regreso, quedan registrados en la tabla del trabajador, junto con los meses correspondientes. Es decir, queda registrada la información para liquidar estos pagos utilizando la opción de Quincena por Pagar en el FORMULARIO 1.
a) FORMULARIO 1: PRINCIPAL. Clic en Quincena por Pagar.
b) FORMULARIO 3: QUINCENA. Seleccionamos el trabajador. La aplicación rastrea la información de la tabla del trabajador y muestra en el marco Ingreso Datos Quincena, la quincena, el mes y los días pendientes de pago de la quincena anterior al día de inicio de vacaciones. Se completa la información restante. No modifique la que aparece en las cajas de texto, solamente completar la que aparece en blanco. Aquí no hay descuento por salud y pensión, porque esta se liquidó en la quincena correspondiente al inicio de vacaciones. La aplicación lo hace automáticamente. Puede escribir un comentario en la caja de Observaciones registrando este evento como recordatorio. Clic en Guardar
Datos Quincena y luego en Imprimir Quincena.
c) Si quiere, puede tramitar, como se hizo en 5.b la quincena siguiente al regreso del trabajador de vacaciones, pero es recomendable hacerlo cuando este se presente físicamente a trabajar, por si hay alguna novedad diferente a la registrada en la tabla del empleado. Puede ocurrir que no se presente a trabajar y debe descontar el día correspondiente. Aquí también la aplicación rastrea y consigna automáticamente la información, solo debe completar la información de las cajas de texto en blanco.
d) La información que la aplicación muestra automáticamente no se modifica solamente si el trabajador cumple con las fechas estipuladas. Por ejemplo si tenía que regresar el día 10, pero solamente apareció el 12, seguramente la aplicación muestra 5 días pendientes de pago de quincena (15-10 = 5), por lo que puede proceder a cambiar el valor 5 por 3 (15 – 12 =3) en días no festivos.
6. Las quincenas diferentes a lo tratado en este instructivo se tramitan en la forma acostumbrada.
Si por error el usuario repite el cálculo de las vacaciones, o quiere cambiar la fecha de inicio, proceder como ya se ha explicado, porque este registro se copia en el mismo de la liquidación a corregir.
¿Por qué el descuento de salud y pensión mes completo en período de vacaciones?
a) Para no causar el descuento con la porción de quincena, antes y después de vacaciones.
b) Las EPS continúan liquidando descuento de salud y pensión y en caso de retiro del trabajador, lo hacen un mes después del retiro. En este caso tener presente este descuento con la liquidación del trabajador.
4. PROCEDIMIENTO CUANDO HAY LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
De acuerdo con la ley, se pueden pagar las vacaciones antes de que el trabajador cumpla el año de trabajo, solamente cuando hay terminación del contrato. También puede ocurrir que el trabajador cumple el año de trabajo y por decisión del patrono o del trabajador, no continúa laborando. En cualquiera de los dos casos el procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionar trabajador en el marco Nombre Trabajador a Liquidar. 2. Clic en Liquidar Contrato.
3. Aparece el mensaje “Cambie la Fecha de Terminación del contrato en Ingreso Datos Vacaciones”.
4. En el marco Resultados Vacaciones (no llenar), clic en el botón Calcular y luego, aliste impresora y clic en
Imprimir.
5. ¿SE PUEDE TRAMITAR UN PERÍODO DE VACACIONES QUE TIENE DOS AÑOS DE RETRASO
ANTERIORES AL ACTUAL?
LECCIÓN 9: PAZ Y SALVO (CONSTANCIA DE PAGO ANUAL)
1.
Normatividad legal sobre el contrato de trabajo.
2.
Modelo de contrato de trabajo.
3.
El paz y salvo.
4.
Procedimiento para tramitar e imprimir.
Figura 9. 1
1. NORMATIVIDAD LEGAL SOBRE EL CONTRATO DE TRABAJO.
En la lección 2 se repasaron algunas normas que cobijan legalmente la vinculación de las empleadas del servicio doméstico al mercado laboral. Para el apartado que nos ocupa, es pertinente recordarlas, para poder incluirlas en el contrato.
1. El trabajador del servicio doméstico puede ser vinculado mediante contrato de trabajo escrito o verbal. Como se suele contratar de manera verbal, dichos contrato se entenderá a término indefinido. El contrato de trabajo escrito puede ser a término fijo o indefinido.
2. Si el contrato de trabajo es verbal, los primeros 15 días de servicio se presumen como periodo de prueba. Durante ese lapso cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato sin previo aviso y sin que haya lugar a reconocimiento de indemnización, aunque sí al pago de prestaciones sociales. No obstante, si el contrato se celebra por escrito, es posible pactar un período de prueba hasta por dos meses. El período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder los dos meses.
