Herramientas TIC’s para la gestión de la
Coordinación de
Actividades
En el ámbito de la Coordinación de Actividades Empresariales conviene destacar de manera especial la importancia del control documental, es decir, resulta ciertamente relevante el hecho de gestionar eficazmente toda la documentación necesaria
(empresas, trabajadores, vehículos, maquinaria, ... ) y poder acreditar, ante quien corresponda o así nos lo solicite, que tenemos todo en "regla" para poder llevar a cabo con ciertas garantías una determinada tarea en un centro de trabajo.
Ante situaciones de concurrencia de empresas que intervienen simultáneamente en un mismo centro de trabajo durante la ejecución de sus actividades, es
verdaderamente necesaria y exigible esa coordinación a través del control
documental, lógicamente con el fin de controlar los riesgos y adoptar las medidas necesarias.
No hay que entender este control documental como un mero trámite administrativo o burocrático. El sentido o su alcance real va mucho más allá.
Para cumplir con lo que dicen las leyes de PRL, en cuanto a documentación y registros, el empresario debe elaborar y conservar a disposición laboral la documentación relativa a PRL (Ley 31/95).
INTRODUCCIÓN
•La Asociación para la Prevención de Accidentes (APA) es una entidad de ámbito nacional constituida hace algo más de 50 años, dedicada a
promover y fomentar los estudios y divulgaciones y la adopción de medidas relacionada con la mejora de las condiciones de trabajo.
•En la actualidad, es una entidad que facilita productos y servicios
complementarios a las actividades propias de los servicios de prevención.
•Nuestros socios son las Sociedades de Prevención de las Mutuas de Accidentes de Trabajo.
APA
En funci
En funcióón del n del ProcedimientoProcedimiento de Coordinacide Coordinacióón de Actividades n de Actividades Empresariales
Empresariales, de , de Control de ContratasControl de Contratas o como lo llame nuestro Sistema o como lo llame nuestro Sistema de Gesti
de Gestióón de la Prevencin de la Prevención, podemos necesitar de nuestra empresa ón, podemos necesitar de nuestra empresa contratada:
contratada:
•Informaci•Informacióón sobre el servicio de prevencin sobre el servicio de prevención que disponen.ón que disponen.
•Evaluaci•Evaluacióón de riesgos/Plan de Seguridad.n de riesgos/Plan de Seguridad.
•Certificaci•Certificación de la tesorerón de la tesoreríía de la seguridad social de estar al corriente de a de la seguridad social de estar al corriente de los pagos.
los pagos.
•Copia del seguro de responsabilidad civil y resguardo del •Copia del seguro de responsabilidad civil y resguardo del último recibo último recibo abonado.
abonado.
•En caso de subcontratar a otra empresa, que tambi•En caso de subcontratar a otra empresa, que tambiéén vaya a realizar n vaya a realizar trabajos, previa notificaci
trabajos, previa notificacióón y solicitud de autorizacin y solicitud de autorizacióón y copia del contrato n y copia del contrato formalizado entra ambas.
formalizado entra ambas.
DOCUMENTACIÓN EN COORDINACIÓN
••Nombre y apellidos del responsable de ejecucióNombre y apellidos del responsable de ejecución del trabajo y del n del trabajo y del responsable de Prevenci
responsable de Prevencióón.n.
••El compromiso medioambiental debidamente firmado y sellado.El compromiso medioambiental debidamente firmado y sellado.
••TC1 y TC2 de los trabajadores que vayan a realizar el trabajo (indicando TC1 y TC2 de los trabajadores que vayan a realizar el trabajo (indicando claramente los nombres y apellidos de los trabajadores).
claramente los nombres y apellidos de los trabajadores).
••Certificado mCertificado méédico de aptitud de cada trabajador para su trabajo y su dico de aptitud de cada trabajador para su trabajo y su períperíodo de validez.odo de validez.
••Certificado de formacióCertificado de formación e informacin e informacióón de los trabajadores sobre riesgos y n de los trabajadores sobre riesgos y medidas preventivas.
medidas preventivas.
••Justificantes de entrega de Epi'sJustificantes de entrega de Epi's..
DOCUMENTACIÓN EN COORDINACIÓN
¿ ¿ C C ó ó mo hacemos para mo hacemos para
gestionar todo lo anterior?
gestionar todo lo anterior?
DOCUMENTACIÓN EN COORDINACIÓN
DOCUMENTACIÓN EN COORDINACIÓN
• Optimizar y rentabilizar la actividad preventiva desarrollada por la empresa, incrementando la eficacia y eficiencia de las funciones del departamento de prevención.
• Fomentar la participación y facilitar la formación en prevención de todos los miembros de la organización.
• Descentralizar la gestión de la prevención e integrarla en todos los niveles de la organización.
• Permitir el acceso a los datos sólo a personas autorizadas y cumpliendo los requerimientos de seguridad aplicables en cada caso, de una manera más fácil y rápida.
• Mejorar la productividad de los procesos administrativos y obtener una mayor explotación de los datos.
Informatizar, ¿para qué?
TIC’s
Las tecnologías de la información y la
comunicación (TIC, TICs o bien NTIC para Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación o IT para «Information Technology») agrupan los
elementos y las técnicas utilizadas en el tratamiento
y la transmisión de las informaciones, principalmente
de informática, internet y telecomunicaciones.
Existen en el mercado diversas aplicaciones que permiten gestionar la
documentación asociada a la Coordinación de Actividades Empresariales, como por ejemplo:
• www.egestiona.es de Externalia de Vitoria.
• www.e-coordina.com de EINBER en Donostia.
• www.ctaimacae.com de una consultora de Tarragona.
• www.coordinaonline.com de una consultora de Barcelona.
• www.pcae.com de la CEOE.
TIC’s PARA COORDINACIÓN
TIC’s PARA COORDINACIÓN
También existen múltiples aplicaciones para grandes empresas (p. ej. Apolo para ENDESA). En estos casos se trata de aplicaciones realizadas a partir de programas en modo local. Todos ellos tienen unas características
comunes:
• Se centran en la información y documentación necesaria para la coordinación (y sólo en esa).
• No son sistemas de compartición en red estilo facebook. Aquí existe una empresa titular que es la que tiene la aplicación, y comunica con los
contratistas y subcontratistas. De esta manera una empresa subcontratista se deberá dar de alta en todas y cada una de las aplicaciones de sus contratistas y volver a cargar la información.
• Son aplicaciones muy completas diseñadas para técnicos de prevención de empresas titulares, y por tanto de difícil manejo, algunas de ellas, para usuarios no avanzados.
• Plataforma Tecnológica de Servicios Digitales On-Line SUGEST,
desarrollada en propiedad con la Sociedad de Prevención de Mutualia y con Unipresalud.
• Sistema de Gestión Integrada de la Prevención 360 PRL de GICO.
LA OPINIÓN DE APA
SUGEST
Sugest es un conjunto de herramientas de gestión que están englobadas dentro de un portal web, es decir, una plataforma.
Sus principales características son:
• Entorno Web: Accesible por todos desde todas partes
• Aplicaciones en modo ASP (Active Server Pages): No se requiere software instalado en local.
• Pago por uso: El coste de implementación es cero, sólo se paga por lo que se utiliza.
• Escalabilidad: Tiene la posibilidad de crecer tanto en número de servicios como en número de usuarios.
• Personalización: Todo el entorno es personalizable, a fin de que se adapte a la imagen de la compañía para la que da servicio.
• Integración: Fácil, rápida y poco intrusiva con los sistemas de gestión existentes en cada una de las empresas de prevención
SUGEST
Sugest en su primera versión tenía las siguientes funcionalidades:
• ê-doc: Solución de gestión documental.
• ê-firm: Sistema de firma electrónica de documentos, sin requerimientos de integración.
• ê-fact: Sistema de facturación electrónica, sin requerimientos de integración.
• ê-learning: Campus Virtual para procesos de formación on-line.
• ê-nvia: Herramienta on-line para procesos de comunicación.
tiene una estructura modular y las distintas aplicaciones diseñadas se van uniendo para formar parte de la plataforma global de servicios.
SUGEST
e-coordina
Documentos financieros contables, Balances, depósitos, información financiera,…
8
Documentos administrativos comerciales (Contratos, ofertas, pedidos, facturas, correspondencia con clientes/proveedores …).
7
Documentos médicos (nivel más alto).
6
Documentos prevención restringidos, Contratos,...
5
Documentos financieros, Impuestos (IVA, sociedades,…), resto de escrituras y contratos (compra/venta, bancarios, ...).
4
Documentos administrativos genéricos (Escrituras, Poderes, Pólizas de seguros, Contratos de servicios, contratos leasing,…).
3
Documentos catalogados a RRHH, de Prevención especificas del trabajador, formación, nóminas, contratos laborales, etc.
2
Documentos generales de acceso público a todos los usuarios de la empresa, de Prevención generalistas de la empresa (planes de seguridad, evacuación en caso de emergencias,…), Administración, notificación interna,…
1
Descripción Nivel
TIPOS DE DOCUMENTOS
X X
Otros
X X
X X
Administrativo financiero
X X
X X
X X
Responsable financiero
X X
X Gestión administrativa
X X
X X
Responsable de gestión
X X
X X
Recursos humanos
X X
X Médico consulta
X X
X Médico
X X
Técnico sólo de consulta
X X
Técnico
X X
X X
X X
X Gestor de empresa
8 7
6 5
4 3
2 1
Nivel de los Documentos
EJEMPLO DE ROLES
En este apartado podemos realizar el control de la coordinación de actividades empresariales.
• Por un lado podemos visualizar el árbol de empresas, es decir, qué empresas participan en la coordinación de ese centro y cuál es su nivel.
• Podemos pedir un nivel mayor de información, como datos de contrato, responsables de seguridad, recursos preventivos o delegados de seguridad.
• Configuramos los documentos que son obligatorios por parte de la empresa principal o titular y los notificamos a las empresas usuarias. También configuramos los documentos obligatorios a aportar por parte de las empresas usuarias.
• Finalmente, el técnico puede revisar la documentación y validarla. Con esta validación podemos dar el OK a una empresa o a sus trabajadores para el acceso al centro de trabajo.
E-COORDINA
Soluciones prevención GICO/360products®
Sistema de información para la gestión integral de la seguridad y la salud en el trabajo.
Formado por:
Especialidades técnicas Seguridad, higiene y
ergonomía-psicosociología.
Especialidad
Vigilancia de la salud.
Portal Web de descentralización y autogestión de procesos e información y formación de los trabajadores y coordinación de actividades empresariales con los clientes y
proveedores.
Configuración de alertas
Sistema de invitaciones
Hipótesis
María González, Técnica Superior en Prevención de Riesgos Laborales debe realizar la coordinación de actividades empresariales con la empresa de limpieza TECNILIMP, S.L.
Por el tipo de actividad que realiza, María les solicitará y entregará la siguiente documentación:
Documentación a solicitar
• Designación Recurso Preventivo.
• Evaluación de Riesgos Laborales.
• Justificante Cumplimiento Obligaciones S.S.
• Justificante ORGANIZACIÓN PRL.
• Justificante Seguro Responsabilidad Civil.
• Relación de FICHAS DE SEGURIDAD de productos y sustancias.
• Relación de Trabajadores.
• Justificante EPIs trabajadores.
• Justificante FORMACIÓN / INFORMACIÓN de trabajadores.
• Justificantes VIGILANCIA DE LA SALUD trabajadores.
Documentación a entregar
• Evaluación de Riesgos del Centro.
• Instrucciones de Actuación en Caso de Emergencia.
Ejemplo
Ejemplo
Comparativa
A continuación se expondrán los procesos a seguir para realizar dicha coordinación de actividades empresariales en su ciclo completo, en un formato tradicional y utilizando 360products®, con el fin de justificar los beneficios que reporta la informatización de los procesos de coordinación de actividades empresariales.
Homologar proveedor.
5
Solicitar, de nuevo, la documentación incorrecta (elaborar correo electrónico, realizar el seguimiento, revisar documentación, etc.).
4
Revisión y verificación de la documentación solicitada (recepción correo electrónico-fax, revisar documentación, registrar y archivar, etc.).
3
Solicitar y entregar la documentación (elaborar correo electrónico, buscar y revisar la documentación, realizar el seguimiento, etc.).
2
Definir/Obtener la información necesaria para realizar la coordinación de actividades empresariales (razón social, trabajos a realizar, fecha de inicio y finalización, trabajadores, etc.).
1
Procesos Pasos
Comparativa
3
Formato 360products®
Tiempo (min.)
5
Formato Tradicional Tiempo (min.)
Definir/Obtener la información necesaria para realizar la coordinación de actividades empresariales (razón social, trabajos a realizar, fecha de inicio y finalización, trabajadores, etc.).
1
Procesos Pasos
Formato 360products®
Formato Tradicional
Ejemplo
Comparativa
Formato 360products®
Formato Tradicional
5
Formato 360products®
Tiempo (min.)
10
Formato Tradicional Tiempo (min.)
Solicitar y entregar la documentación (elaborar correo electrónico, buscar y revisar la documentación, realizar el seguimiento, etc.) 2
Procesos Pasos
Ejemplo
Comparativa
Formato 360products®
Formato Tradicional
15
Formato 360products®
Tiempo (min.)
20
Formato Tradicional Tiempo (min.)
Revisión y verificación de la documentación solicitada (recepción correo electrónico-fax, revisar documentación, registrar, etc.).
3
Procesos Pasos
Ejemplo
Comparativa
Formato 360products®
Formato Tradicional
3
Formato 360products®
Tiempo (min.)
5
Formato Tradicional Tiempo (min.)
Solicitar, de nuevo, la documentación incorrecta (elaborar correo electrónico, realizar el seguimiento, revisar documentación, etc.) 4
Procesos Pasos
Ejemplo
Comparativa
Formato 360products®
Formato Tradicional
3
Formato 360products®
Tiempo (min.)
5
Formato Tradicional Tiempo (min.)
Homologar proveedor.
5
Procesos Pasos
Ejemplo
Comparativa
3 5
Homologar proveedor 5
3 5
Solicitar, de nuevo, la documentación incorrecta.
(elaborar correo electrónico, realizar el seguimiento, revisar documentación, etc.) 4
15 20
Revisión y verificación de la documentación solicitada.
(recepción correo electrónico-fax, revisar documentación, registrar y archivar, etc.).
3
5 10
Solicitar y entregar la documentación.
(elaborar correo electrónico, buscar y revisar la documentación, realizar el seguimiento, etc.) 2
3 5
Obtener la información necesaria para realizar la coordinación de actividades empresariales.
(razón social, trabajos a realiza, fecha de inicio y finalización, trabajadores, etc.).
1
Formato 360products®
Tiempo (min.) Formato Tradicional
Tiempo (min.) Procesos
Pasos
TIEMPO TOTAL (min.)
Ejemplo
Comparativa
A continuación se expone una relación de nº de proveedores a gestionar la coordinación de actividades empresariales, por tiempo estimado en ambos formatos, tradicional y 360products®, y la diferencia de tiempo / gastos invertido :
533 400 267 133 27
Diferencia
Tiempo (horas) / Coste (€)
11.440 8.580 5.720 2.860 572
1.500 1.125 750 375 75
6.312 967
17.752 2.000
4.734 725
13.314 1.500
3.156 483
8.876 1.000
1.578 242
4.438 500
316 48
888 100
Formato 360products®
Tiempo (horas) / Coste (€)
Formato Tradicional Tiempo (horas) / Coste (€) Nº
Proveedores
Ejemplo
Conclusiones
• Gestión controlada y registrada mediante sistemas informáticos.
• Eliminación de la documentación en formato papel (los documentos son archivados en formato digital).
• Difícil pérdida de la información, debido a que se realizan copias de seguridad con frecuencia.
• Aporta mayor eficiencia, ahorrando tiempo y costes empleados en las gestiones administrativas.
• Sistema normalizado y trazable, permite el control de la documentación de forma actualizada mediante alertas, evitando olvidos y/o errores.
• La información tiene acceso universal desde cualquier lugar.
• La información puede ser compartida por grupos de empresas aprovechando las sinergias.
