FORMACIÓN EXCEL AVANZADO

(1)

FORMACIÓN EXCEL AVANZADO

MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO PARA EXCEL

Autor: Eduardo Rosario

A. ¿Qué es un Método abreviado o shortcut?

Un Shortcut o método abreviado, es una combinación de teclas que facilita el acceso a un menú o funcionalidad de modo mucho más rápido que usando el ratón. Las combinaciones suelen ser la combinación de la pulsación de 2, 3 o 4 teclas a la vez.

➢ Tecla CTRL: Esta: totalmente a la izquierda de la barra espaciadora

➢ Tecla ALT: a la izquierda de la barra espaciadora

➢ Tecla TABULADOR (TAB): Encima de Bloq. Mayús) la izquierda del teclado

➢ Tecla MAYUSC (o SHIFT): la que permite poner las letras en mayúscula s

➢ Tecla ALT GR: a la derecha de la barra espaciadora

➢ Tecla de Función (F1, F2, etc.): arriba del teclado

Cuando se acompaña con el signo “

+

” significa que hay que pulsar todas las teclas a la vez para lograr ejecutar la acción deseada, en la secuencia que se indica

(2)

• Ejemplo de método con teclado:

En este caso sustituiremos el ratón por las teclas. Es decir navegaremos utilizando el teclado en lugar del ratón, o bien para acceso directo a la acción deseada.

Ejemplo 1: Poner negrita

➢ Con ratón: Pestaña INICIO -> Pulsar el botón de la “N” en el recuadro de “Fuente”

➢ Con teclado: Alt, O, 1

o Pulso Alt, espero a que aparezcan las letras para cada pestaña.

o Pulso letra O , que es la que corresponde a la pestaña Inicio o Pulso número 1, que es la que corresponde al botón de Negrita.

➢ Método abreviado: Ctrl+N

Ejemplo 2: Abrir Fichero:

Si leemos CTRL + A : pulsamos la tecla CTRL, y con ella pulsada, pulsaremos también la tecla de la letra

“A”. En este caso estaremos yendo a “Abrir Fichero” directamente.

➢ Método con ratón: Archivo -> Abrir

➢ Método con teclas: Alt , A, B

➢ Método abreviado : Ctrl + A

B. Método con teclas:

El método con teclas para acceder a los menús permite ganar tiempo con respecto al ratón, pero un gran parte de las funcionalidades de Excel disponen de un método abreviado (o atajo) para acceder a ellas.

Para saber las letras y números que se necesitan bastará siempre con pulsar Alt y ver las letras de cada opción cada vez. Por ello en este compendio, NO mostraremos todas las combinaciones de teclas posibles, y nos centraremos en los atajaos más habituales.

C. Métodos abreviados

Existe un gran número de combinaciones de teclas, casi tantas como funcionalidades de Excel como hemos dicho, por lo que aquí indicaremos solo las principales. Para conocerlas todas, podemos ir al Menú de Ayuda.

Archivo > Ayuda > Ayuda de Microsoft Office y buscaremos “Métodos abreviados de teclado de Excel para Windows” entre otras posibilidades. Aquí vamos a clasificar los diferentes atajos según su utilidad:

(3)

• Métodos abreviados de teclado de Excel para Windows

Casi todas estas combinaciones son válidas para cualquier aplicación de MS Office, no sólo Excel.

Métodos abreviados de teclado de Excel para Windows Método abreviado

Cambiar a otro fichero abierto ALT+Tab

Cerrar un libro Ctrl+R

Abrir un libro Ctrl+A

Guardar un libro Ctrl+G

Copiar Ctrl+C

Pegar Ctrl+V

Deshacer Ctrl+Z

Quitar el contenido de una celda Tecla Suprimir

Cortar Ctrl+X

Negrita Ctrl+N

• Acceso a Pestañas de Menú

Estos atajos permiten acceder a los menús con el teclado en lugar de utilizar el ratón. Como ya hemos dicho, no vamos a exponer todas las combinaciones posibles, tan sólo como acceder a las diferentes pestañas y que el usuario decida cuáles son de mayor utilidad para él.

Una vez abierto el menú deseado, el usuario se puede mover con las teclas de dirección (flechas), Tab y Enter para moverse y seleccionar.

Acceso a Pestañas de Menú Método abreviado

Ir a la pestaña Inicio ALT+O

Ir a la pestaña Insertar ALT+B

Ir a la pestaña Diseño de página Alt+C

Ir a la pestaña Fórmulas Alt+U

Ir a la pestaña Datos Alt+D

Ir a la pestaña Vista Alt+N

(4)

• Teclas de función

Las teclas de función pueden tener diferentes utilidades según si se presionan “solas” o combinadas con otras teclas (Alt, May, o Alt+May). El listado que se muestra no es exhaustivo puesto que existe más combinaciones pero estas son las principales.

Teclas de función Descripción

F1 Solo F1: muestra el panel de tareas Ayuda de Excel.

Ctrl+F1: muestra u oculta la cinta de opciones.

Alt+F1: crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual.

Alt+Mayús+F1: inserta una hoja de cálculo nueva.

F2 Solo F2: editar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de su contenido. O bien, si la edición está desactivada para la celda, sirve para mover el punto de inserción en la barra de fórmulas. Si está editando una fórmula, active o desactive el modo Señalar para poder crear una referencia con las teclas de flecha.

Mayús+F2: agrega o modifica un comentario de celda.

Ctrl+F2: muestra un área de vista previa de impresión en la pestaña Imprimir en la Vista Backstage.

F3 Solo F3: muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Solo está disponible si se han definido nombres en el libro.

Mayús+F3: muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4 Solo F4: repite el último comando o acción, si es posible.

Cuando se selecciona una referencia o un rango de celdas en una fórmula, F4 recorre las distintas combinaciones de referencias absolutas y relativas.

Ctrl+F4: cierra la ventana del libro seleccionado.

Alt+F4: cierra Excel.

F5 Solo F5: muestra el cuadro de diálogo Ir a.

Ctrl+F5: restaura el tamaño de la ventana del libro seleccionado.

F7 Revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado.

F8 Alt+F8: muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

F9 Solo F9: calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.

F11 Solo F11: crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico distinta.

Mayús+F11: inserta una hoja de cálculo nueva.

F12 Solo F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

(5)

• Otras teclas y método abreviado útiles

Estos métodos abreviados son especialmente útiles para NAVEGAR por la hoja y cuando se trabaja con grandes tablas de datos.

Otras teclas y método abreviado útiles

Descripción

Alt Muestra las teclas de acceso rápido de los menús

Teclas de dirección Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha en una hoja de cálculo.

Ctrl+tecla de dirección se desplaza hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo.

Mayús+tecla de dirección extiende la selección de celdas en una celda.

Ctrl+Mayús+tecla de dirección extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.

Las teclas de flecha izquierda o derecha seleccionan la pestaña de la izquierda o de la derecha cuando se selecciona la cinta de opciones. Cuando se abre o selecciona un submenú, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando se selecciona una pestaña de la cinta de opciones, estas teclas permiten desplazarse por los botones de pestaña.

Las teclas de flecha arriba o abajo seleccionan el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando se selecciona una pestaña de la cinta de opciones, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba o hacia abajo en el grupo de pestañas.

En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en una lista desplegable abierta o entre opciones de un grupo de opciones.

Flecha abajo o Alt+flecha abajo abre una lista desplegable seleccionada.

Suprimir Quita el contenido (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.

(6)

• Otras teclas y método abreviado útiles (Continuación)

Fin Fin activa o desactiva el modo final. En el modo final puede presionar una tecla de dirección para desplazarse hasta la siguiente celda no vacía en la misma columna o fila que la celda activa. El modo final se desactiva automáticamente después de presionar la tecla de dirección. Asegúrese de volver a presionar Fin antes de presionar la siguiente tecla de dirección. El modo final se muestra en la barra de estado si está activado.

Si las celdas están vacías, al presionar Fin después de una tecla de dirección, pasará a la última celda de la fila o columna.

Fin también selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

Ctrl+Fin permite desplazarse a la última celda de una hoja de cálculo, a la última fila usada de la última columna usada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, Ctrl+Fin permite mover el cursor al final del texto.

Ctrl+Mayús+Fin extiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, Ctrl+Mayús+Fin selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.

Inicio Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.

Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana cuando la tecla Bloq Despl está activada.

Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

Ctrl+Inicio va al inicio de una hoja de cálculo.

Ctrl+Mayús+Inicio amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Av Pág Baja una pantalla en una hoja de cálculo.

Alt+Av Pág se desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

Ctrl+Av Pág va a la siguiente hoja de un libro.

Ctrl+Mayús+Av Pág selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

Re Pág Sube una pantalla en una hoja de cálculo.

Alt+Re Pág se desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

Ctrl+Re Pág va a la hoja anterior de un libro.

Ctrl+Mayús+Re Pág selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

(7)

• Otras teclas y método abreviado útiles (Continuación)

Barra espaciadora En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o bien activa o desactiva una casilla.

Ctrl+barra espaciadora selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.

Mayús+barra espaciadora selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.

Ctrl+Mayús+barra espaciadora selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, con Ctrl+Mayús+barra espaciadora se selecciona la región actual. Presione Ctrl+Mayús+barra espaciadora una segunda vez para seleccionar la región actual y las filas de resumen. Presione Ctrl+Mayús+barra espaciadora una tercera vez para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Cuando se selecciona un objeto, Ctrl+Mayús+barra espaciadora selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo.

Alt+barra espaciadora muestra el menú Control de la ventana de Excel.

Tab Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.

Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

Mueve a la opción o al grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo.

Mayús+tabulador permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.

(8)

• Métodos abreviados de teclado para dar formato a celdas

Métodos abreviados de teclado para dar formato a celdas Método abreviado Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Ctrl+1

Dar formato a fuentes en el cuadro de diálogo Formato de celdas. Ctrl+Mayús+F o Ctrl+Mayús+P Edita la celda activa y colocar el punto de inserción al final de su

contenido. O bien, si la edición está desactivada para la celda, sirve para mover el punto de inserción en la barra de fórmulas. Si está editando una fórmula, active o desactive el modo señalar para poder crear una referencia con las teclas de flecha.

F2

Agregar o modificar un comentario de celda. Mayús+F2

Abrir el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco. Ctrl+Mayús+Signo más (+) Abrir el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas

seleccionadas.

Ctrl+Signo menos (-)

Insertar la hora actual. Ctrl+Mayús+dos puntos (:)

Insertar la fecha actual. Ctrl+punto y coma (;)

Cambiar entre mostrar valores de celda o fórmulas de la hoja de cálculo.

Ctrl+acento grave (`) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la

celda o en la barra de fórmulas.

Ctrl+apóstrofe (')

Mover las celdas seleccionadas. Ctrl+X

Copiar las celdas seleccionadas. Ctrl+C

Pegar contenido en el punto de inserción, reemplazando cualquier selección.

Ctrl+V Con una celda de ”muestra” seleccionada, ampliar el rango el

numero deseado de celdas vacías hacia abajo, copia “la muestra”

en el rango de celdas vacíos. Es como Aplicar Ctrl+C y después Ctrl+V todo al mismo tiempo.

Ctrl+J

Abrir el cuadro de diálogo Pegado especial. Ctrl+Alt+V Poner en cursiva el texto o quitar formato de cursiva. Ctrl+K o Ctrl+3 Poner texto en negrita o quitar formato de negrita. Ctrl+N o Ctrl+2 Subrayar texto o quitar el subrayado. Ctrl+S o Ctrl+4

Aplicar o quitar formato de tachado. Ctrl+5

Aplicar un contorno a las celdas seleccionadas. Ctrl+Mayús+Y comercial (&) Quitar el contorno de las celdas seleccionadas. Ctrl+Mayús+subrayado (_) Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números

negativos aparecen entre paréntesis).

Ctrl+Mayús+signo de dólar ($) Aplicar el formato Porcentaje sin decimales. Ctrl+Mayús+porcentaje (%) Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año. Ctrl+W

Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

Ctrl+Mayús+signo de exclamación (!)

• Métodos abreviados de teclado para realizar selecciones y acciones

(9)

Eduardo ROSARIO [email protected] Especialmente útil para la selección de celdas y rangos

Métodos abreviados de teclado para realizar selecciones y acciones Método abreviado Seleccionar la hoja actual y la siguiente de un libro. Ctrl+Mayús+Av Pág Seleccionar la hoja actual y la anterior de un libro. Ctrl+Mayús+Re Pág

Extender en una celda la selección de celdas. Mayús+tecla de

dirección Extender la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma

columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, a la siguiente celda que no esté en blanco.

Ctrl+Mayús+tecla de dirección

Activar el modo extendido y usar las teclas de dirección para extender una selección. Vuelva a presionar para desactivarlo.

F8

Comenzar una nueva línea en la misma celda. Alt+Entrar Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. Ctrl+Entrar Completar una entrada de celda y seleccionar la celda de encima. Mayús+Entrar

Seleccionar una columna completa de una hoja de cálculo. Ctrl+barra espaciadora Seleccionar una fila completa de una hoja de cálculo. Mayús+barra

espaciadora Seleccionar todos los objetos de una hoja de cálculo cuando se está

seleccionado un objeto.

Ctrl+Mayús+barra espaciadora Ampliar la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Ctrl+Mayús+Inicio Seleccionar la región actual si la hoja de cálculo contiene datos.

Presione una segunda vez para seleccionar la región actual y sus filas de resumen. Presione una tercera vez para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Ctrl+E o

Ctrl+Mayús+barra espaciadora Seleccionar el área actual alrededor de la celda activa o un informe de

tabla dinámica completo.

Ctrl+Mayús+asterisco (*)

Seleccionar el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

Inicio Repetir el último comando o acción, si es posible. Ctrl+Y

Deshacer la última acción. Ctrl+Z

(10)

• Métodos abreviados de teclado para realizar selecciones y acciones

Algunas de estas combinaciones ya se han explicado antes, pero es importante volver a hacerlo para que se entienda mejor el contexto. En este caso hablamos de navegación en una gran base de datos, para navegar y seleccionar grandes rangos de forma rápida. La navegación normalmente se hará con la Flecha de dirección o/y Control. Para seleccionar, se utilizará Mayús. Y para llegar hasta el final, recuerda que por ejemplo Fin+ Flecha te lleva hasta la celda que suponga “un corte” en los datos. Es decir, si en una columna con datos hacemos Fin+Flecha abajo, nos llevará hasta la última celda No Vacía contigua. Si todo el rango estuviera vacío, nos llevará hasta la siguiente celda que contenga algo.

Métodos abreviados de teclado para realizar selecciones y

acciones Método abreviado

Seleccionar la hoja actual y la siguiente de un libro. (selección múltiple)

Ctrl+Mayús+Av Pág Seleccionar la hoja actual y la anterior de un libro. (selección

múltiple)

Ctrl+Mayús+Re Pág Extender en una celda la selección de celdas. Mayús+tecla de dirección Extender la selección de celdas a la última celda no vacía de la

misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, a la siguiente celda que no esté en blanco.

Ctrl+Mayús+tecla de dirección

Comenzar una nueva línea en la misma celda. (equivale a "ir retorno de carro y empezar a escribir en la línea siguiente, todo dentro de la misma celda)

Alt+Entrar

Completar una entrada de celda y seleccionar la celda de encima. Mayús+Entrar

Seleccionar una columna completa de una hoja de cálculo. Ctrl+barra espaciadora Seleccionar una fila completa de una hoja de cálculo. Mayús+barra espaciadora Seleccionar todos los objetos de una hoja de cálculo cuando se

está seleccionado un objeto.

Ctrl+Mayús+barra espaciadora Ampliar la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de

cálculo.

Ctrl+Mayús+Inicio Seleccionar la región actual si la hoja de cálculo contiene datos.

Presione una segunda vez para seleccionar la región actual y sus filas de resumen. Presione una tercera vez para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Ctrl+E o Ctrl+Mayús+barra espaciadora

Seleccionar el área actual alrededor de la celda activa o un informe de tabla dinámica completo.

Ctrl+Mayús+asterisco (*) Seleccionar el primer comando del menú cuando un menú o un

submenú están visibles.

Inicio Repetir el último comando o acción, si es posible. Ctrl+Y

Deshacer la última acción. Ctrl+Z

(11)

• Métodos abreviados de teclado para trabajar con datos, funciones y la barra de fórmulas

Métodos abreviados de teclado para trabajar con datos, funciones y la barra de fórmulas

Método abreviado Seleccionar un informe de tabla dinámica completo. Ctrl+Mayús+asterisco (*) Editar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de su

contenido. O bien, si la edición está desactivada para la celda, sirve para mover el punto de inserción en la barra de fórmulas. Si está editando una fórmula, active o desactive el modo señalar para poder crear una referencia con las teclas de flecha.

F2

Expandir o contraer la barra de fórmulas. Ctrl+Mayús+U Mover el cursor al final del texto en la barra de fórmulas. Ctrl+Fin Seleccionar todo el texto en la barra de fórmulas desde la posición

del cursor hasta el final.

Ctrl+Mayús+Fin Calcular todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. F9

Calcular la hoja de cálculo activa. Shift+F9

Recorrer las distintas combinaciones de referencias absolutas y relativas en una fórmula si se selecciona una referencia o un rango de celdas.

F4

Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

Ctrl+Mayús+comillas rectas (") Crear un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual. Alt+F1

Crear un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico distinta.

F11 Crear, ejecutar, editar o eliminar una macro. Alt+F8

(12)

➢ El Autor

Sr. D. Eduardo ROSARIO.

Licenciado CC Empresariales, MBA y Master en Dirección Financiera; cuenta con una dilatada experiencia en puestos de responsabilidad en Control de Gestión y dirección Administrativo Financiera, en España y fuera de España, en entornos complejos y multinacionales, tanto en empresas de producción y distribución como de servicios. Ha desarrollado cuadros de mando, sistemas de reporting, seguimiento presupuestario, análisis de rentabilidades y todo tipo de herramientas de control de costes. También ha desarrollado una amplia carrera como Responsable Comercial, gestionando gran cantidad de clientes.

Acostumbrado al manejo y análisis de datos como herramienta de gestión. Amplia experiencia en Excel aplicado a las necesidades de las empresas.

Experto y enamorado de la Formación como herramienta de mejora continua, un experto formador en varias materias y colabora con Amado Consultores ayudando a los despachos profesionales a implementar soluciones de valor añadido y a crear programas de formación personalizados.