MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE CONTROL

VEHICULAR

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO

21 DE JUNIO DE 2010

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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C O N T E N I D O

PÁGINA

I. Introducción ... 4

II. Base jurídica ... 6

III. Procedimientos ... 8

Procedimiento: Asignación y préstamo de vehículo ... 9

Procedimiento: Verificación física del vehículo al momento de su devolución ... 16

Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos ... . 23

IV. Bitácora de actualización ... 30

V. Hoja de validación... 32

VI. Anexos ... 34

Anexo 1 Formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” ... 35

Anexo 2 Formato “Programa Anual de Mantenimiento” ... 36

Anexo 3 Formato “Calcomanía de Servicio” ... 37

Anexo 4 Formato “Solicitud de Mantenimiento” ... 38

Anexo 5 Formato “Solicitud de Servicio” ... 39

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INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con una administración dinámica que permita dar respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo, la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente programas de modernización y simplificación administrativa, que permitan la operación eficiente de las áreas administrativas de la Legislatura y dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica y Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, en su artículo 160, fracciones XIX y XX.

Por esta razón, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, documentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Control Vehicular y la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta unidad administrativa; así como de los formatos que para estos efectos se utilizan.

La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el “Manual de Procedimientos del Departamento de Control Vehicular”.

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BASE JURÍDICA

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y sus Municipios. - Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo. - Y demás ordenamientos legales y administrativos vigentes en la materia.

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P R O C E D I M I E N T O :

A S I G N A C I Ó N Y P R É S T A M O D E

V E H Í C U L O

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ÁREA RESPONSABLE

D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

ASIGNACIÓN Y PRÉSTAMO DE VEHÍCULO

40044-P01-10

OBJE TI VO

Proporcionar las unidades vehiculares autorizadas a los diputados, servidores públicos, áreas y dependencias del Poder Legislativo, para el desempeño de sus funciones.

POLÍTICAS

 La asignación o préstamo de vehículos será exclusivamente para los diputados, servidores públicos, áreas y dependencias del Poder Legislativo que por la naturaleza de sus funciones lo requieran.

 Los vehículos se asignarán o prestarán mediante autorización de la Secretaría de Administración y Finanzas.

 Los vehículos serán solicitados preferentemente, con debida anticipación, ya sea de manera verbal o por escrito, a fin de que se programe la asignación o préstamo de los mismos.

 Solo se asignarán o prestarán vehículos en condiciones óptimas de funcionamiento, a fin de garantizar la seguridad del usuario y la buena operación de los mismos.

 La asignación o préstamo de los vehículos se realizará a través del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo1), el cual deberá ser requisitado por el Departamento de Control Vehicular y firmado de recibido por el servidor público al que le fue asignado o prestado, o bien por la persona que se envió para recoger el vehículo.

 El uso adecuado del vehículo, custodia, conservación y resguardo de su estado físico; así como accesorios, herramientas, equipo y condiciones funcionales, es responsabilidad del usuario y de sus ocupantes. Por lo que los vehículos deberán ser devueltos en las mismas condiciones en las que fueron asignados o prestados, así como en la fecha establecida en el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo1).

 Es requisito indispensable que la persona que reciba el vehículo cuente y muestre su licencia vigente de automovilista o chofer, según corresponda.

 El servidor público al que le fue asignada o prestada la unidad es responsable de solicitar los servicios y reparaciones necesarias para mantenerlo y conservarlo en óptimas condiciones físicas y mecánicas.

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D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

40044-P01-10

OBJE TI VO

Proporcionar las unidades vehiculares autorizadas a los diputados, servidores públicos, áreas y dependencias del Poder Legislativo, para el desempeño de sus funciones.

 Cuando el servidor público detecte alguna deficiencia, falla o mal funcionamiento durante algún recorrido, llevará la unidad inmediatamente, al Departamento de Control Vehicular; salvo que ésta no pueda ser trasladada, entonces llamará a la compañía aseguradora y de ser necesario solicitará el arrastre del vehículo a la agencia o taller autorizado para su revisión o reparación, notificando al Departamento de Control Vehicular.

 En caso de siniestro, el usuario será responsable de dar aviso inmediato a la compañía aseguradora, y realizar los trámites correspondientes para que por medio de ellos sea reparada la unidad, dando aviso verbal y por escrito al Departamento de Control Vehicular.

 Los usuarios de las unidades serán los responsables de pagar multas, infracciones u omisiones del pago de parquímetros; así como las sanciones por incumplimientos al reglamento de tránsito vigente en la entidad federativa en que se cometa.

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PROCEDIMIENTO

40044-P01-10

Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D

Nº D E S C R I P C I Ó N

Diputado o Servidor Público

Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Control Vehicular 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Solicita de manera verbal o por escrito a la Secretaría de Administración y Finanzas la asignación o préstamo de una o varias unidades vehiculares para el ejercicio de sus funciones.

Recibe petición verbal o escrita, analiza, determina y autoriza la unidad o unidades vehiculares, de conformidad con las necesidades presentadas.

Informa a la Dirección de Recursos Materiales la autorización para asignación o préstamo de la(s) unidad(es) del parque vehicular, para el diputado, área o dependencia solicitante.

Instruye a la Dirección de Recursos Materiales, se realice la asignación o préstamo de un vehículo del parque vehicular del Poder Legislativo.

Recibe indicación y remite petición al Departamento de Control Vehicular.

Recibe instrucción y atiende solicitud, verificando la disponibilidad del parque vehicular; determina el vehículo a asignar o prestar; o en su caso, informa a la Dirección de Recursos Materiales la falta de éste. Prepara el vehículo, la llave y los papeles respectivos para su circulación: tarjeta de circulación, póliza de la compañía aseguradora, póliza de garantía del vehículo, calendario de mantenimiento preventivo, calendario de verificación vehicular, entre otros.

Solicita al usuario se presente en el estacionamiento oficial para entregarle la unidad, requisita el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo1), en el cual se describe el inventario del vehículo y las condiciones de su estado físico.

Solicita al usuario muestre licencia de manejo vigente, proporcionándole la llave y el vehículo; asimismo, le solicita firme de recibido el original y copia del formato respectivo.

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PROCEDIMIENTO

40044-P01-10

Departamento de Control Vehicular

Departamento de Control Vehicular 10 11 12 13 14

Recibe y revisa el vehículo, cotejando que las condiciones y el equipo instalado coincidan con lo que se ha registrado en el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”, firma de conformidad, quedándose con una copia del mismo y una vez concluido el trámite, se lleva el vehículo, el cual devolverá en la fecha establecida.

Recibe, conserva y archiva original del formato, para efectos de llevar un control y registro de los vehículos asignados o prestados; esperando que transcurra el tiempo por el que fue asignado o prestado.

En su caso, informa al Departamento de Bienes Muebles del vehículo asignado, con el fin de que éste registre, elabore y controle el “Resguardo” respectivo. Presenta el vehículo en las mismas condiciones en las que lo recibió y realiza su devolución oficial con el personal de Control Vehicular.

Recibe la unidad para su resguardo en las instalaciones del estacionamiento oficial, dando seguimiento al procedimiento administrativo “Verificación Físicas del Vehículo al Momento de su Devolución” (40044-P02-10).

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PROCEDIMIENTO

40044-P01-10 DIPUTADO O SERVIDOR PÚBLICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR A Inicio Solicita de manera

verbal o por escrito a la

Secretaría de Administración y Finanzas la asignación o préstamo de una o varias unidades vehiculares para el ejercicio de sus funciones.

Recibe petición verbal

o escrita, analiza,

determina y autoriza la

unidad o unidades

vehiculares, de

conformidad con las necesidades presentadas. Instruye a la Dirección de Recursos Materiales, se realice la asignación o préstamo de un vehículo del parque vehicular del Poder Legislativo. Recibe indicación y remite petición al Departamento de Control Vehicular. Informa a la Dirección de Recursos Materiales la autorización para asignación o préstamo de la(s) unidad(es) del parque vehicular, para el diputado, área o dependencia solicitante. Recibe instrucción y atiende solicitud, verificando la disponibilidad del parque vehicular; determina el vehículo a asignar o prestar; o en su caso, informa a la Dirección de Recursos Materiales la falta de éste. Prepara el vehículo, la llave y los papeles respectivos para su circulación: tarjeta de circulación, póliza de la compañía

aseguradora, póliza de garantía del vehículo,

calendario de

mantenimiento preventivo, calendario

de verificación

vehicular, entre otros.

Solicita al usuario se presente en el estacionamiento oficial para entregarle la unidad, requisita el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo1), en el cual se describe el inventario

del vehículo y las

condiciones de su estado físico. Solicita al usuario muestre licencia de manejo vigente, proporcionándole la llave y el vehículo; asimismo, le solicita firme de recibido el original y copia del formato respectivo.

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PROCEDIMIENTO

40044-P01-10 DIPUTADO O SERVIDOR PÚBLICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR A Inicio Recibe y revisa el vehículo, cotejando

que las condiciones y

el equipo instalado

coincidan con lo que se ha registrado en el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”, firma de conformidad, quedándose con una copia del mismo y una

vez concluido el trámite, se lleva el vehículo, el cual devolverá en la fecha establecida. Presenta el vehículo en las mismas

condiciones en las que lo recibió y realiza su devolución oficial con el personal de Control Vehicular.

Recibe, conserva y

archiva original del

formato, para efectos de llevar un control y

registro de los

vehículos asignados o prestados; esperando

que transcurra el

tiempo por el que fue asignado o prestado.

En su caso, informa al

Departamento de

Bienes Muebles del vehículo asignado, con el fin de que éste

registre, elabore y

controle el “Resguardo” respectivo.

Recibe la unidad para su resguardo en las instalaciones del estacionamiento oficial, dando seguimiento al procedimiento administrativo “Verificación Físicas del Vehículo al Momento de su Devolución” (40044-P02-10).

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P R O C E D I M I E N T O :

V E R I F I C A C I Ó N F Í S I C A D E L V E H Í C U L O

A L M O M E N T O D E S U D E V O L U C I Ó N

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D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN FÍSICA DEL VEHÍCULO AL MOMENTO DE SU DEVOLUCIÓN

40044-P02-10

OBJE TI VO

Constatar y registrar las condiciones funcionales y características físicas en las que son recibidos los vehículos para su resguardo en el estacionamiento oficial, así como de la existencia de algún daño, falla o faltante.

POLÍTICAS

- El uso adecuado del vehículo, custodia, conservación y resguardo de su estado físico; así como accesorios, herramientas, equipo y condiciones funcionales es responsabilidad del usuario y de sus ocupantes. Por lo que la unidad deberá devolverse en las mismas condiciones con las que fue prestado o asignado.

- Tanto el personal del área de Control Vehicular como el usuario, deberán verificar de manera conjunta las condiciones funcionales y características físicas en las que se encuentra el vehículo al momento de la devolución, la cual se realiza de acuerdo a lo establecido en el formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo 1), en el que se registra la existencia de faltantes, averías físicas o mecánicas. En caso de detectarse alguna anomalía, el personal del Departamento de Control Vehicular lo señalará en los dibujos del formato, así como hacer su descripción en el espacio de “OBSERVACIONES”, lo más explicito posible; además enviará un escrito para notificar las anomalías detectadas a la Contraloría y posteriormente solicitará a este órgano de control copia de la resolución emitida.

- Tanto la persona que recibe como el que entrega, deberán firmar de conformidad el formato mencionado.

- En caso de que el vehículo sufra daños ocasionados por un siniestro, el operador o cualquiera de los ocupantes deberán reportar inmediatamente el incidente a la compañía aseguradora y en caso de que el peritaje técnico-científico determine que no hay responsabilidad por parte del operador; el Poder Legislativo a través de la Dirección de Recursos Materiales pagará el deducible correspondiente, multas, gastos de arrastre y corralón; y en su caso, cubrirá los gastos de reparación de la unidad. Si derivado del dictamen técnico se determina responsabilidad negligente del operador, éste deberá pagar el deducible respectivo y turnar el asunto a la Contraloría a fin de deslindar responsabilidades.

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D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

40044-P02-10

OBJE TI VO

Constatar y registrar las condiciones funcionales y características físicas en las que son recibidos los vehículos para su resguardo en el estacionamiento oficial, así como de la existencia de algún daño, falla o faltante.

- Los daños ocasionados al vehículo que presuman la responsabilidad negligente o uso indebido del servidor público, se pondrán a consideración mediante escrito a la Contraloría, a fin de que este órgano de control emita la resolución que corresponda y en su caso, se obligue al resarcimiento de los daños.

- Para cualquier incidente de robo parcial o total del vehículo; el servidor público usuario, inmediatamente, levantará Acta ante el Ministerio Público y posteriormente, proporcionar copia de ésta al Departamento de Control Vehicular.

- Con la finalidad de continuar ofreciendo el servicio de préstamo o asignación de vehículos a los diputados y las dependencias del Poder Legislativo, el Departamento de Control Vehicular cubrirá los gastos por concepto de mantenimiento correctivo, instalación de accesorios o herramienta entre otros gastos. Hasta en tanto la Contraloría emite la resolución correspondiente para conocer la responsabilidad o no del servidor público para resarcir los daños ocasionados o faltantes del vehículo.

- El Departamento de Control Vehicular integrará un expediente por vehículo, con toda la

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PROCEDIMIENTO

40044-P02-10

Departamento de Control Vehicular Contraloría Departamento de Control Vehicular 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Entrega el vehículo asignado o prestado al concluir su comisión, encargo o gestión. Proporciona las llaves y solicita se haga la verificación respectiva.

Recibe llaves y la unidad, procediendo a verificar minuciosamente en presencia del servidor público usuario los accesorios y estado físico-mecánico del vehículo.

¿Existe faltante o anomalía?

Sí, registra las anomalías detectadas en los espacios del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo” (Anexo 1), definidos para la descripción de los accesorios y del estado del vehículo; así como especificar textualmente la anomalía en el espacio de “OBSERVACIONES” (DEVOLUCIÓN).

Solicita que sea reparado por el usuario o entregue los faltantes que se le han detectado al vehículo.

Solicita al servidor público, firme de conformidad en el espacio correspondiente de DEVOLUCIÓN, proporcionándole copia del formato.

Elabora escrito que detalla las anomalías detectadas e inicia trámite de denuncia ante la Contraloría del Poder Legislativo para su seguimiento y deslindar responsabilidades.

Recibe y da seguimiento al trámite de denuncia, emite dictamen y resolución, informando y facilitando copia de la misma al Departamento de Control Vehicular.

En lo que se recibe la resolución emitida por la Contraloría, envía el vehículo a servicio de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso, a fin de continuar ofreciendo el servicio de asignación o préstamo de la unidad.

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PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN FÍSICA DEL VEHÍCULO AL MOMENTO DE SU DEVOLUCIÓN 40044-P02-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Control Vehicular 10 11 12 13 14

Facilita al órgano de control toda la información necesaria para ofrecer elementos de prueba y deslindar responsabilidades, tales como: formato de asignación o préstamo de vehículo, copias del acta ante el Ministerio Público (de ser el caso), copias del diagnóstico técnico emitido por el taller o agencia autorizada, copia de la(s) factura(s), dictamen de la compañía aseguradora, entre otros.

Recibe notificación y copia de la resolución de la Contraloría e integra documentación al expediente respectivo.

No existe faltante o anomalía, procede a solicitar la firma de conformidad del servidor público usuario por la devolución en el espacio correspondiente del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”.

Firma de conformidad por recibir el vehículo, se invalida el espacio de “OBSERVACIONES” (si éste no fue utilizado) y proporciona copia del mismo al servidor público.

Conserva original del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”, así como la información generada tanto del servicio proporcionado como de los trámites efectuados, archivándolo en el expediente respectivo. Fin

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PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN FÍSICA DEL VEHÍCULO AL MOMENTO DE SU DEVOLUCIÓN 40044-P02-10 DIPUTADO O SERVIDOR PÚBLICO DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR CONTRALORÍA

Entrega el vehículo asignado o

prestado al concluir su

comisión, encargo o gestión. Proporciona las llaves y solicita

se haga la verificación

respectiva.

Recibe llaves y la unidad,

procediendo a verificar

minuciosamente en presencia del servidor público usuario los accesorios y estado físico-mecánico del vehículo.

Registra las anomalías

detectadas en los espacios del formato “Asignación o

Préstamo de Vehículo”

(Anexo 1), definidos para la

descripción de los

accesorios y del estado del

vehículo; así como

especificar textualmente la anomalía en el espacio de “OBSERVACIONES” (DEVOLUCIÓN).

Solicita al servidor público, firme de conformidad en el espacio correspondiente de DEVOLUCIÓN,

proporcionándole copia del formato.

Elabora escrito que detalla las anomalías detectadas e inicia trámite de denuncia ante la Contraloría del Poder

Legislativo para su

seguimiento y deslindar

Solicita que sea reparado por el usuario o entregue los faltantes que se le han detectado al vehículo.

¿Existe faltante o anomalía?

Recibe y da seguimiento al trámite de denuncia, emite

dictamen y resolución,

informando y facilitando copia de la misma al Departamento de Control Vehicular. Inicio Sí No 1 A

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PROCEDIMIENTO

40044-P02-10

DEPARTAMENTO DE

CONTROL VEHICULAR CONTRALORÍA

En lo que se recibe la resolución emitida por la Contraloría, envía el vehículo a servicio de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso, a fin de continuar ofreciendo el servicio de asignación o préstamo de la unidad.

Facilita al órgano de control toda la información necesaria

para ofrecer elementos de prueba y deslindar

responsabilidades, tales como: formato de asignación o préstamo de vehículo, copias del acta ante el Ministerio Público (de ser el caso), copias del diagnóstico técnico emitido por el taller o agencia autorizada, copia de la(s) factura(s), dictamen de la compañía aseguradora, entre otros.

No existe faltante o anomalía, procede a solicitar la firma de conformidad del servidor público usuario por la devolución en el espacio correspondiente del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”.

Firma de conformidad por recibir el vehículo, se invalida el espacio de “OBSERVACIONES” (si éste no fue utilizado) y proporciona copia del mismo al servidor público.

Recibe notificación y copia de la resolución de la Contraloría e integra documentación al expediente respectivo.

Conserva original del formato “Asignación o Préstamo de Vehículo”, así como la información generada tanto del servicio proporcionado como de los trámites efectuados, archivándolo en el expediente respectivo.

Fin 1 A

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P R O C E D I M I E N T O :

M A N T E N I M I E N T O P R E V E N T I V O Y

C O R R E C T I V O D E L O S V E H Í C U L O S

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D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS 40044-P03-10

OBJE TI VO

Garantizar la conservación, funcionamiento y la seguridad de los usuarios, mediante el sometimiento de un estricto servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de sus condiciones físicas y mecánicas.

POLÍTICAS

- El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, será solo para el parque vehicular propiedad del Poder Legislativo.

- El mantenimiento preventivo, se llevará a cabo según sea el tipo de vehículo y conforme al “Programa Anual de Mantenimiento” (Anexo 2), el cual será enviado por el Departamento de Control Vehicular a cada uno de los usuarios; así como de acuerdo a la “Calcomanía de Servicio” (Anexo 3), colocado en el parabrisas de la unidad.

- Es responsabilidad de los usuarios, enviar los vehículos al Departamento de Control Vehicular a fin de solicitar el servicio de mantenimiento preventivo, verificación de contaminantes y mantenimiento correctivo, necesarios para su conservación y óptimo funcionamiento.

- Los usuarios que ingresen su vehículo al Departamento de Control Vehicular y soliciten servicio de mantenimiento y verificación, lo harán a través del formato “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo 4); siendo su responsabilidad verificar que tanto los servicios solicitados como las condiciones físicas y mecánicas de la unidad se describan correctamente en dicho formato; así como firmar de conformidad tanto al entregar la unidad como al recibirla.

- El Departamento de Control Vehicular solicitará a la agencia o taller autorizado los servicios de mantenimiento, a través del formato “Solicitud de Servicio” (Anexo 5); en el cual se describirán las condiciones al momento de ingresarlo y posteriormente, las que se presenten al recibir la unidad, colocando ambas partes (control vehicular y agencia o taller autorizado) las firmas respectivas, de entrada y salida.

- En caso de omisión a estas obligaciones, es decir del mantenimiento preventivo y verificación, se avisará por escrito al servidor público de la demora, y en los casos en que por este motivo el servicio se convierta en correctivo y los daños sean mayores, se le informará mediante un escrito a la Contraloría del Poder Legislativo a efecto de que ésta deslinde responsabilidades sobre los daños que presente la unidad.

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D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L V E H I C U L A R

PROCEDIMIENTO

OBJE TI VO

Garantizar la conservación, funcionamiento y la seguridad de los usuarios, mediante el sometimiento de un estricto servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de sus condiciones físicas y mecánicas.

- Cualquier petición de servicio de mantenimiento correctivo que soliciten los servidores públicos, se les solicitará un escrito dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas, con copia a la Dirección de Recursos Materiales a efecto de contar con la autorización respectiva y atender el servicio requerido.

- En caso de no enviar el vehículo al Departamento de Control Vehicular en las fechas establecidas para la verificación de contaminantes, las multas y sanciones serán cubiertas por los servidores públicos que tienen bajo su resguardo dicha unidad.

- Cualquier deficiencia que presente el vehículo, derivada del servicio de mantenimiento preventivo al que fue sometida la unidad, deberá ser reportada y llevada de manera inmediata por el servidor público usuario al Departamento de Control Vehicular; en caso de que el vehículo no funcione totalmente, llamará a la compañía aseguradora y en su caso, solicitará el arrastre al taller o agencia autorizada, previa autorización de Departamento referido.

- La comprobación de gastos por mantenimiento preventivo, correctivo y demás servicios de reparación; así como de instalación de equipo y accesorios, que se le practiquen a las unidades, se hará mediante facturas originales, las cuales deberán contar con los requisitos fiscales vigentes.

- Antes de iniciar el trámite del pago de las facturas, se verificará que su llenado sea correcto y completo.

- El Departamento de Control Vehicular es el área encargada de dar trámite al pago de las facturas presentadas por mantenimiento, reparación, instalación de equipo y accesorios que se hayan solicitado ante la agencia o taller autorizados.

- Para efectos de comprobación de los gastos generados en esta materia, el Departamento de Control Vehicular recabará la firma de validación del servidor público usuario del vehículo.

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PROCEDIMIENTO

Taller o Agencia Autorizada

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Envía el vehículo al Departamento de Control Vehicular para que éste realice el servicio de mantenimiento preventivo de acuerdo al “Programa Anual de Mantenimiento” (Anexo 2) y a la “Calcomanía de Servicio” (Anexo 3) o bien correctivo, según corresponda.

Verifica el Calendario de Mantenimiento Preventivo y procede a la revisión del vehículo, llenando el formato de “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo 4), en la que se describen las condiciones físicas y mecánicas de la unidad y solicitando al usuario firme de conformidad la solicitud de servicio.

Envía el vehículo con el formato “Solicitud de Servicio” (Anexo 5) al taller o agencia autorizada, para el servicio correspondiente.

Recibe vehículo y formato de “Solicitud de Servicio” (Anexo 5) y procede a realizar el mantenimiento.

Después de realizar el servicio da aviso al Departamento de Control Vehicular, para la entrega del vehículo.

Recoge o recibe vehículo del taller o agencia donde fue enviado.

Constata que el servicio de mantenimiento que se le practicó al vehículo, coincida con el solicitado. (No/Si) No, informa a la agencia o taller autorizado de la deficiencia del servicio proporcionado y solicita su corrección y cumplimiento.

Sí, recibe vehículo e informa al usuario que el servicio ya fue efectuado, solicitándole se presente a recoger la unidad.

Recibe el vehículo y verifica que se le haya proporcionado el servicio solicitado, firmando de recibido y conformidad el formato de “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo 4).

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PROCEDIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS 40044-P03-10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Control Vehicular

Departamento de Control Vehicular 11 12 13 14 15 16 17 18

Conserva original del formato, así como la información generada del servicio de mantenimiento preventivo o correctivo e integrándolo al expediente correspondiente. Una vez terminado el procedimiento de Servicio de Mantenimiento Preventivo o Correctivo, se registran los datos del servicio en la “Bitácora de Mantenimiento a Vehículos”.

Recibe la factura de la agencia o taller, verificando que los datos registrados correspondan a la descripción del formato “Solicitud de Servicio”, así como los datos completos del vehículo.

Verifica que el cálculo aritmético y los datos de expedición sean correctos, así como que cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

Coloca el nombre del usuario y se la envía para firma de validación.

Recibe y verifica factura original, coloca su firma de validación y se la entrega al Departamento de Control Vehicular para su trámite.

Recibe factura validada por el usuario, procede a requisitar debidamente la “Solicitud de Recursos Presupuestales” (Anexo 6, 40063-F02-06), anexando la factura y remite dicha documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto para el trámite del pago correspondiente.

Obtiene y archiva en el expediente respectivo, copia de la documentación generada del trámite de pago.

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PROCEDIMIENTO

DIPUTADO O SERVIDOR PÚBLICO

DEPARTAMENTO DE CONTROL

VEHICULAR TALLER O AGENCIA

Envía el vehículo al

Departamento de Control

Vehicular para que éste realice el servicio de mantenimiento

preventivo de acuerdo al

“Programa Anual de

Mantenimiento” (Anexo 2) y a la “Calcomanía de Servicio” (Anexo 3) o bien correctivo, según corresponda.

Verifica el Calendario de

Mantenimiento Preventivo y procede a la revisión del vehículo, llenando el formato

de “Solicitud de

Mantenimiento” (Anexo 4), en

la que se describen las

condiciones físicas y

mecánicas de la unidad y solicitando al usuario firme de conformidad la solicitud de servicio. Informa a la agencia o taller autorizado de la deficiencia del servicio proporcionado y solicita su corrección y cumplimiento. ¿Coincide servicio?

Después de realizar el servicio da aviso al Departamento de Control Vehicular, para la entrega del vehículo.

Inicio

Sí No

A Envía el vehículo con el formato “Solicitud de Servicio” (Anexo 5) al taller o agencia autorizada, para el servicio correspondiente.

Recibe vehículo y formato de “Solicitud de Servicio” (Anexo 5) y procede a realizar el mantenimiento.

Constata que el servicio de

mantenimiento que se le

practicó al vehículo, coincida con el solicitado. (No/Si) Recoge o recibe vehículo del taller o agencia donde fue enviado. Recibe vehículo e informa al usuario que el servicio ya fue efectuado, solicitándole se presente a recoger la unidad.

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PROCEDIMIENTO

DIPUTADO O SERVIDOR PÚBLICO

DEPARTAMENTO DE CONTROL

VEHICULAR TALLER O AGENCIA

Recibe el vehículo y verifica que se le haya proporcionado el servicio solicitado, firmando de recibido y conformidad el formato de “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo 4).

Conserva original del formato, así como la información generada del

servicio de mantenimiento

preventivo o correctivo e

integrándolo al expediente

correspondiente.

Recibe la factura de la agencia o taller, verificando que los datos

registrados correspondan a la

descripción del formato “Solicitud de Servicio”, así como los datos completos del vehículo.

A

Una vez terminado el procedimiento

de Servicio de Mantenimiento

Preventivo o Correctivo, se registran los datos del servicio en la “Bitácora de Mantenimiento a Vehículos”.

Verifica que el cálculo aritmético y los datos de expedición sean correctos, así como que cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

Recibe y verifica factura original, coloca su firma de validación y se la entrega al Departamento de Control Vehicular para su trámite.

Coloca el nombre del usuario y se la envía para firma de validación.

Obtiene y archiva en el expediente

respectivo, copia de la

documentación generada del

trámite de pago.

Recibe factura validada por el

usuario, procede a requisitar

debidamente la “Solicitud de

Recursos Presupuestales” (Anexo 6, 40063-F02-06), anexando la

factura y remite dicha

documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto para el trámite del pago correspondiente.

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BIT ÁCOR A DE AC TU ALIZ ACIÓN

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN REFERENCIA OBSERVACIONES

02/abril/2003 Mantenimiento 1

Oficio DGA/CNDA/017/03, con fecha del 06 de Febrero 2003.

Actualización con el propósito de contar con información congruente con las funciones reales y vigentes del área.

19/Mayo/2004 Mantenimiento 2

Oficio: SAF/DRM/DCV/024/04

Actualización derivada por las recomendaciones de la auditoría aplicada al Departamento de Control Vehicular, por la Contraloría del Poder Legislativo; así como por las observaciones y comentarios planteados por el titular del Departamento, a fin de contar con información congruente con las funciones reales y vigentes del área.

26/Enero/2006 Mantenimiento 3

Oficio: SAF/DRM/DCV/011/06 de fecha 19 de enero de 2006

Actualización derivada de la solicitud presentada por el titular del Departamento de Control Vehicular, con el objeto de modificar el formato “Programa Anual de Mantenimiento”.

21/Junio/2010 Oficio: SAF/DRM/DCV/192/10 de fecha 18 de mayo de 2010

Actualización 4 (A4)

Actualización realizada a petición del titular del Departamento de Control Vehicular, con el objeto de integrar el procedimiento 40044-P02-10 y la reestructuración de los existentes; así como la actualización de los formatos “Asignación o Préstamo de Vehículo”, “Solicitud de Mantenimiento” y “Solicitud de Servicio”.

(33)

(34)

HOJ A DE V AL ID ACI ÓN

ELABORÓ VALIDÓ

Lic. Rosaura Salgado San Juan Lic. Feliciano Espinosa Hernández

TITULAR DE LA COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHÍCULAR

(35)

(36)

ANEXO 1

Formato “Asignación o Préstamo de

Vehículo”

(37)

ASIGNACIÓN O PRÉSTAMO DE VEHÍCULO

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO SOLICITANTE (GRUPO PARLAMENTARIO/DEPENDENCIA O ÁREA):

FOLIO: FECHA DE ELABORACIÓN DÍA MES AÑO

ASIGNACIÓN PRÉSTAMO SOLICITUD: VERBAL ESCRITA

AUTORIZADO POR: HORA

ENTREGA DEVOLUCIÓN FECHA DE DEVOLUCIÓN PROGRAMADA: FECHA REAL DE DEVOLUCIÓN:

DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO

VEHÍCULO: MODELO: NO. ECONÓMICO No. DE PLACAS:

LECTURA INICIAL ODÓMETRO: LECTURA FINAL ODÓMETRO: KMS. RECORRIDOS TANQUE DE COMBUSTIBLE

(ENTREGA): R 1/4 1/2 3/4 1/1

TANQUE DE COMBUSTIBLE

(DEVOLUCIÓN): R 1/4 1/2 3/4 1/1

ACCESORIOS ENTREGA DEVOLUCIÓN ESTADO DEL VEHÍCULO

SI NO SI NO ENTREGA DEVOLUCIÓN HERRAMIENTA LLANTA DE REFACCIÓN GATO LLAVE DE TUERCAS LIMPIADORES EXTINTOR TAPONES RIN TAPETES TAPÓN DE GASOLINA ENCENDEDOR CENICERO BAYONETA DE ACEITE RADIO/ESTÉREO ANTENA ESPEJOS O B S ER V AC I O N E S EN T R EG A D E V O L U C I Ó N

De ser necesario utilice el reverso del formato, invalidando el espacio que quede sin usar.

N O M B R E Y F I R M A

EN T R EG A D E V O L U C I Ó N

E N T R E G A

DEPTO. CONTROL VEHICULAR

R E C I B E

SERVIDOR PÚBLICO USUARIO

ENTREGA

SERVIDOR PÚBLICO USUARIO

RECIBE

DEPTO. CONTROL VEHICULAR

40044-F01-10

(38)

ANEXO 2

Formato “Programa Anual de

Mantenimiento”

(39)

Departamento de Control Vehicular

PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO

VERIFICACIÓN DE CONTAMINANTES VEHÍCULO MODELO PLACAS

PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE

TIPO DE

SERVICIO PROGRAMADO REALIZADO PROGRAMADO REALIZADO PROGRAMADO REALIZADO

5,000 KMS. 10,000 KMS 5,000 KMS. 10,000 KMS 5,000 KMS. 10,000 KMS 5,000 KMS. 10,000 KMS 40044-F02-04

(40)

ANEXO 3

(41)

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

CALCOMANÍA DE SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO PRÓXIMO SERVICIO KILOMETRAJE: VERIFICACIONES TERMINACIÓN 7 - 8

1er. SEMESTRE FEBRERO - MARZO 2do. SEMESTRE AGOSTO - SEPT

(42)

ANEXO 4

(43)

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO SOLICITANTE (GRUPO PARLAMENTARIO/DEPENDENCIA O ÁREA): FECHA DE ELABORACIÓN

DÍA MES AÑO

SOLICITUD: VERBAL ESCRITA

DESCRIPCIÓN Y DATOS DEL VEHÍCULO

MARCA: MODELO: No. DE PLACAS: HORA ENTRADA SALIDA LECTURA INICIAL ODÓMETRO: LECTURA FINAL ODÓMETRO: KMS. RECORRIDOS:

TANQUE DE

COMBUSTIBLE: R 1/4 1/2 3/4 1/1 TANQUE DE COMBUSTIBLE: R 1/4 1/2 3/4 1/1

ACCESORIOS ENTRADA SALIDA ESTADO DEL VEHÍCULO

SI NO SI NO ENTRADA SALIDA HERRAMIENTA LLANTA DE REFACCIÓN GATO LLAVE DE TUERCAS LIMPIADORES EXTINTOR TAPONES RIN TAPETES TAPÓN DE GASOLINA ENCENDEDOR CENICERO BAYONETA DE ACEITE RADIO/ESTÉREO ANTENA ESPEJOS TIPO DE SERVICIO

1. DE LOS 5,OOO KMS: 4. OTROS SERVICIOS: 2. DE LOS 10,000 KMS: 3. VERIFICACIÓN DE CONTAMINANTES: OBSERVACIONES ENTRADA SALIDA ENTREGA SERVIDOR PÚBLICO NOMBRE Y FIRMA

RECIBE VEHÍCULO PARA MANTENIMIENTO NOMBRE Y FIRMA

ENTREGA

DEPTO. CONTROL VEHICULAR NOMBRE Y FIRMA

RECIBE VEHÍCULO CON EL MANTENIMIENTO NOMBRE Y FIRMA

40044-F04-10

(44)

ANEXO 5

(45)

SOLICITUD DE SERVICIO

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA AGENCIA O TALLER: FOLIO: FECHA DE ELABORACIÓN

DÍA MES AÑO

DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO

MARCA: MODELO: No. DE PLACAS: ADSCRIPCIÓN:

HORA

ENTRADA SALIDA LECTURA INICIAL ODÓMETRO: LECTURA FINAL ODÓMETRO: KMS. RECORRIDOS:

TANQUE DE

COMBUSTIBLE: R 1/4 1/2 3/4 1/1 TANQUE DE COMBUSTIBLE: R 1/4 1/2 3/4 1/1

ACCESORIOS ENTRADA SALIDA ESTADO DEL VEHÍCULO

SI NO SI NO ENTRADA SALIDA HERRAMIENTA LLANTA DE REFACCIÓN GATO LLAVE DE TUERCAS LIMPIADORES EXTINTOR TAPONES RIN TAPETES TAPÓN DE GASOLINA ENCENDEDOR CENICERO BAYONETA DE ACEITE RADIO/ESTÉREO ANTENA ESPEJOS OBSERVACIONES

DESCRIPCIÓN DE REPARACIONES SOLICITADAS KILOMETRAJE EFECTUADAS ANTERIOR ACTUAL SI NO

DESCRIPCIÓN DE OTRAS REPARACIONES EFECTUADAS, AUTORIZADAS PREVIAMENTE: FIRMA DE AUTORIZACIÓN

INICIO DE REPARACIÓN (D/M/A) FECHA APROX. DE ENTREGA (D/M/A) TÉRMINO REAL(D/M/A) DÍAS EN TALLER

ENTRADA SALIDA

ENTREGA

DEPTO. CONTROL VEHICULAR NOMBRE Y FIRMA

RECIBE VEHÍCULO PARA SERVICIO (TALLER)

NOMBRE Y FIRMA

ENTREGA

RESPONSABLE DEL TALLER NOMBRE Y FIRMA

RECIBE VEHÍCULO DEPTO. CONTROL VEHICULAR

NOMBRE Y FIRMA

40044-F05-10

(46)

ANEXO 6

Formato “Solicitud de Recursos

Presupuestales”

(47)

FECHA (D/M/A) F O L I O

SOLICITUD DE RECURSOS PRESUPUESTALES

DEPENDENCIA: ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE:

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

CLAVE DEL ÁREA: PARTIDA

PRESUPUESTAL: CONCEPTO DEL GASTO: MONTO $: LETRA: ( ) OBSERVACIONES: ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO 40063-F02-06