Términos de Referencia
“ Contrato de servicio o arrendamiento de impresoras ”
Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Enero 2022
TERMINOS DE REFERENCIA
“
Contrato de servicio o arrendamiento de impresoras
” 1. ANTECEDENTESLa Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA,) es el órgano técnico y administrativo del proceso de Integración Económica Centroamericana, tiene personalidad jurídica de derecho internacional y funciona como enlace de las acciones de las otras Secretarías del Subsistema Económico, definido todo ello en el Artículo 28 del Protocolo de Tegucigalpa.
Fuentes de Financiamiento: La Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA) para su funcionamiento operativo, depende principalmente de las aportaciones que da cada uno de los países miembros, seis países en total, este aporte es anual y por país. La SIECA realiza su presupuesto en base a estos ingresos.
La Secretaría de Integración Económica (SIECA), como parte de su perspectiva contempla el desarrollo de su capital intangible, por lo que uno de sus objetivos estratégicos es garantizar el bienestar y el crecimiento profesional del talento humano.
2. JUSTIFICACIÓN
Contar con un contrato de servicios de arrendamiento (que incluya el mantenimiento preventivo) de equipo de impresión multifuncional, es de suma importancia para los funcionarios de la institución y realizar el trabajo diario de la Secretaría.
3. OBJETIVO
Proporcionar un servicio de arrendamiento de equipo de impresión multifuncional de alto desempeño, económico, de fácil uso el cual debe contar con servicio de soporte técnico y mantenimiento ante eventualidades incurridas en los mismos. Como parte de sus características deben ser óptimas para manejo de los recursos económicos y ambientales.
4. ESPECIFICACIONES DEL PROVEEDOR
4.1. Experiencia profesional de más de 4 años en el mercado de venta, arrendamiento y soporte y mantenimiento en equipos multifuncionales.
4.2. Presentar al menos 5 cartas de recomendaciones de clientes con similar relevancia a las especificaciones técnicas planteadas en la propuesta económica.
4.3. Contar con el aval o certificado como distribuidor autorizado del fabricante del equipo que representan en el país, para su venta y mantenimiento respectivo.
4.TABLA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
No. Servicios y Especificaciones Técnicas de los Equipos Cantidad
1 Contrato por dos años de servicios de impresoras multifuncionales Impresión laser
a) Impresión a través de usuario y clave y/o tarjeta de proximidad como mínimo para 100 usuarios por impresora.
b) Conteo de impresión por usuario.
c) Velocidad de impresión mayor a 40 Páginas Por Minuto d) Conexión TCP/IP Ipv4
e) Compatible con sistema operativo Windows 10, Windows 8, Server 2012 R1, MAC OS Catalina o superior
f) Web imagen monitor (Administración por medio del portal Web) g) Control de impresión y fotocopias por usuario
h) Capacidad mínima de impresión mensual de 6 mil páginas por maquina
i) Alimentación eléctrica de 120v j) Dúplex automático
k) Resolución 1200 X 1200 dpi ppi l) Blanco y negro y a color
m) Bandeja 1: A4, A5, A6, RA4, B5, B6, 16k, 10 x 15 cm, oficio, postales (JIS sencillo y doble) y sobres (DL, C5, B5, C6) hasta 500 hojas de soportes de 75g/m²
n) Bandeja 2: A4, A5, A6, RA4, B5, B6, 10 x 15 cm, oficio, 16k y Dpostcard : 550 (altura de la pila de 55 mm); Hojas de soportes brillantes (120 g/m²): 250 (altura de la pila de 30 mm)
Sistemas Operativos de red compatibles
a) Compatible con Windows Server 2012, 2012 R2, 2016, 2019.
b) Compatible con Windows 8, 8.1, 10 y 11
c) Compatible con MacOS Catalina, Big Sur y Monterey
d) Compatible con versiones Linux (Debian, Ubuntu, CentOS, etc.) Bandeja como mínimo para tamaños de papel carta, oficio, A4 Escáner:
a) Dúplex automático
b) Bandeja de escaneo principal y secundario
c) Área de escaneo secundario de 8.5 x 13 pulgadas (tamaño oficio) d) Resolución mínima 600 X 600 dpi
e) USB/email/escaneo a carpeta de red
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f) Blanco y negro y a color
2 soporte y mantenimiento durante la vigencia del arrendamiento Soporte del equipo ante eventualidades o descomposturas
a) Soporte remoto para solución de problemas b) Soporte en cambio de partes.
c) Aprovisionamiento de partes.
d) Aprovisionamiento de tóner de acuerdo al monitoreo del equipo y que no esté menor al 35% de su capacidad y que guarde
consistencia al número de copias o impresiones generadas. La empresa contratada deberá presentar reporte trimestral del consumo de las impresiones y copias para que la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación-DTIC de la SIECA validen el consumo, para que la unidad de Adquisiciones pueda solicitar una nota de crédito por el consumo bajo consumo de tóner.
e) Aprovisionamiento de 2 unidades por tóner, por cada color para ser almacenado como stock para cubrir eventualidades de impresión que serán facturadas según el consumo.
Mantenimiento para la identificación de fallas a corregir y/o reparar sobre los componentes físicos de los equipos.
a) Mantenimiento preventivo (1 vez al mes por equipo) b) Mantenimiento correctivo a solicitud de Técnico Encargado c) Soporte correctivo de emergencia. Tiempo de respuesta y
resolución no mayor a 12 horas. Toda visita del equipo técnico del proveedor debe cumplir y garantizar los requerimientos de seguridad ocupacional y bioseguridad requerido por la Secretaría.
3 Capacitación
a) Administración y manejo del equipo para la parte técnica b) Uso de equipo para usuarios de la Secretaría.
c) Capacitación sobre el monitoreo de reportes mensuales generado por cada equipo, sobre el número de impresiones y copias.
5. TABLA DE CALIFICACIÓN
No. Evolución Punteo Cumple
No
cumple Nota final
5.1
Presentar al menos 5 cartas de recomendaciones de clientes con similar relevancia a las especificaciones técnicas planteadas en la propuesta
económica. 10
5.2
Debe incluir el cumplimiento de los servicios y especificaciones técnicas de los equipos descritos.
(Incluyendo los niveles de servicio
ofrecidos por la empresa) 10
5.3
Capacitaciones al personal del equipo adquirir para su
administración. 10
5.4
Servicio de soporte en tiempo menor a 12 horas en tiempo de
respuesta 10
5.5 Oferta técnica 20
5.6 Oferta económica 40
Total 100
6. CARACTERISTICAS DE LA CONTRATACIÓN
La contratación se realiza a través de contrato de “Contrato por Servicios Profesionales por obra determinada”, elaborado por la Dirección Jurídica de la SIECA por un monto cerrado; en el cual se especifica las actividades, productos esperados, precio, forma de pago y la duración de la contratación.
El servicio se prestará bajo la coordinación y supervisión de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación-DTIC de la SIECA.
7. GARANTÍAS Y SOPORTE
7.1. Se debe contar con soporte de personal certificado para la implementación de la nueva consola de administración, soporte técnico requerido.
7.2. La empresa proveedora deberá de entregar una Garantía o Fianza de sostenimiento de oferta, por un monto de: 5% del monto total de la Oferta, con plazo de 90 días.
7.3. La empresa contratada deberá presentar una Garantía de cumplimiento del 10% sobre el monto del contrato firmado, que deberá ser entregado después de firmado.
7.4. Servicio de soporte en tiempo menor a 12 horas para emergencias y 24 para consultas que no son emergencias
8. PRECIO DE LA PROPUESTA Y CONDICIONES DE PAGO
8.1. El precio ofertado y detallado en dólares de los Estados Unidos de América, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA (si aplica).
8.2. El pago se efectuará por medio transferencia bancaria a través de la SIECA, la empresa seleccionada asume los costos financieros por transferencia internacional, administrativos o equivalentes, que resulten de las mismas.
8.3. El pago de impuestos, costos financieros y administrativos en que se incurran por cualquier concepto durante esta adquisición, son responsabilidad de la empresa seleccionada.
8.4. El pago será contra entrega de factura original a nombre de la SIECA, NIT N°: 636007-6.
El pago por el servicio de arrendamiento se realizará mensualmente, por mes vencido de servicio con la aceptación a satisfacción de los servicios por parte del Director de Tecnologías de la Información y Comunicación-DTIC de la SIECA.
9. PLAZO DE LA OFERTA
La instalación, configuración se realizará en la oficina de la SIECA 4ª. Avenida 10-25, Zona 14 Ciudad de Guatemala. Plazo estimado de contrato por un año.
10. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO
Las siguientes condiciones propiciaran la realización de descuentos en el servicio contratado:
10.1. El no cumplir con los mantenimientos establecidos de manera mensual.
10.2. El no cumplir con los soportes solicitados por parte del equipo técnico de la SIECA.
10.3. No entregar los insumos (toner, repuestos, etc.) en el tiempo requerido.
11. DOCUMENTOS REQUERIDOS, PRESENTACIÓN Y PLAZOS DE LAS OFERTAS 11.1 Presentación de las ofertas
El proveedor o empresa deberá presentar:
11.1.1. Carta de interés, indicando que acepta los Términos de Referencia.
11.1.2. Oferta técnica-económica.
11.1.3. Hoja vida de la empresa, detallando su experiencia.
11.1.4. Cartas de referencias de (al menos 4) empresas o Instituciones respaldando la experiencia profesional específica en estos equipos y servicios de arrendamiento similares, especialmente de soporte y apoyo técnico.
11.1.5. Plan de trabajo y cronograma que describa las etapas y actividades a realizar.
11.1.6. Copia simple del testimonio de la escritura constitutiva de la persona jurídica o sociedad, incluyendo las modificaciones (si fuere el caso).
11.1.7. Copia simple de la representación legal actualizada de la empresa.
11.1.8. Copia simple de la patente de sociedad y de empresa según aplique.
11.1.9. Copia simple del RTU de reciente actualización (si aplica).
11.1.10. Copia simple del DPI o pasaporte si no fuera guatemalteco, del representante legal de la empresa y que firmará el Contrato.
11.2 Presentación de las ofertas
Para la presentación de las ofertas deberá dirigirse por medio de un correo electrónico en un único documento en formato PDF de la Oferta técnica-económica, indicando claramente la
“Propuesta”.
La propuesta Técnica y Económica incluyendo toda la documentación requerida en el numeral 11.1 puede remitirse vía electrónica al correo [email protected], indicando en el asunto:
“Contrato de Arrendamiento de impresoras”
11.3 Plazos de las ofertas
La presentación de las ofertas vía correo electrónico, se deberá hacer a más tardar el 28 de febrero de 2022 a las 16:00 horas.
Las ofertas tendrán validez de 90 días luego de la fecha límite de presentación.
12. CONSULTAS
Las consultas deberán realizarse a la siguiente dirección electronica [email protected] el 23 de febrero 2022 y se harán del conocimiento al resto concursantes, a fin de establecer equidad de condiciones.
13. ADJUDICACIÓN 13.1 Comunicación
La comunicación de la adjudicación de los servicios profesionales ofertados, se hará mediante notificación oficial por correo de [email protected]
13.2. Requisitos legales
En caso de adjudicación del contrato la empresa deberá presentar los siguientes documentos legales:
13.2.1 Fotocopia autenticada del testimonio de la escritura constitutiva de la persona jurídica o sociedad, incluyendo las modificaciones (si fuere el caso).
13.2.2 Fotocopia autenticada de la patente de sociedad y de empresa según aplique.
13.2.3 Fotocopia autenticada del RTU de reciente actualización (si aplica).
13.2.4. Fotocopia autenticada del DPI del profesional que firmará el Contrato.
13.2.5 Fotocopia autenticada de la representación legal actual de la empresa.
13.2.6 Fotocopia de Estados financieros auditados 2020 y 2019.
