MANUAL DE UTILIZACIÓN DEPORWEB

MANUAL DE UTILIZACIÓN

“DEPORWEB”

Ayuntamiento de Tudela de Duero Concejalía de Deportes

PUESTA EN MARCHA PUESTO DE CONTROL

Tanto el puesto de control de la Piscina Climatizada, como los maletines de control de acceso son propiedad del Ayuntamiento de Tudela de Duero. Dichos maletines deberán de ser controlados,

conservados y custodiados por parte de los trabajadores municipales, siendo estos responsables de dicho material en cada turno de trabajo.

A) Al empezar la jornada

Antes de empezar la jornada, instalaremos el puesto de control conforme a las instrucciones que se recogen dentro del Ordenador portátil.

Una vez instalamos el equipo, procedemos a su encendido y abriremos el enlace “DEPORWEB” Y “ACCESOS DEPORNET”.

B) Al finalizar la Jornada.

Guardar todo el material en el maletín conforme a las instrucciones que se recogen dentro del Ordenador portátil.

1. PUESTA EN MARCHA DEL PUESTO DE CONTROL

Una vez instalado todo el puesto de control, encenderemos el Ordenador y dejaremos que cargue el sistema.

Tendremos que mantener abiertos tres sistemas/documentos del escritorio.

- Acceso DEPORWEB. Introduciendo usuario/clave ya instalada - Acceso al Visor de Accesos.

- Padrón Municipal.

- Excel Abonos (Escritorio) Solo abrirlo para introducir los datos de abonos que se tienen que imprimir. No mantener abierto.

2. TRAMITACIÓN DEL ABONO/BONO DE BAÑOS ELECTRONICO

1.

ALTA SOCIO/FICHA

COMPROBAR EL ALTA/BAJA DEL SOCIO/A

• Ir al módulo de “FICHAS”.

• BUSCAR AL SOCIO/A. Para ello ir al filtro de socios y desplegar:

* En el apartado de “Estado Actual” seleccionar “Todos” y pulsar

* En el cuadro de buscar, buscar al socio, introduciendo el nombre y el apellido correctamente. Según se va poniendo suele ir filtrándose y apareciendo el nombre. Se aconseja buscar por apellidos.

• COMPROBAR ALTA/BAJA. Una vez localizado el socio, comprobamos si esta dado de alta o de baja.

- Si el socio no aparece, es que no esta y tendremos que crear alta nueva.

- Si el socio aparece en el buscador, pulsaremos

y comprobamos que no esta dado de baja. Para ello desplegamos “datos del socio” y si aparece la opción

es que el socio esta dado de baja. Pulsaremos “dar de alta” y actualizamos datos si procede.

SI EL SOCIO/A YA ESTÁ REGISTRADO EN DEPORWEB

• Si el socio figura ya registrado, pulsamos y nos llevara a su ficha. Seguidamente desplegaremos la pestaña de “datos del Socio” y comprobamos sus datos. Para poder modificar cualquier ficha es necesario pulsar

Comprobaciones importantes a tener en cuenta.

Importante comprobar con el usuario/a todos los datos destacando.

- El nombre y apellidos que coincida con el DNI.

- Si esta o no esta EMPADRONADO - Si esta dado de alta/o no en MyClub.

o “SI” que está dado de Alta. Aparecerá

o “NO” está dado de Alta.

(MyClub es la opción que permite que el usuario pueda operar ONLINE-UTILIZAR APP-ETC)

- Contratar el recurso de “Actividades Municipales”

“MY CLUB”

La opción MyClub permite al usuario/a operar online y usar App.

Para ello es imprescindible que el usuario/a tenga email. En caso de que el usuario no tenga Email, no se activirá este servicio.

-Modificar MyClub. Es posible que algún usuario/a no recuerde su contraseña y sea necesario resetearla. Para ello pulsaremos

y en “nombre de Usuario” poner su email. Seguidamente pulsar y pulsar cerrar. Se comenta al usuario que mire en su email en

prioritarios/span o correo no deseado.

-Crear MyClub. Si el usuario/a es nuevo, pulsar y en “Nombre de Usuario poner su email y pulsar y cerrar. Se comenta al usuario que mire en su email en prioritarios/span o correo no deseado, donde se le mandará una contraseña.

CONTRATAR RECURSO DE ACTIVIDADES MUNICIPALES

Por defecto activaremos siempre el recurso de actividades municipales para que el usuario/ pueda contratar recursos en la APP.

- Deplegar pestaña de recursos/nueva actividad o alquiler.

- Familia de Recursos/actividades municipales - Seleccionar actividades municipales

- Guardar y Cobrar.

- Cerrar.

SI EL SOCIO/A NO ESTÁ REGISTRADO EN DEPORWEB

• Si el socio es nuevo, una vez comprobado que no figura en el

buscador, pulsaremos A continuación, pulsar “Alta de Socio”.

Registraremos los datos personales. El nombre y apellidos tal y como viene en el DNI. (Evitamos apodos o nombre cortos. Ejemplo.

Si es Maria Dolores no poner Loli). Pulsar Siguiente.

El paso 2 de “datos de cobro”, no es necesario completarle. Pulsar guardar ficha e ir a la ficha para hacer la foto.

• Ir a la ficha del usuario. Desplegar datos personales. Editar ficha.

Hacer la foto. Guardar la foto del usuario/a. Hacer foto con la Web Cam de esternón hacia arriba “Tipo DNI”. Evitaremos personas en el fondo. Guardar ficha.

• DNI. En el caso de menores, si el usuario no posee DNI, no se pone.

• Correo electrónico. Un usuario, una dirección de correo. El programa no permite la duplicidad de correos. El email es personal.

• Empadronado/No empadronado. Indicar lo que corresponda.

• Se creará el grupo a partir de la ficha del usuario que contenga dicha dirección.

• Dar de alta MyClub. Conforme al paso anterior.

• Guardar ficha.

• El programa le asignará un número de socio.

• FIRMA DE CONTRATOS Y DE LGPD: El usuario tendrá que firmar el contrato de alta/baja de la actividad/abono. También tendrá que firmar la LGPD (Ley general de protección de datos). Para ello entrar en su ficha/contratos/firmar solo RGPD.

- Si es adulto. Pulsar tecla firmar y el usuario firmará en la pantalla.

Es necesario que pulsemos el Item Verde para validar.

- Si es menor. Rellenar las pasos de firma del Tutor o Representante Legal.

IMPORTANTE. Contratar el recurso de actividades municipales. En la pestaña de recursos, pulsar el botón verde de “Nueva actividad o Alquiler. Desplegar y seleccionar la familia de Actividades Municipales, y volver a seleccionar la opción de Actividades Municipales. Pulsar “Guardar y Cobrar” (da igual el método de pago).

Cerrar

ALTA ABONO FAMILIAR/INDIVIDUAL

Para tramitar los abonos familiares o individuales se seguirán los siguientes pasos, una vez completado el formulario de inscripción que deberán de entregar en taquilla.

ATENCION. El abono para las piscinas de verano, solo es para EMPADRONADOS.

1. ALTA ABONO FAMILIAR

1.1 CREAR GRUPO FAMILIAR

• En primer lugar tenemos que crear todas las fichas de la unidad familiar.

• Buscar el socio titular de familia y entrar en su ficha. Se pueden dar dos casos.

- Que el grupo ya este creado. Veremos que al lado del nombre nos aparecerá “Titular del Grupo Familia…….”

En este caso seleccionamos la opción de grupo y comprobamos todos los miembros. Podemos añadir o quitar.

Comprobar que, en las opciones de pago, tanto la opción del “Titular paga todas las cuotas” como “Pago único” están señaladas. Si falta alguna marcarla desde la opción editar.

- Que el grupo no esté creado. No aparece nada al lado del nombre.

• Dentro de la Ficha del Socio Titular, desplegamos la pestaña de

“grupo”.

• Pulsar crear grupo y pondremos de nombre del grupo.

- Si es familia monoparental. (Madre + 1 hijo) Ponemos los apellidos del titular “Ejemplo Familia GARCIA SERNA”.

- Si es familia con dos Adultos. (Madre/Padre + hijos). Ponemos los 4 apellidos de la Familia.

Ejemplo. Padre. Jose Casas Perez Madre. Inés Sastre Mena Nombre Familia: Casas Sastre Perez Mena

• Marcar pestañas “el titular paga todas las cuotas” y “pago único”.

• En la Opción de Descuento. Se darán 3 Opciones posibles.

- Abono Normal. Poner 0

- Abono para minusválidos. Poner 50%.

- Abono para trabajadores municipales. Poner 100%

• Pulsar crear grupo.

• Para asignar el resto de los miembros de la unidad familiar, pulsaremos y en el nombre del buscador buscamos socios del resto de la unidad familiar. Seleccionamos y pulsamos “seleccionar”.

1.2 CREAR EL ABONO FAMILIAR

• Ir al socio Titular de la familia y desplegar la pestaña de recursos.

• Nueva actividad o alquiler.

• Familia de Recursos. Seleccionar la que corresponda. Verano Abono Familiar.

• Seleccionar el tipo de Abono en función de los miembros.

• Se desplegará la pestaña de la contratación de la Actividad.

Atención. Si llegados a este punto no figura la tasa, es que el usuario no este empadronado, por lo tanto no se podrá emitir abono.

• OPCIONES DE DESCUENTOS. Señalar la pestaña “% descuento” y aplicar si procede.

- Abono para minusválidos. Poner 100%. (piscinas de verano)

- Abono para trabajadores municipales. Poner 100%. (piscinas de verano)

• Seleccionar “Guardar” puesto que solo se cobrar cuando se le entregue la tarjeta. Se cobra la tasa con datafono y 1€ en metálico.

• Si el usuario/a quiere un tiket, se dará a imprimir tiket.

• Cerrar.

1.3 CREAR EL ABONO INDIVIDUAL

• Ir al socio y desplegar la pestaña de recursos.

• Nueva actividad o alquiler.

• Familia de Recursos. Seleccionar la que corresponda. Verano Abono Individual.

• Seleccionar el tipo de Abono en función de la Edad.

• Se desplegar la pestaña de la contratación de la Actividad.

Atención. Si llegados a este punto no figura la tasa, es que el usuario no esté empadronado, por lo tanto no se podrá emitir abono.

• OPCIONES DE DESCUENTOS. Señalar la pestaña “% descuento” y aplicar si procede.

- Abono para minusválidos. Poner 100% (piscinas de verano)

- Abono para trabajadores municipales. Poner 100% (piscinas de verano)

• Seleccionar “Guardar” puesto que solo se cobrar cuando se le entregue la tarjeta. Se cobra la tasa con datafono y 1€ en metálico.

• Si el usuario/a quiere un tiket, se dará a imprimir tiket.

• Cerrar.

Atención. En caso de problemas, dejar pasar al usuario/a y mandar una email con la incidencia a [email protected]

BONO DE BAÑOS

Para hacer uso de la opción de bonos de baños, el usuario deberá de tener ficha y emitirle una tarjeta de bono de baños.

Si un usuario quiere comprar un bono de baños seguiremos los siguientes pasos.

• Buscar en el filtro si el usuario tiene ficha. En caso de que no la tenga, hacérsela siguiendo el protocolo descrito anteriormente.

• Desde la ficha del usuario, desplegamos la pestaña “Tienda”, escoger el tipo de abono.

• “Cobrar compra” si va a pagar.

• Si el usuario quiere el tiket, imprimir. En caso contrario “cerrar”

ASOCIAR LA TARJETA DE BONO DE BAÑOS (PASO PARA ASOCIADOR NEGRO)

• Elegir la tarjeta que corresponda.

- Azul (Para mayores de 16). Naranja (Menores de 16).

• Abrimos el “Control de Accesos-Depornet”:

• Sincronización con Servidor: Actualizamos la primera barra.

Seleccionar con foto.

• Pestaña Asignar Dispositivo.

• Conectar lector/es.

• Situar la tarjeta en el lector y leer tarjeta.

• Seleccionamos “Bono”

• Buscar socio por apellidos

• Seleccionar en la pantalla de la derecha el socio (pinchar la foto) y

“Asignar tarjeta”.

ASOCIAR LA TARJETA DE BONO DE BAÑOS (PASO PARA ASOCIADOR GRIS)

• Elegir la tarjeta que corresponda.

- Azul (Para mayores de 16). Naranja (Menores de 16).

• Abrimos ficha usuario

• Pestaña de Accesos

• Operaciones con tarjeta de acceso. Nueva tarjeta.

• Situar la tarjeta en el lector y asignar tarjeta.

Al usuario se le asignará el número de baños correspondiente, y se le puede hacer el seguimiento de los baños usados desde su ficha/recursos.

Existe la posibilidad de descontar los baños de un bono de forma manual, desde la ficha del socio, pestaña de recursos, pinchar en editar y descontarlo manualmente; pero no es conveniente hacerlo.

Es muy importante hacer una tarjeta por cada tipo de Bono. NO PODEMOS ASOCIAR 2 BONOS EN UNA MISMA TARJETA.

RENOVAR BONOS. (Solo renovar con Bono Agotado)

• Abrir la ficha del socio, pestaña Tienda.

• Abrir pestaña “Renovar Bono”

• Asegurarse de que escogemos el bono que queremos renovar en el desplegable.

• Seleccionar forma de pago.

• Cobrar. Si desea tiket de compra “imprimir”, en caso contrario cerrar.

1. 3. TRAMITACIÓN DE ENTRADAS

Para tramitar las entradas en sus diferentes modalidades lo haremos directamente des el punto de venta, siguiendo el protocolo que a continuación se detalla.

En este caso, para evitar tener que crear una ficha de socio a una persona que va a asistir esporádicamente, hemos creado unos usuarios ficticios que se llaman “entrada piscina palacios” “entrada piscina herrera” y “entrada piscina manantiales”.

Lo mas sencillo es entrar desde la página principal y seleccionar el botón de TPV (punto de venta).

- Verano Entradas.

- Seleccionar la que corresponda.

- Buscar el usuario de entrada de la piscina que corresponda.

- Buscar y Seleccionar

- Marcar numero de entradas, añadir a la cesta.

- Finalizar compra e imprimir tiket si lo desea.

IMPORTANTE

A continuación, debido a que con las entradas no se puede fichar, es necesario hacer un acceso manual.

Por lo tanto desde el visor de accesos pulsaremos el botón “Entrada” cada vez que el socio acceda y “Salida” cada vez que el socio abandone la instalación.

Importante decirle al usuario/a que al abandonar la instalación tiene que comunicar que sale para el control de aforo.

2. 4. CONTABILIDAD 3.

El programa cuenta con una caja de contabilidad que deberemos de gestionar y controlar. La caja correspondiente a cada piscina sale por defecto y todos los días se deberán de seguir las siguientes operaciones.

Para acceder a la caja, en la banda negra superior de la página principal, pinchamos en “€ Caja”.

Comprobaremos que en la Ventana de Saldo Actual coincide con el dinero de la Caja Fuerte. También se comprueba cada vez que hay un cambio de taquillero.

9.A. CIERRE DE CAJA (PISCINA CLIMATIZADA)

El penúltimo día de apertura de la piscina de cada mes, (o el que nos comunique Ana López, de intervención), la taquillera de la tarde, a última hora, tiene que cerrar la caja para que quede con los 50 euros de efectivo de los cambios.

Los pasos a seguir son:

a) Pulsar en “Caja” en la parte superior de la pantalla.

b) En la pantalla que se abre escoger “Realizar retirada”. Aquí

introduciremos la cantidad que vamos a ingresar en el banco. Con este apunte la caja tiene que quedar con 50 euros de cambios. (Hay opción de introducir comentarios si fuese necesario).

c) Una vez realizada la retirada pulsar en el botón rojo de “Cerrar Caja”.

d) Se reúnen todos los resguardos de pagos de tarjeta o banco, y de introducen en un sobre. También se introduce en otro sobre el dinero de la recaudación (escribir la cantidad en el sobre). Se dejan ambos sobres en la caja hasta que vengan a recogerlo para llevarlo a intervención y al banco respectivamente.

9.B. ANULACIÓN DE UN TICKET O VENTA

Para anular un ticket o venta se siguen los siguientes pasos:

a) Ir a la ficha del socio b) Pestaña de pagos

c) Pulsar el botón de la derecha denominado “ver todos los pagos”

d) Seleccionar el producto cuya venta queremos anular y en la parte de arriba seleccionar “Anular”.

e) Si el producto no se ha comprado desde ninguna ficha de socio (como las calzas o algunas entradas) entrar en el módulo de TPV, y pulsar el botón azul “Ver Ventas”. Aparece una pantalla con las últimas ventas hechas, o también se puede buscar por intervalo de fechas. Seleccionar la venta correspondiente y marcar “Anular”.

Desde aquí también se puede imprimir una factura.

8. IMPRESIÓN DE CARNET/BONO DE BAÑOS.

3.A. IMPRESIÓN DE LA TARJETA

• Buscar el socio

• Pestaña de “Accesos”.

• Operaciones con la tarjeta de acceso. Asociar la tarjeta.

• Se selecciona “Imprimir Tarjeta”

• Se abre en la parte inferior de la pantalla un PDF que hay que abrir

• Ir a “Archivo” y elegir la impresora IDP SAMRT-30 card Printer.

• Introducir la tarjeta en la impresora

3.B. ASOCIAR TARJETA (Con dispositivo negro)

• Abrir el programa “Accesos Depornet Online” (en escritorio acceso directo)

• Introducir la clave contraseña.

• Sincronizar con el servidor, pulsando la pestaña “Sincronización con servidor” y pulsando en los 2 primeros botones. (Si se quiere actualizar con foto hay que marcar esa opción).

• Ir, ahora, a la pestaña de “Asignar Dispositivo”.

• Colocamos la tarjeta de socio en el asociador (de color negro).

• Conectar lector/es

• A continuación, seleccionamos “Leer Tarjeta” y visualizaremos que asigna un código a la tarjeta (ese es el código único de la tarjeta)

• Escoger el tipo de acceso que queremos asociar:

*Actividad (abonos)

*Bono de acceso (bonos de baños)

*Pases diarios (pases especiales, por ejemplo cuando vienen los de mantenimiento)

• Posteriormente, buscaremos al socio: podremos buscarle por apellidos o por nombre.

• En el cuadro de la derecha nos aparecerá la imagen del socio, seleccionar la imagen y pulsar la opción “Asignar tarjeta” que se encuentra al pie del cuadro. Así quedarían asociados los datos a la tarjeta y autentificado con los permisos de acceso activados.

3.B. ASOCIAR TARJETA (Con dispositivo gris)

• Buscar el socio

• Pestaña de “Accesos”.

• Operaciones con la tarjeta de acceso. Asignar la tarjeta

• Se selecciona “Imprimir Tarjeta”

• Se abre en la parte inferior de la pantalla un PDF que hay que abrir

A TENER EN CUENTA

• Cuando no detecta correctamente al socio, habrá que refrescar, es decir, en Sincronización con Servidor, actualizar para que descargue datos.

• En el caso de no haber sido actualizado ni reconocido con los pasos anteriormente descritos, procederemos de la siguiente forma:

Accedemos a la ficha de socio y abrimos la pestaña de

“Accesos”, situada en la mitad inferior de la pantalla;

elegimos la opción “Perdió su tarjeta”, saldrá un mensaje de confirmación, aceptamos.

• Abrimos el “Control de Accesos-Depornet”:

• Sincronización con Servidor: Actualizamos la primera barra.

• Asignar Dispositivo.

• Conectar lector/es.

• Situar la tarjeta en el lector y leer tarjeta.

• Buscar socio.

• Seleccionar en la pantalla de la derecha el socio (pinchar la foto) y “Asignar tarjeta”.

9. RESERVAS DE ZONAS DE ACTIVIDAD

8.A. RESERVAR ZONA DESDE RECEPCIÓN

Actualmente se puede reservar las pistas de tenis de tudela y Herrera, el fronton, y la pista de padel de Herrera de Duero.

a) Ir al módulo de Reservas.

b) En el menú de Grupo, escoger Frontón Municipal o Tenis.

c) Seleccionar el día que se desea reservar en el calendario, y la hora en el cuadrante que aparece debajo. Se abre una página, escoger la duración (60 ó 120 minutos). Pulsar

“siguiente”.

d) Pulsar en “editar titular” para buscar al socio que desea realizar la reserva. (Si no tuviera ficha habría que hacerle una lo primero). Introducir el nombre y dar a Buscar.

Seleccionar la opción correcta con un tick y pulsar Seleccionar. Si está todo bien pulsar Siguiente.

e) Si el socio está empadronado en Tudela, marcar el recuadro que hay junto a “Reserva” y el importe a pagar para poder modificarlo y poner 0€. Si el socio no estuviera empadronado respetar la tarifa correspondiente.

f) Pulsar el botón “Reservar” para finalizar la reserva.

g) La reserva queda pendiente de pago, para realizar el pago (aunque el importe sea cero), ir a la ficha del socio y en la pestaña de pagos buscar la reserva pendiente, marcarla y cobrarla con el medio de pago correspondiente.

8.B. RESERVA ON-LINE

Si el socio ha realizado la reserva desde la plataforma on-line lo único que hay que hacer es comprobar/confirmar los datos y cobrar la reserva desde la ficha del socio en caso de que no la haya pagado también mediante la plataforma.

8.C. ANULACIÓN DE RESERVA DE ZONA

Para anular una reserva ya realizada hay dos formas de hacerlo:

a) Desde el mismo cuadrante de reservas donde se ve la reserva marcada en otro color. Poner el ratón encima y se ven los datos de la reserva, picar ahí y se accede a la reserva, pulsar “anular” y ya está.

b) Desde el módulo de Reservas, a la derecha aparece un menú

“Reservas online” con distintos listados. Escoger “Listado de reservas de zonas”. Seleccionar la reserva que queremos anular y pulsar “Anular reserva”.