1. GENERALIDADES
El presente procedimiento describe los controles necesarios para la evaluación, selección, seguimiento de desempeño/auditorías y reevaluación de los proveedores que suministran productos o servicios a Heliservicio.
2. ALCANCE
Es aplicable para todo el personal responsable de proveedores y proveedores que son usados por Heliservicio y que son necesarios para el servicio de transportación aérea por medio de helicópteros y que dentro de su actividad implique riesgos para el personal, instalaciones o impactos al medio ambiente
3. TERMINOLOGÍA
La terminología aplicable se establece en el documento glosario general de términos aplicables al Sistema de Gestión Integral.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 La gerencia general y la gerencia de aseguramiento de la calidad son los responsables de definir los controles generales para los proveedores de productos y servicios.
4.2 El personal involucrado en el proceso del control de proveedores tiene la responsabilidad de cumplir lo establecido en el presente procedimiento.
4.3 Es responsabilidad del personal que realiza la evaluación, selección, seguimiento de desempeño/auditorías/evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores mantener los registros que resulten de la aplicación del presente procedimiento.
4.4 Es responsabilidad de cada responsable de área/proceso que contrate o solicite algún servicio y/o producto comunicar y asegurarse que el proveedor cumpla las políticas y programas de QHSE de Heliservicio.
4.5 Heliservicio es responsable solidario de las actividades y la administración de riesgos que se deriven de la contratación de sus diferentes proveedores.
4.6 El responsable del proveedor, es el encargado de ejecutar las auditorías a los proveedores que estén bajo su responsabilidad y por consiguiente realizar los registros correspondientes; Plan de auditoria, informe de auditoría, registros de NC,
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observaciones, entre otros. También es responsable de realizar el seguimiento correspondiente de los hallazgos que resulten hasta su cierre.
4.8 El gerente de aseguramiento de la calidad es el responsable de realizar el programa anual de auditorías a proveedores.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Generalidades
Heliservicio hace uso de diversos proveedores que nos ofrecen un servicio, así como para adquirir distintos tipos de suministros/productos que son necesarios para soportar la prestación del servicio de transporte aéreo.
Por lo cual, nos aseguramos por medio de diferentes controles; evaluación, selección, evaluaciones de desempeño, reevaluaciones, auditorías, etc., que los servicios y productos provenientes de los proveedores son conformes con los requisitos solicitados.
El control de proveedores se realiza para asegurar que los proveedores que tienen mayor impacto en la prestación del servicio aéreo de pasajeros mantengan la seguridad de las operaciones, del personal y de las aeronaves, así como la satisfacción del cliente.
5.2 Evaluación
La persona dentro de Heliservicio que pretenda realizar un servicio o adquirir un producto suministrado externamente será el responsable del proveedor y tendrá que realizar la evaluación del mismo a través del formato “Evaluación inicial de proveedores” G009 mostrado a manera de ejemplo a continuación:
Esta evaluación inicial, en su sección I debe realizarse por el responsable del proveedor, en la cual se declaran los datos generales del proveedor y verificación de los documentos legales.
La sección II es realizada por el departamento de QHSE y en la cual se determina si el proveedor deberá cumplir con el llenado del Pre-cuestionario QHSE, código
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G010, mismo que debe ser enviado por el responsable del proveedor para su llenado.
Para determinar si el proveedor debe llenar el pre-cuestionario se debe tomar en cuenta la siguiente clasificación de proveedores:
Proveedor
1. Servicios
2. Productos
a. Aeronáutico
i. Reparación ii. Mantenimiento
b. No Aeronáutico
i. Reparación ii. Mantenimiento
a. Aeronáutico
v. Regulado
vi. No regulado
b. No Aeronáutico vii. Único
Categoría Tipo Clase
iii. Cap acitación
iii. Cap acitación iv. Generales
iv. Generales
Cat Tipo Clase Descripción
1 a i
Son aquellos que realizan procedimientos de reparación de mantenimiento establecidos en los manuales del fabricante de la aeronave, componente, equipos, etc. En todos los casos este tipo de proveedores cuenta con las autorizaciones correspondientes para la ejecución y liberación de los trabajos que realiza. La mayoría de estos proveedores son aquellos que realizan actividades de reparación de la aeronave y componentes y que el Taller de Mantenimiento de Heliservicio no tiene el alcance para realizarlo de acuerdo a su permiso de taller.
1 a ii
Son aquellos que proporcionan servicios que se establecen en los procedimientos de los manuales del fabricante de la aeronave, componentes, equipos, etc., pero que no llegan a considerarse reparaciones (mayores o menores). Estos por lo regular son aquellos que ofrecen servicios de mantenimiento especializado como lo son pruebas no destructivas, configuraciones electrónicas, evaluaciones, inspecciones, pruebas especiales, etc.
1 a iii Son aquellos que proporcionan capacitación al personal Técnico Aeronáutico o bien cursos que son requeridos por la autoridad aeronáutica.
Este tipo de proveedores cuenta con las autorizaciones y permisos emitidos por la AFAC en México y por la autoridad competente de su país.
1 a iv Son aquellos que proporcionan servicios aeronáuticos complementarios para la operación o mantenimiento de las aeronaves, y servicios en áreas operativas, estos podrían requerir de una autorización y se consideran servicios especializados.
1 b i Son aquellos que realizan procedimientos de reparación de mantenimiento establecidos en los manuales del fabricante de algún equipo no aeronáutico o instalación. Eje.: Reparación de Equipo de apoyo (escaleras), reparación de edificios, luminarias, puertas, etc. No necesariamente cuentan con autorizaciones para realizar este tipo de trabajo.
1 b ii Son aquellos que proporcionan servicios que pueden no establecerse directamente en los procedimientos de los manuales pero que son requeridos para las labores de mantenimiento, estos por lo regular son aquellos que realizan servicios generales y/o industriales como lo son análisis de muestras de aceite, calibraciones, servicios generales a los equipos, instalaciones.
1 b iii Son aquellos que proporcionan capacitación al personal en general y que dichos cursos no son requeridos por la autoridad aeronáutica pero que sirven para mejorar y elevar la competencia del personal.
1 b iv Son aquellos que proporcionan servicios complementarios que no se consideran aeronáuticos o bien no son indispensables para la operación y mantenimiento de las aeronaves, estos no requieren de una autorización, por ejemplo encontramos: telefonía, electricidad, servicios generales, jardinería (áreas no operativas), internet, Servicios de paquetería, etc.
2 a v Son aquellos que proveen de bienes nuevos, reparados o usados directamente por el proveedor y que cuentan con las autorizaciones correspondientes. Dentro de estos se encuentran principalmente los fabricantes y los talleres reparadores.
2 a vi
Son aquellos que proveen de bienes nuevos, reparados o usados que no han sido manufacturados o reparados directamente por el proveedor, dentro de estos se encuentran principalmente los distribuidores o compañías de venta de partes de segunda o tercera mano y aquellos que fabrican o distribuyen bienes catalogados como “estándar”. Estos no cuentan con una autorización, ya que dichos proveedores no realizan la liberación o certificación de la condición de los bienes, regularmente adquieren los bienes de proveedores fabricantes y talleres reparadores.
2 b vii Son todos aquellos bienes nuevos, reparados o usados que son complementarios para el funcionamiento de todos los procesos de Heliservicio los cuales pueden ser material de oficina, computadoras, anaqueles, entre otros.
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El pre-cuestionario evalúa el cumplimiento mínimo que se requiere para cumplir los lineamientos de calidad, seguridad, salud y medio ambiente de Heliservicio.
Si el proveedor no cuenta con lineamientos de QHSE propios se debe comprometer a cumplir en todo momento los lineamientos de QHSE de Heliservicio, los cuales se le darán a conocer por medio del responsable del proveedor una vez que se complete el proceso de selección del proveedor. El responsable del proveedor no deberá seguir el proceso con proveedores que no envíen el cuestionario contestado.
Para aquellos proveedores que no reúnan los requerimientos mínimos de información y se nieguen a cumplir los lineamientos de QHSE de Heliservicio, no serán elegibles para su contratación y/o para el establecimiento de ningún tipo de relación comercial.
Una vez completada la información del pre-cuestionario, el departamento de QHSE junto con el responsable del proveedor tomarán acciones en caso de que existan brechas entre los cumplimientos en materia de Calidad, Salud, Seguridad y Medio ambiente para asegurar que el proveedor tiene la capacidad de gestionar los peligros de manera eficiente.
Para gestionar las brechas, se podrá realizar un documento puente o cualquier otro método adecuado.
La sección III del formato de “Evaluación inicial de proveedores” corresponde a las aprobaciones, las cuales estarán a cargo del responsable del proveedor, del área de QHSE y del gerente general.
Una vez que se recaben las firmas correspondientes de aprobación por parte del responsable del proveedor se continuara con el proceso de selección y deberá enviarse una copia del formato firmado al área de QHSE.
Es responsabilidad del encargado del proveedor de mantener la información recabada durante la evaluación inicial.
5.3 Selección
El responsable del proveedor debe registrar al proveedor en el listado de control, en el cual es necesario colocar entre otros datos el nivel de riesgo de seguridad del proveedor expresado en términos de probabilidad (eventos) y severidad (impacto) de los servicios o bienes, de acuerdo a la siguiente matriz de riesgo:
Severidad (Impacto)
Tipo Significado Valor
Critico
Aquellos que provean productos o servicios indispensables para la operación y mantenimiento de las aeronaves. Aquellos que por su naturaleza pueden comprometer la seguridad de las personas, de las operaciones o de las aeronaves.
A
Importante
Aquellos que por la falla o falta de cumplimiento de los estándares de calidad y entrega podrían afectar la planeación o ejecución de los servicios de mantenimiento u operación de las aeronaves o bien afectar la actualización de la competencia del personal Técnico Aeronáutico.
B
No Critico
Se consideran aquellos que difícilmente podrían afectar la planeación o ejecución de las operaciones y el mantenimiento de las aeronaves, así como alguna actualización de competencia del personal pero que son necesarios para la ejecución de distintas actividades. Pueden no tener afectación en la seguridad de las personas, las operaciones y las aeronaves.
C
Menores
Aquellos que no afectan la seguridad de las operaciones, el cumplimiento de servicios de mantenimiento y la competencia del personal, pero si tienen alguna afectación en el funcionamiento de la infraestructura.
D
Probabilidad (Eventos)
Tipo Significado Valor
Frecuente Probable que ocurra muchas veces (más de 15 eventos al año) 5 Ocasional Probable que suceda en algún momento (de 11 a 15 eventos al año) 4 Remoto Podría ocurrir en algún momento (entre 6 y 11 eventos al año) 3 Improbable Puede ocurrir en algún momento (3 a 5 evento al año) 2 Excepcional Puede ocurrir en solo en circunstancias excepcionales (hasta 2
eventos al año) 1
Matriz de Riesgo PxS
Severidad (Impacto)
Probabilidad (Eventos) Critico Importante No critico Menores Frecuente
5A 5B 5C 5D
Ocasional
4A 4B 4C 4D
Remoto
3A 3B 3C 3D
Improbable
2A 2B 2C 2D
Excepcional
1A 1B 1C 1D
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Nivel de riesgo
Riesgo Valor
Extremo 5A, 5B, 4A Alto 3A, 4B, 5C
Medio 5D, 4C, 4D, 3B, 3C, 2A, 2B,1A Bajo 3D, 2C, 1B
Insignificante 2D, 1C, 1D
Una vez registrado el proveedor en el listado de control de proveedores, se considera que éste ha sido seleccionado para su contratación y el responsable del proveedor ahora tiene la tarea de compartir con el mismo, antes de que brinde los servicios y/o productos, las políticas y programas QHSE de Heliservicio, entre las que se encuentran; política de QHSE, Política de Alcohol y Drogas, Política de No Fumar, Política de Manejo Seguro, Programa Fitness to Work, entre otras contenidas en el manual SMS-QHSE, así como el Código de Conducta.
Se debe generar y guardar registro de la comunicación de los procedimientos, políticas y programas aplicables al proveedor.
Para los proveedores que realicen algún servicio programado por y dentro de cualquier instalación de Heliservicio, el responsable debe avisar con por lo menos 72 horas de anticipación vía correo electrónico al grupo de QHSE para que se coordine una orientación en materia de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, siempre y cuando sea primera vez que visite las instalaciones. Para los casos en que sea requerido un servicio urgente por parte del proveedor, se deberá avisar a QHSE al mismo tiempo de solicitar el servicio.
5.4 Seguimiento del desempeño.
Debido a que cada proveedor tiene sus propias características y es controlado por cada uno de los diferentes responsables de proveedores, los criterios definidos para el seguimiento de su desempeño durante los servicios realizados a Heliservicio, son determinados por cada uno de los responsables, así como los requisitos legales aplicables a cada tipo de proveedor.
Sin embargo, independientemente de los criterios aplicados por cada responsable de proveedores, éstos deberán guardar registro de cada una de las acciones realizadas para monitorear el desempeño del proveedor.
5.5 Reevaluación.
La primera reevaluación se realiza cuando el proveedor haya cumplido un año de haber proporcionado servicios y/o productos o cuando las condiciones de desempeño lo ameriten se podrá realizar en un menor tiempo y a solicitud de cualquiera de los departamentos involucrados. La reevaluación debe realizarse anualmente.
La reevaluación consiste como mínimo, si aplica, en lo siguiente:
a. Realizar la evaluación del cumplimiento de los estándares de calidad del producto o servicio, el número de rechazos u observaciones realizados durante la recepción y/o durante la ejecución de los servicios, etc. El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Solo deberán de ser considerados aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor
b. Realizar la evaluación de la calidad de los registros, documentación o información técnica proporcionada por el proveedor. El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Sólo deberán de ser consideradas aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor.
c. Realizar la evaluación del cumplimiento de las solicitudes de servicio o productos, considerando la atención, puntualidad, disponibilidad, precio, etc.
El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Sólo deberán de ser consideradas aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor.
d. Realizar la evaluación del cumplimiento de requerimientos de condición de entrega, embalaje, etc. El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Sólo deberán de ser consideradas aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor.
e. Realizar la evaluación del número de fallas o mantenimiento no programado, considerando la severidad del evento y la repetitividad del mismo. El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Sólo deberán de ser consideradas aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor.
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f. Realizar la evaluación respecto al cumplimiento de las políticas y programas de QHSE. El responsable de la evaluación deberá de asignar una calificación de 0 a 10, siendo 0 la más baja y 10 la más alta, explicando brevemente el motivo de dicha calificación. Sólo deberán de ser consideradas aquellas condiciones que sean directamente relacionadas al proveedor.
La reevaluación se realiza de manera conjunta con todos los departamentos involucrados, según aplique y se registra en el formato G011 Reevaluación de proveedor
Los proveedores con bajo número de eventos se excluirán de esta reevaluación (eje. De 1 a 3 eventos por año), a menos que su nivel de riesgo de seguridad sea medio, alto o extremo.
5.5.1 Auditorías a proveedores.
Las auditorías a proveedores se consideran parte de las evaluaciones y reevaluaciones y estas pueden ayudar a realizar una comparación más profunda y formal al proveedor en caso de ser requeridas. Todas las auditorías realizadas a proveedores se apegan a los procedimientos señalados en el Manual de Aseguramiento de la Calidad.
Para realizar auditorías por primera vez a un proveedor y evaluar si podrá comenzar con el proceso de selección, el solicitante deberá realizar la solicitud formal dirigida a la gerencia de aseguramiento de la calidad para que se coordine la planeación y ejecución de la auditoria con el posible proveedor. Dependiendo del resultado, el responsable del proveedor comenzara o no el proceso de evaluación y selección del proveedor.
Posterior a la aplicación de los reevaluaciones a los proveedores se realizaran auditorías para asegurar el desempeño del proveedor.
Para las auditorías se considera que las siguientes clasificaciones de proveedores estarán exentos de auditorías a menos que los productos y/o servicios proporcionados se consideren en un nivel de riesgo de seguridad extremo o sea solicitado por algún departamento involucrado, siempre y cuando existan razones suficientes para realizarlas.
• Los proveedores:
o Categoría 2-Tipo b-Clase vii o Categoría 2-Tipo a-Clase vi o Categoría 1-Tipo b-Clase iv o Categoría 1-Tipo b-Clase ii
o Categoría 1-Tipo b-Clase i o Categoría 1-Tipo a-Clase iv
Los siguientes proveedores deben de ser auditados en los intervalos determinados con base en la matriz de riesgo de seguridad. Los fabricantes estarán exentos de auditorías siempre y cuando no existan condiciones que ameriten la ejecución de las mismas
• Los proveedores:
o Categoría 1-Tipo a-Clase i o Categoría 1-Tipo a-Clase ii o Categoría 1-Tipo a-Clase iii o Categoría 1-Tipo b-Clase iii o Categoría 2-Tipo a-Clase v
La periodicidad de las auditorías a los proveedores será con base a su nivel de riesgo de seguridad, quedando de la siguiente forma y considerando los dos puntos anteriores.
Riesgo Valor Periodicidad de Auditoría
Extremo 5A, 5B, 4A Anual
Alto 3A, 4B, 5C Bienal
Medio 5D, 4C, 4D, 3B, 3C, 2A, 2B,1A Trienal
Bajo 3D, 2C, 1B Exento con reservas
Insignificante 2D, 1C, 1D Exento
Se emitirá un programa de auditorías a proveedores de manera anual para listar a los proveedores que se pretende auditar durante el año en curso, este programa se emite por parte de la gerencia de aseguramiento de la calidad y se da a conocer a los responsables de cada uno de los proveedores de Heliservicio.
Las auditorías efectuadas pueden ser presenciales o no presenciales, según se requiera en el alcance de la misma y de acuerdo al criterio de cada proveedor.
Las auditorias deben ser efectuadas por el responsable del proveedor o una persona que éste designe, ya que verificará en específico los servicios o productos suministrados a Heliservicio. Podrá ser acompañado por otro auditor interno siempre y cuando sea solicitado por el propio responsable y sea considerado en el objetivo y alcance.
Los hallazgos resultantes de las auditorias deben de ser monitoreados y darse seguimiento hasta su cierre por el responsable del proveedor.
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Todos los registros que se generen de la evaluación inicial, selección, seguimiento del desempeño y reevaluaciones deberán ser mantenidos por los responsables de los proveedores y mantenerse disponibles para revisiones de la autoridad o de cualquier otra parte interesada.
El informe de auditoría a proveedores deberá ser enviado a la gerencia de aseguramiento de la calidad para su resguardo.
5.7 Acceso a las Instalaciones
Para aquellos proveedores que realicen servicios en las instalaciones de Heliservicio deberán seguir y respetar los siguientes lineamientos:
• Todo el personal del proveedor debe portar EPP completo de acuerdo a las tareas a realizar y traer chaleco reflejante para que se le permita el acceso a las instalaciones, calzado cerrado o botas de seguridad dependiendo la naturaleza del trabajo a realizar.
• Se prohíbe el acceso a las instalaciones de Heliservicio a todo personal del proveedor con bermudas, pantalones cortos, tenis, o zapatos descubiertos y tacones, así mismo el personal del proveedor debe portar uniforme de su compañía.
• Todo el personal del proveedor que desempeñe actividades en las instalaciones no debe llevar objetos sueltos en la cabeza (gorras sombreros sin barbiquejo o sistema de aseguramiento) en la ropa cuando trabaje en áreas operativas o cerca de las aeronaves.
• Se brindara acceso al personal del proveedor una vez que se identifique con el personal de seguridad de Heliservicio mostrando una credencial oficial, misma que será requerida para su resguardo en caseta durante toda su estancia en la instalación.
• Solo se permite el acceso a los proveedores cuando el responsable del mismo o una persona asignada por él, lo acompañe en todo momento. Para proveedores que desempeñan actividades rutinarias podrán ingresar sin el acompañamiento del responsable del proveedor, sin embargo dentro de las instalaciones y durante el desempeño de sus funciones el responsable del proveedor debe asegurar el adecuado desempeño del proveedor y es responsable solidario de sus actividades.
• Si es primera vez que visita la instalación debe recibir el protocolo de evacuación hacia el punto de reunión el cual puede ser brindado por el personal responsable del proveedor.
• El proveedor debe respetar los señalamientos dentro de las instalaciones y cumplir todas las políticas y programas de QHSE que se le comunicaron previamente.
• Para acceso a la instalación del proveedor con vehículos, el responsable del proveedor debe gestionar las medidas de seguridad necesarias así como asegurar la supervisión del mismo.
5 REGISTROS
Forma de registro Código Responsable de su custodia
Tiempo o criterio de
retención
Disposición final
Control de Proveedores
(Electrónico) N/A C/Responsable del
proveedor El vigente Eliminación Evaluación inicial de
proveedor G009 Responsable del
proveedor
Vigencia del
proveedor Eliminación Reevaluación de
proveedor G011 Responsable del
proveedor
Vigencia del
proveedor Eliminación Informe de Auditoría a
proveedores (Electrónico)
G004 Aseguramiento de la Calidad
Actual e inmediato
anterior
Eliminación
Pre-cuestionario QHSE
(Electrónico) G010 Responsable del proveedor
Vigencia del
proveedor Eliminación
6 BIBLIOGRAFÍA.
• Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos. NOM 9001:20015, Traducción oficial.
• Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional-Requisitos. NOM 45001:2018
• Sistemas de Gestión de Ambiental-Requisitos NOM 14001:2015
• Ley de Aviación Civil.
• Reglamento de la Ley de Aviación Civil.
• Ley de Aeropuertos
• Reglamento de La Ley de Aeropuertos
7 ANEXOS No aplica.
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