Construcción de una guía contable para las entidades sin ánimo de lucro

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(1)GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.

(2) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA. GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y CONTABLES VIGENTES). KELLY ALEXANDRA LADINO RAMÍREZ FERNANDO BERNAL BAQUERO. PRACTICA EMPRESARIAL, SOCIAL Y SOLIDARIA. ASESOR METODOLÓGICO ADRIANA AULLÓN CONTADOR PÚBLICO. FACULTAD CONTADURÍA PÚBLICA GUÍA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO VILLAVICENCIO 2017. 2.

(3) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CONTENIDO Pág.. INTRODUCCION 1.. 8. ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO. 11. 1.1 ¿QUÉ SON LAS ENTIDADES DE ECONOMÍA SOLIDARIA?. 11. 1.2 CUÁLES SON LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SECTOR SOLIDARIO. 11. 1.3 NORMATIVIDAD QUE RIGE A LAS ENTIDADES DE ECONOMÍA SOLIDARIA. 12. 1.3.1 La Normatividad que rige a las Entidades Sometidas A La. Superintendencia. Financiera. 12. 1.4 ¿QUÉ ES UNA COOPERATIVA?. 13. 1.4.1 ¿Cuáles son las características de la cooperativa?. 13. 1.4.2 ¿Cuáles son los órganos de administración de la cooperativa?. 13. 1.4.3 ¿Cuáles son los órganos de vigilancia de la cooperativa?. 13. 1.5 ¿QUIÉN VIGILA LAS COOPERATIVAS?. 14. 1.6 ¿CUÁLES SON LAS CLASES DE COOPERATIVAS?. 15. 1.7 ¿QUE SON LAS ASOCIACIONES MUTUALES?. 16. 1.7.1 ¿Cuáles son los requisitos es peciales para la constitución de una asociación mutual?. 16. 1.8 ¿QUÉ SON LOS FONDOS DE EMPLEADOS?. 16. 1.8.1 ¿Cuáles son los requisitos especiales de constitución de los fondos de empleados?. 16. 1.9 ¿QUE SON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS COOPERATIVAS?. 17. 1.9.1 ¿Cuáles son las características de las administraciones públicas cooperativas? 17. 3.

(4) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.9.2 ¿Cuáles son los requisitos especiales de constitución de las administraciones públicas cooperativas?. 18. 2 COMO SE CONSTITUYE Y SE REGISTRA UNA ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL). 20. 2.1 ¿CÓMO SE CONSTITUYE UNA ESAL?. 20. 2.2 CONSULTAS PREVIAS A LA CONSTITUCIÓN DE LA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO. 20. 2.3 TRÁMITES PARA LA FORMALIZACIÓN. 20. 2.4 DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO. 21. 2.5 FORMALIZACIÓN DEL RUT EN LA DIAN. 22. 2.6 OBLIGACIONES. 23. 2.7 MODELOS DE ACTAS Y ESTATUTOS. 23. 3 ENTIDADES QUE ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRARSE EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO. 3.1. 25. ASOCIACIONES, CORPORACIONES, FUNDACIONES E INSTITUCIONES DE. UTILIDAD COMÚN, ENTRE LAS MÁS COMUNES ESTÁN:. 25. 3.2. ENTIDADES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.. 25. 3.3. ASOCIACIONES DE COPROPIETARIOS, COARRENDATARIOS,. ARRENDATARIOS DE VIVIENDA COMPARTIDA Y VECINOS.. 26. 3.4. ENTIDADES AMBIENTALISTAS.. 26. 3.5. FEDERACIONES Y CONFEDERACIONES.. 26. 3.6 VEEDURÍAS CIUDADANAS.. 26. 4 ENTIDADES QUE NO ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRARSE ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.. 27. 4.

(5) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 4.1 ENTIDADES ESTÁN EXCEPTUADAS DE ESTE REGISTRO ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.. 27. 5. INCRICPICON DE LO LIBROS DE UNA ENTIDA SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL). 29. 5.1 ¿QUÉ LIBROS SE DEBEN INSCRIBIR?. 29. 5.2 ¿DÓNDE SE DEBEN INSCRIBIR?. 29. 5.3 ¿CUÁNDO SE DEBE INSCRIBIR?. 29. 5.4 REQUISITOS PARA SOLICITAR EL REGISTRO DE LIBROS. 29. 5.5 ¿CÓMO SE REGISTRA UN NUEVO LIBRO?. 30. 6. ¿CÓMO INSCRIBIR LOS NOMBRAMIENTOS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESAL?. 31. 6.1 EL ACTA, EL DOCUMENTO IDÓNEO PARA REALIZAR LOS NOMBRAMIENTOS. 31 6.2 ¿QUÉ NOMBRAMIENTOS, REELECCIONES, REVOCACIONES Y RENUNCIAS SE INSCRIBEN?. 31. 6.3 ¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER EL ACTA DE NOMBRAMIENTOS, REELECCIONES, REVOCACIONES O RENUNCIAS DE LA ENTIDAD?. 32. 6.4 ¿CÓMO INSCRIBIR NOMBRAMIENTOS DE LAS ESAL?. 33. 6.5 ¿PORQUE ES IMPORTANTE REGISTRAR EL ACTA?. 34. 6.6 ¿CÓMO EFECTUAR EL REGISTRO?. 34. 6.7 Pagos. 35. 6.8 CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS. 36. 7. CÓMO INSCRIBIR REFORMAS ESTATUTARIAS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESAL. 37. 7.1 ¿QUÉ SON LAS REFORMAS ESTATUTARIAS?. 37. 7.2 REFORMAS ESTATUTARIAS QUE DEBEN PRESENTARSE PARA REGISTRO 37 4.

(6) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 7.3 DOCUMENTO IDÓNEOS PARA REFORMAR LOS ESTATUTOS DE LAS ENTIDADES:. 38. 7.4 CONTENIDO DEL DOCUMENTO QUE APRUEBAN REFORMAS EN LAS ENTIDADES:. 39. 7.6 RECOMENDACIONES. 42. 7.7 ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REGISTRAR LAS REFORMAS DE ESTATUTOS?. 42. 7.8 CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS. 43. 8. CÓMO SE ACTUALIZA LA INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO ANTE LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL.. 44. 8.1 ¿QUÉ ENTIDADES DEBEN REALIZAR LA RENOVACIÓN DE SU INSCRIPCIÓN? 44 8.2 INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA. 45. 8.2.1 Presentación De Documentos ante el ente de inspección Control Y Vigilancia 45 8.2.2 Solicitud Certificación. 45. 8.3 OBLIGACION DE INFORMAR AL ENTE DE INSPECCION CONTROL Y VIGILANCIA. 45. 9. COMO SE REGISTRA LA DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO.. 46. 9.1 ¿QUÉ ES LA DISOLUCIÓN?. 46. 9.2 ¿CUÁLES SON LAS CAUSALES DE DISOLUCIÓN?. 47. 9.2.1 Importante Recordar. 47. 9.3 ¿QUÉ ES LA LIQUIDACIÓN?. 48. 9.3.1 Periodo de Liquidación. 48. 9.3.2 ¿Dónde se registra la disolución y liquidación?. 48. 4.

(7) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 9.4 REQUISITOS PARA EL REGISTRO. 48. 9.4.1 Importante Recordar. 49. 10. DOCUMENTO DE ORIENTACION TECNICA 014 ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO.. 50. 10.1 GENERALIDADES DE LAS ESAL. 51. 10.2 CLASIFICACIÓN DE LAS ESAL. 52. 10.3 REGULACIÓN SOBRE ESAL EN COLOMBIA. 52. 10.4 ESTADOS FINANCIEROS. 54. 10.5 GRUPOS APLICABLES A LAS ESAL. 55. 10.6 ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. 56. 10.7 ESTADOS FINANCIEROS PRINCIPALES. 56. 10.7.1 .Estado De Situación Financiera. 57. 10.7.2 Estado de Actividades. 58. 10.7.3 Estado de Cambios en los Activos Netos. 58. 10.7.4 Estado de Flujos de Efectivo. 59. 10.8 CONSIDERACIONES SOBRE ALGUNOS TIPOS ESPECÍFICOS DE ESAL. 59. 10.8.1 Entidades Cooperativas, Fondos de Empleados y Otras del Sector Solidario. 60 10.8.2 Cajas de Compensación Familiar. 60. 10.8.3 Iglesias y Comunidades Religiosas. 61. 10.8.4 Asociaciones profesionales y gremiales. 62. 10.8.5 Colegios y Universidades. 63. 11. TAXONOMÍA CONTABLE DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO.. 65. CONCLUSIONES. 83. GLOSARIO. 84. BIOGRAFIA. 85 4.

(8) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). INTRODUCCION En virtud al Acuerdo N° 219 del 27 de octubre del año 2014, optamos por la modalidad de grado denominada: Práctica Social, Empresarial y Solidaria, e n d o n d e decidimos elaborar una guía práctica para Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), que contemplará los aspectos organizacionales y contables vigentes a esta fecha. Es importante recordar, que las Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL) surgen como desarrollo del derecho fundamental de asociación, que está contenido en los artículos N° 38 y 39 de la Constitución Política de Colombia, en donde el Estado garantiza la libertad de las personas para reunirse y desarrollar actividades comunes desprovistas del ánimo de lucro, pero las cuales no observamos hayan asumido un liderazgo destacado en el entorno económico y social. Nuestro interés y decisión para abordar el tema, surgió en el conocimiento previo que obtuvimos en nuestra alma mater, dado el carácter solidario de la Universidad a la que pertenecemos y la inexistencia de un producto sustituto, que pudiera servir como referente para las entidades Sin Ánimo de Lucro. En principio, nuestra participación se limitaba a apoyar el desarrollo de una capacitación en asociatividad para el desarrollo y la sustentabilidad económica del sector rural en el Municipio de Guamal, departamento del Meta, con enfoque de género. Plan piloto municipio de Guamal – Departamento del Meta – Colombia, presentado por INDESCO y la Universidad Cooperativa de Colombia, Sede Villavicencio, al CENTRO DE DESARROLLO HUMANO IRACÁ – Gobernación del Meta, el cual, lamentablemente no se materializó y dado que contábamos con la colaboración brindada por la Gerencia de Acción Comunal y. Participación. Ciudadana de la Gobernación del Meta, que nos brindó una base de datos de 1.761, Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) objeto de Inspección, Vigilancia y Control en los 29 Municipios del Departamento del Meta, nos dimos a la tarea de llamar uno a uno a los teléfonos registrados, intentando establecer si querrían 8.

(9) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). capacitarse en temas propios de su área y si estarían dispuestas a cancelar dicho servicio. Se obtuvó respuesta a nuestras llamadas, por parte de 1.087 entidades, y des esta muestra, menos del 5% mostró interés en pagar para obtener a cambio capacitación pertinente y relevante. Las respuestas que obtuvimos fueron sistematizadas de conformidad al tipo de organización y por cada uno de los Municipios, conforme se puede observar en el siguiente cuadro resumen: ESAL INSCRITAS ACTIVAS/INACTIVAS DEPARTAMENTO DEL META No.. CIUDAD. FUNDACIONES. CORPORACIONES. LIGAS. ASOCIACIONES. CLUB. COLEGIO. COMITÉ. FEDERACION. VARIAS. TOTAL. 1. ACACIAS. 39. 25. 3. 27. 14. 0. 0. 0. 0. 108. 2. BARRANCA DE UPIA. 0. 0. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 2. 3. CABUYARO. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 4. CASTILLA LA NUEVA. 4. 4. 0. 3. 7. 0. 0. 0. 0. 18. 5. CUBARRAL. 0. 4. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 0. 5. 6. CUMARAL. 6. 4. 0. 2. 4. 0. 0. 0. 0. 16. 7. EL CALVARIO. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 8. EL CASTILLO. 1. 1. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 4. 9. EL DORADO. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 1. 10. FUENTE DE ORO. 2. 2. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 6. 11. GRANADA. 8. 9. 0. 9. 4. 0. 0. 0. 0. 30. 12. GUAMAL. 2. 4. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 8. 13. LA MACARENA. 1. 2. 0. 2. 1. 0. 0. 0. 0. 6. 14. LA URIBE. 0. 3. 0. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 4. 15. LEJANIAS. 0. 2. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 4. 16. MAPIRIPAN. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 17. MESETAS. 0. 0. 0. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 1. 18. PUERTO CONCORDIA. 0. 0. 0. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 1. 19. PUERTO GAINTAN. 2. 4. 0. 8. 1. 0. 0. 0. 0. 15. 20. PUERTO LLERAS. 1. 1. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 4. 21. PUERTO LOPEZ. 3. 3. 0. 3. 0. 0. 0. 0. 0. 9. 9.

(10) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 22. PUERTO RICO. 0. 0. 0. 2. 1. 0. 0. 0. 0. 3. 23. RESTREPO. 8. 1. 0. 0. 5. 0. 0. 0. 0. 14. 24. SAN JUAN DE ARAMA. 0. 0. 0. 4. 1. 0. 0. 0. 0. 5. 25. SAN JUANITO. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 26. SAN MARTIN. 1. 2. 0. 5. 4. 0. 0. 0. 0. 12. 27. SANCARLOS DE GUAROA. 0. 0. 0. 3. 1. 0. 0. 0. 0. 4. 28. VILLAVICENCIO. 284. 281. 40. 90. 99. 1. 1. 2. 1. 799. 29. VISTAHERMOSA. 2. 5. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 0. 8. 364. 358. 43. 172. 145. 1. 1. 2. 1. 1087. TOTAL. Debido a este hallazgo tan significativo, consideramos que era necesario brindar una alternativa accesible, con un lenguaje sencillo y apropiado para entender los conceptos básicos que se deben tener en cuenta en las ESAL. En compañía de nuestra asesora metodológica, se seleccionaron los temas más relevantes y pertinentes y confiamos en que el documento que entregamos como resultado de nuestro trabajo sirva como una herramienta útil y eficiente para que se puedan consultar los procedimientos a seguir en el caso de constituir, reformar los estatutos, decretar su disolución y adelantar su correspondiente liquidación, además se proporcionan modelos de estatutos, bibliografía y enlaces en donde se puede hallar más información relacionada; Así mismo y d a d o s l o s c a m b i o s d e la convergencia a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIIF) para. las. diferentes tipos de organización del sector solidario, incluimos la orientación profesional emitida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.. 10.

(11) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CAPITULO I 1. ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO 1.1 ¿QUÉ SON LAS ENTIDADES DE ECONOMÍA SOLIDARIA?. Son organizaciones sin ánimo de lucro, que se constituyen para realizar actividades que se caracterizan por la cooperación, ayuda mutua, solidaria y autogestión de sus asociados, desarrollando actividades democráticas y humanísticas de beneficio particular y general.. La solidaridad se plantea como la responsabilidad compartida para ofrecer bienes y servicios que ofrezcan bienestar común a sus asociados, a sus familias y a los miembros de la comunidad en general. Las entidades del sector solidario también llamadas del sector cooperativo, y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio). 1.2 CUÁLES SON LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SECTOR SOLIDARIO El sector real de la economía solidaria está conformado por las siguientes organizaciones:  Asociaciones mutuales  Fondos de empleados  Instituciones auxiliares de la economía solidaria  Cooperativas  Cooperativas con sección de aporte y crédito  Cooperativas multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito cooperativas especializadas en actividades diferentes a la financiera  Precooperativas  Administraciones públicas cooperativas  Cooperativas de trabajo asociado, entre otras.. 11.

(12) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.3 NORMATIVIDAD QUE RIGE A LAS ENTIDADES DE ECONOMÍA SOLIDARIA. 1.3.1 La Normatividad que rige a las Entidades Sometidas A La Financiera. 1) Ley 79 de 1988. 3) Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.. 2) Ley 79 de 1988. 4) Normativa de la Superintende ncia Financiera de Colombia.. 12. Superintendencia.

(13) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.4 ¿QUÉ ES UNA COOPERATIVA? Es la empresa asociativa en la cual los trabajadores o los usuarios, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general, con fines de interés social y sin ánimo de lucro.. 1.4.1 ¿Cuáles son las características de la cooperativa?       . Que realice de modo permanente actividades de educación cooperativa. Que se integre económica y socialmente al sector cooperativo. Que garantice la igualdad de derechos y obligaciones de sus asociados. Que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales. Que se establezca en caso de liquidación la irrebatibilidad de su remanente. Que la responsabilidad sea limitada. El número mínimo de asociados constituyentes será de 20 para las cooperativas, 10 para las cooperativas de trabajo asociado y 5 para las precooperativas y precooperativas de trabajo asociado. 1.4.2 ¿Cuáles son los órganos de administración de la cooperativa? La administración de las cooperativas estará a cargo de: Asamblea General. El Consejo de Administración. El Gerente. Es el representante legal de la cooperativa. 1.4.3 ¿Cuáles son los órganos de vigilancia de la cooperativa? Sin perjuicio de la inspección y vigilancia que el Estado ejerce sobre la cooperativa, ésta contará con una junta de vigilancia y un revisor fiscal.. 13.

(14) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.5 ¿QUIÉN VIGILA LAS COOPERATIVAS? Las cooperativas financieras y los organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, por estar autorizados para ejercer esta actividad con sus asociados y/o terceros, son vigilados por la Superintendencia Financiera. Las compañías aseguradoras de naturaleza cooperativa, son vigiladas por la Superintendencia Financiera.. Las cooperativas de ahorro y crédito que ejercen la actividad únicamente con sus asociados, son vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.. Las que prestan el servicio público de transporte, están sometidas a la Superintendencia de Puertos y Transporte. . La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada supervisa a las cooperativas que desarrollan estas actividades.. . La Superintendencia de Servicios Públicos ejerce control y vigilancia sobre las cooperativas que prestan alguno de tales servicios.. . En caso de que una cooperativa no desarrolle actividades que por su naturaleza deban estar sometidas a supervisión especializada, estará sometida al control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria.. 14.

(15) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.6 ¿CUÁLES SON LAS CLASES DE COOPERATIVAS? Cooperativas Especializadas: Se organizan para atender una necesida específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica social y cultural. Cooperativas Multiactivas: Se organizan para atender varias necesidades mediante la concurrencia de servicios en una sola entidad. Los servicios se organizan en secciones independientes, según las características de cada cooperativa. Cooperativas Integrales: Aquellas que en desarrollo de su objeto social, realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, ya sean de producción, distribución, consumo o prestación de servicios. Cooperativas financieras: Aquellas cuya función principal consiste en adelantar la actividad financiera frente o con terceros; se ejercerá siempre en forma especializada, con sujeción a las normas que regulan dicha actividad, están sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, necesitan autorización previa de constitución por parte de la citada superintendencia; se pueden constituir por escritura pública o por documento privado y deben protocolizar, en alguna notaría de su domicilio principal, los documentos de constitución y el acto administrativo de la Superintendencia por medio del cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera; los administradores, representantes legales, juntas de vigilancia y revisor Fiscal requieren la autorización para el ejercicio del cargo ante la respectiva Superintendencia. Cooperativas con sección de ahorro y crédito: Son cooperativas especializadas cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera exclusivamente con sus asociados pueden ser cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, están sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía solidaria; necesitan autorización previa de constitución por parte de la citada superintendencia, se pueden constituir por escritura pública o por documento privado y deben protocolizar, en alguna notaría de su domicilio principal, los documentos de constitución y el acto administrativo de la Superintendencia por medio del cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera. Los administradores, representantes legales, juntas de vigilancia y revisor fiscal requieren la autorización para el ejercicio del cargo ante la respectiva Superintendencia.. 15.

(16) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 1.7 ¿QUE SON LAS ASOCIACIONES MUTUALES?. Son personas jurídicas constituidas por personas naturales, inspiradas en la solidaridad, con el objeto de brindarse ayuda reciproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social. 1.7.1 ¿Cuáles son los requisitos es peciales para la constitución de una asociación mutual?  . Mínimo 25 asociados personas naturales. 10 horas de educación mutual (fundadores). Órganos de Administración y Vigilancia: -. Asamblea General. Junta Directiva. Representante Legal Junta de Control Social. Revisor Fiscal.. 1.8 ¿QUÉ SON LOS FONDOS DE EMPLEADOS? Son empresas asociativas constituidas por trabajadores dependientes y subordinados. 1.8.1 ¿Cuáles son los requisitos especiales de constitución de los fondos de empleados? . Mínimo 10 trabajadores. Prestarán sus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus asociados, los cuales se comprometen a realizar un ahorro en forma permanente.. 16.

(17) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). . Órganos de Administración y Vigilancia: -. Asamblea general. Junta Directiva. Gerente. Comité de control social Revisor Fiscal.. 1.9 ¿QUE SON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS COOPERATIVAS? Comúnmente denominadas Administraciones Cooperativas, son organizaciones solidarias de iniciativa estatal conformadas con el propósito de prestar servicios públicos a la comunidad. 1.9.1 ¿Cuáles cooperativas?. son. las. características. de. las. administraciones. públicas. Las Administraciones Cooperativas tienen las siguientes características:  Se conforman por iniciativa de la Nación, los Departamentos, los Municipios o Distritos Municipales, mediante Leyes, ordenanzas o acuerdos  Disfrutan de autonomía administrativa, económica y financiera compatible con su naturaleza de entidades de la Economía Solidaria.  Funcionan de conformidad con el principio de la participación democrática.  Tienen por objeto prestar servicios a sus asociados  Establecen la irrebatibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial  Destinan sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social y al crecimiento de sus reservas y fondos, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real. 17.

(18) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).  Adoptan el principio de libre ingreso y retiro de sus asociados, cuyo número será variable e ilimitado pero en ningún caso inferior a cinco  Se constituyen con duración indefinida  El número mínimo de entidades fundadoras es de cinco 1.9.2 ¿Cuáles son los requisitos especiales de constitución de las administraciones públicas cooperativas? 1. Solicitud escrita de inscripción ante la Cámara de Comercio. 2. Ley, ordenanza o acuerdo mediante el cual se otorgó la iniciativa para la creación de la Administración Pública Cooperativa. 3. Constancias de autorización para suscribir el acta de constitución expedida por las entidades fundadoras, y ce rtificados de existencia y representación legal de estas entidades en los casos pertinentes. 4. Acta de Asamblea de Constitución donde expresamente se aprobará la constitución de la entidad, los estatutos, se elegirán los órganos de administración y fiscalización deberá indicarse en la misma la denominación de las entidades fundadoras, la Ley, Ordenanza o Acuerdo mediante la cual se otorgó la iniciativa para la creación de la Administración Pública Cooperativa, la autorización conferida a las entidades para la suscripción del acta de constitución, el documento de identificación de los representantes legales y el valor de los aportes iniciales. 5. Estatutos aprobados, que deberán contener como mínimo : a) El nombre, identificación y domicilio de las personas jurídicas que intervienen como otorgantes. b) Razón social de la entidad, domicilio y ámbito territorial de operaciones. c) La clase de Persona Jurídica. 18.

(19) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). d) El Objeto de la entidad. e) Derechos y Deberes de las entidades asociadas, condiciones para su administración, retiro, exclusión y determinación del órgano competente para su decisión. f) Régimen de sanciones, causales y procedimientos. g) Régimen de organización interna, constitución, procedimiento y funciones de los órganos de administración y vigilancia, condiciones, incompatibilidades y forma de elección y remoción de sus miembros. h) La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias, así como la forma de realizar las respectivas convocatorias. i) La forma de administración con indicación de las facultades, funciones y responsabilidades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal. j) Constitución e incremento patrimonial de la empresa; reservas y fondos sociales, finalidades y forma de utilización de los mismos. k) Aportes sociales mínimos no reducibles durante la existencia de la empresa; forma de pago y devolución; procedimiento para el avalúo de los aportes en trabajo o en especie. l) Forma de aplicación de los excedentes. m) Régimen de responsabilidad de la empresa y de sus entidades asociadas. n) Normas para fusión, incorporación, disolución y liquidación. o) Procedimientos para reforma de estatutos. p) La duración de la entidad. q) Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal y de la Junta de Vigilancia. r)Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. s) Las demás estipulaciones que se consideren necesarias para asegurar el adecuado funcionamiento de la empresa y que sean compatibles con su objeto social. 19.

(20) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CAPITULO II 2 COMO SE CONSTITUYE Y SE REGISTRA UNA ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL) 2.1 ¿CÓMO SE CONSTITUYE UNA ESAL? Para la obtención de su personalidad jurídica, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido en el cual se expresará, cuando menos, los 11 puntos del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y se inscribirán en el registro de entidades sin ánimo de lucro de la Cámara de Comercio del lugar en que la entidad establezca su domicilio principal. 2.2 CONSULTAS PREVIAS A LA CONSTITUCIÓN DE LA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO . Verifique que no figuren registrados nombres iguales a los que va a utilizar en la razón social de la entidad y la sigla, (Homonimia). La consulta la puede realizar en las terminales de auto consulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio. Recuerde tener en cuenta las recomendaciones de búsqueda.. . Establezca la Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU correspondiente a la actividad económica que va a desarrollar la entidad. La consulta la puede realizar en las terminales de auto consulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio.. 2.3 TRÁMITES PARA LA FORMALIZACIÓN 1. Elaborar documentos de constitución (Acta y Estatutos): Sea por escritura pública o documento privado. 2. Elaborar cartas de aceptación de cargo, Se adjuntan solamente cuando las personas designadas no manifiesta su aceptación en el mismo documento a través del cual fueron nombrados, en todo caso adjuntar copia legible del documento de identidad.. 20.

(21) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 3. Diligencie el Formulario de Registro Único Empresarial y Social RUES, los puede adquirir en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Cúcuta. 4. Diligencie el Formulario de Registro Único Tributario de la DIAN a través de la página internet www.dian.gov.co, seleccionando la opción “Inscripción RUT”, y en Tipo de Inscripción elija “Cámara de Comercio”, pulse el botón continuar. Imprima el formulario diligenciado con presentación personal del representante legal o quien haga sus veces, ante el funcionario autorizado de cámara o reconocimiento de firma y contenido ante notario o juez. Cuando el trámite del RUT lo realice un tercero a través de poder, el formulario Pre-Rut debe ser firmado por el apoderado y se debe adjuntar el poder con reconocimiento del otorgante. 2.4 DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 1. Documentos de constitución (Acta y Estatutos): Escritura pública o documento privado. 2. Cartas de aceptación de cargo y copias de documentos de identidad de los nombrados. 3. Formulario de Registro Único Empresarial RUES, diligenciado. 4. Para la inscripción provisional en el RUT, presentar:  Formulario de Registro Único Tributario de la DIAN con la marca de agua “Para Tramite en Cámara”, diligenciado,  Fotocopia del documento de identidad del representante legal o su apoderado y exhibición del documento de identidad original.. Para entidades del sector solidario, además de los documentos relacionados se debe presentar:  Certificado de acreditación sobre educación solidaria, expedido por la Unidad Activa Especial de Organizaciones. 21.

(22) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).  En el caso de constitución de Cooperativas y PreeCooperativas de trabajo asociado se requiere el acto administrativo de la Supersolidaria que indique: * requiere acto administrativo que acredite su reconocimiento por parte de la entidad que ejerce inspección * y vigilancia en donde indique a) El cumplimiento de los requisitos previstos en la ley, b) La autorización del régimen de trabajo y de compensaciones expedida por el Ministerio de Trabajo.  . . Cuando la entidad maneje, aproveche o invierta recursos de asociados o de terceros, o desarrolle cualquier actividad que requiera autorización, deberá presentar la respectiva autorización. El documento de constitución de cualquier E.S.S deberá allegarse suscrito por todos los asociados fundadores y tener constancia de la aprobación de los estatutos indicando que hacen parte integral del acta si no están contenidos en el mismo documento de constitución (Artículo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988 y 454 de 1998; Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996; Decreto ley 019 de 2012). La dirección que se reporte en el formulario del Pre-Rut y en el formulario de matrícula mercantil debe coincidir con el indicado en el recibo de servicios públicos presentado.. 2.5 FORMALIZACIÓN DEL RUT EN LA DIAN De conformidad con la Resolución 012383 de 29 de noviembre de 2011, una vez surtido el trámite de inscripción en el registro mercantil, para la formalización de la inscripción en el RUT, el representante legal o quien haga sus veces debe presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales: 1. Formulario 1648 “Información Número Identificación Tributaria”. 2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. 3. Constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un m e s ( 1 ) en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o último extracto de la misma.. 22.

(23) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). Para obtener la constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros el interesado deberá aportar ante la entidad correspondiente copia del Formulario 1648 y original del certificado de existencia y representación legal para persona jurídica. 2.6 OBLIGACIONES 1. De acuerdo al artículo 166 del Decreto Ley 0019 del 10 de enero de 2012 la inscripción en el registro debe renovarse entre los meses de Enero y Marzo. 2. Posterior a la constitución, debe solicitar el registro de los libros de asociados o miembros y el libro de actas del máximo órgano social. No se registran los libros de contabilidad y ni el libro de actas de junta directiva. 3. Una vez INSCRITO en el registro ESAL, deberá dirigirse a la DIAN para obtener la resolución de facturación, si pertenece al régimen común. 2.7 MODELOS DE ACTAS Y ESTATUTOS ACTA No. 001 CONSTITUCION ASOCIACION XXXX XXXXX En Villavicencio, Departamento del Meta; en las instalaciones de Direccción xxxx xxxxx del Barrió XXXX siendo las XXXX Am del día XXXX del mes XXX del año XXX. Se reunieron las siguientes personas con el fin de constituir una organización sin ánimo de lucro cuya convocatoria la realizó por medio de un escrito, el señor XXXXX; con asistencia de las siguientes personas: NOMBRE DOCUMENTO DOMICILIO/ MUNICIPIO. Para tal fin los asistentes y firmantes en la planilla anexa, aprobaron el siguiente Orden del Día: 1. Designación del Presidente y Secretario de la reunión. 2. Voluntad de constituir la entidad sin ánimo de lucro. 3. Presentación y aprobación del contenido de los Estatutos. 23.

(24) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 4. Elección de dignatarios de la Junta Directiva. 5. Lectura y aprobación del Acta. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA: 1. Se designa por unanimidad como Presidente de la reunión al señor XXXX, identificado con Cédula de Ciudadanía No. XXXXXX y como Secretario de la reunión al señor XXXXXX, identificada con Cédula de Ciudadanía No. XXXXXX, quienes estando presentes aceptan la designación 2. Los participantes a la reunión, manifiestan unánimemente su voluntad de constituir una organización sin ánimo de lucro de tipo ASOCIACION, denominada ASOCIACION XXXXX. 3. Los asistentes a la reunión y actuando como fundadores de la Organización sin Ánimo de Lucro, leyeron y aprobaron por unanimidad el contenido de los Estatutos los cuales quedaran así: se adjuntan a la presente acta y se convierten en el documento marco que guiará el actuar de dicha organización En el siguiente link podrá encontrar algunos modelos de estutos http://www.meta.gov.co/web/content/gerencia-de-acci%C3%B3n-comunal-yparticipaci%C3%B3n-ciudadana. CAPITULO III 24. y. actas:.

(25) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 3 ENTIDADES QUE ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRARSE EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO. La normatividad vigente establece que las siguientes entidades están obligadas a efectuar su registro ante las cámaras de comercio. 3.1 ASOCIACIONES, CORPORACIONES, FUNDACIONES UTILIDAD COMÚN, ENTRE LAS MÁS COMUNES ESTÁN:. E. INSTITUCIONES DE. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio). • Gremiales. • De Beneficencia. • De Profesionales. • Juveniles. • Sociales. • De Bienestar Social. • Democráticas y Participativas. • Cívicas y Comunitarias. • De Egresados. • De Ayuda A Personas En Condiciones De Inferioridad. • Agropecuarios y Campesinos. • Clubes Sociales 3.2. ENTIDADES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.. (Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998; Decretos 2150 de 1995, 427 de 1996 y Decreto-Ley 019 de 2012). Se registran ante las cámaras de comercio, las Pre cooperativas, Cooperativas, Fondos de Empleados, Asociaciones Mutuales, Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Pre cooperativas y Cooperativas de Trabajo Asociado, Organismos Cooperativos de Segundo y Tercer Grado, Entidades de Servicios en las Formas de Administraciones Públicas Cooperativas, y en general se inscriben en la Cámara de Comercio de acuerdo con la Circular 012 de 2012 de la SIC todas las entidades del sector solidario sin importar si están exceptuadas por el decreto 2150 de 1995 y decreto 427 de 1996.. 25.

(26) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 3.3 ASOCIACIONES DE COPROPIETARIOS, ARRENDATARIOS DE VIVIENDA COMPARTIDA Y VECINOS.. COARRENDATARIOS,. Las que no estén regidas por las normas de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985 y Ley 675 de 2001). (Decretos 2150 de 1995 y 427 de1996, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio). 3.4. ENTIDADES AMBIENTALISTAS.. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio). 3.5. FEDERACIONES Y CONFEDERACIONES.. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio). Registro de entidades privadas y ONG extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro. (Artículo 48 del Código de Procedimiento Civil y Decreto-Ley No. 019 de 2012). Se registran de estas entidades, los apoderados judiciales de organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con Domicilio en el exterior, que establezcan negocios permanentes o deseen des arrollar su objeto social en Colombia. 3.6 VEEDURÍAS CIUDADANAS. (Ley 850 de 2003, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, DecretoLey No. 019 de2012). Las Veedurías que se constituyen como una entidad sin ánimo de lucro, deberán cumplir con la normatividad del decreto 2150 de 1995 y decreto 427 de 1996 exigida a esta clase de entidades, sin embargo, la ley también prevé la Inscripción de las veedurías únicamente como entes de vigilancia de la administración, caso en el cual, solo deben cumplir con la función legal de inscripción de la veeduría y no se expiden certificados de existencia y representación legal, sólo la inscripción de los documentos necesarios para el registro de acuerdo con la ley 850 de 2003. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro que no se encuentren exceptuadas.. CAPITULO IV 26.

(27) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 4 ENTIDADES QUE NO ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRARSE ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.. De acuerdo a la clasificación general de las entidades sin ánimo de lucro, se dividen en entidades del régimen común y las de la economía solidaria. A partir del primero de enero de 2013, las Cámaras de Comercio llevan el registro de todas las entidades sin ánimo de lucro del régimen solidario, regidas por la Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998 y por el Decreto Ley 019 de 2012, por lo tanto, en este régimen, no hay excepciones al registro. 4.1 ENTIDADES ESTÁN EXCEPTUADAS DE ESTE REGISTRO ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. Según la Ley, no todas las entidades del régimen común están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio; se relacionan a continuación.  Instituciones de educación superior.  Instituciones de educación formal y no formal (Ley 115 de 1994).  Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto 356 de 1994).  Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federaciones y confederaciones (Ley 537 de1999).  Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros (Ley 133 de 1994).  Entidades reguladas por la Ley 10 0 d e 1993 de Seguridad Social.  Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.  Partidos y movimientos políticos.. 27.

(28) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).  .  .           . Cámaras de comercio reguladas por el Código de Comercio. Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de Fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 y Ley 100 de 1993. Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de1998). Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.) (Ley 675 de 2001). Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982. Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1890. Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles nacional, departamental y municipal (Ley 181 de 1995). Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (Decreto 1422 de 1996). Organizaciones gremiales de pensionados que trata la Ley 43 de 1984. Casas – cárcel de que trata la Ley 65 de 1993. Clubes de tiro y caza, y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 de 1993). Los cuerpos de bomberos voluntarios u oficiales (Ley 322 de 1996). Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, estas entidades se regirán por normas especiales. Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el sistema de autoconstrucción de programas de vivienda de interés social (Ley 537 de 1999).. 28.

(29) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CAPITULO V 5. INCRICPICON DE LO LIBROS DE UNA ENTIDA SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL) 5.1 ¿QUÉ LIBROS SE DEBEN INSCRIBIR? Los libros que se deben inscribir son los siguientes: . Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.  Libros principales de contabilidad: mayor y balances y diario. No es obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad 5.2 ¿DÓNDE SE DEBEN INSCRIBIR? En cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio del domicilio de la entidad sin ánimo de lucro. 5.3 ¿CUÁNDO SE DEBE INSCRIBIR? La inscripción se puede solicitar en cualquier momento, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. 5.4 REQUISITOS PARA SOLICITAR EL REGISTRO DE LIBROS Presente una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:      . Fecha de la solicitud. Nombre de la entidad a quien pertenecen los libros. Nombre de los libros que solicita inscribir. Destinación de cada libro. Firma del representante legal.. Requisitos de los libros 29.

(30) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).  .  . . Únicamente se registran libros en blanco. Cada libro debe presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua. Si los libros son de hojas continuas removibles o tarjetas, cada hoja debe identificarse con un código. El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros, junto con la numeración consecutiva.. 5.5 ¿CÓMO SE REGISTRA UN NUEVO LIBRO? Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:  . Traer el libro anterior. Presentar certificación del revisor fiscal o de contador público que certifique sobre la terminación del libro.. . En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia autentica de la denuncia respectiva.. 30.

(31) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CAPITULO VI 6. ¿CÓMO INSCRIBIR LOS NOMBRAMIENTOS DE LAS. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESAL? EL ACTA, EL NOMBRAMIENTOS. 6.1. DOCUMENTO. IDÓNEO. PARA. REALIZAR. LOS. El acta es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En ella se relacionan hechos sucedidos en forma enunciativa y da cuenta de acuerdos o decisiones que tomaron los órganos colegiados (asamblea de asociados, de la junta directiva o consejos directivos, etc.) en desarrollo de las actividades sociales de la entidad. Las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario de la reunión designado o establecido previamente. Así mismo, el acta debe cumplir con los requisitos que la Ley establece para que las decisiones adoptadas sean existentes, eficaces y válidas. Las decisiones que se hagan constar en actas aprobadas por el órgano social que se reunió, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, serán plena prueba de los hechos ocurridos en las reuniones, mientras no se tachen de falsas ante la autoridad judicial competente. Para el caso de las asociaciones, fundaciones y corporaciones (entidades del régimen común) el acta no es el único documento idóneo para realizar nombramientos, toda vez que es viable la inscripción de documento privados debidamente reconocidos por sus otorgantes en donde consten los nombramientos respectivos sujetos a inscripción.. 6.2 ¿QUÉ NOMBRAMIENTOS, RENUNCIAS SE INSCRIBEN?. REELECCIONES,. REVOCACIONES. Se deben inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos correspondientes a: Nombramiento de Junta Directiva, Consejo de Administración, Etc.. 31. Y.

(32) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).      . Nombramiento de Representante Legal. Nombramiento de Revisor Fiscal. Designación de contadores por parte del revisor fiscal persona jurídica, en caso que hubiere sido designada. Renuncia o remoción del Represe ntante Legal. Renuncia o remoción del Revisor Fiscal. Renuncia o remoción de Miembro de Junta Directiva. Sólo son actos sujetos a registro los nombramientos de los representantes legales, administradores y revisores fiscales. Estos últimos se inscriben respecto de entidades que están obligadas por ley a contar con esta figura, o que la han previsto en sus estatutos.. 6.3 ¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER EL ACTA DE NOMBRAMIENTOS, REELECCIONES, REVOCACIONES O RENUNCIAS DE LA ENTIDAD? Entidades del régimen común Estas entidades tendrán que remitir el respectivo nombramiento en un documento privado o acta, siguiendo lo estipulado por los estatutos registrados y que contenga por lo menos la siguiente información:    .      . Nombre de la ESAL. Lugar y fecha de la reunión donde se adoptaron las decisiones. Órgano que se reúne, que debe ser el competente según los estatutos. Los asistentes o quórum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable indicar el número total de miembros que conforman el respectivo órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 30). La forma en que hayan sido convocados los asociados (Órgano, medio y antelación, siempre que esté estipulado en los estatutos). El nombramiento que se aprobó y la forma de elección, (para el nombramiento de órganos colegiados, si hay renglones sin designación debe indicarse así). Los votos emitidos para aprobar los nombramientos, de acuerdo con los estatutos o la ley. Número de identificación y aceptación de las personas nombradas (Si no se indica en el documento, se debe anexar carta de aceptación, con número de identificación, si es pasaporte debe indicarse el país de origen). Firma de los Otorgantes (si es acta, por Presidente y Secretario de la reunión, si es otro documento, por todos los asistentes). Presentación personal de sus otorgantes. (Art. 40 C.Co), no obstante lo anterior en el caso que el acta este aprobada por parte del órgano respectivo o la comisión. 32.

(33) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). designada para tal efecto, así como suscrita por presidente y secretario no será necesario la presentación personal de sus otorgantes. Entidades del Sector Solidario Se debe allegar copia auténtica, autorizada, o el extracto del acta, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:     .     . Nombre de la Entidad del Sector Solidario. Lugar y fecha de la reunión donde se adoptaron las decisiones. Órgano que se reúne que debe ser el competente de conformidad con lo estipulado en los estatutos. La convocatoria (Órgano que convoca a la reunión, medio utilizado y antelación o anticipación con que se realizó), según lo previsto en los estatutos o en la ley. Los asistentes o quórum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable indicar el número total de miembros que conforman el respectivo órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 30). El nombramiento que se aprobó y la forma de elección (para el nombramiento de órganos colegiados, si hay renglones sin designación debe indicarse así) Los votos emitidos para aprobar el nombramiento. Números de identificación y aceptación de los nombrados. La firma del presidente y secretario de la reunión. Aprobación del acta por el órgano que se reúne o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto (comisión de aprobación del acta).. 6.4 ¿CÓMO INSCRIBIR NOMBRAMIENTOS DE LAS ESAL? Fondos de empleados Deberá allegarse una copia auténtica, autorizada, o el extracto del acta, que contenga por lo menos los siguientes requisitos:  Nombre del Fondo de empleados.  Órgano que se reúne.  Fecha de la reunión.  Lugar y hora de la reunión.  La convocatoria (Órgano que convoca a la reunión, medio utilizado y antelación o anticipación con que se realizó), según lo previsto en los estatutos o la ley.  Asistentes o quórum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable indicar el número total de miembros que conforman el respectivo órgano, para luego indicar cuántos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 30).. 33.

(34) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).    . Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados a nivel estatutario. Las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Firma del acta por presidente y secretario de la reunión. Aprobación del acta por el órgano que se reúne o por la comisión designada para el efecto.. ¿Dónde debe registrarse los nombramientos? El documento debe ser presentado para registro en la Cámara de Comercio de la jurisdicción, por lo general en el domicilio principal de la entidad. Si la decisión afecta sucursales también se inscribirá en la Cámara de Comercio donde la misma esté ubicada.. 6.5 ¿PORQUE ES IMPORTANTE REGISTRAR EL ACTA? . Realizar la inscripción del acta, es un deber legal y hace que los actos relacionados con nombramientos surtan efectos frente a terceros a partir de la fecha del registro. Lo anterior, quiere decir que si la entidad no registra las decisiones adoptadas, no existen para los terceros.. . El efectuar el registro permite probar con el certificado que expide la Cámara de Comercio, quiénes son los actuales representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales, entre otros.. 6.6 ¿CÓMO EFECTUAR EL REGISTRO? . Presente copia autentica, autorizado o extracto del documento que contiene la decisión, debidamente aprobada en cualquiera de nuestras sedes de la Cámara de Comercio deVillavicencio , que cumpla con los requisitos enumerados anteriormente.. . Verifique que si no se indicó en el acta la aceptación de los cargos, se debe adjuntar carta de aceptación con número del documento de identificación de las personas designadas, si son revisores fiscales personas naturales, adicionalmente, se debe indicar el Número de Tarjeta Profesional.. . Se debe indicar en el documento o acto el número de identificación de las personas designadas, asimismo es necesario allegar fotocopia de los documentos de identificación de todas las personas designadas.. . La copia del documento que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. 34.

(35) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). . Tenga en cuenta que el original del acta debe reposar en los archivos de su entidad.. 6.7 Pagos . Realice los siguientes pagos: Cancele el valor de los derechos de inscripción por cada acto contenido en el acta, los cuales liquidará el cajero.. . La inscripción de los actos causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de Meta y del Distrito Capital deVillavicencio , en una tarifa (Sin cuantía) equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la presentación del acta ante la Cámara.. Tenga en cuenta que: La falta de uno o más de los requisitos del acta, es causal que impide la inscripción y ocasiona la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del Impuesto de registro correspondientes Impiden el registro. Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentar el original del documento de Identificación o la contraseña certificada de acuerdo a la Reglamentación de la Registraduría Nacional del Estado Civil). En las actas de reuniones del órgano competente de toda clase de entidades, se debe dejar constancia de la aprobación del acta, por quienes se reunieron o las personas designadas para tal efecto (Comisión de aprobación) o con reconocimiento ante Notario o presentada personalmente ante el secretario de la Cámara de Comercio por parte del presidente y secretario de la reunión (artículo 40 del Código de Comercio). La diligencia de reconocimiento de firma y contenido ante notario o juez surte los mismos efectos que la presentación personal ante el secretario de la Cámara de Comercio, la cual se lleva sin costo alguno en cualquiera de nuestras sedes. La Cámara de Comercio deVillavicencio tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales: Renovación de matrícula mercantil • Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL • Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU) • Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de un chat en línea con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara de Comercio deVillavicencio • Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo. 35.

(36) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). 6.8 CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio, inscritos en la Cámara de Comercio de Villavicencio: • Certificado de Matrícula. • Certificado de Existencia y Representación Legal. • Certificado del Registro Único de Proponentes • Certificado Especial Negativo de Libros. Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica, tanto el mundo físico como en el electrónico.. 36.

(37) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). CAPITULO VII 7. CÓMO INSCRIBIR REFORMAS ESTATUTARIAS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESAL 7.1 ¿QUÉ SON LAS REFORMAS ESTATUTARIAS? Las reformas estatutarias son las modificaciones que se realicen a estatutos de la entidad, sea de forma total o parcial. En principio, se debe acudir a los estatutos, para verificar lo acordado por los asociados respecto a la aprobación de las reformas estatutarias. Ante el vacío estatutario, y dependiendo de la clase de entidad, se debe acudir a las normas legales vigentes, entre las cuales están:      . Código Civil.(art. 633 a 652 Código Civil) Código de Comercio (En lo pertinente, por remisión de otras normas especiales) Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 (Supresión de trámites) Leyes 79 de 1988, 454 de 1998, decreto 1480, 1481 de 1989, ley 1391 de 2010 (Para entidades del sector solidario) Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (que recogió el instructivo para el registro de entidades sin ánimo de lucro establecido en la Circular 4 y 8 de 2007 y las Circulares Externas 008 y 012 de 2012). Decreto-ley 019 de 2012.. 7.2 REFORMAS ESTATUTARIAS QUE DEBEN PRESENTARSE PARA REGISTRO Cualquier modificación que se realice a los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro, aprobada conforme a lo dispuesto en los mismos estatutos o en la Ley, si hay vacíos estatutarios, mediante la presentación del documento idóneo para el registro, debe presentarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción del domicilio social correspondiente. Como efectos del registro, las cámaras de comercio certificarán los cambios que según la ley, son susceptibles de certificación, algunos ejemplos de reformas de las entidades sin ánimo de lucro, son: . Aumento o disminución de patrimonio de la entidad. 37.

(38) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).  .     . Transformación. Conversión (Para cooperativas de ahorro y crédito que se convierten en cooperativas financieras o para precooperativas que se convierten en cooperativas). o Fusión o incorporación. o Escisión. o Cambio del nombre de la entidad. o Vigencia de la entidad (Duración). o Objeto de la entidad Formas de administración de la entidad y órganos sociales, reformas sobre quórum, convocatorias a reuniones, atribuciones de los Órganos de administración y dirección. Reformas al sistema de representación legal y facultades de representación legal Raslados de domicilio, dentro y fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio. Otras reformas.. Nota: Respecto a la reforma del nombre requiere realizar el control de homonimia a nivel nacional, por el sistema RUES, administrado por Confecámaras). 7.3 DOCUMENTO IDÓNEOS PARA REFORMAR LOS ESTATUTOS DE LAS ENTIDADES: Las entidades pueden reformarse mediante la elaboración y presentación de uno de los siguientes documentos: Acta de aprobación de reformas: los asociados (o el máximo órgano de la entidad), realizarán una reunión con el cumplimiento de los requisitos estatutarios y legales, respecto a la convocatoria y quórum, donde se decide modificar total o parcialmente los estatutos de la ESAL. Se elaborará un acta, que además de cumplir con los requisitos formales de las actas, deberán contener las cláusulas reformadas de los estatutos que van a regir a la entidad a partir de la aprobación y registro (indicando el texto de cómo queda cada artículo de los estatutos modificados); también puede anexarse un documento que contenga dichas reformas (cuerpo estatutario completo o compilado), el cual hará parte del acta, siempre que esto quede expresamente indicado en el acta, y se tendrá como los estatutos definitivos si se aprueba expresamente su compilación por parte del órgano competente. Uno de los requisitos formales de las actas, es que éstas deben ser aprobadas por el órgano reunido o la comisión que se designe para el efecto (se debe aprobar el texto o redacción de las actas); así mismo, deberán estar firmadas por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, o dejar constancia que el original se encuentra firmado. Documento Privado: Los asociados reunidos en debida forma, pueden tomar las decisiones sobre reformas estatutarias, cumpliendo siempre lo preceptuado en los 38.

(39) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). estatutos de la entidad y plasmar en un documento privado las reformas adoptadas (solo para el caso de entidades del sector común), indicando los votos obtenidos para la aprobación, y plasmando en el documento el texto de cada artículo reformado en la forma como ha de regir a partir de su aprobación. Escritura Pública: Los asociados de una ESAL podrán elevar a escritura pública el acta del órgano social competente, el documento privado o la comparecencia de todos los asociados ante el notario para la reforma de los estatutos. En la escritura pública deberán quedar estipuladas todas las cláusulas reformadas. Si el documento que se eleva a escritura pública es el documento privado, o no se adjunta el documento, deberán comparecer a la notaria, todos los asociados, para la firma de la respectiva escritura pública de reforma. Si se trata del acta del órgano competente, que cumpla con los requisitos formales, sólo será necesario que suscriba la escritura pública el representante legal de la entidad, anexando el respectivo certificado de Cámara de Comercio que acredite esa condición. La primera copia de la escritura de reforma no debe ser presentada para registro, solo se podrá recibir copia diferente a la primera, o una fotocopia legible y atenticada. Nota: Si la reforma de una entidad, versa sobre aportes de bienes inmuebles, deberá efectuarse siempre con escritura pública, debiendo registrar, previamente dicha escritura, en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos, para efectos del cobro del impuesto de registro, para el caso, se debe anexar el documento que acredite el pago del impuesto (copia del recibo de pago de Impuesto de Registro, o copia del certificado de tradición y libertad, en el que se incluya la escritura de reforma). 7.4 CONTENIDO DEL DOCUMENTO QUE APRUEBAN REFORMAS EN LAS ENTIDADES: Entidades del Régimen Común: De conformidad con lo dispuesto en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, las reformas de las entidades del régimen común, deberán atender los requerimientos que sobre Órgano competente, convocatoria, quórum, mayorías y requisitos especiales establecidos en los estatutos y con el cumplimiento de las formalidades generales de las actas, si no está previsto en los estatutos, las cámaras de comercio podrán exigir la información relativa a estos ítems, acudiendo a la norma general del Código Civil, en cuanto al quórum y las mayorías. 39.

(40) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES). aprobatorias del órgano reunido (Art. 638 C.C.). El documento que aprueba las reformas, deberá contener por lo menos   .  .  . . . Nombre de la Entidad que se reforma. Órgano que se reúne (el que esté facultado en los estatutos para aprobar las reformas). Lugar y fecha de la reunión (Para efectos del cobro de moratoria del impuesto de registro si hay lugar a ello, así como para establecer la fecha del documento). Convocatoria (órgano, medio y antelaci ón) siempre que este regulado en los estatutos. Listado de asistentes a la reunión y verificación del quórum deliberatorio requerido de acuerdo a los estatutos o la ley (es recomendable indicar el número total de miembros que conforman el respectivo órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados que conforman el órgano y de estos asistieron 30) Las reformas de los estatutos que se aprobaron (indicando el texto aprobado). Se pueden anexar las reformas aprobadas en documento separado, indicando esto en el acta. Los votos emitidos para aprobar las reformas de acuerdo a los estatutos o la ley y la compilación de estatutos cuando se aportan todos los estatutos, en este último caso se debe indicar que los estatutos compilados hacen parte integral del acta en el caso que los mismos se encuentren en documento aparte. Aprobación del texto del acta. (Este requisito no es obligatorio, pero el no tenerlo, implica que se necesite acreditar la presentación personal del presidente y secretario de la reunión ante el secretario de la Cámara de comercio, o diligencia de reconocimiento notarial). Firma de los otorgantes (presidente y secretario de la reunión).. Entidades del Sector Solidario: Para el Registro de reformas de entidades del sector solidario, se debe presentar copia auténtica o autorizada del acta en la cual conste la información relevante de la reunión celebrada por el órgano competente y en la que se aprobó la reforma, cumpliendo, como mínimo, con los siguientes requisitos:  Nombre de la E.S.S.  Órgano que se reúne (el que esté facultado en los estatutos para aprobar las reformas).  Fecha y hora de la reunión. 40.

(41) GUÍA PRÁCTICA PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ASPECTO ORGANIZACIÓN Y CONTABLE VIGENTES).   .   . Lugar de la reunión Convocatoria (órgano, medio y antelación), acorde a los estatutos o a las normas legales que la regulen. Quórum deliberatorio, acorde con los estatutos o las normas legales que lo regulen. (Es recomendable indicar el número total de miembros que conforman el respectivo órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados que conforman el órgano y de estos asistieron 30) La reforma de estatutos que se aprobó, esto es, el texto final que quedó aprobado y el número de votos emitidos, los cuales deben ser acordes con los estatutos o las normas legales que lo regulen. Aprobación del acta por el órgano que se reúne o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto (comisión de aprobación del acta). Firma del acta por el presidente y el secretario de la reunión.. Si existe vacío estatutario, respecto de alguno de los ítems anteriores, deberá acudirse a las normas legales (Ley 79 de 1988 y/o el Código de Comercio, por remisión expresa de la Ley 79 de 1988, Decreto 1480 de 1989, decreto 1481 de 1989 y ley 1391 de 2010). Nota: Cuando se trate de inscripción de documentos de fusión, escisión, trasformación incorporación y conversión del régimen solidario, se debe presentar autorización previa del organismo encargado de su vigilancia (Circular 008 de 2012 de la SIC). Lugar de registro de las reformas: El documento de la reforma debe presentarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la entidad tiene su domicilio principal y donde tiene abiertas sucursales (solo el sector solidario puede registrar sucursales). Si la entidad tiene su domicilio en la ciudad de Villavicencio o en cualquiera de los municipios de cuya jurisdicción corresponda a la Cámara de Comercio de Villavicencio, el documento podrá registrarse en cualquiera de las sedes de esta Cámara de Comercio, en los Cades, Supercades y Puntos de atención de los municipios circunvecinos. Procedimiento para el registro: Presentar copia auténtica o autorizada del documento, acta o escritura pública que contiene la reforma de los estatutos en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Villavicencio, en la forma como se indicó anteriormente. La copia del documento, acta o escritura debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medios técnicos, teniendo en cuenta que el documento presentado deberá reposar en los archivos del Registro que lleva la entidad. Para tener en cuenta: Cuando se solicite al secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentarse el original del documento de. 41.