CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS
OBSERVACIONES ATENDIDAS POR:
ÁREA: DIRECCIÓN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS
Auditoría No. de Observaciones Solventadas En Proceso de Aclaración
CTSJDF-002/2010 38 23 15
NUM. OBSERVACIÓN RECOMENDACIONES SITUACIÓN ACTUAL
CTSJDF-001/2007
1
PAGO DE REMUNERACIONES Y GRATIFICACIONES CON POSTERIORIDAD A LA FECHA DE BAJA DEL EMPLEADO.Del análisis a los movimientos de baja del personal del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal por el ejercicio 2006, se determinó el pago de remuneraciones y gratificaciones en al menos 122 casos, por un importe de $712,609.85 (setecientos doce mil seiscientos nueve pesos 85/100 M.N.), como se muestra a continuación:
• 111 casos por un importe de $410,003.00 (cuatrocientos diez mil tres pesos 00/100), se cubrieron remuneraciones vía nómina, después de que los empleados dejaron de laborar en el Organismo.
• 1 caso por un monto de $40,835.72 (cuarenta mil ochocientos treinta y cinco pesos 72/100 M.N), en que el aguinaldo se cubrió en desproporción a la fecha de ingreso en el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
• 10 casos por un importe de $261,771.13 (doscientos sesenta y un mil setecientos setenta y un pesos 13/100 M.N.), en que
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, analizará la procedencia de los 122 casos, y de ser así, realizará las gestiones de recuperación necesarias.
Implementar los mecanismos administrativos necesarios para no incurrir en situaciones similares.
De lo anterior, deberá mantener debidamente informada a esta Contraloría, acreditando dichas recuperaciones mediante fichas de depósito bancario a la cuenta correspondiente.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en lo sucesivo deberá mantener debidamente identificados los movimientos de personal que incidan en el pago de remuneraciones y gratificaciones.
Solventada
el aguinaldo fue incongruente, tanto al tiempo efectivamente laborado, como al nivel salarial.
CTSJDF-001/2007
2
ALTAS ANTE EL ISSSTE, NO LOCALIZADAS EN LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL.En la presente revisión se solicitaron los movimientos de Alta efectuadas ante el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Servicio del Estado (ISSSTE), por el período de enero a diciembre de 2006, de una relación de 1,090 altas, se seleccionó una muestra de 121 movimientos que representan el 9%, solicitándose para tal efecto los expedientes de personal; detectándose las siguientes irregularidades:
• En 38 casos que representan el 31.4%, falta el documento de alta en el expediente de personal, de los cuales en 21 casos se proporcionó una impresión extraída del portal de internet del ISSSTE, misma que carece de la fecha del alta del trabajador y en un formato totalmente distinto al oficial; sin embargo, no se presentaron en el transcurso de la revisión.
• En 23 casos que representan el 19.0% de la muestra referida, los avisos de alta ante el ISSSTE, fueron presentados extemporáneamente.
• Durante el tiempo que se desarrolló la auditoría se presentaron varios formatos que aún no habían sido incorporados a los expedientes de personal correspondientes.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá girar instrucciones a las áreas involucradas, para implementar los controles que garanticen el alta de los trabajadores contratados, en tiempo y forma; así como acreditar la inscripción ante el ISSSTE de los empleados de reciente ingreso.
Solventada
CTSJDF-012/2008
1 LA PLANTILLA DE PERSONAL NO SE APEGA A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DICTAMINADA.
De la comparación entre el Dictamen de Reestructuración Orgánica de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, aprobado por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, mediante Acuerdo 47- 29/2007 de fecha 11 de julio de 2007 y la plantilla de personal, se encontraron las siguientes diferencias:
A continuación las plazas que están autorizadas en dictamen y que no están consideradas en plantilla:
Puesto Dictamen de Estructura
Plantilla Diferencia
Director Ejecutivo
1 1 0
Director de Área
3 2 -1 (se encuentra
vacante de Director de Personal) Subdirector de
Área
6 6 0
Jefatura de Unidad Departamental
3 15 +2 (hay una plaza
de más,
comisionada provisionalmente a partir del 29-09- 08 y otra que labora en la Coordinación de los CENDIS) CENDI (4
plazas de Titulares de CENDI que tienen nivel de Subdirector)
4 5 +1 (una plaza de
Subdirector de 4 Área que se encuentra en la Coordinación de los CENDIS).
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, deberá realizar una evaluación de las cargas de trabajo para actualizar la Estructura Orgánica, y en caso de ser procedente realizar las modificaciones que correspondan, previa autorización del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá mantener un estricto apego a su Estructura Orgánica Dictaminada, evitando con ello la recurrencia de lo observado.
Solventada
CTSJDF-012/2008
2 FUNCIONES DETERMINADAS EN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN NO ACORDES CON LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ÀREAS.
Del análisis a los resultados del cuestionario aplicado a los seis subdirectores y doce jefes de departamento de la Dirección
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos deberá hacer un estudio de cargas de trabajo entre las diferentes áreas que la conforman, a fin de replantear, en su caso, las funciones y las áreas que deberán desarrollarlas de manera óptima y equilibrada, considerando las posibles modificaciones, adecuaciones o innovaciones que se lleven a cabo en el soporte de
Solventada
Ejecutiva de Recursos Humanos, para conocer la correspondencia entre las funciones contenidas en el Manual de Organización y las desarrolladas por las unidades administrativas, se conoció que de un total de 181 funciones asignadas a las diferentes áreas, 53 no se realizan y 15 son efectuadas por diferentes áreas a las indicadas en el manual mencionado; 8 funciones que se realizan no están contenidas en el Manual de Organización.
Las siguientes funciones que se consideran de importancia, están contenidas en el Manual de Organización y no se realizan son las, siguientes:
• Supervisar el cumplimiento de los acuerdos plenarios y administrativos que sean competencia de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en coordinación con la Dirección de Operación del Pago.
• Actualizar los planes y exámenes que se aplican en el proceso de reclutamiento y selección de personal.
• Controlar y validar las plantillas de personal y nóminas.
• Vigilar que las incidencias del personal y las sanciones laborales y administrativas se apliquen al marco normativo.
• Supervisar el trámite de filiación, altas, bajas y modificaciones ante el ISSSTE, CURP y Seguro de vida Institucional.
• Consolidar y validar la plantilla de
infraestructura informática.
Con los resultados del estudio, se deberán hacer las modificaciones al Manual de Organización de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, y someterlo a la consideración del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, para su aprobación y posterior difusión y observancia.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de
Recursos Humanos, deberá mantener un
estricto apego al contenido del Manual de
Organización autorizado.
personal y reporte analítico de plazas con las áreas correspondientes.
• Actualizar el registro de plazas y vigilar la elaboración de nombramientos de personal.
• Conciliar periódicamente la plantilla y elaborar los reportes de disponibilidad de las plazas.
CTSJDF-012/2008
3 FALTA DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
EL PAGO DE HORAS
EXTRAORDINARIAS.
Mediante oficio DERH/2327/07 de fecha 15 de mayo de 2007 el Director Ejecutivo de Recursos Humanos informó a la Contralora General, entre otros asuntos lo siguiente, que:
“ACTUALMENTE SE ESTÁ LLEVANDO A CABO, COORDINADAMENTE CON LA DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN, POR INDICACIONES DE LA OFICIALÍA MAYOR, UNA REVISIÓN EXHAUSTIVA AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO, ESTO CON EL PROPÓSITO DE OBTENER UN MEJOR CONTROL RESPECTO DEL PAGO DEL CONCEPTO, CUIDANDO PRINCIPALMENTE EN NO EXCEDER EL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA TAL EFECTO, ASÍ COMO PARA ELIMINAR ALGUNOS ASPECTOS QUE HAN SIDO REBASADOS, COMO ES EL CASO ESPECÍFICO DE LA SUPERVISIÓN.
DENTRO DE LAS ACCIONES
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, a la brevedad, deberá coordinarse con la Dirección Ejecutiva de Planeación, con la finalidad de contar con un proyecto del Manual de Procedimientos para el Pago de Horas Extraordinarias, para su revisión, integración, y posterior autorización por parte del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos deberá mantener un estricto apego al Manual de Procedimientos para el pago de horas extraordinarias.
Solventada
PRINCIPALES QUE CONTEMPLA EL PROYECTO DEL NUEVO MANUAL, SE ENCUENTRAN:
DAR MAYOR CARGA A LOS TITULARES, RESPECTO A LA AUTORIZACIÓN QUE VIERTEN DE LAS HORAS EXTRAS
REPORTADAS POR SUS
TRABAJADORES”.
Por lo anterior, mediante oficio DERH/2322/08 de fecha 11 de junio de 2008, el Director Ejecutivo de Recursos Humanos remitió al Director Ejecutivo de Planeación, cuadro proyecto de modificación del apartado II.- “Normas y Lineamientos”, en específico en el párrafo 6, a efecto de que analice la posibilidad de sustituirlo en el Manual de Procedimientos para el pago del tiempo extraordinario autorizado mediante Acuerdo 10-38/2003.
El cuadro de propuesta es como sigue:
Párrafo 6 actual: “La Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones comisionará supervisores quienes realizarán visitas a cada una de las áreas y verificarán selectivamente la permanencia de los trabajadores durante el cumplimiento de las horas extraordinarias de trabajo”.
Propuesta de modificación: “La supervisión y autorización del desempeño del Tiempo Extraordinario quedará bajo la más estricta responsabilidad del Titular del Área”.
Mediante oficio DEP/318/2008 de fecha 19
de junio de 2008, el Director Ejecutivo de
Planeación remitió al Oficial Mayor, el
Manual de Procedimientos para el Pago de Tiempo Extraordinario con la propuesta de modificación de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos.
CTSJDF-012/2008
4 DEMORA EN EL “PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE HOJA ÚNICA O COMPROBANTE DE SERVICIOS O INFORME OFICIAL DE SERVICIOS PRESTADOS”.
De la muestra seleccionada de las solicitudes de hojas de servicios de personal inactivo del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, por los meses de enero a septiembre de 2008, cuya responsabilidad de elaboración es de la Subdirección de Prestaciones al Personal, se observó que tardan en ser entregadas a los requirentes, de 41 días hábiles en promedio, rebasando en 21 días lo estipulado en las políticas y lineamientos de la Subdirección de referencia, contenidas en el Manual de Procedimientos de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, aprobado por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, mediante Acuerdo 25-36/2007, emitido en sesión ordinaria celebrada el 7 de septiembre de 2007; y las solicitudes de hojas de servicio de personal activo del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, tardan 32 días hábiles en promedio, con lo que se rebasa en 12 días hábiles, con relación a las políticas y lineamientos antes mencionados;
no obstante, el área de kárdex entrega los expedientes de los servidores públicos requirentes, en seis días en promedio.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación e Informática, deberán elaborar un sistema o base de datos que permita la emisión oportuna de las hojas únicas de servicio.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá emitir las Hojas Únicas de Servicio, en los términos establecidos en la normatividad vigente.
Solventada
Adicionalmente, se detectó que en algunos casos no se están entregando las hojas de servicio completas, ya que se entrega en una primera etapa con las aportaciones al ISSSTE, quedando pendiente para otra etapa la información del FOVISSSTE, retrasando aún más este trámite.
CTSJDF-012/2008
5 PROCEDIMIENTO “RECUPERACIÓN DE PAGOS HECHOS EN DEMASÍA”, NO ACORDE CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Del análisis al procedimiento de recuperación de importes pagados en demasía a ex - servidores públicos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, se conoció que algunas áreas de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, recibieron pagos en efectivo, por este concepto, situación que no se encuentra prevista en el Manual de Procedimientos vigente. Únicamente se establece que derivado de las gestiones efectuadas por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, los deudores acudirán a la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros para depositar el reintegro correspondiente.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, deberá instrumentar los mecanismos necesarios que contemplen el desarrollo adecuado, de la recuperación de los pagos indebidos o en demasía a ex – servidores públicos. Una vez establecidos, realizar las adecuaciones a los Manuales correspondientes, para su autorización por parte del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, y posterior difusión en las áreas competentes.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá mantener un estricto apego a los Manuales, así como mantenerlos actualizados.
Solventada
CTSJDF-012/2008
6 FALTA DE PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA EXENCIÓN DEL REGISTRO DE ASISTENCIA DEL PERSONAL, EN EL SISTEMA DE INTEGRAL DE RECURSOS HUMANOS.
De la plantilla de personal de fecha 30 de
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, a través de la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones, deberá llevar a cabo la asignación de la clave de horario, Número de Identificación Personal, a efecto de llevar un control de sistema de asistencia, así como contar con el documento justificatorio que
Solventada
agosto de 2008, se detectó que existen 516 servidores públicos de nivel técnico- operativo que carecen de clave de horario y de Número de Identificación Personal (NIP), sin contar con documento que establezca dicha exención, de conformidad con la normatividad vigente.
acredite la exención correspondiente.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos deberá instruir a la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones para que en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación elabore los procedimientos, políticas, lineamientos, para el registro en el sistema integral de Recursos Humanos (SIRH) del personal exento de registro de asistencia, someterlo a la autorización del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, para su difusión y observar su estricto cumplimiento.
CTSJDF-012/2008
7 EL PROCEDIMIENTO “EMISIÓN, RESELLO O REPOSICIÓN DE LA CREDENCIAL INSTITUCIONAL” NO SE
APEGA AL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.
Del análisis al Procedimiento “Emisión, Resello o Reposición de la Credencial Institucional”, así como de la documentación generada, se determinaron diversas inconsistencias, tales como:
El formato establecido según el procedimiento es el DERH-17, sin embargo, el que se lleva se denomina “Comprobante de Trámite de Credencial”, el cual carece de la siguiente información: Sin nomenclatura, sin talón que se desprenda para ser entregado al solicitante, en el que se le indicará la fecha de entrega de su credencial, espacio para anotar la hora de recepción del tramite, espacios para anotar,
El Director Ejecutivo de Recursos Humanos, deberá instruir a la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones, a efecto de que se apeguen estrictamente al Manual autorizado, en su caso, llevar a cabo la actualización de éste, considerando la congruencia entre el Manual de Organización y el de Procedimientos.
Asimismo; en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, se deberán realizar las adecuaciones a fin de que se de atención oportuna en la tramitación por parte de los servidores públicos del Tribunal, en cuanto a la emisión, resello y reposición de la credencial institucional.
En la actualización de los Manuales, se deberá evaluar que la entrega de credenciales, se otorgue en el mismo día de su solicitud.
Solventada
elaboró: Nombre completo y firma de la Unidad Departamental de Prestaciones Sociales: Reviso: Nombre completo y firma de la Subdirección de Prestaciones al Personal, Autorizo: Nombre completo y firma de la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones, fecha de entrega, recibí de conformidad, Nombre completo y firma.
No se lleva a cabo la actividad del proceso número 6 en relación a, “adjunta documentación y envía al titular de la Subdirección de Prestaciones al Personal para su revisión, firma y para obtener la firma de autorización del titular de la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones o, en su caso, del titular de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos”, así como el Proceso número 7 a cargo de la Subdirección de Prestaciones al Personal, el cual consiste en: “Recibe documentación, revisa, firma y obtiene la firma de autorización del titular de la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones. Turna a la Unidad Departamental de Prestaciones Sociales para su tramite”.
En los libros de control interno, no se anota la fecha de solicitud a efecto de conocer el tiempo real en que fue atendida, el diseño de formato, se considera que no es el adecuado, debido a que la información es anotada en dos hojas, lo que puede dificultar su control y seguimiento.
Independientemente de lo anterior, es necesario que se establezcan indicadores de desempeño en relación al procedimiento de emisión, resello y reposición de la credencial institucional.
Llevar a cabo el procedimiento de destrucción de las 2,877 credenciales, así como de las que se recaben a la fecha en que se lleve a cabo dicha actividad. Se considera conveniente que esta actividad sea incluida en los Manuales correspondientes.
En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de
Recursos Humanos, a través de la Dirección
de Relaciones Laborales y Prestaciones,
deberá garantizar que la entrega de
credenciales institucionales, sea en los plazos
establecidos en los Manuales e indicadores de
gestión.
Se tienen 203 credenciales, que no han sido entregadas a sus solicitantes, mismas que fueron verificadas físicamente y datan del mes de enero al 9 de octubre de 2008 y una del 29 de agosto de 2007.
Se detectaron 2,877, credenciales de servidores públicos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, las cuales fueron repuestas por diversas situaciones, mismas que a la fecha de la revisión (30- 10-2008), no sean destruido.
La documentación que se genera con motivo del tramite de la credencial institucional en sus diversas modalidades, no esta debidamente archivada y por lo tanto no ha sido remitida a la unidad Departamental de Archivo Laboral, para su integración al expediente del servidor público, según lo establece la actividad número 10 del Manual de Procedimientos de “Emisión, resello o reposición de la credencial institucional”.
Es importante destacar que tanto las
funciones establecidas dentro del Manual
de Organización, como en las del
procedimiento denominado “Emisión, sello
o reposición de la credencial institucional”,
establecido en el Manual de
Procedimientos vigente, no son
congruentes, debido a que en el Manual de
Organización, no se establece función que
lo involucren en la elaboración de
credenciales, sin embargo de conformidad
con el Manual de Procedimientos, es quien
realiza toda la actividad.
CTSJDF-012/2008
8 INCIDENCIAS AL PERSONAL NO
APLICADAS PARA SU
RECUPERACCIÓN, A LA SEGUNDA QUINCENA DE MARZO DE 2008.
Del análisis al documento denominado
“REPORTE DE INCIDENCIAS POR CONCEPTO NO APLICADAS. NÓMINA ORDINARIA 2a MARZO 2008“, elaborado por la Unidad Departamental de Procesos de Nómina, se determinaron incidencias que no han sido aplicadas para sus descuentos correspondientes, predominando los conceptos que a continuación se detallan:
• DIFERIDO POR EXCESO
INCIDENCIAS.- 598 (quinientos noventa y ocho) casos por un importe total de
$133,824.45 (Ciento treinta y tres mil ochocientos veinticuatro pesos 45/100 M.N.).
• DIFERIDO POR NO ACTIVO.- 785 (setecientos ochenta y cinco) casos por un importe total de $208,010.44 (Doscientos ocho mil diez pesos 44/100 M.N.).
La clasificación de los conceptos, proporcionada por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, son los siguientes:
“DIFERIDO POR EXCESO INCIDENCIAS”.- Se acumula conforme se van descontando cada quincena únicamente cuatro días, basados en el artículo 38 de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado.
“DIFERIDO POR NO ACTIVO”.- Los servidores públicos ya no están activos en el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, sin embargo se dan de baja después de un año para la posible recuperación, en caso de que reingresen o para recuperar los pagos hechos en demasía
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá aplicar los descuentos correspondientes; así como ejecutar las acciones de cobro a los ex – servidores públicos, a efecto de recuperar los importes no aplicados en su oportunidad; de lo contrario se podrá sustanciar el procedimientos administrativos de responsabilidad a que haya lugar.
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá aplicar inmediatamente los procedimientos que correspondan para evitar la acumulación de adeudos por incidencias y pagos en demasía.
Solventada
a través de los pagos de aguinaldo.
