UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ”UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA.
TEMA: SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
EMPRESARIALES (ERP) PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS DEL CIRCUITO 23D01_12A DEL DISTRITO UNO DE EDUCACIÓN DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.
AUTOR: VARGAS VALAREZO BRAULIO ISRAEL
TUTOR: DR. CAÑIZARES GALARZA FREDY PABLO, MGs
DEDICATORIA
El presente Proyecto de Investigación lo dedico a mi madre Gladys del Carmen Valarezo Vaca y a mi padre Flavio Vicente Barros que siempre me han apoyado en todas mis decisiones y especialmente fueron un soporte fundamental en el transcurso de la Carrera Universitaria.
También va dedicado a mi esposa Yolanda Vallejo y mi hija Sofía que siempre estuvieron pendientes del desarrollo de la Carrera Universitaria y han aportado de una manera u otra a mi desarrollo personal.
AGRADECIMIENTO
Agradezco infinitamente a mis padres por todo el constante apoyo dado hacia mí para que logre cumplir esta importante meta.
A mi esposa e hija que han influido de una manera u otra en mi desarrollo profesional aumentando así mi experiencia.
A todos los profesores y tutores que en su momento impartieron su conocimiento académico en todo en el desarrollo de mi carrera universitaria.
A mis compañeros de clase, que más que compañeros se han convertido en amigos en el transcurso de la carrera universitaria.
Al Circuito de Educación 23D01_12A de Santo domingo de los Tsáchilas, pertenecientes al Distrito Uno de Educación y a todos sus funcionarios que permitieron el desarrollo de este Proyecto de Investigación en sus instalaciones y me brindaron todas las facilidades necesarias.
RESUMEN
El presente proyecto de titulación de grado se realiza en el Circuito 23D01_12A de Educación de Santo Domingo de los Tsáchilas, el cual ofrece los servicios de Entrega de Activos Fijos a las Instituciones Educativas que pertenecen a este Circuito.
En los servicios prestados por el Circuito de Educación es imprescindible la recepción de los Activos Fijos desde los proveedores y la entrega hacia las Instituciones Educativas, basándose en el análisis de información resultantes de las técnicas y métodos de investigación se detectó que el mayor problema es la desorganización de todo el proceso de manejo de los activos fijos, teniendo en cuenta que el manejo se lo realiza manualmente por medio de hojas de Excel.
Para la correcta gestión y control de los activos fijos se plantea que bajo el Desarrollo de Software Libre se implemente un sistema enfocado a la Web que permita el registro de los ingresos y egresos de los activos fijos tanto en los departamentos de Administrativos y bodega del circuito, teniendo así la posibilidad de aumentar la eficiencia del personal al momento atender a los usuarios en los diferentes servicios.
El manejo de encuestas, entrevistas y registros de observación fueron una parte esencial para captar todos los puntos del proceso de manejo de inventarios de activos fijos, y así poder asimilarlos y mejorarlos en la implementación del sistema web.
ABSTRACT
The present titration degree project is carried out in Circuit 23D01_12A of Education in Santo Domingo de los Tsáchilas, which offers Fixed Assets Delivery services to the Educational Institutions that belong to this Circuit.
In the services provided by the Education Circuit it is essential the reception of the Fixed Assets from the suppliers and the delivery to the Educational Institutions, based on the analysis of information resulting from the research techniques and methods, it was detected that the biggest problem is the disorganization of the entire process of managing fixed assets, taking into account that the management is done manually by means Excel sheets.
For the correct management and control of fixed assets, it is proposed that under the Free Software Development, a web-based system be implemented to allow the recording of revenues and expenditures of fixed assets in both the Administrative departments and the winery of the circuit, thus having the possibility of increasing the efficiency of the staff at the time serving the users in the different services.
The management of surveys, interviews and observation records were an essential part to capture all the points of the inventory management process of fixed assets, and thus be able to assimilate them and improve them in the implementation of the web system.
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ... 1
SITUACIÓN PROBLÉMICA ... 3
PROBLEMA CIENTÍFICO ... 5
OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 5
CAMPO DE ACCIÓN ... 5
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ... 5
OBJETIVOS ... 5
Objetivo General ... 5
Objetivos Específicos ... 5
HIPÓTESIS ... 6
METODOLOGÍA A EMPLEAR ... 6
APORTE TEÓRICO ... 6
SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA ... 6
NOVEDAD CIENTÍFICA ... 7
CAPITULO I ... 8
1. MARCO TEÓRICO ... 8
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 8
1.1.1. FUNCIONAMIENTO INTEGRAL DEL CIRCUITO 23D01_12A . ... 9
1.1.1.1. ENFOQUE BASADO EN LA SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD. .... 9
1.1.1.2. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ... 9
1.1.2. MODELO DE GESTIÓN DE EDUCACIÓN POR PROCESOS. ... 10
1.1.2.1. Procesos Estratégicos ... 10
1.1.2.2. Procesos Operativos ... 12
1.1.3. RECEPCIÓN DE BIENES ... 13
1.1.3.1. Activos Fijos ... 13
1.1.4. PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y ACTIVOS FIJOS ... 14
1.1.5. MANTENIMIENTO DE LOS BIENES ACTIVOS FIJOS. ... 15
1.1.6. SOFTWARE ... 16
1.1.6.1. Sublime Text 3 ... 16
1.1.6.2. Javascript ... 16
1.1.6.4. Bootstrap 4 ... 17
1.1.6.5. Base de datos PostgreSQL 9.5 ... 17
1.1.6.6. Diseño de la base de datos PowerDesigner 16 ... 17
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS ... 19
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES. ... 20
CAPÍTULO II ... 22
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA... 22
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA ... 22
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO ... 24
2.2.1. METODOLOGÍA A EMPLEAR ... 24
2.2.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 25
2.2.3. MÉTODOS ... 26
2.2.4. TÉCNICAS ... 27
2.2.5. INSTRUMENTOS ... 28
2.2.6. POBLACIÓN Y MUESTRA ... 30
2.2.7. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ... 31
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ... 34
2.3.1. CICLO DE VIDA DEL SISTEMA ... 34
CAPÍTULO III ... 37
3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA... 37
3.1.1. Tema de la Propuesta ... 37
3.1.2. Objetivos ... 37
3.1.3. Justificación de la propuesta ... 38
3.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA ... 38
3.2.1.1. Descripción Teórica de los Procesos ... 39
3.2.1.2. LEVANTAMIENTO DE REQUISITOS CON LA NORMA IEEE 830... 39
3.2.1.3. ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA ... 39
3.2.1.4. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES... 39
3.2.1.5. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES ... 41
3.2.1.6. ORIGEN DE LOS REQUISITOS ... 42
3.2.1.7.1. MAPA DE LEVANTAMIENTO PROCESO ... 42
3.2.1.7.2. SUB ACTIVIDADES DEL PROCESO COORDINACIÓN EDUCATIVA ... 43
3.2.1.7.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 44
3.2.1.7.4. MODELO DE DESARROLLO DE SOFTWARE ... 44
3.2.2. Flujo de Información ... 45
3.2.3. BASE DE DATOS ... 47
3.2.3.1. Modelo Lógico de la Base de Datos – Modulo Activos Fijos ... 47
3.2.3.2. Diccionario de Datos. ... 48
3.2.4. INTERFAZ DE USUARIO ... 53
3.2.6. SEGURIDAD ... 56
3.2.7. FORMULARIOS DEL SISTEMA ... 57
3.2.8. PRUEBAS EN FRIO ... 65
3.2.9. IMPLEMENTACIÓN ... 65
3.2.9.1. Requerimientos ... 65
3.2.10. INSTALACIÓN ... 66
3.2.10.1. Lampp ... 66
3.2.11. PRESUPUESTO ... 70
3.2.12. VERIFICACIÓN DE HIPÓTESIS ... 72
CONCLUSIONES GENERALES ... 74
RECOMENDACIONES ... 75
BIBLIOGRAFÍA
INDICE DE ILUSTRACIÓN
Ilustración 1: Ingreso de Activos Fijos ... 23
Ilustración 2: Entrega de Activos Fijos ... 24
Ilustración 3: Modelo Cascada Prototipado ... 35
Ilustración 4: Mapa de levantamiento de Procesos ... 42
Ilustración 5: Sub Actividades Del Proceso Coordinación Educativa ... 43
Ilustración 6: Cronograma de Actividades ... 44
Ilustración 7: Modelo Cascada Prototipado: ... 45
Ilustración 8: Ingreso de Activo Fijo ... 45
Ilustración 9: Solitud de Activos Fijos ... 46
Ilustración 10: Modelo Lógico de Base de Datos ... 47
Ilustración 11: Menú del sistema ... 54
Ilustración 12: Mensaje de Advertencia... 54
Ilustración 13: Ejemplo de Botón ... 55
Ilustración 14: Clase de Conexión ... 55
Ilustración 15: Esquema de conexión. ... 55
Ilustración 16: LOGIN ... 56
Ilustración 17: Cifrado de Contraseña ... 56
Ilustración 18: Panel Principal ... 57
Ilustración 19: Administrar Personal ... 57
Ilustración 20: Administración de Categorías ... 58
Ilustración 21: Formulario Instituciones Circuito ... 58
Ilustración 22: Formulario Administrador de Circuito ... 59
Ilustración 23: Formulario Solicitud de Productos ... 59
Ilustración 24: Formulario Administrador de Perfiles ... 60
Ilustración 25: Formulario de Menús ... 60
Ilustración 26: Formulario Administrar Menú – Perfil ... 61
Ilustración 27: Formulario Editar Perfil – Persona ... 61
Ilustración 28: Formulario Ingresos – Nota de Ingreso ... 62
Ilustración 29: Formulario Ingresos – Nota de Egreso ... 62
Ilustración 30: Formulario Egresos – Nota de Egreso ... 63
Ilustración 31: Formulario Egresos – Lista de Egreso ... 63
Ilustración 32: Formulario Egresos – Lista de Egreso ... 64
Ilustración 33: Reportes – Solicitud de Activos Fijos ... 64
Ilustración 34: Instalar LAMPP ... 66
Ilustración 35: Iniciar servicio ... 66
Ilustración 36: Habilitar inicio ... 66
Ilustración 37: Instalar PHP ... 67
Ilustración 38: Inicio PHP ... 67
Ilustración 39: Módulo Angular ... 68
Ilustración 40: Componente $routeProvider ... 68
Ilustración 41: Directiva ngView... 68
Ilustración 42: Código HTML ... 69
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Estadístico 1 : Encuesta - Pregunta 1 ... 31
Gráfico Estadístico 2 : Encuesta - Pregunta 2 ... 31
Gráfico Estadístico 3 : Encuesta - Pregunta 3 ... 32
Gráfico Estadístico 4 : Encuesta - Pregunta 4 ... 32
Gráfico Estadístico 5 : Encuesta - Pregunta 5 ... 33
ÍNDICE DE TABLA
Tabla 1: Total Población ... 30
Tabla 2: Entidad Activo Fijo ... 48
Tabla 3: Entidad Índice Activo Fijo ... 48
Tabla 4: Entidad Año del Activo ... 48
Tabla 5: Entidad Egreso del Activo ... 48
Tabla 6: Entidad Ingreso Activo ... 49
Tabla 7: Entidad Categoría Activo ... 49
Tabla 8: Entidad Circuito ... 49
Tabla 9: Entidad de Detención Egreso ... 50
Tabla 10: Entidad de Detención de Ingreso ... 50
Tabla 11: Entidad de Actividad Institución ... 50
Tabla 12: Entidad de Movimientos Activo ... 51
Tabla 13: Entidad de Menú del documento ... 51
Tabla 14: Entidad de Documento Menú perfil ... 51
Tabla 15: Entidad de Documento Perfil ... 52
Tabla 16: Entidad de Índice ... 52
Tabla 17: Entidad de Perfil Personal ... 52
Tabla 18: Entidad de Índice Personal ... 52
Tabla 19: Entidad de Documento Personal ... 53
Tabla 20: Entidad de Índice Documento Personal ... 53
Tabla 21: Pruebas en Frio ... 65
Tabla 22: Requerimientos ... 66
Tabla 23: Presupuesto Implementación ... 70
Tabla 24: Presupuesto Recursos ... 71
Tabla 25: Total Presupuesto ... 71
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 Documentos Circuitales ANEXO 2 Encuesta
ANEXO 3 Entrevista
ANEXO 4 Manual de Usuario ANEXO 5 Manual Técnico
ANEXO 6 Perfil de Proyecto de Investigación
1
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Actualmente el campo de la informática y la computación ha tenido grandes avances tecnológicos, los cuales nos han proporcionado muchas ventajas en varios ámbitos desde el ingreso manual de información en un documento electrónico hasta ahora la completa y estructurada gestión de información mediante sistemas especializados para diferentes tipos de necesidades facilitando nuestro estilo de vida. Permitiendo abrir nuevas fronteras en diferentes campos, siendo ahora la tecnología una necesidad esencial para la vida cotidiana y laboral, así como el crecimiento y desarrollo de las empresas a nivel mundial.
Por lo tanto cada vez es más necesaria la tecnología sobre todo en el campo empresarial, en el cual requieren contar con información clara y confiable en relación a sus actividades, en base a las necesidades de la empresa que se requieran automatizar. Las empresas están siendo orientadas a las nuevas tecnologías tanto en la parte de infraestructura como en la automatización de información, dando como resultado una gran ayuda, para la agilización de los procesos de gestión; permitiendo que el proceso de información se realice de mayor eficiencia y con la mayor eficacia de gestión. En la actualidad las instituciones tanto públicas como privadas, en lo que corresponde al manejo de los inventarios y los activos fijos es de vital importancia para el desarrollo de sus actividades a fin de tomar decisiones, y por tanto generar procedimientos claros que permitan identificar y solucionar las falencias evidenciadas.
2
la operatividad de la Institución. Por tanto la investigación está centrada especificación en los procesos correspondientes al manejo de inventario y activos fijos no se mantiene un control en los inventarios que les permita conocer la existencia real de los bienes de cada una de las instituciones educativas que conforman el circuito, lo que provoca una inefectividad en el procesamiento de la información así como una carencia real en la información de los bienes que posee cada institución educativa debido a la manipulación incorrecta de información ya que el manejo se lo realiza manualmente mediante registros en hojas de cálculo, eso provoca una inconsistencia en los manejos de los inventarios y activos fijos así como la demora de tiempo en las operaciones generales que se registra manualmente por cada insumo o bien registrado. La importancia del desarrollo de este sistema es el mejoramiento y optimización para la seguridad y salvaguardia de la documentación emitida sobre los inventarios y activos fijos por cada institución administrada por el Circuito 23D01_12A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. De esta manera se garantiza la confiabilidad de la información, disminuyendo el tiempo de respuesta para la búsqueda de información, garantizando que el responsable o los responsables puedan gestionar de manera confiable, organizada y oportuna en cada uno de los procesos a gestionar y controlar.
Al realizar una previa investigación en la biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES y en su repositorio digital, se ha encontrado que si existen temas relacionados a esta investigación tales como:
Sistema de Información ERP para el control de inventario, mantenimiento y registro de huéspedes, en el hotel Quezada Hermanos en la ciudad de Santo Domingo (ESTUPIÑAN, Freddy. 2016).
Sistema de control de activos fijos para la "Cooperativa de ahorros y crédito Pablo Muñoz Vega oficina matriz de la ciudad de Tulcán (LIMA, Grace. 2016).
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que actualmente no existe un trabajo investigación que se ajuste a las necesidades requeridas por el Circuito 23D01_12A del Ministerio de Educación, por lo que el presente trabajo de investigación se declara inédito.
SITUACIÓN PROBLÉMICA
Ante la necesidad de mejorar el control de inventarios y activos fijos que se maneja en el Circuito 23D01_12A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas y a la vez sistematizar la información de la manera correcto para el respectivo control y análisis, así como la respectiva inclusión .
En la provincia de Santo Domingo se encuentra ubicados varias instituciones educativas del estado a cargo del Ministerio de Educación, dentro de ellas está el Circuito 23D01_12A, la cual abarca varias zonas específicas dentro de la provincia, las cuales el Circuito es responsable del monitoreo y control de gestión de las 15 instituciones a su cargo a nivel Provincial. Sin embargo el responsable de estos procesos lleva una gestión de la información de manera desorganizada e incorrecta presentando las siguientes falencias:
Pérdida y Alteración de la información al guardar los datos en archivos de hojas de cálculo de Microsoft Office los cuales no brindan las respectivas seguridades y su portabilidad lo hace muy factible para la manipulación ilegal de la información, lo que ocasiona problemas de integridad de la información ya que el responsable en llevar los registros de los inventarios y activos fijos registra manualmente en varios archivos algunos pueden quedar desactualizados por realizar el procedimiento manualmente.
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Lentitud en la gestión de los procesos de inventarios y activos fijos debido a que no se lleva un control rudimentario mediante el proceso manual, el cual requiere de mayor tiempo para el registro y procesamiento de la información.
No existe un plan de cuentas para la asignación de los insumos y bienes con su respectiva familia y tipo, el cual no se utiliza en el registro en las hojas de cálculo que se maneja para almacenar la información.
Dificultad para generar reportes detallados o consolidados de los ingresos y egresos tanto de insumos como de los activos fijos que administra de cada institución educativa a su cargo.
Desorganización de la documentación física de los ingresos y egresos tanto de insumos como de activos fijos que son administrados por el Circuito 23D01_12A, debido a la falta de un correcto registro de identificación de la información, lo que ocasiona pérdida de tiempo en la búsqueda de información.
Falta de información concreta de los resultados de la gestión de ingresos y egresos de los insumos y activos fijos que se hayan solicitado y entregado, debido a que el registro no muestra los totales de los registros realizados así como la verificación de stock de los insumos y activos fijos.
No se realizan los Balances de Saldos de insumos por Stock como lo solicita el área Financiera, provocando desconocimiento real de los saldos de los insumos y los saldos de activos fijos que maneja Circuito 23D01_12A.
5 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo mejorar el Control de Inventario y Activos Fijos del Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas?
OBJETO DE INVESTIGACIÓN Administración.
CAMPO DE ACCIÓN
Control de inventario y Activos Fijos.
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Desarrollo de Software Libre.
OBJETIVOS Objetivo General
Implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) orientado a la Web para la Gestión y Control de Inventario y Activos Fijos del Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente todos los conceptos relacionados al tema de investigación así como de las herramientas a utilizar para la aplicación de la respectiva solución mediante la investigación bibliográfica y de campo.
Análisis de resultados en base a la información obtenida mediante las respectivas herramientas de investigación a fin de obtener un diagnóstico de la situación actual que permita evidenciar la problemática Central.
6 HIPÓTESIS
Con la implementación del Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) orientado a la Web, mejorará el control de inventarios y activos fijos del Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable Independiente: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales orientado a la web.
Variable Dependiente : Control del Inventarios y Activos Fijos.
METODOLOGÍA A EMPLEAR
La modalidad de la investigación que se aplicará será Cuali-Cuantitativa. La modalidad Cualitativa se aplica en base a la problemática existente en el Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, se determina de acuerdo a las observaciones mediante la aplicación de las diferentes herramientas de investigación, tomando en cuenta los criterios y opiniones de los usuarios responsables de la gestión y administración de la información. La modalidad Cuantitativa se aplica en los modelos estadísticos en base a la información obtenida para la interpretación de sus resultados.
APORTE TEÓRICO
El presente trabajo de investigación tendrá un aporte ampliamente significativo, ya que servirá como modelo para el resto de Circuitos relacionados al Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación, que les permitirá mejorar el control de Inventarios y Activos Fijos de una manera más rápida, autónoma y eficiente.
SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA
7 NOVEDAD CIENTÍFICA
8 CAPITULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
En el circuito 23D01_12A, de Educación, consta con una gran cantidad de activos fijos muy significativos, sirve como apoyo para el circuito de Educación 23D01_12A, las hojas electrónicas de Excel donde realizan las matrices de los inventarios de estos bienes activos fijos, la cual debe atender todas los requerimientos que debe cumplir por el Ministerio de Educación.
La misión es garantizar el acceso y calidad de la educación inicial, básica y bachillerato a los y las habitantes del territorio nacional, mediante la formación integral, holística e inclusiva de niños, niñas, jóvenes y adultos, tomando en cuenta la interculturalidad, la plurinacionalidad, las lenguas ancestrales y género desde un enfoque de derechos y deberes para fortalecer el desarrollo social, económico y cultural, el ejercicio de la ciudadanía y la unidad en la diversidad de la sociedad ecuatoriana.
La visión es el Sistema Nacional de Educación brindará una educación centrada en el ser humano, con calidad, calidez, integral, holística, crítica, participativa, democrática, inclusiva e interactiva, con equidad de género, basado en la sabiduría ancestral, plurinacionalidad, con identidad y pertinencia cultural que satisface las necesidades de aprendizaje individual y social, que contribuye a fortalecer la identidad cultural, la construcción de ciudadanía, y que articule los diferentes niveles y modalidades del sistema de educación.
9
El uso de documentos físicos para los procesos de gran demanda diaria genera aglomeración y confusión para buscar información específica en el momento que se la necesite.
Actualmente el circuito 23D01_12A, está usando herramientas ofimáticas (hojas de cálculo y procesadores de textos), el cual permite la administración de los activos fijos, debido a la vulnerabilidad de los archivos, se genera la necesidad de implementar un sistema basado en software libre para solventar los problemas en la gestión y control del inventario.
1.1.1. Funcionamiento Integral del circuito 23D01_12A de Educación.
El funcionamiento del circuito de Educación 23D01_12A, se basará en los siguientes principios para brindar servicio de calidad:
1.1.1.1. Enfoque basado en la satisfacción de la comunidad educativa. La Educación de buena calidad, impartida por docentes competentes y bien respaldados, es un derecho de todos los niños, jóvenes y adultos, y no los privilegios de unos pocos. Para alcanzar altos estándares de calidad el MINEDUC ha innovado y consolidado el modelo educativo, a través del fortalecimiento de las capacidades potenciales de los docentes.
En este contexto es menester indicar las actividades que las Dirección Distrital 23D01 ha ejecutado con el objetivo de mejorar la calidad del aprendizaje de los estudiantes con un enfoque de equidad e incrementar las capacidades y el desempeño de calidad del talento humano especializado en la educación.
1.1.1.2. Enfoque basado en procesos
El circuito de Educación 23D01_12A, aplicará la gestión por procesos, que tienen como propósitos fundamentales los siguientes.
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b) Otorgar al servidor público una visión integral de sus funciones al ofrecerle de una forma gráfica sus procesos en conjunto, así como las interrelaciones que existen entre las diferentes unidades para realización de las funciones asignadas.
c) Establecer responsabilidades operativas para la planificación, ejecución y control de las actividades.
d) Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua.
e) Servir de consulta a todos los funcionarios públicos del MinEduc, así como a los usuarios de los servicios que presta la misma.
f) Incrementar la productividad del MinEduc, disminuyendo actividades que no generan valor, eliminando las demoras, los errores y los re-procesos.
1.1.2. Modelo de Gestión de Educación por procesos. 1.1.2.1. Procesos Estratégicos
Se caracterizan por estar interrelacionados en base a la secuencia insumo – producto que ellos generan; además reciben y entregan información a los procesos operativos, procesos de soporte y a otras entidades tanto públicas como privadas.
En un primer nivel (nivel cero) se han identificado los siguientes: (Forero, 2012) • PE01 – Gestionar la planificación
Es el proceso estratégico orientado a desarrollar los objetivos, las políticas y las estrategias de mediano y largo plazo, tanto de alcance institucional como sectorial contribuyendo de esta manera a lograr una gestión por resultados eficaz, relevante y equitativa en el sistema educativo. (MARCHION, 2012) • PE02 – Gestionar la comunicación social
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Es el proceso estratégico orientado a involucrar a los grupos de interés en la gestión de la política educativa y mostrar sus resultados, con el propósito de garantizar la gobernabilidad en el sector, la transparencia, el acceso a la información y mecanismos orientados a la rendición de cuentas. (Subirats, 2013) • PE04 – Gestionar Programas y Proyectos
Es el proceso estratégico orientado al diseño y conducción de programas y proyectos que contribuyan al cumplimiento de la política sectorial y la finalidad institucional. (Zubia, 2014)
• PE05 – Gestionar el desarrollo e Innovación Institucional
Es el proceso estratégico orientado a lograr el desarrollo organizacional del MINEDU, que le permita modernizarse y cumplir su finalidad institucional, centrándose en el fortalecimiento de su rectoría sectorial y, de esta manera, impulsar la reforma del sistema educativo para lograr su eficacia, relevancia y equidad. (Villavicencio, 2013)
• PE06 – Gestionar el Sistema de Control Interno
Es el proceso estratégico orientado a desarrollar lineamientos, herramientas y métodos que permitan promover la seguridad razonable de las operaciones, la fiabilidad de la información, la administración integral de los riesgos, la prevención y resguardo de los recursos y bienes del Estado para la consecución de los objetivos institucionales del MINEDUC. (González, 2015)
• PE07 – Conducir la Gestión Descentralizada
12 1.1.2.2. Procesos Operativos
Comprende las actividades orientadas a determinar los recursos para el desarrollo eficiente del servicio educativo, el análisis de la oferta y demanda, el establecimiento de lineamientos y estándares así como los mecanismos de acceso necesarios para asegurar su prestación. (Bravo, 2008)
Desarrollar modelos de servicio educativo: Comprende las actividades para identificar las necesidades de atención y organizar el servicio educativo diseñando y validando modelos de servicio (básica) y gestión (pedagógico) que respondan a la diversidad del país. (Senlle, 2005)
Garantizar los recursos en las instituciones educativas: Comprende las actividades destinadas a identificar y proveer de los recursos necesarios a los procesos operativos (docentes, personal administrativo, infraestructura, mobiliario, equipamiento, recursos educativos pedagógicos) a fin de garantizar la prestación del servicio educativo. (Kanwar, 2015)
Regular el servicio educativo: Comprende las actividades para elaborar propuestas de lineamientos, criterios y estándares necesarios para el funcionamiento, gestión y mejora de las instituciones en sus diversas formas y etapas. (Senlle, 2005)
13 1.1.3. Recepción de Bienes
1.1.3.1. Activos Fijos
Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales. (Sada, 2014)
Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, entre otras.
Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos o Unidades Administrativas, mediante actas de entrega-recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la Unidad y del custodio. (JARA, 2015)
Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución así como fichas individuales de la propiedad en la que consten: planos, áreas y avalúos.
Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y trabajadores, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos.
Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Financiera, Dirección Administrativa o autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes. (Guerrero, 2015)
Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición.
Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para la conciliación correspondiente.
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Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público.
Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación, permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada. (JARA, 2015)
Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados.
Solicitar y coordinar el mantenimiento de bienes institucionales.
Considerar y analizar la información relativa a los bienes de las diferentes unidades, para la determinación del activo total.
Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo, comunique a la máxima autoridad de la entidad, así como por la vigilancia o seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal. (Forero, 2012)
Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad administrativa a otra; - Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de conservación. (MARCHION, 2012)
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes. (Uroz, 1997)
1.1.4. Proceso de Abastecimiento de Bienes y activos Fijos
Programar, organizar, dirigir, controlar, y coordinar las adquisiciones de bienes muebles y de consumo interno que sean requeridos por la institución.
Participar en la elaboración del plan anual de adquisiciones.
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Obtener cotizaciones para la adquisición de bienes muebles, suministros y materiales y preparar un informe analítico, conforme la reglamentación establecida. (González, 2015)
Ejecutar planes de adquisiciones.
Tramitar con oportunidad y diligencia las solicitudes de pedidos de bienes muebles, equipos, repuestos, materiales.
Evaluar y sugerir a los directivos para que se elija la cotización más conveniente. (Villavicencio, 2013)
Receptar y organizar los requerimientos de órdenes de compras.
Realizar las adquisiciones en forma oportuna de los bienes en general, suministros y materiales, verificando que éstos estén de acuerdo a las notas de pedido aprobadas por la Dirección Administrativa.
Verificar que los bienes que ingresan a la institución cumplan con las especificaciones contractuales. (Uroz, 1997)
Realizar trámites de importación en coordinación con las Unidades Administrativas. (Bravo, 2008)
Mantener un archivo actualizado de los registros y documentos que respaldan las actividades de la sección. (Juan Monreal, 1983)
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes establecidas para el sistema de administración de bienes. (Villavicencio, 2013)
1.1.5. Mantenimiento de los Bienes Activos fijos.
Programar y ejecutar las operaciones de mantenimiento y prevención.
Realizar inspecciones de los sistemas de servicios para comprobar su estado y las condiciones de su funcionamiento, con el propósito de agilitar las operaciones de mantenimiento. (Noriega, 2016)
Prestar atención oportuna a las solicitudes o pedidos de servicios que requieran las diferentes unidades administrativas. (Peña, 2005)
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Proponer arreglos, mejoras o nuevas instalaciones para el mejor desenvolvimiento de la institución y su personal.
Preparar mensualmente cuadros de personal y distribución de tareas y presentarlos al Director para su aprobación. (Bravo, 2008)
1.1.6. Software
1.1.6.1. Sublime Text 3
Sublime Text es un editor de código multiplataforma, ligero y adaptable. Es una herramienta concebida para programar sin distracciones. Su interfaz de color oscuro y la riqueza de coloreado de la sintaxis, centra nuestra atención completamente. (Fernández, 2012, Genbeta)
Sublime Text permite tener varios documentos abiertos mediante pestañas, e incluso emplear varios paneles para aquellos que utilicen más de un monitor. Dispone de modo de pantalla completa, para aprovechar al máximo el espacio visual disponible de la pantalla. (Haughee, 2013)
1.1.6.2. Javascript
Es un lenguaje de programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se define como orientado a objetos basado en prototipos, imperativo, débilmente tipado y dinámico. (Morgan, 2016)
Se utiliza principalmente en su forma del lado del cliente (client-side), implementado como parte de un navegador web permitiendo mejoras en la interfaz de usuario y páginas web dinámicas aunque existe una forma de JavaScript del lado del servidor (server-side JavaScript o SSJS). (Ramírez, 2013, Ictea)
1.1.6.3. AngularJS 1.5
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desarrollo, en este caso sobre el lenguaje Javascript con programación del lado del cliente. (Ramírez, 2013, Ictea)
El uso de AngularJS permite un manejo más ordenado de los datos del sistema ya que contiene una serie de patrones y parámetros que aumentan la eficiencia y el tiempo de respuesta de las peticiones haciendo al sistema más agradable y confiable para el usuario.
1.1.6.4. Bootstrap 4
Bootstrap es un framework desarrollado y liberado por Twitter que tiene como objetivo facilitar el diseño web. Permite crear de forma sencilla webs de diseño adaptable, es decir, que se ajusten a cualquier dispositivo y tamaño de pantalla y siempre se vean igual de bien. Es Open Source o código abierto, por lo que lo podemos usar de forma gratuita y sin restricciones. (Ramírez, 2013, Ictea)
El manejo y control del framework Bootstrap permite el uso de CSS en el diseño del sistema web, las funciones del framework son genéricas lo que significa que pueden ser usadas la veces necesarias y en cualquier elemento de la página ahorrándonos importantes cantidades de tiempo para un diseño agradable.
1.1.6.5. Base de datos PostgreSQL 9.5
PostgreSQL es un potente sistema de base de datos objeto-relacional de código abierto. Cuenta con más de 15 años de desarrollo activo y una arquitectura probada que se ha ganado una sólida reputación de fiabilidad e integridad de datos. Una base de datos de clase empresarial, PostgreSQL cuenta con características avanzadas tales como Multi-Version Control de concurrencia (MVCC), puntos en tiempo de recuperación, tablespaces, replicación asincrónica. (Martínez, 2011, MicroBuffer)
1.1.6.6. Diseño de la base de datos PowerDesigner 16
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aplicación a través de UML, técnicas de Modelamiento de Procesos Empresariales y técnicas tradicionales de modelamiento de base de datos. El producto de PowerDesigner es muy familiar nos permite cubrir aspectos de descubrimiento, de datos planteados lógico y físico, la creación de datos y mantenimiento y generación de aplicación de cliente de las especificaciones del banco de datos. Este alcance parece algo casual, después de haber crecido por la acreción del rasgo en lugar de la estrategia. (Martínez, 2011, MicroBuffer) * Programación por capas
Es una arquitectura cliente-servidor en el que el objetivo es la separación de la lógica de negocios de la lógica de diseño; un ejemplo de esto consiste en separar la capa de datos de la capa de presentación al usuario.
Además, distribuye el trabajo de creación de una aplicación por niveles; de este modo, cada grupo de trabajo está totalmente abstraído del resto de niveles, de forma que basta con conocer la API que existe entre niveles. (López, 2012, AcademiaEdu)
* Capas y Niveles
Capa de Presentación: Se comunica con el usuario, pidiéndole y mostrándole información.
Capa de Negocio: Aquí se establecen las reglas a cumplirse, recibe las peticiones del usuario, recupera información de la capa de datos. (Lógica del Negocio)
19
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Para la gestión de los departamentos de Inventarios y Activos Fijos del circuito de Educación 23D01_12A por procesos hay que tener en cuenta la implementación de políticas así como la planeación del sistema de suministros de activos fijos, esta planeación nos permitirá tener un balance futuro del uso de los bienes.
En la gestión de la Circuital se siguen diferentes procesos para la recepción de los bienes o activos fijos, una de las partes de más importantes es cuando el encargado del circuito realizará la verificación de las especificaciones técnicas de los lotes de los bienes recibidos.
El volumen de las operaciones, el monto significativo de los recursos financieros invertidos por el Estado en bienes de naturaleza relativamente permanente, que se utilizan para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y financieras y la ausencia de un instrumento normativo general, determinó la necesidad de elaborar este documento. En él se establecen guías y procedimientos, cuyo propósito principal es velar por la óptima administración y control de los recursos materiales de manera que se posibilite, la localización de las unidades administrativas donde están ubicados, la identificación de los custodios y usuarios de los bienes, la apropiada interrelación entre el control contable y físico mediante la aplicación de códigos preestablecidos y el uso de registros, formularios y reportes uniformes. Los criterios para la administración y el control de los Activos Fijos que comprende este proyecto, se derivan del sistema general de contabilidad del sector público. Su estructura y contenido permiten la aplicación tanto en forma manual como automatizada; para este último caso cada entidad adoptará los mecanismos apropiados para la captura de la información pertinente y la producción de los reportes necesarios para los distintos propósitos.
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transferencias gratuitas (donación), traspasos internos, así como para el mantenimiento, entrega-recepciones, constataciones físicas de los bienes. Complementariamente, trata de los aspectos vinculados con los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados con la custodia y manejo de los bienes, con lo cual se propende al robustecimiento de los controles internos establecidos.
Para poder desarrollar el sistema web utilizaremos una lista de conocidos programas y frameworks que facilitaran el dinamismo e interacción de la aplicación con los usuarios.
Sublime Text ofrece un entorno agradable para el desarrollo de la aplicación.
PostgreSQL es el sistema gestor de base de datos muy potente adaptable a software libre y privativo.
Power Designer nos ayudara a diseñar la base de datos para un mejor modelamiento.
Bootstrap es un framework css tiene objetivo facilitar el diseño en la web-
AngularJS: Basado en javascript es un framework potente en el manejo de los datos web.
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Mediante el desarrollo e implementación del sistema web para la gestión y control del inventario de activos fijos del circuito 23d_012A, los procesos mejoraran notablemente agilitando el servicio y ahorrando tiempo, además el sistema ayudara evitar errores y pérdida de información.
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total compatibilidad con el entorno de desarrollo web y suficiente capacidad de concurrencia para los servidores públicos del circuito de educación.
22 CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
El Circuito de Educación 23D01_12A, se encuentra dentro de las instalaciones de la Unidad Educativa “El Esfuerzo”, que se encuentra ubicado en la Vía Quevedo Km19 margen izquierdo, oferta la Educación General Básica y Bachillerato Técnico en las Áreas de Contabilidad e Informática, actualmente la oficina del Circuito en la parte informática del inventario es manejada manualmente por archivos de Excel y no cuenta con un sistema propio para dichas funciones lo cual limita muchas funcionalidades necesarias.
* Misión
Garantizar el acceso y calidad de la educación inicial, básica y bachillerato a los y las habitantes del territorio nacional, mediante la formación integral, holística e inclusiva de niños, niñas, jóvenes y adultos, tomando en cuenta la interculturalidad, la plurinacionalidad, las lenguas ancestrales y género desde un enfoque de derechos y deberes para fortalecer el desarrollo social, económico y cultural, el ejercicio de la ciudadanía y la unidad en la diversidad de la sociedad ecuatoriana.
* Visión
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* Organigrama Funcional de Recursos Operacionales de Activos Fijos.
* Caso de uso de los procesos actuales (Sin Sistema WEB)
Ilustración 1: Ingreso de Activos Fijos Autor: Braulio Vargas
Dirección Distrital Uno de Educación
Administración Escolar
Recursos Operacionales Logísticos Circuito Educación 23D01_12A
U.E.”El Bimbe”
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Ilustración 2: Entrega de Activos Fijos Autor: Braulio Vargas
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
Para la recolección de información e identificación del problema en el manejo del inventario de activos fijos se realizo entrevistas con el director del departamento de Circuito 23D01_12A Lic. Agustín Andrade y con la secretaria del mismo circuito Lic. Fátima Castillo y a su vez la rectora de la Institución Educativa “El Esfuerzo” la Lic. Ana Jiménez donde se expuso el proceso actual y las diferentes mejoras que deberan ser implementadas en el sistema para cumplir con todas las necesidades del departamento Administrativo.
Utilizando la modalidad cuali-cuantitativa se permite la revisión de la información basado en las transacciones de todos los productos manejados en bodega analizando los datos numericos mostrados en reportes.
2.2.1. Metodología a emplear
Modalidad Cuali – Cuantitativa
25
interpretados bajo datos estadísticos y tomar decisiones en base a ellos. (Collado, 2014)
Con el uso de la modalidad Cuali – Cuantitativa se realizara la recolección de información para estudiar el origen y los mas efectivos medios de solución del problema identificando todos los actores involucrados en el flujo de información del manejo y gestión del inventario de activos fijos del Circuito de Educación 23D01_12A.
2.2.2. Tipos de investigación
De Campo:
Esta investigación consiste en que el investigador entra en contacto directo con el objeto de estudio, a fin de recopilar los datos y la información necesaria, que será posteriormente analizada y examinada, en búsqueda de respuestas, conclusiones o incluso de la planificación de nuevos estudios. (Munch, 2009) Usando la investigación de campo será usada para recolectar los datos de cada departamento involucrado en el proceso de manejo y administración del inventario de medicamentos e insumos médicos.
Descriptiva:
Es un método científico que implica observar y describir el comportamiento de un sujeto sin influir sobre él de ninguna manera, Muchas disciplinas científicas, especialmente las ciencias sociales y la psicología, utilizan este método para obtener una visión general del sujeto o tema. (Rivero, 2008)
26 Aplicada:
La investigación aplicada busca la generación de conocimiento con aplicación directa a los problemas de la sociedad o el sector productivo. Esta se basa fundamentalmente en los hallazgos tecnológicos de la investigación básica, ocupándose del proceso de enlace entre la teoría y el producto. (Sánchez, 2003) El uso de la investigación aplicada ha permitido usar metodos tecnológicos para determinar todo el proceso de la administración del inventario de Activos Fijos, el conocimiento generado por la investigación aplicada ha aportado al momento de acoplar los procesos al sistema web.
2.2.3. Métodos
Método Analítico – Sintético
Podremos desarrollar un análisis de cada parte del problema, comprenderemos el ambiente de trabajo y las causas por la cuales se desarrollan los diferentes eventos, se aplicara el juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación totalizadora de un fenómeno en sus partes. (Gómez C. , 2006) Con el metodo Analitico - Sintetico procederemos a la descomposición de todos los factores que compone el proceso de gestión y administración del inventario de medicamentos e insumos médicos, estudiaremos cada parte de forma individual para obtener datos mas precisos del objeto de investigacion.
Método Inductivo - Deductivo
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Con el metodo inductivo deductivo partimos en la investigación de datos validos y verdaderos acerca del objeto de investigación, estos datos son tomados del personal involucrado en la gestión y administración del inventario identificamos asi las particularidades que afectan al problema.
Método Hipotético – Deductivo
El método hipotético-deductivo es un proceso iterativo, es decir, que se repite constantemente, durante el cual se examinan hipótesis a la luz de los datos que van arrojando los experimentos. Si la teoría no se ajusta a los datos, se ha de cambiar la hipótesis, o modificarla, a partir de inducciones. Se actúa entonces en ciclos deductivos-inductivos para explicar el fenómeno que queremos conocer. (Mogue, 2005)
Con el uso del metodo Hipotetico Deductivo se procedio a estudiar el objeto de transformación desde sus inicios creando diferentes hipotesis para determinar la mejor de manera de solucionar el problema, despues se procedio a realizar varias pruebas basadas en la misma hipotesis verificando la eficacia de la misma.
2.2.4. Técnicas
Entrevista
Esta técnica nos permite recoger información de una manera directa y abierta hacia los sujetos involucrados directamente e indirectamente en el sujeto de investigación, esta información será relevante para la toma de decisiones en cuanto a la resolución del problema, en la entrevista se puede establecer una comunicación indirecta entre el entrevistado y su público. (Torres, 2010)
28 Observación
Con la observación podemos registrar cada suceso importante en el proceso de la información, tener en cuenta los puntos claves y las fallas del objeto de tranformación, permite realizar la verificación empírica de los fenómenos. Esta actividad se debe realizar de forma objetiva, sin que las opiniones, los sentimientos y las emociones influyan en la labor técnica. (Torres, 2010)
Se realizaran los registros de observación en los departamentos involucrados para determinar visualmente el trabajo actual y tener contacto directo con el objeto de transformación.
Encuesta
La encuesta utiliza métodos estadísticos para recolectar información a una muestra de población que se identifica con el total, los datos obtenidos en la mayoría de los casos son verídicos acercándose más notablemente a datos reales. Sera usada para estimar la mejora del proceso de inventario e insumos médicos. Las Encuestas se aplican a un conjunto total de personas con características similares. (Torres, 2010)
Procederemos a realizar encuestas con preguntas especificas y respuestas concretas para obtener datos exactos de los problemas del objeto de transformación, basandose en estos datos se planteara las propuestas satisfaciendo las necesidades del circuito de Educación 23D01_12A.
2.2.5. Instrumentos
Cuestionario
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Se realizara un cuestionario a lo largo de la investigación en el cual se expondran los puntos mas importanes del manejo del inventario de activos fijos, determinando asi los procesos a mejorar con el desarrollo de la propuesta.
Guía de Entrevista
La guía de entrevista es un instrumento que permite la recolección de información de manera directa con los elementos inmersos en la evolución del objeto de investigación, toda la información recolectada en la guía de entrevista se presenta de manera abierta y debe ser interpretada por el investigador y aplicada según las necesidades y el fin de la investigación. (Mogue, 2005) Con la guía de entrevista se ha recogido la información directamente desde el personal de los departamentos Administrativos del Circuito de Educación 23D01_12A los cuales han expresado su opinión y los metodos de trabajo acerca de todos los procedimientos para la administración y gestión de los inventarios de activos fijos.
Guía de Observación
Es un instrumento de registro que evalua desempeños, en ella se establecen categorías con rangos mas amplios que en la lista de cotejo. Permite al investigador mirar las actividades desarrolladas por el objeto de investigación de manera más integral. Para ello es necesario presentar el evento o actividad y registrar los detalles observados. (Mogue, 2005)
30
desarrollados por sus funcionarios, de este modo se pudo entender el flujo de la información y como mejorarlo con la implementación del sistema web.
2.2.6. Población y muestra
La población es un conjunto de personas con caracteristicas comunes que habitan en un determinado lugar que se estudia, el termino de población es tomado naturalmente como referencia para calculos estadisticos basados en tecnicas como la entrevista o la encuesta.
Muestra es un grupo determinado de personas a la que se le realiza el estudio en un subconjunto de la población, para obtener resultados, los cuales sirven para representar la población.
* Total población
Descripción Cantidad
Director Circuital 23D01_12ª 1
Personal Administrativo 1
Personal Operativo 1
Personal Docente 15
Personal de Servicio 2
Total 20
Tabla 1: Total Población Autor: Braulio Vargas
- Cálculo de la Muestra
31 2.2.7. Interpretación de resultados
1. ¿Cree usted que la manera actual de llevar los procesos del inventario de Activos Fijos es factible?
Gráfico Estadístico 1 : Encuesta - Pregunta 1 Autor: Braulio Vargas
Interpretación: La mayoría de los encuestados no están de acuerdo con los métodos actuales del proceso de manejar los inventarios, con una gran minoría creen que si es factible el proceso actual y una persona tiene dudas sobre los métodos actuales del manejo de inventarios de los activos fijos.
2. ¿Le gustaría que se mejore la manera de llevar los procesos del inventario de Activos Fijos en el Circuito 23D01_12A del distrito uno de Educación?
Gráfico Estadístico 2 : Encuesta - Pregunta 2 Autor: Braulio Vargas
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Interpretación: Una amplia mayoría de los encuestados opinan que les gustaría que se mejorara los procesos actuales de manejo de los inventarios en el Circuito 23D01_12A del Distrito Uno de Educación, y un escaso número de personas están conformes con el sistema actual.
3. ¿Tiene usted algún conocimiento acerca del manejo de inventarios de Activos Fijos en los sistemas web?
Gráfico Estadístico 3: Encuesta - Pregunta 3 Autor: Braulio Vargas
Interpretación: La mayoría de los encuestados no tiene un conocimiento acerca del manejo de los inventarios Activos Fijos en sistema web, poco menos de la mitad si ha manejado sistema de inventarios.
4. ¿Está de acuerdo que se implemente un Sistema WEB para el control del inventario de Activos Fijos en los departamentos de Bodega del Circuito 32D01_12A del Distrito Uno de Educación de Santo Domingo de los Tsáchilas?
Gráfico Estadístico 4: Encuesta - Pregunta 4 Autor: Braulio Vargas
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Interpretación: La mayoría de los encuestados están de acuerdo en la implementación de un Sistema Web para controlar y gestionar el inventario de Activos Fijos, un menos porcentaje mantiene la duda acerca de la implementación y la minoría no está de acuerdo con una futura implementación.
5. ¿Cree usted que el uso de un Sistema WEB para el control del inventario de Activos Fijos mejorara los procesos laborales en el Circuito de Educación 23D01_12A?
Gráfico Estadístico 5: Encuesta - Pregunta 5 Autor: Braulio Vargas
Interpretación: Con una amplia mayoría los encuestados creen que con el Sistema Web mejorara los procesos laborales del Circuito de Educación 23D01_12A, un valor mucho más bajo aún se mantiene en duda y una escasa minoría cree que no mejoraran los procesos.
6. ¿Estaría usted dispuesto a usar de un Sistema WEB para el control del inventario de Activos Fijos?
18 90% 1
5% 1 5%
SI
NO
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Gráfico Estadístico 6: Encuesta - Pregunta 6 Autor: Braulio Vargas
Interpretación: Más de la mitad de los encuestados si están dispuestos a usar el Sistema Web, una cuarta parte de los encuestados declaran que tal vez lo usarían y una minoría determina que no lo usarían.
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR
En el manejo de un inventario de Activos fijos se debe tener muy en cuenta factores importantes para su manejo, la depreciación, el modo de almacenamiento y la ubicación, de esto depende la conservación del Activo Fijo lo cual afecta directamente a la educación de los alumnos y el bienestar de la comunidad educativa.
Por tal motivo el uso de un sistema informático para gestionar y controlar la recepción, almacenamiento y distribución de los Activos Fijos es indispensable para optimizar los procesos de los departamentos de bodega y de las Instituciones Educativas pertenecientes al circuito.
2.3.1. Ciclo de Vida del Sistema
* Modelo en Cascada Prototipado
En este modelo, un proyecto progresa a través de una secuencia ordenada de pasos partiendo del concepto inicial del producto hasta la prueba para evaluar la efectividad y características esperadas.
17 85% 1
5% 10%2
SI
NO
35
Cuando la revisión determina que el producto no está listo para pasar a la fase de desarrollo, permanece en la etapa de construcción hasta que cumpla con lo prioritariamente establecido.
El modelo de prototipos permite que todo el sistema, o algunas de sus partes, se construyan rápidamente para comprender con facilidad y aclarar ciertos aspectos en los que se aseguren que el desarrollador, el usuario, el cliente estén de acuerdo en lo que se necesita.
Ilustración 3: Modelo Cascada Prototipado
Fuente: http://fasesmodelocascada.blogspot.com/
* Análisis de Requisitos
Es un proceso de descubrimiento, refinamiento, modelado y especificación. Se refinan en detalle los requisitos del sistema y el papel asignado al software.
El cliente intenta replantear un sistema confuso, a nivel de descripción de datos, funciones y comportamiento, en detalles concretos. El desarrollador actúa como interrogador, como consultor, como persona que resuelve problemas y como negociador.
* Diseño del Sistema
36 * Desarrollo
Consiste en utilizar los modelos creados durante la etapa de diseño para crear los componentes del sistema. Encierra etapas como la programación y la integración de los módulos del sistema.
* Pruebas
Consiste en asegurar que los componentes individuales que integran al sistema o producto, cumplen con los requerimientos de la especificación creada durante la etapa de diseño.
* Liberación
Consisten en la fase de poner a disposición del Circuito de Educación 23D01_12A el sistema web para el control y manejo del inventario de Activos Fijos
* Mantenimiento
37 CAPÍTULO III
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1.1. Tema de la Propuesta
Gestión de Inventarios de Activos Fijos del circuito 23d_012a del Distrito uno de Educación.
3.1.2. Objetivos
* Objetivo General
Implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) orientado a la Web para la Gestión y Control de Inventario y Activos Fijos del Circuito 23D_012A del Ministerio de Educación de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
* Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente todos los conceptos relacionados al tema de investigación así como de las herramientas a utilizar para la aplicación de la respectiva solución mediante la investigación bibliográfica y de campo.
Análisis de resultados en base a la información obtenida mediante las respectivas herramientas de investigación a fin de obtener un diagnóstico de la situación actual que permita evidenciar la problemática Central.
38 3.1.3. Justificación de la propuesta
El Circuito de Educación 23D01_12A cuenta con una gran demanda de Instituciones Educativas pertenecientes a ella que a diario lo que conlleva al consumo masivo de Activos Fijos, ya sea internamente en la Unidad Educativa o sean retirados en bodega del circuito de Educación, el inventario es modificado constantemente por diferentes usuarios lo que lo hace el proceso más utilizado en el Circuito de Educación 23D01_12A.
Debido a esto se propone la implementación un Sistema Web para la gestión y control del inventario de Activos Fijos en la área Administrativa del circuito 23D01_12A perteneciente al Distrito Uno de Educación, el proceso de Control de Movimientos de Activos fijos, Control de Solicitudes de Activos fijos para las Instituciones Educativas, Control de Almacenamiento en Bodegas mejoraran, así facilitando y agilizando el trabajo de los empleados Circuito de Educación 23D01_12A y por ende mejorar la atención a los directivos de las Instituciones Educativas.
3.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA
3.2.1. Análisis Previo
El sistema permite la gestión y control de Inventarios de Activos Fijos desde el momento en que son ingresados a bodega, controlando los despachos hacia las diferentes Instituciones.
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3.2.1.1. Descripción Teórica de los Procesos
Ingreso de Activos Fijos: Los usuarios del departamento de bodega contaran con el formulario de nota de ingreso a bodega en el cual podrán ingresar la solicitud de aprobación del activo fijo, con este proceso el activo Fijo ya está cargada al stock de bodega y con opción a ser despachada.
Solicitud de Activos Fijos: Todos los usuarios del Circuito de Educación 23D01_12A tendrán la opción de solicitar Activos Fijos los cuales tienen que ser debidamente autorizados por los responsables de cada Categoría de Producto para que puedan ser despachados desde bodega.
Egreso de Activos Fijos: En base a la solicitud se genera la Nota de Egreso automáticamente para que los integrantes del Circuito procedan a despachar el bien solicitado.
3.2.1.2. LEVANTAMIENTO DE REQUISITOS CON LA NORMA IEEE 830 Este documento es una Especificación de Requisitos Software (ERS) para el Sistema de información para la gestión de inventarios de Activos Fijos. Esta especificación se ha estructurado basándose en las directrices dadas por el estándar IEEE 830.
3.2.1.3. ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA
3.2.1.4. Requerimientos Funcionales
Los requerimientos funcionales del sistema de control de Activos Fijos, son aquellos que describen cualquier actividad que este deba realizar, en otras palabras, el comportamiento o función particular de un sistema o software cuando se cumplen ciertas condiciones.
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De usuario: Los requerimientos de usuario “Son declaraciones, en lenguaje natural y en diagramas, de los servicios que se espera que el sistema provea y de las restricciones bajo las cuales se debe operar.
Los representantes de las Unidades Educativas (Rector), deberá hacer registrar en el sistema a cargo del administrador Circuital.
El diseño visual debe cumplir la normativa corporativa existente.
El Administrador circuital otorgará las tareas específicas que realizará el secretario circuital.
El administrador circuital podrá acceder a un formulario de pedido dirigido al distrito de educación para realizar peticiones de activos fijos.
Del sistema: A continuación se detalla los servicios y restricciones del sistema. El documento de requerimientos del sistema.
El software verificará que un usuario ha superado todos los pre-requisitos antes de dejarle registrarse en el sistema.
El sistema deberá buscar, en la lista de usuarios del Circuito, y completar automáticamente la razón social del destinatario del sistema a medida que el usuario la tipea.
El sistema debe permitir que los usuarios registrados realicen las Solicitudes de Activos Fijos y proporcionar las herramientas para que los usuarios reciban su respectiva Nota de Egreso.
El sistema enviará una notificación cuando el usuario registre una solicitud de ingreso de activo fijo al administrador circuital, este lo procesa y
responde al pedido, lo cual el sistema avisa al usuario a través de
notificaciones.
El sistema permitirá añadir nuevos circuitos y nuevos usuarios.
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3.2.1.5. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
Los requisitos no funcionales son propiedades que el producto o Sistema debe tener lo que no puede ser evidente al usuario, incluyendo atributos de calidad, coacciones e interfaces externas, se clasifica a los requisitos no funcionales en: “requisitos de producto, de organización y externos”.
Requisitos de producto
La base de datos se deberá obtener un respaldo cada mes.
Mantenimiento y actualización del sistema cuando el administrador lo requiera.
La aplicación deberá consumir menos de 500 Mb de memoria RAM.
La aplicación no podrá ocupar más de 2 GB de espacio en disco.
Requisitos deorganización:
El procedimiento de desarrollo de software a usar debe estar definido explícitamente (en manuales de procedimientos) y debe cumplir con los estándares IEEE 830.
Debe especificarse un plan de recuperación ante desastres para el sistema a ser desarrollado.
Requisitos externos
Sistemas de datos LOEI: El nuevo sistema y sus procedimientos de mantenimiento de datos deben cumplir con las leyes y reglamentos de protección de la Ley Orgánica Educativa Intercultural.
El sistema no revelara a sus operadores otros datos personales de los clientes distintos a nombres y números de referencia.
Requerimientos de la organización
