I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÒN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÌA
Tesis de grado para la obtención del título de:
Licenciada
en Contabilidad y Auditoría Contadora-Pública
TEMA:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA PANIFICADORA “MÉXICO”
EN LA CIUDAD DE QUITO”
Autora: Ana Cecilia Urquía Proaño
Director: Ingeniero Jonny Moreano S.
QUITO – ECUADOR
II
CERTIFICACIÓN
Como tutor para la elaboración de la tesis “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” EN LA CIUDAD DE QUITO certifico que fue elaborada por Ana Cecilia Urquía Proaño en base a una investigación de campo en la referida microempresa, por lo tanto esta abalizada con el nivel de conocimientos que se necesita como requisito previo para la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría.
III
AUTORÍA
IV
DEDICATORIA
V
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a Dios por haberme dado la vida para poder cumplir un sueño que se transformo en una meta en mi vida.
A mi Director de tesis Ingeniero Jonny Moreano S. que con sus conocimientos hizo posible la culminación exitosa de esta investigación.
A mi familia, en especial a mis hijos que siempre estuvieron a mi lado apoyándome y dándome ánimo para seguir adelante.
A mis amigos Paty Zambrano, Ramón Narváez y Diego Lema que más que amigos han sido como mis hijos pues siempre estuvieron dispuestos a extenderme su ayuda y cariño en los momentos más difíciles.
A la Ingeniera Patricia Arias dueña de la Panificadora “México” que me ha permitido ocupar sus instalaciones para mi investigación.
A todas las personas que de una u otra manera pusieron su granito de arena para la terminación de esta tesis
Gracias y que Dios les Bendiga
VI
INDICE GENERAL DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I _____________________________________________________________________ 1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ___________________________________________ 1
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA _____________________________________________ 5
1.3. PREGUNTA DIRECTRICES ___________________________________________________ 5
1.4. OBJETIVOS ______________________________________________________________ 6
1.4.1. OBJETIVOGENERAL: ______________________________________________________ 6 1.4.2. OBJETIVOSESPECÍFICOS _______________________________________________ 6
1.5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA _______________________________________________ 6
1.6. HIPÓTESIS _______________________________________________________________ 7
1.7. VARIABLES ______________________________________________________________ 8
1.8. LIMITACIONES____________________________________________________________ 8
CAPÍTULO II ____________________________________________________________________ 9
2.1. CONTROL INTERNO _______________________________________________________ 9
2.1.1. ELEMENTOS DELCONTROLINTERNO _______________________________________ 10 2.1.1.1. AUTOCONTROL _____________________________________________________ 10 2.1.1.2. AUTOGESTIÓN _____________________________________________________ 11 2.1.1.3. AUTORREGULACIÓN _________________________________________________ 11 2.1.2. OBJETIVOSDELCONTROLINTERNO _________________________________________ 12 2.1.2.1. OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO _____________________________ 12 2.1.2.2. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO __________________________ 13 2.1.2.3. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO APLICABLES A TODOS LOS SISTEMAS _________________________________________________________________ 14 2.1.3. CLASIFICACIÓNDELCONTROLINTERNO _____________________________________ 14 2.1.3.1. CONTROL INTERNO CONTABLE ________________________________________ 17 2.1.3.2. ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO CONTABLE __________________ 17 2.1.3.3. CONTENIDO DE UN CONTROL INTERNO CONTABLE ________________________ 18 2.1.3.4. CONTROL INTERNO CONTABLE APLICADO A UN PERÍODO CONTABLE _________ 19 2.1.3.5. CONTROL INTERNO CONTABLE EN LAS MEDIANAS EMPRESAS ______________ 20
2.2. CONTABILIDAD ____________________________________________________________ 21
VII 2.2.3.3. ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS ____________________________________ 27 2.2.3.4. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO _______________________________________ 28
GLOSARIO DE TÉRMINOS ________________________________________________________ 29
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL __________________________________________________ 32
2.3.1. LEYDERÉGIMENINTERNOYSUREGLAMENTO ________________________________ 33 2.3.2. MUNICIPIODELDISTRITOMETROPOLITANODEQUITO _________________________ 35 2.3.2.1. LICENCIA METROPOLITANA DE FUNCIONAMIENTO - D.M. QUITO ___________ 35 2.3.2.2. PATENTE MUNICIPAL ________________________________________________ 35 2.3.2.3. PERMISO DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE INCENDIOS.- ____________________ 36 2.3.2.4. PERMISO DE FUNCIONAMIENTO EMITIDO POR EL MINISTERIO DE SALUD ______ 37 2.3.3. CÓDIGODELTRABAJO ___________________________________________________ 38 2.3.4. INSTITUTOECUATORIANODESEGURIDADSOCIAL _____________________________ 52 2.3.4.1. TASAS DE APORTACIÓN AL IESS ________________________________________ 52 2.3.4.2. FONDOS DE RESERVA ________________________________________________ 53
CAPÍTULO III __________________________________________________________________ 54
3.1. TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ____________________________________________ 54
3.2. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ________________________________________________ 56
3.2.1. MÉTODODEANÁLISIS ___________________________________________________ 56 3.2.2. MÉTODOESTADÍSTICO ___________________________________________________ 56 3.2.3. MÉTODOINDUCTIVO ____________________________________________________ 56
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA_____________________________________________________ 56
3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS ____________________ 58
3.5. ANÁLISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS __________________________________________ 62
CAPÍTULO IV __________________________________________________________________ 73
4.1. LOCALIZACIÓN Y NATURALEZA DE LA EMPRESA _________________________________ 73
4.1.2. ÁREASQUECOMPONENLAPANIFICADORA __________________________________ 73 4.1.3ORGANIGRAMAESTRUCTURALYFUNCIONALDELAPANIFICADORA ________________ 75
4.2. PRODUCTO _____________________________________________________________ 76
4.2.1. COMPOSICIÓNCUALITATIVAYCUANTITATIVADELPAN ________________________ 76 4.2.2. PRODUCTOSQUEELABORALAPANIFICADORA“MÉXICO” _______________________ 77
4.3. FINANCIAMIENTO __________________________________________________________ 77
4.4. POLÍTICAS CONTABLES ______________________________________________________ 77
4.5. ANÁLISIS FODA.- _________________________________________________________ 78
4.6. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA CONTABLE ___________________________________________ 78
VIII 4.6.3.1. Deficiencias detectadas en el manejo de esta cuenta ______________________ 81 4.6.4. GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS ____________________________ 82 4.6.4.1. Deficiencias detectadas en el manejo de esta cuenta ______________________ 82 4.6.5. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO _______________________________________________ 82 4.6.6.1. Deficiencias detectadas en el manejo de esta cuenta ______________________ 83 4.6.7. CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS ________________________________________ 83 4.6.7.1 Deficiencias detectadas en el manejo de estas cuentas _____________________ 83 4.6.8. NÓMINA DE SALARIOS, LIQUIDACIÓN Y PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES ____________________ 84 4.6.8.1 Deficiencias detectadas en el manejo de estas cuentas _____________________ 85 4.6.9. DOCUMENTOS POR PAGAR Y PASIVOS A LARGO PLAZO _________________________________ 85 4.6.9.1. Deficiencias detectadas en el manejo de estas cuentas _____________________ 85 4.6.10. PATRIMONIO ___________________________________________________________ 86 4.6.10.1. Deficiencias detectadas en el manejo de esta cuenta _____________________ 86 4.6.11. CONCLUSIONESGENERALESDELANÁLISISDELÁREACONTABLEDELAPANIFICADORA “MÉXICO” ___________________________________________________________________ 86
CAPÍTULO V ___________________________________________________________________ 88
5. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _________________________________________ 88
5.1. OBJETIVOS ________________________________________________________________ 89
5.1.2. OBJETIVOGENERAL _____________________________________________________ 89 5.1.2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ______________________________________________ 89
5.2. MISIÓN __________________________________________________________________ 90
5.3. VISIÓN ___________________________________________________________________ 90
5.4. POLÍTICAS GENERALES QUE SE APLICAN EN EL CICLO CONTABLE DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _____________________________________________________________________ 90
5.4.1. OBJETIVO _____________________________________________________________ 90 5.4.2. RESPONSABILIDAD ______________________________________________________ 91 5.4.3. RECONOCIMIENTODELAOPERACIÓNMERCANTIL ____________________________ 91 5.4.4. DOCUMENTOSFUENTE __________________________________________________ 91 5.4.5. JORNALIZACIÓN ________________________________________________________ 91 5.4.6. MAYORIZACIÓN ________________________________________________________ 92 5.4.7. COMPROBACIÓN _______________________________________________________ 92 5.4.8. AJUSTESYRECLASIFICACIONESCONTABLES __________________________________ 92 5.4.9. ESTRUCTURACIÓNDEINFORMES __________________________________________ 92 5.4.10. ELSISTEMA ___________________________________________________________ 93 5.4.11. RESPALDOSDELAINFORMACIÓN _________________________________________ 93 5.4.12. CLAVESDEACCESO _____________________________________________________ 93
5.5. EXPLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS
CONTABLES DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ________________________________________ 93
5.5.13. FLUGOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS
CONTABLES DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ________________________________________ 95
IX 5.6.1. OBJETIVO _____________________________________________________________ 96 5.6.2. ARQUEODECAJA _______________________________________________________ 96 5.6.3. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOPARAELARQUEODECAJA DELAPANIFICADORA “MÉXICO” ___________________________________________________________________ 98 5.6.4. CAJACHICA ____________________________________________________________ 99 5.6.4.1. OBJETIVO _________________________________________________________ 99 5.6.4.2. RESPONSABILIDAD __________________________________________________ 99 5.6.4.3. ARQUEO DE CAJA CHICA _____________________________________________ 99
5.7. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA BANCOS DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ____________________________________________________________________________ 101
5.7.1. OBJETIVO ____________________________________________________________ 101 5.7.2. CONTROLDELACUENTABANCOS _________________________________________ 101 5.7.3. CONCILIACIONESBANCARIAS ____________________________________________ 101 5.7.3.1. RESPONSABILIDAD _________________________________________________ 102 5.7.4. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOCONCILIACIONESBANCARIAS DELAPANIFICADORA “MÉXICO” __________________________________________________________________ 105 5.8. MANEJOYCONTABILIZACIÓNDELACUENTAVENTASDELAPANIFICADORA“MÉXICO” 106 5.8.1. OBJETIVO ____________________________________________________________ 106 5.8.2. RESPONSABILIDAD _____________________________________________________ 106 5.8.3. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓNDECUENTAVENTASDELA PANIFICADORA“MÉXICO” _____________________________________________________ 108
5.9. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS
DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ________________________ 109
5.9.1. OBJETIVO ____________________________________________________________ 109 5.9.2. RESPONSABILIDAD _____________________________________________________ 109 5.9.3. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOCONTABILIZACIÓNDELASCUENTASGASTOS
ANTICIPADOS,CARGOSDIFERIDOSYOTROSACTIVOSDELAPANIFICADORA“MÉXICO” ____ 112
5.10. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ______________________________________________________ 112
5.10.1. DEPRECIACIÓN _______________________________________________________ 113 5.10.2. OBJETIVO ___________________________________________________________ 113 5.10.3. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 113 5.10.4. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOCONTABILIZACIÓNDELACUENTAPROPIEDADES, PLANTAYEQUIPODELAPANIFICADORA“MÉXICO” _________________________________ 116
5.11. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA CUENTAS POR PAGAR DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ____________________________________________________________________ 117
5.11.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 117 5.11.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 117 5.11.3. AUTORIZACIÓN _______________________________________________________ 117 5.11.4. DOCUMENTACIÓNFUENTE _____________________________________________ 117 5.11.5. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOCONTABILIZACIÓNDELACUENTADOCUMENTOS PORPAGARDELAPANIFICADORA“MÉXICO” ______________________________________ 120
X 5.12.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 121 5.12.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 121 5.12.3. AUTORIZACIÓN _______________________________________________________ 121 5.12.4. RECEPCIÓNDELASCOMPRAS ___________________________________________ 122 5.12.5.FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOYCONTABILIZACIÓNDELACUENTACOMPRASY GASTOS DELAPANIFICADORA“MÉXICO” ________________________________________ 124 5.13. MANEJOYELABORACIÓNDENOMINASDESALARIOSYPAGODEPRESTACIONES
SOCIALESDELAPANIFICADORA“MÉXICO” ________________________________________ 125 5.13.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 125 5.13.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 125
5.14. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR Y PASIVOS A LARGO PLAZO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _____________________________________ 130
5.14.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 130 5.14.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 130 5.14.3. UTILIZACIÓN _________________________________________________________ 130 5.14.4. FLUJOGRAMADEPROCEDIMIENTOYCONTABILIZACIÓNDECUENTADOCUMENTOS PORPAGARPASIVOSALARGOPLAZO DELAPANIFICADORA“MÉXICO” ________________ 133
5.15. MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA PATRIMONIO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ____________________________________________________________________________ 134
5.15.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 134 5.15.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 134
5.16. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ____________________________________ 138
5.16.1. OBJETIVO ___________________________________________________________ 138 5.16.2. RESPONSABILIDAD ____________________________________________________ 139 5.16.3. UTILIZACIÓN _________________________________________________________ 139 5.16.4.FLUJOGRAMAPARALAELABORACIÓNDELOSESTADOSFINANCIEROSDELA
PANIFICADORA“MÉXICO” _____________________________________________________ 140
CAPITULO VI __________________________________________________________________ 141
6.1. CONCLUSIONES ___________________________________________________________ 141
6.2. RECOMENDACIONES ______________________________________________________ 143
BIBLIOGRAFÍA ________________________________________________________________ 144
XI ÌNDICE DE GRÀFICOS
ILUSTRACIÓN 1 PREGUNTA N° 1 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 70 ILUSTRACIÓN 2 PREGUNTA N ° 2 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 70 ILUSTRACIÓN 3 PREGUNTA N ° 3 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 70 ILUSTRACIÓN 4 PREGUNTA N ° 4 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 71 ILUSTRACIÓN 5 PREGUNTA N ° 5 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 71 ILUSTRACIÓN 6 PREGUNTA N ° 6 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 71 ILUSTRACIÓN 7 PREGUNTA N ° 7 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 72 ILUSTRACIÓN 8 PREGUNTA N ° 8 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 72 ILUSTRACIÓN 9 PREGUNTA N ° 9 ENCUESTA AL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ____________ 72 ILUSTRACIÓN 10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL DE LA PANIFICADORA ________ 75 ILUSTRACIÓN 11 FLUGOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS
CONTABLES DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ____________________________________ 95 ILUSTRACIÓN 12 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ARQUEO DE CAJA DE LA
PANIFICADORA “MÉXICO” ___________________________________________________ 98 ILUSTRACIÓN 13 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA
PANIFICADORA “MÉXICO” __________________________________________________ 105 ILUSTRACIÓN 14 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE CUENTA VENTAS DE
LA PANIFICADORA “MÉXICO” ________________________________________________ 108 ILUSTRACIÓN 15 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _ 112 ILUSTRACIÓN 16 . FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _________________ 116 ILUSTRACIÓN 17 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA
DOCUMENTOS POR PAGAR DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ______________________ 120 ILUSTRACIÓN 18 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA
COMPRAS Y GASTOS DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” ___________________________ 124 ILUSTRACIÓN 19 FLUJOGRAMA DE MANEJO Y ELABORACIÓN DE NÓMINAS DE SALARIOS Y
PRESTACIONES SOCIALES DE LA PANIFICADORA _________________________________ 129 ILUSTRACIÓN 20 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA
DOCUMENTOS POR PAGAR PASIVOS A LARGO PLAZO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” _ 133 ILUSTRACIÓN 21 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN DE CUENTA
PATRIMONIO DE LA PANIFICADORA “MÉXICO” __________________________________ 137 ILUSTRACIÓN 22 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
XII ÌNDICE DE TABLAS
TABLA 1 ENCUESTA PARA EL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE ___________________________ 61 TABLA 2 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 1 ___________________________ 62 TABLA 3 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 2 ___________________________ 63 TABLA 4 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 3 ___________________________ 63 TABLA 5 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 4 ___________________________ 64 TABLA 6 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 5 ___________________________ 64 TABLA 7 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 6 ___________________________ 65 TABLA 8 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 7 ___________________________ 65 TABLA 9 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 8 ___________________________ 66 TABLA 10 PREGUNTA A EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE N° 9 __________________________ 66 TABLA 11 RESULTADOS DE LA ENCUESTA A LOS EMPLEADOS DEL ÁREA CONTABLE __________ 69 TABLA 12 COMPOSICIÓN CUALITATIVA Y CUANTITATIVA DEL PAN ________________________ 76 TABLA 13 PRODUCTOS QUE ELABORA LA PANIFICADORA MÉXICO ________________________ 77 TABLA 14 ANÁLISIS FODA _________________________________________________________ 78 TABLA 15 ASIENTOS CONTABLES DE CUENTA CAJA ____________________________________ 97 TABLA 16 ASIENTOS CONTABLES CUENTA CAJA CHICA _________________________________ 99 TABLA 17 ASIENTO CONTABLE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ____________________________ 100 TABLA 18 ASIENTO CONTABLE AUMENTO CAJA CHICA ________________________________ 100 TABLA 19 CONCILIACIÓN BANCARIA _______________________________________________ 103 TABLA 20 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS _____________________________________________ 104 TABLA 21 CÉDULA DE CONCILIACIÓN BANCARIA _____________________________________ 104 TABLA 22 ASIENTOS CONTABLES CUENTA VENTAS ___________________________________ 107 TABLA 23 ASIENTOS CONTABLES GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS
________________________________________________________________________ 110 TABLA 24 ASIENTOS CONTABLES GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS
________________________________________________________________________ 111 TABLA 25 TABLA DE DEPREACIÓN _________________________________________________ 113 TABLA 26 ASIENTOS CONTABLES CUENTA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ______________ 114 TABLA 27 ASIENTOS CONTABLES CUENTA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ______________ 115 TABLA 28 ASIENTOS CONTABLES DE CUENTAS POR PAGAR _____________________________ 119 TABLA 29 ASIENTOS CONTABLES DE CUENTAS POR PAGAR _____________________________ 119 TABLA 30 ASIENTOS CONTABLES CUENTA COMPRAS Y GASTOS _________________________ 123 TABLA 31 ASIENTOS CONTABLES CUENTA DEVOLUCIÓN EN COMPRAS ___________________ 123 TABLA 32 ASIENTOS CONTABLES CUENTA SUELDOS, SALARIOS, PAGO DE PRESTACIONES
SOCIALES ________________________________________________________________ 127 TABLA 33 ASIENTOS CONTABLES CUENTA BENEFICIOS ADICIONALES _____________________ 127 TABLA 34 ROL DE PAGOS ________________________________________________________ 128 TABLA 35 ASIENTOS CONTABLES CUENTAS POR PAGAR Y PASIVOS A LARGO PLAZO _________ 131 TABLA 36 ASIENTO CONTABLE PARA PAGO DEL PRIMER DIVIDENDO, PRÉSTAMO BANCARIO L/P
XIII
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 PANIFICADORA “MÉXICO” _______________________________________________ 146 ANEXO 2 DOCUMENTOS DE RESPALDO ____________________________________________ 150 ANEXO 3 SOLICITUD PARA LICENCIA METROPOLITANA ________________________________ 151 ANEXO 4 COMO SE DEBE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE ACUERDO AL MANUAL DE CONTROL
INTERNO PROPUESTO PANIFICADORA “MÉXICO” ________________________________ 153 ANEXO 5 COMO SE LLEVABA LA CONTABILIDAD CUANDO NO TRIBUTABA PANIFICADORA
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo principal de la elaboración de esta tesis es entregar a la Panificadora “México “ un Manual de Control Interno para el Área Contable que cumpla con las necesidades de conocimiento y aplicación de Normas Legales de Contabilidad de nuestro país, que en la realización de las actividades diarias encargadas a esta área se cumplan con todos los objetivos trazados para el crecimiento económico de la empresa, porque podemos manifestar que el departamento contable de toda empresa es la base fundamental que refleja la condición económica y de crecimiento que se va dando día a día en nuestro mundo de negocios en que la competencia se torna mayor y que hace necesario que las microempresas elijan a sus empleados con una base solvente de conocimientos, para que de esta manera sean un apoyo al realizar sus labores de manera correcta y eficiente.
El problema de no contar con manuales de control interno en las empresas les llevan a no tener directrices necesarias para el cumplimiento de las diferentes funciones encomendadas a sus trabajadores, los cuales cometen errores la mayoría de veces por falta de conocimiento que llevan a pérdidas especialmente económicas que tienen una repercusión en el crecimiento empresarial.
La investigación que se realizó denominada de campo con una observación directa en las instalaciones de la Panificadora “México” ha permitido detectar fallas que por falta de instrucciones y conocimientos en el desempeño de sus tareas se han venido dando durante tres años y medio desde su creación.
Se ha tratado de armonizar las necesidades y obligaciones de la microempresa con las disposiciones legales y procesos existentes, pues debido a los cambios continuos que se van dando en las bases legales y acciones operativas, los objetivos generales y específicos de esta tesis si pueden ser cumplidos de manera aceptable para beneficio general.
XV
en cuanto a otras áreas como es la de inventario se puede indicar que son muy necesarias para crear un ambiente de mejor calidad y crecimiento de la microempresa.
La adquisición de seguridades como una caja fuerte es importante porque debido al crecimiento de la delincuencia en nuestro país los negocios deben tomar las precauciones debidas para cuidar sus capitales que con esfuerzo mancomunado de sus propietarios y también como no decirlo de sus trabajadores genera puestos de trabajo y crecimiento económico en las diferentes actividades de negocio que se crean en nuestro país para de esta manera erradicar el desempleo y la falta de medios económicos de sustento para nuestra población.
1
CAPÍTULO I
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En este mundo globalizado las organizaciones se constituyen con objetivos claramente definidos, estos pueden cambiar por eventualidades o situaciones históricas. Por esto las organizaciones son como organismos vivientes que evolucionan y se adaptan a los cambios y transformaciones que ocurren en el planeta y sobre todo en el medio que las rodea y se desenvuelven.
De acuerdo con sus finalidades las organizaciones pueden ser con o sin fines de lucro, ambas hacen énfasis en integrar los recursos materiales, financieros y al hombre, para lograr un cometido previamente establecido, las organizaciones con fines de lucro, se denominan empresas.
De acuerdo a la Real Academia Española, PYME es el sinónimo utilizado para hacer referencia a la pequeña y mediana empresa sin tomar en cuenta el tamaño, la razón social o la actividad económica, estas deben procurar el máximo de las utilidades producto de las ventas o servicios prestados, de manera tal, que pueda utilizar el capital propio para su normal funcionamiento o para el rendimiento del mismo.
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En el Ecuador, en el año 2005 las micro y medianas empresas proporcionaron trabajo a un total de 1.018.000 personas, más o menos un 25% de la mano obra urbana.
En un porcentaje considerable en los hogares de ingresos medios y bajos uno o más miembros cuentan con una micro o mediana empresa, generalmente estas son de carácter personal o familiar, son de tipo producción, comercio o servicio y emplean hasta a 20 trabajadores y son de carácter independiente.
La mayoría se asientan en las provincias de Guayas, Pichincha Azuay, Manabí y Tungurahua, estas operan en la informalidad por el tiempo que toma abrir un negocio (más o menos 65 días) y los engorrosos procedimientos que estos involucran. De los medianos empresarios muy pocos cuentan con un RUC, licencias municipales y llevan registros contables, además para su financiamiento la mayoría de medianos empresarios inician sus actividades gracias a sus ahorros personales, préstamos a familiares y amigos, también a instituciones financieras formales. Es importante indicar que un gran porcentaje de los micros y medianos empresarios que solicitan créditos, tanto hombres como mujeres consiguen un éxito bastante alto en sus proyectos.
3
Finalmente, para lograr generar un ambiente apropiado para la generación y realización de los negocios en torno a la micro y mediana empresa, el gobierno deberá dar seguridad jurídica, libertad de ingreso a las empresas e incentivos tributarios, que serían bases importantes para la creación de una economía dinámica y próspera.
En la actualidad varios son los problemas que se presentan al iniciar una mediana empresa, ya que no se cuenta con los suficientes conocimientos, respaldos financieros, personal capacitado, insumos a utilizar, más, un problema que se observa recurrentemente es la competencia que cada día es más creciente, dentro del campo de producción, por lo tanto, hay que prever formas de tratamiento y planificación de estrategias, para que el capital invertido nos dé el rendimiento para llegar a un punto de equilibrio que nos permita, poco a poco con el tiempo ir creciendo y obtener las ganancias, que son el objetivo especifico al constituir esta mediana empresa.
En nuestro país los cambios son constantes, por lo que se exponen a las empresas a tipos de riesgos que son difíciles de controlar como cambios diversos en leyes que afectan a los impuestos y operaciones de diferente género no solo afectan de manera económica a las grandes empresas, sino también a las medianas empresas y que les lleva a enfocar el control interno de un modo actual e innovador.
Las empresas o negocios industriales tienen una organización muy compleja, la misma que está dada por la función de producción, en cuya actividad se hará indispensable la presencia de las funciones de planificación, de organización, de ejecución y de control, como requisitos de eficiencia.
4
mayor fue conseguir mano de obra calificada y por lo tanto, hubo inseguridad en lo que se hacía, de allí que paulatinamente se han realizado algunas modificaciones, pocas de ellas con técnica y otras por simple iniciativa.
La panificadora cuenta con tres años y medio de creación, se van dando pasos seguros en lo que es producción y mejoramiento de la calidad de sus productos pero existe falencia en un control más puntualizado en el área financiera y contable, por lo tanto se debe poner mayor cuidado en este aspecto.
Puedo manifestar que él no llevar una contabilidad adecuada en este tipo de mediana empresa es la causa para no tener datos exactos de inversión, costos y ganancias, como consecuencia no se puede realizar una planificación adecuada dentro de la realización de tareas y expectativas para un crecimiento más efectivo.
Debido a la importancia que va adquiriendo el control interno en los últimos tiempos en las empresas y en este caso en esta mediana empresa, a causa de los innumerables problemas que se producen por el desconocimiento o ineficiencia, considero necesario que la Panificadora “México” tenga un Manual de Control Interno para el Área Contable, que sea entendible y facilite las actividades que deben realizar las personas que trabajan en este departamento para reforzar sus labores dentro de la ética profesional que debe caracterizar al empleado en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes dentro de la mediana empresa.
5
muchas las incidencias y consecuencias que le están afectando en el normal desarrollo de sus actividades.
Considero muy oportuno presentar a la Panificadora “México” un Manual de Control Interno para el Área Contable que le permitirá manejar sus recursos y bienes económicos de una manera acertada y correcta.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera un Manual de Control Interno influirá en el desenvolvimiento del Área Contable de la “Panificadora México” ubicada en la ciudad de Quito?
1.3. PREGUNTA DIRECTRICES
¿Qué es un Manual de Control Interno?
¿Para qué sirve un Manual de Control Interno?
¿Qué puntos importantes debe contener un Manual de Control Interno para el área contable?
¿Qué resultados quiero conseguir con la creación del Manual de Control Interno para el área contable?
¿Qué es la Contabilidad?
¿Qué es la Contabilidad especializada? ¿Obligación de llevar Contabilidad? ¿Qué es un ente contable?
¿Qué es determinación de resultados? ¿Qué es un registro inicial?
¿Qué es un reconocimiento de Costos y Gastos? ¿Qué es activo-pasivo y patrimonio?
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1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL:
Diseñar un Manual de Control Interno para el área contable, adecuado a las labores que la mediana empresa “Panificadora México” realiza, para solucionar los problemas y lograr un mayor crecimiento económico y mejor servicio a la comunidad.
1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Diagnosticar el manejo empresarial en la panificadora “México” - Observar las políticas financieras y contables que se llevan a cabo
en el proceso contable.
- Investigar el tipo de control interno que se ha estado aplicando en el área contable.
- Proponer el tipo de planificación que se debe implementar en el área contable de la panificadora para lograr una mejor organización, que es lo adecuado.
1.5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
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La presente investigación se justifica por la inexistencia de un Manual de Control Interno en el área Contable en la mediana empresa “Panificadora México” que al momento de ser aplicado permitiría a los propietarios tener un mejor conocimiento de cómo funciona y crece la empresa.
Al no existir planificación y normas adecuadas dentro del departamento de contabilidad no se tiene el conocimiento de una ganancia o pérdida real y tampoco se pueden realizar mayores inversiones de capital ni elaborar ciertos presupuestos que ha futuro vendrían a consolidar la creación y desarrollo de la mediana empresa en cuestión.
Reorientar las actividades y procedimientos dentro del departamento contable que actualmente se utilizan, para de esta manera establecer los parámetros más adecuados para la toma de decisiones para la realización de mayor inversión de capital con el conocimiento confiable de los estados financieros, el cumplimiento de las leyes y normas vigentes y el mayor aprovechamiento de capital invertido.
El presente proceso de investigación permite a la panificadora una visualización sistemática de sus actividades al ubicar el control interno como un componente de su sistema que permite salvaguardar y proteger no solo su buen funcionamiento sino además las actividades de la empresa para su supervivencia y el logro de metas propuestas.
En el proceso de investigación colaborará el personal que trabaja en el área contable de la microempresa brindando las facilidades necesarias para la realización de las gestiones que demanda el proyecto.
1.6. HIPÓTESIS
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Panificadora “México” ayudará a que los empleados desarrollen sus actividades con mayor eficacia en los distintos procesos que realizan.
1.7. VARIABLES
Aplicación del Manual de Control Interno
Mayor eficiencia y responsabilidad en las labores que se realizan en esta área.
1.8. LIMITACIONES
- Limitaciones de espacio o territorio: La investigación será dentro del Distrito Metropolitano de Quito y específicamente en las instalaciones de la Panificadora México.
- Limitación de recursos: Se dispone de los recursos financieros básicos, tanto de la microempresa como del investigador.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL-LEGAL
2.1. CONTROL INTERNO
Muchos autores definen el Control Interno como al conjunto de principios, fundamentos, reglas, mecanismos, instrumentos y procedimientos que se relacionan entre sí y que unidos a las personas que forman una organización y que realizan acciones para mejorar el desempeño de las mismas, se transforman en un medio para lograr un funcionamiento más eficaz en el cumplimiento de las tareas y en el logro de objetivos a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de las labores realizadas con seguridad y planificación.
Según MANTILLA, Samuel, en su libro “Control Interno”, Bogotá, Edic. 2009, pág. 6 señala:
“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionalidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”
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2.1.1. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, Pag.19 dice:
“Las finalidades principales incluyen controles administrativos y contables, clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personales y supervisión”
Dentro del control interno están los controles internos administrativos y los controles contables, cada uno de ellos realizan su labor que es tanto financiera como administrativa el control de la realización de las actividades que deben ser realizadas con eficiencia para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados.
2.1.1.1. AUTOCONTROL
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“Se fundamenta, en que cada empleado independientemente de su nivel jerárquico tiene la capacidad de evaluar su trabajo dentro del área en que la labora en la entidad, encontrar desviaciones, corregir problemas, solicitar ayuda cuando lo considere oportuna de tal manera que la realización de sus actividades dentro de los procesos que realiza sean transparentes y eficaces”
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2.1.1.2. AUTOGESTIÓN
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“Es la forma de gestión interna de la empresa donde la administración y dirección empresarial están bajo la conducción y decisión de los propios trabajadores”
Con esta forma de gestión se promueve en las entidades públicas y privadas la autonomía dentro de la organización que de manera ineludible sirve para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz las funciones requeridas y recomendadas por los diferentes órganos de control.
2.1.1.3. AUTORREGULACIÓN
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“La empresa adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del sistema de control interno, para de esta manera favorecer el cumplimiento de los objetivos dentro del autocontrol, dentro de esto hace efectiva y transparente la función constitucional en los diferentes grupos de interés.”
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2.1.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“Objetivos de cumplimiento, están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la administración.
Objetivos de Operación, son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización.
Objetivos de la información financiera, se refieren a la obtención de información financiera confiable “
El control interno tiene como objetivo establecer las acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, evaluación y mejoramiento de la entidad, para permitir la autoprotección necesaria para garantizar se pueda realizar una función transparente y eficiente, con el cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan, actuaciones coordinadas con las diferentes instancias con las que se relaciona dando así una alta contribución de la finalidad social del estado.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones, para evitar desviaciones de fondos y tener la seguridad de no realizar contratos y obligaciones sin la autorización respectiva.
2.1.2.1. OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
Según Maldonado E, Milton .en su libro Control Interno para principiantes (Pág.30) dice:
“Según el manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el sector público señala algunos objetivos básicos del Control Interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento:
1.- Necesidad Directiva o disposición y la autoridad y capacidad para su ejecución.
2.- Un entendimiento común de los propósitos y resultados esperados, de los objetivos perseguidos.
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4.- Un plan de acción
5.- Unidades de organización con autoridad delegada y claramente delimitada.
6.- Evidencias de que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad.
7.- Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y las funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlo.
8.- Establecimiento de políticas que orienten las operaciones.
9.- Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en términos que faciliten la comparación.
10.- Revisiones Continuas por los niveles superiores.”
El control interno tiene como objetivos básicos dos aspectos: controles internos contables y controles internos administrativos, los primeros sirven para la protección de los activos de la empresa y la elaboración de información financiera que sea veraz, oportuna y confiable; los segundos se preocupan de promover la eficacia en las actividades y políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones.
Estos diez objetivos básicos resumen todos los objetivos y metas que la administración y las autoridades de las organizaciones o empresas persiguen y desean cumplir para un desenvolvimiento correcto, eficaz y que al pasar del tiempo terminen en el crecimiento y desarrollo de estas.
2.1.2.2. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“Proteger y salvaguardar los bienes de la institución
Verificar la racionalidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. “
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a la confiabilidad de los registros de almacenamiento de los mismos, por lo tanto este está diseñado en función de objetivos de la empresa, para tener la seguridad que las operaciones se realizan de acuerdo a las normas y políticas señaladas por la administración y con estricto cumplimiento de las normas nacionales e internacionales.
2.1.2.3. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO APLICABLES A TODOS LOS SISTEMAS
Según ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Bogotá, Edic. 2006, dice:
“Estos objetivos generales de control interno aplicables a todos los sistemas se los realiza tomando en cuenta las diferentes características de los anteriores dando especificaciones de acuerdo a los diferentes sistemas para facilitar su aplicación.”
Cada uno de los sistemas o áreas donde se quieren implementar controles internos, poseen características especiales que deben ser tomadas muy en cuenta para la realización de los objetivos y metas que se quieren conseguir en esta aplicación y es necesario dar especificaciones y reglas concretas para que su aplicación dé los resultados esperados.
2.1.3. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Según MANTILLA, Samuel, en su libro “Control Interno”, Bogotá, Edic. 2009, pag. 7 señala:
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1.- CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
“Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y por lo común, solo tienen que ver indirectamente con los registros financieros”
El control administrativo incluye un plan de organización de procedimientos y registros que se refieren a la autorización de las transacciones por parte de los directivos y administradores que se asocia con la responsabilidad del logro de objetivos de la entidad, también entrega las pautas para la realización de un control cuidadoso en el área contable.
2.- CONTROL INTERNO CONTABLE
“Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables”
Comprende un plan de organización y procedimientos y registros relacionados con la protección de los activos y con la confiabilidad de los estados financieros entregados al final de un período contable y que de esta manera brinda una seguridad razonable para la toma de decisiones.
3.- CONTROL INTERNO PREVIO
“Este control se lo debe establecer cuando una organización quiere realizar mecanismos y procedimientos de control para actividades y operaciones que van a realizar a futuro, antes de autorizarlas, o tengan ya resultados, con esto se determinaran que las actividades, propiedades y operaciones sean legales y veraces y estén de acuerdo a los planes y programas determinados.”
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normas legales que estarán vigentes ha esa fecha. Este control previo debe ser realizado por el personal que tiene a su cargo la responsabilidad del trámite normal de estas operaciones y actividades, pues no se puede determinar los cambios que se pueden dar a futuro.
4.- CONTROL INTERNO CONCURRENTE
“Los cargos y niveles que tienen bajo su mando a grupos de personas, deben aplicar mecanismos y procedimientos que sirvan para supervisar de manera permanente la realización de operaciones para asegurar de esta manera:
La consecución de los resultados previstos.
La aplicación económica y eficiente de las funciones encomendadas. El cumplimiento de la normativa legal y reglamentaria.
Un aprovechamiento de los recursos tecnológicos, financieros, materiales y humanos que sea eficiente”
Es muy importante que las personas encargadas de liderar los diferentes grupos de trabajo que se forman en las organizaciones para el desempeño de labores apliquen mecanismos y procesos para que realicen una supervisión permanente y eficaz para asegurar de esta manera el desempeño de sus subalternos para lograr resultados positivos, economía y eficiencia en lo realizado, aplicación de normas y reglamentos, y un eficaz aprovechamiento de los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros.
5.- CONTROL INTERNO POSTERIOR
“Establece los mecanismos que la máxima autoridad de la entidad, con la asesoría de la auditoría interna, debe aplicar periódicamente y con posteridad, para evaluar la ejecución de las operaciones realizadas, podemos determinar estos mecanismos así:
Resultados de la gestión.
Grado de cumplimiento de disposiciones legales, normativas y reglamentarias.
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La autoridades y la administración de las organizaciones junto con la auditoría interna realizarán evaluaciones después del desempeño de las labores para saber si se lograron los objetivos planteados, debe desarrollar mecanismos que puedan medir de manera correcta los resultados de las gestiones realizadas, cumplimiento de las normativas legales y reglamentarias correctas, la utilización correcta y económica de recursos de manera legal y sobre todo la protección del medio ambiente que debe ser uno de los objetivos que con más empeño debe ser evaluado.
2.1.3.1. CONTROL INTERNO CONTABLE
Según el libro de Aguirre Juan; Auditoria, Editorial Didáctica Multimedia S.A., el Control Interno Contable es:
“Es un plan de organización y de los registros que sirven de protección de los activos de las organizaciones y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan una razonable seguridad”
Se protegen los activos censándolos con autorización.
Los registros de los activos deben ser comparados con las existencias. Los intercambios de información son realizados con autorizaciones generales o específicas de la gerencia, se registraran los cambios para mantener un adecuado control, para que sirvan de base para la preparación de estados financieros.
El objetivo primordial de implantar controles internos contables debe ser para proteger a la entidad de posibles pérdidas financieras y no sólo para procesar información contable.
2.1.3.2. ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO CONTABLE
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“La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles, que es la responsabilidad absoluta de la gerencia, permitirá a las empresas, y a sus propietarios, alcanzar los resultados económicos deseados “.
Los recursos conocidos como activos, son tangibles podemos valorarlos y la contabilidad los registra bajo normas técnicas, son el efectivo, muebles, mercaderías, equipos, vehículos, valores y derechos adquiridos, etc.
Existen los activos intangibles como la experiencia, el posicionamiento, el prestigio, la confianza, el talento humano comprometido y competente, que no puede ser medido en unidades monetarias y que no puede ser reflejado en balances pero que al ser bien utilizados y explotados producen grandes rentas que se reflejan en el estado de los resultados.
A partir de una organización sólida es en control interno contable donde descansa el desarrollo eficiente de su manejo, está debe ser también flexible, debe poseer personal preparado y comprometido con procedimientos y procesos que sean ágiles dentro de los objetivos y políticas claras dentro de los valores y principios éticos que serán el éxito para el presente y futuro.
2.1.3.3. CONTENIDO DE UN CONTROL INTERNO CONTABLE
Según el libro de Aguirre Juan; Auditoría, Editorial Didáctica Multimedia S.A
“Un buen sistema de control interno contable debe contener:
Una apropiada distribución funcional de autoridad y responsabilidad dentro de un plan organizado.
Autorizaciones para realizar, registros contables y procedimientos adecuados para un buen control contable sobre activos, pasivos, costos y gastos.
Procedimientos adecuados y eficaces con los que se llevarán los planes proyectados.
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La distribución funcional de la autoridad es un elemento importante de un buen sistema de control interno contable pues las autorizaciones que se entregan para la salvaguarda de las diferentes propiedades de las organizaciones y empresas son las claves para el funcionamiento y mantenimiento de las mismas de forma legal y correcta, los procedimientos deben ser los adecuados para realizar los logros proyectados. Es importante e indispensable que la Auditoría Interna forme parte importante del Control Interno, para lograr un perfeccionamiento y protección del mismo, utilizando instrumentos y herramientas específicas de gestión, para lograr excelentes niveles en la prestación de su servicio.
2.1.3.4. CONTROL INTERNO CONTABLE APLICADO A UN PERÍODO CONTABLE
Según el libro de Aguirre Juan; Auditoría, Editorial Didáctica Multimedia S.A
“El objetivo de este control está desarrollado con los objetivos generales del control de sistemas aplicado a las diferentes acciones agrupadas en un ciclo.
Este objetivo considera que todas las operaciones deben estar encaminadas en su desarrollo para servir de base en la preparación de estados financieros en conformidad a los principios fundamentales de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros, además de mantener los archivos necesarios con los datos exactos de los activos que se encuentran en custodia.”
Las transacciones deben quedar registradas cuidadosamente dentro del mismo período contable en que se realizaron, además se debe exclusivamente registrar aquellas que afecten a más de un período contable. Este control interno sirve para:
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decisiones, promueve y evalúa la seguridad, calidad y mejora continua para que el personal respete las leyes y los reglamentos internos y externos, estimula el seguimiento de políticas y prácticas establecidas por la administración.
2.1.3.5. CONTROL INTERNO CONTABLE EN LAS MEDIANAS EMPRESAS
ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, en su libro Control Interno y Fraudes, Edic. 2006 (Pág. 42,) dice:
“Las entidades pequeñas y de mediano tamaño, podrán usar, en un significado formal menor, para asegurarse de que los objetivos son logrados. Las entidades pequeñas con una activa gerencia, involucrada en el proceso de la información, no tendrá una amplia descripción de los procedimientos de contabilidad, sistemas de información sofisticada o políticas escritas, además no pueden tener un código escrito de conducta, pero en su lugar pueden desarrollar una cultura que enfatice la importancia de la integridad y el comportamiento de sus comunicaciones orales y del ejemplo de la gerencia”
Se creará un Manual de Control Interno para el área Contable, que permitirá establecer los problemas básicos del departamento de contabilidad de una mediana empresa y la solución a los mismos para llevar una contabilidad más real y confiable dentro de los diferentes aspectos que intervienen en su aplicación.
Un manual de Control Interno Contable es un tema que muchas veces no es abordado correctamente en las empresas medianas debido a múltiples motivos, entre ellos tenemos el desconocimiento de todos los factores que intervienen, el desconocimiento de sus beneficios, etc.
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responsable directo del área de incluir una herramienta efectiva de control, puesto que le arrojará resultados que no serán de su entera satisfacción (muchas veces sus mejores índices de utilidad decaerán enormemente) pero es mejor conocer la realidad de las cosas para buscar una solución definitiva a presentar resultados irreales.
Por último, hay que mencionar que la aplicación de un Manual de control Interno para el área Contable como este, requiere de un estudio previo de actividades y responsabilidades del personal involucrado, definiendo los parámetros a seguir, los criterios y la metodología de trabajo, así mismo la capacitación a empleados que están a cargo de esta actividad dentro de la mediana empresa.
Existen libros de autores nacionales e internacionales que nos pueden dar mucha información y formas de realización de este Manual y su aplicación para la presente investigación.
MARCO CONCEPTUAL
2.2. CONTABILIDAD
Según el libro de BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2002. (Pág. 1)
“Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndolas en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones”
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2.2.1. CONTABILIDAD ESPECIALIZADA
Según el libro de BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2002. (Pág. 3)
“Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas”
De acuerdo a la actividad que realizan las empresas se aplica la contabilidad que cada una de ellas debe llevar así tenemos las siguientes:
Contabilidad de Costos para las empresas de producción. Contabilidad Gubernamental para las empresas públicas. Contabilidad Bancaria para las entidades financieras. Contabilidad Agropecuaria para las empresas agrícolas. Contabilidad Petrolera para empresas de minas y petróleos. Contabilidad Hospitalaria para clínicas y hospitales, etc.
2.2.1.1. CONTABILIDAD FINANCIERA
Para ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Quinta Edición, 2005 (Pag. 18)
“Es un sistema de información destinado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas e inversionistas a fin de facilitar sus decisiones”
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2.2.1.2. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Para ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Quinta Edición, 2005 (Pág. 18)
“Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación programática, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones”
Sistema contable de información al servicio de las necesidades internas de la administración, entre las aplicaciones más típicas de esta herramienta contable se cuentan las elaboraciones de presupuestos, la determinación de costos de producción, etc.
2.2.1.3. CONTABILIDAD DE COSTOS
Para MOLINA, Antonio. Contabilidad de Costos. Cuarta Edición, Abril 2007 (Pág. 25)
“La contabilidad de costos es la aplicación de los principios contables con el fin de determinar el valor total de la materia prima, mano de obra y otros insumos utilizados en la obtención de un producto determinado en la prestación de un servicio”
Campo especializado de la contabilidad que tiene por objeto la determinación, valoración y el control de los costos de productos o procesos técnicos y organizados específicos en los que se desenvuelve una empresa de producción dentro de un período determinado, generalmente de un año contable.
2.2.2. ECUACIÓN CONTABLE
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“Ecuación Contable es una igualdad que representa los tres elementos fundamentales en lo que se basa toda actividad económica (Activo, Pasivo y Patrimonio)”
Es la fórmula fundamental en que se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente su sistema. Y para cuyo efecto contable se consideran las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.
2.2.2.1. ACTIVO
Para ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Quinta Edición,2005 (Pág. 20)
“La propiedad de una empresa es el conjunto de bienes materiales, valores y productos inmateriales que se mantienen para el normal desarrollo de las actividades que requiere una empresa. En contabilidad, esta propiedad se denomina Activo”
Es el conjunto de bienes y derechos que pertenecen a la empresa, conjunto de bienes tangibles e intangibles que posee una organización, que tienen valor y por lo tanto susceptibles de ser expresados en unidades monetarias.
Se subdividen en activos Circulantes o corrientes y activos Fijos, el primero incluye el efectivo, los derechos de cobro y las mercaderías y el segundo los bienes muebles e inmuebles que son la estructura física de la empresa.
2.2.2.2. PASIVO
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“Pasivo u obligación, son las deudas que una empresa tiene para con terceras personas, que no sean las partes de sus socios, accionistas o dueños. Las cuentas del Pasivo se representan en el Estado de Situación, atendiendo exclusivamente a la fecha de pago de estas, así las obligaciones pueden ser a corto y a largo plazo”
Es un conjunto que recoge en un momento determinado el total de las obligaciones o deudas que un particular, empresa u organización tiene con otras personas y está obligado a cancelar , agrupa todas las deudas u obligaciones pendientes de pago.
Señalan las fuentes de financiación utilizadas en la adquisición de los activos, pueden ser de origen de terceros o provenientes de los accionistas, son pasivo circulante o pasivo a corto plazo, son capitales ajenos a corto plazo y deudas a largo plazo con entidades comerciales y bancarias, hipotecas, documentos por pagar, obligaciones a largo plazo.
2.2.2.3. PATRIMONIO
Según el libro de BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2002. (Pág. 21)
“Se refiere a los valores que son propiedad de la empresa, los que integran básicamente las cuentas que constituyen: Capital social, Reserva Legal, Facultativa, Otras reservas”
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2.2.3. ESTADOS FINANCIEROS
Para REVELO ROSERO, Jorge, Administración Financiera y Presupuestaria, Guía Académica de Auto aprendizaje. Abril de 2012, Quito (Pág. 22)
“Los estados financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado de desarrollo de la administración de una compañía, es decir, que presenta la información contable necesaria con relación a las operaciones del negocio y su posición financiera anexando estadísticas operativas clave de los últimos años que son la base para la toma de decisiones en una empresa u organización”
Son instrumentos de mucha importancia que dispone la administración de la empresa para determinar y conocer el ritmo de crecimiento o estancamiento de la realidad económica o financiera y sus resultados, son reportes contables que resumen las transacciones realizadas por una empresa en un período determinado e informan ordenada e imparcial la situación patrimonial, económica y financiera que tiene esa entidad como producto de la ejecución de esas transacciones y son los siguientes: Balance General
Estado de resultados
Estado de utilidades retenidas Estado de Flujo de Efectivo
2.2.3.1. BALANCE GENERAL
Según el libro de BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2002. (Pág. 209)
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Documento contable básico en el cual se reflejan los movimientos y resultados globales de las cuentas de una empresa, sociedad u organización en forma ordenada y sistemática a lo largo de un período o ejercicio económico, recoge la situación de los bienes propiedad de la empresa llamado activo, todas las deudas pasivo, y el patrimonio o capital contable y determina la posición financiera.
2.2.3.2. ESTADO DE RESULTADOS
Para ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Quinta Edición, 2005 (Pág. 217)
“El Estado de Resultados es el informe contable que presenta de manera ordenada las cuentas de Rentas, Costos y Gastos. Se elabora con el fin de medir los resultados y la situación económica de una empresa durante un período determinado”
Es un documento financiero contable básico en el que se consignan los resultados totales anuales de la empresa al final de un ejercicio especificando los ingresos obtenidos, los gastos realizados y los resultados de la operación de acuerdo a la utilidad devengada o a la pérdida sufrida en ese período, sirve para formular la futura política económica y financiera de la empresa, se lo denomina también como Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Situación Económica, Estado de Ingresos y Egresos, Estado de Rentas y Gastos, Estado de Gastos y Rendimientos.
2.2.3.3. ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS
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“Documento que muestra las utilidades de la empresa que no se pagaron como dividendos, aparece igual a las utilidades retenidas anualmente y componen la historia de la empresa, son los cambios al capital contable, se retienen utilidades para ampliar el negocio, no representan efectivo y no están disponibles para el pago de dividendos u otra cosa”
Se le denomina también como estado de ganancias retenidas, Estado de Superávit, Estado de Utilidades no Distribuidas, se elabora al finalizar el período contable para demostrar cómo se han obtenido los ingresos y como se han causado los gasto y los cambios ocurridos en la cuenta superávit-ganancias retenidas, su uso es exclusivo para el conocimiento de socios y accionistas de la empresa, quienes pueden analizar e interpretar sobre el comportamiento de su capital.
2.2.3.4. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Según el libro de BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2002. (Pág. 192)
“Este estado financiero se elabora al término de un ejercicio económico o período contable para evaluar con mayor objetividad la liquidez o solvencia de la empresa. La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa para utilizar dichos flujos de efectivo”
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Abonar.- Hacer pagos parciales a cuanta de una deuda.
Acreedor.- Persona o entidad que tiene derecho de exigir a su deudor el cumplimiento de una obligación.
Activo.- Conjunto de bienes y derechos tangibles e intangibles de una persona u organización.
Administrador.- Persona que se ocupa de la representación, control y organización de una empresa.
Auditoria: es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado.
Balance.- Documento contable básico en el cual se reflejan los movimientos contables globales de una empresa.
Banco.- Establecimiento de origen público o privado básico del sistema crediticio debidamente autorizado por la ley.
Base imponible.- Monto a partir del cual se calcula un impuesto determinado.
Capital.- Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género, que en colaboración con otros factores, principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo.
Control.- Proceso de observación y medición, consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados, Control Interno.- El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa.
Depreciación.- Disminución sistemática de precio o pérdida de valor que sufre los bienes que componen el activo fijo de una empresa u organización.
Deudor.- Persona natural o jurídico que mantiene una obligación de pago con otra persona en razón de un negocio o contrato.
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Eficacia: Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Empleador.- Persona o entidad que tiene a su servicio a uno o más empleados como asalariados u obreros.
Factura.- Documento comercial o recibo que entrega el vendedor de un producto al comprador como prueba de la transacción realizada.
Ganancias y Pérdidas.-Una de las partidas de la contabilidad.
Gastos Directos.- Costo de los materiales o de la mano de obra empleada directamente en la producción de bienes y servicios.
Hipótesis.- Suposición de una cosa que se toma como base en una investigación de un hecho que se admite provisionalmente para llegar a una conclusión.
Impuesto.- Tributo, carga o imposición de carácter fiscal obligatorio que el estado a través de la ley impone a los contribuyentes.
Ingresos.- Valores económicos representativos que recibe un apersona natural o jurídica, sea en dinero o especie como compensación a sus ventas o servicios prestados.
Insumos.- materiales o productos que las empresas utilizan en el proceso de fabricación o elaboración de otros bienes.
Inventario.- Relación clara, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la empresa en un momento determinado.
Ley.- Es una norma jurídica obligatoria con poderes suficientes que dicta el estado con el fin de ordenar, prohibir o permitir algo.
Manuales.- Son medios valiosos para la comunicación y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la dependencia.
Manual de Procedimientos.- Es, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común.
