PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL TALENTO HUMANO
Elaboró:
FIRMADO EL ORIGINAL
Fabián Tovar Ladino Coordinador HSEQ
Revisó:
FIRMADO EL ORIGINAL
Fabián Tovar Ladino Coordinador HSEQ
Aprobó:
FIRMADO EL ORIGINAL
Luz Dary Sterling Cuellar Gerente General
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento para realizar la selección, vinculación, inducción y desvinculación del personal en la empresa con el fin de cumplir los requisitos de competencias requeridos para cada cargo.
2. ALCANCE
Este procedimiento cubre desde la selección, vinculación, inducción y desvinculación del personal de
SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS. 3. GLOSARIO DE TERMINOS
- Proceso de Selección: Es la selección de la persona adecuada para un puesto de trabajo a costos razonables que permitan la realización del trabajador en el desempeño de sus actividades, facilitando el desarrollo de sus habilidades y potenciales a fin de hacerlo más satisfactorio y de esta manera contribuir a los propósitos de la organización.
- Perfil: Es una caracterización genérica de un tipo de actividad ligado a las necesidades de la empresa. En función del ciclo de vida del empleado y de las actividades a realizar, se pueden determinar a priori los perfiles requeridos.
- Candidatos: Persona propuesta o indicada para un cargo, aunque no lo solicite.
- Inducción: Denominada también acogida, incorporación o acomodamiento, tiene como finalidad que el trabajador conozca más en detalle la empresa y sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrirá su vida laboral.
- Compromiso: Una persona comprometida es aquella que cumple con sus obligaciones haciendo un poco más de lo esperado al grado de sorprendernos, porque vive, piensa y sueña con sacar adelante a su familia, su trabajo, su estudio y todo aquello en lo que ha empeñado su palabra.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
GTH – M – 001 Manual de funciones y Descripción de Cargos GTH – F – 001 Registro de Actividades Internas
GTH – F – 002 Lista Verificación de Competencias GTH – F – 003 Lista de documentos del empleado GTH – F – 004 Entrevista en el proceso de selección
GTH – F – 005 Autorización de Uso de datos personales y Verificación de Referencia. GTH – F – 006 Verificación y Antecedentes
GTH – F – 007 Bienvenida a la empresa GTH – F – 008 Exámenes Ocupacionales GTH – F - 009 Cumplimiento de perfil GTH – F – 010 Cuenta Nomina GTH – F – 011 Hoja de vida personal
GTH – F – 012 Acta de obligaciones básicas de empleados GTH – F – 013 Guía de Inducción
GTH – F – 014 Paz y Salvo para liquidación del Personal GTH – F – 015 Evaluación de la Inducción
GTH – F – 016 Entrega de Dotación GTH – F – 017 Solicitud de vacaciones
GTH – F – 018 Registro de vacaciones GTH – F – 019 Solicitud de préstamos GTH – F – 020 Solicitud de Anticipos GTH – F – 021 Solicitud de permisos GTH – F – 022 Salidas Extramurales
GTH – F – 023 Solicitud cambio de Horario Laboral GTH – F – 024 Registro de Novedades de Nómina. GTH – F – 025 Reporte de Incapacidades
GTH – F – 026 Reporte de Horas
GTH – F – 027 Evaluación de Clima Organizacional
GTH – F – 031 Evaluación del Desempeño y Responsabilidades
GTH – F – 032 Consolidado de Evaluación del Desempeño y Responsabilidades GTH – MZ – 001 Matriz de EPP y Dotación
GTH - MZ - 002 Programa de Formación y Entrenamiento GTH – IN - 001 Manejo imagen corporativa
GTH – IN – 002 Reporte de Nomina de sueldo y Novedades GTH – IN - 003 Solicitud y otorgamiento de Vacaciones GTH – IN – 004 Solicitud de préstamo y Anticipo
GTH - IN - 005 Solicitud de Permiso, cambio de Horario y Salidas Extramurales
5. RESPONSABILIDADES 5.1. GERENCIAL GENERAL
- Velar por el cumplimiento del procedimiento, dando transparencia a los procesos de selección, inducción y desvinculación de la empresa.
5.2. DIRECTOR DEL TALENTO HUMANO
- Ejecutar el procedimiento de selección, vinculación, inducción y desvinculación de todo el personal que labore en SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS.
5.3. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y LOGISTICO
- Apoyar el procedimiento de selección, vinculación, inducción y desvinculación de todo el personal que labore en SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS., especialmente en la gestión de los recursos necesarios para el cumplimiento de las labores.
5.3. COORDINADOR HSEQ
- Apoyar el procedimiento salud y seguridad de los empleados de SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA
LIMITADA - IPS., especialmente en la gestión de recursos necesarios para el cumplimiento de las
6. CONDICIONES GENERALES
El talento Humano es la base para la realización de todas las actividades relacionadas con SALUD
OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS.; por tal motivo este procedimiento permite la realización
de los debidos y correctos pasos para dar un claro y transparente cumplimiento de los requisitos determinados por la Ley.
7. DESARROLLO
7.1 Proceso de vinculación y desvinculación del personal 7.1.1 Selección y vinculación al personal
El esquema siguiente se refiere al Proceso de Selección de Personal, estas fases pueden ser modificadas en casos específicos para ajustarse tanto a las necesidades del cargo generado por la empresa (ya sea cargo nuevo o para un reemplazo); como del cliente si así lo requiere.
Una vez identificada la necesidad del cargo se determinan las características que deben poseer los candidatos para ocupar el puesto que se pretende cubrir. Esto supone desarrollar el perfil de exigencias del puesto de trabajo, el desarrollo del perfil debe llevarse a cabo teniendo en cuenta tanto las exigencias del puesto, como metas y objetivos de la empresa, el potencial de desarrollo de carrera que se pretende para quien ocupe ese puesto, así como otras variables relevantes. Se obtiene así el "perfil del cargo" al que tendrán que ajustarse los candidatos seleccionados GTH – M – 001 Manual de Funciones y Descripción de Cargos.
Se realiza la búsqueda de candidatos que potencialmente puedan responder a las exigencias determinadas en la etapa anterior. Se continúa con la preselección: un primer filtro entre los candidatos existentes. Ésta puede llevarse a cabo mediante el análisis del historial académico y/o profesional, o a través de una primera entrevista.
Utilizar una u otra estrategia (u otra alternativa) dependerá del perfil de exigencias del puesto elaborado con anterioridad. Se aplica principalmente una lista de verificación de competencias GTH – F – 002 y Lista de Documentos de Empleados en el formato GTH – F 003 realizada por el Director del Talento Humano, en la que se verifica la educación, experiencia, formación y habilidades de la personas a contratar. Dicha evaluación de competencias debe realizarse obligatoriamente, previo el ingreso del profesional o persona que vaya a ingresar a la organización.
Continuamos el proceso de selección con la realización de una entrevista de trabajo que se debe realizar por el Director de Talento Humano, con la colaboración de un profesional en el área de psicología de ser necesario y el jefe inmediato del cargo en donde se presenta la vacante, para esto se llenara el Formato GTH – F - 004 Entrevista en el Proceso de selección. Durante la ejecución de la entrevista se le solicitará al aspirante que diligencia el formato GTH – F - 005 Autorización de Uso de datos personales y Verificación de Referencia.
Seguido a esto se diligenciara el formato GTH – F – 006 Verificación y Antecedentes para dejar evidencia de la trayectoria Laboral del aspirante a ocupar el cargo.
La siguiente etapa es la presentación de los candidatos seleccionados para ejecutar las actividades por parte del Director de Talento Humano al cliente si así es requerido. Se tendrá en cuenta el criterio establecido por el cliente para la contratación del personal solicitado.
Cumplido el paso anterior se procede a realizar los exámenes ocupacionales, aplicando el Formato GTH – F – 008, ya que se evalúa físicamente y si es apto para desempeñar las funciones para la vacante que se requiere ocupar.
Una vez ejecutado este proceso se procederá a enviar el oficio de Bienvenida a la organización aplicando el Formato GTH - F – 007, el cual deberá ser diligenciado y firmado por la Director de Talento Humano. Una vez sea aceptado el cargo por el empleado se deberá firmar el contrato laboral según el caso y que estará bajo la dirección de la Gestión Jurídica.
En caso de ser la vinculación de un pasante o practicante se deberá realizar el mismo proceso anterior para lo cual se exigirá que exista previamente formalizado Convenio Interadministrativo, capacitación, asistencia técnica e investigación entre la institución educativa y la empresa SALUD OCUPACIONAL
DEL HUILA LIMITADA – IPS.
En este momento el empleado o pasante deberá entregar todos los documentos necesarios para las afiliaciones a seguridad social, proceso que deberá ser ejecutado por el Director de Talento Humano. Posteriormente el Director de Talento Humano deberá enviar al empleado a cumplir el esquema de vacunaciones correspondiente en caso de que le falte alguna y posteriormente consignara en HSEQ - MZ - 011 Esquema de Vacunación, para llevar el control de las vacunaciones periódicas que se les deberán practicar a los empleados.
Nota: Este paso aplica para el personal asistencial.
En casos excepcionales en los que el empleado del nuevo cargo no cumpla con todos los requisitos de estudio necesarios para ocupar el cargo este se deberá comprometer a la terminación de los estudios que le acrediten como profesional o técnico en el cargo, razón por la cual este deberá diligenciar el formato GTH – F – 009 Cumplimiento de perfil y de esta manera poder optar por una nivelación salarial que estará sujeta a la determinación de la Gerencia General y Operativa.
Seguidamente se le hace entrega al nuevo empleado del formato GTH – F – 010 Cuenta Nomina para la apertura o reactivación de la misma ante la entidad bancaria con la actualmente posee convenio la empresa, el formato GTH – F – 011 Hoja de vida personal para que en el se consignen todos los datos que considere son relevantes para la empresa y que pueden ser necesarios para mantener actualizada la base de datos de los empleados de la empresa.
El instructivo GTH – IN - 001 Manejo Imagen Corporativa para dar a conocer la forma como deberá usar la dotación que le suministrará posteriormente la empresa y se le hace firmar el formato GTH – F – 012 Acta de Obligaciones Básicas de Empleados
Después de se convoca al candidato seleccionado para realizarle el proceso de inducción bajo el formato GTH – F – 013 Guía de Inducción y posteriormente realizarle el proceso de entrega del cargo por parte del jefe inmediato.
Ya finalizado el primer proceso de incorporación el Director del Talento Humano debe organizar la documentación del nuevo empleado y apertura el expediente de Hoja de vida del empleado que deberá reposar en el archivo central de la empresa.
7.1.2 Desvinculación de personal
Para este proceso es necesario tener en cuenta las causas que llevaron a la desvinculación del personal, como puede ser la terminación del contrato o de las actividades para las cuales se requirieron sus servicios, carta de renuncia o por despedido por justa causa o por terminación del contrato de trabajo. Luego que se verifican las causales de la desvinculación se procede a realizar el proceso de paz y salvo para liquidación del Personal bajo el formato GTH – F – 014, donde se evidencia la entrega y legalización por parte del empleado en retiro de: Legalización de Gastos, dotación, Carnét de la Empresa, formatos, documentación, Entrega de equipos y herramientas de oficina, Libre de préstamos y de Libranzas, y la orden de los exámenes médicos pertinentes para su egreso de la empresa; si el empleado manifiesta que no desea tomarse los exámenes de retiro, debe quedar registrado en el formato; cuando ya se tenga completamente diligenciado el formato GTH – F – 014 el Director de Talento Humano envía copia de este formato a la Gestión Financiera para que efectúe el pago de la liquidación y por último el retiro de afiliaciones.
7.2 Inducción, motivación, capacitación y entrenamiento
Para lograr el eficiente desempeño de los trabajadores, es vital la elaboración y desarrollo de la inducción, capacitación y entrenamiento al personal, los cuales permiten que se brinden las herramientas y los medios para que los empleados conozcan las generalidades de la empresa y cumplan con las normas que los resguardan de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y exposición a riesgos y la forma como el desarrollo de sus actividades afecta la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa.
Las capacitaciones serán evaluadas y se registraran en GTH – MZ – 003 Evaluación de las Capacitaciones.
7.2.1 Inducción
Es el proceso a través del cual el empleado se informa de manera general de todas y cada una de las actividades que desarrolla la empresa, los beneficios que obtiene al pertenecer a la misma, sus derechos y obligaciones; además de esto el proceso de inducción es el primer paso para que genere sentido de pertenencia, se adapte y sienta la seguridad de que sus expectativas se identifican con lo que SALUD
OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS. le ofrece.
Para realizar un proceso de inducción efectivo, es necesario incluir en su desarrollo la temática relacionada con generalidades de la empresa y las generalidades del Sistema de Gestión Integrado. El desarrollo de la inducción consta básicamente de los siguientes elementos:
- Objetivo de la inducción o reinducción - Generalidades de la empresa
- Política de no consumo de Alcohol, tabaco y Drogas - Política de HSEQ
- Política de Elementos de Protección Personal - Política para la Administración del Talento Humano - Política para la Seguridad del Paciente
- Mapa de procesos - Organigrama
- Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y reglamento interno de trabajo - COPASST – Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Matriz de Peligros y Riesgos
- Matriz de aspectos e impactos ambientales - Brigadas de Emergencia
- Planes de Contingencia
- Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Nota: Estos temas serán guiados por el formato GTH – F – 013 Guía de Inducción.
Una vez realizado el proceso de inducción se diligencia el Acta de capacitación al personal donde queda constancia de los asistentes a la inducción, igualmente para este proceso se ha diseñado el formato GTH – F – 015 Evaluación de Inducción, el cual debe ser mayor o igual a 8 preguntas correctas de 10 posibles. Para el personal administrativo, transcurrido el periodo de prueba y practicado la Evaluación de Inducción, el Director de Talento Humano deberá solicitar la dotación correspondiente para el empleado, para hacer entrega de la dotación y EPP de acuerdo al cargo que ingresa, según la matriz GTH – MZ – 001 Matriz de EPP y Dotación y quedara su registro bajo el formato GTH – F – 016 Entrega de Dotación.
7.2.2 Motivación
Para motivar al personal que labora en SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS se establecerán recompensas simbólicas y en especie tales como:
- Felicitaciones verbales y escritas - Elementos de protección personal
- Celebración del día de cumpleaños de los trabajadores - Posibilidades de Acenso
- Actividades Lúdico-Recreativas.
7.2.3 Capacitación y entrenamiento
En el programa de inducción, capacitación y entrenamiento, se incluyen los criterios para desarrollar el programa de capacitación y entrenamiento por cargo el cual es alimentado por los siguientes factores:
Comparación requisitos de competencia (Descripción de cargos)
Evaluación del desempeño
Reporte PQRS
Requisitos del cliente – Encuesta de satisfacción del cliente
Programa de inducción (Evaluación del programa de inducción)
Diagnostico de condiciones de trabajo
Identificación de aspectos e impactos ambientales
Resultados de las auditorías internas
Planeación estratégica
Legislación y normas aplicables
Cambios tecnológicos.
Según los insumos antes mencionados, se establecen las necesidades y se incluyen en la GTH - MZ - 002 Programa de Formación y Entrenamiento, en donde se monitorea cumplimiento de las actividades programadas a la vez que se realiza seguimiento al cumplimiento general del programa de capacitación y entrenamiento y debe quedar registro de asistencia en el formato GTH – F – 001.
7.2.4 Evaluación de desempeño y responsabilidades
La evaluación de desempeño y responsabilidades se realizara cada año. La metodología a manejar será de 270º donde se calificara desde diversos puntos, este se realizara mediante el formato GTH – F – 031 Evaluación de Desempeño y responsabilidades, que cuentan con 4 colores distintivos:
AUTOEVALUACION JEFE-COLABORADOR PARES - COLABORADOR
SUBORDINADOS - COLABORADOR
Para sacar un consolidado total de las calificaciones del desempeño del personal se realiza mediante el formato GTH – F -032 Consolidado de Evaluación de Desempeño y Responsabilidades con el fin de hacer un análisis global de resultados y evaluar el cumplimiento y eficacia del desempeño del personal. El personal nuevo que ingrese a la empresa se le realizará la evaluación de desempeño quince días antes de terminar su periodo de prueba para determinar su continuidad.
Nota: La descripción más detalla del proceso se describe en el instructivo GTH – IN – 006 Evaluación
Desempeño y Responsabilidades.
7.2.5 Evaluación de Clima Organizacional
Para la evaluación del Clima Organizacional de la empresa se utilizara el formato GTH – F – 027 donde se contemplaran 25 ítems organizados en cinco (5) enfoques con respuesta tipo Likert de 5 opciones con la siguiente carga de ítems:
ENFOQUE ITEMS LIDERAZGO 3, 4, 5, 6, 7 RELACIONES INTERPERSONALES 8, 9, 10, 11, 22, 23 PARTICIPACION 12, 13, 14 RECONOCIMIENTO 21, 24, 25 COMUNICACION 1, 2, 15, 16, 17, 18, 19, 20
Con la información se realizara el análisis estadístico que se confrontara con las vivencias del entorno laboral.
Nota: De ser necesario se contara con el acompañamiento de un profesional en Psicología para dicha
actividad.
7. 3. Plan de Beneficios a empleados 7.3.1. Vacaciones
El procedimiento de autorización de vacaciones se encuentra descrito en el instructivo GTH – IN - 003 Solicitud y otorgamiento de Vacaciones, es responsabilidad del Director de Talento Humano vigilar que dicho procedimiento de cumpla de acuerdo a los requerimientos legales y a las políticas laborales de la empresa, para esto se recepcionaran las solicitudes de vacaciones presentadas por los empleados
mediante el formato GTH – F - 017 Solicitud de Vacaciones y después de aprobadas se efectuara el posterior registro en el formato personal GTH – F – 018 Registro de vacaciones.
7.3.2. Préstamos y anticipos
El Director de Talento Humano será la persona encargada de recepcionar y gestionar las solicitudes de préstamos presentadas con la respectiva firma del empleado y el visto bueno del Coordinador del proceso mediante el formato GTH – F – 019 Solicitud de préstamos o GTH – F – 025 Solicitud de Anticipo, estas deberán ser aprobadas o negadas por el Gerente Operativa y posteriormente deberá trasladarlas a la Gestión Financiera para que se le dé el trámite de desembolso correspondiente en el menor tiempo posible, dicho procedimiento se encuentra descrito en el instructivo GTH – IN – 004 Solicitud de préstamo y Anticipos.
7.3.3. Permisos, salidas Extramurales y cambio de horario laboral
Cuando el empleado requiera por alguna eventualidad ausentarse de las instalaciones de la empresa, para actividades personales, debe informar mediante el formato GTH – F – 021 Permiso Laboral, a la Gerencia del Talento Humano para establecer la supervisión administrativa del personal y de esta manera se coordine el cumplimiento de las actividades que se tienen programadas por la empresa y de ser posible se regule la compensación de las horas que se otorguen para permisos no contemplados como remunerados en el Código Laboral y en el reglamento interno de la empresa. Este debe ser enviado por el empleado con por lo menos un día de anticipación para el estudio respectivo de su aprobación o no. Para las salidas extramurales se deben registrar en el formato GTH – F – 022 y cuando el empleado requiera un cambio de horario por motivos extrínsecos se debe diligenciar el formato GTH – F – 023. El pasó a paso de esta actividad esta consignadas en el instructivo GTH – IN – 005.
7.3.4. Reportes de Novedades de Nomina
Es importante que para la empresa cada vez que exista una novedad de nomina sea reportada mediante el formato GTH – F - 024 a la Gestión Financiera para poder realizar el respectivo proceso de pagos a los empleados.
Existen casos donde el empleado por motivos externos que se relacionan a lesiones o enfermedades, dichos eventos deben ser reportados por el Director Talento Humano mediante el formato GTH – F – 025 a la Gestión Financiera para pagos y a la Gestión HSEQ para ser reportada en la matriz de HSEQ - MZ - 014 Control Ausentismo.
Todo el proceso paso a paso se encuentra en el instructivo GTH – IN – 002 Reporte de Nómina de Sueldo y Novedades.
7.3.5. Reportes de horas extras
El Director de Talento Humano debe pasar el reporte de horas según formato GHT – F – 026, los días 25 de cada mes a la Gestión Financiera para su respectiva elaboración y liquidación de nómina; finalmente, la Gestión Financiera envía la relación de horas extras por empleado a la Gestión HSEQ, para el control de horas laboradas.
8. RELACION DE NOVEDADES Y CAMBIOS
Vigencia Versión Control de cambios
