PROCEDIMIENTO DE ADMISION DE USUARIOS
Elaboró:
FIRMADO EL ORIGINAL Fabián Tovar Ladino
Coordinador HSEQ
Revisó:
FIRMADO EL ORIGINAL Fabián Tovar Ladino
Coordinador HSEQ
Aprobó:
FIRMADO EL ORIGINAL Luz Dary Sterling Cuellar
Gerente General
1. OBJETO
Disponer de un documento normativo y de consulta técnica sobre el manejo y desarrollo de una admisión, estableciendo las instrucciones que deben seguirse para garantizar la seguridad durante la aplicación.
2. ALCANCE
El presente procedimiento comprende las instrucciones para realizar, controlar, y mejorar la respectiva admisión, teniendo en cuenta el manejo adecuado de documentos involucrados en el proceso.
3. GLOSARIO DE TERMINOS
ADMISIONAR: aceptación, ingreso de usuarios a los servicios de salud que ofrece la IPS. PACIENTE: Toda aquella persona, que requiera y obtenga la prestación de los servicios.
HISTORIA CLÍNICA: es un documento médico-legal que surge del contacto entre el profesional de la salud (médico, psicólogo, enfermero, kinesiólogo, odontólogo) y el paciente donde se recoge la información necesaria para la correcta atención de los pacientes. La historia clínica es un documento válido desde el punto de vista clínico y legal, que recoge información de tipo asistencial, preventivo y social.
RIPS: conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control.
CONSENTIMIENTO INFORMADO: Procedimiento mediante el cual se garantiza que el sujeto ha expresado voluntariamente su intención de participar en la investigación, después de haber comprendido la información que se le ha dado, acerca de los objetivos del estudio, los beneficios, las molestias, los posibles riesgos y las alternativas, sus derechos y responsabilidades.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
- GA – F – 001 Registro de Usuarios - GA – F – 002 Orden de Atención - GA – F – 003 Remisión servicio externo - GA – F – 005 Notificación de los resultados - TIC - IN - 002 Manejo de Historia Clínica SGM - Certificado de Aptitud Ocupacional
- Libro de Remisiones - Consentimiento Informado - Software SGM
5. RESPONSABILIDADES Gerente General
Coordinador HSEQ
- Velar por el uso correcto de los equipos.
- Verificar el cumplimiento del procedimiento y la toma de los registros. Admisionista:
- Tomar bajo las normas de este procedimiento de Admisión a los usuarios de Salud Ocupacional del Huila Limitada - IPS.
- Recibir con una bienvenida a todos los usuarios que deseen ingresar a las instalaciones de Salud Ocupacional del Huila – IPS.
- Agendar de acuerdo a los servicios de Salud Ocupacional del Huila Limitada – IPS - Permitir el Ingreso y Salida de usuarios para que puedan tener sus valoraciones respectivas. - Orientar al usuario para que puedan tomar sus valoraciones.
- Entrega el Certificado de Aptitud Ocupacional después de finalizados los servicios prestados 6. CONDICIONES GENERALES
Es el área de Gestión de Admisión la encargada de realizar el proceso de ingreso de los pacientes a los diferentes servicios que presta Salud Ocupacional del Huila Limitada – IPS. Su objetivo principal, es brindar a los usuarios una admisión ágil, correcta y eficiente.
7. DESARROLLO
7.1 RECEPCION DE USUARIO
a. Establecer contacto visual con el usuario, sonría
b. Salude deferentemente, preséntese indicando su nombre y demuestre su interés por la otra persona
c. Solicitar al usuario que tome un turno. El admisionista debe relacionar el formato GA – F – 001 Registro de Usuarios.
d. Cerciorarse de que ningún usuario haya quedado fuera del Registro de Usuario
7.2 INGRESO DEL USUARIO
Después de registrado el usuario, puede seguir a la sala de espera a que lo llamen para su atención. Nota: Pasar órdenes al laboratorio
7.3 AGENDAR CITAS
a. Por medio del sistema interno de comunicación se llamara por turno correspondiente.
b. Solicitar documento de identificación, verificación de datos, tomar fotos y firma; además la orden de servicio de la empresa que emite al empleado.
c. Agendar usuarios según TIC - IN - 002 Manejo de Historia Clínica SGM
Nota: Si por motivos externo no se tiene la orden de servicios de la empresa que emite, se llenara el formato GA – F – 002 Orden de Atención, para que el usuario inicie su proceso.
7.4 GUIAR A EL USUARIO
a. Orientar al usuario para que ubique y acceda a los servicios de salud que ofrece la IPS. 7.5 DESPEDIDA DEL USUARIO
Después de que el usuario ha completado el ciclo de atención el adminisionista debe cumplir con las siguientes actividades:
a. Verificar que el usuario completo el ciclo de atención y comprobar que los datos estén completos. b. Entregar o enviar por correo electronico el certificado de Aptitud Ocupacional.
c. Si el usurio requiere copia de la historia clinica o alguno de los examenes coplementarios se registra bajo el formato GA – F – 005 Notificacion de Resultados, aclarando que estos deben ser utilizados para fines relacionados a el ambito de salud.
d. Asegurar que el usuario quede conforme del servicio. e. Consultar inquietudes finales del usuario
f. Despedir cordialmente, asegurándole que siempre estaremos dispuestos a resolver sus inquietudes. 7.6 REMISIONES
- Cuando por motivos internos o externos relacionados con la prestación de servicios de salud, no se pueda prestar la atención se remitirá a los usuarios a empresas con las que se tenga relación, llenando el formato GA – F – 003 Remisión servicio externo, para cumplir con una atención integral.
- Se debe relacionar todas las remisiones en el Libro de Remisiones siguiendo el consecutivo. 7.7 CONSIDERACIONES
- Tener en consideración a muchos usuarios ya que estos pueden presentar una inconformidad con el servicio de salud.
- Priorizar la atención a los usuarios de poblaciones especiales.
- Capacitar al personal permanentemente a fin de contar con un nivel adecuado en las diversas operaciones misionales.
- Como plan de contingencia se tiene estipulados los formatos GA - F - 002 Orden de Atención; GA - F - 004 Consentimiento Informado; en caso de ser necesario por agentes externos que impida o retrasen la atención del usuario. El uso de estos solo serán autorizados por el Director de Talento Humano y SIAU o por el Coordinador HSEQ.
8. RELACION DE NOVEDADES Y CAMBIOS
Vigencia Versión Control de cambios
01/09/2014 0 Creación del documento
02/02/2015 1
- Se ingresó la actividad de consentimiento informado y se anexa el formato GA – F – 004 Consentimiento Informado
- Se ingresó la actividad de Notificación de Resultado y se anexa el formato GA – F – 005 Notificación de los resultados
- Se adiciona la Casilla Cedula al formato GA – F – 001 Registro de Usuarios.
04/03/2015 2 -Se cambia columna de cedula por hora de llegada. -Se remplazó la GA – MZ – 001 Matriz Remisión, por un libro de registro; para poder llevar un consecutivo.
