CETEM. Lo básico de. Series básicas. Microsoft Word XP. Prof. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada/Componente estudiantil

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CETEM

Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

http://www.cetem.upr.edu

Lo básico de

Microsoft

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Word XP

Prof. Sylvia Castillo-Calero

Directora Asociada/Componente estudiantil

Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática

E.González

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Universidad de Puerto Rico

en Aguadilla

Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero

Directora Asociada/Componente estudiantil

Sr. Edwin E. González Carril

Diseño, estilo y portada

Imprenta

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

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Integrantes del Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

Director del Centro

Prof. José L. Arbona

Director Asociado del Componente Académico

Dr. José M. Planas Rivera

Secretaria Administrativa del Proyecto

Srta. Verónica Calero

Directora Asociada del Componente Estudiantil

Prof. Sylvia Castillo

Programador de Instrucción y Técnico de Servicios

Sr. Edwin E. González Carril

Estudiantes Tutores

La Universidad de Puerto Rico en Aguadilla es un patrono con igualdad de oportunidad en el empleo. No se discrimina en contra de ningún miembro del personal universitario o en contra de aspirante a empleo, por razón de raza, color, sexo, lugar de nacimiento, edad, impedimento físico o mental, origen o condición social, ni por ideas políticas o religiosas.

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Tabla de Contenido

Objetivos ... III Introducción ...III

¿Qué es Microsoft Word? ...01

Iniciar el programa Word ...01

Componentes de la pantalla de Word ...02

Abrir un documento ...02

Tipos de vistas de un documento ...03

Editar un documento ...04

Crear un documento nuevo ...05

Cambiar los márgenes de página ...05

Selección del idioma ...06

Entrar texto ...07

Insertar símbolos ...09

Cambio de interlineado (Line spacing) ...10

Crear listas con viñetas (bullets) y números ...10

Cortar, copiar y pegar ...11-12 Cut/cortar ...11

Copy/copiar ...11

Paste/pegar ...12

Deshacer (Undo) ...12

Rehacer (Redo) ...13

Usar el corrector ortográfico ...13

Magnificar un documento ...14

Imprimir un documento ...14

Grabar y cerrar un documento ...15-17 Guardar un documento nuevo ...15

Guardar un documento existente ...15

Cerrar un documento ...17

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A-2: Conteo de palabras (word count) ...18

A-3: Cambiar el tama ño de una página electrónica ...19

A-4: Insertar saltos de página (page break) ...19

A-5: Enumerar páginas ...20

A-6: Centrado vertical de una página ...21

A-7: Cambio de orientación de página ...22

A-8: Creación de sobres ...22

A-9: Salir del programa Windows ...24

Apéndice B ...25

B-1: Tabla de caracteres especiales ...25

Apéndice C ...26

C-1: Consejos ...26

Prueba de destrezas ...27

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Por: Prof. Sylvia Castillo-Calero

Objetivos

Al terminar este módulo de instrucción, usted podrá: ü Definir qué es Microsoft Word (Word)

ü Iniciar el programa Word

ü Identificar los componentes de la pantalla de Word ü Entrar texto con word-wrap

ü Cambiar de la opción mayúscula a minúscula ü Insertar símbolos en un documento

ü Identificar los tipos de vistas disponibles en Word ü Crear un documento nuevo

ü Cambiar los márgenes de una página ü Cambiar la orientación de una página ü Cambiar el interlineado (spacing)

ü Crear listas con viñetas (bullets) y números ü Selección de idiomas

ü Abrir un documento ü Magnificar un documento

ü Grabar un documento con la función Save y Save As… ü Centrado vertical de una página

ü Editar un documento ü Cortar, copiar y pegar

§ Cortar/Cut § Copiar/Copy § Pegar/Paste

ü Deshacer (undo) y rehacer (redo) ü Conteo de palabras (word count)

ü Usar el corrector ortográfico (spell-checker) ü Insertar saltos de página (page break) ü Imprimir un documento

Introducción

Microsoft Word 2002 es un programa de procesamiento de palabras que facilita la creación de una diversidad de documentos con apariencia

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profesional, desde una simple carta y memorando hasta boletines, páginas para publicarse en el Web, folletos publicitarios, resúmenes, y otros

documentos que incluyen múltiples páginas de texto y un formato sofisticado.

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Autodiagnóstico

Nombre: Departamento:

Número de estudiante: Fecha:

Objetivo

Determinar el nivel de conocimiento y el manejo de las destrezas básicas del estudiante en el programa de MS Word.

Instrucciones

1. Lea cada aseveración de destrezas y escriba a la derecha el número

correspondiente, según sea el caso, utilizando el sistema de puntuación que aparece a continuación:

1 – No conozco el tema 2 –No sé cómo hacer la función 3 – Necesito ayuda para

completar

4 – No necesito ayuda 5 – Domino el tema

Con el programado MS Word puedo: ü Crear un documento nuevo

ü Cambiar los márgenes de un documento

ü Cambiar el interlineado vertical de un documento a doble espacio, a espacio y medio y a espacio sencillo.

ü Seleccionar el idioma en el cual voy a trabajar. Ejemplo: español, inglés, francés, italiano, etc.

ü Insertar símbolos en un documento. Ejemplos: *, @, ® ü Usar la función de cortar, copiar y pegar (cut, copy and

pase)

ü Usar la función de Undo y Redo (Deshacer, Rehacer) ü Grabar un documento

NOTA: Si usted obtiene menos de cuatro (4) puntos en algunas de las

aseveraciones que aparecen al lado de la marca de cotejo (ü), deberá tomar

este taller, Lo básico Microsoft Word XP. De lo contrario, solicite la prueba de

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¿Qué es Microsoft Word?

Microsoft Word es un programa para procesar palabras que le permite, entre otras cosas, crear cartas, hojas sueltas, resúmenes e informes. También puede convertir documentos en páginas para el Web.

Iniciar el programa Word

Ilustración 1 Pasos:

1. En la Barra de tareas de Windows, dé un clic a Start. 2. Seleccione, All Programs.

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Componentes de la pantalla de Word

Ilustración 2

Cuando usted accede la pantalla de Word XP, aparece una pantalla en blanco como aparece en la Ilustración 2.

Abrir un documento

Para utilizar un documento guardado en un disco de trabajo:

Pasos:

1. En la Barra de menú, seleccione File, Open

2. En Look in: seleccione la unidad de disco donde usted tiene grabado el documento. Dé doble clic sobre el cartapacio o el documento que quiera abrir.

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Ilustración 3

Tipos de vistas de un documento

Word provee cuatro maneras para ver un documento. Éstas aparecen en la

Tabla 1 con su descripción.

Opciones de vista Descripción

Normal Ilustra el formato simple y la distribución de un documento.

Web Layout Ilustra un documento como página para el Web.

Print Layout Ilustra donde aparecerán los objetos en la página cuando

ésta se imprima.

Outline Ilustra la estructura de un documento, tal como el indentar

en cada título.

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Seleccionar los tipos de vistas

Ilustración 4 Paso:

1. En la Barra de menú, dé un clic a View y seleccione el comando que desee.

Editar un documento

Para poder editar un documento, primeramente debe seleccionar el texto que va a editar. El texto se puede seleccionar usando el mouse.

Seleccionar texto

Existen varias formas de resaltar o seleccionar texto.

Pasos:

1. Seleccione una palabra : Dé dos clics sobre la palabra que desee editar.

2. Seleccione una oración: Presione la tecla Ctrl de su teclado, luego dé un clic en cualquier lugar de la oración que desea seleccionar.

3. Seleccione una cantidad de texto : Ubique el mouse sobre el texto que desea seleccionar y luego arrastre el mouse sobre el texto.

4. Seleccione el documento completo : Mueva el apuntador a la izquierda del texto que aparece en el documento hasta que se convierta en una flecha que apunta hacia la derecha ö, luego dé triple clic. También puede hacer este paso presionando Ctrl + A en su teclado.

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Crear un documento nuevo

Al acceder Word, aparece un nuevo documento listo para que el usuario comience a escribir, también puede crear un documento nuevo de otras maneras:

1. Dé un clic al icono

2. De la Barra de menú, seleccione File, New. Del Panel de tareas que aparece a la derecha, seleccione, Blank Document

Cambiar los márgenes de página

Los márgenes son los espacios entre el borde del papel y el texto y se miden en pulgadas y son predeterminados por MS Word de: 1.25” a la izquierda y a la derecha y de 1” en la parte superior e inferior de la página. Una

manera que se puede utilizar para cambiar éstos márgenes.

Pasos:

1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup para obtener el cuadro de diálogo, Page Setup.

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Page Setup, seleccione la pestaña Margins.

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Ilustración 6

3. Escriba la medida, en pulgadas, del margen deseado en los cuadros, a. Superior (Top)

b. Inferior (Bottom) c. Izquierdo (Left) d. Derecho (Right).

También puede utilizar las flechas para seleccionar la medida del margen. (Véase Ilustración

6)

4. Cuando termine, dé un clic a OK.

Selección del idioma

Pasos:

1. Seleccione el idioma en que quiere trabajar:

2. En la Barra de menú, seleccione Tools, Language, Set Language.

(Véase Ilustración 7)

Ilustración 7

3. En el cuadro de diálogo, Language, seleccione, por ejemplo,

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Ilustración 8

4. Dé un clic al botón de Default si desea que siempre que acceda el programa Word detecte el idioma español.

Ilustración 9

Entrar texto

El punto de inserción o cursor es la línea que parpadea en pantalla e identifica el lugar donde aparecerá el texto cuando usted lo escriba. Es controlado por el mouse y los golpes de teclas. Usted debe conocer el propósito de estas importantes teclas:

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1. La tecla de Enter mueve el punto de inserción a una nueva línea para comenzar un párrafo nuevo. El programa tiene la función,

Word wrap, que le permite mover palabras a una nueva línea de una

manera automática tan pronto llegue al margen derecho.

2. La tecla, Shift se usa para crear mayúsculas; mantenga esta tecla hundida mientras golpea una tecla de carácter y obtendrá una letra mayúscula.

3. La tecla, Backspace mueve el cursor hacia la izquierda y borra lo que se ha escrito.

4. Delete mueve el punto de inserción hacia la derecha y borra lo que

se ha escrito.

5. Insert, borra todo texto que se ha escrito según usted va

escribiendo. (Esta tecla a veces es golpeada accidentalmente en vez de la tecla, Delete. Desactívela presionando nuevamente, Insert.) 6. La tecla de Tab se usa para sangrar (identar) la primera línea de un

párrafo a media pulgada. No use la barra espaciadora para sangrar la primera línea.

Si desea regresar al principio del documento, oprima la combinación de teclas Ctrl + Home. Para ir al final del documento, oprima Ctrl + End.

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Insertar símbolos

1. Coloque el punto de inserción donde desee insertar el símbolo. 2. En la Barra de menú, haga clic en Insert

3. Haga clic en Symbol

4. Seleccione la pestaña, Symbol

5. Dé un clic sobre el triángulo invertido que aparece en el cuadro de diálogo, Font para ampliar la vista de los caracteres disponibles. 6. Dé doble clic en el carácter especial de seado para insertarlo en el

documento.

7. Dé un clic a Close para cerrar el cuadro de diálogo.

Si desea insertar símbolos o caracteres especiales utilizando el teclado mediante combinación de teclas, véase Apéndice B-1 (Tabla de caracteres especiales)

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Cambio de interlineado (Line Spacing)

Use el interlineado para especificar el espacio entre las líneas de texto. Un cambio en el espaciado entre líneas afecta a todo el texto en el párrafo. El espaciado entre líneas también puede aplicarse al texto seleccionado.

Pasos:

1. En su teclado, presione la tecla Ctrl + 2 para obtener doble espacio. 2. Presione Ctrl + 1 para obtener espacio sencillo.

3. Presione Ctrl + 5 para obtener 1.5 líneas.

Ilustración 12

Si el texto está escrito en el documento y desea cambiarle el interlineado, seleccione todo el texto deseado y realice los pasos anteriores.

Crear listas con viñetas (bullets) y números

Pasos:

1. Seleccione el texto donde quiere colocar las viñetas

2. En la Barra del menú, dé un clic a Format, Bullets and Numbering y seleccione la viñeta deseada.

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Si desea cambiar las viñetas, seleccione el texto y siga el Paso 2 que aparece arriba.

Ilustración 13

Cortar, Copiar y Pegar

Cuando se edita un documento, usted puede mover o copiar texto. Puede ser en el mismo documento o entre documentos. Cuando se mueve o se corta el texto, éste es removido de su ubicación original y ubicado en una tabla.

Cut/Cortar

La función de Cut remueve el texto seleccionado del documento y lo guarda en la tabla.

Pasos:

1. Seleccione el texto que desea cortar.

2. De la Barra de menú, seleccione Edit, Cut.

Copy/Copiar

La función de Copy es similar a la función de Cut, excepto que la función de

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La función de Cut, Copy y Paste también puede ser accedida dando un clic derecho al mouse sobre el texto seleccionado para obtener un menú corto donde aparecerán estos comandos. Véase la Ilustración 13.

Paste/Pegar

La función de Paste inserta el contenido de la tabla en el área seleccionada. Para pegar lo último que se copió o cortó en un área en específico en un documento:

Pasos:

1. Dé un clic en el lugar donde quiere copiar el texto. 2. De la Barra de menú, seleccione.

Ilustración 14

Deshacer (Undo)

La función de Undo (Deshacer) le permite deshacer el último cambio realizado en el documento. Word recuerda hasta 300 acciones en un documento y le permite deshacer cualquier o todas ellas. Puede deshacer todas las acciones recientes al hacer clic repetidamente en el botón Undo

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También puede usar Edit, Undo Typing o el Shortcut Ctrl+z

Rehacer (Redo)

La característica Redo (Rehacer) le permite recuperar la última acción. Al igual que Undo, Redo le permite recuperar hasta 300 acciones en un documento. Puede rehacer una acción al hacer clic repetidamente en el botón Redo de la Barra de herramientas.

También puede usar Edit, Redo Typing.

Usar el corrector ortográfico

Pasos:

1. Presione la tecla Ctrl + Home simultáneamente para ir a la parte superior del documento.

2. En la Barra de herramientas, dé un clic al icono o de la Barra de

menú, seleccione Tools, Spelling and Grammar.

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Magnificar un documento

El magnificar un documento hace más fácil la lectura. El cambiar la magnificación no cambia el documento; solamente cambia cómo el documento aparecerá en pantalla.

Pasos:

1. En la barra de menú, dé un clic a View.

2. Seleccione el comando de Zoom. Aparecerá el cuadro de diálogo

Zoom.

3. Seleccione el nivel de magnificación deseado.

Imprimir un documento

Pasos:

1. De la Barra de menú, seleccione File, Print Preview para cotejar la distribución de las páginas.

2. Luego vuelva a File nuevamente y seleccione Print para abrir un cuadro de diálogo tiulado Print.

3. Seleccione OK si las opciones son correctas. Espere unos minutos para que el documento imprima. No le dé un segundo comando para imprimir.

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Grabar y cerrar un documento

Guardar un documento nuevo Pasos:

1. De la Barra de menú, File, Save. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Save as.

2. Seleccione el lugar donde desee grabar el documento (Save in:) y asígnele nombre (File name:). El nombre puede tener hasta 255 caracteres, incluyendo espacios y símbolos.

3. Luego que lo nombre, lo puede grabar periódicamente con File,

Save.

También puede darle un clic al icono de Save que aparece en la Barra de herramientas.

Ilustración 17

Guardar un documento existente

Si usted está trabajando con un documento que ha sido previamente grabado, simplemente dé un clic al botón de Save para grabar los nuevos

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Ilustración 18

Recuerde grabar el documento constantemente para prevenir el perder data en caso de que la computadora se congele o se vaya la energía eléctrica.

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Cerrar un documento

Cuando termine de trabajar con un documento, puede cerrarlo para removerlo de la pantalla de trabajo.

Pasos:

1. Dé un clic al botón de Close que aparece en la parte extrema derecha de la Barra de menú.

Ilustración 20

Si usted grabó su trabajo, su documento cerrará. Si no ha grabado su trabajo, y le da un clic al botón un cuadro de diálogo aparecerá de manera automática dándole la opción de grabar el último cambio hecho al documento. (Véase Ilustración 20)

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Apéndice A-1: Cambiar mayúsculas/minúsculas

El comando Change Case (Cambiar mayúsculas o minúsculas) en el menú Formato permite cambiar rápidamente las letras de mayúsculas a

minúsculas y viceversa, ahorrando el tiempo que se tardaría en volver a escribir el texto que desea cambiar.

Pasos:

1. Seleccione el texto que quiere cambiar

2. De la Barra de menú, seleccione Format, Change Case. Cuando abra el cuadro de diálogo, éste le ofrecerá varias opciones para hacer el cambio.

3. Seleccione la opción deseada y dé un clic al cuadro OK. 4. Dé un clic en cualquier lugar del documento para eliminar la

selección del texto.

Otra manera rápida es el seleccionar el texto y luego presionar Shift + F3. Este paso cambia el texto de mayúscula a minúscula, según sea el caso.

Ilustración 21

Apéndice A-2: Conteo de palabras (word count)

Con Word puede saber cuántas palabras, párrafos y líneas tiene su documento.

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Pasos:

1. En la Barra de menú seleccione Tools, Word Count.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo, Word Count con esta información.

Ilustración 22

Apéndice A-3: Cambiar el tamaño de una página

electrónica

El programa Word crea los documentos en tamaño 81/2” x 11”. También usted tiene la opción de cambiarlo a tamaño legal.

Pasos:

1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Page Setup, seleccione la pestaña Paper.

2. Dé un clic a Paper Size y seleccione la opción deseada. 3. Dé un clic a OK cuando termine.

Apéndice A-4: Insertar saltos de página (page break)

Cuando escribes en un documento, Word inserta de manea automática un salto de página, cuando llega a la parte final de la página, y le permite continuar escribiendo en la siguiente página. Puede forzar el texto a que pase a la página siguiente de un documento utilizando el comando Break (Salto) para insertar un salto de página manual.

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Pasos:

1. De la Barra de menú, seleccione Insert, Break. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Break.

2. Seleccione Page break, para saltar a otra página. Los saltos de página manuales aparecen como una línea punteada a través de la pantalla. Al insertar un salto de página manual, Word ajusta automáticamente los saltos de página automáticos que le siguen.

Ilustración 23

Otra forma para insertar un salto de página manual es presionando las teclas Ctrl + Enter.

Apéndice A-5: Enumerar páginas

Los números de páginas no aparecen impreso en un documento a menos que lo especifiquemos que aparezca.

Pasos:

1. Dé un clic a Insert, Page Numbers. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, Page Numbers puede seleccionar donde quiere que aparezca el número. Observe que, establecido por el programa, el número aparecerá en la parte inferior alineado a la derecha. También indica que la primera página se enumere, véase Ilustración 24. Esto usted lo puede cambiar seleccionando otras opciones.

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Ilustración 24

Apéndice A-6: Centrado vertical de una página

Alineamiento de página se refiere al alineamiento vertical de texto en una página. Los posibles alineamientos verticales son: Top, Center, Justified y

Bottom.

Pasos:

1. Seleccione en la Barra de menú, File, Page Setup. Seleccione la pestaña, Layout.

2. Dé un clic al cuadro, Vertical Alignment y seleccione la opción

Center.

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Apéndice A-7: Cambio de orientación de página

Orientación de página se refiere a la manera en que se imprime la página. Word XP incluye dos posibilidades de orientación de página: portrait y

landscape. Las cartas y los memorandos se imprimen en orientación portrait. La orientación, landscape se usa mayormente para imprimir

gráficas, anuncios y manuales.

Pasos:

1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, Page Setup, seleccione la pestaña

Margins.

2. Seleccione la orientación Portrait o Landscape.

3. Dé un clic a OK cuando termine de hacer su selección.

Ilustración 26

Apéndice A-8: Creación de sobres

Para crear un sobre,

Pasos:

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Ilustración 27

2. Cuando abra el cuadro de diálogo, Envelopes and Labels, seleccione la pestaña Envelopes.

3. En la sección de Delivery address, escriba la dirección del destinatario.

4. En la sección Return address, escriba la dirección del remitente. 5. El tamaño fijado por el programa es para sobres No. 10 que miden 4

1/8” x 9 ½”. Usted puede cambiar esta opción seleccionando el botón, Options y la pestaña Envelope Options.

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Apéndice A-9: Salir del programa Windows

Siempre se debe salir de Windows correctamente antes de apagar la

computadora. De esta manera puede asegurarse que su trabajo se guardó. Para salir de Windows, use el comando de Shut Down.

Pasos:

1. Start, Turn Off Computer

2. En el cuadro de diálogo, Turn Off Computer, seleccione Turn Off

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Apéndice B-1: Tabla de caracteres especiales

En la siguiente tabla aparece una lista con caracteres especiales y la combinación de las teclas que debe pulsar para obtener cada caracter utilizando el Sistema Operativo Windows.

Caracter Combinación de teclas

á

Alt + 160

Á

Alt + 0193

ä

Alt + 0228

É

Alt + 130

É

Alt + 0201

í

Alt + 161

ó

Alt + 162

Ó

Alt + 0211

Ü

Alt + 0220

ú

Alt + 163

Ú

Alt + 0218

ü

Alt + 0252

ñ

Alt + 164

Ñ

Alt + 165

¿

Alt + 168

¡

Alt + 173

@

Alt + 64

\

Alt + 92

~

Alt + 126

|

Alt +124

®

Alt + 0174

©

Alt + 0169

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Apéndice C-1: Consejos

ü Dé dos espacios con la barra espaciadora después de un punto final al terminar cada oración.

ü Cuando coloque el puntero sobre un botón sin hacer clic, aparece una sugerencia de pantalla que le indica el nombre del botón.

ü Para obtener ayuda acerca de una función de Word, haga clic en Help sobre la Barra de menú del programa.

ü Haga doble clic para seleccionar una palabra o triple clic para seleccionar un párrafo.

ü Si Word no ofrece una corrección válida, corrija usted mismo el error. ü Haga clic en el botón New Blank Document (Nuevo) en la barra de

herramientas para crear un nuevo documento.

ü También puede utilizar el botón Open (Abrir) en la barra de herramientas.

ü Si elimina texto por error, haga clic inmediatamente en el botón Undo que aparece en la Barra de herramientas para recuperar el documento el texto borrado. También puede ir a View en la Barra del menú.

ü Para lograr un aspecto limpio, limite a 2 o 3 el número de fuentes que utilice en un documento.

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Prueba de destrezas

Usted tiene 20 minutos para completar el ejercicio que aparece a

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Bibliografías)

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Microsoft Corporation. (2004). Microsoft Office Online (Word). Accedida el 10 de abril de 2004, en

http://office.microsoft.com/home/office.aspx?assetid=FX01085799& CTT=6&Origin=ES790020011033

Computing and Network Services. (sin fecha). Microsoft Word Tips & Tricks. Accedida el 15 de abril de 2001, en

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Learnthat.com. (1998-2003). Microsoft Word Tutorial. Accedida el 15 de abril de 2004, en

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Word XP

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