UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DE LA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS DE
CONSUMO MASIVO R y R ASOCIADOS DE LA CIUDAD DE QUITO CON
CORTE AL 30 DE JUNIO DEL 2010
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DEDICATORIA
Todo el esfuerzo que he realizado durante todos estos años de estudios lo
dedico a mi amado Padre Celestial, a mi salvador Jesús, a su Santo Espíritu, a
mi leal e inigualable esposo Jhonny, a nuestros hijos, a mis padres y a mis
amados hermanos por todo el amor, alegría y felicidad que me han entregado,
AGRADECIMIENTO
Agradezco con todo mi corazón a mi Dios por su amor y su sabiduría en todo
tiempo, a mi esposo Jhonny por su ternura para darme ánimos y aliento, a
nuestros padres y hermanos que cada día nos apoyaron para alcanzar hoy
esta meta.
Un sincero agradecimiento para todos mis maestros de la Universidad, que con
HOJA DE RESPONSABILIDAD
Esta tesis constituye un requisito previo para la obtención del título profesional
de Licenciada en Contabilidad y Auditoría
Yo, Ruth Elizabeth Pérez Bravo, con cédula de ciudadanía No. 171935416-7,
declaró que soy la autora exclusiva de la presente investigación que ésta es
auténtica y personal. Todos los efectos académicos y legales que se
desprende de la investigación, serán de mi sola y exclusiva responsabilidad.
Tabla de contenido
CAPÍTULO I
LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema... 1-5
1.2 Formulación del problema... 6
1.3 Subpreguntas... 6
1.4 Objetivos ... 7
1.4.1 Objetivo general ... 7
1.4.2 Objetivos específicos ... 7
1.5 Justificación ... 8
1.6 Limitaciones ... 8
1.7 Hipótesis a defender ... 9
1.8 Metodología de la investigación ... 9
1.8.1 Tipos y diseños de la investigación... 9
1.8.2 Métodos de la investigación ... 10
1.8.3 Población y muestra ... 10
1.8.2 Técnicas e instrumentos para la recolección de datos ... 11
1.8.2 Tratamiento de la información ... 11
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL Y TEÓRICO
2.1 Antecedentes... 12
El comercio...12-13 Categorías de la empresas en el Ecuador ... 14
Características de las empresas en el Ecuador ... 15
2.2 Fundamentación teórica ... 19
2.2.1 Auditoría Administrativa ... 19
2.2.2 Metodología (Fases de la Auditoría Administrativa) ...20-22
2.3 Marco Conceptual... 23
Conceptos Fundamentales...23-25 NEA 4 “Documentación” ...26-30 NEA 7 “Planificación” ...31-32 NEA 8 “Conocimiento del Negocio” ... 33
NEA 30 “Trabajos a realizar procedimientos convenidos” ...34-35
CAPÍTULO
III
CASO PRÁCTICO
3.1 Caso práctico realizado a la DISTRIBUIDORA R&R ASOCIADOS ... 36
AG-1 Informe final de Auditoría Administrativa...38-44 AG-2 Carta de autorización para la ejecución de la Auditoría ... 45 AG-3 Carta propuesta – Convenio para la ejecución de la Auditoría ... 46 AG-4 Contrato de servicios profesionales para la Auditoría Administrativa ...47-49 AG-5 Memo de planificación para la ejecución de la Auditoría Administrativa ... 50 AG-5-1 Memo de Planeación ...51-52 AG-5-2 Cronograma de actividad de la Auditoría ... 53 AG-6 Memo de conocimiento del Negocio ... 54 AG-7 Diagnostico Preliminar ...55-56
Archivo de Análisis ... 57
I-2 Graficas de los resultados ...58-98 I-1 Hoja de Hallazgos ...99-122 A-3 Escalas ...123-134 A-2 Cédulas de análisis por elemento específicoA-2-1 Cédula aplicada al área de cobranzas... 135 A-2-2 Cédula aplicada al área de tesorería... 136 A-2-3 Cédula aplicada al área de facturación ... 137 A-2-4 Cédula aplicada al área de bodega ...138-139 A-2-5 Cédula aplicada al área de gerencia comercial...140-148 A-2-6 Cédula aplicada al área de contabilidad ... 149 A-2-7 Cédula aplicada al área de servicios generales...150-151 A-1 Cuestionarios aplicados por etapas
A-1-1 Cuestionario aplicado al área de cobranzas ...152-156 A-1-2 Cuestionario aplicado al auxiliar de cobranzas...157-161 A-1-3 Cuestionario aplicado al área de tesorería ...162-166 A-1-4 Cuestionario aplicado al área de facturación ...167-171 A-1-5 Cuestionario aplicado al área de recepción secretaría...172-176 A-1-6 Cuestionario aplicado al área de bodega...177-181 A-1-7 Cuestionario aplicado al área de gerencia comercial ...182-186 A-1-8 Cuestionario aplicado al área de contabilidad...187-191 A-4 Indicadores cuantitativos...192-194
Archivo permanente ... 195
AP-1 Análisis FODA ...196-197 AP-2 Balance General al 30/junio/2010 ...198-201 AP-3 Estado de Resultados al 30/junio/2010 ...202-206 AP-4 Planillas de aportes IESS al 30/junio/2010...207-215 AP-5 Nominas del mes de Junio del 2010 ...216-217 AP-6 RUC ... 218 AP-7 Inventarios al 30/junio/2010 ...219-224 Clientes y Caja General al 30/06/2010 ... 225CAPÍTULO
IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CAPÍTULO I
LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad la auditoría administrativa se la ha reconocido como una necesidad
estratégica para lograr una organización funcional que permita precisar el nivel de
desempeño y las oportunidades de mejora.
Generalmente las empresas antes de optar por evaluar la forma como se administra
prefieren centrar todos sus esfuerzos únicamente en analizar la parte financiera
dejando de lado la oportunidad de obtener el máximo aprovechamiento de todos sus
recursos disponibles.
La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer
en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los
de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica
administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de
los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de
la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la
evaluación se reduce a ser un instrumento de control restringido de la dirección para el
resto de los integrantes de la organización y sólo mide los fines que para ella son
relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y
técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos
procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
Por su importancia la auditoría administrativa es la herramienta más acertada para
determinar dónde la Gestión administrativa esta gastando sus esfuerzos, limitando sus
Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios,
grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público o al privado, se
encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar
su situación. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas
situaciones que les impone la realidad. Y no son sólo los períodos de crisis sino
también los de éxito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que
adaptarse.
Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar detalladamente
los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la
empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y
presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización
debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas. Dichos
elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y
función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto
y al funcionamiento de la organización.
Por la actividad a la que se dedican encontramos a las empresas comerciales las
cuales realizan la compra-venta de productos; colocan en el mercado los productos
naturales, semielaborados, y terminados a mayor precio del comprado, con lo que
obtienen una ganancia, como por ejemplo empresas distribuidoras de productos
farmacéuticos, supermercados y electrodomésticos; dentro de las empresas
comerciales encontramos las mayoristas, minoristas y comisionistas. En este tipo de
empresas se aplica la auditoría administrativa con la finalidad de verificar, evaluar y
del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo también el evaluar la
calidad de la administración en su conjunto.
Dentro de la clasificación de las empresas también conocemos las empresas
familiares no tiene una categorización bien definida, ya que las empresas familiares
pueden ser de servicios, comerciales, industriales, grandes, medianas pequeñas, etc.,
por tal motivo cuando nos referimos a las empresas familiares la auditoría
administrativa también será aplicable.
Las empresas familiares son el tipo predominante de empresa en todo el mundo.
Están tan ligadas a nuestra vida económica y social que casi ya no reparamos de su
presencia.
No hay una definición de empresa familiar que esté generalmente aceptada. Entre los
autores hay quienes piensan que ser o no empresa familiar es una cuestión de
distribución de la propiedad de la compañía, otras opinan que depende de quién ejerce
el control, y para otros también influye la intención de continuidad en la propiedad y la
forma de gobierno que se tenga.
Por otra parte la opinión pública tiende a confundir empresa familiar con "pequeña y
mediana" empresa, sin conocer que muchas de las mayores empresas de un país son
empresas familiares, o con cualquier tipo de negocio "individual" o "artesanal", que
tantas personas ponen en marcha para subvenir las necesidades económicas de su
familia, pero sin intención o posibilidad de importantes desarrollos o de que otros
miembros de la familia lo continúen emprendiendo arriesgadamente.
Tal vez la definición más auténtica ha de basarse en la coincidencia de valores
importantes de una empresa y de una familia. En este sentido se debe considerar que
una empresa es empresa familiar cuando existe un importante nexo de unión entre
los supuestos básicos de actuación y por los valores, es permanente y
voluntariamente compartida. Esta definición, sin embargo presenta la dificultad de una
aplicación práctica rápida en la clasificación de las empresas, pues, para poder afirmar
de una empresa concreta que es empresa familiar, sería necesario conocer algo tan
difícil de identificar coma es la cultura de una empresa y la de una familia con ella
relacionada.
Tanto la familia como la empresa conforman un sistema vincular, pues es necesario
conocer sus diferentes dimensiones, a los efectos de potenciar las relaciones que
favorezcan la optimización de la empresa.
Cada familia tiene una estructura interna, que les ha permitido a sus miembros
desarrollar determinada forma de relacionamiento entre sí. Este sistema de
comunicación, ejercido por los miembros de la familia, y que no es consciente en el
grupo familiar, no siempre sirve a los intereses de la empresa.
Como se conoce todas las empresas tiene sus propias complicaciones y el caso de las
empresas familiares no es la excepción, así podemos mencionar algunas dificultades
de las estructuras familiares:
Diferentes objetivos entre los socios.
Diferentes criterios para manejar el negocio.
Dificultad para separar lo empresarial de lo familiar.
Superposición de roles.
Superposición de matrices de reporte.
Desconfianza en la delegación.
Difícil comunicación interna.
Resistencia a la capacitación y a la profesionalización.
Por estas razones para una empresa como esta se requiere una auditoria
administrativa para planear sus objetivos, políticas, procedimientos, para organizar la
estructura, hacer más eficientes los recursos, ejecutar la dirección verificar el control
administrativo, examinar y evaluar los procesos, ver si está estructurada la
organización y si está bien estructurado.
En 1990 la Srta. María de Lourdes Ramírez fundó una pequeña distribuidora de
productos de primera necesidad, la cual a través de los 20 años de esfuerzo y
dedicación de sus dueños se fue convirtiendo en una Comercializadora de Productos
de Consumo Masivo con un volumen de ventas que le han permitido tener un
crecimiento económico y un desarrollo empresarial positivo.
Cuando inicio en el año de 1990 empezó con una camioneta Toyota Scout que tenía
una capacidad de carga de 2 toneladas (40 quintales) y un computador , actualmente
cuenta con un inventario de mercadería de los diferentes productos que comercializa
entre los principales arroz, azúcar, harina, sal. Tiene tres camiones que tienen una
capacidad de carga de 15 toneladas (300 quintales) cada uno, un tráiler con una
capacidad de carga de 50 toneladas (1000 quintales) modelo 2009, una Ford Explorer
modelo 2007 y una camioneta chevrolet dimax modelo 2008, todos estos vehículos
utiliza en la distribución y movilización de los productos que comercializa.
Adicionalmente a esto tiene en sus respectivas oficinas, equipos de computación,
estaciones de trabajo, cajas fuertes, central telefónica y un completo sistema de
monitoreo para la seguridad no solo de las oficinas sino también de los camiones y
vehículos.
Por las diferentes necesidades la empresa ha ido creciendo en todo sentido y hoy en
día cuenta con recursos humanos de más de 20 empleados debido a este crecimiento
se ha visto obligada abrir plazas de trabajo de acuerdo con las múltiples necesidades
que este negocio requiere es así que la familia de la Sra. Ramírez ha tenido que
esposo, la jefa de bodega es su suegra y la Sra. Ramírez es la tesorera, a la fecha
consideran que han agotado todos sus esfuerzos por encargar las diferentes
funciones que ellos desempeñaban cuando se inicio el negocio a personas de
confianza, por otro lado también sienten la dificultad para unir sus esfuerzos con los
empleados porque algunos de ellos son parte de la familia, y en la situación
económica diaria se les hace muy difícil separar lo empresarial de lo familiar. En la
actualidad su esposo es el que maneja todo el negocio, la parte comercial y la
administrativa.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo y en qué áreas mejorar la gestión administrativa de la Distribuidora de
Productos de Consumo Masivo “R y R Asociados” para aprovechar de mejor manera
sus recursos?
1.3 SUBPREGUNTAS
•
¿Cómo influye la condición familiar en la administración de la Distribuidora?
•
¿Qué cambios puede tomar la empresa para trabajar ordenadamente y
orientar sus esfuerzos?
•
¿la estructura organizacional de la empresa representa para sí misma una
ventaja competitiva?
•
¿Es
la Auditoría Administrativa una herramienta para fortalecer el
funcionamiento de la distribuidora?
•
¿La organización de la empresa cuenta con una misión y una visión?
•
¿Cómo puede consolidar la empresa su posición en su sector y ramo de
1.4 OBJETIVO
1.4.1
OBJETIVO GENERAL
Realizar una auditoría administrativa a la Distribuidora de Productos Masivos R y R
Asociados de la ciudad de Quito con corte al 30 de junio del 2010 con el propósito de
impulsar el crecimiento ordenado de la comercializadora, basadas en normas y
principios sólidos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Entre los objetivos específicos prioritarios para instrumentar la Auditoría Administrativa
de manera consistente tenemos los siguientes:
Obtener conocimiento detallado del negocio sujeto a revisión e identificar las
posibles deficiencias existentes.
Evaluar el comportamiento organizacional en relación con las necesidades de
la distribuidora.
Analizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa establecida por la organización.
Aplicar técnicas de Auditoría Administrativa para empresas comerciales.
Constatar que la organización está inmersa en un proceso que cumple con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.
Verificar que la distribuidora produce bienes y servicios competitivos.
Examinar las oportunidades para convertirlas en posibilidades de mejora.
Confirmar que la toma de decisiones en los procesos administrativos es
adecuada.
1.5 JUSTIFICACIÓN
Las grandes empresas en la actualidad se hacen más competitivas dentro de su ramo
y
cada
vez
adoptan
más
estrategias
a
fin
de
garantizar
su
éxito.
Estas organizaciones están adoptando herramientas de optimización, basadas en las
nuevos enfoques gerenciales, a fin de alcanzar el éxito a corto, mediano y largo plazo
con el propósito de establecerse metas que permitan el alcance de los planes,
enfocados al cumplimiento de la visión , misión, objetivos, etc., elementos que
conjugados comprometen tanto a empleados como jefes a la identificación con la
organización, a través un sentimiento de compromiso mutuo para alcanzar los
objetivos de la empresa.
La necesidad de una auditoría administrativa en la comercializadora considera la
optimización de los resultados, ya que mediante el análisis se establecieron los
lineamientos a seguir en cuanto a la planeación, organización, ejecución y control
requeridos para el logro de los objetivos, en beneficio de la Comercializadora y a sus
planes, esto con el fin de que esta empresa pueda mejorar las áreas sensibles. Como
las de recursos humanos, financieros, y materiales para su máximo aprovechamiento.
1.6 LIMITACIONES
La investigación se realizó en la Comercializadora de productos de consumo masivo R
y R Asociados de la Señora María Ramírez.
Se analizó las operaciones de la
1.7 HIPOTESIS O IDEA A DEFENDER
La Auditoría Administrativa le permitió a la comercializadora de productos de consumo
masivo R y R asociados reconocer sus deficiencias en la planificación, organización,
ejecución y control de los procedimientos administrativos.
1.8 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.8.1
TIPOS Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
•
DE ACUERDO A LA PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO
El estudio establece los problemas que afronta la comercializadora R y R asociados
debido a la falta de organización, planificación, ejecución y control de los procesos
administrativos.
De acuerdo con el tema y los objetivos planteados, la investigación es de tipo:
DESCRIPTIVA-EXPLICATIVA
Es una investigación del nivel descriptivo-explicativa por cuanto presenta la realidad
actual de la comercializadora de productos de consumo masivo R y R asociados, en
relación con el tratamiento de los procesos administrativos.
•
DE ACUERDO A LA INTERVENCIÓN DEL INVESTIGADOR EN LA
INVESTIGACIÓN.
FUENTES
DE CAMPO
Porque la investigación se la realizó en la comercializadora de la Sra. María
Ramírez
ELECTRONICA
Porque se revisó casos similares en bibliotecas virtuales (internet).
Porque el estudio requiere la revisión analítica y detallada de los documentos
fuente para establecer los resultados con evidencia documentada.
1.8.2
MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación para cumplir con todas sus etapas utilizó los siguientes métodos:
MÉTODO ANALÍTICO
Este método a lo largo de la investigación ha permitido examinar desde la
propuesta de auditoría administrativa hasta el informe final para poder formular
conclusiones sobre la incidencia de los procesos administrativos en la
optimización de la gestión y el control de la comercializadora de productos de
consumo masivo R y R asociados en el marco de mejoramiento.
MÉTODO SINTÉTICO
Este
método
facilitó
la
formulación
de
informes,
conclusiones
y
recomendaciones al final de esta auditoría administrativa.
MÉTODO ESTADÍSTICO
Se aplicó este método para cuantificar los resultados con la finalidad de poder
comunicar a los dueños de la empresa los mismos.
MÉTODO INDUCTIVO
Este método se lo aplico para indagar los procesos administrativos de cada
uno se los departamentos de la empresa para determinar el informe.
1.8.3
POBLACIÓN Y MUESTRA
La población de esta investigación es la empresa R y R Asociados
La muestra de este trabajo de investigación estuvo constituida por las siguientes
dependencias de la comercializadora:
o
Contabilidad
o
Tesorería
o
Gerencia comercial
o
Bodega
o
Facturación
o
Secretaría
1.8.4
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
En la presente investigación se aplicó la entrevista, que consiste en diálogos con la
gerencia y el personal, también se realizó encuestas, que consiste en aplicar
cuestionarios para obtener información de la comercializadora.
Los cuestionarios tienen preguntas abiertas, cerradas, mixtas y de selección cuyo
objetivo es conocer los inconvenientes referentes a los procesos administrativos en las
etapas de planificación, organización, ejecución y control en la comercializadora R y R
asociados.
1.8.5
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
El tratamiento de la información de la investigación incluye los siguientes pasos:
Codificación
Asignar un código, sea letra o número a los ítems de las respuestas.
Tabulación
Clasificar y contar la información obtenida para lograr un resultado final.
Es poner los datos en una tabla, dependiendo de las diferentes variables con
las que uno cuenta.
Graficación
Es la representación de datos de forma sencilla en un gráfico donde las
conclusiones son fáciles de comprender.
Análisis e interpretación
Dar un criterio sobre los datos conseguidos y referirlos con el problema a
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL Y TE
ÓRICO
2.1 ANTECEDENTES
Se denomina
comercio
a la actividad socioeconómica consistente en el intercambio
de algunos materiales que sean libres en el mercado compra y venta de bienes y
servicios, sea para su uso, para su venta o su transformación. Es el cambio o
transacción de algo a cambio de otra cosa de igual valor. Por
actividades
comerciales o industriales
entendemos tanto intercambio de bienes o de servicios
que se afectan a través de un mercader o comerciante.
El
comerciante
es la persona física o jurídica que se dedica al comercio en forma
habitual, como las sociedades mercantiles. También se utiliza la palabra
comercio
para referirse a un establecimiento comercial o tienda.
El comercio es una fuente de recursos tanto para el empresario como para el país en
el que esté constituido, entre más empresas vendan el mismo producto o brinden el
mismo servicio más se abaratan.
El
comercio mayorista
(conocido también como "comercio al por mayor" o "comercio
al mayor") la actividad de compra-venta de mercancías cuyo comprador no es
consumidor final de la mercancía. La compra con el objetivo de vendérsela a otro
comerciante o a una empresa manufacturera que la emplee como materia prima para
El comercio es la principal fuente de ingresos de cada país, es por eso que se
concentran todos los esfuerzos para apoyar a que se generen cada vez más nuevas
empresas. También es la mejor forma de ganar dinero.
1En el caso de productos agrícolas, compran a pequeños agricultores, agrupan la
producción, la clasifican, envasan, etiquetan... Las empresas mayoristas están
perdiendo protagonismo a favor de las grandes empresas de distribución o de
asociaciones de minoristas, que están asumiendo funciones propias de los mayoristas.
Cuando la cantidad de minoristas o clientes de una empresa es muy grande o se
encuentran muy dispersos geográficamente la venta directa se transforma en un canal
de gestión compleja y alto coste. Las razones principales son: la complejidad
administrativa que supone gestionar un elevado número de clientes, la numerosa
fuerza de ventas necesaria para atender a la clientela, el seguimiento de pedidos
numerosos y de poco tamaño, las oficinas de venta o despachos dispersos, la gestión
de existencias global y, finalmente, la financiación del canal (gestión de créditos y
cobros).
En estos casos suele ser más eficiente la utilización de mayoristas o distribuidores, los
cuales a su vez atienden a los minoristas o detallistas. Los distribuidores mayoristas
son especialistas en el manejo de grandes volúmenes de ventas. Cuentan con la
infraestructura adecuada en términos de fuerza de ventas, sistemas de distribución
física de las mercaderías y control de crédito a su cartera de clientes.
En empresas pequeñas de reciente iniciación, la asociación a un gran distribuidor
puede resultar útil, pues puede beneficiarse de la imagen de ser cliente de un
distribuidor de prestigio y puede lograr rápidamente una gran cartera de clientes.
1
La principal desventaja de los mayoristas es que agregan costes al producto y que
disminuyen la rentabilidad de los productos que comercializan. Los mayoristas exigen
márgenes que se añaden a los concedidos a los detallistas; aunque estos márgenes
constituyen en definitiva su recompensa por los servicios que prestan.
Además los distribuidores pueden llegar a tener un gran poder de negociación frente a
las empresas fabricantes cuyos productos distribuyen, porque suponen un gran
volumen de la venta total de la empresa fabricante. Tiene también el efecto negativo
de concentrar la demanda, por lo que la pérdida del distribuidor o su insolvencia ponen
en peligro el volumen de ventas e ingresos totales de la empresa fabricante.
Sin embargo, los mayoristas son eslabones básicos del canal de distribución para
consolidar la distribución de productos o servicios, al aumentar considerablemente la
capilaridad de un canal de distribución y su madurez.
Es particularmente compleja la gestión de canales de distribución mayorista, en los
que la mayor parte de los problemas surgen por la existencia de conflictos con otros
canales (directos en su mayor parte); conflictos que deben solventarse de manera
justa y equilibrada, para evitar la pérdida de confianza del canal en el fabricante de ese
bien o servicio.
En Ecuador, de acuerdo a su tamaño, las empresas tienen las categorías siguientes:
Microempresas
: emplean hasta 10 trabajadores, y su capital fijo (descontado
edificios y terrenos) puede ir hasta 20 mil dólares.
Talleres artesanales
: se caracterizan por tener una labor manual, con no más de
20 operarios y un capital fijo de 27 mil dólares.
Pequeña Industria
: puede tener hasta 50 obreros
Grandes Empresas
: son aquellas que tienen más de 100 trabajadores y 120 mil
dólares en activos fijos
Características
1. El número de empresas y su la participación en la generación de empleo, se
resume así:
2. Ubicación geográfica: se da una gran concentración en las ciudades de mayor
desarrollo; en Quito y Guayaquil se asientan el 77% de los establecimientos; en
Azuay, Manabí y Tungurahua el 15%; y el 8% corresponde a 17 provincias.
3. Los principales hechos y evolución de la industria ecuatoriana, en la que están
inmersas las pequeñas industrias, fueron:
En 1972 se dicta la Ley de Fomento Industrial y sus resultados son:
Entre 1965 y 1981, el producto se multiplican en 3.5 veces, con una tasa del
8.7% anual
En 1975, la industria representa el 16% del PIB
Para 1981 sube al 19%
Evolución del sector industrial:
Período 1982-1990: crece a un promedio anual de 0.13%. Participación en
PIB 15.5%:
SECTOR
NUMERO EMPRESAS
PROMEDIO EMPLEADOS POR EMPRESA
TOTAL
TRABAJADORES
PYMIS
15.000
22
330.000
Artesanías
200.000
3
600.000
Microempresas
252.000
3
756.000
Período 1990-1998: crece a un promedio anual de 2.9%; la participación en
PIB no varía.
Su participación en las exportaciones: 1990 representa el 14%, y en1998 el
24%, en el año 2.000 el 25%
4. Las principales diferencias con la gran industria son:
%
DE ESTABLE-CIMIENTOS
% PERSONAL
OCUPADO
PIB MILLONES
DOLARES
PYMES
84.3
37.7
24% PIB Manufactura
458.8
GRAN INDUSTRIA
15.7
62.3
1.371
La brecha de la productividad del trabajo entre la pequeña y gran industria se
amplía. En 1988 el índice es de 0.876 y en 1990 baja al 0.398.
Baja productividad hora/trabajador: Ecuador 3.25 dólares; Estados Unidos 30
dólares; Colombia entre 10 y 15 dólares.
La competitividad de las PYMES ecuatorianas en el Grupo Andino son: menor
respecto a Colombia y Venezuela, y mayor sobre el resto de países.
Indicadores
La situación actual de la pequeña industria se resume a continuación:
Escaso nivel tecnológico
Baja calidad de la producción, ausencia de normas y altos costos
Falta de crédito, con altos cosos y difícil acceso
Mano de obra sin calificación
Producción se orienta más al mercado interno
Incipiente penetración de PYMES al mercado internacional
Son insuficientes los mecanismos de apoyo para el financiamiento, capacitación, y
uso de tecnología
El marco legal para el sector de la pequeña industria es obsoleto
Potencialidades
La pequeña industria ecuatoriana cuenta con un sin número de potencialidades que
son poco conocidas y aprovechadas. Principalmente se refieren a:
Son factores claves para generar riqueza y empleo
Al dinamizar la economía, diluye los problemas y tensiones sociales, y mejorar la
gobernabilidad.
Requiere menores costos de inversión
Es el factor clave para dinamizar la economía de regiones y provincias deprimidas
Es el sector que mayormente utiliza insumos y materias primas nacionales
Tiene posibilidades de obtener nichos de exportación para bienes no tradicionales
generados en el sector
El alto valor agregado de su producción contribuye al reparto más equitativo del
ingreso
Mantiene alta capacidad para proveer bienes y servicios a la gran industria
(subcontratación)
Es flexible para asociarse y enfrentar exigencias del mercado
Sector Industrial
En el Ecuador también existe empresas que son grandes industrias pero que a su vez
comercializan los productos que producen entre estas encontramos las siguientes:
•
Agroindustrias Dajahu: es un piladora la cual produce y comercializa arroz
•
Molinos Poultier: produce y comercializa harina y subproductos.
•
Molinos Superior: produce y comercializa harina y subproductos
•
Compañía Azucarera Valdez: produce y comercializa azúcar
•
Ingenio Azucarero del Norte – Iancen: produce y comercializa azúcar.
•
Ingenio Ecudos: produce y comercializa azúcar.
•
Representaciones y ventas: comercializa avena
Estas son algunas de las principales industrias que manejan los monopolios ya que
ellas mismas son las que producen y comercializan, por lo que representa un fuerte
competencia para la distribuidora R&R que es una empresa comercial mediana.
Estas industrias a su vez son los principales proveedores de la comercializadora R&R
lo que significa que siempre se depende de ellos para el abastecimiento del producto
en las bodegas.
En 1990 la Srta. María de Lourdes Ramírez fundó una pequeña distribuidora de
productos de primera necesidad, la cual a través de los 20 años de esfuerzo y
dedicación se fue convirtiendo en una Comercializadora de Productos de Consumo
Masivo con un volumen de ventas que le han permitido tener un crecimiento
económico y un desarrollo positivo.
Cuando inicio en el año de 1990 empezó con una camioneta Toyota Scout que tenía
una capacidad de carga de 2 toneladas (40 quintales) y un computador , actualmente
cuenta con un inventario de mercadería de los diferentes productos que comercializa
entre los principales arroz, azúcar, harina, sal. Tiene tres camiones que tienen una
capacidad de carga de 15 toneladas (300 quintales) cada uno, un tráiler con una
capacidad de carga de 50 toneladas (1000 quintales) modelo 2009, una Ford Explorer
modelo 2007 y una camioneta chevrolet dimax modelo 2008. Adicionalmente a esto
tiene en sus respectivas oficinas, equipos de computación, estaciones de trabajo,
cajas fuertes, central telefónica y un completo sistema de monitoreo para la seguridad
La familia de la Sra. Ramírez interviene directamente en este proceso de desarrollo, el
gerente comercial y administrativo es su esposo, la jefa de bodega es su suegra y la
Sra. Ramírez es la tesorera, a la fecha consideran que han agotado todos sus
esfuerzos por encargar a personas de confianza las diferentes funciones que ellos
desempeñaban cuando se inicio el negocio, por otro lado también sienten la dificultad
para unir sus esfuerzos con los empleados, en la situación económica diaria se les
hace muy difícil separar lo empresarial de lo familiar. En la actualidad su esposo es el
que maneja todo el negocio, la parte comercial y la administrativa.
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan
desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas. Así ha ocurrido
específicamente con la auditoría: la extensión de algunas tareas o funciones, como
consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran
obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se
recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva área de
actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De
esta manera, al término “auditoría” se ha adicionado la palabra “administrativa”, para
denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o
funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por
la auditoría financiera (tradicional).
2.2.1. Auditoría Administrativa
El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la
expresión auditoría administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la
algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas se ha empleado con
frecuencia el término.
A continuación se presentan las definiciones sobre auditoría administrativa expresadas
por algunos autores.
William P. Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una
institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos,
sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.
E. Hefferon
Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos,
controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que
necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.
Chapman y Alonso
Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la
aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio
técnico.
2.2.2. Metodología (fases de la Auditoría Administrativa)
Para la aplicación de esta auditoría se ha tomado como referencia las etapas que
integran la metodología de la auditoría administrativa a las que refiere
Enrique
Benjamín Franklin en su libro de auditoría administrativa
2.
•
Planeación.-
refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la
aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la cobertura de los
factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto
de auditoría y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.
•
Instrumentación.-
una vez que se concluyó la parte de planeación seguimos
con la etapa de instrumentación para lo que es necesario seleccionar y aplicar
técnicas de recolección de datos que se estimaron viables de acuerdo a la
complejidad de la auditoría.
Se debe recurrir a técnicas de recolección como la investigación documental,
observación directa, entrevistas, cuestionarios, cédulas de análisis los mismos
que se miden mediante escalas e indicadores. Con el resultado de la
recolección de los datos para homogenizar su presentación y contenido y
facilitar el acceso a su consulta se emplean los papeles de trabajo y las
evidencias.
•
Examen.-
consiste en dividir o separar los elementos componentes de los
factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su
comportamiento.
•
Informe.-
una vez seleccionados los enfoques de análisis organizacional y
cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, al finalizar el examen de
la organización es necesario preparar un informe en el cual se consignen los
resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa
proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y
métodos empleados. Una vez que el informe queda debidamente estructurado,
el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una
•
Seguimiento.-
es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que
se producen como resultado de la auditoría, ya que no sólo se orientan a
corregir fallas detectadas sino también a evitar su recurrencia.
Para el desarrollo de la auditoría, el autor considera los siguientes procesos
administrativos y operativos sujetos a revisión:
1. Planificación
Decisión sobre los objetivos.
Definición de planes para alcanzarlos.
Programación de actividades.
2. Organización
Recursos y actividades para alcanzar los objetivos
Órganos y cargos
Atribución de autoridades y responsabilidades
3. Dirección
Designación de cargos
Comunicación, liderazgo y motivación del personal
Dirección para los objetivos
4. Control
Definición de estándares para medir el desempeño.
Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación.
5. Operaciones
Cobranzas
Tesorería
Contabilidad
Bodega
Gerencia Comercial, la misma que administra el área de compras, ventas y
Facturación
Servicios Generales que se resumen en servicios de vigilancia, mantenimiento,
limpieza y alimentación.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Auditoría
Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada
a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de
acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo
acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.
Se define también la Auditoría como un proceso sistemático, que consiste en obtener y
evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o
eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego
comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales
calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.
3Administración
Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información,
recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma
necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente.
Auditoria administrativa
“Una auditoría administrativa no se produce en el vacío. Forma parte de una
estrategia, de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso
3
de voluntades destinado a lograr que una organización tenga capacidad para
transformarse y crecer de manera efectiva”.
“Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una
organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de
mejora”.
4Planificación
Robert N. Anthony
Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro.
Generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes
alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.
Dentro de esta etapa encontramos las metas, los objetivos, estrategias y planes.
5Organización
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en
grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la
estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad
formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con
esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Dentro de esta etapa podemos mencionar la estructura organizacional y
administración de recursos humanos.
4AUDITORÍA ADMINISTRATIVA: CONCEPTOS FUNDAMENTALES
FUENTE: REVISTA EMPRENDEDORES N. 66, NOV. DIC. 2000 http://www.benjaminfranklin.8k.com/artic09.htm
5www.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation
Dirección
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la
organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea
de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos.
Dentro de esta etapa consideramos la motivación, liderazgo, comunicación y
comportamiento individual del grupo.
Control
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se
entiende no como proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un
proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales. Es utilizado para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
El control administrativo: es el esfuerzo sistemático para establecer normas de
desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación,
para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar
aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la
empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los
objetivos de la empresa. Dentro de esta etapa encontramos las normas, medidas,
comparaciones y acciones de control. El control se divide en cuatro pasos que son:
medidas correctivas, retroalimentación. “El control puede ser preliminar, concurrente y
de retroalimentación”
6El control se lo aplica a la producción, calidad, costos, inventarios, operaciones
productivas, mantenimiento y conservación, desperdicios.
Aplicado al área comercial: la empresa se encarga de vender o comercializar los
productos o servicios producidos y se aplica el control de ventas, propaganda y costos.
Aplicado al área financiera: se aplica el control presupuestario y de costos.
Área de recursos humanos: se aplica controles de asistencia y retrasos, vacaciones y
salarios.
Para la realización de una auditoría administrativa adicionalmente nos basamos como
norma técnica en la NEA (NIA), a continuación hago un resumen de las principales
normas utilizadas para el presente trabajo.
NEA 4: DOCUMENTACIÓN
El propósito de esta norma es proveer los lineamientos para la documentación de la
auditoría.
El auditor debe documentar los asuntos más relevantes para apoyar su opinión y dar
evidencia de la auditoría.
“Documentación” significa el material (papeles de trabajo) preparado por y para, u
obtenido o retenido por el auditor en conexión con la realización de la auditoría. Los
papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, microfilm,
medios electrónicos, u otros medios.
Los papeles de trabajo:
a)
ayudan en la planificación y realización de la auditoría;
b)
ayudan en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría; y
c)
registran la evidencia de auditoría resultante del trabajo de auditoría
efectuado, para apoyar a la opinión del auditor.
El auditor debe registrar en los papeles de trabajo la planificación, la naturaleza,
oportunidad y el alcance de los procedimientos de la auditoría, los resultados y las
conclusiones de la evidencia.
La extensión de los papeles de trabajo es un asunto de juicio profesional.
La forma y contenido de los papeles de trabajo son efectuados por asuntos como:
•
La naturaleza del trabajo
•
Formas del dictamen del auditor.
•
La naturaleza y complejidad del negocio.
•
La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de
la entidad.
•
Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión,
y revisión del trabajo efectuado por los auxiliares.
•
Metodología y tecnología de auditoría específicas utilizadas en el curso de la
auditoría.
El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas
estándar, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con
que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo.
•
Estratos o copia de documentos legales importantes, convenios, y minutas.
•
Información con respecto a la industria, entorno económico y entorno
legislativo dentro de los que opera la entidad.
•
Evidencia del proceso de planificación incluyendo programas de auditoría y
cualesquier cambio al respecto.
•
Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de
control interno.
•
Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y
cualesquier revisión al respecto.
•
Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de auditoría interna y las
conclusiones alcanzadas.
•
Análisis de transacciones y balances.
•
Análisis de tendencias e índices importantes.
•
Un registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditoría efectuados y de los resultados de dichos procedimientos.
•
Evidencia de que el trabajo realizado por los auxiliares fue supervisado y
revisado.
•
Una indicación sobre quién efectuó los procedimientos de auditoría y cuándo
fueron realizados.
•
Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otros terceros.
•
Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados a, o
discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades
substanciales de control interno.
•
Conclusiones a las que llegó el auditor con respecto a aspectos importantes
de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o
inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor.
•
Copias de los estados financieros y dictamen del auditor.
En el caso de auditorías recurrentes, algunos archivos de papeles de trabajo pueden
ser clasificados como archivos de auditoría “permanentes” que son actualizados con
nueva información de importancia que subsiste, distinto de los archivos periódicos de
auditoría que contienen información relacionada primordialmente a la auditoría de un
único período.
El auditor debe mantener la confidencialidad y salvaguardar los papeles de trabajo,
estos papeles son de propiedad del auditor, el auditor los puede poner a disposición
de la entidad pero no sustituyen los registros contables.
Entrevistas
Se trata de una
conversación
entre una o varias
personas
para un
fin determinado
.
Puede tener una finalidad periodística, para informar al público de las respuestas de la
persona entrevistada, o tratarse de una concurrencia y conferencia de dos o más
personas para tratar o resolver un negocio.
Encuestas
La
definición de encuesta
enfoca a la misma como
un método que consiste en
obtener información de las personas encuestadas mediante el uso de cuestionarios
Complementando ésta definición, cabe mencionar que según el autor Malhotra, el
método de encuesta
es un cuestionario estructurado que se da a una muestra de la
población y está diseñado para obtener información específica de los entrevistados
7Cuestionarios
El término cuestionario presenta dos usos muy difundidos, por un lado, es una lista de
preguntas o cuestiones y también es aquel programa de temas de una oposición,
clase, entre otros
.
Un cuestionario puede contener diversos tipos de preguntas, entre ellas: abiertas (se
aceptan de parte del encuestado cualquier tipo de respuesta, son ricas en detalles,
aunque resultan algo incómodas a la hora de la tabulación de las respuestas
correspondientes), cerradas (el encuestado responderá en base a una serie restringida
de alternativas), semi-abiertas o semi-cerradas (toman elementos de las dos formas
anteriores), en batería (se planifican en función de la respuesta dada en una secuencia
anterior), de evaluación (dirigidas especialmente para obtener valoraciones del
entrevistado), introductorias (figuran al comienzo de la encuesta y tienen únicamente
la misión de predisponer favorablemente al encuestado para que acceda a responder
el cuestionario completo).
Entonces, un buen cuestionario deberá proporcionar la información que se necesita y
debe proporcionar un sencillo análisis y cuantificación para luego desarrollar las
conclusiones pertinentes.
8Escalas de medición
7
http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/encuestas-definicion-1p.html
8
Cualquier recurso para determinar la magnitud o cantidad de un objeto o hecho de
cualquier clase; instrumento para asignar un número o guarismo que indicará cuánto
hay de algo; un recurso de medición que provee un conjunto de normas (numeradas
de acuerdo con ciertas reglas de trabajo) con las que se puede comparar el objeto que
será medido, para asignarle un número o valor matemático que represente su
magnitud. El término es de amplia aplicación: una escala de alguna clase está incluida
en toda medición o estimación. Implícito en cada caso hay un conjunto de reglas para
asignar números o valores: son estas reglas las que dan significado a las cantidades.
Los objetos pueden ser perceptuales o conceptuales.
La escala de medida de una característica tiene consecuencias en la manera de
presentación de la información y el resumen. La escala de medición -grado de
precisión de la medida de la característica- también determina los métodos
estadísticos que se usan para analizar los datos. Por lo tanto, es importante definir las
características por medir.
9Cédula de análisis
son las hojas en las que constan los procedimientos de auditoría
efectuados durante la revisión, así como los resultados obtenidos.
NEA 7: PLANIFICACIÓN
La NEA 7 tiene como propósito dar lineamientos para la planificación de la auditoría
para que el auditor la aplique y esta sea efectiva, eficiente y oportuna, la planeación se
define como el desarrollo de una estrategia general y un enfoque detallado para la
naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría.
Para la aplicación de la auditoría se debe considerar los siguientes aspectos:
1. Planificación del trabajo.
9
