UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y
NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y
AUDITORÍA CPA
TEMA:
Implementación de un Manual de Procedimientos para
optimizar el Control Interno de la Estación de servicio “El
Beaterio”.
TÍTULO A OBTENER:
INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
AUTORA:
EDITH GABRIELA CHIQUIN LLIVE
DIRECTOR:
Msc. JORGE GUERRERO
i
RESPONSABILIDAD Y CERTIFICACION
Certifico que el contenido de esta Tesis fue realizado en su totalidad por mi persona tomando únicamente como referencia algunos textos e información proporcionada por las instituciones y la bibliografía mencionadas en el presente trabajo además de la asesoría del Msc. Jorge Guerrero.
________________________
ii
AGRADECIMIENTO
Agradezco el apoyo y la paciencia que tuvo el Msc. Jorge Guerrero durante la realización de esta Tesis, gracias a la colaboración de mis amigos, amigas y compañeros de trabajo quienes supieron ayudarme y compartir sus conocimientos cuando se los pedí; y principalmente gracias a mis padres, hermanos y mi novio quienes estuvieron conmigo en todo momento brindándome su apoyo y colaboración en todo lo que podían y más.
iii
DEDICATORIA
Dedico todo el esfuerzo, el trabajo, y el empeño que tuve a realizar la presente Tesis a mis padres, quienes me enseñaron a trabajar duro por alcanzar lo que me proponga, a ser responsable y constante en cada meta planteada y a finalizarlas con éxito y teniendo la alegría de saber que cada meta cumplida es un éxito para mí, pero significa un sueño realizado para mi padres.
iv INDICE
1 CAPÍTULO I 1
1.1 INTRODUCCIÓN 1
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2
1.3 FORMULACIÓN 3
1.4 JUSTIFICACIÓN 3
1.5 OBJETIVOS 4
1.5.1 OBJETIVO GENERAL 4
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
1.6 HIPOTESIS 4
1.7 VARIABLES DE LA INVESTIGACION 5
1.7.1 VARIABLES DEPENDIENTES 5
1.7.2 VARIABLES INDEPENDIENTES 5
1.8 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 6
1.9 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN 8
2 CAPITULO II 10
2.1 EL CONTROL INTERNO 10
2.1.1 IMPORTANCIA 10
2.1.2 OPERACIONESBÁSICASDELCONTROLINTERNO 11 2.1.3 ELEMENTOSBÁSICOSDELCONTROL 11
2.1.4 CLASESDECONTROL 13
2.1.5 PRINCIPIOSDELCONTROLINTERNO 16 2.1.6 LIMITACIONESINHERENTESDELCONTROLINTERNO 18
2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 19
2.2.1 EL PLAN DE ORGANIZACIÓN 19
2.2.2 SISTEMA DE AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO 20
3 CAPITULO III 22
3.1 SITUACIÓN ACTUAL DEL NEGOCIO 22
3.2 ORGANIGRAMA 25
3.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ACTUALES 25
3.3.1 GERENTE GENERAL 25
3.3.2 ADMINISTRADOR DE LA ESTACIÓN 26
3.3.3 DESPACHADORES 27
3.3.4 CONTADOR 28
v
3.5 POLITICAS DE LA EMPRESA 30
3.6 SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN 31
3.6.1 SISTEMA FUEL CONTROL 31
3.6.2 SISTEMA FIRESOFT 33
3.7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 35
3.7.1 PROCESO:SELECCIÓN DEL PERSONAL 35 3.7.2 PROCESO:COMPRA DE COMBUSTIBLE 36
3.7.3 PROCESO:MANTENIMIENTO DE LA ESTACIÓN 37
3.8 PROCEDIMIENTOS CONTABLES 38
3.8.1 PROCESO:FACTURAS DE COMPRA /PAGO A PROVEEDORES VARIOS 38
3.8.2 PROCESO:PAGO DE SUELDOS 39
3.9 EVALUACIÓN DE LA EMPRESA A TRAVÉS DE UN ANÁLISIS FODA 40
3.10 ANÁLISIS DE LA EMPRESA. 42
4 CAPITULO IV 44
4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 44
4.2 OBJETIVO DEL MANUAL 44
4.3 PROPUESTA DEL PERSONAL REQUERIDO 45
4.4 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES 46
4.4.1 DELAJUNTADEACCIONISTAS 46
4.4.2 DELCOMISARIO 47
4.4.3 DELAGERENCIAGENERAL 47
4.4.4 DELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVO 49
4.4.5 DELDEPARTAMENTOCONTABLE 54
4.5 POLÍTICAS 57
4.6 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 57
4.6.1 POLÍTICAS,NORMASYREGLAS. 57
4.6.2 USODERESIDUOSYDESECHOS 58
4.7 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 61
4.7.1 CONTROLDELPERSONAL 62
4.7.1.1 Contratación e inducción al personal 62 4.7.1.2 Cumplimiento de las normas y políticas 64 4.7.1.3 Programación de turnos y horarios de trabajo. 65
4.7.2 EQUIPOSEINSTALACIONES 66
4.7.2.1 Revisión de Extintores 66
4.7.2.2 Revisión de Surtidores 67
4.7.2.3 Revisión de Equipos en el cuarto de Maquinas 70 4.7.2.4 Mantenimiento del Generador 70 4.7.2.5 Mantenimiento del Horómetro 74 4.7.2.6 Revisión de los Equipos de Cómputo 75
4.7.2.7 Limpieza en General 76
4.7.2.8 Mantenimiento y uso de la Red Hídrica y BIES 78
4.7.2.9 FLUJOGRAMA 80
vi
4.7.4 FORMATOS 84
4.7.5 ANEXOS 94
4.8 ASPECTOS CONTABLE-FINANCIERO 104
4.8.1 POLITICAS,NORMASYREGLAS 104
4.8.2 PROPUESTAPLANDECUENTAS 105
4.9 PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO 115
4.9.1 DESEMBOLSOSYPAGOATERCEROS 116
4.9.1.1 Desembolsos con cheques 116
4.9.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DESEMBOLSON CON CHEQUES 117 4.9.1.3 Desembolsos con Caja Chica 118 4.9.1.4 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DESEMBOLSO CAJA CHICA 119 4.9.1.5 Compras en efectivos y/o Crédito 120
4.9.1.6 Desembolsos al personal 122
4.9.2 PROCEDIMIENTOSDEVENTAS 123
4.9.2.1 Ventas de Contado 123
4.9.2.2 Ventas a Crédito 124
4.9.3 CONTROLYTOMAFÍSICADEINVENTARIO 126
4.9.3.1 Inventario: Combustible. 126
4.9.3.2 Inventario: Lubricantes 127
4.9.4 ARCHIVODEDOCUMENTOS 128
4.9.4.1 Facturas de Compra 128
4.9.4.2 Facturas de Venta 129
4.9.4.3 Clientes Crédito (Pagares o Vales) 130 4.9.5 ANEXO.-USODELOSSISTEMASINFORMÁTICOS 131 4.9.5.1 SISTEMA FIRESOFT (CONTABLE) 131
4.9.5.2 SISTEMA FUELCONTROL 152
5 CAPITULO V 160
5.1 CONCLUSIONES 160
5.2 RECOMENDACIONES 161
BIBLIOGRAFÍA 162
vii
INFORME EJECUTIVO
María Llive Jaramillo
GERENTE GENERAL
Ramiro Chiquin Bonilla
GERENTE ADMINISTRATIVO
Gabriela Chiquin Llive
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
Implementación de un Manual de Procedimientos para optimizar el Control Interno de la Estación de servicio “El Beaterio”.
La compañía MARBESUCRE CIA LTDA con nombre comercial “Estación de Servicio El Beaterio” a medida que se fue analizando e implementando los
procesos, políticas y controles en el Manual de Procedimientos Administrativo y Contable propuesto, la empresa fue adoptando varias de dichas políticas, aplicándolas eficaz y eficientemente ha obtenido logros importantes con respecto a:
a) Cuentas por Cobrar (Clientes).-
1. Se analizó que la empresa contaba con una diferencia exagerada en relación a los días de plazo que su mayor proveedor EP PETROECUADOR le daba de 4 días ante el plazo que la empresa tenía con sus clientes; del cual se mejoró de 45 a 60 días a un máximo de 30 o 15 días de crédito. Alcanzando así reducir la iliquidez que se presentaba constantemente al finalizar cada mes.
viii
b) Cuentas por Pagar (Proveedores).-
1. Estableciendo los parámetros de fecha de pagos se consiguió; organizar tanto al personal que elabora los cheques como a los proveedores que los receptan y esto ayuda a optimizar el tiempo del personal para que pueda verificar liquidez, evitar sobregiros o protestos, etc.; además realizar pagos oportunos que permiten llevar una buena relación comercial con los proveedores.
c) Facturas de Compra.-
1. La empresa también adopto el proceso de las facturas de compra; en el que antes, la retención, la verificación de los datos y cálculos matemáticos se los revisaba al momento del pago, trayendo varios inconvenientes si se encontraba algún error; ahora aplicando el proceso el personal encargado chequea los documentos y soluciona cualquier inconveniente a tiempo.
En el Área Administrativa se puso énfasis en la aplicación del:
a) Mantenimiento de los Equipos.-
El mantenimiento de los Equipo fue tomado por la empresa con gran importancia tanto financieramente y por seguridad industrial; ya que la reparación o reemplazo de dichos activos representa desembolsos altos e innecesarios si se llevará un control y mantenimiento adecuado.
ix
Con respecto a Controles; la Empresa ha puesto en práctica algunas actividades por ejemplo:
a) Control de Inventario.-
Ya que el inventario representa en gran porcentaje uno de los mayores activos que la empresa posee; se ha tomado en cuenta la aplicación Diaria del control de toma física que en el Manual se expresa, de tal manera es fácil determinar algún desfase con Contabilidad ya sea por alguna fuga en los tanques, desfalco o desperfecto en los equipos.
Con la aplicación de este control y el proceso correspondiente la empresa ha detectado que las diferencias entre la toma física y la Contabilidad se venían dado en parte a que los Equipos suelen descalibrarse constantemente por desuso, ya que en lo particular que una maquina despache de 10ctvs a 15ctvs más de lo que debería no parece representar mucho dinero, pero si eso lo tomamos en cuenta por cada vehículo y cada día del mes, encontramos que eso tiene un efecto muy grande financieramente.
Además con este control es fácil evitarse multas que también influiría negativamente en las finanzas de la empresa; ya que si el caso es el contrario, se afectaría al cliente, dichas situaciones son sancionan fuertemente por las entidades de control.
x
Aplicación de las NIIFs en los Estados Financieros.
Se ha venido desarrollando la aplicación de las NIIF para PYMES en sus Estados Financieros. La empresa se la consideró en el grupo de compañías Pymes ya que de acuerdo al concepto de la Superintendencia de Compañías 1cumple en que:
1. Tenga menos de 5’000.000 en ingresos
2. Tengan menos de 4’000.000 en activos totales 3. Tenga menos de 200 trabajadores.
Para que la empresa lleve un proceso ordenado de la adopción de las NIIFS; puso en práctica una etapa de planificación en la que a partir del año 2011 sus funcionarios, colaboradores y entendidos en el aérea contable llevaron un proceso de aprendizaje con capacitaciones en el Colegio de Contadores y cursos particulares; se cumplió la etapa de conciliación del Patrimonio y Resultados del 31 de Diciembre del 2011 en el cual se realizó un análisis contable de los Balances del 2011, para establecer los ajustes necesarios para pasar de NEC a NIIF.
Además se implementó un nuevo Plan de Cuentas para el año 2012 el cual se lo realizo en base al plan de cuentas que exige la Superintendencia de Compañías y de acuerdo a las necesidades del giro del negocio y finalmente se está realizando el análisis de los balances del año 2012 para establecer los ajustes necesarios y así presentar los 5 Estados Financieros en NIIF 2012 al portal de la Superintendencia de Compañías con la codificación y los formatos establecidos.
Los 5 Estados Financieros son:
1. Balance General o Estado de Situación Financiera 2. Estado de Resultados o Desempeño Financiero 3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 4. Estado de Flujos de Efectivo
1
xi
5. Políticas Contables utilizadas junto con las demás notas a los estados financieros.
1
1
CAPÍTULO I
TEMA: Implementación de un Manual de Procedimientos para optimizar el Control Interno de la Estación de servicio “El Beaterio”.
“LA EMPRESA MARBESUCRE CIA LTDA”
1.1 INTRODUCCIÓN
Una estación de servicio o gasolinera está dirigida hacia la movilidad en donde la principal actividad que se cumple es la venta de combustible y lubricantes para vehículos de motor.
En una Gasolinera existen grandes riesgos y problemas que pueden suscitarse de acuerdo a la actividad que se realiza. Cada vez que un automóvil llega a una estación de gasolina existe el riesgo de producirse una explosión. La inseguridad a los trabajadores, en muchas ocasiones exponiéndolos a situaciones de riesgo en las que no contaban con el equipo necesario para realizarlas. Los cuidados del medio ambiente que exigen las entidades y organizaciones de control externo. Y muchas más realidades que resulta un gran peligro.
Para disminuir esa posibilidad es usual que se establezcan normativas que permitan que la operación de las gasolineras sea segura.
El inventario de combustible constituye uno de los mayores activos para la estación de servicio por lo cual la implementación de sistemas de control interno para el mantenimiento de este y de las aéreas de la estación es de suma importancia.
2
existir; como los procedimientos, por los cuales se administrarán la distribución, el almacenamiento y comercialización de combustibles. Adicionalmente establecer las especificaciones técnicas mínimas para la construcción, remodelación de estaciones de servicio y los tanques de almacenamiento, con el fin de que operen dentro de las máximas condiciones de seguridad y funcionalidad.
Y así evitar negligencias, equivocaciones y hasta frenar los malos hábitos de las personas relacionadas con la estación.
El sistema de control interno constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La estación de servicio El Beaterio lleva comerciando ya seis años, y no hace mucho es parte de la Empresa Pública PETROECUADOR; y en vista que dicha empresa tiene más de una exigencias para formar parte de la red de gasolineras afiliadas y con dichas reglas y normas la estación de servicio ha encontrado los errores que ahora están saliendo a la vista por la falta de experiencia de los años anteriores con respecto al buen manejo del combustible, el estudio del impacto ambiental y las tareas específicas de cada departamento de la organización.
El incorrecto control del ingreso de combustible, la seguridad al momento de la recepción, los procedimientos imprecisos al tratar la parte administrativa y financiera y las capacitaciones al personal para evitar errores al momento de brindar el servicio; son situaciones que exigen ser desarrolladas adecuadamente, por lo que si se continua de esta manera la empresa no percibirá un avance ni desarrollo de la misma y la situación actual se mantendrá o como es peor decrecerá.
3
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Por lo que es necesario contar con procesos bien estructurados que permitan mejorar el desempeño general de la empresa, los cuales puedan ayudar a reducir costos y optimizar los recursos.
1.3 FORMULACIÓN
En la Estación de Servicio “El Beaterio” es necesario realizar las siguientes
preguntas para llevar a cabo un correcto estudio de qué es lo que necesita la empresa.
¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos para su control interno?
¿En qué áreas de la empresa están las zonas criticas?
¿Cuáles actividad representan mayor dificultad o confusión en la ejecución de
sus procedimientos?
¿Qué beneficios traerá a la empresa un buen manejo de los inventarios y control
en la parte administrativa y financiera?
1.4 JUSTIFICACIÓN
La Estación de Servicio “El Beaterio” no cuenta con una adecuada gestión de los
procedimientos para la recepción de combustible, venta y manejo del mismo, así como la administración en los recursos financieros.
Por lo que la implementación de un manual tiene como finalidad mejorar el control interno en la Estación, conseguir eficiencia y eficacia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
4
Y así orientar a los dueños y colaboradores a una gestión más eficiente con todas las actividades acostumbradas a realizarse en la empresa.
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 Objetivo General
Disponer de una guía ordenada y sistemática que norme los procedimientos tanto operacionales como administrativos y que a través del control interno efectivo lograr el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
.
1.5.2 Objetivos Específicos
Conocer la situación actual de la empresa; las fortalezas, oportunidades
debilidades y amenazas a las que están expuestas, enfocándonos en el manejo del Control Interno que está llevando en la empresa.
Determinar las áreas críticas de la empresa o en las que se debe emprender tareas
de simplificación del trabajo.
Analizar las áreas donde se detectaron errores o mal diseño de procedimientos.
Dar una resolución por medio de métodos y técnicas específicas diseñadas
especialmente para los problemas antes detectados.
Informar al personal con una exposición clara de las funciones y las
responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
1.6 HIPOTESIS
5
1.7 VARIABLES DE LA INVESTIGACION
La variable es la característica o propiedad del objeto de estudio a la cual se observa en o cuantifica en la investigación y que puede variar de un elemento a otro del Universo o en el mismo elemento si este es comparado consigo mismo al transcurrir un tiempo determinado.
1.7.1 Variables Dependientes
Es la de interés principal, es la propiedad o característica que se trata de cambiar mediante la manipulación de la variable independiente
El control diario de existencias, adecuando un sistema que controle
automáticamente las ventas, compras en la estación y los saldos diarios de combustible para una adecuada programación de compra.
El control de ventas por lo que se reduce las posibilidades de faltantes del
combustible en los tanques.
La seguridad de los auto-tanques al momento de la descarga de combustible y despacho del mismo en la E/S “El Beaterio”.
El mantenimiento permanente que la estación de servicio debe mantener con los
surtidores, mangueras, planta de energía, etc.
1.7.2 Variables Independientes
Son las variables que elegimos libremente o manipulamos para verificar su efecto en relación con la variable dependiente.
Todas las normativas en cuanto a la venta y mantenimiento del combustible que
6
En base al cupo disponible que las comercializadoras tienen programadas cada
mes para cada estación y por otra parte los turnos que los centros de carga otorgan a cada auto-tanque para el abastecimiento de combustible.
Las compras son realizadas en base de acuerdo al saldo promedio bancario para
los próximos 5 días que las comercializadoras otorgan de crédito a las Estaciones De Servicio.
La seguridad exigida a los auto-tanques al momento de cargar tanto para el
vehículo como para el conductor en los centros de distribución.
La apertura de más estaciones de servicio en la ciudad (Competencia).
La subida constante de precios en los productos y repuestos básicos para
mantener una E/S en óptimas condiciones, versus el margen de utilidad del combustible
La Fidelidad de los clientes
1.8 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
Para la realización de esta investigación se aplica las siguientes metodologías: Histórica, Descriptiva y Exploratoria.
Histórica.- El método histórico cuya finalidad es llegar a conocer a la empresa y
sus múltiples actividades realizadas en otros tiempos, actividades y creaciones materiales e inmateriales con las que ha cubierto el tiempo.
7
Descriptiva.- El objetivo de este método consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.
Se obtendrá una descripción lo más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran a cada procedimiento, el tiempo de ejecución, la cantidad de personal y las disposiciones jurídicas y legales que afectan a cada procedimiento.
Exploratoria.- Es el diseño de investigación que tiene como objetivo primario
facilitar una mayor penetración y comprensión del problema que enfrenta el investigador Por lo tanto, emprenderemos una investigación exploratoria cuando no conocemos el tema por investigar, o cuando nuestro conocimiento es tan vago e impreciso que nos impide sacar las más provisorias conclusiones sobre qué aspectos son relevantes y cuáles no.2
Con esta metodología podremos averiguar y encontrar la adecuada realización de procedimientos, buscar que dichos procedimientos sigan un orden lógico y constante, examinar si existen cuellos de botella, demoras que puedan eliminarse, y así saber si se tiene que cambiar algo o eliminar operaciones.
Analíticos.- El objetivo de la investigación analítica es analizar un evento y
comprenderlo en términos de sus aspectos menos evidentes. La investigación analítica se diferencia de la investigación evaluativa, en que la evaluativa siempre interviene y modifica el evento y la evaluación que hace es sobre el evento modificado; mientras que la investigación analítica juzga, critica o profundiza en el evento, sin ir a modificarlos.3
Permitirá establecer una base normativa para el estudio de procedimientos que además establecerá una guía que contiene identificación, análisis y diseño de
2
http://www.gestiopolis.com
3
8
procedimientos, así como también un criterio para la elaboración, manejo y control del manual de procedimientos.
Dicha metodología se aplicará porque necesitamos saber todo acerca de los procedimientos y necesidades de la empresa para así aportar con el manual correctos de las funciones y actividades.
1.9 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Es necesaria la aplicación de técnicas acertadas para así tener información que sirva de base para la elaboración del manual de procedimiento, para la cual se usarán las siguientes técnicas:
La observación: Es una técnica que consiste en observar atentamente el
fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos.
Se usará esta técnica observando las funciones que realiza el personal y las acciones, situaciones diarias de la estación “El Beaterio” con el fin de obtener determinada información necesaria que nos ayude a elaborar el Manual correctamente.
Entrevista: La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre
investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto. Esta técnica consiste en extraer el máximo de información del entrevistado.
9
estación y si existe en ellos la necesidad de contar un manual a de procedimientos que ayude a mejorar el desarrollo de sus actividades.
Análisis documental: Cuyo objetivo es la captación, evaluación, selección y
síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado. Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información.
Se analizará los documentos normativos que tengan relación con la ejecución e
algunos procedimientos que las empresas de control (ARCH,
PETROECUADOR, LOS BOMBEROS, etc.) exigen a la estación de servicio.
Internet: Se buscará información acerca de ideas o soluciones para mejorar el
10
2
CAPITULO II
MARCO CONCEPTUAL
2.1 EL CONTROL INTERNO
Es el análisis de los sistemas de control de las Empresas sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
Además se define el control interno como "un proceso" efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos como:
Eficacia y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera y operativa.
Salvaguardad recursos de la entidad.
cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Prevenir errores e irregularidades.
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa
Obtener la información exacta
Creación de normas y procedimientos internos
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
2.1.1 IMPORTANCIA
11
2.1.2 OPERACIONES BÁSICAS DEL CONTROL INTERNO
Existen tres operaciones básicas del control interno:
1. Asegurarse que la información es válida, a través de su verificación o comparación con otra, estableciendo la propiedad, legalidad, etc. a través de la confirmación o la obtención de evidencia de apoyo.
2. Asegurarse de la integridad de la información, verificar que toda la información presentada íntegramente.
3. Asegurarse de que los cálculos y otras operaciones rutinarias estén correctamente efectuadas.
2.1.3 ELEMENTOS BÁSICOS DEL CONTROL
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:
Ambiente de control.- La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la Empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan y se identifiquen con ellos.
Evaluación de riesgos.- Consiste en la búsqueda de los elementos que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
Además se debe tener en cuenta el riesgo de auditoría, que consiste en errores no detectados por los auditores. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
Riesgo inherente Se llama a la posibilidad de un error material en una
12
influyen en este riesgo son la naturaleza del negocio y también por alguna cuenta en particular del estado financiero.
Nuestros mayor riesgos inherente está relacionado con el combustible debido a que es un producto altamente inflamable por lo tanto cualquier siniestro traería grandes pérdidas financieras, así como daños ambientales y a nuestro entorno. Otro riesgo inherente presente es la delincuencia; ya que al manejar grandes cantidades de dinero el negocio está siempre expuesto a llamar la atención de la delincuencia y obviamente esto también genera pérdidas para la empresa.
Riesgo de control Se basa únicamente en la eficiencia del control interno, es el
riesgo que afecta la confiabilidad de los datos contables encontrando errores en saldos de cuentas o clase de transacciones que no se han prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Por no realizar un estricto control en la recepción del combustible existen desfases en el inventario lo cual afecta directamente la situación económica de la empresa.
Si no existe un control diario y detallado del dinero que los trabajadores manejan corremos el riesgo que existan altos faltantes de dinero y con el pasar del tiempo no podamos detectar quien es el responsable.
Si no se realiza un mantenimiento permanente a los equipos e instalaciones de la Estación de Servicio esto podrían atraer daños que representen altos costo en cuanto a reparación y/o adquisición de nuevos equipos.
De igual forma el ingreso de información al sistema contable por parte de las auxiliares exige mucha precisión ya que de eso dependa la exactitud y veracidad de nuestra información económica.
Riesgo de detección Son los errores que no se detectan con los procedimientos
13
Procedimientos de control.- Son las políticas, sistemas y procedimientos que se utilizan para el cumplimiento de los objetivos que son ejecutados por toda la organización. Además de brindar las medidas necesarias para afrontar los riesgos. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado.
Información y comunicación.- La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
Los datos pertinentes a cada sistema de información no solamente deben ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al recurso humano en forma oportuna para que así pueda participar en el sistema de control.
Supervisión.- Permite el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios y empleados realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende; supervisión interna (Auditoría Interna) por parte de las personas de la empresa y evaluación externa (Auditora Externa) que la realizan entes externos de la Empresa.
2.1.4 CLASES DE CONTROL
Por la Función:
14
Por ejemplo se debería exigir la realización de un examen médico anual para todos los trabajadores. Como parte de las normas de salud impuestas por las entidades gubernamentales; la utilización de la clave personal para ingresar al sistema debe ejecutarse estrictamente por el responsable de la misma. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.
Control Contable-Financiero: Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén pre-numerados.
Por la Acción:
Control Previo: Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto administrativo surta efecto.
Por ejemplo un control previo con respecto a la recepción de combustible se da al tomar la medida del tanque de almacenamiento diariamente antes de la recepción del producto con el propósito de verificar que la cantidad transportada sea exacta.
15
Tomando como referencia el proceso de recepción de combustible, el control concurrente se presenta en el momento en que el Administrador verifica que los datos de la factura y guía de remisión concuerden con los obtenidos de la medición física que realiza en ese momento.
Control Posterior: Es el que se realiza después que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoria.
En este caso el control posterior se presenta cuando el contador revisa que los movimientos de inventarios en los libros concuerden con el saldo obtenido en la toma física.
Control Correctivo: Es aquel que se practica tomando una medida correctiva.
De existir algún faltante o diferencia se determina cual es el problema y el responsable; por ejemplo si es problema de la medida se realiza una calibración al instrumento de medida.
Por el uso al que se destina un Control concreto:
Controles utilizados para unificar el rendimiento, con objeto de incrementar la eficiencia y disminuir los costos. Podrían incluirse las inspecciones, los métodos de trabajo por escrito, o los programas de producción.
Controles utilizados para proteger el activo social del robo, deterioro o uso
indebido: Tales controles acostumbran hacer resaltar la división de responsabilidades, la separación de las operaciones contables, de custodia y operacionales, y un sistema adecuado de autorizaciones y archivo.
16
Controles utilizados para calibrar el rendimiento en el trabajo: Informes especiales, producción horaria, producción por empleado, intervención interior, etc.
Controles destinados a estimular a los individuos dentro de la empresa para que
aporten sus mejores esfuerzos. Tales controles supondrían necesariamente los medios de reconocimiento del logro mediante ascensos, premios por sugerencias o alguna forma de participación de los beneficios.
2.1.5 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Se ha generalizado, aplicado y aprobado tanto en el sector público y privado 15 reglas relativas al control interno se las ha catalogado como principios, dada la universalidad que van adquiriendo y el beneficio que han generado.
Responsabilidad Delimitada: Por escrito deben constar las funciones, deberes
y atribuciones que corresponden a cada uno de los servidores.
Separación de funciones de carácter incompatible: Esto es evitar que una
persona haga funciones que puedan conducir a fraudes o errores porque son incompatibles.
Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa: No
conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.
Selección de servidores hábiles y capacitados: La ley de servicio civil y
carrera administrativa, el código de trabajo y oras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno.
Pruebas continúas de exactitud: Las funciones financieras que realiza una
17
Rotación de deberes: Es importante que las personas periódicamente sean
rotadas a otras funciones o departamentos como medida que evite la rutina al personal y se vicie o cometa errores.
Finanzas: Todas las personas encargadas del registro, custodio o inversión de
bienes o recursos públicos debe prestar una garantía o caución.
Instrucciones por escrito: Cuando se dé una disposición verbal se corre el
riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. Para evitar estos problemas es preciso que se den por escrito.
Control y uso de formularios pre-numerados: Los formularios que respaldan
transacciones financieras deben ser numerados al momento de la impresión en la imprenta. Esta medida facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles. Cuando se anule un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios.
Evitar el uso de dinero en efectivo: Excepto el pago de gastos frecuentes y de
poca cuantía que se atienden por caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad.
Contabilidad por partida doble: Este principio es concordante con la práctica
de la profesión del contador público que lleva por partida doble cualquier entidad pública o privada.
Depósitos intactos e inmediatos: Todas las recaudaciones deben ser
depositadas en el banco tal y como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información.
Uso y mantenimiento mínimo de cuentas bancarias: Se ve conveniente tener
18
se necesite como por ejemplo cuando se tiene muchos trabajadores y se necesite una para pago de remuneraciones. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque se entorpece el control financiero y crea confusión en los servidores.
Uso de cuentas de control: Esto nos indica que se debe abrir cuentas generales,
auxiliares y subcuentas para registrar las transacciones contables y las operaciones financieras de la Empresa.
Uso de equipo mecánico con dispositivos de control y prueba: En los últimos
tiempos con el avance tecnológico se ha ido automatizando la gestión financiera e las empresas, siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas, claves, llaves de registradoras, control de la cinta auditora, etc., para evitar fraudes y robos.
2.1.6 LIMITACIONES INHERENTES DEL CONTROL INTERNO
Por las limitaciones inherentes que el control interno posee, puede proporcionar solamente una seguridad razonable para llegar a alcanzar los objetivos de la administración. Existen limitaciones como:
Que el control sea eficaz en relación a su costo, esto quiere decir que el costo del
sistema de control que se vaya a utilizar no sobrepase el fraude o error a descubrir.
Los controles la mayor parte se dirigen a tipo de operaciones esperadas de
acuerdo al entorno o giro del negocio y no se enfocan a las operaciones poco usuales.
El error humano como distracción, descuido, error de juicio, comprensión
equivoca, etc.
La manipulación de los controles con el fin de burlarlos por parte de empleados,
competencia, etc.
La posibilidad que la persona que ejecute el control trate de abusar de dicha
19
La posibilidad que cambien los procedimientos que se realizan en la empresa
que ya son razonablemente controlados.
2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir:
Un plan de organización que provea segregación adecuada de las
responsabilidades y deberes.
Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea
adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.
Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los
departamentos de la organización
Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.
Estos elementos son importantes individualmente pero se los debe aprobar en forma íntegra porque cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.
2.2.1 El plan de organización
20
departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general.
Además de una apropiada división de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada división; Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en las gráficas del manual de organización.
Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilización.
2.2.2 Sistema de autorizaciones y procedimientos de registro
Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un código de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.
Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.
Prácticas sanas
21
Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.
Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin. Con esta división se provee una comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de detección de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organi-zación, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total y a todos los niveles de autoridad.
Recurso humano
Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y proce-dimientos, sino también, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica.
Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarlas. Por ejemplo, los registros estadísticos mantenidos por producción y ventas o cualquier otro departamento de operaciones pueden requerir evaluación en un caso particular.
22
3
CAPITULO III
3.1 SITUACIÓN ACTUAL DEL NEGOCIO
La Estación de Servicio “EL BEATERIO” con RUC 1792196736001, ubicada al sur de
Quito en la Av. Maldonado S46-180, viene ejerciendo su actividad económica de compra y venta al por menor de combustible para automotores, aproximadamente seis años atrás, antes a nombre de una persona natural y perteneciendo a la comercializadora MASGAS. A partir de Septiembre del 2010 se constituye a nombre de MARBESUCRE
CIA LTDA. Perteneciendo a una nueva comercializadora que es EP
PETROECUADOR.
23 CONSTITUCION LEGAL
Razón Social: MARBESUCRE CIA LTDA
Fecha de Constitución: Quito, 19 de junio de 2008
Registro de Propiedad: Nª 3261; Quito, 12 de septiembre de 2008
Objeto Social: La compra-venta, distribución, almacenaje de combustible, comercialización estableciendo centros de abastecimiento o acopio.
Capital Social: El capital social de la Compañía es de $400 (CUATROCIENTOS DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA).
Duración de la Empresa: El plazo de duración de la sociedad será de cincuenta años (50) a contarse desde la fecha de inscripción en el Registro Mercantil del Cantón.
Accionistas
IDENTIFICACION NOMBRE CAPITAL % DE
PARTICIPACION
1721094777 CHIQUIN LLIVE EDITH
GABRIELA
$100 25%
1719356832 CHIQUIN LLIVE MARIA
BELEN
$100 25%
1706050091 LLIVE JARAMILLO
MARIA EDDY
$200 50%
$400 100%
24
la ARCH, Comercializadora y demás entes de control para ejercer la actividad comercial bajo el nombre de una compañía.
MISION
Procurar el bienestar humano, económico y social de todos los integrantes y trabajadores de la Estación de Servicio, ofreciendo a nuestros clientes productos y servicios de calidad, siempre dentro de un ambiente de respeto y armonía con el medio ambiente y la comunidad.
VISION
Llegar a convertirnos en la primera opción para los conductores que transitan por el sector, brindando productos de calidad acompañado de un excelente servicio y atención al cliente, de tal forma que los clientes nos reconozcan no solo por la “marca” sino por
nuestro compromiso con ellos.
VALORES CORPORATIVOS
Trabajo en Equipo
Innovación
Confianza
Lealtad
25
3.2 ORGANIGRAMA
La organización de la Estación de Servicio “EL BEATERIO” se compone de la
siguiente manera:
3.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ACTUALES
3.3.1 Gerente General
El Gerente General actúa como representante legal de la empresa MARBESUCRE CIA LTDA, fija las políticas operativas y administrativas.
Es el responsable por los resultados operacionales y el desempeño organizacional junto con el administrador planea, dirige y controlas las actividades.
GERENTE
GENERAL
(Representante Legal)
Administrador
Despachadores de
Combustible
26
Es la imagen de la empresa en el ámbito externo; tanto en relaciones empresariales como en trámites ante el Servicio de Rentas Internas (SRI), Ministerio de Relaciones Laborales, EP Petroecuador, Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH), etc.
Sus principales funciones:
Supervisa y evalúa al administrador tomo como referencia el desempeño del
personal ante cumplimiento de metas y objetivos.
Define necesidades de personal de acuerdo a las exigencias que el negocio
demanda.
Selecciona el personal competente y realiza los trámites legales.
Esta encargado de la contratación y despido del personal.
Esta autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.
Cualquier transacción como obtención de préstamos, asignación de créditos a
clientes, pagos a proveedores, etc. deben contar con su aprobación.
Revisa reportes de cajas y compara con los depósitos realizados.
Se encarga de verificar que el inventario de los tanques estacionarios sea el
correcto.
3.3.2 Administrador de la Estación
El administrador tiene a su cargo varias áreas de trabajo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo del inventario, el mantenimiento de los equipos y sobre todo el control de los despachadores de combustible.
Es la persona que tiene tratos con clientes proveedores y entidades de control dispuesto a resolver cualquier inconveniente que se presente en la estación.
27
Recibe el cuadre de caja, comparando el reportes de venta con el dinero en
efectivo, cheques y documentos que justifiquen las ventas del despachador.
Realiza el mantenimiento, arreglo y reparación de daños causado en equipos,
oficinas y pistas de la estación.
Supervisa el desempeño de los despachadores en cuanto a ventas, atención al
cliente, limpieza de la estación y cumplimiento de tareas.
Es el encargado de cada día revisar los saldos de combustible y acordar en la
compra necesaria de combustible.
Manejo del archivo administrativo y contable.
Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades con el SRI, con el
IESS, etc.
Encargado de cobro de cartera y pago a proveedores.
Cuando visitan las entidades de control es la persona delegada de atenderlos y
presentar los documentos que soliciten.
Distribuir a los despachadores para atender el punto de venta y apoyar el
despacho en "horas pico".
3.3.3 Despachadores
El despachador es la imagen de la empresa ante los clientes, debe atender al cliente con amabilidad y respeto. Además ofrece los lubricantes que la estación también posee para la venta como anticongelantes, aditivos, líquido de frenos para el automóvil, y otros productos o servicios.
Sus principales funciones:
Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta atendiendo su
28
Depositar el dinero, vales y notas de ventas-crédito producto de la venta, de
acuerdo al procedimiento autorizado.
Reportar al Administrador, cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera
durante su jornada de trabajo.
Efectuar en presencia del administrador el cuadre de caja y hacer el recuento
físico de billetes, vales y notas de venta contra el corte que arroja el sistema y la entrega de los lubricantes vendidos.
Mantener limpia las zonas de despacho que se le asigne.
Ofrecer invariablemente al cliente el comprobante de venta de consumo y/o
factura.
El encargado de la última isla es el que debe mantener limpios los baños.
Además vigilar permanentemente el suministro de agua, papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios, reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones, de dichos servicios.
3.3.4 Contador
Es un contador externo, que visita a la empresa dos veces por mes y en ese tiempo está encargado de recopilar, clasificar, y registrar toda la información que la empresa genera tanto en ventas, compras y en temas de lo laboral durante el mes.
Además está encargado de verificar que la empresa cumpla con sus responsabilidades tributarias y laborales.
Sus principales funciones:
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exijan los entes
de control.
Preparar y presentar las declaraciones tributarias.
Preparar los estados financieros de fin de ejercicio de acuerdo a las normas
29
Asistir ante cualquier notificación del Servicio de Rentas Internas (SRI) y
Ministerio de relaciones laborales (MRL).
Elaborar los formularios de beneficios sociales; decimo tercer sueldo, decimo
cuarto sueldo, utilidades.
3.4 BASE LEGAL
El sustento legal bajo el cual rige sus funciones la Estación de Servicio está dado por algunas entidades de control del sector público; entre las cuales están las siguientes:
Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH) ex DNH: esta
entidad es quien determina que Estaciones de Servicio cumplen con todos los requisitos para su funcionamiento y da el permiso para ejercer su actividad económica; además de regular y controlar periódicamente algunos aspectos propios del negocio como la venta legal de combustible; relacionado con la calidad y cantidad justa que se expende, evitar el desvío del combustible para el contrabando y el adecuado mantenimiento de las instalaciones y equipos de cada Estación.
EP Petroecuador: La comercializadora es quien nos abastece del combustible
destinado para la venta; por lo tanto también controlan el expendio justo en cuanto a calidad y cantidad de combustible, a mantener la buena imagen que EP PETROECUADOR tiene y el cumplimiento de todos los tramites a realizarse con otras entidades.
Secretaria de Ambiente: esta entidad regula y controla todas las actividades de la
Estación de Servicio con relación al medio ambiente basándose en normativas y ordenanzas gubernamentales.
Municipio: El Municipio de la ciudad de Quito es el ente emisor de Permisos de
Funcionamiento, Permiso de Publicidad Exterior, Patente y otros permisos locales.
Servicio de Rentas Internas (SRI): Es el ente regulador de todas nuestras
30
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) - Ministerio de Relaciones
Laborales: Estos dos organismos son los encargados de regular y controlar el cumplimiento de nuestras obligaciones con respecto a los derechos de los trabajadores.
Superintendencia de Compañías: Al ser una compañía la Estación de Servicio
está bajo la autoridad de este organismo quien Fortalece, promueve y controla el desarrollo confiable y transparente de la actividad societaria a través de adecuados sistemas de regulación, control y servicios.
3.5 POLITICAS DE LA EMPRESA
1. El pago de sueldos de los trabajadores se realizaran a los 30 días de su fecha de ingreso.
2. La empresa establece un plazo máximo de treinta días de crédito para sus clientes otorgando 5 días de gracia para la cancelación.
3. No está permitido entregar dinero por concepto de cambio de cheques, vales o vueltos de los mismos.
4. En caso de que algún trabajador falte a su turno, alguien del turno anterior debe cubrir este puesto.
5. Los depósitos de dinero deben realizarse como máximo al día siguiente, y deben hacerse por separado el dinero generado en el turno del día y de la noche.
31
3.6 SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN
CLASE SISTEMA EMPRESA AÑO DE
INSTALACION
Operativo FUELCONTROL SOLINTECE Noviembre 2010
Contable FIRESOFT MPV Systems Noviembre 2010
3.6.1 Sistema Fuel Control
Es un Sistema especializado para el control y administración automático de Estaciones de Servicio y Autotanques de combustible. Mediante su implementación, los propietarios y comercializadoras obtienen el control total de la operación y administración del negocio, generando aumento de productividad y ahorro en tiempo y recursos; a la vez que las entidades reguladoras puedan disponer de la información confiable y oportuna para su gestión.
La Empresa Solintece ofrece tres tipos de Sistemas FUEL CONTROL, sin embargo la Estación de Servicio El Beaterio posee el Fuel Control Station, este sistema a comparación de los otros dos es el más apto para utilizar en gasolineras.
Sus principales beneficios:
Emisión de un documento (nota de venta o factura pre impresa), de acuerdo a los
requerimientos del SRI, por cada transacción realizada desde los dispensadores.
Registro automático en el sistema de cada carga de combustible (Fecha, hora,
dispensador, manguera, producto, volumen, valor, despachador, etc.).
La información generada en el sistema FuelControl se enlaza automáticamente a
un sistema Contable, eliminando procesos manuales de carga de información
Reducción de costos de recursos.
Apertura/Cierre de Turnos y toma de lecturas electrónicas Automáticas.
32
Monitoreo en tiempo real de los despachos por medio de la interfaz de usuario
visual
Bloqueo de dispensadores (evitando cruce de mangueras, candados, etc.).
Manejo del Inventario de Tanques (manual).
Incluye los siguientes módulos:
Módulo de Configuración
En esta sección encontramos: los parámetros por los que se va regir su funcionamiento; la creación, y actividades que se va a permitir al usuario y por ultimo un sub módulo de Auditoría.
Módulo de Programación
El módulo de programación es el más extenso porque aquí encontramos la mayoría de actividades y procedimientos como:
Programación de turnos de los despachadores.
Desglose de ventas por despachador o liquidador (Efectivo, tarjetas de crédito,
clientes a crédito, cheques y vales).
Generación Automática de archivos para la ARCH y los anexos transaccionales
para el SRI (Compras y ventas de combustible).
Ingreso de facturas de compra de combustible.
Generación de facturas.
Mantenimiento de Ventas.
Módulo de Mantenimiento
33 Ayuda
Este modulo es una guía que nos indica cómo funciona el sistema y cono se debe manejar adecuadamente el sistema.
3.6.2 Sistema FireSoft
El sistema FIRESOFT es una herramienta contable diseñada por la empresa MPV Systems que se integra correctamente con el sistema operativo que posee la empresa.
Se puede observar que es un sistema completo y fácil de manejar; Además es unos de los pocos sistemas en donde se puede obtener reportes claros y de casi todos los conceptos y clasificaciones; ya sean resumidos o específicos y por módulos
Posee varios módulos como:
Contabilidad General
En donde encontramos plan de cuentas, cuentas bancarias y sus movimientos y mayores, informes y auxiliares de todas cuentas.
Activos Fijos
Posee un modulo especifico para el manejo de activos fijos, en donde podemos controlar la depreciación, el ingreso de nuevos activos fijos, la venta o la baja de alguno de ellos, etc.
Proveedores
En esta parte del sistema permite el ingreso de las facturas de compra, el anexo transaccional, el ingreso de retenciones y datos de los proveedores; además tenemos el pago de los proveedores de diferentes formas, con cheque, debito bancario, ajustes, etc.
Clientes
34
Además se puede realizar informes, estados de cuenta, saldo de clientes, análisis, etc.
Nomina
Este modulo es muy útil ya que permite realizar los roles pero no se cruza directamente con roda la contabilidad; pero es una buena herramienta ya que con el solo ingreso de los datos y fechas calcula automáticamente, fondos de reserva, vacaciones, etc.
Facturación e inventario
Este modulo y el de inventarios también se relacionan directamente con el sistema FUELCONTROL, aquí encontramos informes, análisis, en una forma resumida que sirve de gran ayuda para el control de las ventas debido a que al extenso numero de facturas de venta que se posee no se podría verificar y en listar manualmente.
Anexos.
En esta sección encontramos todas las bases legales y todos los informes ya relacionados con el SRI; el Anexo Transaccional Simplificado es una forma fácil de obtenerlo y en el formato exacto para subirlo directamente a la pagina del Servicio de Rentas Internas.
35
3.7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Para desarrollar los procedimientos administrativos, la Estación de Servicio “EL BEATERIO” se basa en la afluencia de clientela en el día, capacidad de tanques
estacionarios de la Gasolinera, las limitaciones para comprar el combustible como los cupos que otorgan a cada Gasolinera, la eficiencia del personal al despachar el combustible y además se vigila aspectos de seguridad y limpieza.
Por lo que el Administrador verifica dichas situaciones diariamente y las expone al Gerente General para su aprobación inmediata.
3.7.1 Proceso: Selección del personal
ADMINISTRADOR GERENTE
Recepción de hojas de vida.
Verificación de datos y
referencias.
1
Hoja de Vida
Recepción de hoja de vida
Autorización para contratar
al personal
Ingreso al IESS
Elaboración y legalización de
contrato laboral.
Nomina de trabajadores
2
Elaboración de horarios
Inducción al personal
Controla cumplimiento de
actividades.
3
36 3.7.2 Proceso: Compra de Combustible
CHOFER DEL TANQUERO ADMINISTRADOR
Mide los tanques a las 6:30
am
Comunica al administrador
los datos.
Se dirige al centro de
abastecimiento.
1
De acuerdo a las medidas se
decide la cantidad de galones a comprar.
Llama por celular al chofer del
tanquero para autorizar la compra.
2
INICIO
Realiza la compra en el
centro de abastecimiento.
Transporta el combustible
a la gasolinera.
3
Recibe el combustible con las
respectivas facturas y guías de remision.
4
Facturas, Guías de Remisión
37
3.7.3 Proceso: Mantenimiento de la Estación
DESPACHADORES ADMINISTRADOR
SI
NO
SI
NO
Informa verbalmente al administrador el daño que se ocasiono en algún equipo.
1
Revisa el daño
2
INICIO
Entregan dinero, producto de las ventas, para comprar repuestos y/o materiales.
3
Busca a terceras personas y los contacta.
Facturas y /o recibos ¿Puede arreglar el daño? ¿Necesita materiales o repuestos? 4 $
Realiza el arreglo correspondiente.
Realiza las compras necesarias.
Realiza el arreglo. Entrega facturas de
los materiales y/o repuestos
comprados.
5
6
Reciben las facturas que respaldan el dinero entregado.
7
38
3.8 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
En esta área la empresa cuenta con un sistema de apoyo pero la mayoría de sus procedimientos se los realiza manualmente.
3.8.1 Proceso: Facturas de Compra / Pago a proveedores varios
ADMINISTRADOR GERENTE PROVEEDOR DESPACHADOR
Contrata el servicio y/o bien.
Recibe la factura
1
Recibe las facturas. Autoriza el
pago de acuerdo al plazo. 2 INICIO 3 7 1 Factura Factura
Cuando llega el día de pago (15,30,60 días) Recibe factura
para la cancelación. Se realiza el
comprobante de retención. Se emite una
autorización de pago. Autorización Pago Retención original Factura original Retención copia
Recibe el comprobant e de retención. Y la autoriza
de pago.
Autorización
A
4
Recibe la autorización. Realiza el
pago 5 Cuando termina su turno, entrega la autorización en respaldo de su caja.
$
Recibe dinero en efectivo.
Autorización
6
39 3.8.2 Proceso: Pago de sueldos
ADMINISTRADOR GERENTE BENEFICIARIO DESPACHADOR
Revisa los faltantes, generados de la recepción de caja, anotados diariamente. Chequea anticipos,
quincenas de c/empleados. Realiza un reporte.
1
Recibe los reportes de cada trabajador. Sumilla y
revisa el reporte. Aprueba el
pago y emite el rol. 2 INICIO 1 Reporte sumillado Reporte c/empleado
Recibe autorización. Firma el rol. Entrega
documento decancelación.
Autorización
A
4
Recibe la autorización. Realiza el
pago 5 Cuando termina su turno, entrega la autorización en respaldo de su caja.
$
Recibe dinero en efectivo.
Autorización
6
Recibe autorizació n y la adjunta al rol.
Rol de pagos
Recibe documentos. Realiza la
autorización de pago.
Solicita que firme el rol y entrega la autorización.
Rol firmado Autorizació n de pago
3
40
3.9 EVALUACIÓN DE LA EMPRESA A TRAVÉS DE UN ANÁLISIS FODA
Con el análisis FODA obtendremos una idea más clara de la situación de la Gasolinera, en la que estudiaremos la parte interna como las fortalezas y las debilidades del negocio, aspectos sobre los cuales tendremos algún grado de control.
Y también la parte externa, enfocándonos en las oportunidades que ofrecen el mercado y las amenazas que debe enfrentar el negocio, circunstancias sobre las cuales se tiene un poco o ningún control directo.
Fortalezas Oportunidades
Pertenecer a una Comercializadora con gran nivel de
aceptación en el mercado.
Tener bien definido el producto y el mercado al que
va dirigido.
Estar ubicada en una avenida principal.
Horario de atención 24 horas al público.
Poseer un plan de contingencia.
Contar con una Consultora Ambiental quien nos
ayuda a cumplir con todo lo que demanda la Secretaria de Ambiente.
Contar con servicios complementarios como: Venta
de lubricantes y restaurante perteneciente a una Franquicia reconocida (SANDRY).
Sistema de cámaras de seguridad.
Para el cambio de comercializadora se renovó equipos
el cual permite servir en forma ágil y rápida a nuestros clientes. Además de Contar con un sistema de facturación en beneficio de los clientes.
En un radio de 10 kilómetros no
existen gasolineras de la misma u otras comercializadoras.
La construcción del nuevo
terminal terrestre a pocos minutos de nuestra gasolinera.
El constante aumento del parque
automotor en el sur de la ciudad.
El Gobierno incentiva el trabajo
y progreso de empresas
nacionales.
La reforma al cálculo del pago