Administrador de la Estación

El administrador tiene a su cargo varias áreas de trabajo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo del inventario, el mantenimiento de los equipos y sobre todo el control de los despachadores de combustible.

Es la persona que tiene tratos con clientes proveedores y entidades de control dispuesto a resolver cualquier inconveniente que se presente en la estación.

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 Recibe el cuadre de caja, comparando el reportes de venta con el dinero en efectivo, cheques y documentos que justifiquen las ventas del despachador.

 Realiza el mantenimiento, arreglo y reparación de daños causado en equipos, oficinas y pistas de la estación.

 Supervisa el desempeño de los despachadores en cuanto a ventas, atención al cliente, limpieza de la estación y cumplimiento de tareas.

 Es el encargado de cada día revisar los saldos de combustible y acordar en la compra necesaria de combustible.

 Manejo del archivo administrativo y contable.

 Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades con el SRI, con el IESS, etc.

 Encargado de cobro de cartera y pago a proveedores.

 Cuando visitan las entidades de control es la persona delegada de atenderlos y presentar los documentos que soliciten.

 Distribuir a los despachadores para atender el punto de venta y apoyar el despacho en "horas pico".

3.3.3 Despachadores

El despachador es la imagen de la empresa ante los clientes, debe atender al cliente con amabilidad y respeto. Además ofrece los lubricantes que la estación también posee para la venta como anticongelantes, aditivos, líquido de frenos para el automóvil, y otros productos o servicios.

Sus principales funciones:

 Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta atendiendo su funcionamiento, venta y cobranza.

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 Depositar el dinero, vales y notas de ventas-crédito producto de la venta, de acuerdo al procedimiento autorizado.

 Reportar al Administrador, cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera durante su jornada de trabajo.

 Efectuar en presencia del administrador el cuadre de caja y hacer el recuento físico de billetes, vales y notas de venta contra el corte que arroja el sistema y la entrega de los lubricantes vendidos.

 Mantener limpia las zonas de despacho que se le asigne.

 Ofrecer invariablemente al cliente el comprobante de venta de consumo y/o factura.

 El encargado de la última isla es el que debe mantener limpios los baños. Además vigilar permanentemente el suministro de agua, papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios, reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones, de dichos servicios.

3.3.4 Contador

Es un contador externo, que visita a la empresa dos veces por mes y en ese tiempo está encargado de recopilar, clasificar, y registrar toda la información que la empresa genera tanto en ventas, compras y en temas de lo laboral durante el mes.

Además está encargado de verificar que la empresa cumpla con sus responsabilidades tributarias y laborales.

Sus principales funciones:

 Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exijan los entes de control.

 Preparar y presentar las declaraciones tributarias.

 Preparar los estados financieros de fin de ejercicio de acuerdo a las normas establecidas.

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 Asistir ante cualquier notificación del Servicio de Rentas Internas (SRI) y Ministerio de relaciones laborales (MRL).

 Elaborar los formularios de beneficios sociales; decimo tercer sueldo, decimo cuarto sueldo, utilidades.

3.4 BASE LEGAL

El sustento legal bajo el cual rige sus funciones la Estación de Servicio está dado por algunas entidades de control del sector público; entre las cuales están las siguientes:

 Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH) ex DNH: esta entidad es quien determina que Estaciones de Servicio cumplen con todos los requisitos para su funcionamiento y da el permiso para ejercer su actividad económica; además de regular y controlar periódicamente algunos aspectos propios del negocio como la venta legal de combustible; relacionado con la calidad y cantidad justa que se expende, evitar el desvío del combustible para el contrabando y el adecuado mantenimiento de las instalaciones y equipos de cada Estación.

 EP Petroecuador: La comercializadora es quien nos abastece del combustible destinado para la venta; por lo tanto también controlan el expendio justo en cuanto a calidad y cantidad de combustible, a mantener la buena imagen que EP PETROECUADOR tiene y el cumplimiento de todos los tramites a realizarse con otras entidades.

 Secretaria de Ambiente: esta entidad regula y controla todas las actividades de la Estación de Servicio con relación al medio ambiente basándose en normativas y ordenanzas gubernamentales.

 Municipio: El Municipio de la ciudad de Quito es el ente emisor de Permisos de Funcionamiento, Permiso de Publicidad Exterior, Patente y otros permisos locales.

 Servicio de Rentas Internas (SRI): Es el ente regulador de todas nuestras obligaciones tributarias.

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 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) - Ministerio de Relaciones Laborales: Estos dos organismos son los encargados de regular y controlar el cumplimiento de nuestras obligaciones con respecto a los derechos de los trabajadores.

 Superintendencia de Compañías: Al ser una compañía la Estación de Servicio está bajo la autoridad de este organismo quien Fortalece, promueve y controla el desarrollo confiable y transparente de la actividad societaria a través de adecuados sistemas de regulación, control y servicios.

3.5 POLITICAS DE LA EMPRESA

1. El pago de sueldos de los trabajadores se realizaran a los 30 días de su fecha de