Proceso: Facturas de Compra / Pago a proveedores varios

ADMINISTRADOR GERENTE PROVEEDOR DESPACHADOR

 Contrata el servicio y/o bien.  Recibe la factura 1  Recibe las facturas.  Autoriza el pago de acuerdo al plazo. 2 INICIO 3 7 1 Factura Factura  Cuando llega el día de pago (15,30,60 días)  Recibe factura para la cancelación.  Se realiza el comprobante de retención.  Se emite una autorización de pago. Autorización Pago Retención original Factura original Retención copia  Recibe el comprobant e de retención.  Y la autoriza de pago. Autorización A 4  Recibe la autorización.  Realiza el pago 5  Cuando termina su turno, entrega la autorización en respaldo de su caja. $  Recibe dinero en efectivo. Autorización 6  Recibe autorización y la adjunta a la factura.

39 3.8.2 Proceso: Pago de sueldos

ADMINISTRADOR GERENTE BENEFICIARIO DESPACHADOR

 Revisa los faltantes, generados de la recepción de caja, anotados diariamente.  Chequea anticipos, quincenas de c/empleados.  Realiza un reporte. 1  Recibe los reportes de cada trabajador.  Sumilla y revisa el reporte.  Aprueba el pago y emite el rol.  2 INICIO 1 Reporte sumillado Reporte c/empleado  Recibe autorización.  Firma el rol.  Entrega documento decancelación. Autorización A 4  Recibe la autorización.  Realiza el pago 5  Cuando termina su turno, entrega la autorización en respaldo de su caja. $  Recibe dinero en efectivo. Autorización 6  Recibe autorizació n y la adjunta al rol. Rol de pagos  Recibe documentos.  Realiza la autorización de pago.  Solicita que firme el rol y entrega la autorización. Rol firmado Autorizació n de pago 3 7

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3.9 EVALUACIÓN DE LA EMPRESA A TRAVÉS DE UN ANÁLISIS FODA

Con el análisis FODA obtendremos una idea más clara de la situación de la Gasolinera, en la que estudiaremos la parte interna como las fortalezas y las debilidades del negocio, aspectos sobre los cuales tendremos algún grado de control.

Y también la parte externa, enfocándonos en las oportunidades que ofrecen el mercado y las amenazas que debe enfrentar el negocio, circunstancias sobre las cuales se tiene un poco o ningún control directo.

Fortalezas Oportunidades

 Pertenecer a una Comercializadora con gran nivel de aceptación en el mercado.

 Tener bien definido el producto y el mercado al que va dirigido.

 Estar ubicada en una avenida principal.

 Horario de atención 24 horas al público.

 Poseer un plan de contingencia.

 Contar con una Consultora Ambiental quien nos ayuda a cumplir con todo lo que demanda la Secretaria de Ambiente.

 Contar con servicios complementarios como: Venta de lubricantes y restaurante perteneciente a una Franquicia reconocida (SANDRY).

 Sistema de cámaras de seguridad.

 Para el cambio de comercializadora se renovó equipos el cual permite servir en forma ágil y rápida a nuestros clientes. Además de Contar con un sistema de facturación en beneficio de los clientes.

 En un radio de 10 kilómetros no existen gasolineras de la misma u otras comercializadoras.

 La construcción del nuevo terminal terrestre a pocos minutos de nuestra gasolinera.

 El constante aumento del parque automotor en el sur de la ciudad.

 El Gobierno incentiva el trabajo

y progreso de empresas

nacionales.

 La reforma al cálculo del pago del anticipo al impuesto a la Renta exclusivo para gasolineras.

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Amenazas Debilidades

 La futura restricción de circulación de transporte extra-pesado dentro de la ciudad.

 Comercialización y venta de un producto de alto Riesgo.

 Incremento de la delincuencia en el sur de Quito.

 Dada la naturaleza del negocio, la continua creación de leyes a favor del medio ambiente, impuestos, permisos, etc. genera mayores gastos que otro negocio.

 Dado que todos los organismos de control que nos regulan son entidades públicas, los procesos burocráticos dificultan y retrasan la realización de trámites.

 Fijación de precios de venta por parte del gobierno.

 Falta de un manual de procedimientos.

 Falta de comunicación formal y escrita entre

la administración- trabajadores;

administración–Gerencia y Gerencia – Colaboradores externos.

 No se encuentran claramente establecidas las funciones del personal.

 Personal desconoce valores organizacionales, misión y visión de la empresa.

 El poco interés de la persona encargada en informarse sobre las nuevas leyes que debemos cumplir.

 No contar con un mecanismo de motivación e incentivos para los trabajadores.

 La subutilización de los sistemas (Contable y Operativo).

 Al contar con un sistema de facturación nuestras actividades se ven afectadas cuando existe alguna falla en el mismo.

 No existe ningún sistema de promociones, premios o aplicación de marketing por parte de la comercializadora o de la estación.

 Falta de apoyo por parte de la

42 3.10 ANÁLISIS DE LA EMPRESA.

Se ha observado mediante toda la información que se ha obtenido de la Estación de Servicio “El Beaterio”, que en la mayor parte de las aéreas que presenta, es necesario tomar con mayor eficiencia el tema de control interno.

En el caso de lo contable la empresa no mantiene un control estricto en la elaboración, mantenimiento y archivo de facturas de venta, facturas de compra, retenciones fiscales, etc. y en la escasa realización de asientos contables, mayorización, y elaboración de balances mensuales; porque la persona encargada no tiene la suficiente experiencia en el tema contable y con la poca presencia del contador en las instalaciones no se puede llevar una correcta y precisa contabilidad dejando así muy deficiente la razonabilidad de los estados financieros a fin de año.

Además se analizó que no se aprovecha eficientemente los recursos; ya que poseen sistemas operativo y contable; y ninguno de los dos se usa a fondo en especial el sistema contable en el cual solo se utiliza el modulo de clientes y aun así sin un alto conocimiento de este modulo; así mismo el sistema operativo es utilizado en un 50% de su capacidad, obviando que dicho sistema posee un modulo de Auditoria el cual facilitaría la supervisión de los usuarios, el manejo de módulos, la manipulación de resultados, etc. Por lo tanto la utilización actual de dichos sistemas no nos proporciona un control adecuado.

En cuanto al dinero en efectivo, la empresa muy poco utiliza cheques para realizar sus pagos ya que emite órdenes para que la cancelación a proveedores y empleados sea realizada en las islas y por los despachadores incumpliendo así con las políticas que la empresa se ha establecido. Esto no permite llevar un control conveniente en cuanto al dinero en efectivo que la empresa genera de sus ventas, ya que no existen los suficientes comprobantes autorizados que respalden los pagos y esto puede llevar a que exista gineteo de dinero por parte de los trabajadores e incluso del administrador.

Sin embargo los controles ambientales y de seguridad al personal se desarrollan eficientemente en la empresa, llevando un registro adecuado de los desechos y residuos peligroso; equipamiento al personal con uniformes, mascarilla, guantes, chompas, zapatos adecuados, etc.

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Por lo tanto podemos concluir que la empresa tiene mayor prioridad en la seguridad y equipamiento operativo que en el manejo del control contable-financiero.

Desde mi punto de vista, la empresa además de implementar su manual de procedimientos y dar a conocer el contenido del mismo a despachadores, jefe superior y gerente; es necesario que haga un incremento de personal en la parte administrativa para que de tal manera puedan delegarse funciones o sectores específicos para el control, obteniendo así un entendimiento preciso conformado por un lenguaje común entre todos los integrantes de la Estación de Servicio “El Beaterio”.

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4

CAPITULO IV

4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

Una vez analizada la información recopilada se puede reafirmar que la necesidad de crear un manual de procedimientos es lo más acertado; tanto en procedimientos operativos como mantenimiento, limpieza, solicitud de combustible, tramites municipales, etc.; como en procedimientos contable-financiero que requieren de mayor énfasis en el establecimiento de reglas, normas y procesos claros y de fácil entendimiento; temas como el manejo de un plan de cuentas, proceso adecuado en el registro de las facturas de compras, facturas de ventas, ingresos, egresos; además empezar a realizar un registro de activos para tener en cuenta las depreciaciones y amortizaciones de los mismos al igual los pasivos, patrimonio, etc.; y así obtener Estados Financieros razonables que nos indique precisamente la situación financiera de la estación.

4.2 OBJETIVO DEL MANUAL

Objetivo General

Brindar apoyo a todos los colaboradores de la Estación de Servicio “EL BEATERIO” en cuanto a la correcta ejecución de los procedimientos operativos y contable-financiero y así obtener eficiencia y eficacia en el desempeño de las actividades.

Objetivos Específicos

 Señalar las funciones del personal en una forma clara y precisa, de modo que todos los colaboradores sepan cuáles son las suyas y las de los demás.

 Dar a conocer la forma más rápida y eficiente de resolver problemas de tal forma que cualquier persona pueda solucionarlos.

 Informar al personal las políticas, misión, visión y valores corporativos de la empresa.

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 Generar un mejor entendimiento entre el personal al momento de expresar solitudes, quejas, reclamos, etc.

4.3 PROPUESTA DEL PERSONAL REQUERIDO

Para que la empresa pueda tener una forma eficiente de ejecutar sus actividades es necesario que delegue funciones por lo que esto genera aumento de personal para lo que se propone el siguiente organigrama.

 Junta de Accionistas

 Comisario

 Gerente General

 Gerente Administrativo - Administrador

 Subgerente Administrativo

 Jefe de Isla

 Despachadores (de 8 a 9)

 Contador

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4.4 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

4.4.1 DE LA JUNTA DE ACCIONISTAS

1. Determinar, actualizar y difundir las estrategias y políticas que deberá seguir la empresa para el cumplimiento de sus objetivos económicos y sociales.

2. Nombrar y remover a los Directores principales y suplentes.

3. Aprobar anualmente la planificación presupuestaria, administrativa y económica de la empresa.

4. Tomar decisiones administrativas y jurídicas. Junta de Accionistas GERENCIA Gerente General (Representante Legal) Departamento Administrativo Gerente Administrativo Comisario Departament Contable-Financiero Subgerente Administrativo Jefe de isla Despachadores Contador Auxiliar Contable

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5. Conocer y aprobar anualmente las cuentas del Balance General, Estados Financieros y los informes de los Administradores y del Comisario con relación al giro del negocio y dictar las resoluciones respectivas.

6. Evaluar los logros y resultados de la administración vigente. 7. Aprobar inversiones.

8. Aprobar las políticas y reglamentos.

9. Aprobar y analizar sobre incrementos de Capital y Patrimonio. 10.Dictar y modificar los estatutos de la empresa.

11.Nombrar al Gerente General, fijar honorarios, periodo de duración de sus funciones.

12.Autorizar la venta o hipoteca de los bienes raíces y activos de la empresa. 13.Contratar auditoría externa para que dictaminen la razonabilidad de Estados

Financieros.

4.4.2 DEL COMISARIO

1. Presentar ante la Junta de Accionistas el informe anual de labores e informes especiales con el análisis de la situación económica, contable, financiera, administrativa y operativa de la empresa con las respectivas observaciones y sugerencias.

2. Comprobar la aplicación de las disposiciones legales, estatutarias y las demás que se encuentra contenidas en manuales, normas, procedimientos y políticas expendidas por la empresa.

4.4.3 DE LA GERENCIA GENERAL

1. Autorizar compras que sean de valor representativo para la empresa 2. Supervisar las compras y ventas.

3. Tomar decisiones administrativas 4. Representar legalmente a la empresa.

5. Definir la estructura administrativa, contable, financiera y de personal para el mejor desempeño de la productividad de la empresa.

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6. Establecer procedimientos de control financiero que se consideren necesarios para la mejor administración de los recursos.

7. Lograr que los intereses financieros de la empresa estén debidamente salvaguardados.

8. Programar y controlar los gastos de inversión así como la adecuada utilización de los activos de la empresa.

Perfil del Cargo: Gerente General Instrucción:

 Titulo de Ing. Comercial o de Marketing.  Dirección y liderazgo.

 Donde mando.  Criterio analítico.

 Madurez y ética profesional.

 Organizado, responsable, confiable y honesto.

Experiencia: Mínima de 5 años en puestos similares.  Comunicación efectiva.  Motivación de personal.  Administración.  Imagen corporativa.  Relaciones Humanas  Presupuestos.  Políticas de desarrollo. Habilidades:

 Facilidad para resolver problemas.  Toma de decisiones.

 Capacidad para prever y planear.  Capacidad de negociación.

 Habilidad numérica, memoria visual, retentiva.

 Capacidad para manejar relaciones interpersonales y trabajo a presión.

Funciones y Responsabilidades

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2. Establecer los lineamientos generales para el manejo de las relaciones públicas e imagen de la empresa a nivel externo e interno.

3. Someter a consideración y aprobación en las juntas, los presupuestos, metas y programas de trabajo correspondientes a la empresa a fin de optimizar los recursos. (Humano, técnico y material).

4. Participar en reuniones generales para la toma de decisiones y definiciones de la empresa, negociaciones con proveedores y clientes especiales.

5. Evaluar el personal para contrataciones, ascensos e incrementos salariales.

6. Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas, reglamentos y demás disposiciones que rigen en el desenvolvimiento en general de la empresa. 7. Propiciar y mantener un adecuado clima organizacional.

8. Autorizar los permisos y/o ausencias del personal.

9. Esta autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

Reporta a: Junta de Accionistas.

Supervisa a: Departamento Administrativo y Contable.

4.4.4 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1. Programar y controlar la ejecución de actividades administrativas.

2. Velar por el correcto funcionamiento de los sistemas contables y operativos. 3. Mantener los respaldos informáticos actualizados de toda la empresa. 4. Controlar que se mantenga estándares altos de ventas.

5. Medición de índices de crecimiento de ventas. 6. Cumplir con las necesidades de los clientes.

7. Controlar que las ventas y compras y cobranzas que realice la empresa tengan la documentación que justifique.

8. Administrar el funcionamiento de servicios generales como: seguridad, mantenimiento y consejería.

9. Control del personal.

10.Establecer de normas y reglamentos para el control de personal. 11.Registro de novedades laborales.

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Perfil del Cargo: Gerente Administrativo Instrucción:

 Titulo de Ing. Administración de Empresas.  Dirección y liderazgo.

 Donde mando.  Criterio analítico.

 Madurez y ética profesional.

 Organizado, responsable, confiable y honesto.

Experiencia: Mínima de 5 años en puestos similares, con capacidad para:  Seleccionar personal altamente calificado.

 Leyes tributarias.

 Manejo de índices financieros.  Motivación de personal.  Manejo de personal.  Administración.  Publicidad.

Habilidades:

 Facilidad para resolver problemas.  Toma de decisiones.

 Capacidad para prever y planear.  Capacidad de negociación.

 Habilidad numérica, memoria visual, retentiva.

 Capacidad para manejar relaciones interpersonales y trabajo a presión.

Funciones y Responsabilidades

1. Planificar, organizar, coordinar y controlar planes, programas y proyectos económicos, responde por el control interno de la empresa y presenta informes y recomendaciones para la aprobación de la Gerencia General. 2. Responder por el registro de la información contable y financiera de la

empresa, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tributarias y laborales dentro del marco jurídico vigente.

3. Coordinar con las aéreas necesarias el flujo de información necesaria. 4. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos generales de la empresa

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5. Administrar eficientemente los sistemas de selección y contratación de personal, capacitación y evaluación del desempeño.

6. Elaborar, actualizar y administrar los manuales, reglamentos, normas y políticas que orientan la gestión de la empresa.

7. Administrar las aéreas de servicios generales, mantenimiento, seguros, guardianía de la empresa.

8. Planificar, coordinar y actualizar los inventarios, las compras y toma física.

9. Cumplir y hacer cumplir con la normativa interna de la empresa y las demás funciones que le fueran asignadas por los órganos competentes. 10.Analizar con todas las aéreas las necesidades de materiales, equipos y

suministros requeridos para su operación.

11.Mantener actualizados los índices de rotación y niveles máximos y mínimos de inventarios y determinar las políticas de adquisición.

12.Analizar las cotizaciones de precios en el ámbito de su competencia (compras distintas a inventarios).

13.Responsable de todos los trámites de compras y su correspondiente liquidación.

14.Analizar el crecimiento de ventas.

15.Coordinar los programas de capacitaciones, evaluación y desarrollo de personal.

16.Realizar y coordinar los procesos de selección e inducción de personal.

Reporta a: Gerente General

52 Perfil del Cargo: Jefe de Isla Instrucción:

 Estudios en Electricidad  Donde mando.

 Madurez y ética profesional.

 Organizado, responsable, confiable y honesto.  Licencia de Conducir.

 Conocimiento de sistemas computarizados.

Experiencia: Mínima de 2 años en puestos similares, manejo de:  Manejo de sistemas de computación y contables.

 Conocimiento de archivo.  Mantenimiento de equipos.  Seguridad Industrial.

Habilidades:

 Facilidad para resolver problemas.

 Capacidad de trabajos a presión, en equipo y fuera de horarios.  Comunicación efectiva.

Funciones y Responsabilidades

1. Dirigir, organizar y coordinar la ejecución de actividades administrativas. 2. Procurar que el espacio físico que ocupa la empresa se encuentre en

buenas condiciones de uso y presentación

3. Llevar a cabo el mantenimiento de Equipos, instalaciones, fachada y aéreas verdes de la empresa semanalmente.

4. Responsable de programar, coordinar y aprobar las actividades, planes y programas desarrollados por el personal a su cargo.

5. Responsable del cumplimiento de las políticas de servicio y atención al cliente interno y externo con resultados.

6. Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad industrial.

7. Responsable de supervisar y coordinar las pruebas de funcionamiento de los nuevos equipo, así como de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo.

Reporta a: Administrador

53 Perfil del Cargo: Despachadores

Instrucción:

 Posición para bachilleres.

 Conocimiento de sistemas computarizados.  Madurez y ética personal.

 Organizado, responsable, confiable y honesto.

Experiencia: Mínima de 2 años en puestos similares.  Manejo de sistemas de computación.

 Seguridad Industrial.

 Manejo de cantidades altas de dinero.  Atención al cliente.

Habilidades:

 Capacidad de concentración y memoria para los detalles.  Comunicación efectiva.

 Dinamismo.

 Capacidad de trabajar bajo presión y en equipo.  Reconocimiento de billetes falsos.

 Facilidad para resolver problemas.

Funciones y Responsabilidades

1. Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta atendiendo su funcionamiento, venta y cobranza.

2. Depositar el dinero, vales y cheques; producto de la venta, de acuerdo al procedimiento autorizado.

3. Reportar al Jefe de Isla, cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera durante su jornada de trabajo.

4. Mantener limpia las zonas de despacho que se le asigne.

5. Ofrecer invariablemente al cliente el comprobante de venta de consumo y/o factura.

6. El encargado de la última isla es el que debe mantener limpios los baños. Además vigilar permanentemente el suministro de agua, papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios, reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones, de dichos servicios. 7. Brindar una buena atención a los clientes.

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4.4.5 DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

1. Registrar y mayorizar los movimientos contables en el sistema contable. 2. Conciliaciones de Bancos.

3. Arqueos de caja diarios.

4. Declaraciones de impuestos y tributación.

5. Elaboración de Estados Financieros mensuales y anuales. 6. Flujos de efectivo.

7. Elaboración de planillas de aportes, fondos de reserva, formularios de decimos y utilidades.

8. Elaboración de roles de pagos

9. Realizar toda clase de pagos como a: proveedores, empleados, impuestos, etc.

Perfil del Cargo: Contador Instrucción:

 Contador Público (CPA) y/o Ing. en Finanzas  Madurez y ética personal y profesional.  Organizado, responsable, confiable y honesto.  Buen criterio analítico.

Experiencia: Mínima de 5 años en puestos similares, manejo de:  Leyes tributarias

 Conocimiento de Normas, Políticas y Principios Contables.  Manejo de Índices Financieros.

 Elaboración de informes.  Conocimiento de archivo.

Habilidades:

 Facilidad para resolver problemas.

 Habilidad numérica, memoria visual y retentiva.  Manejo de Windows y paquetes contables.

55 Funciones y Responsabilidades

1. Diseñar el sistema contable a utilizarse, así como diseñar los formularios para los registros contables, su validez, su confiabilidad y confidencialidad de la información.

2. Determinar las políticas de contabilidad de la empresa. 3. Responsable de dar apoyo administrativo a la Administración 4. Responsable de los procesos y resultados de la gestión de su área.

5. Realizar el registro contable de las actividades realizadas en forma oportuna.

6. Presentar en forma oportuna los resultados de la empresa. 7. Supervisar al personal a su cargo.

8. Cumplir los procesos contables, financieros y administrativos de su área con el propósito de garantizar la razonabilidad de los balances y estados financieros, además de mantener un adecuado control interno.

9. Legalizar los balances, estados financieros, y demás documentos legales. 10.Formular mensualmente los pagos de IVA y retenciones en la fuente. 11.Propiciar y mantener un adecuado clima organizacional.

12.Elaboración de roles de pago.

13.Elaboración de planillas del IESS, avisos de entrada, Salida, Contratos, decimos, vacaciones y utilidades.

14.Llevar un control sobre el archivo físico de comprobantes contables. 15.Liquidación de haberes y provisión de beneficios sociales y rol mensual. 16.Responder por los procesos de recaudación a clientes por los créditos. 17.Realizar cortes de cuentas de cartera y realizar el correspondiente

seguimiento de pago.

In document Implementación de un manual de procedimientos para optimizar el control interno de la estación de servicio El Beaterio (página 50-74)