FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA VESPERTINA
METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR UN WMS EN LAS PYMES
JOSÉ GREGORIO MIRANDA CALDERÓN
Profesor Guía : LUIS CERDA LEIVA Profesor Informante : RAÚL RIQUELME R.
Profesor Examinador : ROBERTO CARCAMO A.
MEMORIA PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO EN INDUSTRÍA Y LOGÍSTICA SANTIAGO – CHILE
AGOSTO, 2010
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad es de gran importancia el correcto mantenimiento del stock en las empresas. Ello obliga a mantener una cantidad suficiente de existencias para responder a las solicitudes de los clientes, y así poder enfrentar aumentos puntuales de la demanda. Por otro lado, es conocido por todos el costo agregado que produce mantener un stock elevado en el almacén. El control de éste, puede jugar un rol decisivo a la hora de determinar la viabilidad de una empresa, ocasionando un costo adicional en el caso de sobre stock o bien de pérdidas.
El presente estudio describe la aplicación de una metodología de evaluación, diseño, implementación de un Sistema de Gestión del Almacén (WMS) a las PYMES, conjuntamente con el análisis de herramientas necesarias para brindar una mayor disponibilidad de los servicios ofrecidos por este sistema, detallando en forma clara y especifica los distintos registros necesarios para su implementación y funcionamiento.
La metodología desarrollada se basa en seleccionar el proceso del negocio para luego establecer de forma precisa los servicios y productos que el WMS proporciona para dicho proceso.
Finalmente, se genera una investigación en base a factores claves del negocio y tecnología de la información. Lo anterior lleva a concluir que el uso de una metodología WMS, permite crear aplicativos alineados con las prioridades del negocio y generar así beneficios económicos directos a la organización, siempre que su adopción se base en una planeación integral y metas acordes con las condiciones y necesidades de la organización.
AGRADECIMIENTOS
Aprovecho esta oportunidad para agradecer a todas aquellas personas que me han colaborado en mi formación académica apoyando mi interés por aprender y adquirir conocimientos. Sin la ayuda y cooperación de todos ellos, no estaría en el día de hoy concluyendo mi tesis.
A mi profesor guía Luis Cerda, por su paciencia y consejos, que ayudaron a la elaboración de la presente tesis.
Debo destacar con especial atención a mi hermana Gladys quien me ha acompañado toda mi vida colaborando al desarrollo de mi persona.
Gracias a todos.
INDICE
RESUMEN EJECUTIVO _________________________________________________ 2 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ____________________________________________ 6 1.2 Objetivos_________________________________________________________8 Objetivo General______________________________________________________8 Objetivos específicos __________________________________________________8 1.3 Metodología ______________________________________________________9 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO _________________________________________ 10 2.1 Cadena de suministro______________________________________________10 2.2 Gestión de la Cadena de Suministro __________________________________11 2.3 Logística ________________________________________________________12 2.4 Gestión de Almacenes _____________________________________________21 2.5 TICs en la Gestión de Almacenes ____________________________________32 CAPÍTULO III LAS PYMES ______________________________________________ 36 3.1. Descripción de las PYMES _________________________________________36 3.2 Las Tecnologías de la información y comunicación en las PYMES ___________37 CAPÍTULO IV SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES O WMS_______________ 44 4.1 Qué es WMS? ___________________________________________________45 4.2 Funcionalidad básica ______________________________________________46 4.3 Cross Docking ___________________________________________________56 4.4 Interfaces comunes _______________________________________________57 CAPÍTULO V ESTADO DEL ARTE _______________________________________ 59 5.1 Evolución del WMS________________________________________________59 5.2 Mercado Actual___________________________________________________61 5.3 Principales ventajas que se obtienen al contar con un WMS________________71 5.4 Beneficios _______________________________________________________72 CAPÍTULO VI METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ______________________ 75 7.1. Objetivos y alcances ______________________________________________75 7.2. Estructura ______________________________________________________75
7.3. Fase 1 - Selección del WMS ________________________________________77 7.4. Fase 2 - Selección del Equipo de Consultoria __________________________85 7.5. Fase 3 - Presentación y Planificación General del Proyecto________________88 CAPÍTULO VII CONCLUSIONES _________________________________________ 89 TRABAJO FUTURO ___________________________________________________ 91 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS _______________________________________ 94
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN
Uno de los factores que ha caracterizado principalmente a la industria en esta última década ha sido el aumento sostenido de la competitividad, producto de la apertura comercial y la formación de poderosos bloques económicos, que sin lugar a dudas han forzado esta situación, obligando a los diferentes sectores empresariales a revisar permanentemente sus procesos, como la incorporación, de la tecnología de punta como una medida defensiva.
Hoy en día, tanto las empresas como las personas que las integran han tenido que adecuarse a los cambios tecnológicos, a competir en forma recíproca con este mercado tan cambiante y agresivo que nos presenta en la actualidad. Es por eso que se debe estar consciente de la necesidad de contar con sistemas de información que faciliten el flujo de información para ser más eficientes, oportunos y precisos en la atención de los requerimientos de nuestros clientes.
Dada la magnitud de este software y el beneficio que pudiese entregar a las PYMES, su costo no es menor puede ser significativo, no obstante el retorno de la inversión justifica plenamente su implementación, requiriendo de un equipo adecuado para su funcionamiento, ya sean en sistemas, como además personal calificado para su instalación y un buen soporte de capacitación una vez implementado.
Los diversos países industrializados han experimentado cambios radicales en el desarrollo de sus procesos y actividades, hoy por hoy, no es posible tener ninguna seguridad de la vigencia de un proceso, lo importante hoy en día es caminar de la mano de la modernidad y tener conocimiento a tiempo de los cambios, si se desea sobrevivir.
El desarrollo de sus actividades con la implantación de identificación automática y otros novedosos métodos de trabajo, cuyo objetivo primordial es el optimizar el aprovechamiento racional de todos los recursos disponibles para mejorar la calidad, los servicios, permiten por una parte acrecentar utilidades, y por otra reducir los costos.
Los almacenes ya no son simples instalaciones que reciben, almacenan y proveen productos. Frente a un mercado altamente competitivo, existe la necesidad de integrar
los diferentes departamentos de una organización, además de fortalecer el vínculo entre clientes y proveedores. Dentro de la estructura del sistema logístico de algunas PYMES, el almacén constituye una de las actividades más importantes para su funcionalidad, desempeñándose en tres etapas respecto del flujo de materiales:
abastecimiento, almacenamiento y la distribución física.
La administración de los almacenes ha sido utilizada para mejorar el servicio al cliente, reducir inventarios e incrementar la productividad y manejar un gran número de unidades para almacenar y optimizar el espacio disponible. El papel del WMS es apoyar los procesos de logística.
La metodología propuesta permite implementar un WMS modelando una solución que resuelva la problemática de configuración del almacén y su proceso de toma de inventarios con el objetivo en encontrar la solución óptima para el proceso logístico.
Lo anterior, tomando en consideración la actual situación de las PYMES en cuyo almacenamiento se observa entre otras las siguientes actividades, las cuales provocan errores, demoras y pérdidas:
• El control de stock se realiza en forma manual.
• El pedido se introduce en el sistema mediante la digitación en atención a la demanda del cliente.
• La preparación del pedido es manual y a criterio del operador.
• Se realiza inventario de existencia en forma manual.
Se pretende estudiar y realizar un análisis detallado acerca de la viabilidad y operabilidad de este sistema en este tipo de empresas.
1.2 Objetivos Objetivo General
• Desarrollar y generar una metodología para la implementación de un WMS en las PYMES.
Objetivos específicos
• Establecer los requerimientos y exigencias de las PYMES para los WMS.
• Determinar el nivel de desarrollo de este tipo de soluciones para las PYMES.
• Determinar el nivel de uso de las soluciones WMS en las PYMES.
• Establecer la brecha existente entre los requerimientos de las PYMES y las soluciones existentes en el mercado.
• Proponer una solución que resuelva la brecha existente.
• Proveer una metodología de implementación de la solución propuesta.
1.3 Metodología
La metodología utilizada para el logro de los objetivos específicos consiste en una primera instancia seleccionar dentro del proceso, aquel que se identifique como estándar con el fin de fortalecer y ampliar los resultados técnicos obtenidos, a través de la indicación de preferencia de manera cualitativa, para posteriormente aplicar la implementación de la herramienta metodológica.
Se da inicio a la identificación de clientes internos y externos, a través de los input y output de la transformación; así también de sus necesidades. Debido a lo anterior es necesario generar discusión e intercambio de ideas entre los actores involucrados, que por su experiencia y conocimiento pueden ayudar a reestructurar el proceso.
Una vez estructurado es necesario describir cada una de las actividades constituyentes del proceso con el propósito de entender mejor la forma de éste; con ello es posible generar un cuadro comparativo entre el resultado obtenido con la aplicación de esta herramienta metodológica versus situación sin la mejora, evaluando características descriptivas que permitan concluir si la aplicación de la solución planteada genera valor al proceso.
Finalmente, con la aplicación de la metodología, como una nueva forma de hacer las cosas y con la ayuda de las Tics, se espera obtener un proceso que permita mediante flexibilidad y trazabilidad enfrentar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales con resultados más oportunos y así entregar un mejor nivel competitivo a las PYMES.
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
En la actualidad, las empresas buscan generar ventajas competitivas a través de las estrategia o herramientas tales como: las tecnologías de la información y la cadena de suministro, las cuales buscan mejorar la relación entre proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes a través de flujos de productos, información y dinero siendo eficaces y eficientes apoyados en infraestructura y procesos que buscan transformar la materia prima en productos y servicios que permitan satisfacer las necesidades de los clientes. De dentro dicha cadena, se genera un concepto denominado gestión de almacenes, el cuál es crítico, debido a que se suele encargar de planificar, mantener y controlar inventario de productos que permiten satisfacer las necesidades de los clientes.
2.1 Cadena de suministro
La cadena de suministro es definida por Ballou [1] como un conjunto de actividades funcionales que se repiten a lo largo del canal de flujo del producto, mediante los cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor al consumidor.
Por su parte, Frazelle [2], la define como la red de instalaciones (almacenes, terminales, empresas, tiendas u hogares), vehículos y sistema de información logístico que permiten la conexión con el proveedor de la empresa y los consumidores. Además, Mentzer [3], lo define como: un conjunto de tres o más empresas conectadas o relacionadas con flujos de productos, servicios, finanzas e información desde el suministro hasta el cliente final. De las definiciones presentadas se puede inferir que la cadena de suministro es un conjunto de actividades funcionales que incluye redes de instalaciones, transporte y sistemas de información que permiten conectar proveedores, fabricantes y distribuidores con el fin que se transformen en productos terminados que deseen satisfacer las necesidades de los clientes. Finalmente, se debe considerar que un componente crítico de la cadena de suministro es el concepto denominado gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management (SCM), el cual busca coordinar, integrar y establecer estrategias que mejoren la cadena de suministro.
Figura 2.1 Cadena de Suministro
Fuente: Ballou H. Ronald, “Logística, Administración de la cadena de suministro”.
2.2 Gestión de la Cadena de Suministro
La Gestión de la Cadena de Suministro o Supply Chain Management (SCM), es definida por el Council of Management Logistic1 como la coordinación sistemática y estratégica de los procesos del negocio dentro de una organización y dentro de su cadena de suministro, con el fin de mejorar su desempeño al largo plazo como un todo.
Por otra parte, Brewer, Button y Hensher [4] indican que el concepto de gestión de cadena de suministro es considerado como la integración y administración de los procesos logísticos a través de la cadena de suministro. Por su parte, Hugos [5], describe que la SCM es la coordinación de los procesos de producción, inventarios, gestión de almacenes, localización, transporte entre otras actividades participantes de la cadena de suministro que sirven para satisfacer las necesidades de los clientes de una forma eficiente y responsable. A partir de las definiciones expuestas, se puede inferir que la SCM, es un medio para coordinar e integrar estratégica y
1 Council of Management Logistic, Glossary of Terms, February 2010, Internet. 16 marzo 2010. Disponible
sistemáticamente los procesos claves dentro de la cadena de suministro con le fin de satisfacer las necesidades del cliente y mejorar el desempeño de las organizaciones.
Finalmente, se puede indicar que la logística es un concepto clave para alcanzar un adecuado desempeño debido a que se relaciona con sus flujos de información, productos, servicios y financiero entre los compradores y consumidores.
2.3 Logística
El término "logística" es un concepto complejo y difícil de definir, pues abarca un conjunto importante de procesos indispensables para el desarrollo de cualquier actividad económica.
Desde el sector del transporte, hasta la distribución de electricidad, pasando por los sectores de automovilismo y componentes, agroalimentación o construcción, son muchas las actividades industriales que precisan apoyo logístico. En realidad, no existe otro término que cubra un rango tan amplio de negocios como lo hace la logística.
La logística puede considerarse como el "proceso de planeamiento, implementación y control eficiente y a costos razonables del flujo y almacenamiento de materias primas, inventarios de productos en proceso, de productos terminados y toda la información relacionada comprendida entre el punto de origen y el punto de consumo final, con el fin de lograr la satisfacción de los requerimientos del cliente". O más sencillamente, es "el arte de asegurar que los productos correctos lleguen al lugar correcto, en correcta cantidad en el momento correcto satisfaciendo así el nivel de servicio exigido por el cliente al menor costo posible".
La necesidad de almacenar, distribuir, transportar ha existido siempre y está presente en los grupos de gestión de las diferentes actividades industriales. Sin embargo, hace tan sólo 50 años comenzó a considerarse como concepto. Numerosos estudios revelan que durante los años 60, prácticamente ninguna empresa europea integraba dentro de su organización un departamento específico dedicado a resolver las necesidades logísticas. En cambio, hoy en día ésta es una práctica cada vez más extendida.
Funciones que ahora son consideradas como una parte fundamental de la cadena
logística, antes estaban controladas por los diferentes departamentos de la empresa (ventas, producción, almacén, etc.), por lo que no existía una visión integral de la logística como proceso.
La logística es definida por el Council of Management Logistic2 como: “la parte del proceso de la gestión de la cadena de suministro encargada de planificar, implementar y controlar de forma eficiente y efectiva el almacenaje y flujo directo e inverso de los productos, servicios y toda la información relacionada con estos, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir las expectativas del consumidor”. Por su parte, Muñoz [6] describe que “la logística abarca todas aquellas actividades relacionadas con el traslado y almacenamiento de productos entre sus puntos de adquisición y sus puntos de destino”. En tanto Waters [7], define: “la logística como un proceso integrado que busca optimizar el flujo de productos y suministros a través de su organización y la operación hacia el consumidor”.
De las definiciones presentadas se puede inferir que la logística es una parte de la gestión de la cadena de suministro que tiene como funciones principales planificar, implementar y controlar el almacenaje y flujos de productos, información y financiero entre los puntos de origen a los de destino buscan mejorar el desempaño interno de la organización, su cadena de suministro y por ende el cliente a través de diferentes procesos tales como: gestión de almacenes, producción, inventarios, transporte, etc.
Una vez presentados los conceptos gestión de cadena de suministro y logística, se puede inferir que la cadena de suministro es el mas general e integra a los otros dos conceptos. Adicionalmente, se puede indicar que esta cadena se compone de un conjunto de funciones, instalaciones, medios de transporte y sistema de información que permiten transformar la materia prima en producto terminado para satisfacer las necesidades del cliente. Por otra parte, la gestión de la cadena de suministro se
2 Council of Management Logistic, Glossary of Terms, February 2010, Internet. 25 marzo 2010. Disponible
encargará de coordinar e integrar los procesos logísticos que buscan mejorar la eficiencia y eficacia de esta.
2.3.1 Evolución de la Logística
Los orígenes de la logística, cuyo término proviene del campo militar, se vinculan al movimiento de tropas y al apoyo de las divisiones en el campo de batalla, relacionado con la adquisición y suministro de materiales. Es así como en la Grecia Clásica existía el cargo del logístikos, que era el perito o experto en hacer los cálculos y que por lo tanto definía las necesidades en términos de municiones, alimento, transporte, etc. En el imperio romano el logista pasó a ser un rango militar, el cual consideraba las tareas de abastecimiento, apoyo y movimiento de tropas, situación reforzada en la época napoleónica. A partir de la segunda guerra mundial, la logística militar se amplio y tecnificó su enfoque. Se comienza a hablar de ingeniería logística que involucra tecnología de planificación y ejecución de éstas.
Una vez concluida la segunda guerra mundial, la demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución pasó a ser inferior a la de venta y producción.
Esto ocasiona la proliferación de los productos en los departamentos de comercio, que optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comienzan a tomarse obsoletos. Por tanto la alta gerencia, consiente que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, se comienzan a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y la que gana identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos.
Luego en el año de 1955, la logística se enfoca más a la satisfacción del cliente, lo que provoca que en cada etapa del proceso de la logística se tenga como fin último de satisfacción del cliente, pero tomando de igual manera en cuenta el costo en que incurriría el cumplimiento de los objetivos. También en este periodo lo que se busca es
obtener ganancias y lograr una ventaja competitiva a través de la satisfacción del cliente.
Después de 10 años la logística toma un nuevo enfoque donde el outsourcing es el mecanismo más adecuado para llegar a los clientes, ya que tiene como objetivo principal la subcontratación de otras empresas para que el flujo de bienes o información sea eficiente y llegue a todos los lugares donde la empresa acceda y que estén al alcance.
Para los años 70, surge la tecnología como consecuencia de la Revolución Industrial, por lo que se reduce su costo de la tecnología de información para mejorar la calidad, lo que provoca un mecanismo mejorado para el abastecimiento de los bienes o información de manera exacta y precisa en el momento que el cliente realiza su pedido, dicho mecanismo es bautizado como Just in time (JIT), es decir justo a tiempo con la calidad precisa.
En el periodo que corresponde a 1985 el enfoque de Just in time se modifica para convertirse en Quick Responsse (QR) y Efficient Consumer Response (ECR) el cual centra su objetivo en buscar una entrega precisa con la cantidad exacta, cuándo y dónde se necesite, para satisfacer al cliente.
En 1995 la logística se convierte en un proceso más integrado en cuanto a su entorno externo e interno, es decir, los procesos internos de la empresa eran administrados conforme a las relaciones mantenidas con sus clientes y proveedores, entre otros.
Dicho proceso de integración genera que la administración de la logística diseñe un plan estratégico que le permita llegar a los clientes finales, con el fin de sobresalir y minimizar la competencia, estableciendo planes eficientes para el abastecimiento de los productos.
Todos estos cambios y el correr del tiempo se adaptan a la administración de la logística ocasionando que no sólo se administre un proceso interno que va desde la fabricación del producto hasta que lo adquiera el cliente, sino que ahora se analice toda
como la administración de la cadena de suministros, la cual cuenta también con los clientes intermedios, como los distribuidores y los minoristas en el proceso que se hace para que el producto llegue al cliente.3
La evolución de la logística en el tiempo en detalle.
Año (s) Acontecimiento Significado
1901 John F. Crowell, Informe de la
Comisión Industrial en la distribución de productos agrícolas, Vol. 6
(Washington, DC: Oficina de Impresión del Gobierno)
El primer texto para hacer frente a los costos y los factores que afectan la distribución de los productos agrícolas.
1916 Arco W. Shaw, un enfoque de los problemas de negocios (Cambridge, MA: Prensa Universidad de
Harvard)
Texto que hablo de los aspectos estratégicos de la logística.
1916 LDH Weld, el marketing de productos agrícolas (New York:
Macmillan)
Introdujo el concepto de utilidades de marketing y canales de
distribución.
1922 Fred E. Clark, principios del
marketing (Nueva York: Macmillan)
Texto definido como los esfuerzos de marketing que efectúan las
transferencias en la propiedad de los bienes y cuidado de su distribución física.
1927 Ralph Borsodi; Edad de la Distribución (Nueva York: D.
Appleton)
Uno de los primeros libros para definir la logística de termino similar a su uso actual.
1941-45 La Segunda Guerra Mundial La operación de la logística militar que demostró que las actividades de distribución podrían ser integradas en un único sistema.
3 Blog de WordPress., Evolución de la logística, 2010, Internet. 20 mayo 2010. Disponible en:
http://suministros8d2.wordpress.com/evolucion-de-la-logistica-scm
Año (s) Acontecimiento Significado 1950 Desarrollo del concepto de
marketing
Las corporaciones comenzaron a destacar la satisfacción del cliente en un beneficio. El servicio de atención al cliente más tarde se convirtió en la piedra angular de la gestión logística.
1954 Paul D. Converse, la otra mitad del Marketing, vigésima sexta
conferencia de Boston sobre la distribución (Boston: Escuela de Negocios Harvard)
Una autoridad en señalar la
necesidad de que los académicos y profesionales para examinar el lado de la distribución física del
marketing.
1956 Howard T. Lewis, James W. Culliton, y Jack D. Steele, el papel del
transporte aéreo de mercaderías en la distribución física (Boston:
Escuela de Negocios Harvard)
Introdujo el concepto de análisis de costo total para el área de logística.
A Principios 1960
Introducción del concepto unimarket de la compañía Raytheon
Esfuerzo mas temprano informado de la compañía en adoptar y aplicar el concepto de gestión logística.
Raytheon utilizó un centro de distribución para el mercado de EE.UU. en combinación con un sistema de transporte de carga aérea.
Inicios 1960 Universidad Estado de Michigan y la Universidad Estado Ohio de
pregrado y programas de posgrado en materia de logística
Los primeros programas de
educación formal desarrollados para formar a los profesionales de la logística y los educadores.
1961 Edward W. Smykay, Donald J.
Bowersox, y Frank H. Mossman, la Gestión de Distribución Física (Nueva York: Macmillan)
Uno de los primeros textos sobre la distribución física. Discutió el
acercamiento del sistema y el concepto de costo total.
1962 Peter F. Drucker, El Continente negro de la Economía, Fortune 65, no. 4 (abril de 1962)
Una autoridad competente señaló la importancia de la distribución en los Estados Unidos. Se cree que por muchos este artículo tenía un impacto significativo en los
Año (s) Acontecimiento Significado 1963 Creación del consejo nacional de la
gestión de distribución física (se convirtió en Consejo de gestión de la logística en 1985)
La primera organización para reunir a profesionales en todas las áreas de la logística con el fin de la educación y la formación.
1972 Michael Schiff, Contabilidad y Control de Gestión de Distribución Física (Chicago: Consejo Nacional de Gestión de Distribución Física)
La conciencia creada de la importancia de la contabilidad e información financiera para la toma de decisiones de logísticas óptimas.
1976 Douglas M. Lambert, El Desarrollo de una Metodología de Costeo de inventarios: Un estudio de la costa asociada con la propiedad de Inventario (Chicago: Consejo Nacional de Gestión de la Distribución Física)
Identificados los componentes de costos de una de los artículos de gastos más grande de la logística y desarrollo de una metodología que permita calcular a las empresas los costos de inventario.
1976 Bernard J. y H. La Londe Zinszer Pablo, Servicio al Cliente: Concepto y valoración (Chicago: Consejo Nacional de Gestión de Distribución Física)
Apreciación del estado del arte de la evaluación de la actividad de
atención al cliente en las grandes compañías.
1970-1980 Desarrollo e implementación de MRP, MRP II, el DPR, el DPR II, Kanban y Jit.
La puesta en práctica de estas técnicas se destaco la necesidad de integrar actividades de la logística y de maximizar su eficacia. También indicaron otras funciones de negocio como el marketing y la fabricación.
Finales de 1970 Principios de
1980
La desregulación del transporte de
los EE.UU. Reducción significativa de la regulación económica del sector transporte.
Aumento de la competencia que tuvo un impacto sustancial sobre los precios y los niveles de servicio de los transportistas. El aspecto de la logística de transporte fue mucho más importante. Aportando un modelo para los países en sus esfuerzos de desregularización.
Año (s) Acontecimiento Significado 1980 Uso de ordenadores, PCs,
especialmente aumenta dramáticamente
Los avances tecnológicos, junto con el descenso de los precios, permiten a las organizaciones utilizar las computadoras. Siempre que la capacidad de integrar efectivamente más actividades de la logística. El costo del comercio permitido que se tomen decisiones más rápidamente y de manera óptima. Mejora de la eficiencia logística y productividad.
1985 Michael E. Porter, Ventaja
Competitiva (Nueva York: The Free Press)
Introdujo el concepto de cadena de valor, que proporciona un marco para las organizaciones a desarrollar estrategias competitivas.
Es significativo que en la logística incluye entrantes y salientes como componentes claves de la estrategia de marketing. Crea mayor
conciencia de que la logística puede ayudar a las organizaciones crear y mantener ventajas competitivas.
1987 Malcolm Balgrige Premio Nacional de Calidad establecido por el Congreso de los EE.UU.
Promueven la conciencia de calidad, reconocidos logros calidad de las organizaciones EE.UU. e iniciativas de publicidad de calidad con éxito.
Una parte importante del sistema de puntuación de adjudicación se basó en los resultados de logística, incluyendo las organizaciones un conocimiento de sus clientes, en general los sistemas de servicio al cliente y capacidad de respuesta y la capacidad para satisfacer las
necesidades y expectativas del cliente.
Año (s) Acontecimiento Significado 1990 La reestructuración del mercado se
produce en las regiones globales de Asia, Europa y Norteamérica
Eventos como el NAFTA, Europa 1992, y el resultado financiero crisis asiática de cambios importantes en los mercados mundiales y las infraestructuras.
1990 El comercio electrónico (por ejemplo, Internet, EDI, e-mail) se convierte en el mundo de las comunicaciones aceptadas
Instantáneo y de bajo costo de los sistemas de comunicación permiten a las organizaciones desarrollar y mantener el contacto. Estos
sistemas permiten el desarrollo de 24 horas, siete días a la semana.
1993 Michael Hammer y James Champy, Reingeniería de la Corporación: Una Revolución de Negocios de
Manifiesto (Nueva York:
HarperCollins)
Muchas organizaciones evalúan sus procesos de negocio para
determinar si hay una mejor forma de realizar las actividades.
La logística es un área funcional importante de reingeniería en los esfuerzos resultar en mejoras significativas.
Mediados de 1990
Cadena de suministro enfoque de gestión es reconocida como un concepto importante
Su desarrollo y puesta en práctica se inició adentro de las industrias
La idea de que varias
organizaciones y áreas funcionales pueden integrar sus esfuerzos para optimizar su desempeño individual y combinado da lugar al desarrollo de un enfoque de sistemas del
conjunto en el canal de distribución.
Tabla 2.1 Evolución de la Logística
Fuente: Strategic Logistics Management fourth Edition James R. Stock y Douglas M.
Lambert (pág. 14-16) Edición 2001
A pesar de que la logística siempre es una parte esencial en cualquier actividad económica. En las últimas décadas se ha sentido un vivo interés por el desarrollo de la misma, al punto de que un número creciente de empresas la adoptan como herramienta gerencial en vista de los resultados positivos que esta arroja.
2.4 Gestión de Almacenes 2.4.1 Definición y Alcance
El concepto de almacén ha ido variando a lo largo de los años, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística. Actualmente, la gestión de Almacenes, se define como: “Proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material (materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados)".4
Figura 2.2 Gestión de Almacenes Fuente: PricewaterhouseCoopers
Así, el ámbito de responsabilidad del área de Almacén nace en la recepción del elemento físico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
4 MANUAL PRACTICO DE LOGISTICA, Gestión de Almacenes, Internet. 9 junio 2010. Disponible en:
http://www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac125705b002c66c9/$FILE/
La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencia y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución, aunque claramente interrelacionado con todos ellos, formando parte activa importante en la Gestión de Pedidos y Distribución, en cuanto al flujo físico se refiere. La propia evolución de la Logística ha provocado el solapamiento de funciones y responsabilidades, llegando a la confusión, principalmente entre la Gestión de Inventarios y la Gestión de Almacenes.
El mismo origen de la existencia de un almacén (fundamentada en la necesidad de mantener inventarios), marca el límite entre la Gestión de Existencias y la Gestión de Almacenes. Del mismo modo, la Gestión de Almacenes ve finalizada su función cuando los objetos almacenados pasan a ser pedidos. A partir de ahí, el ámbito de responsabilidad se traslada al Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución.
2.4.2 Fundamentos y Principios
La primera razón de ser de un almacén nace de la natural imposibilidad práctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparación para consumo de un elemento material y el acto en sí del consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las características del producto (perecederos, inflamables).
Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como necesidades internas (clientes internos) entre procesos o áreas.
En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. Así, por ejemplo, puede salir más rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes cantidades.
La gestión de almacenes es uno de los componentes más importantes en la cadena de suministro, debido a que puede representar el 20% de sus costos. En cuanto a sus definiciones, Frazelle [2] indica que la gestión de almacenes es un conjunto de operaciones tales como: recepción, almacenamiento, acomodo, preparación de pedidos
y despacho, que sirven para almacenar materia prima, trabajo en proceso o producto terminado que permiten la amortización de los desfases entre la demanda y la producción, que permite atender las necesidades de productos terminados a los clientes o manejo adecuado del centro de distribución o almacén.
2.4.3 Importancia y Objetivos
Una de las características principales de un almacén es la ausencia de actividades que añadan valor (de manera directa) a los materiales que maneja. A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posición vital como proceso soporte de la función logística y justifican la necesidad de desarrollar una Gestión de Almacenes en toda su extensión, con impacto tangible en factores de primer nivel para la empresa.
Entre los principales objetivos de la gestión de almacenes se encuentra maximizar la rotación de productos, operatividad del almacén y capacidad de almacenamiento.
Por otra parte, se debe buscar minimizar los desplazamientos en las operaciones, los costos e inversiones en el inventario, desaprovechamiento del espacio y pérdidas de producto.
Por lo cual, para alcanzar estos objetivos las organizaciones deben identificar, planear, diseñar, implementar y mantener procesos y sistemas de almacenamiento adecuados a su operación e inclusive debe identificar TICs que apoyen dichos procesos con el fin que se actúe de forma eficiente, eficaz y se garantice la satisfacción del cliente.
2.4.4 Procesos de almacén y los Sistemas de Gestión de Almacenes
Los procesos comunes en la gestión de almacenes son: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, clasificación y/o recolección y embalaje/despacho. Por otra parte, se debe considerar también como proceso las actividades administrativas y auxiliares relacionadas con su operación. Adicionalmente, se debe tener en cuenta, que la selección o configuración de algunos de los procesos descritos con anterioridad dependen de las necesidades de cada organización.
Para las empresas, la necesidad de almacenar productos subsiste y seguirá siendo una realidad, pero las presiones para reducir costos e inventarios son mayores cada día que pasa. Estas presiones llevan a buscar nuevos métodos, que permitan hacer las operaciones de almacén más competitivas que antes. La estructura y las funciones de los almacenes de hoy en día están sometidas a un proceso de cambio debido a la gran rapidez de las comunicaciones, el crecimiento del comercio electrónico y los clientes de Internet. Las soluciones que se presentan en este apartado están enfocadas a resolver las necesidades típicas que se pueden presentar en la actividad diaria de un almacén (tabla 2.2).
Procesos del almacén.
1. Diseño 2. Compras
a. Identificar necesidades b. Identificar proveedores c. Seleccionar proveedor d. Orden de compra e. Recepción de pedidos f. Pagos
g. Gestión de proveedores 3. Almacenaje
a. Inventario
b. Colocar las mercaderías c. Consolidar cajas
4. Ventas
a. Identificar las necesidades de los trabajadores b. Entrega
I. Picking
II. Preparación para el transporte c. Recepción del pago
d. Gestión de los compradores 5. Gestión
Tabla 2.2 Representación general de los procesos del almacén Fuente: Elaboración propia
Las claves para alcanzar mejores resultados y ventajas competitivas en almacenes son la flexibilidad, velocidad, precisión e inmediatez de la información, cualidades que se pueden lograr fácilmente mediante el empleo de diferentes tecnologías de Identificación Automática y Captura de Datos combinadas con los Sistemas de Gestión de Almacenes.
Un Sistema de Gestión de Almacenes proporciona al usuario una visión en tiempo real de una parte importante de la cadena de suministro, ayudando a mejorar su control, el proceso de toma de decisiones y los niveles de servicio al cliente. La implantación de estos sistemas se puede llevar a cabo en todo tipo de almacenes independientemente de que sean grandes o pequeños. Dentro de sus funciones, los Sistemas de Gestión de Almacenes incluyen la gestión de los principales procesos que tienen lugar en un almacén: la gestión de inventarios, operaciones de control y flujo de la mercancía desde antes de la recepción hasta más allá de su entrega.
La introducción de nuevas tecnologías en la gestión de almacenes supone una nueva forma de trabajar, más rápida y efectiva, pero no implica un cambio en la cadena tradicional de procesos del almacén. Ésta sigue abarcando (figura 2.3):
• Recepción y ubicación de la mercancía.
• Selección y empaquetado.
• Entrega.
• Control de inventario.
Figura 2.3 Procesos del almacén Fuente: Elaboración propia
Algunos de los resultados más representativos que se obtienen tras la aplicación de estos sistemas son:
• Aumento de la productividad debido al control en tiempo real de los equipos y el personal.
• Mayor precisión por la identificación automática.
• Reducción de los niveles de inventario y de los niveles de seguridad de stock.
• Optimización del espacio de almacén.
• Mejoras en la gestión y el control al facilitar las tareas de planificación y el seguimiento.
• Reducción del trabajo administrativo.
• Aumento del nivel de servicio.
A continuación, se explican con mayor detalle algunas de las actividades que llevan a cabo estos sistemas, y cómo les afecta la implantación de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
2.4.4.1 La Recepción de Mercaderías
El proceso de recepción de las mercaderías es en muchos casos lento, y está sujeto a un nivel de errores excesivo, debido a que aún se encuentra muy extendido el uso de formularios que han de ser completados a mano o interpretables por el ser humano.
Todas las tareas ligadas a un sistema de toma de datos manual, en donde el papel está presente (recibos de entrega, formularios, etc.), suponen una importante pérdida de tiempo y esfuerzo e incluso, en ocasiones, de materiales y productos terminados. Estos errores, en el caso de pasar inadvertidos, pueden ser la causa de problemas en el desarrollo y suministro del producto final, y desembocar en demoras de la fecha de entrega de la mercancía acordada con el cliente, con los perjuicios de imagen y perdida de confianza.
Los procesos de recepción y ubicación de mercaderías dentro de los almacenes se pueden mejorar, de forma importante, mediante la implantación de sistemas de captura de datos automáticos o semi-automáticos. La información obtenida de estos sistemas se puede almacenar directamente en el sistema de gestión de la información.
2.4.4.2 La Ubicación de Mercaderías, El Picking y El Empaquetado
Hasta este momento, se han comentado las ventajas que se obtienen a partir de una identificación correcta de las mercaderías en su entrada al almacén y la existencia de soluciones que permiten introducir esta información en el sistema de gestión de una forma más rápida y eficaz. Las nuevas tecnologías se pueden utilizar también para mejorar otras tareas que tienen lugar dentro de la actividad de un almacén como, por ejemplo, la identificación de ubicaciones.
Saber que se ha recibido un producto es muy distinto a conocer dónde se ha colocado.
En muchas ocasiones, surgen graves problemas causados por productos almacenados
de identificación de ubicaciones consistiría en una serie de equipos capaces de identificar, mediante un código, tanto las mercaderías como los lugares de almacenaje existentes. Una vez hecho esto, el sistema se encargaría de realizar una comprobación por software en tiempo real de que el producto se va a colocar en el lugar correcto. En caso contrario, el operador recibiría una alerta avisándole del error y del lugar adecuado para ese producto.
Para poder llevar a cabo este proceso, es necesario disponer de unos almacenes correctamente estructurados y clasificados, en donde cada uno de los posibles lugares donde almacenar un producto esté perfectamente identificado y localizado. Existen varios métodos para realizar la identificación de los productos y las localizaciones, pero los dos más comunes son el uso de códigos de barras y las etiquetas inteligentes de identificación por radiofrecuencia (RFID).
En cuanto al proceso de recogida de material (picking), tradicionalmente se le ha proporcionado al operario una lista con los productos a retirar del almacén, y él se ha encargado de buscarlos y retirarlos. Este sistema de organización manual del picking está sujeto a la subjetividad del operario, a su destreza y experiencia, por lo que la productividad es un factor variable entre los diferentes trabajadores.
La existencia de un sistema de ubicaciones como el anterior, que sea capaz de identificar tanto el producto como la situación, puede proporcionar grandes beneficios en la mejora de la velocidad y la eficiencia a la hora de gestionar la retirada de almacén de los productos. Un software especial le proporcionaría a la persona encargada de realizar el proceso de picking manual un listado con las rutas de trabajo optimizadas, para alcanzar una mayor productividad y eficiencia en la recogida. Además, se podrían realizar comprobaciones instantáneas con el fin de controlar si la mercancía recogida es la esperada o se produce un error.
2.4.4.3 Control de Inventarios
En su definición más amplia, el control de inventario no es más que conocer y verificar qué es lo que se tiene y qué es lo que se debería tener, dónde está y dónde debería
estar, y por último, cuál es el momento más adecuado para reponer. Es un procedimiento fundamental para todas aquellas empresas que deseen mantener organizada la gestión de sus productos (el término "productos" no sólo hace referencia a aquellos artículos terminados, sino que también incluye las materias primas y los artículos en proceso de elaboración).
Con estos controles, se tratan de evitar situaciones de sobre-stock de materias de baja rotación, o de falta de existencias en un momento de necesidad. Por otra parte, también se intenta disminuir la probabilidad de sufrir retrasos en los tiempos de entrega o equivocaciones en las cantidades de productos estipulados, lo cual evita que la empresa pueda ver cuestionada su capacidad y pierda la confianza de los clientes.
La manera más común de realizar el control de inventario consiste en añadir a las cuentas actuales de stock la entrada de nuevas mercaderías o, por el contrario, de descontar la salida de productos terminados. Se complementa con el ajuste periódico de los niveles de stock por medio de un recuento manual. Un control efectivo requiere tener unos buenos sistemas de recogida de datos, tanto de cantidad de productos como de la localización de los mismos. Las principales desventajas de este método son:
• Resulta muy lento y necesita muchos recursos humanos, ya que el proceso manual es largo y laborioso. Esta lentitud provoca que, en muchas ocasiones, no se pueda cumplir con la regularidad necesaria o programada, descuidándose el control del stock.
• Presenta alta probabilidad de error. Según estudios estadísticos, se ha demostrado que el nivel de errores asociado a un proceso de carga manual de datos en un sistema, es de un error cada 300 datos incorporados, mientras que si este proceso se realiza de forma automática la cantidad de errores pasa a ser de tan solo un error por cada 1.000.000 de datos cargados al sistema.
El problema del control de inventarios se puede solucionar con el uso de sistemas de etiquetas inteligentes. Éstos resuelven las necesidades de conocimiento de inventarios
problemas relacionados con las necesidades de disponibilidad de recursos humanos dedicados y la propensión a errores de los mismos. En las tablas 2.3 y 2.4 se muestra el orden general de los procesos de un almacén, antes y después de una solución con RFID.
Tratamiento de inventario.
1. Compras
a. Identificar necesidades b. Identificar proveedores c. Elegir proveedor d. Orden de pedido
e. Recepción de pedidos
f. Recepción física de la mercancía
I. Mover los pallet al área de recepción II. Picking de un pallet
III. Llevar los artículos a la zona de almacén g. Introducir los artículos en el sistema (WMS)
I. Introducir los datos en el sistema a partir de la información.
h. Fijar las etiquetas de códigos de barra I. Obtener las etiquetas en papel II. Fijarlas en los artículos
i. Llevar la mercadería al almacén
Tabla 2.3 Tratamiento del inventario sin tecnología RFID Fuente: Elaboración propia
Como se puede comprobar al comparar los esquemas de las dos soluciones, aquélla que incorpora identificación y captura automática de datos en los procesos del almacén mediante la tecnología RFID, aporta valor adicional a la cadena de suministro, eliminando en cierta medida los problemas causados por la elevada sensibilidad a los errores, y aumentando la rapidez del proceso al reducir las tareas necesarias para llevarlo a cabo. De esta forma, aumenta el número de operaciones que se pueden realizar.
Tratamiento de inventario con RFID.
2. Compras
a. Identificar necesidades b. Elegir proveedor
c. Orden de pedido
d. Recepción física de la mercancía
I. Crear el inventario en el sistema 1. Lectura de la caja y pallet 2. Guardar datos en el sistema
II. Crear el inventario en el Sistema de Gestión de Almacenes 1. Enviar datos al sistema
2. Marcar el inventario como recibido 3. Asignar una localización en el almacén III. Mover los productos al almacén
1. Picking
j. Sellar la entrada de mercadería al almacén
Tabla 2.4 Tratamiento del inventario con tecnología RFID
Otras funcionalidades de un sistema de gestión de almacenes son:
• Gestión de tareas de movimiento: proporciona una visión en tiempo real de la situación de las tareas que se están llevando a cabo en un almacén, permitiendo que los supervisores controlen en tiempo real la productividad y el progreso en el trabajo.
• Gestión de recursos: calcula la cantidad de trabajo necesaria para completar una carga de trabajo planificada, y avisa si existe algún problema para cumplirlo.
• Medida de la productividad: muestra la eficiencia de lo operarios, tanto a nivel individual como por grupos, turnos, fechas, etc.
• Gestión de la mano de obra: asigna las tareas de forma automática con el fin de mejorar la eficiencia de los operarios.
• Sistema avanzado de alertas: avisa de los eventos importantes en tiempo real mediante el envío de correos electrónicos o a través del móvil.
• Informes de gestión: obtiene la información necesaria para la gestión del almacén y del análisis del inventario, tareas pendientes, productividad, etc.
2.5 TICs en la Gestión de Almacenes
Las nuevas tecnologías y los sistemas de información para la Gestión de Almacenes están experimentando una vertiginosa evolución en los últimos años, siendo una de las áreas logísticas que mayor integración han conseguido.
Los sistemas de codificación son necesarios para implantar un Sistema de Gestión de Almacenes. Estos sistemas funcionan sin necesidad de cambiar la única terminología o codificación que ya puedan existir dentro de un almacén. Esta flexibilidad reduce el riesgo de errores en la migración de los códigos de un sistema a otro y permite una implantación de un Sistema Informático de Gestión de Almacenes más cómoda y asequible que otros softwares.
Una vez definidos los objetivos, definiciones y procesos, a continuación se presentan algunas de las TICs utilizadas en su gestión, las cuales buscan mejorar los flujos de información y productos en sus procesos buscando mejorar la satisfacción de los clientes y la eficiencia/eficacia operativa.
En la gestión de almacenes, se utilizan diferentes TICs, que suelen apoyar sus actividades de planeación, ejecución y control, tales como:
• Warehouse Management System (WMS)
• Labor Management System (LMS)
• Yard Management System (YMS)
• Picking To Voice y Picking To Light
• Sistemas de radiofrecuencia: portátiles de mano, montado en carretillas
• Código de barras: Códigos ópticos, Códigos magnéticos
• Equipos de lectura, Impresión de etiquetas
• Comunicación en tiempo real
• Posicionamiento, Comunicaciones (satélite/radiofrecuencia)
• Terminales portátiles: Preventa, autoventa, Comunicación (radio, línea telefónica, etc.)
• Intercambio electrónico de datos (EDI)
En los últimos años, los sistemas de almacenaje han experimentado avances importantes, en concordancia con la evolución del rol del almacén dentro de las organizaciones.
Finalmente, en la tabla 2.5, se presenta una clasificación de las principales TICs utilizadas en la gestión de la cadena de suministro.
CADENA DE SUMINISTRO
LOGÍSTICA DE ENTRADA /
APROVISIONAMIENTO LOGÍSTICA INTERNA / PRODUCCIÓN LOGÍTICA DE SALIDA / DISTRIBUCIÓN
EDI (Intercambio
Electrónico de Datos)
INTERNET / CORREO
ELEC.
EMPRESA EN
GENERAL ALMACENAMIENTO PRODUCCIÓN PICKING
EDI (Intercambio
Electrónico de Datos)
CRM (Administración
de la Relación con el Cliente)
E-
procurement E- sourcing
ERP (Planificación
de Recursos Empresariales)
WMS (Sistema de Gestión de
Almacenes) MRP
EPC (Código Electrónico
de Producto)
Commerce (Comercio Colaborativo)
ECR (Respuesta
Eficiente al Consumidor) VMI
(Inventario Manejado
por el Vendedor)
CRP (Programa
de Suministro
Continuo)
LMS (Gestión de
Mano de Obra) MRP I PICKING TO LIGHT
TMS (Sistema de
Gestión del Transporte)
GPS (Sistema de Posicionamiento
Global) SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE LA DEMANDA
FORECAST
CÓDIGO DE
BARRAS MRP II PICKING TO VOICE
INTERNET / CORREO
ELEC.
RFID CÓDIGO
DE BARRAS
RFID
GESTIÓN DE LA CADENA
DE SUMINISTRO
Tabla 2.5 TICs aplicadas a la Gestión de la Cadena de Suministro Fuente: Elaboración propia
2.5.1 Warehouse Management Systems “Sistema de Gestión de Almacenes”
Para automatizar los procesos y las transacciones de una bodega o centro de distribución, es necesario un sistema de información que administre y controle los recursos de una manera eficiente y automática. Usualmente, a estos sistemas se les llama Sistema de Gestión de Almacenes o, por sus siglas en ingles, WMS. El nivel de automatización que se alcanza con el WMS depende de la infraestructura de procesamiento de datos y de telecomunicaciones que se tenga, así como el equipo para el manejo de materiales disponible y la capacidad que tengan de comunicarse con el WMS.
El WMS se enfoca en automatizar la administración de todas las actividades que suceden dentro de las cuatro paredes de la bodega para supervisar y controlar todos los movimientos del inventario, sin embargo, para la automatización completa se debe buscar una interfase con los otros sistemas de información que posee la empresa como compras, recepción de órdenes, ventas, producción, etc.
2.5.1.1 Funcionalidad básica
El WMS es un sistema de información que se especializa en la administración de bodegas y centros de distribución, por lo que, para definir su funcionalidad, es necesario analizar los procesos que se realizan en ellas.
Como ya se expuso con anterioridad, los procesos que se llevan a cabo se pueden dividir en tres grandes grupos, procesos de recepción, de administración y de despachos. Sin embargo, debido a su importancia y complejidad de los procesos de put-away y recolección, vale la pena considerarlo por separado. El WMS debe tener funciones que soporten todos estos procesos y, si no es un sistema hecho a la medida, debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las particulares de cada operación. Sin embargo, las funciones básicas y generales suelen ser aproximadas de la misma manera en casi todos los casos.
CAPÍTULO III LAS PYMES
En este capitulo se hace una descripción general de las pequeñas y medianas empresas y la importancia que estas tienen en las economía de Chile.
3.1. Descripción de las PYMES
Existen en Chile dos formas de clasificar a las PYMES. La primera corresponde al nivel de ventas anuales, según la cual una Pyme es una empresa que factura hasta 100.000 UF anules. La segunda clasificación corresponde en base a la cantidad de empleados.
Según esta última, una Pyme es una empresa que tiene hasta 200 empleados.5
Según ventas (UF anuales) Según cantidad de empleados
Clasificación
Desde Hasta Desde Hasta
Microempresa 0,1 2.400 1 4
Pequeña 2.401 25.000 5 50
Mediana 25.001 100.000 51 200
Grandes 100.001 sin limite 201 sin limite
Tabla 3.1 Clasificación de empresas en Chile Fuente: Clasificación de la SOFOFA para PYMES
En nuestro país, las PYMES representan un grupo muy importante ya que constituyen el 96% de las empresas y generan cerca del 58% de los puestos de trabajo a nivel nacional.
5 Sofofa, Clasificación Pymes, 2010, Internet. 15 mayo 2010. Disponible en:
http://www.sofofa.cl/sofofa/index.aspx?channel=4301
3.2 Las Tecnologías de la información y comunicación en las PYMES
La economía actual viene determinada por desarrollarse en un entorno en el cual los cambios se producen a un ritmo acelerado. Una enorme cantidad de datos y de información está disponible, no solo para las grandes empresas sino también para aquellas de tamaño más reducido. Las nuevas tecnologías permiten obtener, gestionar y difundir grandes bloques de información a costos cada vez más asequibles.
Las empresas deben darse cuenta de que la innovación ha de ser continua si quieren adaptarse a este nuevo escenario. Lo que conocemos como nueva economía plantea la necesidad de cambios en la forma de entender tanto la empresa y su organización, como al mercado en el que se mueve. El reto de las PYMES es el obtener ventajas de este proceso de cambio constante, creando organizaciones más eficientes.
Teniendo en cuenta el entorno global actual en el que tienen que competir hoy en día las empresas, la correcta utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) puede jugar un papel determinante en la obtención y generación de valor en las PYMES. La empresa como tal se relaciona en su día a día con sus clientes, con sus proveedores y con el propio personal de la misma. Además, constantemente vemos como aparecen nuevos productos y servicios, nuevos modelos de negocio e incluso nuevos mercados. En un entorno con estas características, en el que el flujo de información es constante y cada vez mayor y de más rápida transmisión, el correcto manejo de esta información se convierte en clave para las relaciones de la empresa con los actores del mercado.
Se entiende por Tecnologías de la Información y Comunicación el conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.
Las TIC, por tanto, son un término utilizado en la actualidad para describir una serie de servicios, aplicaciones y tecnologías, que utilizan diversos tipos de equipos y de
telecomunicaciones. Pero, lo realmente importante de las TIC no es en si misma la tecnología que utilizan, sino el hecho de que permiten el acceso a la información, a las comunicaciones y en resumen, al conocimiento.
A la vista de esta situación parece clara la necesidad de que las PYMES implanten cuanto antes las Tecnologías de la Información y la Comunicación en todos los ámbitos de la organización. Con la utilización de las TIC los datos que se capten y que se reciban, tanto del mercado como de la propia organización, podrán ser transformados en información que ayudará a tomar decisiones. Ciertamente, tener la información no garantiza el éxito de las decisiones adoptadas, pero está claro que un correcto análisis de la misma, si que será de gran utilidad a la hora de reducir los riesgos y las posibilidades de error en la toma de decisiones. De este modo, las Tecnologías de la Información y la Comunicación tendrán un papel decisivo, ya que darán a las empresas la flexibilidad y el dinamismo necesarios para competir en el nuevo escenario.
Las nuevas aplicaciones tecnológicas pueden ser una fuente de ventajas para las PYMES. Su correcta aplicación la hará más competitiva frente a su competencia. La aplicación de las TIC también puede ayudar a una mejor segmentación del mercado, a fin de que la organización se centre o llegue a aquellos nichos o segmentos que antes no atendía. Por otra parte, también permiten la adaptación del mensaje de acuerdo con las características del segmento elegido o de los clientes, permitiendo una personalización que puede llegar incluso a ser individualizada. Un claro ejemplo de esto lo encontramos en los casos en que un usuario se conecta a una página Web en la que se había registrado con anterioridad y en ésta aparece directamente su nombre y una distribución de contenidos realizada según sus preferencias.
Pero, a pesar de lo dicho, la aplicación de las TIC no se debe limitar tan solo a los aspectos de la relación con el cliente. Evidentemente, puede que sea en este caso cuando su utilización resulte más apreciable o llamativa, pero bien es cierto que su aplicación en otros campos de la organización como pueden ser la gestión de costos, de recursos humanos, gestión financiera, logística, etc. va a reportar claros beneficios a la organización. La compañía no debe entender la utilización de las TIC únicamente
como presencia en Internet a través de una página Web. Se debe ir, por tanto, más allá y ampliar su aplicación a todos los ámbitos de la gestión empresarial.
En resumen, la implantación de las TIC en las PYMES debe servir para que ésta sea más competitiva. Por tanto, habrá que tenerlas muy en cuenta como punto decisivo en la gestión de la organización. De lo contrario se puede correr el riesgo de que la empresa quede desfasada y pierda terreno con respecto a sus competidores.
Un estudio realizado por la subsecretaria de Economía el año 2006 indica que un 74%
de las PYMES dispone un computador en su empresa, en promedio de dos usuarios por PC. También un 66% de ellas cuenta con acceso a Internet.
En una primera lectura, estas cifras parecen indicar una alta utilización de las TIC en las PYMES, sin embargo, en el mismo estudio se encuentran otras cifras que demuestran lo contrario y que muestran que existe una importante brecha entre las empresas pequeñas y las grandes.
A continuación se entregan algunas conclusiones de este estudio.
• Un 19,7% de las pequeñas empresas cuenta con un área informática y un 56,6% en el caso de las grandes empresas.
• Solo el 22% de las empresas pequeñas tiene página Web, mientras que en las medianas esta cifra llega al 55% y en las grandes un 68%.
Si bien son ampliamente utilizadas las herramientas de productividad, su uso en otros aspectos tales como contabilidad y finanzas, comunicación y gestión con los clientes y proveedores, sigue siendo bajo (ver tabla 3.2).
Tipo de herramientas Pequeña Pequeñas Medianas
Medianas Grandes
Uso en la Logística Software para gestión con
clientes y proveedores 7,1% 9,4% 13,3% 16,4%
Uso general
Finanzas y Contabilidad 14,1% 23,0% 32,4% 40,4%
Productividad: pagina Web, planillas de calculo, correo electrónico, procesamiento de texto, etc.
60,9% 66,6% 68,1% 71,1%
Producción 1,7% 1,7% 3,6% 5,7%
Comunicación con clientes 22,4% 40,4% 46,5% 50,8%
Comunicación con
proveedores 33,8% 53,8% 44,8% 57,7%
Tabla 3.2 Utilización de TICs en empresas según tamaño Fuente: Elaboración Propia
En la tabla 3.2 se observa la diferencia porcentual en el uso de herramientas en la logística entre las PYMES y las grandes empresas. Así como en el uso general.
Para observar la brecha en el uso de estas aplicaciones, en la siguiente tabla se muestra la diferencia en la frecuencia de uso de las distintas aplicaciones entre las empresas pequeñas y grandes.
PYMES Grandes Tipo de Aplicación
% %
Brecha de Uso Uso en la Logística
Gestión de la cadena de Abastecimiento 9,4 25,1 15,7
Transporte/Logística 8,2 21,1 12,9
Uso general
Marketing y ventas 9,0 19,4 10,4
Manejo de relación con clientes 8,5 15,4 6,5
Gestión Integrada ERP 2,8 20,4 17,6
Trazabilidad 1,8 9,7 7,9
Modelación de proceso de negocio 1,9 8,3 6,4
Tabla 3.3 Brecha en el uso por tipos de Software utilizadas por las empresas Fuente: Subsecretaria de Economía, Encuesta Acceso y Uso TICs en empresas 2006 De la tabla se desprende que el tipo de aplicaciones donde se registra actualmente una mayor brecha en el uso es en la cadena de abastecimiento con un 15,7% y transporte/logística con un 12,9%, ya que las empresas de mayor tamaño han tenido un ritmo de crecimiento en su incorporación bastante mayor a la experimentada por las empresas pequeñas. A modo de ejemplo, el 25,1% de las empresas de mayor tamaño utilizan un software para llevar la Gestión de la cadena de abastecimiento, mientras que en el caso de las pequeñas este porcentaje sólo alcanza al 9,4%.
Por otra parte, al analizar la inversión por área de la empresa y según su tamaño es posible apreciar que las empresas de mayor tamaño son las que tienen mejores niveles de inversión en todas las áreas, con sólo un 18% de éstas que declaró no estar
invirtiendo. Mientras que en las empresas más pequeñas, cerca del 35% no están invirtiendo en TICs, y el resto se concentra principalmente en el área de administración.
En el gráfico 3.1 se muestran las áreas de focalización de la inversión en tecnologías distinguiendo el tamaño de las empresas.
Grafico 3.1 Inversión en Tecnologías según tamaño
Fuente: Subsecretaria de Economía, Encuesta Acceso y Uso TICs en empresas 2006 Las cifras expuestas demuestran una brecha tecnológica entre las empresas pequeñas y las grandes, a partir se puede concluir que aún hay mucho por avanzar en cuanto a la renovación de las primeras. Esta afirmación encuentra un sustento en las políticas publicas elaboradas por el gobierno de Chile, en el documento Estrategia Digital Chile 2007-2012 , el cual plantea como objetivo especifico “aumentar la competitividad de las empresas mediante el uso más profundo e intensivo de las tecnologías de la información y comunicación”. Una de las metas concretas establecidas es que las “las empresas chilenas, especialmente, las de menor tamaño, incorporarán las TIC y harán uso de ellas en todos sus procesos”.
Existe más de un camino posible para este desafío de incorporar herramientas tecnológicas. Se pueden incorporar herramientas comerciales o gratuitas de tipo Open Source, pero también se pueden realizar desarrollos propios o contratar desarrollos externos a medida. Cada una de estas alternativas tiene pro y sus contras pero todas
