Gestión de Proyectos
con MS Project
¿Qué es Microsoft Project?
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos que permite:
O Programar tareas y recursos.
O Visualizar el plan del proyecto.
O Realizar un seguimiento de toda la información.
O Intercambiar información de proyecto.
O Comunicar la información a los recursos y otros participantes.
Project permite que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados.
¿Cómo iniciar con el programa?
Para iniciar Microsoft Project:
O En el menú Inicio seleccionar Programas-Microsoft Project
O Abrir archivos de Project en el Explorador de Windows o en Mi PC
O A través del submenú Documentos, el cual contiene los nombres de los archivos Project con los que ha trabajado recientemente
O A través de accesos directos a archivos Project
Al iniciar…….
O Si inicia Project con un proyecto o una plantilla concreta, verá dicho proyecto o un nuevo proyecto basado en dicha plantilla.
O Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla concreta verá un proyecto en blanco.
Entorno de trabajo
Planificación previa a iniciar algún proyecto
La fase de planificación de un proyecto es la más importante de toda la vida del mismo.
O Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea.
O Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
O Se asignan estos recursos a las tareas.
O Microsoft Project crea una programación.
O Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.
Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de realizar tres cosas:
O Introducir información del proyecto.
O Elegir los horarios de trabajo.
Establecer las propiedades del archivo.
Tareas
O Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra programación a través del Diagrama de Gantt.
O El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un programa, sus tiempos y sus relaciones.
Declaración de tareas:
Los pasos a seguir para declarar las tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las tareas.
2) Organizar las tareas asignándoles jerarquías.
3) Añadir las duraciones.
4) Vincular las tareas.
Ingresar una tarea
Hay varias formas de insertar una tarea:
O Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura.
O Escribiendo directamente sobre la columna “Nombre de la Tarea”.
Duración de las tareas
La duración es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
O El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos disponibles así como de la cantidad de los mismos.
O El número ingresado en la duración, indicará la cantidad de unidades, seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:
O Minutos: m.
O Horas: h.
O Días: d.
O Semanas: s.
O Meses: ms.
O Duración aproximada: si no está seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor.
O Duración transcurrida: duración que se sale del horario de trabajo pero que no puede ser interrumpida.
Dependencia entre tareas
O Muchas veces, el comienzo o finalización de una tarea depende del comienzo o finalización de otra.
O Al vincular tareas se establece una relación de dependencia entre dos o más tareas.
O Los tipos de relaciones entre las tareas son:
¿Cómo vincular tareas?
O La vinculación de tareas debe hacerse siempre antes que la asignación de recursos y costes.
O Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora.
Retrasos y superposiciones
O Las tareas pueden solaparse o retrasarse de manera de reflejar con mayor exactitud como va a funcionar su programación.
O Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposición o solapar tareas especificando un tiempo de adelanto.
Delimitaciones
Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Project calculará las fechas de comienzo y de fin de las tareas.
Nomenclatura de abreviaciones par los tipos de delimitaciones son:
O Debe comenzar el (DCE)
O Debe finalizar el (DFE)
O Lo antes posible (LAP)
O Lo más tarde posible (LMTP)
O No comenzar antes del (NCAD)
O No comenzar después del (NCDD)
O No finalizar antes del (NFAD)
O No finalizar después del (NFDD)
¿Cómo delimitar las tareas?
O Click derecho sobre la tarea, y elegir del menú la opción «información». En las
de la tarea opciones
indicar
de información
el tipo de restricción que delimitará tus tareas.
Planificar los recursos
Después de establecer el ámbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede planear los recursos.
Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:
O Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas.
O Obtener información histórica sobre duraciones y recursos.
O Considerar cómo afecta a las duraciones la cantidad de recursos.
O Considerar cómo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.
O Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración.
O Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.
O Confiar a un experto la revisión de los requisitos de los recursos.
Declaración de los recursos
O
Una vez definidos los recursos, los introducimos en
nuestra programación a través de la Hoja de recursos.
¿Cómo ingresar un recurso?
Configuración y características de los recursos
Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad máxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto:
O Tiempo completo (100%).
O Tiempo parcial (50%, por ejemplo).
O Múltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).
En un recurso material, se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material. Ejemplos de etiquetas son:
O Metros cúbicos.
O Toneladas.
O Cajas.
Asignación de recursos a las tareas
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo.
Puedo asignar:
O Un recurso a una tarea
O Varios recursos a una tarea
O Un recurso a varias tareas
Existen varios formas de asignar recursos a las tareas:
O Botón Asignar recursos de la barra de herramienta Standard.
Recursos.
O Opción Herramienta, asignar Recursos.
O Combinación de teclas ALT + F10.
Asignación de recursos a las tareas
Costos
El costo o presupuesto es uno de los pilares del proyecto.
O Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto.
O En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.
En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos.
Tipos de costos
Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto:
O
Costos variables.
O
Costos fijos.
Asignar costos a tareas
O
Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la
vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo.
Asignar costos a recursos
O Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos o en el cuadro de diálogo Información del recurso.
Costo del proyecto
O Es posible ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global.
O Click en el icono de
«información del proyecto», al acceder a la venta dar click en la opción «estadísticas»
