PGD. Programa de Gestión Documental (PGD) Vigencia PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (P.G.D) VIGENCIA 2020 VERSIÓN 3. Gestión de la Información

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2020-2023

1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (P.G.D)

VIGENCIA 2020

Gestión de la Información

Programa de

Gestión Documental (PGD)

Vigencia 2020-2023

PGD

VERSIÓN 3

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Aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño Marzo-2020

Elaborado:

Grupo de Gestión Documental Código PG-151-01

Versión 3

Documento vigente 2020-2023

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

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TABLA DE CONTENIDO

1 ASPECTOS GENERALES ... 6

1.1 INTRODUCCION ... 6

1.2 ALCALCE ... 7

1.3 PÚBLICOALCUALESTADIRIGIDO ... 7

1.4 REQUERIMIENTOSPARAELDESARROLLODELPROGRAMADEGESTIÓNDOCUMENTAL ... 7

1.4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS ... 8

1.4.2 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS ... 8

1.4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ... 8

1.4.4 REQUERIMIIENTOS TECNOLOGICOS ... 10

1.5 GESTIÓNDELCAMBIO ... 12

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL ... 12

2.1 PLANEACIÓNESTRATEGICADEGESTIÓNDOCUMENTAL ... 12

2.2 PRODUCCIÓN ... 14

2.3 GESTIÓNYTRÁMITE ... 15

2.4 ORGANIZACIÓN ... 15

2.5 TRANFERENCIA ... 16

2.6 PRESERVACIÓNALARGOPLAZO ... 16

2.7 VALORACIÓN ... 17

3 FASE DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ... 17

3.1 PLANEACIÓN ... 18

3.2 PRODUCCIÓN ... 19

3.3 GESTIÓNYTRÁMITE ... 20

3.4 ORGANIZACIÓN ... 20

3.5 TRANFERENCIA ... 21

3.6 DISPOSICIÓNDELOSDOCUMENTOS ... 22

3.7 PRESERVACIÓNALARGOPLAZO ... 22

4 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD ... 23

4.1 FASEDEELABORACIÓN,EJECUCIÓNYPUESTAENMARCHA ... 23

4.2 FASEDESEGUIMIENTO ... 23

4.3 FASEDEMEJORA ... 24

5 PROGRAMAS ESPECIFICOS ... 24

5.1 PROGRAMADENORMALIZACIÓNDEFORMASYFORMULARIOSELECTRÓNICOS ... 24

5.1.1 PROPOSITO ... 24

5.1.2 OBJETIVOS ... 24

5.1.3 ALCANCE ... 24

5.1.4 JUSTIFICACIÓN ... 25

5.1.5 ACTIVIDADES A REALIZAR ... 25

5.2 PROGRAMADEDOCUMENTOSVITALESOESENCIALES ... 25

5.2.1 PROPÓSITO ... 25

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4

5.2.2 OBJETIVOS ... 26

5.2.3 BENEFICIOS ... 26

5.2.4 ALCANCE ... 26

5.3 PROGRAMADEGESTIÓNDEDOCUMENTOSELECTRÓNICOS ... 27

5.3.1 PROPÓSITO ... 27

5.3.2 OBJETIVOS ... 27

5.3.3 BENEFICIOS ... 27

5.3.4 ALCANCE ... 28

5.4 PLANINSTITUCIONALDECAPACITACIÓN ... 29

5.4.1 PROPÓSITO ... 29

5.4.2 OBJETIVOS ... 29

5.4.3 BENEFICIOS ... 30

5.4.4 ALCANCE ... 30

5.5 PROGRAMADEAUDITORÍAYCONTROL ... 31

5.5.1 PROPÓSITO ... 31

5.5.2 OBJETIVO ... 31

5.5.3 BENEFICIOS ... 31

5.5.4 ALCANCE ... 32

6 ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD ... 33

7 ANEXOS ... 34

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TABLA DE ILUSTRACIONES

T^ABLA1.AVANCE DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN GESTIÓN DOCUMENTAL... 13

TABLA 2.AVANCES EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ... 14

TABLA 3.GESTIÓN Y TRÁMITE ... 15

T^ABLA4.CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN ... 16

TABLA 5.AVANCES EN LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ... 16

TABLA 6.AVANCES EN PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ... 17

TABLA 7.AVANCES EN VALORACIÓN DOCUMENTAL ... 17

T^ABLA8.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN. ... 18

TABLA 9.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN. ... 19

TABLA 10.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA GESTIÓN Y EL TRÁMITE ... 20

T^ABLA11.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN. ... 21

TABLA 12.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 21 TABLA 13.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE ELIMINACIÓN... 22

T^ABLA14.ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO P. ... 23

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6 1 ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCION

El Programa de Gestión Documental - PGD de la Red de Salud del Oriente está encaminado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015, Así mismo, en el cumplimiento del Artículo 2.8.2.5.10., de este último decreto, el cual obliga a la Entidad a formular el Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte integral del Plan Estratégico de la entidad.

El PGD establece en la entidad los lineamientos a seguir en cada uno de los programas a implementar, los responsables y la programación de acuerdo con las prioridades y el presupuesto asignado.

El desarrollo del PGD genera valor y aporta a la construcción de una cultura de gestión del documento electrónico y mejores prácticas para conservar la memoria institucional.

Así mismo, asegurar la articulación del PGD con la misión, objetivos y objetivos estratégicos de la entidad enmarcados en su plan de desarrollo institucional enmarcados en un periodo de 4 años para su ejecución.

En este sentido, Gestión Documental y las diferentes dependencias involucradas en la ejecución de actividades de gestión documental, impulsarán y solicitarán a la Oficina de Planeación, la incorporación de las acciones planteadas en el presente documento en los planes de acción anual por dependencia y la oficina de Control Interno, la evaluación y seguimiento a las actividades propuestas por parte de cada dependencia.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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7

1.2 ALCALCE

El Programa de Gestión Documental de la Red de Salud del Oriente se articula con el Sistema de Gestión de la Calidad al igual que se relaciona con los objetivos estratégicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, el cual contempla su compromiso con la eficiencia administrativa, racionalización de trámites, optimización de recursos, gestión de tecnología de información y comunicación.

Este programa de desarrolla teniendo en cuenta la identificación de aspectos críticos identificados en el PINAR y el diagnostico situacional, donde se identificaron los requerimientos de gestión documental y la formulación de actividades a desarrollar.

El PGD está formulado para alcanzar las expectativas de la Red de Salud del Oriente en materia de gestión documental en metas específicas a corto, mediano y largo plazo, de forma que sean medibles en el tiempo; alcanzar las metas dependerá de la ejecución de las actividades establecidas en el PINAR.

El PGD de la Red de Salud del Oriente, como instrumento archivístico, se desarrollará en la entidad, a través de las actividades planteadas en el PINAR y a través del Sistema Integrado de Conservación (SIC), articulándose con los sistemas de gestión de la Entidad: Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema de Información y Comunicación.

1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO

El PGD de la Red Oriente está dirigido y aplica a todos los servidores de la entidad y en general a todos las partes interesadas, con el fin de facilitar los mecanismos de participación ciudadana

1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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8

1.4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS

La entidad cuenta con una matriz actualizada que aplica para el cumplimiento de la función archivística de la entidad y demás normas aplicables a las Empresas Sociales del Estado, la cual se encuentra publicada en la página Web de la entidad en el siguiente Link:

http://www.redoriente.net/new/normatividad-y-planeacion/normatividad- institucional/normatividad

1.4.2 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS

La RED DE SALUD DEL ORIENTE, asignará los recursos financieros, para la implementación del PGD a corto, mediano y largo plazo, con base en las metas establecidas por el Grupo de Gestión Documental de la entidad, establecidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR- el cual está aprobado por el Comité Administrativo de Gestión y Desempeño, Las actividades a desarrollar se plantearán en el Plan de Acción Anual que establece la entidad.

1.4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

La Red de Salud del Oriente cuenta con un grupo de colaboradores y una responsable de ejecutar y monitorear las acciones del programa de gestión documental, para el cumplimiento técnico y normativo de la función archivística.

 Se conformó un equipo interdisciplinario con el recurso humano profesional idóneo para la actualización del Programa de Gestión Documental quienes tendrán responsabilidades frente a la implementación y ejecución de las acciones del PGD.

 Se conformó un PAES administrativo, con el fin de identificar las necesidades de capacitación en Gestión Documental e incluir las necesidades de capacitación en el Plan Institucional de Capacitación (PIC) de la entidad, asociados en la identificación de aspectos críticos establecidos en el PINAR.

 Se establece un plan de trabajo para los funcionarios de Gestión Documental, para llevar a cabo la organización de historia clínica en el Archivo Central y en la ejecución de las actividades del PINAR y el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

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La metodología para el desarrollo y seguimiento de la implementación del PGD en la entidad se llevará a cabo mediante la evolución de las actividades planeadas en el formulario de reporte de avance a la gestión FURAG.

El PGD será divulgado en la página WEB de la entidad durante el tiempo de vigencia de las actualizaciones.

Las dependencias de la Red de Salud del oriente responsables de establecer los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del Cambio; y en general, encargadas de la elaboración del PGD son:

Figura 1. Dependencias que intervienen en la elaboración y ejecución del PGD

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1.4.4 REQUERIMIIENTOS TECNOLOGICOS

La Red de Salud del Oriente tiene implementados los siguientes sistemas y aplicativos de información:

Sofware de gestión documental, para la gestión de comunicaciones oficiales de la entidad, permite la radicación y gestión de documentos, la elaboración de expedientes, flujo de trabajo, consultas, reportes, elaboración de respuestas automáticas por medio de plantillas electrónicas.

Software especializado en el manejo historia clínica electrónica, y procesos administrativos y financieros

Sofware que integra los procesos de gestión de la Calidad, Planeación y Control Interno.

INTRANET. Portal para la publicación de documentos de carácter interno.

Zimbra; aplicativo de mensajería interna y externo.

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Portal Web, sistema de publicación de información externo.

Aplicativo Moodle, herramienta de aprendizaje continuo capacitaciones, inducción y reinducción

Aplicativo externo para reporte de contratación

Aplicativo externo para el reporte de contratación pública.

Sistema de uso externo de información y gestión del empleo público.

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1.5 GESTIÓN DEL CAMBIO

El Grupo de Gestión Documental en conjunto con el Grupo de Gestión Humana fortalecerá la cultura de la Gestión Documental en la entidad, articulando estrategias necesarias para sensibilizar y capacitar a los servidores públicos en lo relacionado con la importancia de la gestión de documentos mediante la incorporación de necesidades de capacitación en el PIC- institucional.

También se hace necesario articular las actividades del área de comunicaciones con el fin de realizar despliegue de acciones que logren impactar al cliente interno y se le dé a conocer la importancia del trabajo desarrollado en Gestión Documental y el compromiso de los funcionarios con los ejes estratégicos de la entidad.

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

2.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Analizar el contexto legal, funcional, administrativo e institucional de la Gestión Documental para elaborar los instrumentos archivísticos y demás herramientas que fijen las directrices a seguir.

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Tabla 1. Avance de la planeación estratégica en gestión documental.

ASPECTO/

CRITERIO SITUACIÓN ACTUAL

TIPO DE REQUISITO A L F T

Administración Documental

Se han realizado las siguientes actividades:

 Se ha realizado un diagnostico parcial solo del archivo central

 Se ha elaborado plan Integrado de Conservación el cual está aprobado y publicado en página WEB.

 Se ha elaborado el Plan Institucional de Archivo-PINAR el cual está elaborado y publicado en página web

 Se ha elaborado la política de gestión documental con su respectiva matriz de despliegue.

 El programa de gestión documental se encuentra elaborado y en actualización.

 La entidad cuenta con tablas de retención documental aprobadas y convalidadas, sin embargo es necesario revisión y actualización

 Se ha realizado actualización del programa de gestión documental

 Se cuenta con Tablas de Retención Documental convalidadas pero se requiere su actualización hay tipos documentales y soportes documentales que no se encuentran establecidos en las TRD vigentes.

x x x x

Directrices para la creación y

diseño de documentos

Avances de la entidad frente a este criterio:

 Se ha realizado el manual de elaboración y codificación de documentos identificado con código de MA-151-01 en donde se establecen las plantillas institucionales para las comunicaciones oficiales, la estructura y forma de estas, el tipo de letra y fuente que se utilizara en la entidad y demás directrices para la creación diseño y control de los documentos.

 Se cuenta con un software denominado DARUMA el cual controla la producción documental relacionada al sistema de gestión de calidad con el fin de garantizar la trazabilidad de los versionamientos, llevar control de la información y asegurar la estandarización de los procesos.

x x x

Sistema de Gestión de documentos electrónicos de

Archivo- SGDEA

 Se cuenta con un software de gestión documental, por donde se canaliza la recepción y envió de comunicaciones oficiales internas y externas, con inserción de imágenes digitalizadas, flujos de trabajo, alertas de vencimiento de términos, reportes dinámicos, trazabilidad de los flujos de información entre otras opciones, sin embargo no se está aprovechando la herramienta tecnológica al 100%, su uso en algunas dependencias es incipiente, no se tiene establecido una política y procedimiento para la implementación de un SGDEA



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14

Mecanismos de autenticación

 Se encuentra elaborado y socializado el manual de ventanilla única, donde se establecen las actividades que realiza la dependencia y las directrices que deben seguir para la recepción de las comunicaciones oficiales. En este Manual identificado con el código MA-151-02, se encuentra establecido el personal autorizado por la gerencia para la firma de comunicaciones oficiales externas que se envían de forma física. sin embargo no se encuentra aún elaborado un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (Firmas electrónicas y certificado de sello digital).

x x x x

Asignación de metadatos

 Se cuenta con un software de gestión documental el cual tiene definidos los metadatos mínimos para la identificación y recuperación de la información.

x x x

Tipo de requisito: A: Administrativo, L: Legal, F: Funcional, T: Tecnológico 2.2 PRODUCCIÓN

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad y área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Comprende todos los documentos generados internamente y los que ingresan de acuerdo con los canales establecidos para la recepción documental.

Tabla 2. Avances en la producción documental

ASPECTO/

Estructura de los documentos

/ Forma de producción e

ingreso

 Se encuentra elaborado el manual de elaboración y codificación de documentos MA-151-01, se requiere actualizar el manual donde se incluya la estructura de las condiciones internas y externas, el formato de preservación y demás condiciones para elaboración de los documentos de archivo. dentro de este manual también se establece como debe ser la solicitud para la creación de los documentos del sistema de gestión de la calidad, para creación de formatos y diligenciamiento de registros. el versionamiento lo realiza el sistema de manera automática llevando control de los cambios en los documentos.

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15

Áreas competentes para el tramite

Se encuentra elaborada una plantilla electrónica para solicitud de PQRS por página web.

 Se encuentra elaborada una plantilla para solicitud de historia clínica publicada en la web en solicitud de tramites SUIP.

 Se cuenta con un software de gestión documental en el cual se digitaliza la información que ingresa y sale de la entidad dejando registro y constancia de la información.

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Tipo de requisito: A: Administrativo, L: Legal, F: Funcional, T: Tecnológico

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos Tabla 3. Gestión y trámite

ASPECTO/

Registro de documentos /

Distribución

 Se encuentra elaborado el manual de ventanilla única, donde se establecen las actividades que realiza la dependencia y las directrices que deben seguir para la recepción de las comunicaciones oficiales. En este Manual identificado con el código MA-151-02, dentro de este se establece el procedimiento para la entrega de las comunicaciones oficiales internas y externas a través de planillas de entrega de correspondencia en las cuales se lleva control a la entrega de la información a las diferentes dependencias para su trámite.

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2.4 ORGANIZACIÓN

Conjunto de operaciones técnicas para declarar en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

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16

Tabla 4. Criterios para la organización

ASPECTO/

TIPO DE REQUISITO

A L F T

Clasificación, ordenación y descripción

 La información se encuentra organizada según los asuntos identificados en cada dependencia.

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Tipo de requisito: A: Administrativo, L: Legal, F: Funcional, T: Tecnológico 2.5 TRANFERENCIA

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración.

Tabla 5. Avances en las transferencias documentales

ASPECTO/

Preparación de las transferencias

 Se han organizado las transferencias documentales de cada dependencia según los tiempos de retención. Se cuenta con inventarios documental en el archivo central.

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2.6 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independiente de su medio y forma de registro y almacenamiento.

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17

Tabla 6. Avances en preservación a largo plazo

ASPECTO/

Sistema Integrado de Conservación.

 Se encuentra elaborado e implementación los programas del sistema integrado de conservación.

 Se encuentra elaborado el plan de preservación digital a largo plazo para los documentos electrónicos.

x x x x

Seguridad de la información

 Se encuentra elaborado el manual de seguridad de los datos.

x x x x

2.7 VALORACIÓN

Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual nacen los valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación).

Tabla 7. Avances en valoración documental

ASPECTO/

Directrices generales

 Se encuentra la valoración plasmada en los tiempos de retención de los documentos producidos por la entidad en las TRD.

x x x x

3 FASE DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

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18

3.1 PLANEACIÓN

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de planeación se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 8. Actividades a desarrollar en el proceso de planeación.

ASPECTO/

CRITERIO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

TIPO DE

REQUISITO EJECUCIÓN A L F T Corto

plazo (2020)

Median o plazo

(2021)

Largo plazo (2022)

Administración Documental

Actividades a desarrollar:

-Realizar seguimiento a la ejecución e implementación de las actividades propuestas en el Plan Integrado de Conservación. -Realizar socialización de la Política de gestión documental - Actualizar el mapa de riesgos de gestión documental en el sistema de gestión de calidad DARUMA.

- Actualizar la matriz de requisitos legales de la entidad.

- Actualizar las Tablas de Retención Documental y convalidarlas.

-Elaborar y aplicar las TVD - Realizar Diagnóstico Integral de Archivo.

x x x x x x

Directrices para la creación y

diseño de documentos

-Realizar inventario de formatos y registros utilizados en la entidad y verificar si están estandarizados.

- Actualizar los Manuales y procedimientos utilizados en el proceso de gestión documental

x x x x x

Sistema de Gestión de documentos electrónicos de Archivo- SGDEA

-Definir las políticas para la conformación del SGDEA según los parámetros definidos por el AGN

x x x x x x

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19

Mecanismos de autenticación

-Actualizar las Procedimientos para el acceso y seguridad de la información y las

Tablas de control de acceso.

-Definir los criterios relacionados con el uso de las firmas electrónicas y digitales.

x x x x x x

Asignación de metadatos

-Elaborar procedimiento donde se establezcan los lineamientos para la asignación de metadatos básicos en los documentos electrónicos de archivo.

x x x x x x

3.2 PRODUCCIÓN

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de Producción se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 9. Actividades a desarrollar en el proceso de producción.

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

REQUISITO EJECUCIÓN A L F T ^Corto

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Estructura de los documentos

-Actualizar y socializar el manual de elaboración de documentos.

- Realizar inventario de formatos institucionales y crear las plantillas que se requieran.

-Incluir la política de tratamiento de datos personales en los documentos que aplique.

x x x x

Forma de producción o

ingreso

-Fortalecer capacitación al personal de ventanilla única en los procedimientos establecidos para la radicación y registro de los documentos

x x x x

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20

Áreas competentes para el tramite

-Fortalecer a las áreas encargadas de sus documentos en la administración, organización y custodia en sus respectivos archivos de gestión.

x x x x

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de gestión y tramite se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 10. Actividades a desarrollar en la gestión y el trámite

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Registro de documentos

-Actualizar el manual de ventanilla única y socializar el flujo de las comunicaciones oficiales en la entidad.

x x x x

Distribución -Formalizar los formatos de la distribución interna de las comunicaciones oficiales recibidas.

x x x x

3.4 ORGANIZACIÓN

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de Organización se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

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21

Tabla 11. Actividades a desarrollar en el proceso de organización.

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Clasificación, ordenación y descripción

-Socializar las TRD actualizadas - Actualizar Procedimiento para organización de archivos de gestión.

- Realizar videos, y material gráfico para incentivar y promover el manejo de las TRD y la organización de archivos.

- Socializar el formato de inventario documental y realizar seguimiento a su utilización

x x x x

3.5 TRANFERENCIA

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de transferencia se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 12. Actividades a desarrollar en el proceso de transferencia documental

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Preparación para las transferencias

-Actualizar y socializar procedimiento para las transferencias documentales

x x x x

Migración, refreshing, emulación o

conversión

-Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades planteadas en plan de preservación a largo plazo.

x x x x x x

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22

Metadatos

-Incorporar en el manual de datos de la entidad, los lineamientos para la asignación de metadatos básicos en los documentos electrónicos de archivo.

x x x x x x

3.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de disposición de documentos se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 13. Actividades a desarrollar en el proceso de eliminación

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Conservación total, selección

y/o digitalización-

Eliminación

-Elaborar procedimiento donde se establezca la disposición final tanto física como electrónica de los documentos según lo establecido en las TRD de la entidad, de tal forma que se asegure la destrucción segura y adecuada.

x x x x

3.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Frente al avance que presenta la Red de Salud del Oriente frente al proceso de preservación a largo plazo se establecieron las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2022; se detalla en el siguiente cuadro:

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Tabla 14. Actividades a desarrollar en el proceso de preservación a largo p.

ASPECTO/

CRITERIO

TIPO DE

plazo (2020)

Mediano plazo (2021)

Largo plazo (2022)

Sistema Integrado de Conservación/

Seguridad de la información

-Realizar seguimiento a las actividades propuestas en el plan de preservación a largo plazo - Actualizar el manual de datos donde se establezcan las técnicas de preservación que utilizara la entidad en los documentos electrónicos de archivo

x x x x x x

4 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

4.1 FASE DE ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Con la finalidad de fortalecer el proceso de gestión documental de la entidad, se identifica la necesidad de la actualizar el PGD y se establece el siguiente cronograma de ejecución y puesta en marcha, el cual se complementa con la matriz de responsabilidades RACI (anexo N°1):

4.2 FASE DE SEGUIMIENTO

El Grupo de Archivo y Gestión Documental, como responsable en la implementación del PGD, en un trabajo conjunto con la Oficina de Control Interno, Planeación, y Calidad, harán monitoreo y evaluación permanente del PGD, el cual se verá reflejado en el levantamiento de acciones preventivas y correctivas y en el plan de mejoramiento de los mismos.

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4.3 FASE DE MEJORA

El responsable de Control Interno, Planeación y el Grupo de Gestión Documental realizaran auditorías internas y autocontrol con el fin determinaran acciones de mejora para el cumplimiento del plan de trabajo de la Red de Salud del Oriente.

5 PROGRAMAS ESPECIFICOS

5.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

5.1.1 PROPOSITO

A mediano plazo la Red de Salud del Oriente debe establecer la estructura de los documentos electrónicos de archivo en cuanto a la estructura de contenido y de administración; para el contenido debe tener en cuenta los aspectos descriptivos, conceptuales, de relación y control de acceso y para la estructura administrativa la trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización en caso de ser necesario para expedientes híbridos. La normalización debe cumplir con las condiciones del documento electrónico de archivo y expediente electrónico de archivo.

Los formularios a utilizar para la gestión en la entidad deben estar identificados, relacionados y actualizados en los procesos y procedimientos de cada dependencia y aprobados en el Sistema Integrado de Gestión.

5.1.2 OBJETIVOS

 Estandarizar, racionalizar y controlar el uso de formas y formularios electrónicos

 Generación de cultura para la gestión de la información y la documentación aplicada a las formas y formularios requeridos.

5.1.3 ALCANCE

El programa aplica a todas las formas y formularios electrónicos creados en el desarrollo de las funciones de la Red de Salud del Oriente los cuales harán parte de las TRD y del Sistema de Gestión de la Calidad.

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5.1.4 JUSTIFICACIÓN

El Programa de normalización de formas y formularios electrónicos es necesario para complementar la eficiencia administrativa, la actualización y uso de las tecnologías de información en la entidad implementando modelos de gestión documental electrónicos.

5.1.5 ACTIVIDADES A REALIZAR

ACTIVIDAD RECURSOS RESPONSABLE

Identificar los sistemas de información en la entidad evaluar y analizar las características de los formatos establecidos en cada uno y determinar las necesidades de formas y formularios electrónicos para ser incorporados en los diferentes sistemas teniendo en cuenta las características archivísticas para la validación, ajuste o eliminación.

Humanos

Tecnológicos y Económicos

Gestión documental y

sistemas de

información.

Realizar inventario de los formatos y registros que se utilizan en cada dependencia con el fin de articularlos en el sistema de Gestión de Calidad DARUMA y llevar control de versiones

Humano, Tecnológicos y Económicos

Gestión Documental

Revisión de tipos documentales mediante actualización de TRD

Gestión Documental

5.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 5.2.1 PROPÓSITO

Implementar a mediano plazo, las directrices para proteger y conservar los documentos que contienen información vital del cumplimiento de las funciones de la Red de Salud del Oriente.

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5.2.2 OBJETIVOS

• Identificar los documentos vitales y sus soportes para determinar las acciones a seguir en su conservación.

• Identificar los riesgos que tiene la producción y conservación de los documentos vitales.

• Definir las acciones para proteger, salvaguardar y conservar los documentos vitales para la continuidad de la misión de la entidad.

• Elaborar procedimientos articulado con sistemas de información para proteger y salvaguardar los documentos identificados como vitales de la pérdida, mal uso, modificación y el acceso no autorizado, integrado al Sistema de Gestión de Calidad.

5.2.3 BENEFICIOS

• Contar con la información permanentemente para la misión de la entidad y el acceso oportuno por parte de los ciudadanos.

• Minimizar costos relacionados con el proceso de recuperación de la información y documentación.

• Cumplir con la generación de los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación.

5.2.4 ALCANCE

Este programa aplica a los documentos de archivo físico y electrónico identificados como vitales y que permitan la continuidad de la gestión de la Entidad.

La Red de Salud del Oriente tiene la responsabilidad de garantizar la conservación de la información y los documentos producidos para la continuidad de sus funciones, frente a la ocurrencia de hechos ajenos a su gestión; por lo que es necesaria la identificación y protección de aquellos documentos que, por sus características, sean considerados indispensables para el desarrollo de sus funciones y la consulta de los ciudadanos.

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27

Identificar aquellos documentos vitales para la entidad en conjunto con todas las dependencias.

Humanos Tecnológicos y Económicos

Gestión documental Definir el volumen y el estado de

los documentos vitales Humano, Tecnológicos y Económicos

Gestión Documental Implementar las acciones

pertinentes para la salvaguarda de los documentos vitales identificados, involucrando a los responsables de esos documentos en el desarrollo de las acciones.

Gestión Documental, Gestión Ambiental

5.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5.3.1 PROPÓSITO

Implementar a largo plazo el uso incremental de los documentos electrónicos, dentro de la gestión de la Red de Salud del Oriente, garantizando que éstos cumplan con las condiciones técnicas de integridad, usabilidad, fiabilidad y autenticidad dentro del proceso de gestión documental.

5.3.2 OBJETIVOS

Establecer las especificaciones técnicas y funcionales necesarias para el diseño, administración, almacenamiento, consulta, protección y conservación de los documentos electrónicos de la Entidad y su interrelación con los documentos en otros formatos para la conformación de los expedientes.

• Dar cumplimiento a la política cero papel.

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• Asegurar de la información en condiciones técnicas que permitan la consulta a través del tiempo.

• Interoperabilidad entre diversos sistemas de información de la Ese Oriente

• Gestión más ágil y oportuna.

• Condiciones físico-ambientales óptima en los puestos de trabajo.

• Reducción de costos en papelería, tóner y elementos de oficina.

• Cumplimiento a los parámetros archivísticos, técnicos y jurídicos.

5.3.4 ALCANCE

Involucra todos los procesos y procedimientos y dependencias de la Red de Salud del Oriente que en el ejercicio de sus funciones generen o reciban documentos electrónicos de archivo.

La entidad dando cumplimiento a la estrategia de gobierno en línea debe implementar un programa de gestión documental que incluya la gestión de la información electrónica en el desarrollo de sus actividades y mejorar la calidad de sus servicios al ciudadano.

Por lo anterior, es necesario seguir los estándares archivísticos y tecnológicos para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA y se deberán tener en cuenta lo establecido en la Ley 1437 de 2011, los desarrollos a nivel de Acuerdos y Guías expedidos por el Archivo General de la Nación, las guías del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los estándares de las Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO y demás normas que las modifiquen y adicionen.

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Realizar Inventario de los documentos electrónicos de archivo que producen

las diferentes

dependencias la igual que un diagnóstico de los sistemas de información existentes en la entidad y verificar si cumplen las condiciones técnicas para administrar documentos electrónicos de archivo.

Humanos Tecnológicos y Económicos.

Gestión documental, sistemas de información

Actualizar las TRD e incluir

los documentos

electrónicos de archivo

Gestión Documental

5.4 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

5.4.1 PROPÓSITO

Generar, a mediano plazo, en el recurso humano de la Red de Salud del Oriente la apropiación de los conceptos técnicos y normativos relacionados con el quehacer archivístico, descubriendo las habilidades y aptitudes para la aplicación de estos, en el desarrollo de sus funciones u obligaciones y buscar el cambio de actitud frente a los archivos para verlo como una técnica de organización documental.

5.4.2 OBJETIVOS

Capacitar el recurso humano de la Red de Salud del Oriente en conceptos básicos de la Ley 594 de 2000, decretos, acuerdos y normas técnicas reglamentarios de la función archivística y las tecnologías de la información, al igual que fomentar el uso de los instrumentos archivísticos y resaltar su importancia.

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30

• Comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y sus beneficios.

• Aplicabilidad de los conceptos al trámite y producción de las comunicaciones oficiales en la Red de Salud del oriente

• Aplicabilidad de los conceptos a la organización archivística en la entidad.

• Sensibilizar sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a largo plazo.

• Cumplimiento de las condiciones técnicas y jurídicas en la administración de los archivos.

5.4.4 ALCANCE

Funcionarios del Grupo de Gestión Documental y servidores públicos de las diferentes dependencias de la Red de Salud del Oriente capacitados en las diferentes normas y técnicas archivísticas.

Generar al interior de la Red de Salud del Oriente la cultura archivística y la importancia de la gestión de la información y los documentos, como soporte de las actividades asignadas generando las habilidades y competencias necesarias que permitan garantizar la conservación y preservación de estos para la consulta de los usuarios y como fuente para la historia.

Realizar módulos de aprendizaje virtual de los diferentes procedimientos de gestión documental, a saber:

-Conocimiento de la política archivística, el Programa de

Humanos

Tecnológicos y Económicos.

Gestión documental,

sistemas de

información

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31

Gestión Documental y Plan Institucional de Archivos

-Administración de

Comunicaciones Oficiales

-Atención a los usuarios en la ventanilla única

-Diligenciamiento el inventario documental

-Manejo de TRD y organización archivo de gestión

Articular los contenidos del proceso de Gestión Documental en las inducciones y reinducciones contempladas en el Programa Institucional de Capacitación (PIC) de la entidad.

Gestión Documental

5.5 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

5.5.1 PROPÓSITO

Generar, a mediano plazo la cultura del autocontrol en la administración de los archivos y la producción documental aplicando los estándares de calidad, identificando procesos, procedimientos, indicadores y mapa de riesgos para la evaluación y control del proceso de Gestión Documental, como apoyo a la gestión de la Entidad.

5.5.2 OBJETIVO

Evaluar los componentes del proceso de Gestión Documental, identificando los aspectos a mejorar y el seguimiento a los planes de mejoramiento propuestos para cumplir con las condiciones técnicas establecidas para la administración de los archivos y la consulta de la información.

 Generar en los servidores la cultura del autocontrol.

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 Evaluar permanentemente el proceso de Gestión Documental, generando posibles alternativas de cambio que permitan el mejoramiento continuo de la gestión documental.

 Generar análisis de indicadores que permitan monitorear el cumplimiento de las acciones establecidas.

5.5.4 ALCANCE

Involucra a todos los componentes de gestión documental, servidores públicos y herramientas tecnológicas.

Coordinar con Control Interno el apoyo que esta dependencia le brindara a gestión documental para el cumplimiento de las actividades

Humanos Tecnológicos y Económicos.

Gestión documental, sistemas de información

Realizar acciones de mejora con control interno y realizar capacitaciones en autocontrol

Gestión Documental

El programa de auditoría y control que se establezca la Red de Salud del Oriente permitirá dentro de la planeación y desarrollo del programa de gestión documental identificar, controlar, evaluar y modificar las condiciones o circunstancias que afecten negativamente el proceso de Gestión documental.

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33 6 ARMONIZACIÓN CON LOS

PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El proceso de Gestión Documental está inmerso como proceso de apoyo, como puede observarse en el anexo 2. Mapa de procesos de la entidad. De igual manera, el Plan Estratégico de la entidad se identificó el proceso de Gestión Documental como un elemento de apoyo para el desarrollo de las estrategias formuladas en el Plan, el cual se fortalecerá para que se optimice la administración del flujo de documentos, se salvaguarde el patrimonio documental de la entidad con el fin de facilitar el acceso a la información y garantizar la excelencia en los servicios.

-Los anexos del PGD se encuentran en matriz en formato Exell establecida por la entidad

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34 7 ANEXOS

1. Diagnóstico parcial del archivo central de Gestión Documental año 2015 2. Cronograma de implementación del PGD- 2020-2023

3. Mapa de procesos de la Red de Salud del Oriente 4. Matriz de responsabilidades RACI